2022學院會議管理制度

1、第PAGE8頁共NUMPAGES8頁2022學院會議管理制度第一章總則第一條為及時研討處理學院管理中存在的問題，明確工作方向和提高工作效率，協(xié)調(diào)部門之間的工作，保證決策貫徹到位，特制定本制度。第二條本制度適用于學院各種類型會議。第三條會議的召開本著“精簡、高效、注重效果”的原則進行，避免開冗會。第四條會議的分類及組織：學院實行三級會議管理制度。(一)一級會議：1、股東會：參會人員為全體股東或股東委派代表；會議召集人為董事長。2、董事會：參會人員為全體董事；會議召集人為董事長。(二)二級會議：1、黨政聯(lián)席會議：參會人員為黨委正副書記、行政正副院長；會議召集人為黨委書記或院長。2、院長辦公會：參會

2、人員為院長、副院長、院長助理；會議召集人為院長。3、全體教職工大會：參會人員為全體教職工；會議召集人為院辦公室負責人。4、中層干部會議：參會人員為各系(部)、處(室)全體助理級以上干部；會議召集人為院長。(三)三級會議：1、教學工作會議：參會人員為分管教學院長、全體教學人員；會議召集人為教務(wù)處負責人。2、輔導員工作會議：參會人員為分管教學院長、全體輔導員；會議召集人為學生處負責人。3、安全工作會議：參會人員為分管后勤院長、保衛(wèi)處全體人員；會議召集人為保衛(wèi)處負責人。4、后勤工作會議：參會人員為分管后勤院長、總務(wù)處全體人員；會議召集人為總務(wù)處負責人。5、處(室)、系(部)工作會議例會：參會人員為各

3、處(室)、系(部)全體員工；會議召集人為各處(室)、系(部)負責人。6、其他專題工作會、緊急工作會等。第二章會議通知第五條一、二級會議由院辦公室下發(fā)通知，三級會議由召集部門負責下發(fā)通知。第六條會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑。第七條會議召開時間和地點如有變動，負責通知部門應提前一天通知與會人員。第三章會前準備第八條會議準備包括議題議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料準備等。第九條會議召集者就議題準備充分的資料、信息，擬就議程及時間分配，確定好主持人及會議記錄人。第十條與會人員接到通知后就議題認真準備好言簡意賅的發(fā)言稿。第十一條會議場所應提

4、前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。第四章會議議程第十二條主持人事先安排好與會人員座次。第十三條會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應嚴格遵守。第十四條會議主持人應緊緊圍繞議題按照議程主持會議，確保會議總時間不變。第十五條會議主持人要及時做出結(jié)論。及時制止干擾會議的任何情況，適時宣布散會。第十六條與會人員均應保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言力求簡短、切題，舉止文明大方。第五章會議紀要第十七條會議記錄人要在會議進行期間認真記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。第十八條會議記錄員要在會議結(jié)束后_小時內(nèi)整理好原始記錄，形成會議紀要，交由主持人簽發(fā)。第十九條會議紀要由記錄人送達

5、抄送人員。第六章會議考勤第二十條記錄員負責簽到。與會人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應提前以書面形式請假，緊急情況可以事先口頭請假，事后補辦請假手續(xù)。第二十一條與會人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意后方可離席。第七章會場秩序第二十二條與會人員應提前到會，不得喧嘩，不得來回走動。第二十三條遲到、中途離席者應輕聲出、入席，盡量不干擾會議進行。第二十四條與會人員應坐(站)姿端正，禁止交頭接耳。第二十五條會議期間與會人員將通訊工具調(diào)為振動檔或關(guān)閉，不會客(特殊客人除外)，認真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。第二十六條與會人員應保持會場整潔，不準隨地吐痰、扔紙屑，會議結(jié)束后將座椅整理

6、好。第二十七條與會人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。第八章保密事項第二十八條保密事項參照保密管理制度執(zhí)行。第九章附則第二十九條本制度由院辦公室負責解釋。2022學院會議管理制度（二）第一條學院秘密是指一切關(guān)系學院安全和利益，在一定時間內(nèi)限定范圍內(nèi)的人員和知悉的事項。學院秘密的范圍包括：(一)學院重大決策中的秘密事項。(二)學院尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、方向、規(guī)劃、項目、決策等。(三)學院內(nèi)部的合同、協(xié)議、意見書和可行性報告、重要會議記錄。(四)學院財務(wù)預決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。(五)學院所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。(六)學院高層領(lǐng)導未正式公開的談話。(七)

7、學院員工人事檔案、工資、勞務(wù)收入及資料。(八)其它經(jīng)學院確定應當保密的事項。第二條學院秘密分為三類：絕密、機密、秘密。(一)絕密是指在經(jīng)營發(fā)展中，直接影響學院權(quán)益和利益的重要決策文件資料。主要包括學院重大決策、經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營決策等。(二)機密是指泄露會使學院安全和利益遭到嚴重損害的事項。主要包括學院的財務(wù)報表、工資收入、統(tǒng)計資料、協(xié)議、合同、可行性報告、重要會議記錄、經(jīng)營情況等。(三)秘密是指泄露會使學院的安全和利益遭受損害的事項。主要包括學院人事檔案、高層領(lǐng)導未正式公開的重要談話、未正式公開的各類信息等。屬于學院秘密的文件、資料應標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。第三條密級內(nèi)

8、容知曉范圍(一)絕密級：董事會成員、院級領(lǐng)導及與絕密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。(二)機密級：處級(正職、副職、助理)以上級別干部及與機密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。(三)秘密級：高級文員以上崗位人員及與秘密內(nèi)容有直接關(guān)系的工作人員。第四條保密措施(一)學院員工必須具有保密意識，必須做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。(二)院長領(lǐng)導保密全面工作，各部門負責人為本部門的保密工作負責，各部門及下屬單位必須設(shè)立兼職保密員。(三)對外交往與合作中需要提供學院秘密的事項，應由院長批準，絕密級內(nèi)容須經(jīng)董事長批準。(四)嚴禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項，不準在私人交往中泄

9、露學院秘密。(五)員工發(fā)現(xiàn)學院秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告院辦公室，院辦公室立即做出相應處理。(六)有計算機、復印機、傳真機的部門要依據(jù)本制度制定本部門保密細則，并加以嚴格執(zhí)行。(七)文檔人員、保密員工變動時應及時辦理交接手續(xù)，交由主管領(lǐng)導簽字。(八)小車司機對領(lǐng)導在車內(nèi)的談話嚴格保密。第五條保密環(huán)節(jié)(一)文件打印1、由文件原稿提供單位領(lǐng)導簽字，簽字領(lǐng)導對文件內(nèi)容負責任，不得出現(xiàn)對學院不利或不該宣傳的內(nèi)容，同時確定文件編號、保密級別、發(fā)放范圍、打印分數(shù)。2、打印部門要做好登記，打印校對人員姓名應在發(fā)文單中反映，保密文件應由行政辦公室負責打印。3、打印完畢，所有文件廢稿

10、應立即用碎紙機全部銷毀，電腦存盤應消除或加密保存。(二)文件發(fā)放1、文件打印完畢，由文印室專門人員負責轉(zhuǎn)交發(fā)文部門，并作登記，不得轉(zhuǎn)交無關(guān)人員。2、發(fā)文部門下發(fā)文件應認真做好發(fā)文記錄。3、保密文件應交由發(fā)文部門負責人或其他指定人員簽收，不得交給其他人員。4、對于剩余文件應妥善保管，不得遺失。5、發(fā)送保密文件應由專人負責，嚴禁讓未正式聘用員工發(fā)送保密文件。(三)文件復印1、原則上保密文件不得復印，特殊情況由相關(guān)領(lǐng)導批準。2、文件復印應做好登記，嚴格按復印份數(shù)復印。3、復印件只能交給部門負責人或其指定人員，不得交給其他人員。4、復印廢件應即時用碎紙機銷毀。(四)文件借閱借閱保密文件必須經(jīng)借閱方、提

11、供方領(lǐng)導簽字批準，提供方加以專項登記，借閱人員不得摘抄、復印，不得向無關(guān)人員透露，確需摘抄、復印時，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。(五)傳真件1、保密文件傳遞，不得通過公用傳真機。2、收發(fā)傳真要做好登記。3、保密傳真件收件人只能為部門主管負責人或其他指定人員，不得為其他人。(六)檔案1、嚴格履行借閱不同密級檔案的批準手續(xù)，秘密、機密檔案由院長批準，絕密檔案由董事長批準。2、檔案銷毀應經(jīng)鑒定小組批準后指定專人監(jiān)銷，兩人以上參加，做好登記。(七)會議1、所有重要會議由院辦公室協(xié)助相關(guān)部門做好保密工作。2、參加會議人員應嚴格控制，無關(guān)人員不應參加。3、會務(wù)組應認真做好到會人員的簽到和材料發(fā)放登記工作。4、會議錄音、攝像人員由院辦公室指定。5、會議紀要整理由院辦公室指定人員在指定地點整理。6、會議參加人員不得私自透露會議內(nèi)容。第六條違紀處理(