如何處理好會(huì)議管理工作

1、.：.；如何處置好會(huì)議管理任務(wù) 摘要：會(huì)議是各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)管理的重要手段之一，任何機(jī)關(guān)要實(shí)施指點(diǎn)和管理，都離不開(kāi)會(huì)議，有會(huì)議必有會(huì)議任務(wù)。加強(qiáng)會(huì)議管理任務(wù)，對(duì)于改良機(jī)關(guān)任務(wù)作風(fēng)，提高任務(wù)績(jī)效，發(fā)揚(yáng)它在現(xiàn)代管理活動(dòng)中具有積極作用。現(xiàn)當(dāng)代的會(huì)議，就是有組織、有指點(diǎn)地召集人們商議事情的活動(dòng)。會(huì)議是各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)進(jìn)展決策的重要工具，是集思廣益、交流信息的重要方式，是協(xié)調(diào)任務(wù)、處理矛盾的有效手段。任何機(jī)關(guān)要實(shí)施管理，都離不開(kāi)會(huì)議,有會(huì)議必有會(huì)議任務(wù)。做好會(huì)議任務(wù)，對(duì)于改良機(jī)關(guān)任務(wù)作風(fēng)，消除“會(huì)災(zāi)，提高會(huì)議效率，發(fā)揚(yáng)它在現(xiàn)代管理活動(dòng)中的積極作用，具有非常重要的意義。因此對(duì)秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)，會(huì)議管理是主要的任務(wù)之一

2、。關(guān)鍵詞：秘書(shū) 會(huì)議 管理任務(wù)一、會(huì)議的主要內(nèi)容及作用如今，會(huì)議在他們的生活中有著非常重要的作用。人們總是經(jīng)過(guò)會(huì)議對(duì)許多艱苦問(wèn)題進(jìn)展點(diǎn)頭定案,進(jìn)展決策，用以指點(diǎn)任務(wù)順利進(jìn)展。也可以經(jīng)過(guò)會(huì)議對(duì)各種信息進(jìn)展交流碰撞，舉一反三，取長(zhǎng)補(bǔ)短，就許多問(wèn)題獲得共識(shí)，構(gòu)成更高價(jià)值的意見(jiàn)。還可以經(jīng)過(guò)會(huì)議搜集各種信息，擬出各種可行方案，并進(jìn)展反響調(diào)理。會(huì)議也是一致各級(jí)指點(diǎn)思想，協(xié)調(diào)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)任務(wù)的有效手段之一。普通規(guī)模小、會(huì)期短的會(huì)議，會(huì)議管理任務(wù)的內(nèi)容就相對(duì)簡(jiǎn)單些；而規(guī)模大、會(huì)期長(zhǎng)的會(huì)議，會(huì)議管理任務(wù)的內(nèi)容就會(huì)非常復(fù)雜。假設(shè)按時(shí)間順序劃分，可以將會(huì)議管理任務(wù)分為會(huì)前的預(yù)備任務(wù)、會(huì)中的效力任務(wù)、會(huì)后的收尾任務(wù)。

3、會(huì)議任務(wù)的管理需求耐心、仔細(xì)，需求對(duì)會(huì)議管理任務(wù)流程有根本的了解。隨著會(huì)議的普遍，會(huì)議管理任務(wù)中也存在著很多問(wèn)題，下面我就來(lái)說(shuō)說(shuō)會(huì)議管理中存在的問(wèn)題。二、會(huì)議管理任務(wù)中出現(xiàn)的問(wèn)題會(huì)議管理，看似簡(jiǎn)單，但真正把它做好，卻是對(duì)秘書(shū)或者其他辦公人員來(lái)說(shuō)是件比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做：“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹。這句話讀起來(lái)瑯瑯上口，簡(jiǎn)明扼要，亦有一些企業(yè)將之張貼會(huì)議室一偶，但是真正將會(huì)議管理做好，絕非易事。在實(shí)踐任務(wù)中，要不就是會(huì)而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業(yè)界。 這些細(xì)微的缺乏之處，正是影響整個(gè)會(huì)議管理的關(guān)鍵要素。從整體看：一會(huì)議過(guò)多，會(huì)期過(guò)長(zhǎng)，經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)嚴(yán)重

4、有些指點(diǎn)以為開(kāi)會(huì)是處理一切問(wèn)題的靈丹妙藥，一遇到問(wèn)題就開(kāi)會(huì)，對(duì)會(huì)議的目的不明確，對(duì)為什么要開(kāi)會(huì)、開(kāi)會(huì)要到達(dá)什么目的和獲得什么結(jié)果此類(lèi)問(wèn)題沒(méi)有明確的回答就貿(mào)然開(kāi)會(huì)，這樣勢(shì)必呵斥會(huì)議的失控，從而產(chǎn)生消極作用。還有些會(huì)議一開(kāi)起來(lái)沒(méi)完沒(méi)了，本來(lái)半個(gè)小時(shí)就該有結(jié)果、就能把問(wèn)題說(shuō)清楚的會(huì)議非要開(kāi)二、三個(gè)小時(shí)，殊不知人的精神畢竟有限，并要受生物鐘影響，臺(tái)上人興致盎然高談闊論的時(shí)候，臺(tái)下人早已無(wú)心戀戰(zhàn)。會(huì)期越長(zhǎng)，費(fèi)用越多。從我國(guó)目前的現(xiàn)狀來(lái)看，從上到下普遍存在著會(huì)議過(guò)多、會(huì)議會(huì)期過(guò)長(zhǎng)、會(huì)議規(guī)模過(guò)大、會(huì)議質(zhì)量不高的問(wèn)題?！皶?huì)海已成為機(jī)關(guān)任務(wù)的一大“公害。它的危害只需有三方面：與會(huì)者時(shí)間、精神的浪費(fèi)，精神浪費(fèi)和信

5、息的反復(fù)和浪費(fèi)。 二與會(huì)者關(guān)系不融洽與會(huì)者由于知識(shí)構(gòu)造、文化素質(zhì)、個(gè)人閱歷、所處位置及部門(mén)的不同，對(duì)同一問(wèn)題難免有不同看法，產(chǎn)生意見(jiàn)分歧。假設(shè)不能正確對(duì)待和妥善處置意見(jiàn)分歧，那么有能夠產(chǎn)生沖突，進(jìn)而影響會(huì)議的正常進(jìn)展，降低會(huì)議的效率，甚至使會(huì)議目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)。三會(huì)議環(huán)境不適宜不利的環(huán)境的主要表現(xiàn)為：周?chē)h(huán)境嘈雜，室內(nèi)氣候條件不佳，視聽(tīng)視覺(jué)輔助設(shè)備效果不佳，室內(nèi)空間狹小，坐椅不溫馨，燈光昏暗，手機(jī)鈴聲不斷，等等。這些都會(huì)影響與會(huì)人員的心境，降低會(huì)議的效率。四任務(wù)態(tài)度不端正任務(wù)人員態(tài)度散漫，經(jīng)常用敷衍的態(tài)度來(lái)對(duì)待任務(wù)，會(huì)擅自脫崗，推卸責(zé)任，呵斥不能及時(shí)傳達(dá)上級(jí)重要指示、會(huì)議精神或反映會(huì)議發(fā)生的艱苦緊

6、急事情，導(dǎo)致會(huì)議效率低下。這些會(huì)議問(wèn)題正是導(dǎo)致整領(lǐng)會(huì)議目的未能實(shí)現(xiàn)，效率低下的結(jié)果三、會(huì)議管理存在問(wèn)題的成因分析一沒(méi)有明確會(huì)議的目的由于會(huì)議的目的不明確，所以每次開(kāi)會(huì)都處理不了問(wèn)題。有的會(huì)議雖然有目的，但目的過(guò)于籠統(tǒng)和空洞，同樣也收不到應(yīng)有的效果，因此只能添加開(kāi)會(huì)的次數(shù)。過(guò)多的會(huì)議，使指點(diǎn)者墮入會(huì)海之中，以致影響各級(jí)組織的正常任務(wù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)許多秘書(shū)或秘書(shū)部門(mén)大量的任務(wù)時(shí)間都用于承辦各種會(huì)議，許多指點(diǎn)終身大部分任務(wù)時(shí)間被各種會(huì)議占用。當(dāng)前，就有很多會(huì)議都是層層開(kāi)，層層傳達(dá)，貫徹同一件事情，為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，走過(guò)場(chǎng)，搞方式，本來(lái)三言兩語(yǔ)就有結(jié)果的問(wèn)題，卻要人們反復(fù)討論、爭(zhēng)辯，不僅呵斥信息流通的反復(fù)

7、、交叉和浪費(fèi)，同時(shí)更浪費(fèi)人們的時(shí)間和精神，還有能夠引發(fā)新的矛盾，產(chǎn)生新的問(wèn)題。這種流于方式的會(huì)議開(kāi)得過(guò)多，勢(shì)必呵斥指點(diǎn)干部脫離群眾，高高在上,成為官僚主義者。二沒(méi)有選擇適宜的會(huì)議地點(diǎn)秘書(shū)人員及秘書(shū)機(jī)構(gòu)沒(méi)有根據(jù)會(huì)議的大小，選擇適宜的場(chǎng)地，呵斥會(huì)議經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)會(huì)議經(jīng)費(fèi)，在方案經(jīng)濟(jì)時(shí)期，雖有審批等方式制約，但呈逐年上升趨勢(shì)；現(xiàn)今，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，會(huì)務(wù)費(fèi)的膨脹，會(huì)議檔次的提高，更使會(huì)議經(jīng)費(fèi)上升加快。特別是如今不少會(huì)議，地點(diǎn)選在旅游勝地及奢華酒店，把開(kāi)會(huì)與旅游結(jié)合起來(lái)，把開(kāi)會(huì)與濫發(fā)昂貴的留念品結(jié)合起來(lái)，往往大擺宴席，比檔次、比規(guī)模。由此，乃至滋長(zhǎng)不正之風(fēng)，甚至出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名

8、目的資助費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、廣告費(fèi)，,給國(guó)家和組織帶來(lái)很大的浪費(fèi)。 (三)任務(wù)人員沒(méi)有盡責(zé)做好任務(wù)。主要表如今以下幾方面：一是不及時(shí)通知與會(huì)者召開(kāi)會(huì)議的目的，致使大家無(wú)法清楚的知道會(huì)議的主體。二是不準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。有些指點(diǎn)不以身作那么，開(kāi)會(huì)時(shí)經(jīng)常遲到，浪費(fèi)大家的時(shí)間。三是官氣十足。有些指點(diǎn)開(kāi)會(huì)時(shí)講話內(nèi)容空洞，裝腔作勢(shì)，官腔十足。四是搞方式主義。有些會(huì)議外表上是為聽(tīng)取大家的意見(jiàn)，但最終還是指點(diǎn)說(shuō)了算。五是“控制會(huì)議。有些指點(diǎn)在會(huì)上把大部分時(shí)間用在講一些無(wú)關(guān)緊要的話上，談到關(guān)鍵問(wèn)題時(shí)又閃爍其詞，東拉西扯，逃避主要問(wèn)題。還有些指點(diǎn)喜歡借助一些信號(hào)，如看手表、打哈欠、插話，來(lái)顯示本人時(shí)間緊、位置重要。四、正確處置睬

9、議管理任務(wù)的對(duì)策和方法。一做好會(huì)議前的預(yù)備。有“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹這句話，其實(shí)前面要加上另外三個(gè)字，就是“備而會(huì)即預(yù)備會(huì)議。在召開(kāi)會(huì)議之前假設(shè)沒(méi)有做好會(huì)議預(yù)備，那么還不如不要開(kāi)會(huì)，這樣的會(huì)議注定是一個(gè)失敗的會(huì)議。因此，會(huì)議召集者必需做好會(huì)議預(yù)備任務(wù)。會(huì)議通知內(nèi)容里須寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)，與會(huì)者，會(huì)議討論主題，假設(shè)要求與會(huì)者攜帶筆記本或者匯報(bào)資料等，也必需在會(huì)議通知中備注闡明。如此，與會(huì)者方可有備而來(lái)。 二確定會(huì)議目的，提高會(huì)議質(zhì)量。開(kāi)會(huì)要講究會(huì)議質(zhì)量。開(kāi)會(huì)打、開(kāi)會(huì)抽煙耳語(yǔ)，開(kāi)會(huì)遲到早退，開(kāi)會(huì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)上不說(shuō)，會(huì)后發(fā)牢騷等景象，都是會(huì)議質(zhì)量不高，會(huì)風(fēng)不好的典型例子。 首先，普通會(huì)

10、議召開(kāi)過(guò)程中必需規(guī)定三個(gè)角色：一是主持人，二是記錄人，三是調(diào)度人。這三個(gè)角色中，會(huì)議主持起到一個(gè)主線的作用，其職責(zé)是宣布會(huì)議開(kāi)場(chǎng)、提出會(huì)議議題、把握會(huì)議時(shí)間、執(zhí)行會(huì)議制度、總結(jié)會(huì)議內(nèi)容、跟蹤會(huì)議結(jié)果。調(diào)度人，起到把握整個(gè)會(huì)議主題，以防跑題的作用。普通由與會(huì)者中職位最高者擔(dān)任，擔(dān)任控制會(huì)場(chǎng)次序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會(huì)議優(yōu)劣?？梢栽跁?huì)議中設(shè)一個(gè)停車(chē)場(chǎng)，將相關(guān)的在此次會(huì)議上一時(shí)無(wú)法得出定論的議題，暫時(shí)放入停車(chē)場(chǎng)，留到以后機(jī)動(dòng)的時(shí)間里討論，以防止影響會(huì)議的進(jìn)程。在很多時(shí)候這個(gè)停車(chē)場(chǎng)是非常有用的。記錄人，詳細(xì)記錄會(huì)議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，預(yù)備會(huì)議紀(jì)要，以便于會(huì)后做出客觀的會(huì)議評(píng)價(jià)。記錄人起到一個(gè)支持的

11、作用，擔(dān)任準(zhǔn)確記錄會(huì)議的要點(diǎn)并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時(shí)間。 其次，制定會(huì)議制度，嚴(yán)厲會(huì)議紀(jì)律。有一家企業(yè)在會(huì)議制度中采用了一個(gè)“現(xiàn)場(chǎng)捐款的方式，規(guī)定：與會(huì)者每遲到一分鐘，現(xiàn)場(chǎng)捐款元；會(huì)議過(guò)程中，鈴聲每響一次，現(xiàn)場(chǎng)捐款元，手機(jī)等通話工具必需處于震動(dòng)形狀或者關(guān)機(jī)形狀。為什么要突出“現(xiàn)場(chǎng)兩字？由于執(zhí)行一個(gè)制度必需求求快捷迅速，這樣被處分者才干在第一時(shí)間里知道錯(cuò)誤所在，處分不是目的，而是讓受罰者不要犯下同樣的低級(jí)錯(cuò)誤。 此外，開(kāi)會(huì)切忌條條框框。有些會(huì)，一走進(jìn)會(huì)場(chǎng)就能感遭到一種死氣沉沉的氣氛。與會(huì)者害怕在會(huì)場(chǎng)上發(fā)表本人的看法，害怕本人的觀念得罪了對(duì)方，于是就選擇了沉默。但是等到會(huì)議一終了，就

12、會(huì)滿腹牢騷。而有些會(huì)氣氛卻剛好相反，與會(huì)者各抒己見(jiàn)，滔滔不絕，有時(shí)候?yàn)榱艘粋€(gè)問(wèn)題爭(zhēng)得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，張三把他的觀念論述著本人的觀念，李四據(jù)理堅(jiān)持本人所想的方案，此時(shí)由主持人或者調(diào)度人決議采用哪個(gè)方案，不論接受誰(shuí)的方案，但是走出會(huì)議室，大家還是喜笑顏開(kāi)，都可以嚴(yán)厲去執(zhí)行會(huì)上決議的方案。 同樣是開(kāi)會(huì)，前者帶來(lái)的是惡性循環(huán)，后者帶來(lái)的是良性循環(huán)，只需構(gòu)成了良好的會(huì)風(fēng)，那么很多扯皮的問(wèn)題就會(huì)迎刃而解，這就是“會(huì)而議，議而決，決而行 三正確選擇的會(huì)議方式。會(huì)議特別耗費(fèi)時(shí)間、人力、財(cái)力、物力，在某些情況下，會(huì)議并不是溝通訊息的最正確方式，也不是任何問(wèn)題都可以經(jīng)過(guò)開(kāi)會(huì)來(lái)處理，所以，每次開(kāi)會(huì)前都有必

13、要對(duì)開(kāi)會(huì)的必要性進(jìn)展質(zhì)疑，做到能不開(kāi)的會(huì)堅(jiān)決不開(kāi)，可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)盡量不開(kāi)，必需召開(kāi)的會(huì)盡量少開(kāi)。普通平常的會(huì)議，都是采用幾個(gè)與會(huì)者聚在一個(gè)會(huì)議室里開(kāi)會(huì)的方式進(jìn)展，他們稱(chēng)之為“會(huì)場(chǎng)式會(huì)議?！皶?huì)場(chǎng)式會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)該選交通便利，大小適宜，場(chǎng)地租借的本錢(qián)合情合理的地方，會(huì)場(chǎng)布置的簡(jiǎn)約大方即可。隨著信息技術(shù)的開(kāi)展，會(huì)議方式也越來(lái)越多，會(huì)議的檔次也顯得越來(lái)越高。諸如“電視會(huì)議等新興詞匯紛至沓來(lái)。如今，、MSN、SKYPE等聊天工具上都設(shè)有“約請(qǐng)的功能，無(wú)論與會(huì)者在北京、上海，還是在美國(guó)、歐洲，只需商定一致的時(shí)間上線，相互約請(qǐng)，就可以立刻在聊天工具上進(jìn)展開(kāi)會(huì)了。加之視頻設(shè)備，與會(huì)者之間都可以聽(tīng)到對(duì)方發(fā)言，而且可

14、以看到彼此，會(huì)議效果一點(diǎn)不亞于“會(huì)場(chǎng)式會(huì)議。這種會(huì)議方式，由于完全依托網(wǎng)絡(luò)存在，節(jié)省了差旅費(fèi)、會(huì)議資料本錢(qián)費(fèi)等各種費(fèi)用，簡(jiǎn)便而經(jīng)濟(jì)，他們稱(chēng)之為“網(wǎng)絡(luò)式會(huì)議。四周到的效力。會(huì)議任務(wù)的本質(zhì)就是為會(huì)議效力。周到效力既是開(kāi)好會(huì)的重要條件,也是會(huì)務(wù)人員作風(fēng)的表達(dá)。這一原那么要求全領(lǐng)會(huì)務(wù)人員都要熱情地為會(huì)議效力,為與會(huì)人員效力。做到熱情接待與會(huì)人員,周到安排任務(wù)與會(huì)人員的食宿,搞好醫(yī)療保健和文化文娛活動(dòng),想方設(shè)法購(gòu)買(mǎi)與會(huì)人員的返程車(chē)、船、機(jī)票,和藹解答與會(huì)人員提出的問(wèn)題,自動(dòng)征求與會(huì)人員對(duì)會(huì)務(wù)任務(wù)的意見(jiàn),努力為與會(huì)人員發(fā)明一個(gè)良好的生活環(huán)境,使他們集中精神開(kāi)好會(huì)議。 五不可忽視會(huì)議的檢查任務(wù)。會(huì)議組織者除

15、了通知、組織會(huì)議外，還有一個(gè)義務(wù)就是保證會(huì)上決議的任務(wù)義務(wù)得到全面貫徹。很多企業(yè)開(kāi)會(huì)，會(huì)上決議的事情很多，但是往往不當(dāng)場(chǎng)明確任務(wù)義務(wù)的完成時(shí)間，導(dǎo)致會(huì)后任務(wù)義務(wù)遲遲不能完成。所以，支持人在會(huì)上在充分討論一個(gè)事情后，必需馬上決議此事的擔(dān)任人、需求協(xié)調(diào)的部門(mén)以及完成時(shí)間。接著，會(huì)議組織者在會(huì)議終了后要檢查督辦各項(xiàng)事情的完成情況，只需做好了檢查check這個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)議管理才最終真正告一段落。 (六)注重會(huì)議嚴(yán)密任務(wù)。組織任何規(guī)模的會(huì)議，秘書(shū)部門(mén)都要高度注重會(huì)議的平安嚴(yán)密問(wèn)題,切不可掉以輕心。大型會(huì)議應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和平安義務(wù)的輕重,專(zhuān)門(mén)設(shè)立會(huì)議平安捍衛(wèi)組。確保會(huì)議的平安,就是保證與會(huì)人員的人身平安和會(huì)議文件平安。會(huì)議任務(wù)人員要真實(shí)履行職責(zé)，加強(qiáng)會(huì)議的嚴(yán)密管理，對(duì)會(huì)議文件、資料要登記發(fā)給會(huì)議代表，需求集中管理的文件，會(huì)議休會(huì)期間要及時(shí)收回。會(huì)議終了時(shí)，應(yīng)將涉密會(huì)議文件一致收回，允許與會(huì)代表帶回的，需求發(fā)給有