文書檔案立卷歸檔操作說(shuō)明

1、文書檔案立卷歸檔操作說(shuō)明根據(jù)國(guó)家體育總局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，收集的歸檔文件材料應(yīng)組件齊全、內(nèi)容完整，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。二、組卷（一）卷的構(gòu)成。各部門文書檔案以卷為單位進(jìn)行立卷歸檔。歸檔文件一般以一個(gè)事由歸一卷，按文件形成先后順序排列。（二）卷內(nèi)文件排序。正本（紅頭文件）與定稿（包括法律法規(guī)重要文件的歷次修改稿）為一件，正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文本為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；中文本與外文本為一件，中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)，函與復(fù)函等）為一件，復(fù)文在前，來(lái)文在后；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料

2、一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本，一本為一件；收文處理用紙與來(lái)文為一件，收文處理用紙?jiān)谇?，?lái)文在后；內(nèi)部請(qǐng)示、報(bào)告（簽報(bào)用紙）為一件。三、分類方法按照“年度機(jī)構(gòu)保管期限”三級(jí)分類。（一）按年度分類。將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度。臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的文件，視情況可以按年度立卷，也可以放在工作結(jié)束的年度立卷。（二）按機(jī)構(gòu)分類。將文件按

3、其形成或承辦部門分類，涉及多個(gè)部門形成的文件歸入文件主辦部門，其他部門將相應(yīng)的復(fù)制件歸檔。（三）按保管期限分類。根據(jù)國(guó)家體育總局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定每卷保管期限分為永久、30年、10年。不同年度、不同保管期限的文件不得混淆。（一）凡是破損，字跡難以辨認(rèn)的文件材料要進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。（二）不得用廢紙打印文件、立卷歸檔（若不慎有用廢紙打印的情況，應(yīng)用鉛筆將廢棄一面劃掉）。（三）過(guò)小的紙張應(yīng)加貼A4襯紙；裝訂部位有字跡或過(guò)窄應(yīng)加貼紙邊，膠水應(yīng)干透；紙張大于卷面的文件應(yīng)折疊整齊。（四）去掉文件上的曲別針、訂書釘?shù)冉饘僦破?。五、編寫?yè)號(hào)卷內(nèi)文件材料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后，用鉛筆在有文字的每頁(yè)材料（

4、包括裝訂成冊(cè)的印刷品）的正面右上角、背面左上角編寫頁(yè)號(hào)，空白頁(yè)不編頁(yè)號(hào)。若印刷品單獨(dú)立卷且首頁(yè)即有頁(yè)號(hào)，則不必重復(fù)編寫頁(yè)號(hào)；若一卷檔案內(nèi)文件過(guò)多，可分為“上、下卷”或“一、二三卷”，但每一卷文件頁(yè)號(hào)均從“1”開(kāi)始編寫。六、填錄卷內(nèi)文件目錄按照統(tǒng)一模板（見(jiàn)表1）填錄卷內(nèi)文件目錄（置于卷首），表內(nèi)的順序號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)為必填項(xiàng)。密件應(yīng)使用保密設(shè)備錄入和打印，也可手寫（使用黑色鋼筆或簽字筆）。（一）順序號(hào)：以每件文件（正本和定稿）為單位填寫歸檔文件順序號(hào)。（二）文號(hào)：即文件的發(fā)文字號(hào)，如“體辦字20191號(hào)”，無(wú)發(fā)文字號(hào)可不填。（三）責(zé)任者：發(fā)文以印章為依據(jù)；不需蓋章的文件以文件形成部門（落款）

5、為依據(jù)。（四）題名：即文件標(biāo)題，應(yīng)與文件標(biāo)題相符，不得簡(jiǎn)單概括或漏填；文件無(wú)標(biāo)題則應(yīng)根據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確擬定標(biāo)題，不得省略不填。如文件為電話記錄，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確擬定標(biāo)題為“關(guān)于XXX的電話記錄”。文件標(biāo)題若一行錄入不下，可縮小字號(hào)或使用下一行，但不得更改模板的行高和列寬。（五）日期：即文件的形成時(shí)間（落款日期），以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如“”。（六）頁(yè)號(hào)：按照卷內(nèi)文件排列順序填錄每一件的起始頁(yè)號(hào)，如第一件“1”、第二件“8”，依此類推，最后一件填錄起始和終止頁(yè)號(hào)，如“12-18”。（七）備注：標(biāo)注文件密級(jí)。表1卷內(nèi)文件目錄順序文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注1體辦字20191印章體育總局辦公廳關(guān)于X

6、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的通知201901071密級(jí)2形成部門名稱關(guān)于XXXXXXXXXXXX的請(qǐng)示落款日期83形成部門名稱關(guān)于XXXXXXXXXXXX的電話記錄落款日期114無(wú)須填寫來(lái)文文號(hào)收文處理形成部門名稱財(cái)政部關(guān)于XXXXXXXXX的函收文處理落款日期12-18七、填寫卷內(nèi)備考表按照統(tǒng)一模板（見(jiàn)表2）填錄卷內(nèi)備考表（置于卷尾），注明卷內(nèi)文件是否齊全，以及文件缺損原因；立卷人（公務(wù)員或掛職人員）、檢查人（處室負(fù)責(zé)人）簽字，填寫立卷日期。表2卷內(nèi)備考表檔案卷皮分別為10mm、15mm、20mm三種厚度，應(yīng)當(dāng)依據(jù)卷內(nèi)文件厚度選擇適當(dāng)?shù)木砥?，以文件的左?cè)和下方為準(zhǔn)對(duì)齊文

7、件，在左側(cè)用雙線三孔裝訂，注意不得壓字，裝訂長(zhǎng)度在16cm左右。九、填寫案卷封皮（見(jiàn)表3）（一）以處室為單位統(tǒng)一書寫卷皮，各部門綜合處室統(tǒng)一編寫案卷號(hào)。案卷部門、標(biāo)題兩項(xiàng)用黑色鋼筆或簽字筆填寫，其余各項(xiàng)用鉛筆填寫。（二）案卷標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。（三）按照國(guó)家體育總局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定確定保管期限，分為永久、30年和10年。表3案卷封皮十、案卷排列（一）按照統(tǒng)一模板填錄案卷目錄（見(jiàn)表4）,填錄時(shí)應(yīng)注意與案卷封皮的相應(yīng)內(nèi)容保持一致。案卷標(biāo)題若一行錄入不下，可縮注：模板不得任意更改。相關(guān)文檔可在“國(guó)家體育總局政府網(wǎng)站辦公廳頁(yè)面（）的文件公告欄目”中查看并下載。

8、小字號(hào)或使用下一行，但不得更改模板的行高和列寬。（二）按照處室排列順序?qū)⒉煌９芷谙薜陌妇矸謩e排列（三）案卷的排列方法應(yīng)保持前后一致，不得任意改動(dòng)。表4案卷目錄4C卷號(hào)案卷標(biāo)題年度件數(shù)頁(yè)數(shù)保管期限備注1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工作有關(guān)文件（使用保密設(shè)備或手寫）201959730年密級(jí)2XXXXXXXXXXXXXXX會(huì)議文件材料20191516630年十一、歸檔各部門檔案管理人員應(yīng)將各處室案卷集中，對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，按要求于每年3月底前統(tǒng)一向辦公廳政務(wù)公開(kāi)和信息檔案處移交，同時(shí)移交案卷目錄的紙質(zhì)和電子版各1套，并辦理相應(yīng)的交接手續(xù)（見(jiàn)表5檔案交接文據(jù)）。表5檔案交接文據(jù)移交單位接收單位交接性質(zhì)檔案移