計(jì)算機(jī)二級(jí)access輔導(dǎo)講義 Ch08

1、第8章 報(bào)表設(shè)計(jì) 8.1 報(bào)表概述8.2 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表8.3 使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建報(bào)表 8.3.1 報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖8.3.2 設(shè)計(jì)報(bào)表8.3.3 報(bào)表的排序與分組8.3.4 報(bào)表的格式設(shè)置8.4 創(chuàng)建高級(jí)報(bào)表8.4.1 創(chuàng)建主子報(bào)表8.4.2 創(chuàng)建標(biāo)簽8.5 報(bào)表的預(yù)覽和打印8.1 報(bào)表概述報(bào)表與窗體 都屬于用戶界面，窗體最終顯示在屏幕上，而報(bào)表還可以打印在紙上。 窗體可以與用戶進(jìn)行信息交互，報(bào)表沒(méi)有交互功能。1報(bào)表的作用（1）打印格式化的數(shù)據(jù)，報(bào)表的格式能夠按照用戶的需要定制。（2）輸出數(shù)據(jù)庫(kù)中的原始數(shù)據(jù)，以及經(jīng)過(guò)組合或匯總的數(shù)據(jù)，并能對(duì)輸出的結(jié)果進(jìn)行分組和排序。（3）將數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)以清單、

2、標(biāo)簽或圖表等形式輸出。報(bào)表概述（續(xù)）2報(bào)表的類型（1）縱欄式報(bào)表：一行顯示一個(gè)字段，字段標(biāo)題顯示在字段的左側(cè)。（2）表格式報(bào)表：以行、列形式顯示記錄，一條記錄占一行，字段標(biāo)題顯示在每一列的上方。（3）圖表報(bào)表：以圖表形式輸出記錄。 （4）標(biāo)簽：是種特殊類型的報(bào)表，可以打印在標(biāo)簽上。3. 報(bào)表數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)庫(kù)中的表和查詢。 8.2 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表操作：（1）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，選擇“報(bào)表”對(duì)象，單擊“新建”按鈕。（2）在“新建報(bào)表”對(duì)話框中選擇“報(bào)表向?qū)А边x項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，啟動(dòng)報(bào)表向?qū)?。?）選擇數(shù)據(jù)源和輸出字段。（4）選擇分組字段。（5）選擇排序字段。（5）選擇布局方式。（6）選擇報(bào)表樣

3、式。（7）指定報(bào)表的標(biāo)題。范例使用向?qū)Ы?bào)表，打印“學(xué)生”表中的信息，并要求按照系部分組。操作提示：新建報(bào)表報(bào)表向?qū)?shù)據(jù)源選定相關(guān)字段選擇分組字段（系部）按性別排序默認(rèn)后續(xù)步驟8.3.1 報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖1. 報(bào)表的視圖 “設(shè)計(jì)”視圖：創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu)。 “打印預(yù)覽”視圖：查看報(bào)表的輸出結(jié)果。 “版面預(yù)覽”視圖：查看報(bào)表的版面設(shè)置。2. 設(shè)計(jì)視圖 在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中雙擊“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表”選項(xiàng)，打開。 有報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳和報(bào)表頁(yè)腳5個(gè)節(jié) 默認(rèn)為頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳3個(gè)節(jié)。 使用“排序與分組”屬性可以設(shè)置“組頁(yè)眉組頁(yè)腳”節(jié)，以實(shí)現(xiàn)報(bào)表的分組輸出和分組統(tǒng)計(jì)。報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖

4、（續(xù)1）報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖（續(xù)2）3. 報(bào)表中各節(jié)的作用 報(bào)表頁(yè)眉：常用于顯示報(bào)表的標(biāo)題、日期、標(biāo)志圖案等信息。 只在第一頁(yè)的開頭打印一次。 頁(yè)面頁(yè)眉：顯示報(bào)表中各列數(shù)據(jù)的標(biāo)題。每頁(yè)開頭打印一次。 組頁(yè)眉：顯示分組信息。每組開頭打印一次。 主體：顯示表或查詢中的記錄，是報(bào)表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域。 每條記錄打印一次。 組頁(yè)腳：常用于顯示分組的小計(jì)信息。每組末尾打印一次。 頁(yè)面頁(yè)腳：常用于顯示頁(yè)碼等信息。每頁(yè)末尾打印一次。 報(bào)表頁(yè)腳：常用于顯示日期或整份報(bào)表的總計(jì)信息。 每份報(bào)表末尾打印一次。 8.3.2 設(shè)計(jì)報(bào)表1. 基本設(shè)計(jì)方法 指定報(bào)表的數(shù)據(jù)源。 在報(bào)表中添加控件，并指定控件的控件來(lái)源。 設(shè)置報(bào)表

5、和控件的有關(guān)屬性。 根據(jù)需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行分組和排序。 對(duì)報(bào)表進(jìn)行格式設(shè)置。 預(yù)覽報(bào)表。 保存報(bào)表。 報(bào)表中每行記錄的高度取決于設(shè)計(jì)視圖中主體節(jié)的高度，一頁(yè)可打印的記錄數(shù)取決于每條記錄的高度和紙張高度。 范例創(chuàng)建報(bào)表，顯示90分以上（含90）的學(xué)生成績(jī)操作提示：設(shè)計(jì)視圖數(shù)據(jù)源為查詢“90分以上學(xué)生”頁(yè)面頁(yè)眉添加標(biāo)簽“90分以上學(xué)生成績(jī)”字體黑體，字號(hào)16，紅色字段列表選擇“姓名、課程名、成績(jī)”，標(biāo)簽部分移至頁(yè)面頁(yè)眉添加修飾性直線或曲線預(yù)覽范例創(chuàng)建報(bào)表，顯示學(xué)生的詳細(xì)情況操作提示：數(shù)據(jù)源：學(xué)生表頁(yè)眉添加標(biāo)簽“學(xué)生信息表”，設(shè)置格式選擇所有字段簡(jiǎn)歷的“可以擴(kuò)大”屬性設(shè)置為“是”照片的“縮放模式”屬性設(shè)

6、置為“縮放”，“邊框樣式”設(shè)置為“透明”插入頁(yè)碼，位于頁(yè)面頁(yè)腳，選擇格式增加報(bào)表頁(yè)眉頁(yè)腳，在頁(yè)腳添加一條直線，一個(gè)顯示制表人的標(biāo)簽，一個(gè)顯示當(dāng)前日期的文本框，文本框格式設(shè)置為“長(zhǎng)日期”8.3.3 報(bào)表的排序與分組1. 在報(bào)表中可以按指定的字段對(duì)記錄進(jìn)行排序和分組，并對(duì)各組數(shù)據(jù)進(jìn)行小計(jì)。2. 可以設(shè)置多個(gè)排序字段，也可以設(shè)置多級(jí)分組。并且可以同時(shí)使用排序和分組功能。3. 使用排序和分組功能 執(zhí)行“視圖|排序與分組”命令，打開“排序與分組”對(duì)話框。 在“字段/表達(dá)式”欄中選擇排序或分組字段。 在“組屬性”框中設(shè)置 組頁(yè)眉或組頁(yè)腳。 可以在組頁(yè)眉/組頁(yè)腳 中使用合計(jì)函數(shù)，對(duì)各 組信息進(jìn)行匯總計(jì)算。范

7、例為“選課”表建立報(bào)表，按照“課程號(hào)”排序，并對(duì)同一門課程按照“成績(jī)”降序排序操作提示：數(shù)據(jù)源：選課表自行設(shè)計(jì)報(bào)表的基本框架單擊工具欄的“排序與分組”按鈕，或者選擇菜單“視圖排序與分組”，在“字段/表達(dá)式”中選擇排序字段范例修改前一范例，按照“課程號(hào)”分組，并對(duì)同一課程號(hào)按照成績(jī)排序操作提示：打開前一范例報(bào)表單擊“排序與分組”工具按鈕，選中課程號(hào)，將“組頁(yè)眉”屬性設(shè)置為“是”，報(bào)表中出現(xiàn)“課程號(hào)頁(yè)眉”節(jié)課程號(hào)文本框從主體移動(dòng)至“課程號(hào)頁(yè)眉”范例為學(xué)生表建立報(bào)表，按“性別”分組，對(duì)同一組按“系部”排序，并統(tǒng)計(jì)男女學(xué)生的總?cè)藬?shù)操作提示：數(shù)據(jù)源：學(xué)生表自行設(shè)計(jì)報(bào)表基本框架打開“排序與分組”，“性別”

8、組頁(yè)眉和組頁(yè)腳均為“是”，“系部”設(shè)置排序，不設(shè)置組屬性調(diào)整報(bào)表性別頁(yè)腳添加文本框，控件來(lái)源屬性為“=count(*)”報(bào)表頁(yè)腳添加文本框，控件來(lái)源屬性為“=count(*)”注意相關(guān)函數(shù)count()、avg()、sum()、min()、max()出現(xiàn)在組頁(yè)眉和組頁(yè)腳中時(shí)，是對(duì)該組中的記錄進(jìn)行計(jì)算出現(xiàn)在報(bào)表頁(yè)眉和報(bào)表頁(yè)腳中時(shí)，是對(duì)整份報(bào)表的記錄進(jìn)行計(jì)算但是在頁(yè)面頁(yè)眉和頁(yè)面頁(yè)腳中，這些函數(shù)不起作用范例修改上個(gè)范例，在報(bào)表頁(yè)腳處顯示男女學(xué)生人數(shù)，增加年齡項(xiàng)，并更改“貸款否”的顯示方式操作提示：刪除性別頁(yè)腳的文本框，在報(bào)表頁(yè)腳添加兩個(gè)文本框，標(biāo)簽分別為“男生人數(shù)”和“女生人數(shù)”，文本框內(nèi)為=DCo

9、unt(學(xué)號(hào),學(xué)生,性別=男)=DCount(“學(xué)號(hào)”,“學(xué)生”,“性別=女)在主體中刪除復(fù)選框，添加一個(gè)文本框，控件來(lái)源為=IIf(貸款否,Y,)在主體中添加文本框，標(biāo)簽移到頁(yè)面頁(yè)眉，內(nèi)容為”年齡“，文本框控件來(lái)源為=year(date()-year出生日期)相關(guān)函數(shù)IIf()邏輯判斷函數(shù)，含義為：如果貸款否字段的值為真，就顯示“Y”，否則就不顯示相關(guān)函數(shù)域聚合函數(shù) 相關(guān)函數(shù)說(shuō)明： 函數(shù)格式中的3個(gè)參數(shù)都是一個(gè)字符串表達(dá)式。其中，expr可以是表中的字段名、窗體上的控件名、常量或函數(shù)。domain可以是表的名稱或查詢的名稱。criteria為可選項(xiàng)，用于指定函數(shù)的作用范圍；缺少此項(xiàng)，就默認(rèn)是

10、對(duì)整個(gè)域（記錄集）進(jìn)行計(jì)算。 任何包含在criteria中的字段必須同時(shí)也是domain中的字段，否則函數(shù)將返回Null值。 上述各函數(shù)可以在VBA代碼、宏、查詢表達(dá)式、窗體或報(bào)表的計(jì)算控件中使用。相關(guān)函數(shù)范例1。 求“選課”表中學(xué)號(hào)為“310201”的學(xué)生選修課程的總分。DSum(成績(jī),選課,學(xué)號(hào)= 310201 )2。 求“選課”表中課程號(hào)為“101”的課程的平均成績(jī)。DAvg(成績(jī),選課,課程號(hào)=101 )3。 統(tǒng)計(jì)“學(xué)生”表中的女生人數(shù)。DCount(學(xué)號(hào),學(xué)生,性別=女 )相關(guān)函數(shù)范例4。 統(tǒng)計(jì)“選課”表中課程號(hào)為“101”的課程的最高分和最低分。DMax(成績(jī),選課,課程號(hào)=101

11、 )DMin(成績(jī),選課,課程號(hào)=101 )5。 查找“學(xué)生”表中學(xué)號(hào)為“310201”的學(xué)生的姓名。DLookup(姓名,學(xué)生,學(xué)號(hào)=310201 )8.3.4 報(bào)表的格式設(shè)置1自動(dòng)套用格式（1）選擇要進(jìn)行格式設(shè)置的對(duì)象 單擊設(shè)計(jì)視圖左上角的報(bào)表選擇器選定整個(gè)報(bào)表 單擊節(jié)選擇器選定一個(gè)節(jié) 單擊控件選定相應(yīng)的控件。（2）執(zhí)行“格式|自動(dòng)套用格式”命令 在“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框中選擇一種格式。2. 定義格式（1）選中需要設(shè)置格式的控件。（2）利用“屬性”窗口或“格式”工具欄，自定義對(duì)象的格式。 8.4.1 創(chuàng)建主子報(bào)表1. 子報(bào)表是插在其他報(bào)表中的報(bào)表。合并兩個(gè)報(bào)表時(shí)，其中一個(gè)必須為主報(bào)表。2.

12、 主報(bào)表可以包含子報(bào)表，也可以包含子窗體。3. 設(shè)計(jì)方法 先在兩個(gè)報(bào)表所基于的表之間建立正確的關(guān)系。 在已有的報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表 先創(chuàng)建主報(bào)表，然后利用工具箱中的“控件向?qū)А奔啊白哟绑w/子報(bào)表”控件，在主報(bào)表中插入子報(bào)表。 創(chuàng)建子報(bào)表并插入到已有的報(bào)表中 分別創(chuàng)建主、子報(bào)表，然后利用工具箱中的“子窗體/子報(bào)表”控件，將子報(bào)表插入主報(bào)表中。 主子報(bào)表可以是綁定的也可以是非綁定的。范例創(chuàng)建學(xué)生報(bào)表，同時(shí)顯示“學(xué)生”表和“選課”表中的記錄操作提示：創(chuàng)建主報(bào)表“學(xué)生成績(jī)表”選擇控件“子窗體/子報(bào)表”，打開子報(bào)表向?qū)?duì)話框選擇“使用現(xiàn)有的表和查詢”選擇子報(bào)表的數(shù)據(jù)源以及要使用的字段，本例選擇“選課”表的“

13、課程號(hào)”和“成績(jī)”字段定義主報(bào)表鏈接子報(bào)表的字段8.4.2 創(chuàng)建標(biāo)簽使用標(biāo)簽向?qū)Ы?biāo)簽。操作： 在“新建報(bào)表”對(duì)話框中選擇“標(biāo)簽向?qū)А边x項(xiàng)，選取數(shù)據(jù)源后，單擊“確定”按鈕，啟動(dòng)標(biāo)簽向?qū)А?指定標(biāo)簽尺寸或自定義標(biāo)簽尺寸。 選擇標(biāo)簽中的文本的字體和顏色。 設(shè)計(jì)原型標(biāo)簽。 選擇排序字段。 指定報(bào)表的標(biāo)題。 利用向?qū)гO(shè)計(jì)完畢后，可以在設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行修改或調(diào)整，如添加線條、設(shè)置字體格式等。 范例使用標(biāo)簽向?qū)Ы?biāo)簽，打印“學(xué)生”信息操作提示：新建報(bào)表標(biāo)簽向?qū)?，?shù)據(jù)源“學(xué)生”表指定標(biāo)簽尺寸或自定義標(biāo)簽尺寸選擇文本的字體和顏色設(shè)計(jì)原型標(biāo)簽，需要的字段從“可用字段”列表中選取。輸入其他文字：操作提示（續(xù)）選擇排序字段：學(xué)號(hào)