中小企業(yè)行政后勤管理流程模板

1、中小企業(yè)行政后勤管理流程模板1行政事務(wù)處理流程部門（人員）相關(guān)部門/人員 主管副總行政部經(jīng)理行政部步驟開始制定行政事務(wù)協(xié)助審批處理制度行政事務(wù)處理需求接收任務(wù)，明制定 行政事務(wù) 處理制度編制行政事務(wù)資源調(diào)配方案發(fā)布并執(zhí)行行政事務(wù)處理制度確定并分配行政 事務(wù)處理任務(wù)審核權(quán)限內(nèi)下達(dá)任務(wù)確處理要求編制行政事務(wù)權(quán)限外審批審批資源調(diào)配方案按計(jì)劃辦理事務(wù)分析過程中進(jìn)行行政事務(wù)處理事務(wù)處理結(jié)果審查指示、支持遇到的問題完成事務(wù)處理編制事務(wù)處理結(jié)果的審查2行政費(fèi)用控制工作流程3收文管理工作流程部門（人員）步驟相關(guān)部門行政部經(jīng)理行政部總經(jīng)理4發(fā)文管理工作流程部門（人員）步驟相關(guān)部門行政部總經(jīng)理主管副總開始進(jìn)行初步

2、文件的編寫文件的初步審核審批進(jìn)行文件初步編寫進(jìn)行文件審核與審批文件排版 及正式確立文件分裝投送相關(guān)部門提出意見進(jìn)行研究修改文件形成草案會(huì)簽文件接收審核加蓋單位印章進(jìn)行核稿后文件更正進(jìn)行文件排版形成正式的簽發(fā)文件進(jìn)行文件登記文件分裝文件投送文件存檔結(jié)束5檔案管理工作流程部門（人員）步驟制定并執(zhí)行檔案管 理制度檔案分類立 卷檔案日常維護(hù)與借 閱管理行政部經(jīng)理各職能部門行政部總經(jīng)理開始 擬定檔案管理制度審批 執(zhí)行 部門日常文件存檔審批 審批發(fā)布檔案管理制度權(quán)限外權(quán)限外文件分類卷內(nèi)文件排列填寫文件目錄、說明、封面案卷裝訂與排列日常記錄、維護(hù)權(quán)限外指導(dǎo)、監(jiān)督檔案借閱申請(qǐng)審核審核權(quán)限內(nèi)審核權(quán)限內(nèi)工作檢查提

3、出整改意見權(quán)限內(nèi)辦理借閱手續(xù)檔案銷毀處理工作檢查 與改進(jìn)辦理借閱手續(xù)檔案整理銷毀申請(qǐng)檔案銷毀處理改進(jìn)工作結(jié)束6辦公用品日常管理流程部門（人員）相關(guān)部門 行政部經(jīng)理 行政部總經(jīng)理步驟開始.擬定辦公用品審核審批 辦公用品管理制度建設(shè)辦公用品需求 權(quán)限外 審核 權(quán)限內(nèi)審批 審批日常管理制度執(zhí)行辦公用品日常管理制度統(tǒng)計(jì)辦公用品庫存采購辦公用品采購審批否是領(lǐng)用申請(qǐng)辦公用品申購 辦公用品采購辦公用品驗(yàn)收入庫 領(lǐng)用審查辦公用品 發(fā)放監(jiān)督辦公用品 的使用報(bào)廢審查.辦公用品領(lǐng)用與使用辦公用品報(bào)廢辦公用品使用辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)7會(huì)議管理工作流程部門（人員）步 驟 擬訂年度 會(huì)議計(jì)劃相關(guān)部門行政部經(jīng)理行政部主管副總開

4、始擬訂年度審核 審批會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃調(diào)整及臨時(shí)會(huì)議申請(qǐng)權(quán)限內(nèi)權(quán)限外審核審批權(quán)限內(nèi)審核接收通知并確認(rèn)審批審核發(fā)布、執(zhí)行年度會(huì)議計(jì)劃編制月度會(huì)議計(jì)劃匯總月度會(huì)議計(jì)劃審查、確認(rèn)當(dāng)月會(huì)議計(jì)劃草擬會(huì)議開展方案文件發(fā)布、歸檔總結(jié)評(píng)估與改進(jìn)會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議通知會(huì)議簽到會(huì)議準(zhǔn)備與開展會(huì)中服務(wù)會(huì)議善后會(huì)議文件編制會(huì)后管理文件傳閱結(jié)束8公關(guān)事務(wù)工作流程部門（人員）步驟 公關(guān)管理制度建設(shè)總經(jīng)理 行政部經(jīng)理 公關(guān)主管 公關(guān)專員開始編制公關(guān)管理確定公關(guān)目標(biāo)下達(dá)經(jīng)營目標(biāo)配合執(zhí)行制度審核審批確定公關(guān)活動(dòng)目的活動(dòng)策劃權(quán)限外 審批審批權(quán)限外審批權(quán)限內(nèi)執(zhí)行公關(guān)管理制度公關(guān)調(diào)查策劃公關(guān)活動(dòng)編制費(fèi)用預(yù)算具體實(shí)施開展公關(guān)活動(dòng)日常公關(guān) 處理

5、提交公關(guān)方案組織實(shí)施方案公關(guān)過程控制公關(guān)活動(dòng)報(bào)告日常公關(guān)維護(hù)危機(jī)公關(guān)處理工作總結(jié)與改進(jìn)結(jié)束指導(dǎo)監(jiān)督審批權(quán)限內(nèi)9員工保密管理流程部門（人員）步驟保密工作制度建設(shè)進(jìn)行日常保密總經(jīng)理 主管副總 行政部相關(guān)部門/人員開始授權(quán)權(quán)限設(shè)定審批制定保密制度審批審批審批工作總結(jié)與歸檔結(jié)束10票務(wù)服務(wù)管理流程部門（人員）步驟總經(jīng)理 行政部申請(qǐng)部門經(jīng)理申請(qǐng)員工開始 提出票務(wù)需求 匯總票務(wù)需求審查、簽字審核確定票務(wù)需求J收到通知訂票操作票務(wù)購買信息確認(rèn)購票領(lǐng)取通知票務(wù)發(fā)放登記發(fā)放、登記領(lǐng)取、登記財(cái)務(wù)結(jié)算票務(wù)相關(guān)機(jī)構(gòu)關(guān)系日常維護(hù)工作總結(jié)與改進(jìn)結(jié)束票務(wù)機(jī)構(gòu)關(guān)系維護(hù)11員工違紀(jì)處理流程部門（人員）步驟總經(jīng)理 行政部 相關(guān)部

6、門經(jīng)理員工開始提出違紀(jì)審核違紀(jì)處理申請(qǐng)審批違紀(jì)處理違紀(jì)處理申請(qǐng)調(diào)查取證違紀(jì)調(diào)查取證確認(rèn)違紀(jì)情況處理辦法下達(dá)違紀(jì)處理結(jié)果接受處理違紀(jì)處理備案存檔結(jié)束12臨時(shí)接待管理流程部門（人員）步高層領(lǐng)導(dǎo)行政部受訪部門/人員臨時(shí)訪客驟訪客來訪問詢開始臨時(shí)到訪 問候來客詢問來訪事由、說明到訪目的出示證件 下達(dá)指示并處理接收拜訪信息溝通、洽談 訪客離開來訪對(duì)象來訪申請(qǐng)?zhí)幚碜C件查證是異常否聯(lián)系受訪部門人員/否受訪是婉言謝絕訪客指引訪客登記準(zhǔn)備受訪 溝通、洽談 受訪記錄訪客接待引導(dǎo)進(jìn)入接待室茶水服務(wù)送別訪客訪客離開指引訪客離開登記與訪客道別結(jié)束13車輛使用管理流程部門（人員）步驟申請(qǐng)使用車輛車輛調(diào)度車輛使用匯報(bào)車輛使

7、用情況行政部經(jīng)理車輛管理員用車部門/人員開始審核審批審批填寫車輛請(qǐng)用單查詢車輛使用信息環(huán)境衛(wèi)生管理流程14部門（人員）行政部經(jīng)理后勤主管 保潔人員步驟開始制定并執(zhí)行衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)制定清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)審批學(xué)習(xí)并執(zhí)行作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)日常衛(wèi)生 維護(hù)與檢查衛(wèi)生檢查 審批獎(jiǎng)懲發(fā)布清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)檢查清潔衛(wèi)生情況填寫衛(wèi)生檢查表是達(dá)標(biāo)提出處罰與改善建議日常清潔衛(wèi)生維護(hù)參與、協(xié)助否記錄與歸檔結(jié)束記錄歸檔15安全檢查工作流程部門（人員）步驟安全檢查制度建設(shè)行政部經(jīng)理保安人員各職能部門主管副總 開始審批審核 審批審核定期自我檢查審核制定安全檢查管理制度明確統(tǒng)一檢查標(biāo)準(zhǔn)制定 安全檢查方案安全 自檢安全 檢查與評(píng)定規(guī)定安全檢查形式和頻率確

8、定安全檢查方案規(guī)定各部門進(jìn)行 自我安全檢查填寫記錄、提交安全檢查提供資料各部門安全檢查安全檢查考評(píng)，確定獎(jiǎng)懲辦法結(jié)果公布:工作改進(jìn)記錄歸檔結(jié)束16日常消防管理流程部門（人員）總經(jīng)理行政部經(jīng)理后勤主管消防管理人員消防隊(duì)步驟開始制定消防審核管理制度落實(shí)分工與職責(zé)資料保管落實(shí)值班收到通單簽字確認(rèn)消防制度審批 控制值班與檢查消防事件 處理審批消防審批后續(xù)處理明確消防管理專區(qū)定期檢查收到消防警報(bào)警報(bào)記錄簽字確認(rèn)確認(rèn)事項(xiàng)立即行動(dòng)消防結(jié)束后的注17員工出差管理辦法號(hào)編員工出差管理辦法制度名稱 受控狀態(tài) 編修部門執(zhí)行部門監(jiān)督部門第1章 總則第1條目的為規(guī)范員工出差管理的各 項(xiàng)工作，加強(qiáng)出差預(yù)算、結(jié)算的管理，提

9、高出差效率，特制定本辦法。適用范圍第2條本辦法適用于規(guī)范員工出差各相關(guān)工作事 項(xiàng)，包括出差申請(qǐng)、出差費(fèi)用報(bào)銷、出差報(bào)告等工作。管理職責(zé)3條第公司行政部是員工出差管理的歸口管理部門。1.2.公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)報(bào)銷各部門的差旅費(fèi)。3.各部門出差人員按照公司相關(guān)規(guī)定，辦理出差申請(qǐng)手續(xù)和差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)手續(xù)。出 差申請(qǐng)與審批第2章出差員工填寫“出差申請(qǐng)單”，提出出差申請(qǐng)，注明出差的時(shí)間、地點(diǎn)和事由，派遣部門經(jīng)理按實(shí)際需條第4要 確定出差期限，行政部據(jù)此安排差旅、住宿等事宜。第5條出差人員應(yīng)將“出差申請(qǐng)表”送行政部留存，以記錄考勤。第6條出 差審批1.當(dāng)日出差，即當(dāng)日即可往返的出差，由部門經(jīng)理核準(zhǔn)。44天內(nèi)返

10、回的由部門經(jīng)理核準(zhǔn)，天以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。2.遠(yuǎn) 途國內(nèi)出差，3.部門經(jīng)理以上人員的出差，一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。4.國外出差，一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第7條員工不得因私事延長 出差時(shí)間，否則其差旅費(fèi)不予報(bào)銷。第出差途中生病、遇意外或因工作情況需要延長差旅時(shí)間時(shí)，員工應(yīng)向公司請(qǐng)示。8條出差 待遇與補(bǔ)助3第章第條9交通工具的選擇應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)的重要程度、緊急情況、出差地點(diǎn)、員工職級(jí)來定，具體內(nèi)容詳見下表。差出差類型出差情況出差工具短途出差300單程距離在公里以內(nèi)公務(wù)車、自用車前往長途出差同行超過兩人公務(wù)車需要速去速達(dá)300單程距離公里以上公司沒有為其配公務(wù)車的員工長途出差長途客車、火車客船、飛機(jī)已經(jīng)配有公務(wù)車、

11、自用車的員工長途出差公務(wù)車、自用車6運(yùn)行時(shí)間在小 時(shí)以上火車出差在當(dāng)日晚6時(shí)至次日早8時(shí)硬臥經(jīng)理級(jí)及公司聘任的高級(jí)專業(yè)人員副總經(jīng)理級(jí)及資深級(jí)專業(yè)（含）以上人員軟臥8時(shí)）6因故未能乘坐臥鋪的夜間（當(dāng)日晚時(shí)至次日早備注1.員工應(yīng)通過公司指定的代理商購買機(jī)票.機(jī)場巴士應(yīng)該作為標(biāo)準(zhǔn)的往來機(jī)場的交通工具2 .員工在申 請(qǐng)出租車費(fèi)報(bào)銷時(shí)，必須提供詳細(xì)的乘車地點(diǎn)、時(shí)間、原因和金額等信息3 4.一般員工因情況特殊需乘飛機(jī) 出差的，需經(jīng)總經(jīng)理同意后公司給予報(bào)銷第0條 公司員工因出差情況不同和出差人員不同，其住宿級(jí)別也有差異，具體詳見下表。差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)一覽表出差情況住宿級(jí)別一般員工出差標(biāo)準(zhǔn)間員工所去城市有公司定點(diǎn)

12、酒店入住公司定點(diǎn)酒店需要超標(biāo)準(zhǔn)住宿事先需由總裁及財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)員工出差人數(shù)為兩人，且為同性別員工合住標(biāo)準(zhǔn)間出差是為了參加會(huì)議員工入住會(huì)議組織者指定的賓館出差城市在員工家庭所在地時(shí)不報(bào)住宿費(fèi)，特殊情況需請(qǐng)示上級(jí)主管批準(zhǔn)方可報(bào)銷不同級(jí)別員工出差住宿費(fèi)按高崗位員工所住宿酒店的標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)核付員工出差遇正常工作日（周一至周五）只領(lǐng)取差旅補(bǔ)助，不計(jì)加班或倒休員工出差遇休息日（周六、周日）除領(lǐng)取差旅補(bǔ)助外，可計(jì)加班或倒休員工出差遇法定節(jié)假日倍差旅補(bǔ)助，同時(shí)給予相應(yīng)時(shí)間的倒休可領(lǐng)取3公司員工去不同城市出差其補(bǔ)助會(huì)有差異，具體內(nèi)容詳見下表。條11第補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)一覽表行政級(jí)別總經(jīng)理（天/元）副總經(jīng)理（天/元）部門經(jīng)理一

13、級(jí)/（天元）部門主管一級(jí)元）（天/公司員工 /元）（天A類800650500350250B類700500400300200C類600450300200150備注1. A類：北京、上海、天津、重慶、南京、大連、青島、杭州、寧波、溫州、福州、廈門、廣州、深圳、珠海、?？?、三亞2. B類：除A類以外的我國其他省會(huì)及地市級(jí)城市3. C類：除A類、B類以外的我國其他各地第12條公司員工出差的其他費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)詳見下表。其他出差費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用明細(xì)報(bào)銷條件新員工路費(fèi)、行李托運(yùn)費(fèi)人力資源主管簽字辦理出差期間因業(yè)務(wù)發(fā)生的傳真費(fèi)、郵寄費(fèi)票據(jù)背面填寫清楚事由據(jù)實(shí)報(bào)銷項(xiàng)目組前期未設(shè)食堂享受餐費(fèi)補(bǔ)助項(xiàng)目所在地和回總部

14、后的考勤記錄出國考察期間產(chǎn)生的費(fèi)用行政部簽字提交的考察報(bào)告記錄員工發(fā)生的誤機(jī)、誤車費(fèi)用個(gè)人承擔(dān)60%的費(fèi)用出差發(fā)生的訂票費(fèi)、往返機(jī)場、火車站的交通費(fèi)用人力資源主管簽字辦理未經(jīng)許可逾期返回產(chǎn)生的費(fèi)用扣減其逾期天數(shù)的住宿費(fèi)及出差補(bǔ)助未按照“出差登記表”中擬定路線所產(chǎn)生的費(fèi)用相關(guān)費(fèi)用不予報(bào)銷，且扣減相應(yīng)天數(shù)的出差補(bǔ)助第4章 出差借款與報(bào)銷第13條出差費(fèi)用預(yù)算公司堅(jiān)持“先預(yù)算后開支”的費(fèi)用控制原則。各部門對(duì)本部門的出差費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，做出年度計(jì)劃、月度計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理 審批，并嚴(yán)格按計(jì)劃執(zhí)行，不得超支，公司原則上不支出計(jì)劃外費(fèi)用。第14條出差借款借款的首要原則是“前賬不清，后賬不借”。公司人員出差

15、需借大筆現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)預(yù)約，若為大額開支，應(yīng)按銀行的有關(guān)規(guī)定用支票支付。出差人員在出差返回后三天內(nèi)，到財(cái)務(wù)部結(jié)算還清出差借款，無正當(dāng)理由過期不結(jié)算者，扣發(fā)借款人工資，3.直至扣清為止出差借款額度與借款人工資掛鉤，原則上不得超過借款人的月基本工資1員工出差后，必須于三日內(nèi)向總經(jīng)理匯報(bào)工作，并寫出詳細(xì)的書面報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審閱1未按行政部規(guī)定手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經(jīng)審批發(fā)生的費(fèi)用，公司將不予報(bào)銷，并按曠工處理附1本辦法由行政部制定，其解釋權(quán)亦歸行政部所有1本辦法經(jīng)總經(jīng)理審批后自發(fā)布之日起執(zhí)行18編制日批準(zhǔn)日審核日修改日修改標(biāo)修改處數(shù)號(hào)編會(huì)議管理工作細(xì)則制度名稱 受控狀態(tài)執(zhí)行部門編修部門監(jiān)督部門第1

16、章 總則 為規(guī)范公司的會(huì)議管理工作，縮短會(huì)議時(shí)間，提高公司會(huì)議效率，特制定本細(xì)則。第1條本細(xì)則適用于公司召開的各類一般日常會(huì)議。2第條3條公司會(huì)議的準(zhǔn)備安排與召開由公司行政部負(fù)責(zé)。第條公司經(jīng)營管理會(huì)議分類及說明詳見下表。第4會(huì)議分類及 說明序號(hào)會(huì)議名稱/主題特點(diǎn)類別主持人參加人1總經(jīng)理辦公會(huì)固定時(shí)間、程序，解決即席提出的問題每周一公司例會(huì)總經(jīng)理各部門經(jīng)理2動(dòng)員會(huì)沒有討論程序發(fā)言固定、行政會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)人會(huì)議提擬人提擬3研討會(huì)對(duì)某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果行政會(huì)議公司臨時(shí)研討會(huì)召集人會(huì)議提擬人提擬4/評(píng)審會(huì)鑒定對(duì)某事物的價(jià)值、性能、質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論行政會(huì)議公司 臨時(shí)總經(jīng)理或由其指

17、定相關(guān)部門經(jīng)理5專題會(huì)必須有為某一專題而開，結(jié)論行政會(huì)議公司臨 時(shí)提擬人指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)人6評(píng)比會(huì)一般在年底或某一重大活動(dòng)結(jié)束后召開行政人事公司例會(huì)人力資源經(jīng)理相關(guān)個(gè)人/部 門7總結(jié)會(huì)總結(jié)前一段工作研究、部署下階段工作每月1次公司例會(huì)總經(jīng)理或其由指定各部門經(jīng)理8匯報(bào)會(huì)下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào)工作情況行政會(huì)議公司 臨時(shí)會(huì)議提擬人指定會(huì)議提擬人提擬9生產(chǎn)調(diào)度會(huì)任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動(dòng)行政會(huì)議公司臨 時(shí)會(huì)議提擬人提擬會(huì)議提擬人提擬10部門例會(huì)（含早會(huì)）各部門固定匯報(bào)程序部門會(huì)議部門負(fù)責(zé)人自定第2章會(huì)議準(zhǔn)備第5條 會(huì)議的召開通過口頭或書面形式提出，口頭僅適用于例會(huì)召開的確認(rèn)。第6條 對(duì)于

18、定期召開常規(guī)會(huì)議，在會(huì)前應(yīng)明確該次會(huì)議的主題和臨時(shí)出席人員。第7條 召開不定期會(huì)議時(shí)，組織人需推出會(huì)議申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)告一般包括以下內(nèi)容。會(huì)議名稱、主旨、目標(biāo)。會(huì)議議題。會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。4 .會(huì)議議程。會(huì)議主持人、列席人員名單。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算。接待工作說明。當(dāng)前籌備情況及進(jìn)展，可能存在的問題、解決方案。制定會(huì)議時(shí)間進(jìn)度表。第8條根據(jù)會(huì)議要求，行政部擬定會(huì)議通知單，并做好通知工作，出席會(huì)議的重要人員應(yīng)通過電話、郵件等方式確認(rèn)， 并做出相應(yīng)的安排。編寫會(huì)議通知時(shí)需注意以下內(nèi)容。.通知內(nèi)容需包括參加人員名單、會(huì)期、開始時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)及要求等內(nèi)容。書寫通知時(shí)文字表述要清晰，力求不發(fā)生誤解，且要做

19、到全面、周到，不要漏項(xiàng)，用電話或其他形式發(fā)出的通知要寫 出通知底稿，照稿通知。無記名參加的人員，對(duì)范圍、對(duì)象、職務(wù)要通知清楚。重要會(huì)議預(yù)先通知后，一定要跟蹤準(zhǔn)備情況，保證開會(huì)時(shí)各方面均準(zhǔn)備到位。對(duì)會(huì)議關(guān)鍵或決定性人員要面對(duì)面或反復(fù)核實(shí)準(zhǔn)備情況，征求對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備和開展的意見。第9條行政部及時(shí)準(zhǔn)備會(huì)議場所、會(huì)議文件或資料，并進(jìn)行會(huì)場布置、設(shè)備調(diào)試，確保重點(diǎn)發(fā)言對(duì)象及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)言。第10條與會(huì)人員在收到會(huì)議通知后，應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言要點(diǎn)、提案綱要等，并積極配合主持人，使會(huì)議收到預(yù)期的效果。第11條已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇到特殊情況需要安排新的其他會(huì)議時(shí)，行政部需提前兩天發(fā)出通知。第12條 會(huì)議

20、議程由主辦部門擬定，包括會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、達(dá)到目的、參加人員、時(shí)間、地點(diǎn)、大約時(shí)長、需要發(fā) 言的人員和內(nèi)容、要求等。重點(diǎn)、重要議題安排在會(huì)議前一時(shí)間段。控制會(huì)議中各議題的時(shí)長?？刂谱h題數(shù)量，保證議而有決，能解決問題。保證與會(huì)人員有備而來。注意引導(dǎo)、歸納、提升會(huì)議議題。需下發(fā)的資料應(yīng)提早發(fā)下去，使與會(huì)人員到會(huì)時(shí)已十分明確會(huì)議內(nèi)容，并能及時(shí)提出自己的看法。7.連續(xù)23小時(shí)以 上的會(huì)議應(yīng)安排中間休息時(shí)間，一般為10分鐘。第3章 會(huì)議過程管理第13條與會(huì)人員在會(huì)議工作人員準(zhǔn)備好的簽到簿上簽署自己的姓名，對(duì)于涉外會(huì)議聯(lián)系簿應(yīng)包括姓名、職務(wù)、所代表 單位或部門等內(nèi)容。第14條行政人員需做好會(huì)場服務(wù)工作引導(dǎo)入座行政人員需按事前安排的座位，引導(dǎo)與會(huì)人員盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和主席臺(tái)就座人員的座次位置。 分發(fā)會(huì)議文件、材料2.重要文件若要發(fā)放給個(gè)人或主要負(fù)責(zé)人，可事先認(rèn)領(lǐng)簽收，也可在會(huì)場認(rèn)領(lǐng)簽收。內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息對(duì)會(huì)議進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外要辦的事項(xiàng)，如外來人員電話重要日程安排布置等的辦理、外來記者等接待陪同等事項(xiàng)。維護(hù)會(huì)場秩序行政人員需保證會(huì)場內(nèi)外的肅靜，注意周圍警戒和保衛(wèi)，嚴(yán)防各種事故發(fā)生。行政人員需處理會(huì)中臨時(shí)事項(xiàng)，承辦主要領(lǐng)導(dǎo)或重要與會(huì)人員交辦的急事。其他服務(wù)行政人員需對(duì)會(huì)中一般需用物品應(yīng)有余量準(zhǔn)備，以應(yīng)付個(gè)別