基建檔案的規(guī)范整理課件

1、檔號的編制陳秋霞一、檔號的定義 檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。二、檔號編制的原則1、唯一性原則：檔案館（室）內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。2、合理性原則：檔號結(jié)構(gòu)必須與館（室）藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。3、穩(wěn)定性原則：檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意更改。4、擴充性原則：檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)擴充檔案的需要。5、簡單性原則：檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。三、檔號的編制 （一）檔案采用案卷級整理方法時的檔號編制 （二）檔案采用文件級整理方法時的檔號編制 （一）檔案采

2、用案卷級整理方法時的檔號編制1、三種常用的檔號結(jié)構(gòu)2、檔號構(gòu)成要素的概念及其編制要求3、實例1、三種常用的檔號結(jié)構(gòu)三種常用的檔號結(jié)構(gòu)：（1）全宗號案卷目錄號案卷號件、頁（張）號（2）全宗號類別號案卷號件、頁（張）號（3）全宗號類別號項目號案卷號件、頁（張）號檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時代碼之間用“”（短橫）相隔。件號、頁（張）號根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。2、檔號構(gòu)成要素的概念及其編制要求（1）全宗號：檔案館（室）給定每個全宗的代碼。全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。在一個屬類內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順

3、序號。如：海口市檔案館館藏建國后檔案第號全宗，可標(biāo)識為“001”。2、檔號構(gòu)成要素的概念及其編制要求（2）案卷目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時間，不同組織機構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。 2、檔號構(gòu)成要素的概念及其編制要求（3）類別號：館（室）藏檔案類別的代碼。類別是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應(yīng)超過三級。在一個檔

4、案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。2、檔號構(gòu)成要素的概念及其編制要求（4）項目號：產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字或代號。項目號引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。（5）案卷號：案卷排列的順序號。案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。 2、檔號構(gòu)成要素的概念及其編制要求 （6）件號：案卷內(nèi)文件的順序號。件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號。卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。件號前必須同時列寫案卷及其以前各號。（7）頁（張）號：案卷內(nèi)文件每頁（張）的順序號。頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)

5、字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號。不應(yīng)有空號。3、實例第一種結(jié)構(gòu):全宗號案卷目錄號案卷號件、頁（張）號 例如：001(全宗號)001(第本案卷目錄)001(第1號案卷)1(第1頁)第二種結(jié)構(gòu):全宗號類別號案卷號件、頁（張）號例如：001(全宗號)KJ.ZB(會計檔案帳簿類)001(第1 號案卷)1(第1頁) 3、實例第三種結(jié)構(gòu):全宗號類別號項目號案卷號件、頁（張）號 例(1):B001(全宗號)J(基建檔案)HY(華宇小區(qū)的項目代號)001(第1號案卷)1(第1頁) 例(2):001(全宗號)Z(專業(yè)社保檔案）1.1(社保管理類登記材料)001(第1號案卷）1(第1件)例(3):001 (全宗號) Z(專業(yè)林戶檔案).1(調(diào)樓鎮(zhèn)美良村第1村民小組)001（第1號案卷)1(第1件) （二）檔案采用文件級整理方法時的檔號編制 實例：1、全宗號年度保管期限件號例：001(全宗