私募基金管理公司工作底稿管理制度模版

1、XX公司 工作底稿管理制度PAGE PAGE 10XX公司工作底稿管理制度二一X年X月PAGE 1PAGE 11XX公司工作底稿管理制度第一章 總 則為落實公司各業(yè)務(wù)管理辦法等有關(guān)制度的要求，強化私募基金管理和投資銀行業(yè)務(wù)的管理，保證項目人員在從事業(yè)務(wù)過程中勤勉盡責，降低操作風險和法律風險，有效積累公司的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，特制定本管理制度。本制度適用于所有正式立項的私募基金項目。工作底稿是考察業(yè)務(wù)人員工作質(zhì)量的重要內(nèi)容之一，也是公司及業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)開展過程中勤勉盡責的重要證據(jù)。項目人員應(yīng)按照本制度的要求，在各工作階段及時整理制作工作底稿，并對相關(guān)內(nèi)容負保密責任。項目負責人為工作底稿的責任人，工作底稿內(nèi)

2、容的真實性、準確性、完整性由項目負責人負責。工作底稿由基金運營部統(tǒng)一保管。第二章 工作底稿的定義和所包含的文檔種類本制度中的工作底稿是指項目人員在項目開展全部過程中獲取和編寫的、與項目相關(guān)的各種重要資料的總稱。工作底稿應(yīng)當真實、準確、完整地反映公司履行相關(guān)義務(wù)所開展的主要工作。凡對公司履行業(yè)務(wù)職責有重大影響的文件資料及信息，均應(yīng)當作為工作底稿予以留存。每個項目應(yīng)建立獨立的工作底稿，內(nèi)容至少包括：項目原始資料、項目工作文件、公開申請及其他文件。項目原始資料是指項目組在對項目及相關(guān)主體進行盡職調(diào)查的過程中收集的相關(guān)原始文件資料，包括以下部分或全部內(nèi)容：基本情況、業(yè)務(wù)與技術(shù)、同業(yè)競爭與關(guān)聯(lián)交易、公司

3、治理、組織機構(gòu)與內(nèi)部控制、財務(wù)與會計、業(yè)務(wù)發(fā)展目標、風險因素及其他重要事項等方面。項目工作文件是指項目組為開展項目所簽署的合同文本，基金項目募集的相關(guān)材料，以及為項目提供專業(yè)服務(wù)的律師事務(wù)所、會計師事務(wù)所及資產(chǎn)評估機構(gòu)等服務(wù)機構(gòu)在項目運作過程中出具的相關(guān)工作文件，包括項目運作過程中的會議紀要、備忘錄、訪談提綱及記錄、對項目主體進行現(xiàn)場盡職調(diào)查的記錄以及服務(wù)機構(gòu)出具專業(yè)報告和說明等。公開申請及其他文件是指公司在向有權(quán)部門提交發(fā)行申請前履行內(nèi)控職責所形成的立項文件和內(nèi)核文件、正式提交的申請文件等相關(guān)文件資料。其他類型項目（固定收益產(chǎn)品、改制重組財務(wù)顧問等類型項目）參照本制度第八條至第十二條的要求確

4、定工作底稿應(yīng)當包含的文件資料及其分類。第三章 工作底稿的制作要求工作底稿的制作本著“隨時收集、分階段整理”的原則進行。項目組應(yīng)隨時收集和保存工作底稿所涉及的文檔資料，并按照本制度的要求進行編號；在階段性工作完成后對該階段全部資料及時進行整理，并編制工作底稿目錄。工作底稿應(yīng)當參照本制度的要求建立目錄以便于查閱與核對。目錄中要求的項目原始資料原則上要求齊備，對于確實不適用的部分，應(yīng)當在目錄中注明“不適用”；對于需要增加的文檔，應(yīng)在目錄中注明“新增”。如目錄中所列文檔名稱不能清晰反映文件內(nèi)容，應(yīng)當在備注中注明文件的主要內(nèi)容；目錄中重復(fù)的文件資料，可以采用相互引征的方法。項目組應(yīng)該根據(jù)項目主體的行業(yè)、

5、業(yè)務(wù)、融資類型不同，在不影響業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下調(diào)整、補充、完善工作底稿。但工作底稿應(yīng)當內(nèi)容完整、格式規(guī)范、標識統(tǒng)一、記錄清晰，各章節(jié)之間應(yīng)當有明顯的分隔標識，不同章節(jié)中存在重復(fù)的文件資料，可以采用相互引征的方法。第四章 其他類型項目其他類型項目（固定收益產(chǎn)品、改制重組財務(wù)顧問等類型項目）參照本制度第十五條的要求建立工作底稿和工作日志。項目組應(yīng)在項目每個節(jié)點實施完成后的30個工作日內(nèi)將整理完畢的工作底稿報送運營管理部歸檔。第五章 工作底稿的保存和調(diào)閱基金運營部設(shè)專人負責歸檔檔案的審核。審核范圍包括：（1）是否按照本規(guī)定制作檔案目錄；（2）目錄和內(nèi)容是否相符；（3）檔案的整理是否符合要求。 項目負責

6、人未在規(guī)定時間完成歸檔的，或未按要求建立工作底稿的，將直接影響其年度績效考評結(jié)果。 基金運營部設(shè)專人對工作底稿進行統(tǒng)一管理，存檔后的工作底稿不得隨意添加、替換或剔除。 公司領(lǐng)導(dǎo)、各委員會領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)線總監(jiān)、風控合規(guī)部負責人有權(quán)調(diào)閱所有項目的工作底稿；項目所屬業(yè)務(wù)部的負責人有權(quán)調(diào)閱其所負責項目的工作底稿，調(diào)閱應(yīng)在檔案管理人員處辦理相應(yīng)手續(xù)。 其他部門人員如需要調(diào)閱工作底稿，須經(jīng)本部門及對應(yīng)業(yè)務(wù)條線總監(jiān)批準，在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。 工作底稿的保存期限為10年。第六章 工作底稿的現(xiàn)場檢查 基金運營部負責工作底稿進行專項檢查和抽查。專項檢查是在下列情況下基金運營部對項目進行的檢查：（1）項目執(zhí)

7、行過程中的現(xiàn)場核查；（2）項目提出正式申請前的現(xiàn)場核查；（3）其他重大事項發(fā)生，基金運營部認為有必要時?；疬\營部將于每年度上半年和下半年分別以抽查的方式進行一次工作底稿檢查。 基金運營部在現(xiàn)場檢查工作完成后出具現(xiàn)場核查意見，說明項目組編制的工作底稿格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、應(yīng)進一步采取的盡調(diào)程序以及應(yīng)補充、完善的工作底稿。第七章 附則 本管理制度由基金運營部發(fā)布。 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件1： 私募基金業(yè)務(wù)工作底稿目錄編號及文檔名稱生成時間頁碼備注第一章 基金募集1-1 募集說明書、設(shè)立文件第二章 基金投資2-1 盡職調(diào)查、投資決策及投資協(xié)議等第三章 基金管理3-1 信息披露文件、投資

8、管理調(diào)查、運作報告、年報等第四章 基金清算/退出4-1 清算報告、退出統(tǒng)計等附件2： 業(yè)務(wù)工作底稿目錄編號及文檔名稱生成時間頁碼備注第一部分 項目盡職調(diào)查第一章 項目基本情況調(diào)查1-1 改制與設(shè)立情況1-2 歷史沿革情況1-3 發(fā)起人、股東的出資情況1-4 重大重組情況1-6 控股股東及實際控制人、發(fā)起人及主要股東情況1-7 發(fā)行人控股子公司、參股子公司的情況1-8 員工及其獨立性情況1-9 資產(chǎn)權(quán)屬及其獨立性情況1-10 商業(yè)信用情況第二章 業(yè)務(wù)與技術(shù)調(diào)查2-1 行業(yè)情況及競爭狀況2-2 采購情況2-3 生產(chǎn)情況2-4 銷售情況2-5 核心技術(shù)人員、技術(shù)與研發(fā)情況第三章 同業(yè)競爭與關(guān)聯(lián)交易調(diào)

9、查3-1 同業(yè)競爭情況3-2 關(guān)聯(lián)方及關(guān)聯(lián)交易情況第四章 公司治理4-1 董監(jiān)高任職及任職資格4-2 簡歷及操守4-3 持股及其他對外投資等情況第五章 組織機構(gòu)與內(nèi)部控制調(diào)查5-1 公司章程及其規(guī)范運行情況5-2 組織結(jié)構(gòu)和三會運作情況5-3 獨立董事制度及其執(zhí)行情況5-4 內(nèi)部控制環(huán)境5-5 業(yè)務(wù)控制5-6 信息系統(tǒng)控制5-7 會計管理控制5-8 內(nèi)部控制的監(jiān)督5-9 股東資金占用情況 第六章 財務(wù)與會計調(diào)查6-1 最近三年及一期的財務(wù)資料6-2 有關(guān)評估報告6-3 有關(guān)內(nèi)控制度 6-4 銷售收入6-5 期間費用 6-6 發(fā)行人銀行賬戶資料6-7 應(yīng)收款項6-8 存貨明細表6-9 重要的對外

10、投資6-10 固定資產(chǎn)的折舊明細表和減值準備明細表6-11 主要債務(wù)6-12 納稅情況6-13 無形資產(chǎn)攤銷和減值情況6-14 報告期內(nèi)主要財務(wù)指標情況表6-15 報告期內(nèi)重大會計差錯更正情況6-16 報告期內(nèi)重大會計政策、估計變更情況6-17 報告期內(nèi)管理層關(guān)于商譽減值測試情況說明6-18 盈利預(yù)測報告6-19 境內(nèi)外報表差異調(diào)節(jié)表6-20 歷次驗資報告第七章 業(yè)務(wù)發(fā)展目標調(diào)查7-1 發(fā)展戰(zhàn)略7-2 歷年發(fā)展計劃及年度報告7-3 業(yè)務(wù)發(fā)展目標第八章 風險因素及其他重要事項調(diào)查10-1 既往經(jīng)營業(yè)績發(fā)生重大變動或歷次重大事件的相關(guān)資料10-2 重大合同10-3 訴訟和擔保情況第二部分 業(yè)務(wù)記錄第一章 會議紀要1-1 定期會議的會議資料以及會議記錄1-2 重大事項的專題討論會的會議資料及會議紀要1-3 按照證監(jiān)會保薦業(yè)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定制作的工作日志第二章 備忘錄2-1 公司就重大或?qū)ｎ}事項出具的備忘錄2-2 律師就重大或?qū)ｎ}事項出具的備忘錄2-3 會計師就重大或?qū)ｎ}事項出具的備忘錄2-4 評估師就重大或?qū)ｎ}事項出具的備忘錄2-5 其他中介機構(gòu)就重大或?qū)ｎ}事項出具的備忘錄第三章 訪談