中小企業(yè)行政后勤管理流程模板

1、中小企業(yè)行政后勤管理流程模板1行政事務(wù)處理流程部門（人員）相關(guān)部門/人員 主管副總行政部經(jīng)理行政部步驟開始制定行政事務(wù)協(xié)助審批處理制度行政事務(wù)處理需求接收任務(wù)，明制定 行政事務(wù) 處理制度編制行政事務(wù)資源調(diào)配方案發(fā)布并執(zhí)行行政事務(wù)處理制度確定并分配行政 事務(wù)處理任務(wù)審核權(quán)限內(nèi)下達(dá)任務(wù)確處理要求編制行政事務(wù)權(quán)限外審批審批資源調(diào)配方案按計劃辦理事務(wù)分析過程中進(jìn)行行政事務(wù)處理事務(wù)處理結(jié)果審查指示、支持遇到的問題完成事務(wù)處理編制事務(wù)處理結(jié)果的審查2行政費用控制工作流程3收文管理工作流程部門（人員）步驟相關(guān)部門行政部經(jīng)理行政部總經(jīng)理4發(fā)文管理工作流程部門（人員）步驟相關(guān)部門行政部總經(jīng)理主管副總開始進(jìn)行初步

2、文件的編寫文件的初步審核審批進(jìn)行文件初步編寫進(jìn)行文件審核與審批文件排版 及正式確立文件分裝投送相關(guān)部門提出意見進(jìn)行研究修改文件形成草案會簽文件接收審核加蓋單位印章進(jìn)行核稿后文件更正進(jìn)行文件排版形成正式的簽發(fā)文件進(jìn)行文件登記文件分裝文件投送文件存檔結(jié)束5檔案管理工作流程部門（人員）步驟制定并執(zhí)行檔案管 理制度檔案分類立 卷檔案日常維護(hù)與借 閱管理行政部經(jīng)理各職能部門行政部總經(jīng)理開始 擬定檔案管理制度審批 執(zhí)行 部門日常文件存檔審批 審批發(fā)布檔案管理制度權(quán)限外權(quán)限外文件分類卷內(nèi)文件排列填寫文件目錄、說明、封面案卷裝訂與排列日常記錄、維護(hù)權(quán)限外指導(dǎo)、監(jiān)督檔案借閱申請審核審核權(quán)限內(nèi)審核權(quán)限內(nèi)工作檢查提

3、出整改意見權(quán)限內(nèi)辦理借閱手續(xù)檔案銷毀處理工作檢查 與改進(jìn)辦理借閱手續(xù)檔案整理銷毀申請檔案銷毀處理改進(jìn)工作結(jié)束6辦公用品日常管理流程部門（人員）相關(guān)部門 行政部經(jīng)理 行政部總經(jīng)理步驟開始.擬定辦公用品審核審批 辦公用品管理制度建設(shè)辦公用品需求 權(quán)限外 審核 權(quán)限內(nèi)審批 審批日常管理制度執(zhí)行辦公用品日常管理制度統(tǒng)計辦公用品庫存采購辦公用品采購審批否是領(lǐng)用申請辦公用品申購 辦公用品采購辦公用品驗收入庫 領(lǐng)用審查辦公用品 發(fā)放監(jiān)督辦公用品 的使用報廢審查.辦公用品領(lǐng)用與使用辦公用品報廢辦公用品使用辦公用品報廢申請7會議管理工作流程部門（人員）步 驟 擬訂年度 會議計劃相關(guān)部門行政部經(jīng)理行政部主管副總開

4、始擬訂年度審核 審批會議計劃會議計劃調(diào)整及臨時會議申請權(quán)限內(nèi)權(quán)限外審核審批權(quán)限內(nèi)審核接收通知并確認(rèn)審批審核發(fā)布、執(zhí)行年度會議計劃編制月度會議計劃匯總月度會議計劃審查、確認(rèn)當(dāng)月會議計劃草擬會議開展方案文件發(fā)布、歸檔總結(jié)評估與改進(jìn)會議準(zhǔn)備會議通知會議簽到會議準(zhǔn)備與開展會中服務(wù)會議善后會議文件編制會后管理文件傳閱結(jié)束8公關(guān)事務(wù)工作流程部門（人員）步驟 公關(guān)管理制度建設(shè)總經(jīng)理 行政部經(jīng)理 公關(guān)主管 公關(guān)專員開始編制公關(guān)管理確定公關(guān)目標(biāo)下達(dá)經(jīng)營目標(biāo)配合執(zhí)行制度審核審批確定公關(guān)活動目的活動策劃權(quán)限外 審批審批權(quán)限外審批權(quán)限內(nèi)執(zhí)行公關(guān)管理制度公關(guān)調(diào)查策劃公關(guān)活動編制費用預(yù)算具體實施開展公關(guān)活動日常公關(guān) 處理

5、提交公關(guān)方案組織實施方案公關(guān)過程控制公關(guān)活動報告日常公關(guān)維護(hù)危機公關(guān)處理工作總結(jié)與改進(jìn)結(jié)束指導(dǎo)監(jiān)督審批權(quán)限內(nèi)9員工保密管理流程部門（人員）步驟保密工作制度建設(shè)進(jìn)行日常保密總經(jīng)理 主管副總 行政部相關(guān)部門/人員開始授權(quán)權(quán)限設(shè)定審批制定保密制度審批審批審批工作總結(jié)與歸檔結(jié)束10票務(wù)服務(wù)管理流程部門（人員）步驟總經(jīng)理 行政部申請部門經(jīng)理申請員工開始 提出票務(wù)需求 匯總票務(wù)需求審查、簽字審核確定票務(wù)需求J收到通知訂票操作票務(wù)購買信息確認(rèn)購票領(lǐng)取通知票務(wù)發(fā)放登記發(fā)放、登記領(lǐng)取、登記財務(wù)結(jié)算票務(wù)相關(guān)機構(gòu)關(guān)系日常維護(hù)工作總結(jié)與改進(jìn)結(jié)束票務(wù)機構(gòu)關(guān)系維護(hù)11員工違紀(jì)處理流程部門（人員）步驟總經(jīng)理 行政部 相關(guān)部

6、門經(jīng)理員工開始提出違紀(jì)審核違紀(jì)處理申請審批違紀(jì)處理違紀(jì)處理申請調(diào)查取證違紀(jì)調(diào)查取證確認(rèn)違紀(jì)情況處理辦法下達(dá)違紀(jì)處理結(jié)果接受處理違紀(jì)處理備案存檔結(jié)束12臨時接待管理流程部門（人員）步高層領(lǐng)導(dǎo)行政部受訪部門/人員臨時訪客驟訪客來訪問詢開始臨時到訪 問候來客詢問來訪事由、說明到訪目的出示證件 下達(dá)指示并處理接收拜訪信息溝通、洽談 訪客離開來訪對象來訪申請?zhí)幚碜C件查證是異常否聯(lián)系受訪部門人員/否受訪是婉言謝絕訪客指引訪客登記準(zhǔn)備受訪 溝通、洽談 受訪記錄訪客接待引導(dǎo)進(jìn)入接待室茶水服務(wù)送別訪客訪客離開指引訪客離開登記與訪客道別結(jié)束13車輛使用管理流程部門（人員）步驟申請使用車輛車輛調(diào)度車輛使用匯報車輛使

7、用情況行政部經(jīng)理車輛管理員用車部門/人員開始審核審批審批填寫車輛請用單查詢車輛使用信息環(huán)境衛(wèi)生管理流程14部門（人員）行政部經(jīng)理后勤主管 保潔人員步驟開始制定并執(zhí)行衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)制定清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)審批學(xué)習(xí)并執(zhí)行作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)日常衛(wèi)生 維護(hù)與檢查衛(wèi)生檢查 審批獎懲發(fā)布清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)檢查清潔衛(wèi)生情況填寫衛(wèi)生檢查表是達(dá)標(biāo)提出處罰與改善建議日常清潔衛(wèi)生維護(hù)參與、協(xié)助否記錄與歸檔結(jié)束記錄歸檔15安全檢查工作流程部門（人員）步驟安全檢查制度建設(shè)行政部經(jīng)理保安人員各職能部門主管副總 開始審批審核 審批審核定期自我檢查審核制定安全檢查管理制度明確統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn)制定 安全檢查方案安全 自檢安全 檢查與評定規(guī)定安全檢查形式和頻率確

8、定安全檢查方案規(guī)定各部門進(jìn)行 自我安全檢查填寫記錄、提交安全檢查提供資料各部門安全檢查安全檢查考評，確定獎懲辦法結(jié)果公布:工作改進(jìn)記錄歸檔結(jié)束16日常消防管理流程部門（人員）總經(jīng)理行政部經(jīng)理后勤主管消防管理人員消防隊步驟開始制定消防審核管理制度落實分工與職責(zé)資料保管落實值班收到通單簽字確認(rèn)消防制度審批 控制值班與檢查消防事件 處理審批消防審批后續(xù)處理明確消防管理專區(qū)定期檢查收到消防警報警報記錄簽字確認(rèn)確認(rèn)事項立即行動消防結(jié)束后的注17員工出差管理辦法號編員工出差管理辦法制度名稱 受控狀態(tài) 編修部門執(zhí)行部門監(jiān)督部門第1章 總則第1條目的為規(guī)范員工出差管理的各 項工作，加強出差預(yù)算、結(jié)算的管理，提

9、高出差效率，特制定本辦法。適用范圍第2條本辦法適用于規(guī)范員工出差各相關(guān)工作事 項，包括出差申請、出差費用報銷、出差報告等工作。管理職責(zé)3條第公司行政部是員工出差管理的歸口管理部門。1.2.公司財務(wù)部負(fù)責(zé)報銷各部門的差旅費。3.各部門出差人員按照公司相關(guān)規(guī)定，辦理出差申請手續(xù)和差旅費報銷申請手續(xù)。出 差申請與審批第2章出差員工填寫“出差申請單”，提出出差申請，注明出差的時間、地點和事由，派遣部門經(jīng)理按實際需條第4要 確定出差期限，行政部據(jù)此安排差旅、住宿等事宜。第5條出差人員應(yīng)將“出差申請表”送行政部留存，以記錄考勤。第6條出 差審批1.當(dāng)日出差，即當(dāng)日即可往返的出差，由部門經(jīng)理核準(zhǔn)。44天內(nèi)返

10、回的由部門經(jīng)理核準(zhǔn)，天以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。2.遠(yuǎn) 途國內(nèi)出差，3.部門經(jīng)理以上人員的出差，一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。4.國外出差，一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第7條員工不得因私事延長 出差時間，否則其差旅費不予報銷。第出差途中生病、遇意外或因工作情況需要延長差旅時間時，員工應(yīng)向公司請示。8條出差 待遇與補助3第章第條9交通工具的選擇應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)的重要程度、緊急情況、出差地點、員工職級來定，具體內(nèi)容詳見下表。差出差類型出差情況出差工具短途出差300單程距離在公里以內(nèi)公務(wù)車、自用車前往長途出差同行超過兩人公務(wù)車需要速去速達(dá)300單程距離公里以上公司沒有為其配公務(wù)車的員工長途出差長途客車、火車客船、飛機已經(jīng)配有公務(wù)車、

11、自用車的員工長途出差公務(wù)車、自用車6運行時間在小 時以上火車出差在當(dāng)日晚6時至次日早8時硬臥經(jīng)理級及公司聘任的高級專業(yè)人員副總經(jīng)理級及資深級專業(yè)（含）以上人員軟臥8時）6因故未能乘坐臥鋪的夜間（當(dāng)日晚時至次日早備注1.員工應(yīng)通過公司指定的代理商購買機票.機場巴士應(yīng)該作為標(biāo)準(zhǔn)的往來機場的交通工具2 .員工在申 請出租車費報銷時，必須提供詳細(xì)的乘車地點、時間、原因和金額等信息3 4.一般員工因情況特殊需乘飛機 出差的，需經(jīng)總經(jīng)理同意后公司給予報銷第0條 公司員工因出差情況不同和出差人員不同，其住宿級別也有差異，具體詳見下表。差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)一覽表出差情況住宿級別一般員工出差標(biāo)準(zhǔn)間員工所去城市有公司定點

12、酒店入住公司定點酒店需要超標(biāo)準(zhǔn)住宿事先需由總裁及財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)員工出差人數(shù)為兩人，且為同性別員工合住標(biāo)準(zhǔn)間出差是為了參加會議員工入住會議組織者指定的賓館出差城市在員工家庭所在地時不報住宿費，特殊情況需請示上級主管批準(zhǔn)方可報銷不同級別員工出差住宿費按高崗位員工所住宿酒店的標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)核付員工出差遇正常工作日（周一至周五）只領(lǐng)取差旅補助，不計加班或倒休員工出差遇休息日（周六、周日）除領(lǐng)取差旅補助外，可計加班或倒休員工出差遇法定節(jié)假日倍差旅補助，同時給予相應(yīng)時間的倒休可領(lǐng)取3公司員工去不同城市出差其補助會有差異，具體內(nèi)容詳見下表。條11第補助標(biāo)準(zhǔn)一覽表行政級別總經(jīng)理（天/元）副總經(jīng)理（天/元）部門經(jīng)理一

13、級/（天元）部門主管一級元）（天/公司員工 /元）（天A類800650500350250B類700500400300200C類600450300200150備注1. A類：北京、上海、天津、重慶、南京、大連、青島、杭州、寧波、溫州、福州、廈門、廣州、深圳、珠海、?？凇⑷齺?. B類：除A類以外的我國其他省會及地市級城市3. C類：除A類、B類以外的我國其他各地第12條公司員工出差的其他費用報銷標(biāo)準(zhǔn)詳見下表。其他出差費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)費用明細(xì)報銷條件新員工路費、行李托運費人力資源主管簽字辦理出差期間因業(yè)務(wù)發(fā)生的傳真費、郵寄費票據(jù)背面填寫清楚事由據(jù)實報銷項目組前期未設(shè)食堂享受餐費補助項目所在地和回總部

14、后的考勤記錄出國考察期間產(chǎn)生的費用行政部簽字提交的考察報告記錄員工發(fā)生的誤機、誤車費用個人承擔(dān)60%的費用出差發(fā)生的訂票費、往返機場、火車站的交通費用人力資源主管簽字辦理未經(jīng)許可逾期返回產(chǎn)生的費用扣減其逾期天數(shù)的住宿費及出差補助未按照“出差登記表”中擬定路線所產(chǎn)生的費用相關(guān)費用不予報銷，且扣減相應(yīng)天數(shù)的出差補助第4章 出差借款與報銷第13條出差費用預(yù)算公司堅持“先預(yù)算后開支”的費用控制原則。各部門對本部門的出差費用進(jìn)行預(yù)算，做出年度計劃、月度計劃，報財務(wù)部及總經(jīng)理 審批，并嚴(yán)格按計劃執(zhí)行，不得超支，公司原則上不支出計劃外費用。第14條出差借款借款的首要原則是“前賬不清，后賬不借”。公司人員出差

15、需借大筆現(xiàn)金時，應(yīng)提前向財務(wù)預(yù)約，若為大額開支，應(yīng)按銀行的有關(guān)規(guī)定用支票支付。出差人員在出差返回后三天內(nèi)，到財務(wù)部結(jié)算還清出差借款，無正當(dāng)理由過期不結(jié)算者，扣發(fā)借款人工資，3.直至扣清為止出差借款額度與借款人工資掛鉤，原則上不得超過借款人的月基本工資1員工出差后，必須于三日內(nèi)向總經(jīng)理匯報工作，并寫出詳細(xì)的書面報告報總經(jīng)理審閱1未按行政部規(guī)定手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經(jīng)審批發(fā)生的費用，公司將不予報銷，并按曠工處理附1本辦法由行政部制定，其解釋權(quán)亦歸行政部所有1本辦法經(jīng)總經(jīng)理審批后自發(fā)布之日起執(zhí)行18編制日批準(zhǔn)日審核日修改日修改標(biāo)修改處數(shù)號編會議管理工作細(xì)則制度名稱 受控狀態(tài)執(zhí)行部門編修部門監(jiān)督部門第1

16、章 總則 為規(guī)范公司的會議管理工作，縮短會議時間，提高公司會議效率，特制定本細(xì)則。第1條本細(xì)則適用于公司召開的各類一般日常會議。2第條3條公司會議的準(zhǔn)備安排與召開由公司行政部負(fù)責(zé)。第條公司經(jīng)營管理會議分類及說明詳見下表。第4會議分類及 說明序號會議名稱/主題特點類別主持人參加人1總經(jīng)理辦公會固定時間、程序，解決即席提出的問題每周一公司例會總經(jīng)理各部門經(jīng)理2動員會沒有討論程序發(fā)言固定、行政會議主辦部門負(fù)責(zé)人會議提擬人提擬3研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果行政會議公司臨時研討會召集人會議提擬人提擬4/評審會鑒定對某事物的價值、性能、質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論行政會議公司 臨時總經(jīng)理或由其指

17、定相關(guān)部門經(jīng)理5專題會必須有為某一專題而開，結(jié)論行政會議公司臨 時提擬人指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)人6評比會一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開行政人事公司例會人力資源經(jīng)理相關(guān)個人/部 門7總結(jié)會總結(jié)前一段工作研究、部署下階段工作每月1次公司例會總經(jīng)理或其由指定各部門經(jīng)理8匯報會下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況行政會議公司 臨時會議提擬人指定會議提擬人提擬9生產(chǎn)調(diào)度會任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動行政會議公司臨 時會議提擬人提擬會議提擬人提擬10部門例會（含早會）各部門固定匯報程序部門會議部門負(fù)責(zé)人自定第2章會議準(zhǔn)備第5條 會議的召開通過口頭或書面形式提出，口頭僅適用于例會召開的確認(rèn)。第6條 對于

18、定期召開常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議的主題和臨時出席人員。第7條 召開不定期會議時，組織人需推出會議申請報告，報告一般包括以下內(nèi)容。會議名稱、主旨、目標(biāo)。會議議題。會議時間、地點。4 .會議議程。會議主持人、列席人員名單。會議財務(wù)預(yù)算。接待工作說明。當(dāng)前籌備情況及進(jìn)展，可能存在的問題、解決方案。制定會議時間進(jìn)度表。第8條根據(jù)會議要求，行政部擬定會議通知單，并做好通知工作，出席會議的重要人員應(yīng)通過電話、郵件等方式確認(rèn)， 并做出相應(yīng)的安排。編寫會議通知時需注意以下內(nèi)容。.通知內(nèi)容需包括參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準(zhǔn)備的事項及要求等內(nèi)容。書寫通知時文字表述要清晰，力求不發(fā)生誤解，且要做

19、到全面、周到，不要漏項，用電話或其他形式發(fā)出的通知要寫 出通知底稿，照稿通知。無記名參加的人員，對范圍、對象、職務(wù)要通知清楚。重要會議預(yù)先通知后，一定要跟蹤準(zhǔn)備情況，保證開會時各方面均準(zhǔn)備到位。對會議關(guān)鍵或決定性人員要面對面或反復(fù)核實準(zhǔn)備情況，征求對會議準(zhǔn)備和開展的意見。第9條行政部及時準(zhǔn)備會議場所、會議文件或資料，并進(jìn)行會場布置、設(shè)備調(diào)試，確保重點發(fā)言對象及時準(zhǔn)確地發(fā)言。第10條與會人員在收到會議通知后，應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言要點、提案綱要等，并積極配合主持人，使會議收到預(yù)期的效果。第11條已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇到特殊情況需要安排新的其他會議時，行政部需提前兩天發(fā)出通知。第12條 會議

20、議程由主辦部門擬定，包括會議內(nèi)容、討論事項、達(dá)到目的、參加人員、時間、地點、大約時長、需要發(fā) 言的人員和內(nèi)容、要求等。重點、重要議題安排在會議前一時間段?？刂茣h中各議題的時長?？刂谱h題數(shù)量，保證議而有決，能解決問題。保證與會人員有備而來。注意引導(dǎo)、歸納、提升會議議題。需下發(fā)的資料應(yīng)提早發(fā)下去，使與會人員到會時已十分明確會議內(nèi)容，并能及時提出自己的看法。7.連續(xù)23小時以 上的會議應(yīng)安排中間休息時間，一般為10分鐘。第3章 會議過程管理第13條與會人員在會議工作人員準(zhǔn)備好的簽到簿上簽署自己的姓名，對于涉外會議聯(lián)系簿應(yīng)包括姓名、職務(wù)、所代表 單位或部門等內(nèi)容。第14條行政人員需做好會場服務(wù)工作引導(dǎo)入座行政人員需按事前安排的座位，引導(dǎo)與會人員盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺就座人員的座次位置。 分發(fā)會議文件、材料2.重要文件若要發(fā)放給個人或主要負(fù)責(zé)人，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可在會場認(rèn)領(lǐng)簽收。內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息對會議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項，如外來人員電話重要日程安排布置等的辦理、外來記者等接待陪同等事項。維護(hù)會場秩序行政人員需保證會場內(nèi)外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生。行政人員需處理會中臨時事項，承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會人員交辦的急事。其他服務(wù)行政人員需對會中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個別