如何處理好會議管理工作

1、.：.；如何處置好會議管理任務(wù) 摘要：會議是各級各類機(jī)關(guān)管理的重要手段之一，任何機(jī)關(guān)要實施指點(diǎn)和管理，都離不開會議，有會議必有會議任務(wù)。加強(qiáng)會議管理任務(wù)，對于改良機(jī)關(guān)任務(wù)作風(fēng)，提高任務(wù)績效，發(fā)揚(yáng)它在現(xiàn)代管理活動中具有積極作用?，F(xiàn)當(dāng)代的會議，就是有組織、有指點(diǎn)地召集人們商議事情的活動。會議是各級各類機(jī)關(guān)進(jìn)展決策的重要工具，是集思廣益、交流信息的重要方式，是協(xié)調(diào)任務(wù)、處理矛盾的有效手段。任何機(jī)關(guān)要實施管理，都離不開會議,有會議必有會議任務(wù)。做好會議任務(wù)，對于改良機(jī)關(guān)任務(wù)作風(fēng)，消除“會災(zāi)，提高會議效率，發(fā)揚(yáng)它在現(xiàn)代管理活動中的積極作用，具有非常重要的意義。因此對秘書人員來說，會議管理是主要的任務(wù)之一

2、。關(guān)鍵詞：秘書 會議 管理任務(wù)一、會議的主要內(nèi)容及作用如今，會議在他們的生活中有著非常重要的作用。人們總是經(jīng)過會議對許多艱苦問題進(jìn)展點(diǎn)頭定案,進(jìn)展決策，用以指點(diǎn)任務(wù)順利進(jìn)展。也可以經(jīng)過會議對各種信息進(jìn)展交流碰撞，舉一反三，取長補(bǔ)短，就許多問題獲得共識，構(gòu)成更高價值的意見。還可以經(jīng)過會議搜集各種信息，擬出各種可行方案，并進(jìn)展反響調(diào)理。會議也是一致各級指點(diǎn)思想，協(xié)調(diào)各個業(yè)務(wù)部門任務(wù)的有效手段之一。普通規(guī)模小、會期短的會議，會議管理任務(wù)的內(nèi)容就相對簡單些；而規(guī)模大、會期長的會議，會議管理任務(wù)的內(nèi)容就會非常復(fù)雜。假設(shè)按時間順序劃分，可以將會議管理任務(wù)分為會前的預(yù)備任務(wù)、會中的效力任務(wù)、會后的收尾任務(wù)。

3、會議任務(wù)的管理需求耐心、仔細(xì)，需求對會議管理任務(wù)流程有根本的了解。隨著會議的普遍，會議管理任務(wù)中也存在著很多問題，下面我就來說說會議管理中存在的問題。二、會議管理任務(wù)中出現(xiàn)的問題會議管理，看似簡單，但真正把它做好，卻是對秘書或者其他辦公人員來說是件比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做：“會而議，議而決，決而行，行而徹。這句話讀起來瑯瑯上口，簡明扼要，亦有一些企業(yè)將之張貼會議室一偶，但是真正將會議管理做好，絕非易事。在實踐任務(wù)中，要不就是會而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業(yè)界。 這些細(xì)微的缺乏之處，正是影響整個會議管理的關(guān)鍵要素。從整體看：一會議過多，會期過長，經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)嚴(yán)重

4、有些指點(diǎn)以為開會是處理一切問題的靈丹妙藥，一遇到問題就開會，對會議的目的不明確，對為什么要開會、開會要到達(dá)什么目的和獲得什么結(jié)果此類問題沒有明確的回答就貿(mào)然開會，這樣勢必呵斥會議的失控，從而產(chǎn)生消極作用。還有些會議一開起來沒完沒了，本來半個小時就該有結(jié)果、就能把問題說清楚的會議非要開二、三個小時，殊不知人的精神畢竟有限，并要受生物鐘影響，臺上人興致盎然高談闊論的時候，臺下人早已無心戀戰(zhàn)。會期越長，費(fèi)用越多。從我國目前的現(xiàn)狀來看，從上到下普遍存在著會議過多、會議會期過長、會議規(guī)模過大、會議質(zhì)量不高的問題?！皶Ｒ殉蔀闄C(jī)關(guān)任務(wù)的一大“公害。它的危害只需有三方面：與會者時間、精神的浪費(fèi)，精神浪費(fèi)和信

5、息的反復(fù)和浪費(fèi)。 二與會者關(guān)系不融洽與會者由于知識構(gòu)造、文化素質(zhì)、個人閱歷、所處位置及部門的不同，對同一問題難免有不同看法，產(chǎn)生意見分歧。假設(shè)不能正確對待和妥善處置意見分歧，那么有能夠產(chǎn)生沖突，進(jìn)而影響會議的正常進(jìn)展，降低會議的效率，甚至使會議目的無法實現(xiàn)。三會議環(huán)境不適宜不利的環(huán)境的主要表現(xiàn)為：周圍環(huán)境嘈雜，室內(nèi)氣候條件不佳，視聽視覺輔助設(shè)備效果不佳，室內(nèi)空間狹小，坐椅不溫馨，燈光昏暗，手機(jī)鈴聲不斷，等等。這些都會影響與會人員的心境，降低會議的效率。四任務(wù)態(tài)度不端正任務(wù)人員態(tài)度散漫，經(jīng)常用敷衍的態(tài)度來對待任務(wù)，會擅自脫崗，推卸責(zé)任，呵斥不能及時傳達(dá)上級重要指示、會議精神或反映會議發(fā)生的艱苦緊

6、急事情，導(dǎo)致會議效率低下。這些會議問題正是導(dǎo)致整領(lǐng)會議目的未能實現(xiàn)，效率低下的結(jié)果三、會議管理存在問題的成因分析一沒有明確會議的目的由于會議的目的不明確，所以每次開會都處理不了問題。有的會議雖然有目的，但目的過于籠統(tǒng)和空洞，同樣也收不到應(yīng)有的效果，因此只能添加開會的次數(shù)。過多的會議，使指點(diǎn)者墮入會海之中，以致影響各級組織的正常任務(wù)。據(jù)統(tǒng)計，我國許多秘書或秘書部門大量的任務(wù)時間都用于承辦各種會議，許多指點(diǎn)終身大部分任務(wù)時間被各種會議占用。當(dāng)前，就有很多會議都是層層開，層層傳達(dá)，貫徹同一件事情，為開會而開會，走過場，搞方式，本來三言兩語就有結(jié)果的問題，卻要人們反復(fù)討論、爭辯，不僅呵斥信息流通的反復(fù)

7、、交叉和浪費(fèi)，同時更浪費(fèi)人們的時間和精神，還有能夠引發(fā)新的矛盾，產(chǎn)生新的問題。這種流于方式的會議開得過多，勢必呵斥指點(diǎn)干部脫離群眾，高高在上,成為官僚主義者。二沒有選擇適宜的會議地點(diǎn)秘書人員及秘書機(jī)構(gòu)沒有根據(jù)會議的大小，選擇適宜的場地，呵斥會議經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。據(jù)統(tǒng)計，我國會議經(jīng)費(fèi)，在方案經(jīng)濟(jì)時期，雖有審批等方式制約，但呈逐年上升趨勢；現(xiàn)今，在市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，會務(wù)費(fèi)的膨脹，會議檔次的提高，更使會議經(jīng)費(fèi)上升加快。特別是如今不少會議，地點(diǎn)選在旅游勝地及奢華酒店，把開會與旅游結(jié)合起來，把開會與濫發(fā)昂貴的留念品結(jié)合起來，往往大擺宴席，比檔次、比規(guī)模。由此，乃至滋長不正之風(fēng)，甚至出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名

8、目的資助費(fèi)、會務(wù)費(fèi)、廣告費(fèi)，,給國家和組織帶來很大的浪費(fèi)。 (三)任務(wù)人員沒有盡責(zé)做好任務(wù)。主要表如今以下幾方面：一是不及時通知與會者召開會議的目的，致使大家無法清楚的知道會議的主體。二是不準(zhǔn)時到場。有些指點(diǎn)不以身作那么，開會時經(jīng)常遲到，浪費(fèi)大家的時間。三是官氣十足。有些指點(diǎn)開會時講話內(nèi)容空洞，裝腔作勢，官腔十足。四是搞方式主義。有些會議外表上是為聽取大家的意見，但最終還是指點(diǎn)說了算。五是“控制會議。有些指點(diǎn)在會上把大部分時間用在講一些無關(guān)緊要的話上，談到關(guān)鍵問題時又閃爍其詞，東拉西扯，逃避主要問題。還有些指點(diǎn)喜歡借助一些信號，如看手表、打哈欠、插話，來顯示本人時間緊、位置重要。四、正確處置睬

9、議管理任務(wù)的對策和方法。一做好會議前的預(yù)備。有“會而議，議而決，決而行，行而徹這句話，其實前面要加上另外三個字，就是“備而會即預(yù)備會議。在召開會議之前假設(shè)沒有做好會議預(yù)備，那么還不如不要開會，這樣的會議注定是一個失敗的會議。因此，會議召集者必需做好會議預(yù)備任務(wù)。會議通知內(nèi)容里須寫明會議時間，會議地點(diǎn)，與會者，會議討論主題，假設(shè)要求與會者攜帶筆記本或者匯報資料等，也必需在會議通知中備注闡明。如此，與會者方可有備而來。 二確定會議目的，提高會議質(zhì)量。開會要講究會議質(zhì)量。開會打、開會抽煙耳語，開會遲到早退，開會時間過長，會上不說，會后發(fā)牢騷等景象，都是會議質(zhì)量不高，會風(fēng)不好的典型例子。 首先，普通會

10、議召開過程中必需規(guī)定三個角色：一是主持人，二是記錄人，三是調(diào)度人。這三個角色中，會議主持起到一個主線的作用，其職責(zé)是宣布會議開場、提出會議議題、把握會議時間、執(zhí)行會議制度、總結(jié)會議內(nèi)容、跟蹤會議結(jié)果。調(diào)度人，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。普通由與會者中職位最高者擔(dān)任，擔(dān)任控制會場次序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會議優(yōu)劣?？梢栽跁h中設(shè)一個停車場，將相關(guān)的在此次會議上一時無法得出定論的議題，暫時放入停車場，留到以后機(jī)動的時間里討論，以防止影響會議的進(jìn)程。在很多時候這個停車場是非常有用的。記錄人，詳細(xì)記錄會議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，預(yù)備會議紀(jì)要，以便于會后做出客觀的會議評價。記錄人起到一個支持的

11、作用，擔(dān)任準(zhǔn)確記錄會議的要點(diǎn)并發(fā)放會議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時間。 其次，制定會議制度，嚴(yán)厲會議紀(jì)律。有一家企業(yè)在會議制度中采用了一個“現(xiàn)場捐款的方式，規(guī)定：與會者每遲到一分鐘，現(xiàn)場捐款元；會議過程中，鈴聲每響一次，現(xiàn)場捐款元，手機(jī)等通話工具必需處于震動形狀或者關(guān)機(jī)形狀。為什么要突出“現(xiàn)場兩字？由于執(zhí)行一個制度必需求求快捷迅速，這樣被處分者才干在第一時間里知道錯誤所在，處分不是目的，而是讓受罰者不要犯下同樣的低級錯誤。 此外，開會切忌條條框框。有些會，一走進(jìn)會場就能感遭到一種死氣沉沉的氣氛。與會者害怕在會場上發(fā)表本人的看法，害怕本人的觀念得罪了對方，于是就選擇了沉默。但是等到會議一終了，就

12、會滿腹牢騷。而有些會氣氛卻剛好相反，與會者各抒己見，滔滔不絕，有時候為了一個問題爭得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，張三把他的觀念論述著本人的觀念，李四據(jù)理堅持本人所想的方案，此時由主持人或者調(diào)度人決議采用哪個方案，不論接受誰的方案，但是走出會議室，大家還是喜笑顏開，都可以嚴(yán)厲去執(zhí)行會上決議的方案。 同樣是開會，前者帶來的是惡性循環(huán)，后者帶來的是良性循環(huán)，只需構(gòu)成了良好的會風(fēng)，那么很多扯皮的問題就會迎刃而解，這就是“會而議，議而決，決而行 三正確選擇的會議方式。會議特別耗費(fèi)時間、人力、財力、物力，在某些情況下，會議并不是溝通訊息的最正確方式，也不是任何問題都可以經(jīng)過開會來處理，所以，每次開會前都有必

13、要對開會的必要性進(jìn)展質(zhì)疑，做到能不開的會堅決不開，可開可不開的會盡量不開，必需召開的會盡量少開。普通平常的會議，都是采用幾個與會者聚在一個會議室里開會的方式進(jìn)展，他們稱之為“會場式會議。“會場式會議場地應(yīng)該選交通便利，大小適宜，場地租借的本錢合情合理的地方，會場布置的簡約大方即可。隨著信息技術(shù)的開展，會議方式也越來越多，會議的檔次也顯得越來越高。諸如“電視會議等新興詞匯紛至沓來。如今，、MSN、SKYPE等聊天工具上都設(shè)有“約請的功能，無論與會者在北京、上海，還是在美國、歐洲，只需商定一致的時間上線，相互約請，就可以立刻在聊天工具上進(jìn)展開會了。加之視頻設(shè)備，與會者之間都可以聽到對方發(fā)言，而且可

14、以看到彼此，會議效果一點(diǎn)不亞于“會場式會議。這種會議方式，由于完全依托網(wǎng)絡(luò)存在，節(jié)省了差旅費(fèi)、會議資料本錢費(fèi)等各種費(fèi)用，簡便而經(jīng)濟(jì)，他們稱之為“網(wǎng)絡(luò)式會議。四周到的效力。會議任務(wù)的本質(zhì)就是為會議效力。周到效力既是開好會的重要條件,也是會務(wù)人員作風(fēng)的表達(dá)。這一原那么要求全領(lǐng)會務(wù)人員都要熱情地為會議效力,為與會人員效力。做到熱情接待與會人員,周到安排任務(wù)與會人員的食宿,搞好醫(yī)療保健和文化文娛活動,想方設(shè)法購買與會人員的返程車、船、機(jī)票,和藹解答與會人員提出的問題,自動征求與會人員對會務(wù)任務(wù)的意見,努力為與會人員發(fā)明一個良好的生活環(huán)境,使他們集中精神開好會議。 五不可忽視會議的檢查任務(wù)。會議組織者除

15、了通知、組織會議外，還有一個義務(wù)就是保證會上決議的任務(wù)義務(wù)得到全面貫徹。很多企業(yè)開會，會上決議的事情很多，但是往往不當(dāng)場明確任務(wù)義務(wù)的完成時間，導(dǎo)致會后任務(wù)義務(wù)遲遲不能完成。所以，支持人在會上在充分討論一個事情后，必需馬上決議此事的擔(dān)任人、需求協(xié)調(diào)的部門以及完成時間。接著，會議組織者在會議終了后要檢查督辦各項事情的完成情況，只需做好了檢查check這個環(huán)節(jié)，會議管理才最終真正告一段落。 (六)注重會議嚴(yán)密任務(wù)。組織任何規(guī)模的會議，秘書部門都要高度注重會議的平安嚴(yán)密問題,切不可掉以輕心。大型會議應(yīng)該根據(jù)會議的性質(zhì)和平安義務(wù)的輕重,專門設(shè)立會議平安捍衛(wèi)組。確保會議的平安,就是保證與會人員的人身平安和會議文件平安。會議任務(wù)人員要真實履行職責(zé)，加強(qiáng)會議的嚴(yán)密管理，對會議文件、資料要登記發(fā)給會議代表，需求集中管理的文件，會議休會期間要及時收回。會議終了時，應(yīng)將涉密會議文件一致收回，允許與會代表帶回的，需求發(fā)給有