監(jiān)理資料收集整理與歸

1、監(jiān) 理 資 料 管 理 一、監(jiān)理資料收集、整理與歸檔(一)監(jiān)理單位職責(zé)按照建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范(GB 50319-2000)中第7章“施工階段監(jiān)理資料的管理”和第8章中“8.3設(shè)備采購監(jiān)理與設(shè)備監(jiān)的監(jiān)理資料”的要求進(jìn)行工程文件的管理，但由于對設(shè)計監(jiān)理沒有相關(guān)的文件規(guī)范工程資料管理工作，可參照各地相關(guān)規(guī)定、規(guī)范執(zhí)行。(1) 應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。(2) 監(jiān)理資料必須及時整理、真實(shí)完整、分類有序。在設(shè)計階段，對勘察、測繪、設(shè)計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行

2、監(jiān)督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。(3) 可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設(shè)單位的委托、監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作。(4) 編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，應(yīng)按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T 50328-2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設(shè)單位，由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB 50319-2000的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。(二) 建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法對建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求與組卷方法，應(yīng)該按照建

3、設(shè)部和國家質(zhì)量檢驗(yàn)檢疫總局于2002年1月10日聯(lián)合發(fā)布，2002年5月1日實(shí)施的建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T 50328-2001)國家標(biāo)準(zhǔn)，此外，尚應(yīng)執(zhí)行科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB、T11822-2000)、技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GB 10609.3-89)、城市建檔案案卷質(zhì)量規(guī)定(建辦1995697號)等規(guī)范或文件的規(guī)定及各省、市地方相應(yīng)的地方規(guī)范執(zhí)行。 歸檔文件的質(zhì)量要求(1) 歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件。(2) 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。(3) 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。(4

4、) 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。(5) 工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。(6) 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm210mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。(7) 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。(8) 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。(9) 利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過

5、圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制冶金圖。(10) 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GB/1609.3-89)統(tǒng)一折疊成A4幅圖，圖標(biāo)欄露在外面。(11) 工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長期安全保管。(12) 工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。(13) 工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。(三)歸檔工程文件的組卷要求1、立卷的原則和方法(1) 立卷應(yīng)遵循工程文件

6、的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。(2) 一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷；(3) 立卷采用如下方法：1) 工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；2) 工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；3) 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4) 施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；5) 竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6) 竣工驗(yàn)收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷。(4) 立卷過程中宜遵循下列要求：1) 案卷不宜過厚，一般不超過40mm；2) 案

7、卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。2、卷內(nèi)文件的排列(1) 文件材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2) 圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。(3) 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3、案卷的編目(1) 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：1) 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。2) 頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3)

8、成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4) 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。(2) 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1) 卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄B的要求。2) 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。 3) 責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4) 文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。5) 文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。6) 日期：填寫文件形成的日期。7) 頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。8) 卷內(nèi)目錄排列在

9、卷內(nèi)文件之前。(3) 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1) 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄C的要求。2) 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對案卷情況的說明。3) 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。(4) 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1) 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可以采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄D的要求。2) 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。3) 檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫

10、。4) 檔案館代號應(yīng)填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。5) 案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。6) 編制單位應(yīng)填寫案卷文件的形成單位或主要責(zé)任者。7) 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。8) 保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。9) 工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，另一

11、套原件要求移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減，具體可向建設(shè)工程所在地城建檔案管理部門詢問。10) 密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。(5) 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。向城建檔案館移交的監(jiān)理資料序號分類 分冊 冊目名稱條款（內(nèi)容摘要）及編號備注1監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則（含安全文明）監(jiān)理月報、會議紀(jì)要監(jiān)理通知及回復(fù)、質(zhì)量事故報告及處理意見工程開工（復(fù)工）審批、工程暫停令工程竣工決算審核意見書工程延期報告及審批合同爭議、違約報告及處理意見、合同變

12、更材料工程評價意見報告及工程竣工總結(jié)監(jiān)理工作的基本表式 根據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范(GB503192000)，規(guī)范中基本表式有三類：A類表共10個表(A1A10)，為承包單位用表，是承包單位與監(jiān)理單位之間的聯(lián)系表，由承包單位填寫，向監(jiān)理單位提交申請或回復(fù)。B類表共6個表(B1B6)，為監(jiān)理單位用表，是監(jiān)理單位與承包單位之間的聯(lián)系表，由監(jiān)理單位填寫，向承包單位發(fā)出的指令或批復(fù)。C類表共2個表(C1、C2)，為各方通用表，是工程項目監(jiān)理單位、承包單位、建設(shè)單位等名有關(guān)單位之間的聯(lián)系表。 其中“工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表（A9）”使用時應(yīng)注意以下內(nèi)容：本表用于承包單位將進(jìn)入施工現(xiàn)場的工程材料/構(gòu)配件經(jīng)自

13、檢合格后，由承包單位項目經(jīng)理簽章，向工程項目監(jiān)理部申請驗(yàn)收；對運(yùn)到施工現(xiàn)場的設(shè)備，經(jīng)檢查包裝無破損，向工程項目監(jiān)理部申請驗(yàn)收，并移交給設(shè)備安裝單位。工程材料/構(gòu)配件還應(yīng)注明使用部位。隨本表應(yīng)同時報送工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備數(shù)量清單、質(zhì)量證明文件（產(chǎn)品出廠合格證、材質(zhì)化驗(yàn)單、廠家質(zhì)量檢驗(yàn)報告、廠家質(zhì)量保證書、進(jìn)口商品海關(guān)報檢證書、商檢證）、自檢結(jié)果文件（如復(fù)檢、復(fù)試合格報告等）。項目監(jiān)理部應(yīng)對進(jìn)入施工現(xiàn)場的工程材料/構(gòu)配件進(jìn)行檢驗(yàn)（包括抽驗(yàn)、平行檢驗(yàn)、見證取樣檢驗(yàn)等）；對進(jìn)場的大中型設(shè)備要會同設(shè)備安裝單位共同開始驗(yàn)收。檢驗(yàn)合格，監(jiān)理工程師在本表上簽認(rèn)，注明質(zhì)量控制注明質(zhì)量控制資料和材料試驗(yàn)合格的有

14、關(guān)說明；檢驗(yàn)不合格時，在本表上簽批不同意驗(yàn)收，工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備應(yīng)清退出場，也可據(jù)情況批示同意進(jìn)場但不得使用于原擬定部位。4.“_報驗(yàn)申請表(A4)” 使用時應(yīng)注意以下內(nèi)容本表主要用于承包單位向監(jiān)理單位的工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收申報。考&試大&用于隱蔽工程的檢查和驗(yàn)收時，承包單位必須完成自檢并附有相應(yīng)工序、部位的工程質(zhì)量檢查記錄；用于施工放樣報檢時應(yīng)附有承包單位的施工放樣成果；用于分項、分部、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收時應(yīng)附有相關(guān)符合質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的資料及規(guī)范規(guī)定的表格?！氨O(jiān)理工程師通知回復(fù)單(A6)” 使用時應(yīng)注意以下內(nèi)容本表用于承包單位接到項目監(jiān)理部的“監(jiān)理工程師通知單”(B1)，并已完成了監(jiān)理工程師通知

15、單上的工作后，報請項目監(jiān)理部進(jìn)行核查。監(jiān)理工程師應(yīng)對本表所述完成的工作進(jìn)行核查，簽署意見，批復(fù)給承包單位。本表一般可由專業(yè)監(jiān)理工程師簽認(rèn)，重大問題由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)?！肮こ虝和Ａ睿˙2）”使用時應(yīng)注意以下內(nèi)容在建設(shè)單位要求且工程需要暫停施工；出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，必須停工處理；出現(xiàn)質(zhì)量或安全隱患，為避免造成工程質(zhì)量損失或危及人身安全而需要暫停施工；承包單位未經(jīng)許可擅自施工或拒絕項目監(jiān)理部管理；發(fā)生了必須暫停施工的緊急事件時；發(fā)生上述五種情況中任何一種，總監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)停工原因、影響范圍，確定工程停工范圍，簽發(fā)工程暫停令，向承包單位下達(dá)工程暫停的指令。表內(nèi)必須注明工程暫停的原因、范圍、停工期間應(yīng)進(jìn)

16、行的工作及責(zé)任人、復(fù)工條件等。簽發(fā)本表要慎重，要考慮工程暫停后可能產(chǎn)生的各種后果，并應(yīng)事前與建設(shè)單位協(xié)商，宜取得一致意見?！氨O(jiān)理工作聯(lián)系單（C1）”使用時應(yīng)注意以下內(nèi)容本表適用于參與建設(shè)工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計和質(zhì)監(jiān)單位相互之間就有關(guān)事項的聯(lián)系，發(fā)出單位有權(quán)簽發(fā)的負(fù)責(zé)人應(yīng)為：建設(shè)單位的現(xiàn)場代表（施工合同中規(guī)定的工程師）、承包單位的項目經(jīng)理、監(jiān)理單位的項目總監(jiān)理工程師、設(shè)計單位的本工程設(shè)計負(fù)責(zé)人、政府質(zhì)量監(jiān)督部門的負(fù)責(zé)監(jiān)督該建設(shè)工程的監(jiān)督師，不能任何人隨便簽發(fā)，若用正式函件形式進(jìn)行通知或聯(lián)系，則不宜使用本表，改由發(fā)出單位的法人簽發(fā)。若用于混凝土澆灌申請時，可由工程項目經(jīng)理部的技術(shù)負(fù)責(zé)人簽

17、發(fā)，工程項目監(jiān)理部也用本表予以回復(fù)，本表可以由土建監(jiān)理工程師簽署?！肮こ套兏鼏危–2）”使用時應(yīng)注意以下內(nèi)容本表適用于參與建設(shè)工程的建設(shè)、施工、勘察設(shè)計、監(jiān)理各方使用，在任一方提出工程變更時都要先填該表。建設(shè)單位提出工程變更，填寫后由工程項目監(jiān)理部簽發(fā)，必要時建設(shè)單位應(yīng)委托設(shè)計單位編制設(shè)計變更文件并簽轉(zhuǎn)項目監(jiān)理部；承包單位提出工程變更，填寫本表后報送項目監(jiān)理部，項目監(jiān)理部同意后轉(zhuǎn)呈建設(shè)單位，需要時由建設(shè)單位委托設(shè)計單位編制設(shè)計變更文件，并簽轉(zhuǎn)項目監(jiān)理部，施工單位在收到項目監(jiān)理部簽署的“工程變更單”后，方可實(shí)施工程變更，工程分包單位的工程變更應(yīng)通過承包單位辦理?？偙O(jiān)理工程師組織監(jiān)理工程師收集資料

18、，進(jìn)行調(diào)研，并與有關(guān)單位磋商，如取得一致意見時，在本表中寫明，并經(jīng)相關(guān)的建設(shè)單位的現(xiàn)場代表、承包單位的項目經(jīng)理、監(jiān)理單位的項目總監(jiān)理工程師、設(shè)計單位的本工程設(shè)計負(fù)責(zé)人等在本表上簽字，此項工程變更才生效。根據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB503192000）中3.2.5第七款：由專業(yè)工程監(jiān)理工程師根據(jù)本專業(yè)監(jiān)理工作的實(shí)際情況做好監(jiān)理日記和3.2.6第六款：（監(jiān)理員應(yīng)履行以下職責(zé)）做好監(jiān)理日記和有關(guān)的監(jiān)理記錄。顯然，監(jiān)理日記由專業(yè)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員書寫，監(jiān)理日記和施工日記一樣，都是反映工程施工過程的實(shí)錄，一個同樣的施工行為，往往兩本日記可能記載有不同的結(jié)論，事后在工程發(fā)現(xiàn)問題時，日記就起了重要的作用，因此，認(rèn)真、及時、真實(shí)、詳細(xì)、全面地做好監(jiān)理日記，對發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，甚至仲裁、起訴都有作用。監(jiān)理日記有不同角度的記錄，項目總監(jiān)理工程師可以指定一名監(jiān)理工程師對項目每天總的情況進(jìn)行記錄，通稱為項目監(jiān)理日志；專業(yè)工程監(jiān)理工程師可以從專業(yè)的角度進(jìn)行記錄；監(jiān)理員可以從負(fù)責(zé)的單位