國有企業(yè)文件材料歸檔辦法課件

1、 檔 案 法國有企業(yè)文件材料歸檔辦法企業(yè)檔案規(guī)章制度1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過中華人民共和國檔案法1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議通過了“關于修改檔案法的決定”檔案法實施辦法1990年10月24日國務院批準了檔案法實施辦法1999年5月5日國務院又批準了檔案法實施辦法的修訂檔案法是我國檔案領域的第一部法律。他對社會各方面、檔案機構及工作人員在檔案事務中的權利、義務和責任都作了明確的規(guī)定，對各類違法行為的處處懲處作了規(guī)定，同時也明確了各級檔案行政管理部門執(zhí)法的職能與權力。檔案法實施辦法是根據檔案法的要求制定的，作為配套的行政

2、法規(guī)，將檔案法的原則進一步細化、明確，為檔案法的貫徹執(zhí)行提供了必要的保障。第一章 總 則第一條 為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，制定本法。第二條 本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案和義務。第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的建設列入國民經濟和社會發(fā)展計劃。第五條 檔案工作實行統一領導、分級管理的原

3、則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。企業(yè)改革對檔案工作的影響對檔案管理體制的影響；產權與機構變動對文件材料的歸檔和檔案處置的影響。檔案工作職責企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：貫徹執(zhí)行檔案法等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度；統籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構（含境外機構）的檔案工作。歸檔工作企業(yè)文件材料的歸檔工作是企業(yè)檔案工作的基礎,貫穿于文件材料的形成、積累、整理、交接過程。定義歸檔：辦理完畢且具有

4、保存價值的文件經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔的文件材料有三個條件限制：辦理完畢的文件材料；具有保存價值的文件材料；要經過系統整理的文件材料。移交：檔案室或檔案館等按照國家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。部門歸檔企業(yè)推行部門歸檔制度，即由文件形成部門負責文件收集和整理，向檔案部門歸檔。理由：形成部門更了解文件內容，更能準確判斷檔案價值；隨時掌握文件形成過程；國有企業(yè)文件材料歸檔辦法2004年1月20日由國家檔案局、國有資產監(jiān)督管理委員會聯合發(fā)布。行政規(guī)章，共四章，一個附件。對非國有企業(yè)提供參考。第七條企業(yè)在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入

5、歸檔范圍（見附件國有企業(yè)文件材料歸檔范圍。第十一條工業(yè)企業(yè)產品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。第十二條外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。第十三條企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。第十四條會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。有的單位是三年。第十五條電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。第十六條磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。可根據各單位實際情況

6、提出；第十七條下列文件材料應隨時歸檔：（一）變更、修改、補充的文件材料；（二）企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；（三）企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料；（四）其它臨時活動中形成的文件材料。變更、修改、補充的文件材料基建項目、設備儀器的維修文件材料；產品、設備更換的新零部件文件材料；沒有按時歸檔的零散文件；第二十四條兩個單位以上合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。 有合同、協議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。第二十五條各部門的專（兼）職檔案人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人

7、簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件材料移交時應編寫歸檔說明，。檔案部門接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。第二十六條交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。豐富和完善檔案信息資源在當前經濟形勢下，企業(yè)在注重抓好日常文件材料的歸檔工作之外，要豐富檔案信息資源，還應注重收集信譽方面、知識產權方面的檔案，并對有可能出現的傾銷和反傾銷、補貼反補貼、索賠反索賠案件做好充分的準備。信用檔案企業(yè)信用檔案包括資本信用、商業(yè)信用、產品質量、售后服務質量等方面的檔案。為提高企業(yè)的信用度，拓展市場，應該研究將信譽方面的檔案信息相對集中，建立信譽檔案專題，知識產權檔案企業(yè)不僅要擁有

8、更多的知識產權，還應對知識產權檔案的收集和管理采取有效的保護措施。在開發(fā)、研制新產品和技術以及開展新業(yè)務的同時提出對這些項目檔案的收集和保護，防止在開發(fā)、研制、業(yè)務聯系過程中被當作個人的勞動成果或工作人員因私利或私心帶走屬企業(yè)的知識產權方面檔案資料。注重收集應對經濟糾紛方面的檔案建立市場經濟后企業(yè)面臨的經濟糾紛越來越多，特別是中國加入世貿組織后，面臨傾銷反傾銷，補貼反補貼，索賠反索賠案件發(fā)生的現象也增多，這些案件不與企業(yè)意識與否都有可能出現，參與市場競爭的企業(yè)要做好隨時應對這些糾紛的準備。附件：歸檔范圍一、黨群工作形成的文件材料；二、行政管理工作形成的文件材料；三、經營管理工作形成的文件材料；

9、四、生產技術管理工作形成的文件材料；五、產品生產或業(yè)務項目工作形成的文件材料；六、科學技術研究工作形成的文件材料；七、基本建設工作形成的文件材料；八、設備儀器管理形成的文件材料；九、會計工作形成的文件材料；十、職工文件材料；十一、其它對國家、社會、和企業(yè)有保存價值的文件材料。企業(yè)檔案分類工業(yè)分十個一級類目：黨群工作、行政管理、生產技術管理、經營管理、產品、基建、科學研究、設備儀器、會計、人事管理。特殊載體檔案不單獨設類，只是與紙質檔案分開保管。黨群工作形成的文件材料 （一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。 （二）黨組織建設、黨員和黨員干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件

10、。 （三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設、統戰(zhàn)工作。 （四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。 （五）專業(yè)學會、協會工作，群眾團體活動。行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準，企業(yè)章程。（二）企業(yè)領導班子（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經理層，下同）構成及變更，企業(yè)內部機構及變更。 （三）企業(yè)領導班子活動。（四）綜合性行政事務，企業(yè)事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。（五）法律事務，紀檢監(jiān)察，公證工作。 （六）審計工作。（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。 （八）職工教育與培訓工作。 （九）醫(yī)

11、療衛(wèi)生工作。 （十）后勤福利，住房管理。 （十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。 （十二）外事工作。經營管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經營戰(zhàn)略決策。（二）計劃管理，責任制管理，各種統計報表，企業(yè)綜合性統計分析。（三）資產管理，房地產管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經營管理，產權變動、清產核資。（四）屬企業(yè)所有的知識產權和商業(yè)秘密及其管理。（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。（六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的資信調查等。（七）財務管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。（八）物資采購、保存、供應和流通。（九）經營業(yè)務管理，服務質量管理。（十）境外項目管理。（十一）招投

12、標項目管理。生產技術管理工作形成的文件材料（一）生產準備、生產組織、調度工作。（二）質量管理，質量檢測和質量控制工作。（三）能源管理。（四）企業(yè)管理現代化和信息化建設，科技管理。（五）生產安全，消防工作，交通管理.（六）環(huán)境保護、檢測與控制。（七）計量工作.（八）標準化工作。（九）檔案、圖書、情報工作。產品生產或業(yè)務項目工作形成的文件材料A 工業(yè)企業(yè)（一）產品的市場調研、立項論證、設計。（二）產品的工藝、工裝、試制、加工制造。 （三）產品的檢驗、包裝。 （四）產品的銷售與售后服務。 （五）產品鑒定、評優(yōu)。 （六）產品質量事故分析及處理。B 非工業(yè)企業(yè) （一）業(yè)務項目的研發(fā)與形成。 （二）業(yè)務項

13、目的經營。 （三）業(yè)務項目的保障與監(jiān)督?？茖W技術研究工作形成的文件材料（一）、科研項目的調研、申報立項。 （二）、科研項目的研究、試驗。（三）、科研項目的總結、鑒定。（四）、科研項目的報獎、推廣應用。 基本建設工作形成的文件材料 （一）基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷工作，以及建設單位項目管理工作。 （二）基建項目和技術改造項目的設計。 （三）基建項目和技術改造項目的施工。 （四）基建項目和技術改造項目的監(jiān)理。 （五）基建項目和技術改造項目的竣工和驗收。 （六）基建項目和技術改造項目的評獎、創(chuàng)優(yōu)。 （七）基建項目的使用、維修、改建、擴建。 （八）事故分析和

14、處理。設備儀器管理形成的文件材料（一）購置設備、儀器的立項審批，購置合同。 （二）設備、儀器的開箱驗收或接收。（三）設備、儀器的安裝調試。 （四）設備、儀器的使用、維護和改造、報廢。 （五）事故分析和處理。會計工作形成的文件材料（一）會計憑證。（二）會計賬簿。（三）財務報告及報表。（四）其他文件材料。職工文件材料（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。（二）職工的鑒定、考核。（三）職工的專業(yè)技術職務評聘。（四）職工的獎勵與處分。（五）職工的工資、保險、福利待遇等。 （六）職工的培訓與崗位技能評定等。 （七）其他記載個人重要社會活動的文件材料。整理工作分文件材料的整理和檔案的整理。文件

15、材料的整理按整理方法分組卷、按件整理兩種方式。組卷指文件的收集、按文件某一特征集中、卷內文件排列、裝訂、編目；按件整理指文件的收集、裝訂、排列、裝盒、編目。檔案的整理指案卷或檔案盒的排列和上架，編制檢索工具。整理方法管理工作中形成的文件材料傳統稱為文書檔案，可以組卷也可以按件整理。生產、基建、設備管理、科研等業(yè)務工作形成的文件材料傳統稱為科技檔案，應組卷?？茖W技術檔案案卷構成一般要求（GB /T 118222000）國家推薦性標準，2000年12月11日國家質量技術監(jiān)督局發(fā)布，2001年5月1日實施。組卷原則組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內科技文件材料的有機聯系，便于檔案的保管和利

16、用。組卷方法3.3.1 直接針對具體項目的管理性科技文件放入所針對的項目里組卷。3.3.2 產品、科研課題、基建項目、設備儀器方面的科技文件材料按其結構或階段等分別組卷。3.3.3 引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。組卷方法3.3.4 一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨組卷，采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注通用圖、標準圖的圖號。3.3.5 底圖以張為單位單獨保存和管理。3.3.6 產品更新換代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產品案卷之后。3.3.7設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件

17、材料可以單獨組卷。案卷和案卷內科技文件材料的排列產品類按設計、工藝、工裝、加工制造、生產定型或產品系列、結構排列；科研類按項目立、研究實驗、總結鑒定、成果申報獎勵、推廣應用等階段排列；基建類按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收排列；設備類按依據性材料、外購設備開箱驗收、安裝調試、隨機文件材料、運行、維修排列。案卷內科技文件材料的排列文件材料一般按問題、時間、或重要程度排列。圖文并存材料要求文字在前，圖樣在后。外文資料譯文在前，原文在后。沒有譯文的外文資料，一般要求翻譯標題。頁號的編寫有書寫內容的頁面都要編寫頁號。單面書寫的科技文件在其右下角編寫頁號，雙面書寫

18、的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。成冊成套不必重編頁號。卷內目錄和卷內備考表不編頁號。頁號的編寫成冊成套材料與其文件組成一卷時放在文件之后；編號作為一頁。幾個成冊成套的組成一卷時按前面要求排列；分別注明總頁數。成冊成套材料有內容的頁面沒有編入總頁號順序的要加入頁號。案卷封面的編制采用內、外封面兩種形式。外封面直接印在卷皮上；內封面計算機直接打印，放在卷皮內。案卷封面案卷標題：簡明、準確，由立卷人擬寫。立卷單位：填寫負責組卷的部門或項目負責部門。起止時間填寫案卷內文件材料的起止時間。密級依據保密規(guī)定填寫卷內文件最高密級。保管期限依據規(guī)定填寫組卷時劃定

19、的保管期限。同一卷內保管期限一致。代字：永、長、短代號：Y、C、D顏色：紅色、黃色、綠色檔號以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。結構為全宗號分類號（項目代號或目錄號）案卷號。全宗號 各單位根據本單位產權變化自行設定；也有為方便對二級單位的管理而設定。分類號 對本單位檔案統一分類的類別號。項目代號 產品、工程、課題、設備的代字、代號。目錄號 分類目錄號案卷號 案卷排列后的流水號。案卷脊背內容：保管期限、檔號、案卷題名案卷題名可根據實際需要填不填寫。卷內目錄成冊成套文件材料自成一卷的,其目錄可代替卷內目錄.卷內目錄內容:序號：卷內文件排列順序號。文件編號：文件的文號、圖號

20、、設備代號。沒有編號的不填。責任者：文件的形成者或主要責任者。卷內目錄文件材料題名：填寫文件材料的全稱。沒有名稱的要加標題，用 標明。如 關于*課題的進展情況日期為文件材料的形成日期。頁號要求填寫每份文件的首尾頁號。成冊成套不填或作為一頁填。卷內備考表說明：卷內材料的情況及組卷和提供利用過程中需要說明的情況。立卷人 責任立卷人簽名。檢查人 案卷質量審核者簽名卷內備考表互見號填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號?；ヒ娞柨梢酝瑫r填寫幾種載體的檔號。檔號后用括號注明載體形式。如 J51（照片）案卷的裝訂卷內文件有破損的要先修復；圖樣折疊后標題欄露在右下角；卷內不允許有金屬物；不裝

21、訂的要每件加蓋檔號章。歸檔文件整理規(guī)則（DA/T222000）檔案行業(yè)推薦性標準。2000年12月6日國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日實施。主要針對機關文書檔案，企業(yè)可結合自己的實際貫徹執(zhí)行。歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。立檔單位一般是指：獨立核算、有對外發(fā)文權、有自己的內部機構的單位（人事任免權）。企業(yè)指法人單位。件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。文件正本與不同稿本一般文件正本與定稿為一件

22、；重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。正文與附件一般正文與附件作為一件。附件是指附屬于正文之后的作為正文的補充說明或參考材料。附件數量較多或過厚的也可各為一件。正文與文件處理單正文與文件處理單作為一件。文件處理單（擬辦單、發(fā)文稿頭紙）是文件運轉過程中記錄文件形成、辦理過程及領導批示的簽批條。原件與復制件原件與復制件為一件。一般制成材料與字跡材料不利于檔案管理的或使用中出現破損的文件應該復制后歸檔。轉發(fā)文與被轉發(fā)文轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。前者是貫徹意見、執(zhí)行要求，后者是具體內容。報表、名冊、圖冊報表、名冊、圖冊等按照其本來的裝訂方式一冊（本）作為一件。來文與復文來文與復文可為一件。外單位來文本單位復文可為一件，本單位給外單位的去文，外單位的復文各為一件。如何確定“件”一般以自然件作為一件。關聯性強，利用時需要相互查證的文件，允許幾個文件作為一件。不提倡將同一事由的若干文件作為其中一份主要文件的附件，將所有文件作一件登記。整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 裝訂位置和方法第一、在文件左上角裝訂。第二、在文件左側中部裝訂。a、用線裝訂；b、用縫紉機軋邊；c、用不銹鋼夾（不能使用微波設備消毒，易引起火災）；d、用紙封套。分類標準1、機構年度保管期限2、保管期限年度機構3、年度機構保