私募基金管理公司工作底稿管理制度模版

1、XX公司 工作底稿管理制度PAGE PAGE 10XX公司工作底稿管理制度二一X年X月PAGE 1PAGE 11XX公司工作底稿管理制度第一章 總 則為落實(shí)公司各業(yè)務(wù)管理辦法等有關(guān)制度的要求，強(qiáng)化私募基金管理和投資銀行業(yè)務(wù)的管理，保證項(xiàng)目人員在從事業(yè)務(wù)過(guò)程中勤勉盡責(zé)，降低操作風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)，有效積累公司的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，特制定本管理制度。本制度適用于所有正式立項(xiàng)的私募基金項(xiàng)目。工作底稿是考察業(yè)務(wù)人員工作質(zhì)量的重要內(nèi)容之一，也是公司及業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中勤勉盡責(zé)的重要證據(jù)。項(xiàng)目人員應(yīng)按照本制度的要求，在各工作階段及時(shí)整理制作工作底稿，并對(duì)相關(guān)內(nèi)容負(fù)保密責(zé)任。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為工作底稿的責(zé)任人，工作底稿內(nèi)

2、容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。工作底稿由基金運(yùn)營(yíng)部統(tǒng)一保管。第二章 工作底稿的定義和所包含的文檔種類(lèi)本制度中的工作底稿是指項(xiàng)目人員在項(xiàng)目開(kāi)展全部過(guò)程中獲取和編寫(xiě)的、與項(xiàng)目相關(guān)的各種重要資料的總稱(chēng)。工作底稿應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司履行相關(guān)義務(wù)所開(kāi)展的主要工作。凡對(duì)公司履行業(yè)務(wù)職責(zé)有重大影響的文件資料及信息，均應(yīng)當(dāng)作為工作底稿予以留存。每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)建立獨(dú)立的工作底稿，內(nèi)容至少包括：項(xiàng)目原始資料、項(xiàng)目工作文件、公開(kāi)申請(qǐng)及其他文件。項(xiàng)目原始資料是指項(xiàng)目組在對(duì)項(xiàng)目及相關(guān)主體進(jìn)行盡職調(diào)查的過(guò)程中收集的相關(guān)原始文件資料，包括以下部分或全部?jī)?nèi)容：基本情況、業(yè)務(wù)與技術(shù)、同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與關(guān)聯(lián)交易、公司

3、治理、組織機(jī)構(gòu)與內(nèi)部控制、財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)因素及其他重要事項(xiàng)等方面。項(xiàng)目工作文件是指項(xiàng)目組為開(kāi)展項(xiàng)目所簽署的合同文本，基金項(xiàng)目募集的相關(guān)材料，以及為項(xiàng)目提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的律師事務(wù)所、會(huì)計(jì)師事務(wù)所及資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)等服務(wù)機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中出具的相關(guān)工作文件，包括項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中的會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、訪談提綱及記錄、對(duì)項(xiàng)目主體進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盡職調(diào)查的記錄以及服務(wù)機(jī)構(gòu)出具專(zhuān)業(yè)報(bào)告和說(shuō)明等。公開(kāi)申請(qǐng)及其他文件是指公司在向有權(quán)部門(mén)提交發(fā)行申請(qǐng)前履行內(nèi)控職責(zé)所形成的立項(xiàng)文件和內(nèi)核文件、正式提交的申請(qǐng)文件等相關(guān)文件資料。其他類(lèi)型項(xiàng)目（固定收益產(chǎn)品、改制重組財(cái)務(wù)顧問(wèn)等類(lèi)型項(xiàng)目）參照本制度第八條至第十二條的要求確

4、定工作底稿應(yīng)當(dāng)包含的文件資料及其分類(lèi)。第三章 工作底稿的制作要求工作底稿的制作本著“隨時(shí)收集、分階段整理”的原則進(jìn)行。項(xiàng)目組應(yīng)隨時(shí)收集和保存工作底稿所涉及的文檔資料，并按照本制度的要求進(jìn)行編號(hào)；在階段性工作完成后對(duì)該階段全部資料及時(shí)進(jìn)行整理，并編制工作底稿目錄。工作底稿應(yīng)當(dāng)參照本制度的要求建立目錄以便于查閱與核對(duì)。目錄中要求的項(xiàng)目原始資料原則上要求齊備，對(duì)于確實(shí)不適用的部分，應(yīng)當(dāng)在目錄中注明“不適用”；對(duì)于需要增加的文檔，應(yīng)在目錄中注明“新增”。如目錄中所列文檔名稱(chēng)不能清晰反映文件內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在備注中注明文件的主要內(nèi)容；目錄中重復(fù)的文件資料，可以采用相互引征的方法。項(xiàng)目組應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目主體的行業(yè)、

5、業(yè)務(wù)、融資類(lèi)型不同，在不影響業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下調(diào)整、補(bǔ)充、完善工作底稿。但工作底稿應(yīng)當(dāng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范、標(biāo)識(shí)統(tǒng)一、記錄清晰，各章節(jié)之間應(yīng)當(dāng)有明顯的分隔標(biāo)識(shí)，不同章節(jié)中存在重復(fù)的文件資料，可以采用相互引征的方法。第四章 其他類(lèi)型項(xiàng)目其他類(lèi)型項(xiàng)目（固定收益產(chǎn)品、改制重組財(cái)務(wù)顧問(wèn)等類(lèi)型項(xiàng)目）參照本制度第十五條的要求建立工作底稿和工作日志。項(xiàng)目組應(yīng)在項(xiàng)目每個(gè)節(jié)點(diǎn)實(shí)施完成后的30個(gè)工作日內(nèi)將整理完畢的工作底稿報(bào)送運(yùn)營(yíng)管理部歸檔。第五章 工作底稿的保存和調(diào)閱基金運(yùn)營(yíng)部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔檔案的審核。審核范圍包括：（1）是否按照本規(guī)定制作檔案目錄；（2）目錄和內(nèi)容是否相符；（3）檔案的整理是否符合要求。 項(xiàng)目負(fù)責(zé)

6、人未在規(guī)定時(shí)間完成歸檔的，或未按要求建立工作底稿的，將直接影響其年度績(jī)效考評(píng)結(jié)果。 基金運(yùn)營(yíng)部設(shè)專(zhuān)人對(duì)工作底稿進(jìn)行統(tǒng)一管理，存檔后的工作底稿不得隨意添加、替換或剔除。 公司領(lǐng)導(dǎo)、各委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)線總監(jiān)、風(fēng)控合規(guī)部負(fù)責(zé)人有權(quán)調(diào)閱所有項(xiàng)目的工作底稿；項(xiàng)目所屬業(yè)務(wù)部的負(fù)責(zé)人有權(quán)調(diào)閱其所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的工作底稿，調(diào)閱應(yīng)在檔案管理人員處辦理相應(yīng)手續(xù)。 其他部門(mén)人員如需要調(diào)閱工作底稿，須經(jīng)本部門(mén)及對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)條線總監(jiān)批準(zhǔn)，在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。 工作底稿的保存期限為10年。第六章 工作底稿的現(xiàn)場(chǎng)檢查 基金運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)工作底稿進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查和抽查。專(zhuān)項(xiàng)檢查是在下列情況下基金運(yùn)營(yíng)部對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行的檢查：（1）項(xiàng)目執(zhí)

7、行過(guò)程中的現(xiàn)場(chǎng)核查；（2）項(xiàng)目提出正式申請(qǐng)前的現(xiàn)場(chǎng)核查；（3）其他重大事項(xiàng)發(fā)生，基金運(yùn)營(yíng)部認(rèn)為有必要時(shí)?；疬\(yùn)營(yíng)部將于每年度上半年和下半年分別以抽查的方式進(jìn)行一次工作底稿檢查。 基金運(yùn)營(yíng)部在現(xiàn)場(chǎng)檢查工作完成后出具現(xiàn)場(chǎng)核查意見(jiàn)，說(shuō)明項(xiàng)目組編制的工作底稿格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、應(yīng)進(jìn)一步采取的盡調(diào)程序以及應(yīng)補(bǔ)充、完善的工作底稿。第七章 附則 本管理制度由基金運(yùn)營(yíng)部發(fā)布。 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件1： 私募基金業(yè)務(wù)工作底稿目錄編號(hào)及文檔名稱(chēng)生成時(shí)間頁(yè)碼備注第一章 基金募集1-1 募集說(shuō)明書(shū)、設(shè)立文件第二章 基金投資2-1 盡職調(diào)查、投資決策及投資協(xié)議等第三章 基金管理3-1 信息披露文件、投資

8、管理調(diào)查、運(yùn)作報(bào)告、年報(bào)等第四章 基金清算/退出4-1 清算報(bào)告、退出統(tǒng)計(jì)等附件2： 業(yè)務(wù)工作底稿目錄編號(hào)及文檔名稱(chēng)生成時(shí)間頁(yè)碼備注第一部分 項(xiàng)目盡職調(diào)查第一章 項(xiàng)目基本情況調(diào)查1-1 改制與設(shè)立情況1-2 歷史沿革情況1-3 發(fā)起人、股東的出資情況1-4 重大重組情況1-6 控股股東及實(shí)際控制人、發(fā)起人及主要股東情況1-7 發(fā)行人控股子公司、參股子公司的情況1-8 員工及其獨(dú)立性情況1-9 資產(chǎn)權(quán)屬及其獨(dú)立性情況1-10 商業(yè)信用情況第二章 業(yè)務(wù)與技術(shù)調(diào)查2-1 行業(yè)情況及競(jìng)爭(zhēng)狀況2-2 采購(gòu)情況2-3 生產(chǎn)情況2-4 銷(xiāo)售情況2-5 核心技術(shù)人員、技術(shù)與研發(fā)情況第三章 同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與關(guān)聯(lián)交易調(diào)

9、查3-1 同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情況3-2 關(guān)聯(lián)方及關(guān)聯(lián)交易情況第四章 公司治理4-1 董監(jiān)高任職及任職資格4-2 簡(jiǎn)歷及操守4-3 持股及其他對(duì)外投資等情況第五章 組織機(jī)構(gòu)與內(nèi)部控制調(diào)查5-1 公司章程及其規(guī)范運(yùn)行情況5-2 組織結(jié)構(gòu)和三會(huì)運(yùn)作情況5-3 獨(dú)立董事制度及其執(zhí)行情況5-4 內(nèi)部控制環(huán)境5-5 業(yè)務(wù)控制5-6 信息系統(tǒng)控制5-7 會(huì)計(jì)管理控制5-8 內(nèi)部控制的監(jiān)督5-9 股東資金占用情況 第六章 財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)調(diào)查6-1 最近三年及一期的財(cái)務(wù)資料6-2 有關(guān)評(píng)估報(bào)告6-3 有關(guān)內(nèi)控制度 6-4 銷(xiāo)售收入6-5 期間費(fèi)用 6-6 發(fā)行人銀行賬戶資料6-7 應(yīng)收款項(xiàng)6-8 存貨明細(xì)表6-9 重要的對(duì)外

10、投資6-10 固定資產(chǎn)的折舊明細(xì)表和減值準(zhǔn)備明細(xì)表6-11 主要債務(wù)6-12 納稅情況6-13 無(wú)形資產(chǎn)攤銷(xiāo)和減值情況6-14 報(bào)告期內(nèi)主要財(cái)務(wù)指標(biāo)情況表6-15 報(bào)告期內(nèi)重大會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正情況6-16 報(bào)告期內(nèi)重大會(huì)計(jì)政策、估計(jì)變更情況6-17 報(bào)告期內(nèi)管理層關(guān)于商譽(yù)減值測(cè)試情況說(shuō)明6-18 盈利預(yù)測(cè)報(bào)告6-19 境內(nèi)外報(bào)表差異調(diào)節(jié)表6-20 歷次驗(yàn)資報(bào)告第七章 業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)調(diào)查7-1 發(fā)展戰(zhàn)略7-2 歷年發(fā)展計(jì)劃及年度報(bào)告7-3 業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)第八章 風(fēng)險(xiǎn)因素及其他重要事項(xiàng)調(diào)查10-1 既往經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)發(fā)生重大變動(dòng)或歷次重大事件的相關(guān)資料10-2 重大合同10-3 訴訟和擔(dān)保情況第二部分 業(yè)務(wù)記錄第一章 會(huì)議紀(jì)要1-1 定期會(huì)議的會(huì)議資料以及會(huì)議記錄1-2 重大事項(xiàng)的專(zhuān)題討論會(huì)的會(huì)議資料及會(huì)議紀(jì)要1-3 按照證監(jiān)會(huì)保薦業(yè)務(wù)管理相關(guān)規(guī)定制作的工作日志第二章 備忘錄2-1 公司就重大或?qū)ｎ}事項(xiàng)出具的備忘錄2-2 律師就重大或?qū)ｎ}事項(xiàng)出具的備忘錄2-3 會(huì)計(jì)師就重大或?qū)ｎ}事項(xiàng)出具的備忘錄2-4 評(píng)估師就重大或?qū)ｎ}事項(xiàng)出具的備忘錄2-5 其他中介機(jī)構(gòu)就重大或?qū)ｎ}事項(xiàng)出具的備忘錄第三章 訪談