大型會議流程準備事項及各項工作注意事項

1、大型會議SANY標準化小組#QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#大型會議流程、準備事項及各項工作注意事項節(jié)點事項任務(wù)具體內(nèi)容注意事項人員安排進展情況備注會議確認會議確定會議名稱確定會議名稱會議時間確定會議時間會議地點確定會議地點與會人員確定參會人員人數(shù)會議議程整個會議議程注意會議主持人、發(fā)言人會前準備會議人員確認確定參會人員信息確定參會人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式整理通訊錄（內(nèi)容同上）公司人員分工明確人員分工將具體事項與人員分工詳細標注資料準備準備與收集會議中將會用到的各項文件、資料準備會議議程、會議手冊，資料（包括需要的其他單位提供的資料）等資料檢查資料存儲號資料準

2、備的檢查檢查資料是否齊全：確定會議使用電腦，將電子資料儲存到固定的文件夾，并拷貝到多個U盤備份資料準備的份數(shù)要多于開會人員，電腦及U盤都有備份會議手冊會議通知及會議手冊制定會議通知和會議手冊制定（詳細版）會場準備會議室預(yù)訂根據(jù)參會人數(shù)，提前預(yù)定會議室會場布置做好會議室會前準備工作注意檢查內(nèi)容：路線指引牌、橫幅、投影儀、話筒、座位牌、茶水、筆、紙等預(yù)訂住宿酒店住宿酒店預(yù)訂提前做好酒店預(yù)定工作確定房間類型及個數(shù)，確定是否包含早餐，詳細了解酒店的增值服務(wù)接站做好接站1:作預(yù)訂車輛（接站、日常接送、回程）統(tǒng)計好參會人員到站的地點時間，做好接站統(tǒng)籌工作，接站人員責任到人制，及時做好聯(lián)系工作確定接站人員名

3、單、排好接站車輛輪值表人員報到人員報到接站后，將人員直接送至預(yù)訂住宿酒店報到資料發(fā)放包括會議材料、參會牌等提前制作參會牌餐飲確認就餐形式、地點確定公司食堂：提前告知食堂就餐人員，后勤保障做好相關(guān)工作天氣炎熱，做好食品衛(wèi)生保障工作酒店就餐：確定就餐酒店，提前做好菜譜、酒水、車輛等準備工作糕點及其他：如需要則提前做好準備攝影外請專業(yè)攝影做好攝影聯(lián)系工作，確定攝影時間及攝影要求單位攝影單位攝影團隊，全程跟蹤回程安排人員回程車輛安排統(tǒng)計好參會人員回城站點及時間，做好車輛安排工作回程時，需增加車輛，保證參會人員回程檢票時間充裕禮品會議禮品準備提前確定贈送禮品樣式、數(shù)量安全小組安全保障工作提前做好各項安全保障工作人員感冒、中暑、拉肚子等各項突發(fā)情況：會議地點安全保障等會同工作議程安排議程表根據(jù)具體情況進行安排包括會議簽到、會議進程、和會中服務(wù)工作會后工作會后活動安排活動地點及人數(shù)如需，提前做好會后活動組織工作活動時間、地點、活動內(nèi)容、活動方式等宣傳報道宣傳資料準備照片整理及宣傳文章編輯宣傳報道發(fā)布進行宣傳報道會議記錄會議記錄整理會議記錄編輯費用結(jié)算及報銷費用結(jié)算與報銷工作對會務(wù)期間發(fā)生的費用進行結(jié)算與報銷確認費用準確性，各項發(fā)票齊全督辦工作會議中提到的事