高效職場(chǎng)的時(shí)間管理與效率提升(孫光夫)

1、把時(shí)間留給最重要的事高效職場(chǎng)的時(shí)間管理與效率提升湖北人力資源師培訓(xùn)聯(lián)盟2011年下半年人力資源管理培訓(xùn)實(shí)戰(zhàn)課8/20/20221孫光夫，字和道，鏡泊湖人華中科技大學(xué)工商管理學(xué)院MBA國(guó)家注冊(cè)高級(jí)企業(yè)培訓(xùn)師2008湖北十佳企業(yè)培訓(xùn)師企業(yè)人力資源管理師高級(jí)講師孫光夫新浪微博： QQ:292699158/20/202228/20/20223團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖與五行分組分為五個(gè)隊(duì)，取名淵源：古人將人劃分為五等二十五品，上上等包括：神人、真人、道人、至人、圣人陰陽(yáng)五行學(xué)說(shuō)將五種能量分為：木、火、土、金、水所以分為五個(gè)隊(duì)：神木隊(duì)、真火隊(duì)、道土隊(duì)、至金隊(duì)、圣水隊(duì)8/20/20224團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖蜂蛙王子8/20/20225

2、神木隊(duì)8/20/20226真火隊(duì)8/20/20227道土隊(duì)8/20/20228至金隊(duì)8/20/20229圣水隊(duì)8/20/202210各隊(duì)口號(hào)神木隊(duì)：神木神木，神助自助！真火隊(duì)：真火真火，紅紅火火！道土隊(duì)：道土道土，道生萬(wàn)物！至金隊(duì)：至金至金，誠(chéng)信如金！圣水隊(duì)：圣水圣水，圣心如水！8/20/202211競(jìng)賽規(guī)則本次課程實(shí)行競(jìng)賽制：搶答：正確的+3分/人次，錯(cuò)誤的+1分/人次提問(wèn)：主動(dòng)提問(wèn)+3分/人次，被提問(wèn)+1分/人次特別加分：表現(xiàn)優(yōu)異的，講師臨時(shí)特別加分遲到、早退的：-5分/人次缺課的：每次匯報(bào)人數(shù)，每少一人次，-10分8/20/202212評(píng)優(yōu)規(guī)則本次課程競(jìng)賽，根據(jù)積分，評(píng)選：最美的學(xué)員：5

3、名（按個(gè)人得分，取前5名）優(yōu)美的學(xué)員：10名（按個(gè)人得分，取前15名）團(tuán)隊(duì)排名：（團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)得分+團(tuán)隊(duì)成員平均得分+團(tuán)隊(duì)成員名次獎(jiǎng)勵(lì)分，前15名第一名獎(jiǎng)勵(lì)15分，第二名獎(jiǎng)勵(lì)14分，依此類推，第15名獎(jiǎng)勵(lì)1分）團(tuán)隊(duì)第一名、第二名、第三名、第四名、第五名8/20/202213有何寓意？孫光夫辦公室掛鐘8/20/202214光陰似箭？古漢語(yǔ)辭典倆“錯(cuò)誤”成語(yǔ)：光陰勝于箭箭速不定，光陰恒疾；歲月不如梭梭可往返，歲月無(wú)回。孫光夫歲月如梭？8/20/202215第一部分 逝者如斯夫世界上什么東西最長(zhǎng)又最短？最快又最慢？最可分割而又沒(méi)法分割？最無(wú)情卻也最講誠(chéng)信？論語(yǔ)子罕：“子在川上，曰：逝者如斯夫!不舍晝夜。

4、” 8/20/202216何謂時(shí)間偉大的哲學(xué)家?jiàn)W古斯丁(公元354年-430年)因?yàn)樵趹曰阡浿袑懗隽俗约簩?duì)時(shí)間的困惑而出名：“時(shí)間是什么？如果沒(méi)有人問(wèn)我，我很清楚；可是當(dāng)有人問(wèn)我時(shí)，我便茫然”能力有限的人說(shuō)對(duì)不起，我現(xiàn)在沒(méi)能力給你幸福；有能力的人說(shuō)對(duì)不起，我現(xiàn)在沒(méi)時(shí)間給你幸福。 8/20/202217何謂時(shí)間“時(shí)”是對(duì)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的描述，“間”是指人為的劃分?！皶r(shí)間”是思維對(duì)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的分割、劃分。“時(shí)間”是指宏觀一切具有不停止的持續(xù)性和不可逆性的物質(zhì)狀態(tài)的各種變化過(guò)程。8/20/202218何謂時(shí)間根據(jù)印度僧只律中記載：“剎那者為一念，二十念為一瞬，二十瞬為一彈指，二十彈指為一羅預(yù)，二十羅

5、預(yù)為一須臾，一日一夜為三十須臾?！?/20/202219何謂時(shí)間據(jù)此可以推算：一天一夜24小時(shí)有480萬(wàn)個(gè)“剎那”，24萬(wàn)個(gè)“瞬間”，1.2萬(wàn)個(gè)“彈指”，30個(gè)“須臾”。8/20/202220何謂時(shí)間一晝夜有1440分（86400秒），一“須臾”等于48分鐘（2880秒），一“羅預(yù)”等于144秒，一“彈指”為7.2秒，一“瞬間”為0.36秒，我們常用的一“剎那”應(yīng)該是0.018秒。8/20/202221時(shí)間的真諦有兩個(gè)人，到非洲去考察。他們突然迷路了,正當(dāng)他們?cè)谙朐趺崔k時(shí)，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過(guò)來(lái)，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運(yùn)動(dòng)鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運(yùn)動(dòng)鞋就搖搖頭說(shuō)

6、:“沒(méi)用啊，你怎么跑也沒(méi)有獅子跑得快?！蓖檎f(shuō):“嗨，你當(dāng)然不知道，在這個(gè)緊要關(guān)頭最重要的是我要跑得比你快！8/20/202222時(shí)間的真諦事實(shí)上:時(shí)間不只是金錢;時(shí)間比金錢更有價(jià)值;時(shí)間就是生命！8/20/202223我沒(méi)有時(shí)間【案例】曾經(jīng)有一家顧問(wèn)公司對(duì)100名經(jīng)理人做過(guò)一次調(diào)查,結(jié)果表明:僅有1人認(rèn)為有足夠的時(shí)間；10人認(rèn)為需要10%的額外時(shí)間；40人認(rèn)為需要25%的額外時(shí)間；其余的人認(rèn)為需要多于50%的額外時(shí)間。8/20/202224時(shí)間的特征時(shí)間是不可移動(dòng)的時(shí)間沒(méi)有辦法儲(chǔ)存時(shí)間無(wú)法增加時(shí)間借不到，買不到，租不到！時(shí)間以穩(wěn)定的速度無(wú)法阻擋地消失！8/20/2022258/20/2022

7、268/20/2022278/20/2022288/20/2022298/20/2022308/20/2022318/20/2022328/20/202233第一部分 逝者如斯夫把“賊”捉進(jìn)籠，把時(shí)間收回來(lái)時(shí)間的盜賊如影隨形把“阱”填實(shí)了，把時(shí)間收回來(lái)識(shí)別五大“時(shí)間陷進(jìn)”把“洞”堵住了，把時(shí)間收回來(lái)時(shí)間的三洞：漏洞、窯洞、黑洞8/20/202234第一部分 逝者如斯夫把“不”說(shuō)出口，把時(shí)間收回來(lái)不，我的時(shí)間我做主把“權(quán)”授出去，把時(shí)間收回來(lái)時(shí)間的“三權(quán)”分離把“風(fēng)”吹出去，把時(shí)間收回來(lái)“三風(fēng)”肆虐：加班風(fēng)、匯報(bào)風(fēng)、會(huì)風(fēng)8/20/202235時(shí)間的盜賊漏洞：時(shí)間不知不覺(jué)從身邊溜走因?yàn)槟銦o(wú)計(jì)劃的工

8、作，或者不嚴(yán)格執(zhí)行工作計(jì)劃，由著興致來(lái)，自然疏漏，損失很多時(shí)間；8/20/202236時(shí)間的漏洞漏洞：時(shí)間不知不覺(jué)從身邊溜走因?yàn)槟銦o(wú)計(jì)劃的工作，或者不嚴(yán)格執(zhí)行工作計(jì)劃，由著興致來(lái)，自然疏漏，損失很多時(shí)間；8/20/202237時(shí)間的窯洞窯洞：光想干著自己樂(lè)意干的事情，稍微難點(diǎn)的事或者棘手的事都回避，躲著，就像躲進(jìn)窯洞取暖一樣舒適；8/20/202238時(shí)間的黑洞黑洞：看似忙忙碌碌，實(shí)則碌碌無(wú)為，稀里糊涂一天，迷迷噔噔一周，恍若隔世一月，不知今夕是何年，青春悄然逝去，大好時(shí)光進(jìn)入黑洞。8/20/202239時(shí)間的十大陷進(jìn)十大“時(shí)間陷進(jìn)”8/20/202240時(shí)間的盜賊捉賊啦！8/20/20224

9、1時(shí)間的盜賊：被電腦綁架網(wǎng)頁(yè)鏈接的陷進(jìn)從網(wǎng)絡(luò)陷進(jìn)里逃出來(lái)的工具：rescuetime是一個(gè)基于web的時(shí)間管理工具，它能準(zhǔn)確的判斷你花費(fèi)了多少時(shí)間，不用你錄入數(shù)據(jù)，不用你費(fèi)勁就可以收集你的事務(wù)數(shù)；迅速而即時(shí)的數(shù)據(jù)分析。8/20/202242時(shí)間的盜賊：被電腦綁架例如你在WORD輸入和排版上用了多少時(shí)間，你在瀏覽網(wǎng)頁(yè)上用了多少時(shí)間，你在一些IM溝通上用了多少時(shí)間等；通過(guò)每日或每周對(duì)你完成目標(biāo)的情況作出總結(jié)。你的時(shí)間管理是否到位，做得好與壞一目了然；用了這個(gè)工具之后你會(huì)覺(jué)得你的工作效率提高了，比別人更有效率了。8/20/202243時(shí)間的盜賊：溝通不暢溝通雙方必須同時(shí)關(guān)注一件事情，否則不能形成溝通

10、。在企業(yè)中有80%的工作都需2人以上或2個(gè)部門以上共同協(xié)作完成，也就是說(shuō)80%的工作都彼此關(guān)聯(lián)。8/20/202244時(shí)間的盜賊：不會(huì)說(shuō)“不”“好的”不好！一句“好的”，后果不堪設(shè)想！一句“好的”，就是成本！時(shí)間成本！機(jī)會(huì)成本！ 模棱兩可的拒絕，害人又損己?！安缓谩焙?！勇敢地說(shuō)“不”，是你負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)！有時(shí)你說(shuō)“不”，就是對(duì)成功說(shuō)“是”！8/20/202245說(shuō)“不”的七句話術(shù)我現(xiàn)在還有其他重要事情，不能花時(shí)間在這事上！現(xiàn)在真不是個(gè)好時(shí)間，我正忙著呢，要不我們改時(shí)間再聯(lián)系？我是愿意做這事，但是讓我先想一想，之后再給你答復(fù)。這事目前不合我的要求，但我會(huì)記在心里的我不是做這事的最佳人選，何不找某某

11、人試試呢？不，不行！8/20/202246時(shí)間的盜賊：不懂“授權(quán)”為何你不授權(quán)？我是萬(wàn)能工！我是救火隊(duì)長(zhǎng)！萬(wàn)一別人搞砸了，咋辦？自己控制過(guò)程心里有底！掌控的感覺(jué)很爽！把權(quán)利交給別人？開(kāi)什么玩笑！8/20/202247受夠了，你就“授”授權(quán)的五大好處：授的是權(quán)，獲的是利空余時(shí)間和自由空間突出自身強(qiáng)項(xiàng)，贏得他人信任鼓勵(lì)他人培養(yǎng)接班人8/20/202248受夠了，你就“授”哪些可以授權(quán)？千篇一律的常規(guī)性工作授！不屬于自己專長(zhǎng)范圍的專業(yè)性工作授！過(guò)度關(guān)注細(xì)節(jié)問(wèn)題的瑣碎工作授！事前的準(zhǔn)備工作授！8/20/202249如何“授權(quán)”適當(dāng)?shù)氖虑椋攀跈?quán)他人授權(quán)看對(duì)象，意愿加能力授權(quán)不授責(zé)，過(guò)程少干涉強(qiáng)調(diào)有意義

12、，表?yè)P(yáng)加鼓勵(lì)開(kāi)支有上限，不可超權(quán)限受權(quán)太極拳，防止反授權(quán)美的集團(tuán)管控準(zhǔn)則集權(quán)有道分權(quán)有序授權(quán)有章用權(quán)有度8/20/202250清醒識(shí)別“反授權(quán)”別做下級(jí)的下級(jí)反授權(quán)就是指下級(jí)把自己所擁有的責(zé)任和權(quán)利反授給上級(jí)，即把自己職權(quán)范圍內(nèi)的工作問(wèn)題，矛盾推給上級(jí)，“授權(quán)”上級(jí)為自己工作。這樣，便使理應(yīng)授權(quán)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反被下級(jí)牽著鼻子走，處理一些本應(yīng)由下級(jí)處理的問(wèn)題，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在某種程度和某些方面淪落為下級(jí)的下級(jí)。8/20/202251清醒識(shí)別“反授權(quán)”別做下級(jí)的下級(jí)反授權(quán)的原因：下級(jí)比較圓滑，不想承擔(dān)責(zé)任。上級(jí)替下級(jí)做決定，下級(jí)不作為；上級(jí)不向下級(jí)明確授權(quán)下級(jí)能力不夠，上級(jí)指導(dǎo)與幫扶缺乏方法下級(jí)權(quán)責(zé)不統(tǒng)一

13、，權(quán)責(zé)不對(duì)等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)力不強(qiáng)，魅力不足8/20/202252清醒識(shí)別“反授權(quán)”別做下級(jí)的下級(jí)使用反授權(quán)的下屬主要有三種情況五種類型一是不會(huì)，二是迎合，三是故意。請(qǐng)示型反授權(quán)。 問(wèn)題型反授權(quán)。 選擇型反授權(quán)。 事實(shí)型反授權(quán)。 逃避型反授權(quán)。 8/20/202253反授權(quán)某男每天施舍街口一乞丐5元錢，從不間斷?；楹?，就改為每天2元。生子后又改為給1元終于有一天乞丐問(wèn)他：先生，為什么你給的錢越來(lái)越少了？他答：獨(dú)身時(shí)沒(méi)壓力，故給你5元；后有妻有子，生活負(fù)擔(dān)重，只能給你1元了。乞丐聽(tīng)后大火：你這人太不厚道！再有壓力也不能拿我的錢去養(yǎng)你的家人？！8/20/202254授權(quán)的“五不授”戰(zhàn)略性目標(biāo)和規(guī)劃惡性事故

14、的應(yīng)急處理負(fù)面事件的危機(jī)公關(guān)處罰措施的制定商業(yè)機(jī)密8/20/202255時(shí)間的盜賊：慢性拖延病拖延，最危險(xiǎn)的壞習(xí)慣拖延源自一個(gè)字：“懶”拖延源自兩個(gè)字：“完美”拖延源自三個(gè)字：“賤骨頭”8/20/202256時(shí)間的盜賊：慢性拖延病每當(dāng)犯拖延癥的時(shí)候就遙想當(dāng)年諸葛亮造十萬(wàn)支箭的工程，第一天不干，第二天不干，第三天期限快到的時(shí)候，拉魯肅通宵。先緊后松，自在輕松；先松后緊，被動(dòng)窩心！ 8/20/202257時(shí)間的盜賊：慢性拖延病治療慢性拖延病的最佳方法：“開(kāi)始”等待15分鐘，然后開(kāi)始！列清單做分類分階段定期限堅(jiān)持做8/20/202258時(shí)間的盜賊：被打擾日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8分鐘會(huì)受

15、到1次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說(shuō)每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約50%的工作時(shí)間（按每日工作8小時(shí)計(jì)），其中80%（約3小時(shí)）的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾起原來(lái)的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)。8/20/202259時(shí)間的盜賊：被打擾根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。黃金被分割了！黃金分割比例是0.6188/20/202260時(shí)間如此流失，你還好意思請(qǐng)假嗎？當(dāng)我向老板請(qǐng)一天假的時(shí)候，老板寫了這封信這樣回答我：你想請(qǐng)一天假？看看你在

16、向公司要求什么？一年里有365天你可以工作。一年52個(gè)星期，你已經(jīng)每星期休息2天，剩下261天工作。8/20/202261時(shí)間如此流失，你還好意思請(qǐng)假嗎？你每天有16小時(shí)不在工作，去掉170天，剩下91天。每天你花30分鐘時(shí)間喝咖啡或茶，加起來(lái)每年23天，剩下68天。每天午飯時(shí)間你花掉1小時(shí)，又用掉46天，還有22天。8/20/202262時(shí)間如此流失，你還好意思請(qǐng)假嗎？通常你每年請(qǐng)2天病假，這樣你的工作時(shí)間只有20天。每年有5個(gè)節(jié)假日，公司休息不上班，你只干15天。每年公司還慷慨地給你14天假期，算下來(lái)你就工作1天，而你*的還要請(qǐng)這一天假？8/20/202263第二部分 時(shí)間管理與效率提升一

17、個(gè)人的一天是從什么時(shí)候開(kāi)始的？個(gè)人時(shí)間記錄表（時(shí)間價(jià)值評(píng)估表）熬夜，是因?yàn)闆](méi)有骨氣結(jié)束這一天；賴床，是因?yàn)闆](méi)有志氣開(kāi)始這一天。 每天睡眠不要超過(guò)24小時(shí)，差不多就行了，也別太忙。 8/20/202264第二部分 時(shí)間管理與效率提升一謊十錯(cuò)，一慌十誤！您的一天是怎么度過(guò)的？如果你有鴨梨（壓力），把它放冰箱里，它就會(huì)變成凍梨（動(dòng)力）了。 8/20/202265第二部分 時(shí)間管理與效率提升浪費(fèi)時(shí)間的外部因素包括：電話干擾,不速之客,用人不當(dāng),社交閑談,權(quán)責(zé)混淆,溝通不良,進(jìn)度失控,資料不全,會(huì)議耽擱,文件復(fù)雜,工作擱置,安排旅行等。浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素包括：危機(jī)應(yīng)付,計(jì)劃欠妥,貪求過(guò)多,事必躬親,條理

18、不清,欠缺自律,無(wú)力拒絕,做事拖延等.8/20/202266第二部分 時(shí)間管理與效率提升零干擾，非常規(guī)的工作時(shí)間（提前上班遲后下班獨(dú)自加班）飽食不思學(xué)，午睡貴如金（急速充電，體能恢復(fù)）“一米線”：工作中，請(qǐng)勿打擾“一小時(shí)線”隔離打擾，然而現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常有“歡迎干擾”的現(xiàn)象8/20/202267第二部分 時(shí)間管理與效率提升“鋸條效應(yīng)”鋸掉了多少時(shí)間（每每剛剛進(jìn)入狀態(tài)，卻不斷地被打擾）清靜一小時(shí)，閉關(guān)一小時(shí)，放空一小時(shí)，心靈對(duì)話一小時(shí)，神秘一小時(shí)，私奔一小時(shí)大掃除：更多空間=更多時(shí)間（混亂消磨時(shí)光，造成壓力，耗時(shí)折壽）別做“收藏家”“拖延家”“反叛家”“念舊家”“破爛王”！養(yǎng)成“物還原主”“物還原位”

19、的習(xí)慣8/20/202268聚焦能量來(lái)自于聚焦能找到自己最重要的事嗎？游戲：一張紙，對(duì)折，左邊寫上你心目中最重要的五件事，右邊寫上過(guò)去四周你干的最重要的事情8/20/202269時(shí)間的五指管理大拇指，代表思想上的成就，每日的進(jìn)步；食指，代表每天的方向、目標(biāo)、進(jìn)度；中指，代表每天的心情和心理狀態(tài)；無(wú)名指，代表信賴、團(tuán)隊(duì)合作與溝通；小拇指，代表每天的身體狀態(tài)與身體健康。時(shí)間太瘦，指縫太寬。 8/20/202270時(shí)間的五色管理綠色、紅色、黃色、白色、黑色綠色的任務(wù)代表可以不急；紅色的任務(wù)代表猴急猴急；黃色的任務(wù)代表一般緊急；白色的任務(wù)代表急也白急；黑色的任務(wù)代表不隨便急。8/20/202271時(shí)間

20、的彈性管理硬性、張性、迫性、平性、柔性硬性的任務(wù)代表必須限時(shí)完成；張性的任務(wù)代表時(shí)間有些緊張；迫性的任務(wù)代表時(shí)間越來(lái)越緊迫；平性的任務(wù)代表可以正常速度處理；柔性的任務(wù)代表有彈性，可緊可松。8/20/202272時(shí)間的節(jié)律管理人有五更：更命期、更年期、更月期、更日期、更時(shí)期避五更。人有五蜜：小蜜、中蜜、大蜜、頂蜜、絕蜜就五蜜：每日一小蜜，每月一中蜜，每年一大蜜，每年齡段一頂蜜，一生一絕蜜。8/20/202273馬上行動(dòng)，立即處理立即處理的五大好處：第一，立即處理，不會(huì)遺漏；第二，馬上行動(dòng)，耗時(shí)最短；第三，立即處理，難度最小；第四，馬上行動(dòng)，統(tǒng)籌兼顧；第五，立即處理，消除障礙。三大障礙：空間障礙，

21、視覺(jué)障礙，心理障礙8/20/202274備忘錄和宣傳品放在電腦上重要聯(lián)系人名單貼在電腦上電話機(jī)被紙張淹沒(méi)了廢紙溢出未清理廢紙撒落在地上閱讀文件塞入文檔中被遺忘了文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時(shí)更新文件柜中充斥著無(wú)關(guān)的資料清理辦公桌=清理三大障礙8/20/202275只打開(kāi)正在使用的文件發(fā)函文件經(jīng)常清理只保留當(dāng)前的來(lái)函文件文件都是最新的最頻繁使用的文檔極易拿到電話伸手可及常用文檔靠近辦公桌無(wú)用的東西及時(shí)清除清理辦公桌=清理三大障礙8/20/202276馬上行動(dòng)，立即處理立即處理的三大原則：第一，最簡(jiǎn)單的事；第二，三分鐘內(nèi)；第三，一次性做完。一環(huán)衛(wèi)工人被評(píng)為先進(jìn)工作者，報(bào)告會(huì)上傳授心得：“嘿嘿，知道我的管

22、片兒為什么沒(méi)有人隨地吐痰嗎？因?yàn)槲以谒械睦昂吞涤凵腺N了六個(gè)字中國(guó)紅十字會(huì)！”臺(tái)下掌聲雷動(dòng)。8/20/202277馬上行動(dòng)，立即處理立即處理的三個(gè)弊端：第一，輕易產(chǎn)生“成就感”事情好簡(jiǎn)單，沒(méi)有難事，忘記了最重要的事情；第二，自感不錯(cuò)，自我陶醉成為“我很忙”“我沒(méi)有時(shí)間”的借口了；第三，自行上癮，自掉陷進(jìn)陷于只注重處理“緊急而不重要”的事情。8/20/202278馬上行動(dòng)，立即處理如何克服“立即處理的時(shí)間陷進(jìn)？把瑣碎事物分類，屬于緊急的，立即處理，屬于不緊急的零星事務(wù)與迷你任務(wù)，集零為整，集中處理！戒除“嗜急成癮”！8/20/202279處理優(yōu)先次序重要急不急不重要分析工作的輕重緩急8/20

23、/202280處理優(yōu)先次序重要急不急不重要分析工作的輕重緩急提前預(yù)知妥善安排立即處理最好少發(fā)盡量少做學(xué)會(huì)說(shuō)不授權(quán)處理用大多數(shù)時(shí)間不拖延阻止向1發(fā)展最好別做或有時(shí)間再做清除掉壓力人從容人懶人無(wú)用人8/20/202281練 習(xí)日工作計(jì)劃8/20/202282【時(shí)間管理的11條金律】1.要和你的價(jià)值觀相吻合；2.設(shè)立明確的目標(biāo)3.改變你的想法；4.遵循20比80定律；5.安排“不被干擾”時(shí)間；6.嚴(yán)格規(guī)定完成期限；8/20/202283【時(shí)間管理的11條金律】7.做好時(shí)間日志；8.理解時(shí)間大干金錢；9.學(xué)會(huì)列清單；10.同一類的事情最好一次把它做完；11.每1分鐘每1秒做最有效率的事情小智慧 8/2

24、0/20228480/20原則80%的時(shí)間20%的時(shí)間來(lái)自花去80%最佳效果的工作20%較為次要的工作8/20/202285第三部分 五個(gè)節(jié)時(shí)“法門”1.如何在管理流程和溝通方面節(jié)省時(shí)間？8/20/202286如何在管理流程和溝通方面節(jié)省時(shí)間？【案例1】某公司總經(jīng)理聘用了一位秘書A,這名秘書上班不到一個(gè)星期,出差的董事長(zhǎng)在外面打電話到總經(jīng)理室,秘書A接了電話.董事長(zhǎng)交代了很多事情叫他去辦,A非常負(fù)責(zé)任,把事情都安排好了.其中有一件事情,就是幫董事長(zhǎng)定機(jī)票.后來(lái)由于行程更改,機(jī)票又只得重新訂了.你認(rèn)為這個(gè)秘書的問(wèn)題出現(xiàn)在哪里？ 8/20/202287【案例2】某公司銷售部的一名副經(jīng)理A計(jì)劃對(duì)銷售

25、人員做一次培訓(xùn),他直接跟外面的一些培訓(xùn)師資聯(lián)絡(luò)、討論，甚至談到報(bào)酬問(wèn)題?？墒枪镜娜肆Y源部主管B,在他的年度計(jì)劃里已經(jīng)安排在某一段時(shí)間對(duì)銷售部的員工進(jìn)行類似的培訓(xùn)。結(jié)果副經(jīng)理A為這事白忙活了半個(gè)多月。如何在管理流程和溝通方面節(jié)省時(shí)間？8/20/2022881.如何在管理流程和溝通方面節(jié)省時(shí)間？【案例3】業(yè)務(wù)部門反應(yīng)：溝通中遇到最困難的問(wèn)題：在溝通協(xié)調(diào)工作的時(shí)候跟售后部門之間比較難溝通。原因：商品有問(wèn)題，派售后維修人員去維修，由于售后人員不嚴(yán)格按照流程處理、建議直接退貨，顧客退貨到分銷商處，就產(chǎn)生了分銷商、公司、還有消費(fèi)者之間的利益矛盾問(wèn)題，處理此類問(wèn)題困難。8/20/202289【案例4】售

26、后方面心聲：售后工作比較復(fù)雜、我們既要協(xié)助業(yè)務(wù)工作、處理售后、投訴、退換貨、危機(jī)事件的處理等。業(yè)務(wù)在解決跟客戶之間的問(wèn)題時(shí)，是急切地希望售后盡快處理就把事情說(shuō)的十分的嚴(yán)重、十萬(wàn)火急，導(dǎo)致我們面對(duì)的所有事情都非常的緊急、可是我們并不能把全部的問(wèn)題同步迅速處理啊。1.如何在管理流程和溝通方面節(jié)省時(shí)間？8/20/202290問(wèn)題癥狀：1.問(wèn)題沒(méi)搞清，就上傳下達(dá)左右通知；2.內(nèi)溝暢，外溝障：公司內(nèi)部或者部門內(nèi)溝通暢通，公司外或者跨部門往往溝而不通；3.下溝神，上溝魔：同下級(jí)或平級(jí)溝通小兒科，與上級(jí)溝通就短路。溝通不暢，產(chǎn)生誤會(huì)，甚至流言橫飛，滿語(yǔ)肆虐，若想力挽狂瀾，收拾殘局，消除誤會(huì)，必將大費(fèi)周折，耗

27、時(shí)甚久8/20/202291節(jié)時(shí)對(duì)策1.理順關(guān)系，遵照流程，各負(fù)其責(zé)，建立推諉究責(zé)機(jī)制，秉持效率優(yōu)先原則，限時(shí)處理，減少內(nèi)耗，消滅紛爭(zhēng)；2.理解意思，再行溝通，表述清楚，注意確認(rèn)；3.大大方方，不卑不亢，有禮有節(jié)，站在老板立場(chǎng)思考問(wèn)題，站在客戶角度處理問(wèn)題；4.好消息廣泛向下傳播激勵(lì)士氣的小喇叭；壞消息單線向上傳遞守口如瓶的小智者8/20/202292流程孫光夫的手機(jī)號(hào)碼：186 0273 0149通過(guò)這個(gè)手機(jī)號(hào)碼，就可以找到我；可手機(jī)號(hào)碼的順序一變，就找不到我了。流程就是做一件事情的順序。最好的流程：不斷自動(dòng)優(yōu)化的流程。流程優(yōu)化的核心：機(jī)制（因機(jī)設(shè)制）要從“人管人”變成“機(jī)制管人”。8/20

28、/202293流程著名的時(shí)間管理理論崔西定律，指出：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)步驟，由此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程?！?/20/2022942.如何在財(cái)務(wù)方面節(jié)省時(shí)間？案例：業(yè)務(wù)部門反應(yīng)：由于業(yè)務(wù)對(duì)財(cái)務(wù)流程不明確，雖然有過(guò)財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，但是并沒(méi)有真正接觸過(guò)相關(guān)的票據(jù)等。當(dāng)問(wèn)題一出現(xiàn)就得給財(cái)務(wù)打電話溝通，耽誤很多時(shí)間，報(bào)銷時(shí)感覺(jué)大費(fèi)周折，總不能一次性符合要求，往往折騰很長(zhǎng)時(shí)間。案例：某著名IT企業(yè)北京總部發(fā)獎(jiǎng)金的實(shí)例8/20/2022952.如何在財(cái)務(wù)方面節(jié)省時(shí)間？案例：財(cái)務(wù)部門心聲：

29、在平時(shí)的工作中，跟業(yè)務(wù)人員接觸最多、但是跟業(yè)務(wù)人員發(fā)生了過(guò)很多爭(zhēng)執(zhí)。因?yàn)榇蠹业乃镜慕嵌炔煌?，我們?cái)務(wù)考慮的是資金的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，必須嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度工作，業(yè)務(wù)考慮的是通過(guò)最簡(jiǎn)短的流程盡快完成任務(wù)。8/20/2022962.如何在財(cái)務(wù)方面節(jié)省時(shí)間？對(duì)策：1.一次性學(xué)會(huì)按照財(cái)務(wù)規(guī)定粘貼原始報(bào)銷票據(jù)，達(dá)到分類清晰，整齊、規(guī)范；2.熟知報(bào)銷流程，審批權(quán)限，逐級(jí)審核，不跑冤枉路；3.每次報(bào)銷爭(zhēng)取一次性“達(dá)標(biāo)”，不返工，可節(jié)約各方大量的工作時(shí)間。8/20/2022972.如何在財(cái)務(wù)方面節(jié)省時(shí)間？在財(cái)務(wù)方面不要抱著僥幸的心理，試圖寄希望于財(cái)務(wù)方面高抬貴手、給予通融，潛意識(shí)馬馬虎虎，敷衍了事，得過(guò)且過(guò)。經(jīng)手財(cái)務(wù)

30、，手續(xù)一定要到位，程序一定要規(guī)范，制度一定要執(zhí)行！越是規(guī)范，越是節(jié)省時(shí)間！當(dāng)然，財(cái)務(wù)部門也要檢審流程，優(yōu)化報(bào)銷手續(xù)，為業(yè)務(wù)部門提供便利，消除時(shí)間黑洞。8/20/2022982.如何在財(cái)務(wù)方面節(jié)省時(shí)間？在財(cái)務(wù)方面要過(guò)得硬，行的端，走的正，挺的直，經(jīng)得住檢驗(yàn)，受得了考驗(yàn)！規(guī)范的財(cái)務(wù)管理，是職業(yè)道德的保證，職業(yè)素養(yǎng)的屏障，人品的驗(yàn)光機(jī)，行為的矯正器。8/20/2022993.加班成風(fēng)氣，如何關(guān)閉時(shí)間黑洞？案例：我們市場(chǎng)部跟業(yè)務(wù)部門的工作是最忙的，經(jīng)常我們把工作帶回家處理，要么就是加班，而且我認(rèn)為我們公司加班成風(fēng)氣，除了過(guò)年8天假期是屬于自己的，其余就算是休息也經(jīng)常就會(huì)有其他的突發(fā)事情需要處理。8/2

31、0/20221003.加班成風(fēng)氣，如何關(guān)閉時(shí)間黑洞？點(diǎn)評(píng)：加班成風(fēng)氣，居然習(xí)以為常，默默忍受，疲勞作戰(zhàn)上班下班界限模糊，活動(dòng)期與非活動(dòng)期“后會(huì)有期”，工作日與休息日“近親結(jié)婚”，節(jié)假日與平日“相互攪拌”，淡旺季“混搭”，8/20/20221013.加班成風(fēng)氣，如何關(guān)閉時(shí)間黑洞？以慢慢吞吞磨磨蹭蹭為榮，以速戰(zhàn)速?zèng)Q為恥；以晚下班為榮，以早下班為恥；高效率快節(jié)奏處理完畢事情反而覺(jué)得愧疚這些漸漸都成為時(shí)間的黑洞！8/20/20221023.加班成風(fēng)氣，如何關(guān)閉時(shí)間黑洞？該在工作時(shí)間內(nèi)干完的工作，卻拖延到下班或休息日，是雙浪費(fèi)既浪費(fèi)企業(yè)財(cái)源，也浪費(fèi)個(gè)人生命。對(duì)策：改變觀念，加班可恥！優(yōu)化管理，限時(shí)守時(shí)！

32、尊敬工作外時(shí)光，就得敬畏工作內(nèi)時(shí)間！8/20/20221034.匯報(bào)成風(fēng)氣:如何在統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)方面節(jié)省時(shí)間？案例：向上匯報(bào)我認(rèn)為平時(shí)工作中最耽誤時(shí)間的工作就是上交各種報(bào)表、尤其是應(yīng)付總部的考核，比如說(shuō)終端管理方面、商品上樣、布置等，很多考核的，而且流程繁瑣，就使自己的工作越加越多，但是流程又必須走。8/20/20221044.匯報(bào)成風(fēng)氣:如何在統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)方面節(jié)省時(shí)間？案例：向下匯報(bào)接電話最浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)槲乙藏?fù)責(zé)計(jì)劃管理這一塊，經(jīng)常性的同一件事情我要不斷的重復(fù)給同一個(gè)部門不同的人，例如：關(guān)于總部到貨情況，業(yè)務(wù)人員咨詢了一遍，緊接著業(yè)務(wù)的上司（業(yè)務(wù)經(jīng)理）又問(wèn)一遍，不一會(huì)產(chǎn)品線老總還要再問(wèn)一遍，甚至經(jīng)

33、銷商也會(huì)再問(wèn)一遍。又不能態(tài)度不好，還要跟他們解釋。8/20/20221054.匯報(bào)成風(fēng)氣:如何在統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)方面節(jié)省時(shí)間？對(duì)策：各部門各崗位都會(huì)經(jīng)常的接到來(lái)自上級(jí)部門、職能部門、關(guān)聯(lián)部門，以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、主管、同事乃至于供應(yīng)商、經(jīng)銷商、客戶的要求，匯報(bào)或提供相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、材料、事跡等，這些“額外”的工作往往會(huì)不期而至、忙里偷“嫌”，找上門來(lái)，成為不速之客，搞的你應(yīng)接不暇，甚至焦頭爛額，嚴(yán)重“干擾”自己的正常工作，咋辦？8/20/20221064.匯報(bào)成風(fēng)氣:如何在統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)方面節(jié)省時(shí)間？什么，涼拌？你想“涼”，就會(huì)有人“拌”你！上述這些現(xiàn)象，是你寶貴時(shí)間的“汪洋大盜”，是你工作效率的“冷酷殺手”！8/20/20221078/20/20221084.匯報(bào)成風(fēng)氣:如何在統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)方面節(jié)省