2022年文書(shū)管理制度

1、第PAGE6頁(yè)共NUMPAGES6頁(yè)2022年文書(shū)管理制度第一章總則第一條為確保文書(shū)事務(wù)正常順利進(jìn)行，促進(jìn)與提高_(dá)管理工作的效率，特制定本制度。第二條所謂“文書(shū)”是指日常工作上往來(lái)的公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、電報(bào)、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等一切的公文和用書(shū)。第三條文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)。其他部門(mén)的文書(shū)管理，也應(yīng)參照本制度。第二章文件的收發(fā)和催辦第四條對(duì)文件、信凼的處理，必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。凡屬上級(jí)機(jī)關(guān)、兄弟單位發(fā)來(lái)的文件及學(xué)院的文件或信凼，均由學(xué)院機(jī)要員統(tǒng)一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。第五條文件登記后，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)即編號(hào)登記并在文件首頁(yè)加蓋

2、收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)簽送院領(lǐng)導(dǎo)批閱。為避免文件、電報(bào)積壓，延誤工作，一般應(yīng)在當(dāng)天批閱完，緊急文件要速閱速辦。第六條學(xué)院外出開(kāi)會(huì)人員帶回的文件及資料統(tǒng)一由機(jī)要秘書(shū)登記，按文件的要求進(jìn)行傳閱不得個(gè)人保存。第七條為加速文件流傳，提高工作效率，機(jī)要員一般應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送至院領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，承辦部門(mén)接到文函件、電報(bào)后應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。如關(guān)系到二個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，按批示次序依次傳遞，最遲不超過(guò)二天(特殊情況除外)。如經(jīng)辦需備查的，主辦部門(mén)經(jīng)辦人員要征得院長(zhǎng)辦公室同意后予以復(fù)印和摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。第八條各部門(mén)要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收交、保管文件并負(fù)有催辦、督促、

3、保密、檢查的責(zé)任，各部門(mén)承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見(jiàn)和結(jié)果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負(fù)責(zé)并備查考。第九條機(jī)要員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)對(duì)學(xué)院統(tǒng)一編號(hào)的文件要及時(shí)處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。第三章文件的借閱和清退第十條各部門(mén)有關(guān)人員因工作關(guān)系需借閱、查閱文件，需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有密級(jí)的文件，需經(jīng)院長(zhǎng)辦公室處長(zhǎng)同意后方可借閱。第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)守登記、簽收手續(xù)，遵守借閱時(shí)間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。第十二條嚴(yán)格文件清退制度。機(jī)要員除對(duì)承辦的公文進(jìn)行日常催辦外，實(shí)行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度

4、將上年的文件進(jìn)行一次清理后全部立卷歸案。上級(jí)限期清退的文件及時(shí)催交上報(bào)，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責(zé)任者，寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，按情節(jié)輕重，給予必要的處分。第四章文件的保管和歸檔第十三條凡下列文件統(tǒng)一由學(xué)院檔案室保管歸檔：(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，上級(jí)對(duì)學(xué)院報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；(2)學(xué)院發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、紀(jì)要、規(guī)定、重要通知、生產(chǎn)計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、人事、_、各類(lèi)年報(bào)等；(3)學(xué)院黨代表會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)、學(xué)院黨政辦公會(huì)、學(xué)院黨、政、工聯(lián)席會(huì)、學(xué)院行政辦公例會(huì)、學(xué)院中層干部擴(kuò)大會(huì)及各種專(zhuān)業(yè)會(huì)議記錄；(4)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議所攜帶回學(xué)院的文件、資料及本學(xué)院在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等；(

5、5)反映學(xué)院先進(jìn)人物、事跡及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)工作等；(6)反映學(xué)院有關(guān)獎(jiǎng)懲的材料；(7)學(xué)院日志、南廣大事記和工作簡(jiǎn)報(bào)；(8)向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料等；(9)上級(jí)部門(mén)直接發(fā)至學(xué)院各單位的文件，如涉及到學(xué)院全局的，應(yīng)交院長(zhǎng)辦公室由機(jī)要員登記，由分管院領(lǐng)導(dǎo)批示后再下發(fā)辦理。第五章文件立卷與銷(xiāo)毀第十四條立卷要求(1)文件立卷應(yīng)按內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔；(2)按立卷要求分卷裝訂，寫(xiě)明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列，列好案卷目錄，清點(diǎn)案卷無(wú)誤后方可歸檔；(3)立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；(4)要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立

6、卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔；(5)上年度形成的文件材料，要求在下年度_月份以前整理完。_月份正式向檔案室移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。第十五條文件的銷(xiāo)毀(1)對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，院長(zhǎng)辦公室機(jī)要員應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)；(2)經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)由機(jī)要員和院辦主任在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。第六章文件傳閱第十六條傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所。第十七條閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不影響他人傳閱，當(dāng)天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有：“提示”、“擬辦意見(jiàn)”，院長(zhǎng)辦公室應(yīng)責(zé)

7、成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求辦理有關(guān)事宜。第十八條閱文時(shí)不得抄錄全文，以防_。第十九條不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續(xù)。第二十條文件閱完后，應(yīng)送交機(jī)要員，避免橫傳，以便保管。第二十一條對(duì)于緊急文件要速閱速辦。2022年文書(shū)管理制度（二）根據(jù)金屬非金屬礦山安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范要求，為了保證標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)效力與效率、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)效力、記錄控制效力以及標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量，制定本制度。一、建立文件控制的管理制度1、制定文件與資料的識(shí)別與控制制度，確保企業(yè)安全規(guī)章制度產(chǎn)生，使用、評(píng)審、修訂和控制的效力與效率。2、企業(yè)應(yīng)定期代號(hào)不定期對(duì)安全規(guī)章制度進(jìn)行了評(píng)審，必要時(shí)予以修訂

8、或廢除。3、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件制定、評(píng)審與修訂過(guò)程應(yīng)有員工參與。4、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件應(yīng)分發(fā)到相應(yīng)的員工。5、標(biāo)準(zhǔn)化文件要求：標(biāo)準(zhǔn)化文件系統(tǒng)應(yīng)做到文件需求響應(yīng)及時(shí)，文件產(chǎn)生的流程暢通、用戶(hù)界面良好，文件分發(fā)充分，確保文件系統(tǒng)效力與效率；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)包括主索引表、分配的適用性、制定時(shí)間、版本、解釋權(quán)、準(zhǔn)批、變化、廢止、存儲(chǔ)媒介、保存期限、外部文件、法律法規(guī)與其他要求、可獲取性，確保系統(tǒng)文件控制效力；記錄控制系統(tǒng)包括識(shí)別與檢索、可追蹤性、存儲(chǔ)有效、可讀性、保持期限、維護(hù)效果、可攻取性等，以確保記錄控制系統(tǒng)效力；保證標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文件質(zhì)量。二、根據(jù)安全生產(chǎn)管理需求制定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)文主要安全生產(chǎn)規(guī)章制度包括：1、安全生產(chǎn)檢查制度2、安全教育培訓(xùn)制度3、重大危險(xiǎn)源監(jiān)控制度4、重大隱患整改制度5、危險(xiǎn)物品和物料管理制度6、職業(yè)危害預(yù)防制度7、特種作業(yè)管理與審批制度8、特殊工種管理制度9、事故與事件管理制度10、設(shè)備和設(shè)施安全管理制度11、安全生產(chǎn)檔案管理制度12、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲制度三、有效保留安全生產(chǎn)記錄安全生產(chǎn)記錄包括：1、管理評(píng)審報(bào)告2、事故、事件記錄3、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息4、培訓(xùn)記錄5