秘書實(shí)務(wù)的課件

1、秘 書 實(shí) 務(wù) 11.1 秘書1.2 秘書部門1.3 秘書工作1.4 技能訓(xùn)練 秘書工作概述2 了解秘書的來(lái)由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書工作的作用。 通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你會(huì)對(duì)秘書有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。 教學(xué)目 的3教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)一、教學(xué)重點(diǎn)1、秘書的概念2、秘書的職業(yè)特點(diǎn)3、秘書工作的原則與作用4、技能訓(xùn)練二、教學(xué)難點(diǎn)1、秘書的來(lái)由與定義2、秘書工作作用的技能3、案例分析4 畢業(yè)于名牌大學(xué)的蘇云受聘擔(dān)任新近投資上海的美國(guó)獨(dú)資公司老總威廉（美國(guó)人）的秘書，這是個(gè)她夢(mèng)寐以求的職業(yè)：在電腦桌前，熟練地進(jìn)行電腦操作，用流利的英文為總

2、經(jīng)理書寫函件，聚光燈下，從容地主持對(duì)外活動(dòng)。 然而，工作一段時(shí)間以后，她卻對(duì)秘書這個(gè)職業(yè)充滿了困惑。比如，上班第一天威廉吩咐的第一件事卻是：請(qǐng)?zhí)K小姐先把辦公室收拾一下。蘇云一愣，但立即按照經(jīng)理的吩咐做了起來(lái)。將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過(guò)的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對(duì)辦公室的地面進(jìn)行除塵。一切做完以后，蘇云對(duì)威廉說(shuō)：辦公室收拾好了，請(qǐng)問(wèn)經(jīng)理，還有什么吩咐？蘇云心想，這下該讓我起草文件了吧?？墒菦](méi)想到，威廉頭也不抬地說(shuō)，請(qǐng)幫我倒杯水。于是蘇云泡了一杯熱的茶水端了過(guò)去，對(duì)不起，我要的是白開(kāi)水，威廉揮了揮手說(shuō)，蘇云趕忙又去換了一杯熱的白開(kāi)水。對(duì)不起，蘇小姐，我要的是冷水，

3、威廉有點(diǎn)不耐煩地說(shuō)，她只好去換第三杯水，這才讓威廉滿意。以后的幾天，除了整理文檔、寫函件等工作之外，威廉又吩咐她做了很多的瑣事：寄信、購(gòu)買打印紙、煮咖啡等等，甚至還要求她利用業(yè)余時(shí)間和休息日陪威廉和夫人上街購(gòu)物，熟悉新來(lái)的這所城市。還有一次，威廉從美國(guó)帶來(lái)的襯衫上的一對(duì)紐扣掉了一個(gè)，這是威廉非常喜歡的衣服，威廉也要求蘇云為他配齊或換一副相稱的。 這一切讓蘇云很失落，心想自己苦讀了四年大學(xué)，為了提高英語(yǔ)水平，熟練操作電腦，甚至本末倒置，白天上課懶洋洋，晚上拼命讀夜校，不就是為了能獲得體面的外企秘書的職業(yè)，沒(méi)想到卻要像傭人那樣為別人打掃衛(wèi)生、端茶倒水、跑腿，這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來(lái)干？

4、51.1.1 “秘書”詞義的演變宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務(wù)之稱: 秘書工作人員,是從清末開(kāi)始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會(huì)職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。 1.1 秘書6 1.1.2 秘書的定義 所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。 71.1.3 秘書的職業(yè)特色 1.直接性 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么; 二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、

5、匯報(bào)的; 三是秘書做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。82.穩(wěn)定性 秘書與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。3.知識(shí)化 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。9 4.年輕化 發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化 近20年來(lái)，女性秘書有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。101.1.4 秘書的分類 橫向分類 按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作

6、內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對(duì)象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。 縱向分類（層次）高級(jí)、中級(jí)、初級(jí) 11 1.2.1 秘書部門的涵義 秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖） 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。 1.2 秘書部門12秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任

7、） 調(diào)研科室 秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室 機(jī)要科室131.2.2 秘書部門的地位秘書部門無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 ：141.2.3 秘書部門的 基本特征 從屬性 秘書機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。 中介性 在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。 綜合性 秘書機(jī)構(gòu)的主要活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開(kāi)的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣。15 1.3.1秘書工作內(nèi)容與形式辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開(kāi)展的工作。辦會(huì)：包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)

8、。辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。 1.3 秘書工作161.3.2 秘書工作的原則 1.準(zhǔn)確原則 理解和執(zhí)行黨和國(guó)家的現(xiàn)行方針政策。收集和提供領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息資料。判斷和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。處理各種秘書事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)。進(jìn)行文字表達(dá)和口頭表達(dá)。17 2.及時(shí)原則 要確立正確的時(shí)間觀念。 要講究工作效率。 要分辨輕重緩急。 要變被動(dòng)為主動(dòng)。 3.嚴(yán)謹(jǐn)原則 嚴(yán)密地思考。 周詳?shù)剡\(yùn)作。 謹(jǐn)慎地行事。184.同步原則 要同步思維。 要同步行動(dòng)。 要同步提高。5.保密原則 要強(qiáng)化保密意識(shí)。 要具備法律知識(shí)。191.3.3 秘書工作的特點(diǎn)從屬性 是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 被

9、動(dòng)性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。 事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。機(jī)要性 指秘書工作的機(jī)密性和重要性。 201.3.4 秘書工作的作用樞紐作用 秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用 秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過(guò)程中。 形象作用 秘書人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。211.3.5 秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會(huì)秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會(huì)化秘書性服務(wù)系統(tǒng) 逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路 221.3.6國(guó)外秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型 秘書工作日益專業(yè)化 秘書人員的高學(xué)歷23 【訓(xùn)練目標(biāo)】 通過(guò)訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長(zhǎng)與他的秘書 分析思考：1、通過(guò)案例分析，如何理解市長(zhǎng)夫人對(duì)市長(zhǎng)的評(píng)價(jià)：“老季不過(guò)是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的更勤奮的人市長(zhǎng)的秘書老許”1.4 技能訓(xùn)練242、從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人及市長(zhǎng)起了哪些積極作用？3、若你擔(dān)任市長(zhǎng)秘書，要產(chǎn)生像徐秘書這樣有效的輔助效果，