藝術(shù)品拍賣程序及規(guī)范概述

1、湖北嘉寶一品拍賣 有限公司文件名稱拍賣會操作程序文件編號PM-02頁碼第1貝共8頁編制張沖審核批準(zhǔn)文件更新記錄更改版次修改內(nèi)容（簡述）編制/時間審核/時間批準(zhǔn)/時間A最新發(fā)行藝術(shù)品拍賣業(yè)務(wù)流程管理制度.目的為加強公司藝術(shù)品拍賣業(yè)務(wù)的管理，嚴格遵照國家有關(guān)藝術(shù)品拍賣活動法律法規(guī)和規(guī)章前提下， 結(jié)合公司實際情況特制定本流程。.范圍此程序適用于公司藝術(shù)品拍賣業(yè)務(wù)各崗位人員的作業(yè)以及參與拍賣會的顧客范圍。.職責(zé)業(yè)務(wù)部門負責(zé)依照此程序，進行作品征集、鑒定、拍品選定、招商以及拍品展覽工作。設(shè)計人員負責(zé)拍品的拍照、圖錄設(shè)計制作、拍賣會場的拍品演示工作。庫管人員負責(zé)對征集的作品辦理編號入庫手續(xù)，對拍品的出入庫

2、管理、協(xié)同其他人員對拍品裝裱、裝框以及張貼標(biāo)簽等工作文案人員負責(zé)按照法規(guī)進行拍賣公告發(fā)布及拍前、拍后備案和拍賣會的信息發(fā)布等工作行政人員負責(zé)拍賣會期間對外聯(lián)絡(luò)、會場布置以及整個后勤保障工作。財務(wù)部門負責(zé)依照規(guī)定履行拍賣成交的財務(wù)手續(xù)。.拍賣會前的流程拍賣計劃每年年初，由業(yè)務(wù)部門結(jié)合上年度拍賣的情況，制定本年度的拍賣計劃，包括拍賣會場次、拍賣會時間以及拍賣會的主題，由公司分管經(jīng)理審核，提交公司經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)。拍賣會的作品征集根據(jù)拍賣計劃時間表安排，拍賣會的作品征集應(yīng)提前三個月的時間啟動。征集作品可結(jié)合多種形式，包括群發(fā)短信、媒體發(fā)布征集公告、上門征集等多種方式。1湖北嘉寶一品拍賣 有限公司文件名

3、稱拍賣會操作程序文件編號PM-02頁碼第2頁共8頁編制張沖審核批準(zhǔn)所有征集的作品，業(yè)務(wù)人員與委托人簽訂委托拍賣合同書，委托拍賣合同中必須包括 以下內(nèi)容：委托人、拍賣人的姓名或者名稱、國籍、證件號碼、住所、聯(lián)系方式；拍賣標(biāo)的作者/年代、名稱、質(zhì)地、形式、尺寸、數(shù)量、保存狀況；委托人提出的拍賣標(biāo)的保留價；拍賣的時間、地點表述；拍賣標(biāo)的交付或者轉(zhuǎn)移的時間、方式；拍賣標(biāo)的的鑒定；傭金、費用及其支付的方式、期限（執(zhí)行公司的統(tǒng)一規(guī)定，如特殊情況需事先獲得公司批 準(zhǔn)，財務(wù)組拍前對特殊事項進行匯總）；價款的支付方式、期限；拍賣未成交的有關(guān)事宜；有關(guān)保密事項的約定；違約責(zé)任，包括因委托人中止或終止拍賣所造成損失

4、的賠償約定；雙方約定的其他事項。拍賣人與委托人簽訂委托拍賣合同時，應(yīng)在委托拍賣合同中提供委托人的結(jié)算帳號（拍賣 會后的結(jié)算以此帳號為準(zhǔn)），拍賣人應(yīng)要求委托人提供身份證明：委托人為自然人的，必須提供有效身份證或護照或中華人民共和國政府認可的其他有效身 份證件（加本人簽字）；委托人為法人或者其他組織的，必須提供有效注冊登記文件、法定代表人身份證明或者合 法的授權(quán)委托證明文件（加蓋公司公章）；代理人委托拍賣標(biāo)的的，必須應(yīng)提供授權(quán)委托書和委托人、代理人的有效身份證明。授權(quán) 委托書應(yīng)載明代理人的姓名或者名稱、代理事項、代理權(quán)限和有效期。拍賣人與委托人簽訂委托拍賣合同時，有權(quán)要求委托人提供拍賣標(biāo)的的所有權(quán)

5、證明或者依法可以處分該拍賣標(biāo)的的證明及其他資料，并有權(quán)要求委托人說明該拍賣標(biāo)的的瑕疵。拍賣人與委托人應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整填寫合同的各項內(nèi)容，有附件的合同應(yīng)在附件中注明主合 同編號。業(yè)務(wù)人員需核實委托人或其代理人的身份以及拍賣標(biāo)的的真實情況，做到“三清四核對”， 即看清委托人的身份證件和拍賣標(biāo)的的可能性證明文件是否全面、真實、有效，問清拍賣標(biāo)的來源 和瑕疵，寫清拍賣審核意見；核對身份證件與委托人是否相符，核對委托人對拍賣標(biāo)的是否擁有所 有權(quán)或處分權(quán)，核對拍賣標(biāo)的是否屬于禁止買賣的物品或者財產(chǎn)權(quán)利，核對拍賣標(biāo)的的其他資料是 否能夠真實的說明拍賣標(biāo)的的基本特征、基本情況等。委托人要求對其身份保密的，應(yīng)

6、當(dāng)保密。委托拍賣合同應(yīng)妥善保管，原件存于庫房管理員處，復(fù)寫件存入專門的檔案，同時委托合同 全部錄入拍賣管理系統(tǒng)內(nèi)。湖北嘉寶一品拍賣 有限公司文件名稱拍賣會操作程序文件編號PM-02頁碼第3頁共8頁編制張沖審核批準(zhǔn)空白合同由典藏部統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)人員領(lǐng)取合同需由辦公室蓋合同章方可使用；未簽訂的空白合同需及時歸還典藏部。征集的作品應(yīng)于當(dāng)日或者不遲于一個工作日隨同委托拍賣合同一起交于庫房管理員，并當(dāng)場與庫管人員作好相關(guān)的交接說明。征集作品的鑒定與保留價的確定業(yè)務(wù)人員征集作品時應(yīng)遵循真品真跡、品質(zhì)優(yōu)良且具有較好拍賣空間的基本原則。對不能鑒定 真?zhèn)蔚淖髌罚烧垖I(yè)人士進一步鑒定和評估。對于需要鑒定的拍賣標(biāo)

7、的，經(jīng)鑒定，鑒定結(jié)論與委 托拍賣合同載明的狀況不相符的，應(yīng)當(dāng)變更或者解除合同。業(yè)務(wù)人員須市場考證、評估作品，制定的合理估價和起拍價，有保留價的，與委托人在保留價上取得一致意見，以保證委托人與拍賣人雙方的利益。征集作品入庫征集人將征集來的作品貼好有合同號、作者以及作品名稱的標(biāo)簽后，連同對應(yīng)的委托拍賣合同書于征集回來的當(dāng)天一起交由庫房管理員。庫房管理員根據(jù)委托拍賣合同，對入庫拍品核對驗收， 驗收無誤后簽收，并建立入庫拍品的登記賬目，將拍品存放于指定位置。同時，將該征集作品按照 易格拍賣軟件系統(tǒng)的要求，錄入系統(tǒng)內(nèi)。庫房管理員如發(fā)現(xiàn)入庫拍品的品名、規(guī)格、數(shù)量、包裝等與委托合同的內(nèi)容不符時，應(yīng)立即通 知

8、征集人（在庫存一覽表上簽字確認）。作品保管時，應(yīng)分門別類擺放于干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，并不定期查看，尤其注意防止受潮、蟲蛀、撕裂或破損。作品的拍照征集作品每達到 30-50個合同號，由出版設(shè)計部門進行一次拍照，并即時開展修圖及信息采集 工作。庫房管理員對拍品的拍照環(huán)節(jié)做好出入庫登記，同時將圖片信息錄入拍賣軟件系統(tǒng)，保證圖、 檔一致。上拍拍品的確定拍賣前30天由業(yè)務(wù)部門人員進行上拍必要拍品的選擇提出上拍清單，由公司分管經(jīng)理審核，提交公司經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)。圖錄制作拍賣圖錄一般包括以下內(nèi)容：拍賣活動名稱、預(yù)展及拍賣的時間和地點、拍賣規(guī)則等拍賣參與各方應(yīng)知悉的內(nèi)容、委托競投授權(quán)文本、拍賣人聯(lián)絡(luò)方式等信息、拍

9、賣標(biāo)的基本情況及特別說明。基本情況包括拍賣標(biāo)的名稱、作者及生辰、年代、形式、質(zhì)地、尺寸、鈴印、題跋、參考價等內(nèi)容。拍賣圖錄的內(nèi)容應(yīng)符合省文物行政主管部門的審核意見。對于禁止出境的拍賣標(biāo)的、無保留價的拍賣標(biāo)的，應(yīng)于拍賣圖錄上特別標(biāo)注。拍賣標(biāo)的編號直接決定拍賣順序。為保證拍賣會上的氣氛，業(yè)務(wù)負責(zé)人應(yīng)合理調(diào)配拍賣標(biāo)的湖北嘉寶一品拍賣 有限公司文件名稱拍賣會操作程序文件編號PM-02頁碼第4頁共8頁編制張沖審核批準(zhǔn)的先后順序。由設(shè)計人員制作圖錄初稿電子檔應(yīng)經(jīng)專門人員核對，由業(yè)務(wù)負責(zé)人審定無誤后報分管經(jīng)理審批交印刷廠印刷。拍賣會前一周圖錄設(shè)計員需完成拍賣標(biāo)簽，為保證與圖錄的一致性，標(biāo)簽需經(jīng)專人核對無誤后

10、聯(lián)系制作，收藏證書的制作可在拍賣會結(jié)束后視客戶要求定制，無需拍賣前制作。設(shè)計員按照圖錄順序做好拍賣會上拍賣標(biāo)的的PPT文件，并由專門人員核對是否與圖錄完全一致。PPT文件于拍賣會前三天完成備檔。拍賣會的招商、公告及備案圖錄制作完成后進行拍賣的招商宣傳工作。通過短信、郵寄、拜訪及媒體宣傳等多種 方式推介拍品，宣傳拍賣會。通過對以往拍賣會的總結(jié)分析和客戶需求，分別聯(lián)系潛在買家有針對性地推介拍品，初步了解拍品的成交意向。拍賣會七日前由方案人員在相關(guān)媒體上發(fā)布拍賣公告，拍賣公告應(yīng)包括以下內(nèi)容：拍賣的時間和地點、拍賣標(biāo)的或拍賣場次、拍賣標(biāo)的的預(yù)展時間和地點、參與競買應(yīng)當(dāng)辦理的 手續(xù)、拍賣人聯(lián)系方式、需要

11、公告的其他事項。拍后7個工作日內(nèi)將拍賣結(jié)果公布于公司網(wǎng)站上，并在相關(guān)網(wǎng)站和媒體上進行拍后新聞報道。拍賣前后30日到文物局進行拍前拍后按規(guī)定備案；拍賣前后7天到拍賣所在地工商行政管理局進行拍前和拍后備案。備案內(nèi)容包括：拍賣會名稱、時間、地點；主持拍賣的拍賣師資格證復(fù) 印件，拍賣公告發(fā)布的日期和媒體、拍賣標(biāo)的展示日期；拍賣標(biāo)的清單及有關(guān)審核文件復(fù)印件；其 他需要的資料。拍品的預(yù)展準(zhǔn)備拍品預(yù)展前需要裝裱、裝框。裝裱負責(zé)人做好出入庫書面交接手續(xù)，裝框后按框架大小順序 擺放。對裝裱好的拍品，在拍賣會前四天組織人員張貼標(biāo)的標(biāo)簽，經(jīng)進一步核對無誤后，庫房管理 員作好保管登記。5、拍賣會期間的工作流程拍賣會預(yù)

12、展拍賣會前按規(guī)定拍賣標(biāo)的的展示時間不得少于兩日。預(yù)展前一天進行預(yù)展現(xiàn)場的清場和布置，按照預(yù)先準(zhǔn)備布展方案實施布展。庫房管理員與布展人員做好標(biāo)的出入庫手續(xù)。項目負責(zé)人統(tǒng)籌安排工作。拍品展示期間，每天24小時應(yīng)由專人負責(zé)看管展品，保證展品的安全。湖北嘉寶一品拍賣 有限公司文件名稱拍賣會操作程序文件編號PM-02頁碼第5頁共8頁編制張沖審核批準(zhǔn)拍品展示期間，業(yè)務(wù)人員負責(zé)向來賓介紹展品，同時密切注意對意向客戶的跟蹤和聯(lián)系，積極尋找意向競買人。拍品展示期間即可辦理競買登記手續(xù)。在辦理競買登記手續(xù)時，競買人為自然人的，須提供本人有效身份證件。競買人為法人或者其他組織的，須提供有效的注冊登記文件、法定代表人

13、身 份證明或者合法的授權(quán)委托證明文件。競買人委托他人代為辦理競買手續(xù)的，代理人須出具授權(quán)委 托書和競買人、代理人的有效身份證明。拍賣人和競買人應(yīng)簽署競買協(xié)議，向競買人收取一定數(shù)額的競買保證金并出具競買保證金 收據(jù)。若因特殊情況需辦理擔(dān)保競買一并簽署競買協(xié)議并由公司董事長簽字后方可在財務(wù)處辦理手 續(xù)。預(yù)展最后一天下午 5點開始撤展，按照預(yù)先準(zhǔn)備撤展方案實施撤展。需拆除裝裱的作品， 在拆除過程中務(wù)必小心，輕拿輕放，送按要求送至倉庫管理員，由庫管人員負責(zé)裝盒，并貼上相應(yīng) 的標(biāo)的標(biāo)簽。易損類藝術(shù)品必須由公司人員負責(zé)撤展。由庫管清點統(tǒng)計無誤后，按次序安排擺放以 方便拍賣結(jié)束后標(biāo)的的移交。拍賣會場的人員安

14、排每場拍賣會需準(zhǔn)備 1-2名拍賣師，如拍賣師屬于外聘，在拍前與拍賣師簽訂拍賣師聘用協(xié)議，明確相關(guān)責(zé)任和義務(wù)，拍賣師應(yīng)于拍賣前宣布拍賣規(guī)則和注意事項。拍賣師按照拍 賣圖錄號的順序依次拍賣，如有調(diào)整應(yīng)在拍賣前予以說明。拍賣師需嚴格按照業(yè)務(wù)部門所提供的拍賣卡標(biāo)明的相關(guān)信息進行職業(yè)操作，現(xiàn)場如有臨時更改拍賣標(biāo)的信息（價格、名稱等），需報總經(jīng)理批示，再把相關(guān)更改信息傳遞給拍賣師進行職業(yè)化操作。記錄員安排 2人。競買人的最高應(yīng)價經(jīng)拍賣師落槌公開表示買定確認后，買受人和 拍賣人應(yīng)簽署競買成交確認書。拍賣人進行拍賣時，應(yīng)依法制作拍賣筆錄。拍賣 筆錄應(yīng)由拍賣師、記錄人簽名。委托席安排12人（視委托競買情況而定）

15、。拍賣會競買人因故無法親臨現(xiàn)場參加競買者，應(yīng)提前一日辦理好電話委托競買手續(xù)：競買協(xié)議、保證金、競買標(biāo)的號、競買保留 價、現(xiàn)場聯(lián)系方式等，方可進行委托拍賣。傳單及跑單員 5-6人（傳單不少于 3人）。傳單員在拍賣會場上負責(zé)傳遞成交確認書與買受人簽字確認工作；跑單員負責(zé)把成交確認書，準(zhǔn)確迅速的傳遞給財務(wù)及發(fā)貨處。此 環(huán)節(jié)跑單、成交確認書及財務(wù)后臺數(shù)據(jù)同步錄入，以方便拍賣結(jié)算及標(biāo)的移交。幻燈播放及攝影攝像各1人。負責(zé)拍賣標(biāo)的幻燈現(xiàn)場導(dǎo)放和拍賣會錄制影音資料及圖片資料。行政后勤人員做好整場拍賣會的后勤服務(wù)工作，聯(lián)絡(luò)各外部單位，協(xié)調(diào)處理場廳展務(wù)工作。財務(wù)人員3名，負責(zé)競買手續(xù)辦理、財務(wù)結(jié)算等工作，并配備

16、2名工作人員，協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。拍賣成交后，買受人憑成交確認書、競買保證金收據(jù)與拍賣人辦理結(jié)算事宜。財務(wù)5湖北嘉寶一品拍賣 有限公司文件名稱拍賣會操作程序文件編號PM-02頁碼第6頁共8頁編制張沖審核批準(zhǔn)提供待結(jié)算信息，由征集人催收款項。涉及到買受人傭金比例變動的需經(jīng)公司主要負責(zé)人批準(zhǔn)。拍賣人還應(yīng)核對代理人的有效身份證件，并復(fù)印留存。在1-3周的時間內(nèi)完成買受人的結(jié)算和委托人支付款項。倉庫發(fā)貨安排 2-3人。發(fā)貨處收到跑單員傳遞出的成交確認書后及時按號牌碼放成交標(biāo)的以方便會后提貨。買受人憑財務(wù)出具的收據(jù)，庫管在核對圖錄、價格、成交確認書、 收據(jù)等無誤之后發(fā)貨并找出對應(yīng)的收藏證書，由買受人當(dāng)場驗

17、收，完成標(biāo)的移交手續(xù)；如無 特殊情況，買受人相關(guān)款項結(jié)清后，典藏部配合財務(wù)部在一周內(nèi)完成標(biāo)的的移交手續(xù)。6拍賣會結(jié)束結(jié)束當(dāng)日的會場清理拍賣結(jié)束當(dāng)日整理現(xiàn)場物品，整理打包。拍賣標(biāo)的整理入庫由庫管統(tǒng)籌安排。拍賣會的相關(guān)資料存檔拍賣會結(jié)束兩周內(nèi)，由專門的行政人員負責(zé)將當(dāng)期拍賣會的所有資料收集保存，包括當(dāng)期拍賣會的公告、競買協(xié)議及競買人身份證復(fù)印件、委托拍賣合同書復(fù)寫件、成交確認書、拍賣筆錄等上拍和成交所有相關(guān)信息編輯成冊，連同當(dāng)期圖錄一起存檔。拍賣統(tǒng)計分析拍賣結(jié)束后15天內(nèi)財務(wù)部提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，協(xié)助業(yè)務(wù)部做出拍賣數(shù)據(jù)綜合分析報告，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)和董事長提交分析報告。數(shù)據(jù)應(yīng)真實準(zhǔn)確，分析結(jié)合藝術(shù)家的市

18、場行情、買受人的綜合情況分析等。退件拍賣標(biāo)的未上拍或未成交，拍賣人應(yīng)在拍后一周內(nèi)及時通知委托人憑有效身份證件及相關(guān)憑證 辦理退還手續(xù)，領(lǐng)取拍賣標(biāo)的，并在退件單上簽收。委托人委托他人辦理領(lǐng)取事宜時，代理人應(yīng)當(dāng)出具委托人的授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)當(dāng)載明 代理人的姓名或者名稱、身份證明種類及號碼、代理事項、代理權(quán)限和有效期。拍賣人應(yīng)核對代理 人的有效身份證件，并復(fù)制留存。由業(yè)務(wù)人員辦理的退件，除業(yè)務(wù)人員簽字外，還須有委托人的簽收，退件完成后，退件單及時 交回庫管人員存檔。無特殊情況在兩周周內(nèi)完成退件手續(xù)。委托方結(jié)算拍后與委托方的結(jié)算單由業(yè)務(wù)員提供，財務(wù)人員負責(zé)復(fù)核辦理結(jié)算。拍賣人收到買受人支付的價款

19、后，按照約定與委托人結(jié)算。委托人委托他人辦理結(jié)算事宜時，代理人應(yīng)出具委托人的授權(quán)委托書。拍賣人應(yīng)核對代理人的有效身份證件，并復(fù)印留存。6湖北嘉寶一品拍賣 有限公司文件名稱拍賣會操作程序文件編號PM-02頁碼第7頁共8頁編制張沖審核批準(zhǔn)如在拍后臨時存在傭金比例變動等特殊事項，概不受理，嚴格按照委托拍賣合同條款執(zhí)行。公司內(nèi)部結(jié)算拍后10個工作日內(nèi)公司內(nèi)部完成項目報銷，報銷方式和要求參照公司內(nèi)部財務(wù)制度和績效獎勵考核細則。在拍賣會前十天由項目負責(zé)人制定拍賣會現(xiàn)場工作流程、實施方案及人員安排，各環(huán) 節(jié)負責(zé)人簽字確認，按期完成。輕度過失：犯有下列之一過失的，按處罰金額處理，情節(jié)嚴重的或未特別注明處罰金額

20、的，可按所犯過失的輕重并處警告或記小過的處罰。（10元-100元）不按公司規(guī)定的相關(guān)制度或流程處理業(yè)務(wù)，情節(jié)與后果較輕微；10元/次因粗心大意或工作散漫，影響工作進程或造成失誤，情節(jié)較輕微；10元/次對抗上司的工作安排，工作消極怠工，造成不良影響；10元/次其他相類似的過失，經(jīng)管理部門或總經(jīng)理認定為輕度過失者；10元/次中度過失：員工犯有下列之一過失的，將按所犯過失的輕重給予記小過至記大過處罰。（50元-200元）不服從上司的安排，對工作指令或有期限的工作任務(wù)，無故不按時完成，導(dǎo)致一定后果者；搬弄是非、制造謠言或中傷公司或同仁聲譽，影響和情節(jié)較輕微者；7.2. 3因工作疏忽，導(dǎo)致設(shè)備或物品遭受損失或傷及他人的；7.2. 4無故延遲工作處理時