資料歸檔方案

1、中華人民共和國國家檔案局術語和定義下列術語和定義適用于本標準。歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料整理將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括裝 訂、編頁、裝盒、排架；電子文件包括存儲位置等），使之有序化的過程。件歸檔文件的整理單位。檔號在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順整理原則規(guī)檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。歸檔文件整理應

2、保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。組件（件的組織）件的構成歸檔文件一般以每份文件為一件。原件與復制件為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外），會議記錄一年一本的，一本為一件；件內文件排序.歸檔文件排序時產(chǎn)權原件在前，施工文件件在后。例如，浙 BE-T0O136 原件 -工程安裝資料-驗收資料-頂升資料-拆卸資料。只要是這臺所產(chǎn)生 的一切都放在一起，方便以后查詢到施工時的所有信息。不好的是要經(jīng)常翻動原 產(chǎn)權原件.產(chǎn)權原件單放。例如2013年生產(chǎn)塔吊-型號-出廠編號-產(chǎn)權編 號施工文件另行歸檔資料為：建設單位-工程-（塔吊、電梯）安裝-驗收-頂升-拆卸分類5.2.2歸檔文

3、件一般采用年度 一型號一保管期限、年度a）按年度分類將文件按廠家型號年度分類。例如：2013年生產(chǎn)塔吊-型號-出廠編號-產(chǎn)權編號排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。如建機 5710- 建機5910-建機6010檔號按照以下要求編制：c）保管期限：保管期限分為永久、 定期10年、定期1年，分別以代碼Y0、“D1” 標識。歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。5.5編目歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日 期、密級、備注等項目。a）序號：填寫歸檔文件順序

4、號。b）檔號：檔號按照 5.4.3編制。c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。d）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。e）題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“1 ”。日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如 19990909 。g）密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i）備注：注釋文件需說明的情況。歸檔文件使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置歸檔文件目錄除

5、保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。 裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱 即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊過程6.1.3歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。6.2裝訂歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不 損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少 對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。6.4裝盒將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及

6、備考表項目。不同年度、不同型號、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。6.4.1檔案盒檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mnX 220mm （長儂），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等。檔案盒應根據(jù)型號的不同，在盒脊設置全宗號、年度、保管期限、設置型號等 選擇項。檔案盒的排列順序號，寫在檔案盒盒脊。針對產(chǎn)權例如：建機 5710用黃色、建機5910用紅色.建機6010用藍色檔案盒紙制作。6.4.2備考表備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、 檢查日期。a）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。6.5排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排 架方法應避免頻繁倒架。歸檔文件按年度一機構（問題）一保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔 案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。整理要求7.1歸檔電子文件組件（件的組織