費用核銷制度及流程

1、河北億源商貿(mào)有限責(zé)任公司編制部門財務(wù)部文件名稱文件編號YYLC-CW-01編制人費用報銷規(guī)定版本A崗 位財務(wù)部經(jīng)理頁 碼共5頁目 的：為加強費用管理，明確審批權(quán)限，規(guī)范報銷手續(xù)，特制定此制度。適用范圍：適用于全公司費用報銷。名詞解釋：無涉及部門主要職責(zé)財務(wù)部負責(zé)全公司各項費用報銷的審核。各部門經(jīng)理、運營中心總監(jiān)負責(zé)所轄范圍內(nèi)各項費用需求提案的申報和審核，負責(zé)業(yè)務(wù)結(jié)束后費用報銷的審核?？偨?jīng)理負責(zé)各項費用需求提案和業(yè)務(wù)結(jié)束后費用報銷的批準。具體描述費用報銷本著“必要、合理、節(jié)約”和“誰使用誰負責(zé)”的原則，采用事前審批，事后審核 的方法，由財務(wù)部統(tǒng)一核算。公司的一切費用開支，堅持總經(jīng)理一支筆審批的原

2、則，即所有費用的發(fā)生（包括臨時性 發(fā)生的費用）必須報請總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。資金支出及費用報銷審批各部門必須使用統(tǒng)一的億源商貿(mào)報銷簽批單進行費用的審批、報銷。公司員工因公出差、對外交際應(yīng)酬、購買物品，企劃印刷，車輛維修等事項發(fā)生，需 提前寫提案報總經(jīng)理批準后方可進行。非現(xiàn)金結(jié)算的業(yè)務(wù)結(jié)束后，需讓對方開出兩聯(lián)收據(jù)或 費用明細清單，其中一聯(lián)在48小時內(nèi)到總經(jīng)理處簽上“未付款”字樣后傳財務(wù)備案，便于財務(wù) 及時計提費用，同時能讓總經(jīng)理及時了解公司費用情況，便于調(diào)配公司款項。-可編輯修改-所有報銷的款項支付，除零星支出外，應(yīng)當(dāng)避免以現(xiàn)金形式支付，而應(yīng)通過銀行辦理 匯款。因業(yè)務(wù)的特殊性需借款，經(jīng)辦人填制借

3、款申請單，注明申請部門、經(jīng)辦人、用途 及申請金額，經(jīng)部門經(jīng)理、所屬運營中心總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后，財務(wù)部按借 款申請單批復(fù)金額支取借款給經(jīng)辦人，同時保留借款申請單原件；遇一事一議業(yè)務(wù)，如物品現(xiàn)金采購等，業(yè)務(wù)結(jié)束后由經(jīng)辦人填報億源商貿(mào)報銷簽批單， 并提交業(yè)務(wù)附件和單據(jù)，經(jīng)部門經(jīng)理、所屬運營中心總監(jiān)、財務(wù)審核員、財務(wù)部經(jīng)理審核， 總經(jīng)理批準后予以報銷；報銷票面金額低于借款金額的，由經(jīng)辦人予以補現(xiàn)金至財務(wù)部出納， 并抽取借款申請單；報銷票面超過借款金額的，財務(wù)出納支取現(xiàn)金給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人抽 取借款申請單；對于長期循環(huán)存在的業(yè)務(wù)，經(jīng)總經(jīng)理批準借款申請單可延續(xù)，每次報賬后財務(wù)出納 支付現(xiàn)金給經(jīng)

4、辦人。對于5000元以上的現(xiàn)金支出，遇節(jié)假日的，在休假前一天下班前通知財務(wù)部。報銷的原始單據(jù)必須是合法的發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票或收據(jù)要求字跡清楚、項目齊全、大小 寫金額相符，蓋有銷售單位的“財務(wù)專用章”或“發(fā)票專用章”臺頭處注明公司全稱，不得隨意 簡化；如無合法發(fā)票或收據(jù)，報銷均需填寫我公司現(xiàn)金支付說明單，注明事由、金額（大 小寫）、經(jīng)手人及其聯(lián)系方式。費用報銷審批注意事項凡一事一議業(yè)務(wù)預(yù)借款在規(guī)定時間（48小時），不辦理費用報銷沖賬手續(xù)，公司將定期 通報，一周內(nèi)拖欠不還者，從經(jīng)辦人工資中扣除并予以考核，且在上次借款尚未結(jié)清前，經(jīng) 辦人不得再次借款。餐費報銷需有證明人簽字并有酒店原始明細單據(jù)方可報賬

5、。費用報銷項目要求-可編輯修改-范圍：可計入期間費用的各種費用開支，支出后填寫費用報銷單。費用項目按公司二級科目的預(yù)設(shè)填寫：差旅費、運輸費、通訊費、水電費、修理費、 保險費、廣告費、勞動保護費、業(yè)務(wù)招待費、辦公費、培訓(xùn)費等 ；支出原因應(yīng)如實填寫。主要費用項目要求（必須提前寫提案進行簽批）廣告費：廣告費包括海報印刷、氛圍營造、媒體宣傳、廣告發(fā)布、促銷獎品等，廣告 費需提前進行預(yù)算并報總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。差旅費：出差人員在出差前必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可出差。出差歸來后，及時報賬并歸 還借款，憑填寫齊全的億源商貿(mào)報銷簽批單附原始單據(jù)，按報銷手續(xù)審批完成后到財務(wù) 部報賬。業(yè)務(wù)招待費：事務(wù)發(fā)生前，經(jīng)辦人應(yīng)

6、事先向公司領(lǐng)導(dǎo)請示，向領(lǐng)導(dǎo)陳述招待對象、開 支原因、來客人數(shù)、陪客人數(shù)、預(yù)計開支金額，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可開支。業(yè)務(wù)招待費原則上 應(yīng)在公司定點飯店或賓館（總辦室負責(zé)聯(lián)系）進行，按合同進行打折。開支后應(yīng)填寫億源 商貿(mào)報銷簽批單，按規(guī)定進行報銷。單據(jù)的使用及填寫要求單據(jù)的書寫要求填寫報銷單據(jù)或取得的原始憑證，應(yīng)使用黑色鋼筆或簽字筆，需要復(fù)寫的原始憑證， 禁止使用圓珠筆、鉛筆。有大小寫金額的，大小寫金額必須相符。從外單位取得或向外開出的原始憑證，必須蓋有稅務(wù)部門和財政部門監(jiān)制章及填報單 位的財務(wù)專用章。匯總填寫的原始憑證，必須附有開出單位蓋章的清單，清單必須與發(fā)票相符。填寫原始憑證要求內(nèi)容齊全，書寫規(guī)范

7、，文字簡明，用詞確切，數(shù)字計算準確，不得 涂改、挖補。-可編輯修改-從外單位取得的原始憑證如有遺失，原則上一律不予報銷。特殊情況：如因不可抗力 因素遺失的，經(jīng)總經(jīng)理批示，可用同等金額，同等類別的發(fā)票沖抵并報銷。報銷簽批單據(jù)填寫時，應(yīng)注明所附單據(jù)張數(shù)。所有資產(chǎn)類的報銷，必須附有固定資產(chǎn)、低佰易耗品驗收單，列明采購單位的地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人，重大資產(chǎn)應(yīng)附招投標(biāo)書，確認資產(chǎn)責(zé)任人 ；登記固定資產(chǎn)卡片或個人物品卡片賬。費用報銷單據(jù)的簽批：經(jīng)辦人必須是直接操作人或熟知整個事情經(jīng)過的人，遇到領(lǐng)導(dǎo)詢問必須能清楚解答；部門經(jīng)理必須對本次報銷單據(jù)所附內(nèi)容的真實性負責(zé)；由財務(wù)部審核報銷單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī) 范，

8、是否經(jīng)過有效批準，所附附件是否合法合規(guī)等，對符合要求的報銷單據(jù)應(yīng)及時交與風(fēng)險 管控部，對不符合的應(yīng)退回報銷人并向報銷人說明退回理由；風(fēng)險管控部對票據(jù)本身進行二次 復(fù)審;出納收到報銷單后應(yīng)檢查負責(zé)人、公司負責(zé)人、會計簽字是否齊全，對審批手續(xù)齊全的 報銷單據(jù)應(yīng)及時給予報銷，對于不符合審批手續(xù)的報銷單出納有權(quán)拒絕報銷或付款。單據(jù)的粘貼要求報銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；報銷單封面與封面的拖紙必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面和托紙之外（票據(jù)過大時應(yīng)按封面大小折疊好）；報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷附件單據(jù)張數(shù)及金額；7附件億源商貿(mào)報銷簽批單借款申請單-可編輯修改-7.3現(xiàn)金支付說明單會簽審核簽批借款單-可編輯修改-借款人部門經(jīng)理 財務(wù)經(jīng)理董事長億源商貿(mào)現(xiàn)金支付說明單無票事由說明大寫小寫經(jīng)辦人部門經(jīng)理日期單位聯(lián)