磁性載體檔案管理規(guī)范

1、磁性載體檔案管理規(guī)范.范圍本規(guī)范規(guī)定了企業(yè)廣泛存在的各類磁性載體檔案的收集、分類整理和 保管利用條件及要求。本規(guī)范適用于企業(yè)各級各類檔案館（室）的磁性載體檔案管理。.規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本規(guī)范的引用成為本規(guī)范的條款。凡是注日期 的引用文件，其隨后所有的修改（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用 于本規(guī)范。凡不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本規(guī)范。GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T17678.1-1999 CAD 電子文件光盤存儲 .歸檔與檔案管理要求GB/T17678.2-1999 CAD 電子文件光盤存儲 .歸檔與檔案管理要求DA/T15-95磁性載

2、體檔案管理與保護規(guī)范.術語和定義1術語錄音磁帶：記錄音頻信號的磁性存儲介質。錄象磁帶：記錄視頻信號的磁性存儲介質。數(shù)字磁帶：計算機系統(tǒng)大容量外存設備存儲介質。儀器磁帶：遙測技術、科學試驗、資源勘探和自動化控制中信息記錄 的磁記錄介質。磁盤：計算機數(shù)字磁記錄介質，分為軟磁盤和硬磁盤。2定義磁性載體檔案：是指企業(yè)在各項職能活動和社會重要公務活動中直接形成的，具有保存價值的磁性載體文件。4.磁性載體檔案的歸檔1歸檔范圍1. 1企業(yè)及企業(yè)領導人在各項職能活動中形成的，記錄本企業(yè)主 要職能活動和成果的磁性載體文件。1. 2企業(yè)在與相關機關、社會組織的公務聯(lián)系中形成的磁性載體 文件。1, 3在處理重大自然

3、災害及其他異常情況和現(xiàn)象活動形成的磁性 載體文件。1. 4其他具有保存價值的磁性載體信息。2歸檔要求各單位應建立磁性載體信息歸檔制度，完善磁性載體信息形 成、收集、歸檔集中統(tǒng)一管理體系。2. 2對屬于應歸檔保存范圍的磁性載體文件，應由形成部門和人 員隨時或定期向本單位檔案部門移交歸檔。2. 3歸檔的磁性載體文件應保持其原始性和真實性。不得隨意修 改。2. 4歸檔的磁性載體文件，要保證載體物質的質量和性能良好， 并保持信息記錄的清晰、完整。2. 5長期貯存的磁性載體檔案文件要經過整理、清潔的設備錄制2. 6歸檔的磁性載體檔案底基材料無老化變質現(xiàn)象。2. 7歸檔的磁性載體文件底基材料無過度使用造成

4、的磨損，無表面污染。2. 8檔案部門在接收磁性載體文件時要檢查磁帶纏繞是否規(guī)整、邊緣有無損壞，并應將磁帶在存儲環(huán)境中平衡1-3天,然后在全長度上使用清潔機慢速、均勻、連續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為1.7N-2.2N （牛頓）然后，將磁帶在干燥的環(huán)境中快速封到塑料袋中或密封容器中，以防黏合劑、潤滑劑揮發(fā)。5.磁性載體檔案的整理1磁性載體檔案的分類1. 1磁性載體檔案應實行分類管理。1 . 2磁性載體檔案應遵循便于管理，有利保護和方便利用的原則進行科學分類。1 . 3分類要以載體物質特性為主要特征結合信息內容特點（內在聯(lián)系性）進行分類，以保持磁性載體檔案形成的自然性。磁性載體檔案較多的單位，可以按磁性

5、載體形式和記錄信息內容進行分類。2磁性載體檔案的整理與編目5.2 . 1、磁性載體檔案的整理應按已確定的分類方案區(qū)分類別，然后再將永久保留的與臨時性保存、涉密的與一般的磁性文件分開，分別編制檔案號。涉密的磁性文件應單獨編號保存。2. 2磁性載體文件以盒（或盤）為保管單位，一個保管單位編一個檔案號。并在盒（盤）的脊背上標識檔案號和主題詞；同一個類別同一個保管期限內按磁性載體文件形成的順序排列編制流水號（遇到插號時，可 編附加號），一個保管單位一個檔案號，以便于保管和利用。2. 3檔案部門應對接收的磁性載體文件進行登記入冊，并要按照文件內容編寫文字說明和目錄。登記的項目內容有：分類號、編號、內容（

6、主題詞）、責任者、錄制者（或單位）、錄制地點、錄制日期、歸檔時間、備注。目錄內容主要有檔案號、內容（主題詞）、責任者、錄制日期、錄制地點、歸檔時間、存放位置等。磁性載體檔案的保管6. 1磁性載體文件的保護、復制與遷移6. 1. 1對需要永久保存的磁帶，應去掉磁舌片，避免誤抹，并對需 要永久和長期保存的錄音、錄像帶進行定期復制。6. 1. 2在系統(tǒng)或設備升級時要及時將磁性載體信息復制或遷移到新的系統(tǒng)和貯存環(huán)境， 及時進行數(shù)字化處理，以避免因系統(tǒng)升級或設備換代，導致磁性載體信息的無法還原讀取，確保磁性載體信息的正常運轉和利用。大型磁性載體文件的遷移應做前瞻性分析和選擇，以盡力減少遷移周期。6. 2

7、保存環(huán)境6. 2. 1庫房溫、濕度變化范圍應在溫度 14C-24C、相對濕度 45%- 60%圍內選定一個基本數(shù)值， 選定后在24小時內溫度變化不得超過 3C, 相對濕度變化不得超過5%6. 2. 2庫房和裝具要清潔。庫房應保持正壓，以減少灰塵對環(huán)境的污染；庫房中應無腐蝕性氣體，并保證通風良好。庫房地面不應打蠟、鋪地毯。吸塵器的排出氣應通向專用容器或庫房外；庫房內禁止使用打印機。6. 2. 3防磁。磁性載體檔案的存放要遠離磁場，應與磁源（永久性磁鐵、馬達、變壓器等）之間的距離不得少于76mm可使用軟磁物質（軟鐵、鐵注氧、鍥鐵合金等）構成容器、廂柜，對磁場進行屏蔽；磁性載體檔案如裝入有屏蔽的容器

8、中，應距容器內壁至少26 mm；使用無屏蔽的容器運輸時，磁性載體檔案距容器外壁至少76mm不得將任何磁性材料和制品（包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)龋霂旆?；在存有重要磁性載體檔案的庫房區(qū)，應設置測磁設備，以監(jiān)測隱蔽磁場，防止磁帶退磁或 信號丟失。6. 2. 4防火。庫房及裝具應使用耐火材料，庫房內及附近不得存放易燃物品；庫房內嚴禁出現(xiàn)明火；庫房內應配置CO2型滅火器。6. 2. 5科學放置。為防止磁性載體檔案變形，磁帶（盤）應放放磁帶（盤）盒中，垂直放置或懸掛放置，使其受力均勻，避免磁帶卷邊或變形。6. 2. 6保持良好操作習慣。不要用手觸摸磁帶、軟磁盤，操作時應戴非棉制手套；要防止磁帶、

9、軟盤接觸不清潔表面；裝磁帶、軟盤的裝具要清潔無塵；6. 2. 7防潮、防水。庫房內設備要避免被水淹；磁帶（軟磁盤）架最低一層隔板距地面不少于30cm。6. 2. 8防光。不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。6. 3保養(yǎng)養(yǎng)護6. 3. 1定期轉錄磁性記錄材料上的信息耐久性一般在10年-20年左右，需長期或永久保存的信息，要定期轉錄。一般可 5-10年復制或轉錄 一次。6. 3. 2保持磁性載體檔案清潔。定期對磁帶進行清潔保養(yǎng)。磁帶盤、 磁帶盒清洗劑可選用二氯二氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風良好的環(huán) 境中操作。6. 3. 3倒帶保護。在溫度為 181C、相對濕度 505%勺環(huán)境中貯存的磁帶，倒帶間

10、隔一般為4年。溫、濕度達不到上述要求時，倒帶間隔應相應縮短。倒帶速度要慢，張力要恒定，保持 1.7N-2.2N （牛頓），倒 帶后，磁帶要保持在標準的讀/寫（錄/放）狀態(tài)。6. 3. 4定期檢查。除要定期對磁帶（軟磁盤）外觀進行檢查外，還 應對計算機磁帶漏碼 /誤差進行檢查，對受損磁帶（軟磁盤）進行修復， 對無法修復的磁性載體檔案進行復制。6. 3. 5磁性載體檔案使用時、使用環(huán)境與保存環(huán)境溫度為土3C、濕度為土 15%應將磁帶在使用環(huán)境中平衡 3天以上，錄音帶、錄象帶平衡 2 4小時以上。在讀帶前應將磁帶按正常速度全程進帶、倒帶各2次。7.磁性載體檔案的利用7. 1檔案部門應建立磁性載體檔案借閱制度，嚴格執(zhí)行借閱審批手續(xù)，原版、原件一般不外借，如有特殊需要須經領導批準，對利用頻率較高的 錄音、錄像帶應提供復制件，以延長原件的使用壽命。7. 2檔案部門應編制磁性載體檔案總目錄及分