模塊四秘書會務(wù)工作

1、模塊四 秘書會務(wù)工作第一部分 會議籌備工作【知識目標】熟悉會議的分類。了解會議的申報、審批。掌握會議預(yù)案的基本要素。【能力目標】能夠擬訂會議的籌備方案。能夠選擇會議地點、預(yù)定會議室。能夠熟練布置一般會場。能夠按要求發(fā)送會議通知、制發(fā)會議證件、發(fā)放會議文件資料及用品。1第一單元 會議預(yù)案擬定一、會務(wù)工作主要內(nèi)容各種會議類型不同，內(nèi)容各異，規(guī)模也有差別，會務(wù)工作的項目也不同，這里重點分析大中型會議會務(wù)工作的一般要求。（1）會議預(yù)案；（2）會議文件準備；（3）會議通知；（4）會前檢查；（5）會間調(diào)度；（6）會后整理。2二、會議預(yù)案的擬定所謂會議預(yù)案就是會議的籌備方案，制定好預(yù)案是開好會議的前提。會議

2、預(yù)案一般包括以下內(nèi)容：1.會名預(yù)案中首先明確會議名稱。會名要名實相符，妥帖恰當(dāng)。2.會議時間會議時間包括會議何時召開和會期長短兩項。3.會場開會地點，會場設(shè)置，要結(jié)合參加會議的人數(shù)和會議效果來綜合考慮。一兩百人的會議，就不要勉強在可容一千余人的大禮堂召開。34.出席范圍會議出席人數(shù)事先應(yīng)有比較精確的計算。會議開到哪一級（總公司、分公司、部門或車間），哪些單位派什么人出席，哪些單位應(yīng)有人列席，都應(yīng)心中有數(shù)。5.會議票證小型會議的票證很簡單，憑會議通知或介紹信即可。大型會議則需要專門印刷入場證和其他票證，重要會議還要為工作人員印發(fā)證件。6.會議籌備班子的職責(zé)分工會議籌備班子中有關(guān)方面（如會務(wù)組、秘

3、書組、后勤組）或有關(guān)人員的職責(zé)，一定要在會議預(yù)案中劃分清楚，以便預(yù)案中規(guī)定的各部門分別按照其職責(zé)要求去完成會議籌備和會議其他工作任務(wù)。47.會場布置會場通常為方形、長方形，也有布置成馬蹄形、圓形、八角形、山字形、而字形，視會議需要而定。8.主席臺主席臺是會議參加者注目的地方，也是會場布置的重點，應(yīng)在預(yù)案中單獨列為一項。9.會議議程會議議程通常是指會議所要解決、處理問題的大體安排，一般須經(jīng)大會通過。10.經(jīng)費預(yù)算會議活動的經(jīng)費視會議規(guī)模大小、規(guī)格高低而定。但只要會議涉及經(jīng)費問題都要事先做好預(yù)算，以備領(lǐng)導(dǎo)審核。511.選舉投票的組織工作各種代表會議往往有選舉投票工作。投票地點、票箱的設(shè)置、唱票間隙

4、的活動，都應(yīng)在預(yù)案中有所安排。12.發(fā)獎活動的組織工作表彰大會往往都有發(fā)獎活動，氣氛既要熱烈，又要防止錯亂，預(yù)案中應(yīng)就此列出專項，作好安排。13.集體攝影活動組織工作大型會議的集體攝影活動看起來不過是幾分鐘的事，但會務(wù)工作人員往往要為此花費很多精力。14.特殊活動的安排有些特殊性的會議，如節(jié)日的焰火晚會，也應(yīng)列入節(jié)日慶祝預(yù)案之中。6第二單元 會前組織準備一、會前專項檢查會前檢查是落實預(yù)案、保證開好會議的重要一步，重要會議在會前要多次反復(fù)檢查落實。會前檢查，一般分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查這兩種方式。二、議題收集整理辦公會議題收集，由秘書人員主動向有關(guān)行政副職和職能部門聯(lián)系、征詢

5、。在建立良好工作秩序的企業(yè)中，職能部門則每周定時向辦公室主動聯(lián)系，提出需要提交辦公會研究的問題。7三、會議文件準備會議審議的文件材料，應(yīng)在會前數(shù)日分送與會人員審閱，讓他們有時間準備意見，特別是研究工作方案、審議工作計劃的會議，這一環(huán)很重要，會直接影響會議的效率。辦公會相關(guān)材料的準備一般包括：（1）與議題相關(guān)的背景材料及解決問題的初步方案；（2）議題提出部門向辦公會所作的專題匯報材料；（3）擬作為會議討論的文件初稿或擬提交會議討論通過的決定草案。8四、會議文件管理辦公會會議記錄，應(yīng)由秘書部門妥善保管。作為討論稿的相關(guān)文件，應(yīng)按文書處的有關(guān)制度予以妥善處理。五、會間組織調(diào)度1.會議簽到制度會議簽到

6、可以及時了解該會的人是否到會，準確地統(tǒng)計到會人數(shù)。2.候會制度有些會議，議題較多，與前一議題無關(guān)但必須參加后一議題匯報討論的人員，秘書部門可根據(jù)預(yù)計的各議題討論時間，通知他們在討論前達到，另行為他們安排地方候會。93.會議特殊情況的應(yīng)急措施會議進行過程中可能發(fā)生臨時變動，如調(diào)整議題、臨時動議、增加與會人員以及其他特殊情況。秘書部門要根據(jù)情況采取應(yīng)急措施，做好臨時調(diào)度工作，保證始終有人在場服務(wù)。4.大型集會的現(xiàn)場指揮大型會議活動要有現(xiàn)場指揮，并運用現(xiàn)代化聯(lián)絡(luò)手段（如有線廣播、無線電對講機和其他聯(lián)絡(luò)信號等）來調(diào)動隊伍，處理突發(fā)事件，保證集會的順利進行。10第二部分 會務(wù)組織管理【知識目標】了解會議

7、組織工作方法的變革。熟悉會議服務(wù)的基本要求。熟悉會議的文字工作（簡報、紀要、工作規(guī)程、總結(jié)等）。了解會議評估的基本方法?！灸芰δ繕恕磕軌蜃龊煤灥郊白灰龑?dǎo)工作。學(xué)會會議服務(wù)禮儀。能熟練使用會議常用設(shè)備。熟悉并掌握會議材料的制作。能夠做好會務(wù)協(xié)調(diào)工作。能夠做好會議的總結(jié)工作。11第一單元 會議服務(wù)規(guī)程一、會務(wù)工作總體要求（一）準備充分會務(wù)工作是一項時限性、集中性很強的工作，會期機動時間很少，這就要求秘書人員必須充分做好會前準備工作。主要包括：（1）擬定會議計劃，一般要制成會議活動安排表。會議時間、名稱、與會單位及人員、議題、主持人、地點等均填入表中，提前分發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。（2）制定會議預(yù)案，

8、即會議的籌備方案，主要包括：會議名稱、會議主題、會期、出席人員、會務(wù)工作組及職責(zé)分工、會議會場布置、會議其他活動安排等。12（3）準備會議材料。一般在較重要的會議舉行前均應(yīng)提前準備好各種會議材料。主要包括：開幕詞、閉幕詞、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)言、交流材料等。（4）發(fā)送會議通知。會議開始前一般都要發(fā)通知給有關(guān)人員。（5）布置會場。人的情緒很容易為外界因素所影響，合理布置會場，既能改變會議氛圍，也能調(diào)節(jié)與會者心情。（6）座次排列。包括主席臺座次和其他與會者座次。（7）制發(fā)名冊與證件。名冊主要包括姓名、性別、年齡、工作單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、房間號（與會期間）等項目。13（二）組織嚴密會議經(jīng)過充分的準備

9、工作階段后，會議的組織工作將會議帶入實質(zhì)性階段，這就要求各項具體的會務(wù)工作責(zé)任到人，安排有序，運轉(zhuǎn)有方，既遵循原則又不失靈活。具體包括：（1）簽到工作。簽到是為及時了解與會人員的基本情況，同時對于需要選舉的會議，還涉及到有無達到法定選舉人數(shù)和選舉結(jié)果是否有效的問題。（2）接待工作。會議接待工作的好壞直接關(guān)系到會議和會議主辦者的形象。秘書人員要根據(jù)會議的基本要求，彬彬有禮，熱情周到，做好接待工作，使與會人員頗感親切，從而提高會議工作效果。14（3）會議記錄。會議記錄是秘書人員的一項重要工作。認真做好會議記錄，力爭做到記錄材料完整、翔實。尤其是重要會議的講話、發(fā)言，還需要通過錄音、錄像等方法加以輔

10、助。為會后整理、分析、研究提供依據(jù)。（4）編寫會議簡報是對會議進程，動態(tài)地直接反映，通過通報會議情況的文件形式向與會者發(fā)布，便于與會人員、組織者及領(lǐng)導(dǎo)及時掌握會議信息和會議進程，加強交流。（5）會間調(diào)度。即會議期間對會議程序、內(nèi)容以及會場服務(wù)等環(huán)節(jié)進行調(diào)整和安排。會務(wù)組織人員要及時了解會議進行的情況和與會者意見、建議，并遵照主要領(lǐng)導(dǎo)者或主席團指示進行會議期間有關(guān)內(nèi)容的適當(dāng)調(diào)整。15（6）會間生活安排。一次大型會議，從準備到完成凝聚了很大的工作量，應(yīng)該說組織工作非常不易。能否合理安排好會間與會人員的吃、住、行（交通）、樂（適當(dāng)娛樂）等事宜，直接反映了會議組織工作的質(zhì)量好壞，也是會議能否取得成功的

11、重要因素。（三）服務(wù)周到會議期間，秘書人員要擺正自己的位置，將做好服務(wù)工作放在重要位置，以熱情、細致、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)迎接與會人員。在服務(wù)的每個環(huán)節(jié)上，都要考慮全面、周到，嚴防出現(xiàn)差錯。16（四）安全保障會議的安全保障是會議成功與否至關(guān)重要的前提。尤其是大型會議，重要領(lǐng)導(dǎo)人出席的會議，一是規(guī)模大、范圍廣，二是影響廣，媒體介入力度強，安全工作迫在眉睫，采取強有力的安全措施非常必要。它主要表現(xiàn)在交通、飲食、文體及會議內(nèi)容保密、重要人物在公眾場合出入保護等各個環(huán)節(jié)。17二、會務(wù)工作規(guī)程會議組織工作，特別是非常規(guī)的大中型會務(wù)工作按照前文所說的方法制作會議預(yù)案，是一種多年形成的傳統(tǒng)方法。這種方法是有效的，但也

12、存在需要改進的地方。如用這種傳統(tǒng)方法，很難在預(yù)案中將會議細節(jié)如時間要求以及工作效果要求制定得很完備，因而在操作時，工作人員只能依靠經(jīng)驗跟上整個會議籌備的進程，籌備服務(wù)工作也只能依靠經(jīng)驗或按口頭指示盡可能滿足工作要求。18（1）會議組織規(guī)程表將原來用冗長文字表達的預(yù)案變成一兩張很簡明的表格。不但篇幅縮小了，而且條理清晰。（2）會議籌備組織工作在預(yù)案中比較難以表述的細節(jié)，在表格的項目中都能很清晰地表達，且工作的要求、完成的時間、責(zé)任人一目了然。（3）對經(jīng)?；I備大中型會議活動的單位，對于不同的會議，這種表格不僅項目可以相對固定，甚至有些要求也可以大體相似，僅對時間、責(zé)任人作些調(diào)整即可使用，這樣極大地

13、縮短了會議籌備工作的時間。19第二單元 會議組織控制會議種類繁多，性質(zhì)不同，目的各異，規(guī)模、會期也互有差異。因此，在會議工作具體實務(wù)操作過程中，采取的方法和措施也自然不同。只有充分了解各種會議的基本特點，做到心里有數(shù)，不斷積累經(jīng)驗，才能使會務(wù)工作真正務(wù)實、高效、圓滿。這里主要介紹常見的會議實務(wù)處理技巧和方法。一、會議組織技巧（一）如何選擇和布置會場201.會議場地選擇對組織一些較大規(guī)模或重要性會議特別重要，主要掌握以下要點：（1）足夠的會議場地空間。這既為會議場地布置帶來多種選擇，也是保持會議室內(nèi)良好空氣、環(huán)境的需要。（2）與會人員與會務(wù)組均感方便的場所，這是提高會議效率的需要。（3）良好的照

14、明、通風(fēng)、保暖（或送涼）設(shè)備，這是保持與會人員良好精神狀態(tài)的需要。（4）完善的會議設(shè)備，除普通桌椅外，有時需要黑（白）板、視聽器材（投影儀、幻燈機、擴音設(shè)備等）以及各種不同會議所需的專用設(shè)備器材等。（5）抗干擾。212.會場布置要求（1）會議桌椅安排。會議時間如果較長（1小時以上），要盡量安排桌子大一些，椅子有靠背，便于攤放會議資料，同時能減輕與會者身體疲勞。年長者居多的會議，自由討論的會議，在桌椅安排上更多考慮舒適為主。（2）照明光線。一般宜采用親和的暖色燈光為主。既避免受強光照射刺眼引起疲勞，又利于與會者集中注意力。會議室窗簾應(yīng)用遮光布。（3）室內(nèi)裝飾。室內(nèi)裝飾并不是越高檔豪華越好，而應(yīng)根

15、據(jù)會議中心議題，起到突出會議主題和烘托會議氣氛的作用。（4）排列座次。這是很多會議必須要做的重要工作。22（二）會議議題確定（1）提交會議討論的議題資格。提交會議討論的議題，一定要夠得上會議討論標準。即一般性事務(wù)議題，主管領(lǐng)導(dǎo)能解決的問題，不要放到集體會議上討論。（2）議題應(yīng)有簡要的文件或匯報提綱。（3）議題及文字材料應(yīng)事前經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人審批和專人對其內(nèi)容及文字審核把關(guān)。（4）議題選定、處理，均應(yīng)當(dāng)事前請主管領(lǐng)導(dǎo)人審定。（5）適量的會議議題。議題過多，與會者不能充分發(fā)表意見，討論倉促，容易忽視有關(guān)因素；議題太少，會議效率就顯得低下，會議的必要性就值得懷疑。23（三）會議日程與時間的安排會議日程是秘

16、書人員對會議期間整個過程的框架安排，會議時間是對會議各個環(huán)節(jié)的具體時間分配。1.會議日程確定一般根據(jù)召開會議的具體目的，確定總體安排。在具體運作過程中應(yīng)特別注意以下因素：一是事先安排好關(guān)鍵人物（重要領(lǐng)導(dǎo)人、發(fā)言者）等的時間。二是考慮多數(shù)與會人員的情況確定日程。三是照顧特殊原因或因素。四是例會制度不能隨意改變。242.會議時間分配會議日程一旦確定，應(yīng)該說，會議召開的時間也就可以確定了。特別注意的是，會議時間較長的，一定要安排好開（閉）幕式的具體時間，做到每個與會者心中有數(shù)，也便于安排會間活動。同時要注意每次召集時間不宜太長，以 2 小時左右為宜，避免因開會時間過長，引起與會者疲勞，降低會議工作效

17、率。如確需將會議時間延長，中途可安排 10 耀 15分鐘的休息。25（四）會議通知與會議材料1.會議通知會議一旦決定召開，就要以書面形式分發(fā)通知。召開單位內(nèi)部會議可以給每位參加者發(fā)一份通知，也可以用傳閱形式通知，甚至可以布告欄上通知、電話通知或轉(zhuǎn)告等。2.關(guān)于會議資料很多會議，為使與會者早日準備討論內(nèi)容或意見、建議，會議資料和會議通知一并發(fā)出。會議資料一般包含：一是對會議議題的主要說明，闡明會議目的與背景；二是對會議中要討論議案的說明。26（五）會中茶水服務(wù)與會間膳食安排1.茶水服務(wù)會中服務(wù)除了提供必要的資料準備、與會人員的引導(dǎo)、突發(fā)事件的處理等，很重要的一個環(huán)節(jié)是做好茶水服務(wù)工作。（1）茶水

18、端出時間要適當(dāng)，會議時間長，要多次倒茶。（2）倒茶姿勢文雅，茶杯不要放在會議資料上，要慢倒輕放。（3）先端給重要人物或外單位人員。（4）準備充足的熱水，方便與會人員隨時能用。27（5）遇到像座談會、商談會等較寬松自由的聚會，可準備一些飲料或糖果，增加親切感，改善會議氣氛。（6）大中型會議主要對主席臺及前排重要代表席上茶水，小型會議直接上茶水。2.會間膳食安排有很多會議，因開會時間較長，需要安排與會人員的用膳。因與會人員來自各個地方、單位，所以與一般的單位食堂用餐是不同的。合理安排用膳，是一件很細致，嚴肅的工作，要主動請示領(lǐng)導(dǎo)，再作妥善安排。并對不同的情況，不同的會議采取不同的方法。28（1）在

19、會議通知中注明是否用膳。用膳時統(tǒng)計人數(shù)要準確。（2）預(yù)約訂餐時，要明確交代具體時間、確保準時送來。（3）注意用餐食物口味大眾化與特殊化相結(jié)合。大中型會議，用膳人數(shù)多，以符合大多數(shù)人的口味為宜，對少數(shù)特殊情況者（少數(shù)民族、地域飲食習(xí)慣特殊、孕婦等）要事先了解清楚，以便給予適當(dāng)照顧。（4）因會議用膳人多、集中、量大，飲食衛(wèi)生特別重要，以防食物變質(zhì)、中毒事故發(fā)生。（5）會議用膳力求經(jīng)濟實惠。29二、會議角色扮演作為秘書人員，在各種會議中經(jīng)常扮演不同角色。掌握會議不同角色的基本要領(lǐng)和技能，是一位秘書綜合能力的基本要求。（一）如何當(dāng)好主持人會議主持人，擔(dān)負著控制會議有序進行的重任。他對會議良好氛圍的營造

20、和會議效率的提高起到了極其重要的作用。1.主持原則（1）善于調(diào)節(jié)各方意見。（2）充分發(fā)揚民主。（3）效率優(yōu)先。無論什么會議，都必須在議程規(guī)定的一定時限內(nèi)完成，力求高效率。30（4）集中統(tǒng)一。主持人要與主辦方領(lǐng)導(dǎo)及時交換溝通信息，利用自己的有效職權(quán)，集中統(tǒng)一指揮整個會議過程，這樣能有效地將會議控制在議題范圍。在會議結(jié)束前，主持人一般都要對本次會議作出簡短精要的概括，表達會議成功之意。2.主持人基本能力要求主持會議是一門學(xué)問，必須不斷積累經(jīng)驗，才能使會議在主持人的引導(dǎo)下開得有條不紊。（1）調(diào)研能力。就是主持人在會前應(yīng)對整個會議的基本情況作認真調(diào)查、分析、研究，掌握一手材料，以便在主持時得心應(yīng)手，避

21、免因不了解情況而出現(xiàn)錯誤。（2）洞察能力。作為主持人，要能夠及時觀察會場情況并及時作出反應(yīng)。31（3）判斷能力。作為會議主持人，在充分遵從主要領(lǐng)導(dǎo)或主席團意見的前提下，對會議需要解決的情況不優(yōu)柔寡斷，猶豫不決，必須果斷裁決。（4）表達能力。主持人的語言要求準確、簡潔、有號召力。這要求主持人善于表達大會意圖。我們經(jīng)?？吹揭恍┲鞒秩嗣钫Z連珠，使大會有聲有色。（二）會議發(fā)言技巧會議發(fā)言與平時一般交流時的用詞、語調(diào)、神態(tài)均有很大區(qū)別。在稍大規(guī)模的會議上發(fā)言，對發(fā)言者來說，是有較高要求的。321.語言通俗易懂除專業(yè)學(xué)術(shù)會議外，一般會議與會者學(xué)歷層次，文化程度等相差很大。為加強溝通、交流，發(fā)言者所用語言應(yīng)

22、盡可能通俗易懂，避免出現(xiàn)深奧難懂、專業(yè)性很深的詞匯。即使國家領(lǐng)導(dǎo)人的報告都是遵循這個基本原則的。2.發(fā)言簡潔明了除特殊需要（專題報告、學(xué)術(shù)研究等），一般性會議發(fā)言的時間長短均有明確規(guī)定，力求簡明扼要。話說多了，易偏離議題中心，如果不是高明的演說者，泛泛而談，更易引起與會者反感。333.節(jié)奏快慢有序會議發(fā)言不是播音、朗讀，它應(yīng)該是隨著內(nèi)容的變化、會場的氣氛及時變換語調(diào)和速度的。4.形體語言得體在發(fā)言過程中，加以適當(dāng)、得體的形體語言（主要通過手勢、臉部表情等），對提高會議發(fā)言的感染力能起到很大的作用。5.保持雙向交流發(fā)言時要面對觀眾，不要看天花板、地板或斜視，要善于把握會場氣氛，將你的目光從一個人

23、身上慢慢移向另一個人，讓你的目光在每個人身上都停留片刻。34三、會議控制技巧（一）如何營造踴躍發(fā)言的氛圍在舉行的各種會議中，我們經(jīng)?？吹?，由于種種原因使會議“冷場”，這未必就是壞事，可能是與會者正在動腦筋思考問題。作為會議組織者此時不應(yīng)慌張，應(yīng)注意觀察每位與會者的表情。1.主持或組織者要有幽默感這是在會議舉行過程中適當(dāng)運用幽默語言，提起與會者的精神和興趣，使大家有親切、輕松感，產(chǎn)生主動參與意識和欲望，關(guān)鍵要掌握一定的“度”。352.供大家討論的議題要具體組織者提供較具體的議題，便于大家在討論時下手。如討論來年計劃時，可分階段討論。3.會議組織者要創(chuàng)造民主氣氛不要在會議上指責(zé)發(fā)言者，即使說錯了，

24、也不能當(dāng)面點明，只能以解釋的方式進行處理比較合適。千萬不要以簡單、粗魯?shù)姆绞叫惺?。如果這樣，要么對方沉默，要么互相爭論，總之效果適得其反。36（二）如何緩解會議出現(xiàn)的緊張氣氛有時，會議可能出現(xiàn)一些意想不到的事情。有些人甚至利用會議這種特殊形式來發(fā)泄私人恩怨，使組織者難堪。作為秘書人員，面對這種情況，首先不要緊張害怕；其次不要以牙還牙，要保持自己的身份；再次就是要用巧妙的語言，從容對待。這需要組織者有良好的心理素質(zhì)和綜合能力。37四、會議問與答的方法在會議過程中，及時提問和恰到好處的解答能使會議質(zhì)量上一個臺階，增色不少。作為秘書人員，掌握問與答的技巧是秘書做好會務(wù)工作基本的要求之一。（一）會議提

25、問方法在會議進行過程中，經(jīng)常會遇到不明白或需要加深理解的時候，為跟上會議進程，趁熱打鐵，有必要及時提問。1.不明白的地方要及時提問，以便跟上會議節(jié)奏2.正確選擇提問對象如“我想請問大會主席”“請問大會主持人”等，提問對象一定要明確。383.問題提得明確、精要不要一次提很多問題，也不要一個問題中含有太多的層次，以確保回答者“對癥下藥”，否則易造成回答者無從下手。4.提問緊扣會議主題提問者一定要緊緊抓住會議議題，所提問題最忌不著邊際，遠離主題，否則會遭到主持人或答題者婉言拒絕，甚至難堪地反問。5.提問不是指責(zé)提問的目的是想更深、更多地了解發(fā)言者的意圖或精神，絕不是對發(fā)言者的無端指責(zé)或品頭論足。提問不是辯論。這是提問者必需掌握的基本原則。39（二）會議解答提問的要領(lǐng)當(dāng)會議上有人向你提出問題時，如果給予恰當(dāng)?shù)幕卮穑@既達到了對方的目的，也使你的發(fā)言獲得了更大的成功，那么如何做到回答有方呢？1.確認對方提問內(nèi)容在聽到對方提問后，稍思片刻，很有禮貌地問對方“你是問這個問題嗎？”，“是想讓我將剛才所說的作些說明嗎？”等。這樣一來，對方感到的是一種尊重，會對你產(chǎn)生一種親切感，雙方合作就容易順利。2.抓住問題要點回答有時提問者問題語言較長，層次也可能較多，但你要抓住最主要的一點展開回答，其他內(nèi)容可附帶說明