會(huì)展項(xiàng)目管理：模塊二 會(huì)展項(xiàng)目的識(shí)別與啟動(dòng)

1、模塊二 會(huì)展項(xiàng)目的識(shí)別與啟動(dòng)會(huì)展項(xiàng)目管理模塊二 會(huì)展項(xiàng)目的識(shí)別與啟動(dòng)2.1會(huì)展項(xiàng)目策劃的基本工作流程2.2會(huì)展項(xiàng)目策劃書(shū)寫作2.3 會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)與報(bào)批會(huì)展項(xiàng)目的識(shí)別與啟動(dòng)掌握會(huì)展項(xiàng)目策劃的基本工作流程；掌握會(huì)展項(xiàng)目策劃書(shū)的寫作；理解會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)與報(bào)批。學(xué)習(xí)目標(biāo)教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)教學(xué)目標(biāo)和要求重點(diǎn)是會(huì)展項(xiàng)目策劃的基本工作流程。難點(diǎn)是會(huì)展項(xiàng)目策劃書(shū)的寫作。開(kāi)篇案例香港冬日美食嘉年華案例分析2.1會(huì)展項(xiàng)目策劃的基本工作流程會(huì)展項(xiàng)目策劃就是會(huì)展企業(yè)根據(jù)收集和掌握的信息，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案實(shí)施、品牌樹(shù)立和推廣、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展、會(huì)展?fàn)I銷及會(huì)展管理進(jìn)行總體部署和具有前瞻性規(guī)劃的活動(dòng)。2.1.1成立策

2、劃小組會(huì)展策劃工作需要集合各方面的人士進(jìn)行集體決策。因此，首先要成立一個(gè)會(huì)展策劃小組，具體負(fù)責(zé)會(huì)展策劃工作。一般而言，會(huì)展策劃小組應(yīng)由以下人員組成即策劃主管策劃人員文案撰寫人員美術(shù)設(shè)計(jì)人員市場(chǎng)調(diào)查人員公關(guān)及媒體聯(lián)絡(luò)人員2.1.2 進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查市場(chǎng)調(diào)查是以科學(xué)的方法，有系統(tǒng)、有計(jì)劃、有組織地收集、調(diào)查、記錄、整理、分析有關(guān)產(chǎn)品或勞務(wù)市場(chǎng)等信息，客觀地測(cè)定與評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)各種事實(shí)，用以協(xié)助解決有關(guān)營(yíng)銷的問(wèn)題，并作為各種營(yíng)銷決策的依據(jù)。市場(chǎng)調(diào)查會(huì)展策劃基礎(chǔ)市場(chǎng)前景分析同類會(huì)展的競(jìng)爭(zhēng)能力分析本次會(huì)展的優(yōu)勢(shì)條件分析潛在客戶需求調(diào)查市場(chǎng)調(diào)研的四個(gè)重點(diǎn)方面會(huì)展的類型2.1.3決定會(huì)展策略作出會(huì)展決定是一個(gè)決策過(guò)

3、程，應(yīng)該有相應(yīng)的程序。在一般情況下，會(huì)展決策應(yīng)考慮營(yíng)銷需求、市場(chǎng)條件、營(yíng)銷方式、內(nèi)部條件等因素。以展會(huì)為例，組織者在進(jìn)行目標(biāo)市場(chǎng)定位時(shí)需要考慮以下因素。即產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)地理細(xì)分行為細(xì)分2.1.4定媒體策略實(shí)施有效的媒體策略對(duì)會(huì)展活動(dòng)組織者至關(guān)重要，會(huì)展組織者根據(jù)有限的廣告預(yù)算以及舉辦會(huì)展的需要和條件，選擇合適的媒體。在選擇媒體的類型時(shí)需要綜合考慮以下幾點(diǎn)因素：1、目標(biāo)受眾的媒體習(xí)慣2、產(chǎn)品性質(zhì)3、信息類型4、廣告成本2.1.5制定展示設(shè)計(jì)策略商業(yè)會(huì)展展示設(shè)計(jì)是以傳達(dá)會(huì)展信息、吸引參觀者為主要功能的，有目的、有計(jì)劃的環(huán)境、展臺(tái)、展品設(shè)計(jì)。好的設(shè)計(jì)能提高展會(huì)的品味，吸引參展者、參觀者，對(duì)產(chǎn)品營(yíng)銷也起著潛

4、移默化的作用。策略意義2.1.6預(yù)算方案預(yù)算是協(xié)助實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的一個(gè)工具，可以把預(yù)算看作是一張?zhí)赜械貓D，它能引導(dǎo)公司達(dá)到所尋找的目標(biāo)。為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，會(huì)展在制定預(yù)算時(shí)必須做到有計(jì)劃、有步驟，不斷更新信息。2.1.7撰寫項(xiàng)目策劃方案會(huì)展項(xiàng)目策劃就是會(huì)展的策略規(guī)劃，為了會(huì)展的成功舉辦，必須對(duì)會(huì)展的整體性和未來(lái)性的策略進(jìn)行規(guī)劃。它包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬定策略、方案的實(shí)施、事后的追蹤與評(píng)估過(guò)程。2.1.8實(shí)施效果評(píng)估會(huì)展的效果評(píng)估內(nèi)容也很豐富，有會(huì)展工作評(píng)估和會(huì)展效果評(píng)估。展覽效果評(píng)估需要由展出者自己安排或委托專業(yè)評(píng)估公司來(lái)做，展覽效果的評(píng)估內(nèi)容有定性的內(nèi)容也有定量的內(nèi)容，條件許可的

5、情況下盡量用定量的評(píng)估內(nèi)容，這樣能使評(píng)估的結(jié)果更客觀、更有價(jià)值。2.2會(huì)展項(xiàng)目策劃書(shū)的寫作概念會(huì)展預(yù)備階段的文案是指一次會(huì)展從確定題材、收集信息、進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開(kāi)幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。2.2.1會(huì)展預(yù)備階段的文案種類展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告參展說(shuō)明書(shū)12.2.2 會(huì)展預(yù)備階段的文案寫作所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展會(huì)的基本框架，提出計(jì)劃舉辦的展會(huì)的初步規(guī)劃。會(huì)展立項(xiàng)策劃主要包括會(huì)展立項(xiàng)策劃書(shū)的寫作要求會(huì)展名稱 會(huì)展地點(diǎn) 辦展機(jī)構(gòu) 展品范圍 辦展時(shí)間 展會(huì)規(guī)模展會(huì)定位 招展計(jì)劃 宣傳推廣

6、招商計(jì)劃 會(huì)展進(jìn)度計(jì)劃現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃 相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃會(huì)展項(xiàng)目理想策劃書(shū)的撰寫2展項(xiàng)目立項(xiàng)策劃書(shū)又稱會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告，是會(huì)展項(xiàng)目承辦單位或會(huì)展項(xiàng)目法人，根據(jù)市場(chǎng)情況或社會(huì)某一重大問(wèn)題等提出的某一具體會(huì)展活動(dòng)的建議文件，是對(duì)擬舉辦會(huì)展活動(dòng)提出的框架性的總體設(shè)想，它包括如下主要內(nèi)容：1、舉辦展會(huì)的市場(chǎng)環(huán)境分析2、提出展會(huì)的基本框架3、會(huì)展價(jià)格及初步預(yù)算方案4、會(huì)展工作人員的分工計(jì)劃5、會(huì)展招展計(jì)劃6、會(huì)展招商計(jì)劃7、會(huì)展宣傳推廣計(jì)劃8、會(huì)展籌備進(jìn)度計(jì)劃9、會(huì)展服務(wù)安排計(jì)劃10、會(huì)展開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃11、會(huì)展期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃12、會(huì)展的結(jié)算計(jì)劃2.2.3參展說(shuō)明書(shū)1參展說(shuō)明書(shū)的概念參展說(shuō)明書(shū)是辦展

7、機(jī)構(gòu)將展會(huì)籌備、開(kāi)幕以及參展商參加展會(huì)時(shí)應(yīng)注竟的其他問(wèn)題匯編成冊(cè)，以方便參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備的一種小冊(cè)子，編制參展商手冊(cè)是展會(huì)籌備過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作概念參展說(shuō)明書(shū)的作用2參展說(shuō)明書(shū)對(duì)參展商的指引作用參展說(shuō)明書(shū)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的作用參展說(shuō)明書(shū)對(duì)觀眾的作用1、實(shí)用 2、簡(jiǎn)潔明了 3、詳細(xì)全面4、美觀5、專業(yè) 6、國(guó)際化編制參展說(shuō)明書(shū)的基本原則3要讓參展說(shuō)明書(shū)在展會(huì)籌備過(guò)程中切實(shí)地起到上述作用，在編制參展商手冊(cè)時(shí)，我們必須做到：參展說(shuō)明說(shuō)包含的主要內(nèi)容及寫作要求4從某種意義上講，參展說(shuō)明書(shū)是幫助參展商進(jìn)行參展籌備的綱領(lǐng)性文件，也是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)布展、展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理的指導(dǎo)性文件，參展

8、商手冊(cè)所包含的內(nèi)容涉及到舉辦展會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)，參展說(shuō)明書(shū)主要包括以下幾方面的內(nèi)容前言展覽場(chǎng)地基本情況展會(huì)基本信息展會(huì)規(guī)則展位搭裝指南展品運(yùn)輸指南會(huì)展旅游信息相關(guān)表格2.3會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)與報(bào)批2.3.1會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)概念會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)，是指承辦會(huì)展活動(dòng)的相對(duì)人，以書(shū)面報(bào)告形式向相關(guān)行政主管部門進(jìn)行項(xiàng)目申請(qǐng)，并最終獲得相關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)或承認(rèn)的過(guò)程特征1、會(huì)展項(xiàng)目有一個(gè)明確界定的目標(biāo)、個(gè)期望的結(jié)果2、會(huì)展項(xiàng)目可能是獨(dú)一無(wú)二的，是一次性的努力3、每個(gè)項(xiàng)目都有參展參會(huì)客戶4、會(huì)展項(xiàng)目還有一定的不確定性2.3.2會(huì)展項(xiàng)目的報(bào)批概念謂的會(huì)展項(xiàng)目報(bào)批，是指會(huì)展舉辦或承辦單位針對(duì)會(huì)展活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、所需的人力、物力、財(cái)力、以及預(yù)計(jì)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益等以書(shū)面形式向上級(jí)主管部門申請(qǐng)批準(zhǔn)，以獲得該會(huì)展項(xiàng)目的開(kāi)展會(huì)展項(xiàng)目報(bào)批的概念12會(huì)展舉辦單位的資格1、國(guó)內(nèi)商品展銷會(huì)舉辦單位資格的規(guī)定2、國(guó)內(nèi)舉辦對(duì)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會(huì)主辦單位資格的規(guī)定3、出國(guó)（境）舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)組辦單位資格的規(guī)定會(huì)展項(xiàng)目報(bào)批的程序3向主辦單位的主管部門申報(bào)立項(xiàng)向會(huì)展舉辦地工商行政管理機(jī)關(guān)申報(bào)登記會(huì)展項(xiàng)目的審批41、國(guó)內(nèi)普通商品展銷會(huì)的審批2、在我國(guó)境內(nèi)舉辦對(duì)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)展覽會(huì)的審