2022年辦公用品及設(shè)備管理辦法

1、第PAGE11頁共NUMPAGES11頁2022年辦公用品及設(shè)備管理辦法第一章總則第1條為規(guī)范辦公用品及設(shè)備的采購、領(lǐng)取、使用、保管與維修，使之管理有序，責(zé)任明確，以便更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)工作和降低辦公用品及設(shè)備的使用經(jīng)費(fèi)，特制定本辦法。第2條本辦法適用于公司辦公用品及設(shè)備的管理。所指辦公用品及設(shè)備包括：文具、紙張、文件夾等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等辦公用具，電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器具設(shè)備，電視、空調(diào)、風(fēng)扇、取暖器等家電設(shè)備。第3條主要職責(zé)。1.集團(tuán)行政管理中心主任：審核采購預(yù)算計(jì)劃；監(jiān)督指導(dǎo)集團(tuán)總部物資用品的發(fā)放、保管和使用；審批、控制物資的采購、報(bào)廢，確保符合采購流程與

2、標(biāo)準(zhǔn)。2.集團(tuán)采購主管：組織實(shí)施日常辦公用品的采購及預(yù)算計(jì)劃；采購總部打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材等各類辦公用品。3.集團(tuán)前臺(tái)/后勤管理員：負(fù)責(zé)辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作，并做好采購記錄；負(fù)責(zé)對(duì)各類用品的領(lǐng)用、發(fā)放；建立各類用品管理臺(tái)賬并及時(shí)更新，保證賬物相符。4.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心：負(fù)責(zé)審批采購計(jì)劃和采購費(fèi)用報(bào)銷并監(jiān)督采購。第二章辦公用品及設(shè)備的計(jì)劃管理第4條行政管理中心根據(jù)集團(tuán)下達(dá)的辦公用品及設(shè)備年度采購預(yù)算及各單位實(shí)際情況，分解并下達(dá)各部門年度辦公用品及設(shè)備費(fèi)用計(jì)劃。第5條各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細(xì)清單填寫辦公用品及設(shè)備采購明細(xì)表，并于每月_號(hào)前(放假順延三天)報(bào)行政管理

3、中心。各部門要對(duì)申領(lǐng)人所需增配辦公用品數(shù)量進(jìn)行檢查，不合規(guī)定或超出標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。第6條行政管理中心于每月_號(hào)前(放假順延三天)對(duì)各部門的辦公用品及設(shè)備采購明細(xì)表匯總、審核，形成集團(tuán)辦公用品月度采購計(jì)劃并據(jù)此實(shí)施采購。第三章辦公用品及設(shè)備的采購第7條采購人員根據(jù)采購計(jì)劃采購物品，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持物美價(jià)廉，貨比三家。在入庫之前，確保物品的完好無損。如有損壞，屬對(duì)方原因負(fù)責(zé)退還，屬自身原因自行賠償。第8條供應(yīng)商的選擇。按照公平、公正的原則，采取公開比質(zhì)、比價(jià)等方式擇優(yōu)確定供應(yīng)商。1.為保證集團(tuán)以較低的價(jià)格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設(shè)備，集團(tuán)將先行擇優(yōu)選取_家實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商經(jīng)過同類(種)產(chǎn)品比質(zhì)、比價(jià)

4、后，各自提供其最具競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。2.引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，要求供應(yīng)商每季(月)提供最新的產(chǎn)品報(bào)價(jià)及樣品，集團(tuán)集中評(píng)定后及時(shí)調(diào)整各供應(yīng)商的采購品種與數(shù)量。條件成熟時(shí)，再確定長(zhǎng)期供應(yīng)商。3.行政管理中心負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購及服務(wù)協(xié)議。4.對(duì)于零星、低價(jià)用品，按便利原則擇近、擇優(yōu)購買。第9條采購。1.采購申請(qǐng)流程。單價(jià)_元的：集團(tuán)總部：?jiǎn)T工發(fā)起集團(tuán)業(yè)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審批行政管理中心主任審批采購主管采購、分發(fā)財(cái)務(wù)管理中心備案行政管理中心歸檔。區(qū)域公司：辦公室/綜合部發(fā)起區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批區(qū)域公司辦公室采購、分發(fā)區(qū)域公司財(cái)務(wù)部核查、備案財(cái)務(wù)管理中心備案行政管理中心歸檔。單價(jià)_元的：集團(tuán)總部員工發(fā)起或區(qū)域公

5、司辦公室/綜合部發(fā)起集團(tuán)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批或區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批集團(tuán)行政管理中心主任審批集團(tuán)行政副總審批集團(tuán)總裁審批采購主管采購、分發(fā)財(cái)務(wù)管理中心備案行政管理中心歸檔。2.單價(jià)超過_元的辦公用品及設(shè)備實(shí)行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財(cái)務(wù)管理中心、申購部門各派一人組成，原則上不少于兩人。采購申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則負(fù)責(zé)采購。3.采購的物品到貨后，由采購主管持采購計(jì)劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗(yàn)收，驗(yàn)收無誤后，填寫一式三聯(lián)的入庫單，其中存根聯(lián)由行政管理中心留存，記賬聯(lián)交付采購主管用于報(bào)銷，回執(zhí)聯(lián)由前臺(tái)/后勤管理員用于登記庫房臺(tái)賬。4.采購

6、的物品驗(yàn)收入庫后，前臺(tái)/后勤管理員應(yīng)按其類別、品名分門別類碼放整齊，并負(fù)責(zé)物品的完好無損，如有非正常情況的損壞，自行賠償。5.各部門需自行購置一些急需的單價(jià)超過_元或者采購總額超過_元的辦公用品，在征得集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行，購置后報(bào)銷前到行政管理中心簽字登記。第四章辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取第10條集團(tuán)的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放，各部門需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺(tái)/后勤管理員處領(lǐng)取。第11條使用部門領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應(yīng)以舊換新，填寫辦公用品領(lǐng)料單(詳見附件1)，辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后，方可領(lǐng)取。第12條辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪用私用，隨意丟棄廢置；嚴(yán)禁員工將辦公

7、用品帶出公司私用。第13條使用辦公用品應(yīng)以室為家，在日常工作中，提倡節(jié)約作風(fēng)，物盡其用，不要大材小用，努力降低辦公成本。第14條精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，使用后及時(shí)關(guān)閉電源，避免人為對(duì)各種設(shè)備的損害。第15條凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設(shè)備應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，員工使用時(shí)應(yīng)作借用、歸還登記。第16條員工離職，必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品，辦理歸還手續(xù)(指固定資產(chǎn)、計(jì)算機(jī)等非易耗品)。第17條集團(tuán)信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負(fù)責(zé)印制，各部門按需領(lǐng)用，行政管理中心負(fù)責(zé)登記工作。各部門專用資料如需印制，由部門提出需求及樣式交行

8、政管理中心落實(shí)印制，行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。第五章辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修第18條各部門按照設(shè)備的操作規(guī)程要求，對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)，做好清潔保養(yǎng)工作。第19條電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或維護(hù)(加碳粉、換墨盒)時(shí)，由使用部門向行政管理中心提出維修維護(hù)申請(qǐng)，填寫辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單(詳見附件2)，由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。第20條企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查，統(tǒng)計(jì)辦公設(shè)備使用與維修情況。第21條經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的，由責(zé)任者按物品的購置價(jià)格和使用時(shí)間、新舊程度折價(jià)賠償。(詳見附件3物品損壞賠償折價(jià)表)。_人

9、為物理損壞或使用不當(dāng)；2.私自拆裝辦公用品與設(shè)備；3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；4.保管不善造成物品遺失的；5.其他的人為因素造成的損壞。第六章辦公用品及設(shè)備的盤點(diǎn)與報(bào)廢處理第22條盤點(diǎn)的組織管理。由行政管理中心和財(cái)務(wù)管理中心，組織各中心、區(qū)域公司對(duì)辦公用品和設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)。第23條盤點(diǎn)頻度與要求。每半年盤庫結(jié)算一次，要做到賬賬相符、賬物相符。對(duì)壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。第24條報(bào)廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個(gè)人在用辦公設(shè)備損壞的，由使用者/保管人填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單(詳見附件4)，說明原因和理由；報(bào)廢手續(xù)完成后，及時(shí)辦理補(bǔ)充新品的領(lǐng)用手續(xù)。報(bào)廢流程：使用者/保

10、管人申請(qǐng)責(zé)任中心主任審批行政管理中心主任審批財(cái)務(wù)總監(jiān)審核行政副總或總裁簽批財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行賬務(wù)處理。第七章辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制第25條行政管理中心對(duì)各部門所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與調(diào)查。每月_日前對(duì)上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，上報(bào)行政副總和總裁。第26條行政管理中心對(duì)各部門辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每月上報(bào)行政副總和總裁，進(jìn)一步控制設(shè)備維修費(fèi)用。第27條各中心根據(jù)辦公需求，制定本中心的月度辦公用品預(yù)算，報(bào)行政管理中心，行政管理中心據(jù)此對(duì)辦公用品的使用進(jìn)行監(jiān)督，控制辦公用品經(jīng)費(fèi)。第28條財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品與設(shè)備的購置、維修、

11、報(bào)廢等程序進(jìn)行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對(duì)列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設(shè)備的狀態(tài)及變更程序進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督審計(jì)中心負(fù)責(zé)對(duì)各部門的管理行為進(jìn)行監(jiān)督。第八章附則第29條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。第30條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。第31條附件：(1)辦公用品領(lǐng)用單；(2)辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單；(3)物品損壞賠償折價(jià)表；(4)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單。2022年辦公用品及設(shè)備管理辦法（二）一、本制度適用于辦公室所有人員。二、本制度所涉及范圍為公司所有辦公場(chǎng)所及辦公桌擺放物品。三、辦公室整理：辦公室只擺放必需物品，不擺放其它物品;不用物品及時(shí)入櫥，不要物品及時(shí)處理。1.

12、飲水機(jī)放置在方便用電的指定地點(diǎn)，不得隨意移動(dòng);2.報(bào)刊必須上報(bào)架并及時(shí)更新，廢舊報(bào)紙妥善處理，不得在辦公室隨意堆積;3.文件、報(bào)刊閱后及時(shí)歸位;4.垃圾桶根據(jù)情況合理放置(一般置于個(gè)人辦公桌下方右側(cè)位置，公共垃圾桶放于空間適當(dāng)且方便使用的辦公區(qū)域)，放置時(shí)要注意美觀且不影響過道通暢;_檔案柜貼墻逐次擺放，柜內(nèi)書籍、資料、檔案等物品擺放整齊有序，柜頂不可擺放任何物品。6.抹布、掃帚、簸箕、拖布等保潔用品不可放在顯眼位置，要合理放置，不可隨處亂放。_室內(nèi)辦公桌隔板或臨近的墻面上不可張貼、懸掛各種宣傳畫、年歷、資料、備忘卡片等影響辦公室美觀的物件。四、辦公桌桌面物品擺放：兩個(gè)對(duì)放的辦公桌中間不得有間

13、距，桌面上除文件欄、臺(tái)歷、筆筒、水杯、電話及電腦外，不得擺放其他與工作無關(guān)的物品。1.文件欄置于辦公桌左上角，文件欄里除擺放常用文件及書籍(書籍不得超過_本)外，不得放置與工作無關(guān)文件，其他文件統(tǒng)一存檔或收入柜中;_臺(tái)歷、筆筒及水杯置于電腦左側(cè)文件欄前方，從左至右順序依次為水杯、臺(tái)歷、筆筒，筆筒內(nèi)放置辦公用筆不可超過_支;3.電話置于辦公桌筆筒及臺(tái)歷前方，與辦公桌左下角保持約40厘米;4.電腦擺放于桌面正中與桌面呈_度角放置，主機(jī)置桌面下左部;5.如有名片，將名片盒緊靠筆筒右側(cè);_筆記本如不使用放置于文件欄最右冊(cè)欄筐，僅限一本;7.桌面可放便簽紙一本，置于電腦前方。五、辦公室衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：1、辦公

14、室地面干凈整潔，無塵土、水漬和雜物。2、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)、辦公電話及柜內(nèi)物品等擺放有序，干凈整潔。3、門、窗潔凈，玻璃明亮，窗簾干凈無灰塵。4、垃圾桶無垃圾溢滿現(xiàn)象;5、保持衛(wèi)生間面盆、鏡子、地面及便池清潔，并保持空氣清新;6、煙灰缸及時(shí)清理;7、墻壁、天花板無蛛網(wǎng)、污跡和腳印，無亂寫亂畫;8、使用的電腦主機(jī)及鍵盤每日擦洗、保持清潔;9、要注意保持公共區(qū)域清潔，不亂扔垃圾;10、保持室內(nèi)空氣清新、流通。六、辦公室衛(wèi)生制度1、必須有值日安排，責(zé)任落實(shí)到人。2、堅(jiān)持每天三次衛(wèi)生打掃。3、每周進(jìn)行一次衛(wèi)生大掃除，不留衛(wèi)生死角。4、要養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，自覺搞好個(gè)人及辦公衛(wèi)生。本制度從發(fā)

15、布之日起執(zhí)行開始執(zhí)行。2022年辦公用品及設(shè)備管理辦法（三）一、員工工位的范圍指員工在辦公區(qū)內(nèi)所使用的辦公桌的桌面、桌下、屏風(fēng)及臨近區(qū)域。二、員工工位物品擺放管理辦法1、員工工位桌面只允許擺放電腦、鼠標(biāo)、筆筒、水杯、計(jì)算器以及文件筐(具體擺放方式參照桌面物品擺放示意圖)，筆記簿及其他文件資料都必須分類、整齊入筐，其他物品及時(shí)入柜;2、禁止在工位處擺放任何與工作無關(guān)的個(gè)人生活用品，為美化辦公環(huán)境、凈化空氣，可在桌面上適量擺放綠色植物;3、保持員工工位上所有的物品都整齊有序，并進(jìn)行必要的標(biāo)識(shí)，杜絕亂堆亂放、雜亂無序現(xiàn)象;4、員工工位桌下只允許擺放電腦主機(jī)跟垃圾桶，連體辦公桌做到主機(jī)與主機(jī)緊靠，獨(dú)體

16、桌主機(jī)緊靠辦公桌側(cè)壁。垃圾桶統(tǒng)一緊靠工位桌下右側(cè)壁，并與工位正面主機(jī)外延線平行成一條直線;5、保持工位桌下各種連接線的整齊有序;6.員工工位區(qū)域的衛(wèi)生由員工個(gè)人負(fù)責(zé)，做到每天按時(shí)清理桌面、桌下、屏風(fēng)及其他鄰近區(qū)域衛(wèi)生，保持一塵不染;7.要求員工每次離開工位時(shí)都要隨手把椅子推到桌面下，以保證辦公室井然有序。三、保持與檢查：1.全體員工都應(yīng)養(yǎng)成上述衛(wèi)生清潔的好習(xí)慣，公司行政部將按照上述規(guī)定持續(xù)不斷地對(duì)全體員工的工位物品擺放情況進(jìn)行檢查，對(duì)不合格工位的人員給予相應(yīng)的處罰。2.不按規(guī)定執(zhí)行的，發(fā)現(xiàn)一次罰款_元。行政部通過MSN把每次的檢查結(jié)果在全公司進(jìn)行通報(bào)，并直接從當(dāng)事人手中收取罰金作員工活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。

17、桌面物品擺放示意圖詳解1、電腦顯示器與工位桌左側(cè)邊線相距15cm;2、鍵盤上沿邊線緊挨主機(jī)底座正面外延線;3、鼠標(biāo)不用時(shí)垂直擺放于桌面，與鍵盤右側(cè)邊線平行相距3cm;4、鼠標(biāo)與筆筒平行相距5cm，筆筒背面緊靠工位桌隔斷壁;5、水杯、計(jì)算器、文件筐無間距，按順序從左到右整齊擺放，文件筐右側(cè)邊線與辦公桌右側(cè)線平行重疊。本制度自公布之日起正式生效，請(qǐng)全體員工遵照?qǐng)?zhí)行。青島城市建設(shè)集團(tuán)金沙灘酒店管理有限公司_年_月_日2022年辦公用品及設(shè)備管理辦法（四）目的:樹立良好的公司形象，共同營(yíng)造整潔有序的辦公環(huán)境，提升員工歸屬感。加強(qiáng)員工個(gè)人修養(yǎng)，提高工作效率。員工工位的范圍:指員工在辦公區(qū)內(nèi)所使用的辦公桌

18、的桌面、桌下、屏風(fēng)及臨近區(qū)域。員工工位物品擺放管理辦法一、清理:徹底清理所有工位附近的廢棄物品。1.禁止在工位處擺放任何與工作無關(guān)的個(gè)人生活用品，如:食品、衣物、鞋子、小動(dòng)物玩具、各種裝飾物等。為美化辦公環(huán)境、凈化空氣，可在桌面上適量擺放綠色植物。_把永遠(yuǎn)不可能用到的過期作廢文件清理掉，或用做二次用紙，或粉碎丟棄。_把長(zhǎng)期不用、但有潛在可用性的物品集中打包放置到指定地方，如公司庫房;二、整理:1.保持員工工位上所有的物品都整齊有序，并進(jìn)行必要的標(biāo)識(shí)。_把經(jīng)常使用的物品放在容易取到的地方，杜絕亂堆亂放、雜亂無序現(xiàn)象。3.建議要求所有員工按如下順序擺放桌面上的物品:整個(gè)桌面從左到右依次擺放，雜志筐或文件夾、電話機(jī)，電腦顯示屏放在桌面的最右側(cè)。4