建設工程材料設備采購管理辦法

1、材料設備采購管理辦法1目的通過規(guī)范材料設備采購程序，形成各部門和環(huán)節(jié)的有效制衡和協(xié)作，以保證采購活動滿足數(shù)量、質(zhì)量、成本、交貨期和服務方面的要求。2. 適用范圍公司確定自行采購的材料設備。凡是金額達到招標條件的材料設備采購項目必須嚴格執(zhí)行招標管理辦法 來選擇合格供應商，后續(xù)的管理工作按照本辦法執(zhí)行。3相關文件招標管理辦法（詳細見合同預算部招標管理辦法）經(jīng)濟合同管理辦法財務管理制度公司有關制度4執(zhí)行原則41“檢控并重，以控為主” ，控制的關鍵是選擇合格的供應商；42 必須體現(xiàn)公司統(tǒng)一的付款和質(zhì)量原則；43 體現(xiàn)運作效率與權力制衡。5. 職責材料部負責制訂和完善材料設備采購管理制度和流程。收集市場

2、信息，建立材料設備和供應商信息庫。負責對供應商進行評審、考核，建立供應商檔案和合格供應商名冊。制定項目總體的材料設備采購計劃。負責組織制定各類材料設備的采購準備文件。負責材料設備采購合同的談判和擬訂。負責材料設備采購合同的報審和修改。負責組織材料設備的進場，組織進場檢驗。負責組織材料設備質(zhì)量驗證的對外送檢工作。 參與協(xié)調(diào)施工過程中與供應商的關系。 負責跟蹤記錄材料設備的使用情況。 負責收集整理各種質(zhì)量合格證書和檢驗試驗文件。 參與采購設備的竣工報驗。 負責協(xié)調(diào)和管理材料設備的保修服務工作。 負責對供應商進行考核評價。公司質(zhì)檢部（工程技術部）參與制訂項目總體采購計劃。負責提出材料設備需用計劃。參

3、與制作相關的采購準備文件。參與進場材料設備的檢驗和試驗。負責監(jiān)督材料設備的保管、標識及進入庫管理工作。負責組織和協(xié)調(diào)設備安裝施工。負責反饋材料設備使用情況和供應商的服務情況。負責組織設備的竣工報驗公司成本控制部（預算部）參與制訂項目的材料設備采購總體計劃。負責提出材料設備采購的計劃成本。收集整理市場材料設備價格變化動態(tài)，對報價進行監(jiān)督審查。負責審查材料設備采購合同。負責匯總材料設備價款及變更，及時調(diào)整工程總造價。財務部參與對供應商的銀行信用及財務狀況調(diào)查。參與制訂合同的付款條款。匯總制訂材料設備資金需用計劃。負責對供應商進行材料設備價款支付。 副總監(jiān)督和指導材料設備采購全過程工作的開展。負責選

4、擇材料設備供應商。負責審核材料設備采購合同。負責處理材料設備進場和施工過程中的重大事件。負責審核供應商考核結果。負責審查材料設備履約完成證明，對材料設備價款支付出具意見。6工作程序材料設備采購計劃根據(jù)材料設備對工程質(zhì)量和成本的影響程度，將項目物資分成A、 B、C三類。量大且對工程質(zhì)量和成本影響大的物資為 A 類；量小但對工程質(zhì)量影響 大或量大但對工程質(zhì)量影響一般的物資為 B 類；一般物資為 C類（公司五金店 供應）。公司應重點控制 A類材料設備，具體參見材料設備分類表 （附件 2）。公司根據(jù)材料設備重要性分類，由材料采購部與工程技術部會商列明清 單，明確該項目由公司自行采購的材料設備，上報主管

5、副總和總經(jīng)理審批后， 作為項目的采購范圍。材料設備部負責組織相關部門制訂項目的材料設備總體采購計劃 （附 件 10），報總經(jīng)理審批。工程技術部根據(jù)工程進度和現(xiàn)場施工需要，預先提出材料設備需用計 劃，報送到主管副總及總經(jīng)理通過后，由材料采購部正式啟動采購程序。 選擇合格的供應商收集產(chǎn)品和供應商的資料和信息材料采購部負責收集各類材料設備的市場信息， 要針對計劃采購的材料 設備建立專項數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中每項必須收集不少于 3 家供應商以上的產(chǎn)品信 息。材料設備部負責向各類材料設備廠家詢價， 索取產(chǎn)品說明書、 樣本等資 料和信息，并進行分項編目、登記、保管，以備查用。材料設備部負責了解市場上新產(chǎn)品、 新

6、材料的情況， 定期上交專項分析 報告。材料設備部負責了解政府對材料設備使用的政策、法規(guī)。制作采購準備文件由材料采購部組織制作材料設備采購清單 ，明確采購的詳細需求作 為采購實施的依據(jù)，其內(nèi)容應包括相關圖紙、設備型號、性能要求、技術參數(shù)、 品種、加工要求、數(shù)量、交貨期、驗收標準、現(xiàn)場安裝要求、質(zhì)量保修條件等。計劃預算部負責提供材料設備的數(shù)量、計劃采購成本等。工程技術部負責提出材料設備的進場時間要求、 現(xiàn)場安裝要求、 設備型 號、參數(shù)等，并負責與監(jiān)理公司溝通，確認采購的相關需求。采購準備文件還包括依據(jù)性的采購文件： 由材料設備部負責歸檔管理相 關材料設備的國家標準和部頒標準，作為材料設備進場檢驗的

7、依據(jù)。供應商資格預審材料設備要求供應商遞交各類證明文件包括： 企業(yè)介紹、 企業(yè)的資質(zhì)證 明資料（營業(yè)執(zhí)照、 生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書等） 、產(chǎn)品的質(zhì)量證明資料（合格證、 準用證或備案目錄、監(jiān)測報告等） 、進口物資的相關證明（進出口許可證、商檢 證明等）、獲獎證書等，并對其資格進行評審。材料設備部填寫供應商資格評審表 （附件 3），上報主管副總審批后 確定入圍的供應商，入圍的供應商不得少于 2 家。供應商評價針對不同的材料設備特點采取不同的評價方式。對能提供標準產(chǎn)品的，進行樣品檢測，檢測結果作為評價依據(jù)。對不能提供樣品的，進行廠家或其承包項目的考察，考察結果作為評價的依 據(jù)。樣品檢測和評價材料設備部

8、要求各供應商，按要求數(shù)量送樣，并附鑒定書或檢測報告；材料設備部收到樣品后，立即填寫委托單，將樣品送到的經(jīng)過認證的專業(yè)檢 測機構檢測。材料設備部負責取得檢測報告，并按檢測結果對產(chǎn)品進行質(zhì)量性能評價。必須請監(jiān)理公司和工程部參與對樣品的確認，并進行封樣。對廠家或其承包的項目考察材料設備部組織工程部、計劃預算部及其他專業(yè)人員對廠家或其承包項目進 行考察，必要時應邀請監(jiān)理工程師參與。如樣品檢測合格后，認為有必要對其生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力進行進一步的 了解，也可以組織考察。材料設備部提交考察報告， 報告的內(nèi)容應包括：企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力和裝備、 領導質(zhì)量意識、員工素質(zhì)、質(zhì)量管理體系建設、售后服務、設計開發(fā)能

9、力、 顧客滿意度反饋等。報價和審價當供應商樣品符合要求或考察合格后，則可通知各供應商報價；材料設備部負責具體的談判，談判價格必須經(jīng)過計劃預算部審核。選定供應商a. 材料采購部負責向主管副總提交材料設備檢測報告或考察報告。b. 計劃預算部向主管副總提交供應商報價審核表 （附件 4）。采購金額在 萬元以下的，由主管副總選定供應商；采購金額在 萬 元以上的，由主管副總提出選擇建議，上報總經(jīng)理審批確定。材料設備負責將選擇結果通知各供應商，同時要求中選的供應商前來辦理有 關合同事宜。合同談判與簽訂 具體的執(zhí)行程序和規(guī)定見合同管理辦法 。材料設備進場檢驗編制進貨檢驗計劃材料設備部的工程師在統(tǒng)一組織下，對材

10、料設備進場檢驗進行全面策 劃，編制材料設備進場檢驗計劃 （附件 9），明確檢驗地點、檢驗的方式、檢 驗記錄方式、抽樣方式和比例、檢驗量具和儀器、檢驗記錄表格等，為材料設 備進場檢驗作好準備工作。將材料設備的進場時間及安排， 至少提前 5 天通知工程技術部， 要求總 包和監(jiān)理單位作好相應的準備。檢驗地點進場檢驗一般在施工現(xiàn)場進行。由于材料設備檢驗合格后都要入庫保 管，應將進貨檢驗地點設在相應的倉庫內(nèi)；對體積特別大的采購材料設備，也 可以送到施工現(xiàn)場的工作地，在工作地進行材料設備質(zhì)量檢驗。當加工復雜、 現(xiàn)場安裝要求特殊的材料設備， 則可將由材料設備部派出 專業(yè)工程師駐在供應商生產(chǎn)現(xiàn)場進行過程檢驗和

11、出廠檢驗。要進行報關商檢的進口材料設備， 材料設備部的專業(yè)工程師應到海關進 行檢驗。檢驗方式由材料采購部組織工程技術部、 總包和監(jiān)理單位、 供應商幾家聯(lián)合驗收 驗證，填寫相關的表格和簽字確認，填寫材料設備檢驗認定記錄 （附件 5）， 只有各家單位通過沒有異議并簽字認可，才能算通過了檢驗程序。對重要的材料設備要現(xiàn)場錄像或照相，作為將來備查的依據(jù)。檢驗和試驗的標準和范圍 檢驗和試驗的內(nèi)容、方法和質(zhì)量標準，執(zhí)行建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定 標準及國家有關建筑施工規(guī)范，物資試驗的資料管理執(zhí)行北京市建筑安裝 工程資料管理規(guī)程的有關規(guī)定。檢驗和試驗的執(zhí)行在進貨檢驗中， 材料采購部專業(yè)工程師應根據(jù)外購材料設備質(zhì)

12、量重要度 分級和供應商質(zhì)量保證能力評級，可適當?shù)卣{(diào)整檢驗材料設備的數(shù)量和檢驗材 料設備質(zhì)量特性的重點。物資檢驗首先要對材料設備質(zhì)量證明文件進行檢驗， 確保證明符合合同 和國家有關規(guī)范的要求；按照采購合同 （或采購計劃） 對物資的名稱、 型號、 規(guī)格、產(chǎn)地、材質(zhì)、 數(shù)量進行核對。對規(guī)定必須經(jīng)過檢測試驗的材料設備， 由專業(yè)工程師進行抽樣， 委托經(jīng) 過認證的檢測中心進行檢測和試驗。材料設備部負責收集、整理材質(zhì)證明及相關證明資料。不合格材料設備的處理報廢 當材料設備不合格特性嚴重，采購專業(yè)工程師則通知供應商報廢。為防止 供應商將這類不合格品混入合格品以后再交貨，材料設備部應扣留這類不合格 品，或在不合

13、格品上作出破壞性標志后再交供應商運回。返工a. 當材料設備不合格時，材料設備部與供應商談判后，辦理退貨手續(xù)，供應商 將材料設備運回進行檢驗篩選或返工，將篩選出的合格品或返工后的合格品 再送檢。b. 絕對不允許供應商對退回不合格材料設備， 不作任何處理， 就又送檢“闖關”。 當遇到有這樣做的供應商時，一旦查實，材料設備部應取消其供應商資格， 最低須給予“黃牌”警告和經(jīng)濟扣罰?；赜貌牧显O備的不合格特性不會給成品質(zhì)量帶來影響時，公司可以作讓步處理?；赜糜袃煞N處理方法，一種是不降價回用；一種是降價回用。決定是否回用由 工程管理部出具意見，決定是否降價由預算合同部出具意見，最終報主管副總 審批通過后執(zhí)行

14、。上述幾種處理不合格品的處理過程填寫不合格材料設備記錄表 （附 件 6），并將供應商的不合格行為，記入供應商履約過程記錄表 （附件 7）。 材料設備的使用、標識材料設備進場檢驗合格后， 交由總包單位進行材料設備的現(xiàn)場管理， 材料 設備部監(jiān)督其保管、標識、出入庫管理等工作，工程管理部監(jiān)督材料設備的安 裝、使用。材料采購部負責監(jiān)督總包單位作好材料設備的標識。a. 物資的標識方式為標記、記錄。b. 物資標記的內(nèi)容應包括產(chǎn)品名稱、型號、規(guī)格、供貨廠商或產(chǎn)地、數(shù)量、批 次或出產(chǎn)日期、檢驗狀態(tài)、標識人及日期。物資記錄標識用入庫驗收記錄單、試驗報告或發(fā)料領料單等作為記錄載體，標識的內(nèi)容應明確該物資所安裝或使

15、用的分部分項工程， 該記錄應予以保存。當工程質(zhì)量出現(xiàn)問題時，可根據(jù)發(fā)生問題的工程部位、 施工日期、使用材料， 按物資的質(zhì)量記錄、標識及領料憑證追溯；材料采購部負責跟蹤記錄材料設備的現(xiàn)場使用情況。供應商的考核與評價材料采購部負責對供應商進行考核與評價， 工程管理部負責反饋有關供應 商的施工配合、產(chǎn)品使用質(zhì)量等情況。材料采購部針對各家供應商建立供應商檔案供應商檔案包括：供應商基本情況和供應商履約過程記錄表兩大部 分。供應商基本概況，包括供應商及其產(chǎn)品的介紹、產(chǎn)品樣本；資格預審的 調(diào)查資料；樣品檢測報告；廠家及其項目的調(diào)查報告，選定供應商的批準文件 等。對這部分資料應編目編號，可放在一個檔案袋內(nèi)備查

16、。供應商履約過程記錄表 ，記錄每次材料設備進場的日期、交貨數(shù)量、 質(zhì)量合格率、拒收或接收的處理結果；現(xiàn)場施工配合情況、服務質(zhì)量及發(fā)生的 重大事項。在供應商完成合同以后一個月內(nèi)， 材料采購部完成對供應商的考核， 如 果供應商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、進場時間嚴重滯后影響施工進度等重大事故，作 為供應商考核的否決性指標?？己送戤吅髮⒖己私Y果上報主管副總審批。凡是考核不合格的供應商，在公司以后的采購項目中永不錄用?？己撕细竦墓踢M入合格供應商名冊 （附件 8），合格供應商在公 司其他項目的采購中可以不再進行資格預審，并在競爭報價一致的情況下享有 優(yōu)先權。采購活動結束后，所有采購檔案和過程文件，移交辦公室統(tǒng)

17、一管理。7 罰則 相關人員在樣品檢測和考察中接受供應商行賄，但未給公司造成損失時，給予 警告處分，調(diào)離原崗位，并處以 元到 元的罰款； 相關人員接受供應商行賄，不能客觀公正、公平地評價、選擇供應商時，調(diào)離 原崗位，處以 元到 元的罰款；給公司造成重大經(jīng)濟損失時，應予除名， 并追究其法律責任。負責材料設備進場檢驗人員不能嚴格把關，讓不合格材料設備進入現(xiàn)場時，處 以 元到 元的罰款。采購的各類記錄不齊全，導致重要的過程文件缺失或遺漏的，追究當事人的責 任并處以 元到 元的罰款。對供應商考核不公正的，追究責任并處以 元到 元的罰款。8.附則本辦法由公司總經(jīng)理組織制訂并負責解釋。本辦法的修訂權在材料設

18、備部。本辦法自 年 月 日起執(zhí)行。采購管理表格清單：編號表格名稱文件編號附件 1材料設備需用計劃CGXYJH *附件 2材料設備采購清單CGCGQD*附件 3供應商資格評審表CGZGPS*附件 4供應商報價審核表CGBJSH*附件 5入圍供應商選定表CGRWXD *附件 6供應商選定審核表CGXDSH*附件 7材料設備進場通知書CGJCSH*附件 8材料設備檢驗認定記錄CGJYRD*附件 9材料設備移交單CGCSYJ*附件 10不合格材料設備記錄表CGBHGJL *附件 11供應商履約考核表CGLYKH *附件 12合格供應商名冊CGHGMC *附件 13材料設備進場檢驗計劃表CGJYJH*附

19、件 14材料設備采購總體計劃表CGCGJH*附件 15供應商考核記錄表CGKHJL *附件 16材料設備外送檢驗記錄表CGWSJY*項目材料設備采購總流程該流程根據(jù)單個項目編制開工前進入配送流程開工前 1 天模板時間：開工前 5 天鋼筋開工前 2 天準備開工前兩天準備門窗開工前 1 天施工中施工中施工施工中附件 1文件編號： CGCSFL *材料設備分類表A類土建類：批量的鋼筋、型鋼、水泥、木材、商品混凝土、磚、構配件、防水材 料、門窗、鋁合金制品、吊頂材料（鋼龍骨、石膏板） 、保溫板、隔墻板、 玻璃幕墻、大理石、花崗巖、不銹鋼制品、水電設備類：焊管、鍍鋅鋼管、電纜、電纜橋架、插接母線、高檔燈

20、具、配電箱、 變配電設備、上下水管、高檔潔具、高檔暖氣片、鍋爐、空調(diào)設備、風機 盤管、燃氣設備、通風設備、消防控制設備、保安監(jiān)控設備、樓宇自控設 備、電視前端設備、電話中繼設備、小區(qū)網(wǎng)管設備、中水設備、水泵、園 林噴灌設備、插窗機設備等。B類土建類： 沙石、普通墻地磚、油漆、涂料、白灰、安全網(wǎng)、玻璃、線材等水電類： 水暖器件、普通潔具、探測器、電線、普通燈具、普通暖氣片、開關、各種管材、中小型設備等。C類焊條、焊接材料、外加劑、線盒、小五金、螺絲、螺栓、火燒絲、元釘、 膩子粉、界面劑、石膏粉、鋸片、鉆頭、小型工具、勞保用品、臨設用水 暖材料、電器輔助材料等。附件 2文件編號： CG XYJH

21、*材料設備需用計劃工程名稱：需采購物品名稱：需要進場時間：需用數(shù)量：依據(jù)圖紙編號：是否納入了采購總計劃：申請部門要求：簽字：時間：審核人意見：簽字：時間：附件 3文件編號： CGCGQD *材料設備采購清單工程名稱：采購材料設備名稱：計劃單價：計劃總價：采購數(shù)量：規(guī)格型號：技術參數(shù)：性能要求：圖紙依據(jù)：驗收標準：現(xiàn)場安裝的技術要求：質(zhì)量要求：付款要求：進場時間及批次要求：工程技術部簽 字：時 間：計劃預算部簽 字：時 間：材料采購部簽 字：時 間：總工程師審查意見：簽 字： 時 間：附件 4文件編號： CGZGPS *供應商資格評審表工程名稱：供方：法人代表：地址：電話：注冊資金：資質(zhì)等級：營

22、業(yè)執(zhí)照編號：生產(chǎn)許可證號：提供產(chǎn)品的范圍：生產(chǎn)（經(jīng)營）能力：財務狀況及銀行信用情況：質(zhì)量保證（檢測標準） ：商業(yè)信譽（服務態(tài)度、供貨情況） ：評審意見：年 月 日審批意見：評審主管領導：年 月 日附件 5文件編號： CGBJSH *供應商報價審核表工程名稱：采購項目預算定額價格市場調(diào)查價格建材市場 1建材市場 2建材市場 3建材市場 4市場價格各供應商報價及評價供應商名稱報價與計劃的偏差率評價1234價格審查意見審查人： 時間：附件 6文件編號： CG RWXD *入圍供應商選定表工程名稱：材料設備名稱備選供應商供應商名稱資格預審結論檢測 考察結論入圍供應商選擇意見：簽字： 時間：附件 7文件

23、編號： CGXDSH *供應商選定審核表工程名稱：材料設備名稱備選供應商供應商名稱是否入圍審價結論初步選擇意見：簽字： 時間：最終選定意見：簽字： 時間：附件 8文件編號： ZBJCTZ *材料設備進場通知書工程項目：材料設備名稱供貨單位進場時間批次共 批第 批送貨數(shù)量送貨方式檢驗地點檢驗方式檢驗時間附件 9文件編號： CGJYRD *材料設備檢驗認定記錄工程名稱：材料 /設備名稱供應商合同編號規(guī)格型號驗收地點驗收時間參加人員檢驗內(nèi)容合同規(guī)定數(shù)量實際數(shù)量差異及原因合同規(guī)定時間實際時間差異及原因證明文件內(nèi)容是否齊全缺少的資料項目質(zhì)量檢查方式是否需要試驗試驗檢測單位送檢人試驗報告編號質(zhì)量檢驗結果（

24、有試驗的附檢測報告）檢驗人： 時間：認 定 結 果： 工程管理部簽字： 時間：材料采購部 簽 字： 時 間：總包單位 簽 字： 時 間：監(jiān)理單位 簽 字： 時 間：供應商 簽 字： 時 間：總工程師 簽 字： 時 間：附件 10文件編號： CGJYJL *材料設備移交單工程名稱：材料 /設備名稱供應商合同編號檢驗認定編號數(shù)量規(guī)格型號單價總價進場批次共 批，第 批交接日期參加人員工程技術部施工單位監(jiān)理單位簽 字：簽 字：簽 字：時 間：時 間：時 間：附件 11文件編號： CGBHGJL *不合格材料設備記錄表工程名稱：供應商名稱材料設備名稱規(guī)格型號檢驗或試驗日期不合格內(nèi)容及事項：記錄人： 時間：工程技術部評審處置意見：審批人： 時間：計劃預算部評審處置意見：審批人： 時間：主管副總評審處置意見：審批人： 時間：附件 12文件編號： CGLYJL *供應商履約過程記錄表供應商名稱材料設備名稱合同金額：履約情況供貨數(shù)量及時間產(chǎn)品質(zhì)量服務質(zhì)量及效率批次供貨數(shù)量進場時