后勤公司公文管理制度樣本

1、第 PAGE10 頁(yè) 共 NUMPAGES10 頁(yè)后勤公司公文管理制度樣本后勤公司 公文管理制度樣本為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，嚴(yán)格公文處理程序，提高工作效率，根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文管理辦法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。一、公文的定義及分類 1、公文定義 ：是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中，按嚴(yán)格的、特定效力的、規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。2、公司公文分類：（1）公司規(guī)章制度及流程文件和表單類。（2）通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文、送達(dá)有關(guān)部門周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、發(fā)布規(guī)章制度以及任免或聘用干部等。（3）報(bào)告：適用于向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)

2、機(jī)關(guān)的詢問等。（4）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示工作、批準(zhǔn)某種要求等。請(qǐng)求要一事一報(bào)。（5）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽合作、詢問和答復(fù)問題、向主管或相關(guān)部門報(bào)請(qǐng)確認(rèn)事項(xiàng)等。（6）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況 （7）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載會(huì)議的基本情況、討論和研究的問題、發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等。二、公文處理原則 1、公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。3、公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)

3、范進(jìn)行，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。4、綜合管理部是公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。5、各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門起草的公文。三、管理規(guī)定 1、起草公文要求。（1）起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。(見附件) （2）公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。如涉及其他部門，以公司級(jí)文件下發(fā)。（3）發(fā)出的公文，必須報(bào)辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規(guī)定。（4）傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。2、收文管理 （1）公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定

4、，并隨時(shí)抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號(hào)、傳閱追蹤記錄等）（2）公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治?、記錄、傳送、歸檔。（3）公司收文由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。3、發(fā)文管理 （1）、公司發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的，還應(yīng)附批示件。（2）、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。（3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。（4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是

5、否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。（5）、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（6）、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管。4、公文的存檔與保管 （1）、綜合部檔案管理員每年 3 月底以前將上年度的公文整理歸卷。對(duì)未及時(shí)歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負(fù)責(zé)向有關(guān)部門清理搜集，各部門應(yīng)予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對(duì)特殊時(shí)期形成的檔案資料全部收回歸檔。（2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后按規(guī)定實(shí)施銷毀。各部門、各單位要按上訴規(guī)定書寫公文；凡上報(bào)公司的各類報(bào)告、請(qǐng)示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內(nèi)部發(fā)布各類

6、信息的文字材料均按上訴規(guī)定辦理。XXX股份有限公司文件穗XX發(fā)【2022】第12號(hào)關(guān)于印發(fā)公文管理規(guī)定的通知公司各部門：為加強(qiáng)對(duì)本公司公文管理，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)有效地運(yùn)用公文，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。一、公文的常見種類（一） 規(guī)定：為處理某種事項(xiàng)、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。（二） 決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三） 決議：適用于經(jīng)過會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要事項(xiàng)。（四） 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。（五） 通知：適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要

7、求各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。（六） 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（七） 報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（八） 請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)。（九） 批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示的事項(xiàng)。（十） 意見：適用于對(duì)重要問題提出建議和處理辦法。（十一） 函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十二） 會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。二、公文的收發(fā)和承轉(zhuǎn)（一）公司公文分兩類，一類是外來公文（即來自公司之外的各種文件、傳真、信、函），另一類是公司各部門擬寫的

8、內(nèi)部公文。（二）外來公文由前臺(tái)統(tǒng)一收取，填寫“收文登記表”，并在右上角表上流水號(hào)。寫明收件人姓名的，由前臺(tái)直接交收件人簽收，其余公文交辦公室處理。（三）各部門擬寫的需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)、批辦的公文，先交辦公室，辦公室根據(jù)公文內(nèi)容填寫“文件呈批處理表”并標(biāo)上流水號(hào)登記號(hào)，交總經(jīng)理批辦。如有緊急公文送到，應(yīng)立即交送有關(guān)部門，不得有任何擱置。三、公文的擬辦和傳閱公司內(nèi)外公文，由其收文的各部門擬辦，并根據(jù)公文內(nèi)容送：（1） 辦公室呈總經(jīng)理批辦；（2） 有關(guān)部門承辦；（3） 有關(guān)部門傳閱。四、公文的批辦和承辦總經(jīng)理批辦的文件，由辦公室根據(jù)批辦的內(nèi)容：（1） 歸總經(jīng)理個(gè)人檔；（2） 送有關(guān)部門承辦；（3） 送有

9、關(guān)部門傳閱。五、公文的催辦和反饋（一）公文的催辦由送傳單位向受文單位催辦，一般不越級(jí)。由辦公室送轉(zhuǎn)總經(jīng)理的批辦件，由辦公室催辦；送轉(zhuǎn)公司辦公室的批文件，由辦公室催辦。（二）意見的反饋按逐級(jí)回轉(zhuǎn)的原則辦理。承辦單位逐級(jí)把意見反饋到批（送）辦單位（公司辦公室或有關(guān)部門）。特殊情況下，可直接反饋到總經(jīng)理本人。六、公文的辦復(fù)、清繳和歸檔（一）公文的辦復(fù)是指辦公室處理完批辦、轉(zhuǎn)辦或傳閱的公文后，將承辦結(jié)果及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）總經(jīng)理處理的公文，由辦公室辦復(fù)后清繳登記，并送檔歸檔。如總經(jīng)理需自行留檔，由辦公室填留檔表備案。（三）其他由辦公室或職能部門承辦的公文，處理完后應(yīng)及時(shí)交回辦公室統(tǒng)一整理、歸檔。有

10、原稿的應(yīng)將原稿連同文件歸檔。七、文稿的起草、審核和簽發(fā)（一）下發(fā)文件必須經(jīng)過起草、審核和簽發(fā)的程序。（二）凡以公司“穗XX發(fā)”下發(fā)的各類文件，綜合性的由辦公室擬稿，專題性的由各職能部門負(fù)責(zé)起草。（三）以公司名義下發(fā)的公文，必須填寫“XXX股份有限公司發(fā)文稿紙”，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后交辦公室統(tǒng)一下發(fā)。（四）各部門下發(fā)有關(guān)工作意見、規(guī)定、決定、通報(bào)等文件和信函證明、說明等外部往來公函，均采用公司文件紙，一般的通知?jiǎng)t不采用。（五）各部門下發(fā)的文件須遵循本規(guī)定第八點(diǎn)規(guī)定，均需填寫發(fā)文稿紙，由各部門主要負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由辦公室按規(guī)定格式打印，發(fā)文稿紙連同底稿和正式文件應(yīng)交辦公室存檔。八、發(fā)文

11、文號(hào)規(guī)定（一）公司對(duì)外行文的文號(hào)為：董事會(huì)行文：“穗XX董發(fā)”【200 x】第xxx號(hào)“穗XX董函”【200 x】第xxx號(hào)公司名行文：“穗XX發(fā)”【200 x】第xxx號(hào)“穗XX函”【200 x】第xxx號(hào)（二）內(nèi)外公函：“辦公室”的文號(hào)為：“穗XX辦函”；“財(cái)務(wù)部”的文號(hào)為：“穗XX財(cái)函”；“商務(wù)部”的文號(hào)為：“穗XX商函”；“質(zhì)量保證部”的文號(hào)為：“穗XX保函”；“生產(chǎn)部”的文號(hào)為：“穗XX生產(chǎn)函”；（三）各部門文號(hào)順序由本部門自行記錄編發(fā)，校樣稿連同電子文檔均須交辦公室，由辦公室作文、格式校訂，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，辦公室統(tǒng)一打印，以做到發(fā)文的規(guī)范、統(tǒng)一。九、公文的保密（一）公文拆啟和傳送由專人負(fù)責(zé)，辦公室和各部門指定一人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。（二）公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負(fù)責(zé)人外一般只限于責(zé)任人。需傳閱的文件，應(yīng)按主管領(lǐng)導(dǎo)的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。（三）注意公文的安全性。公文處