展覽策劃方案模板

1、展覽策劃方案資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系本人改正或者刪除。展會(huì)策劃書第一部分 會(huì)展預(yù)備階段的文案 第一節(jié) 會(huì)展預(yù)備階段的文案簡(jiǎn)介一、 會(huì)展預(yù)備階段的文案的概念: 會(huì)展預(yù)備階段的文案是指一次會(huì)展從確定展覽題材、 收集信息、 進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。二、 會(huì)展預(yù)備階段的文案種類: 一般來說, 會(huì)展預(yù)備階段的文案包括展會(huì)立項(xiàng)策劃書、 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、 參展說明書、 展會(huì)招展方案、 展會(huì)招展函、 招展進(jìn)度計(jì)劃、 觀眾邀請(qǐng)函、 參展合同、 展出工作方案、 展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表、 展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃、 廣告文案等。 第二節(jié) 會(huì)展預(yù)備階段

2、的文案寫作一、 展會(huì)立項(xiàng)策劃書的寫作( 一) 展會(huì)立項(xiàng)策劃書的概念: 所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃, 就是根據(jù)掌握的各種信息, 對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃, 設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架, 提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容, 主要包括: 展會(huì)名稱和地點(diǎn)、 辦展機(jī)構(gòu)、 展品范圍、 辦展時(shí)間、 展會(huì)規(guī)模、 展會(huì)定位、 招展計(jì)劃、 宣傳推廣和招商計(jì)劃、 展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、 相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等。展會(huì)立項(xiàng)策劃書是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的一套辦展規(guī)劃、 策略和方法, 它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。 中國(guó)管理資訊網(wǎng)( 二) 展會(huì)立項(xiàng)策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu): 一般地, 展會(huì)立項(xiàng)策劃書主要包括以下內(nèi)容: 1、

3、 辦展市場(chǎng)環(huán)境分析: 包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析, 對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、 政策的分析, 對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析, 對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。2、 提出展會(huì)的基本框架: 包括展會(huì)的名稱和舉辦地點(diǎn)、 辦展機(jī)構(gòu)的組成、 展品范圍、 辦展時(shí)間、 辦展頻率、 展會(huì)規(guī)模和展會(huì)定位等。3、 展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。4、 展會(huì)工作人員分工計(jì)劃。5、 展會(huì)招展計(jì)劃6、 展會(huì)招商計(jì)劃。7、 展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃。8、 展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃。9、 展會(huì)服務(wù)商安排計(jì)劃。10、 展會(huì)開幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃。11、 展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃。12、 展會(huì)結(jié)算計(jì)劃。( 三) 展會(huì)立項(xiàng)策劃書的寫作要求: 1 展會(huì)名稱展覽會(huì)

4、的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容: 基本部分、 限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如”第93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)”, 如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座, 則基本部分是”交易會(huì)”, 限定部分是”中國(guó)”和”第93屆”, 行業(yè)標(biāo)識(shí)是”出口商品”。下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說明: 基本部分: 用來表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征, 常見詞有: 展覽會(huì)、 博覽會(huì)、 展銷會(huì)、 交易會(huì)和”節(jié)”等。 限定部分: 用來說明展會(huì)舉辦的時(shí)間、 地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì)。展會(huì)舉辦時(shí)間的表示辦法有三種: 一是用”屆”來表示。二是用”年”來表示, 三是用”季”來表示。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)、 廣州博覽會(huì)、 法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會(huì)等。在這三種表示辦法里, 用”屆

5、”來去示最常見, 它強(qiáng)調(diào)展會(huì)舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會(huì)一般用”年”來表示。展會(huì)舉辦的地點(diǎn)在展會(huì)的名稱里也要有所體現(xiàn), 如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的”大連”。展會(huì)名稱里體現(xiàn)展會(huì)性質(zhì)的詞主要有”國(guó)際”、 ”世界”、 ”全國(guó)”、 ”地區(qū)”等。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的”國(guó)際”表明本展會(huì)是一個(gè)國(guó)際展。 行業(yè)標(biāo)識(shí): 用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國(guó)際服裝節(jié)中的”服裝”表明本展會(huì)是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。行業(yè)標(biāo)識(shí)一般是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱, 或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。2、 展會(huì)地點(diǎn)策劃選擇展會(huì)的舉辦地點(diǎn), 包括兩個(gè)方面的內(nèi)容: 一是展會(huì)在什么地方舉辦, 二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。策劃選擇展會(huì)在什么地方

6、舉辦, 就是要確定展會(huì)在哪個(gè)國(guó)家、 哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。策劃選擇展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦, 就是要選擇展會(huì)舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì), 要結(jié)合展會(huì)的展覽題材和展會(huì)定位而定。另外, 在具體選擇展館時(shí), 還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、 展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。3、 辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、 策劃、 招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)能夠是企業(yè)、 行業(yè)協(xié)會(huì)、 政府部門和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用, 一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種: 主辦單位、 承辦單位、 協(xié)辦單位、 支持單位等。主辦單位: 擁有展

7、會(huì)并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。承辦單位: 直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、 組織、 操作與管理, 并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。協(xié)辦單位: 協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、 組織、 操作與管理, 部分地承擔(dān)展會(huì)的招展、 招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位: 對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、 組織、 操作與管理, 或者是招展、 招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。4、 辦展時(shí)間 辦展時(shí)間是指展會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義: 一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會(huì)的籌展和撤展日期。三是指展會(huì)對(duì)觀眾開放的日期。展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒有一個(gè)統(tǒng)

8、一的標(biāo)準(zhǔn), 要視不同的展會(huì)具體而定。有些展會(huì)的展覽時(shí)間能夠很長(zhǎng), 如”世博會(huì)”的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年; 但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說, 展期一般是3-5天為宜。5、 展品范圍展會(huì)的展品范圍要根據(jù)展會(huì)的定位、 辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢(shì)和其它多種因素來確定。根據(jù)展會(huì)的定位, 展品范圍能夠包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè), 或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類, 例如, ”博覽會(huì)”和”交易會(huì)”的展品范圍就很廣, 如”廣交會(huì)”的展品范圍就超過10萬種, 幾乎是無所不包; 而德國(guó)”法蘭克福國(guó)際汽車展覽會(huì)”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少, 就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。6、 辦展頻率辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦

9、一次, 或者是不定期舉行。從當(dāng)前展覽業(yè)的實(shí)際情況看, 一年舉辦一次的展會(huì)最多, 約占全部展會(huì)數(shù)量的80, 一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會(huì)也不少, 不定期舉辦的展會(huì)已經(jīng)是越來越少了。辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道, 幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期, 產(chǎn)品的生命周期對(duì)展會(huì)的辦展頻率有重大影響。產(chǎn)品的投入期和成長(zhǎng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期, 展會(huì)的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。7、 展會(huì)規(guī)模展會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方面的含義: 一是展會(huì)的展覽面積是多少, 二是參展單位的數(shù)量是多少, 三是參觀展會(huì)的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí), 對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃。在規(guī)劃展會(huì)規(guī)模時(shí),

10、 要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì)規(guī)模的大小還會(huì)受到會(huì)觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。8、 展會(huì)定位通俗地講, 展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會(huì)”是什么”和”有什么”, 具體地說, 展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況, 經(jīng)過建立和發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì), 使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過程。展會(huì)定位要明確展會(huì)的目標(biāo)參展商和觀眾、 辦展目標(biāo)、 展會(huì)的主題等。9展會(huì)價(jià)格和展會(huì)初步預(yù)算展會(huì)價(jià)格就是為展會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。展會(huì)展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格, 室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。在制定展會(huì)的價(jià)格

11、時(shí), 一般遵循”優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則, 即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會(huì)預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。在策劃舉辦展會(huì)時(shí), 要根據(jù)市場(chǎng)情況給展會(huì)確定一個(gè)合適的價(jià)格, 這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參加展會(huì)十分重要。10、 人員分工、 招展招商和宣傳推廣計(jì)劃人員分工計(jì)劃、 招展計(jì)劃、 招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會(huì)的具體實(shí)施計(jì)劃, 這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì)互相影響。人員分工計(jì)劃是對(duì)展會(huì)工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、 措施和辦法。招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會(huì)而制定的各種策略、 措施和辦法。宣傳推廣計(jì)劃

12、則是為建立展會(huì)品牌和樹立展會(huì)形象, 并同時(shí)為展會(huì)的招展和招商服務(wù)的。11、 展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、 現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對(duì)展會(huì)的招展、 招商、 宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會(huì)的籌辦過程中, 到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作, 直到展會(huì)成功舉辦。展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃安排得好, 展會(huì)籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行。現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是展會(huì)開幕后對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理的各種計(jì)劃安排, 它一般包括展會(huì)開幕計(jì)劃、 展會(huì)展場(chǎng)管理計(jì)劃、 觀眾登記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等?，F(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃安排得好, 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)將井然有序, 展會(huì)秩序良好。展會(huì)相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃是對(duì)準(zhǔn)備在展會(huì)期間同期舉辦的各種相關(guān)活動(dòng)

13、作出的計(jì)劃安排。與展會(huì)同期舉辦的相關(guān)活動(dòng)最常見的有技術(shù)交流會(huì)、 研討會(huì)和各種表演等, 它們是展會(huì)的有益補(bǔ)充。二、 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫作( 一) 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的概念完成了展會(huì)立項(xiàng)策劃書, 并不意味著該立項(xiàng)的展會(huì)就能夠舉辦了。項(xiàng)目立項(xiàng)只是對(duì)舉辦什么題材的展會(huì)和如何舉辦該展會(huì)提出了一個(gè)初步的意見, 制定了一套初步的方案, 至于該展會(huì)是否真的能夠舉辦和該方案是否真的可行, 還需要對(duì)該展會(huì)項(xiàng)目及方案進(jìn)行可行性分析?？尚行苑治龅慕Y(jié)論及其它必須考慮的因素, 才是決定最后是否能夠舉辦該展會(huì)的最終依據(jù)。展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告就是在對(duì)展會(huì)立項(xiàng)進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上完成的研究報(bào)告。展會(huì)

14、立項(xiàng)可行性分析是展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的繼續(xù)。展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃主要是在掌握各種信息的基礎(chǔ)上, 初步提出計(jì)劃舉辦的展會(huì)”是什么樣的”; 展會(huì)立項(xiàng)可行性分析則是在仔細(xì)研究各種信息的基礎(chǔ)上, 深入分析舉辦展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的”那樣的展會(huì)”是否可行, 為最后是否舉辦該展會(huì)提供科學(xué)的決策依據(jù)。如果展會(huì)立項(xiàng)策劃經(jīng)過可行性分析, 證明計(jì)劃舉辦展會(huì)的市場(chǎng)條件具備, 項(xiàng)目具有生命力, 各種執(zhí)行方案策劃合理, 項(xiàng)目在經(jīng)濟(jì)上可行, 風(fēng)險(xiǎn)較小且有一定的社會(huì)效益, 就能夠經(jīng)過該展會(huì)立項(xiàng)策劃, 決策舉辦該展會(huì)了。( 二) 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告要對(duì)展會(huì)立項(xiàng)是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評(píng)估和說

15、明, 并為最終完善該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的各具體執(zhí)行方案提供改進(jìn)依據(jù)和建議。因此, 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容: 1、 市場(chǎng)環(huán)境分析( 1) 宏觀市場(chǎng)環(huán)境: 包括人口環(huán)境、 經(jīng)濟(jì)環(huán)境、 技術(shù)環(huán)境、 政治法律環(huán)境、 社會(huì)文化環(huán)境等。( 2) 微觀市場(chǎng)環(huán)境: 包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、 目標(biāo)客戶、 競(jìng)爭(zhēng)者、 營(yíng)銷中介、 服務(wù)商、 社會(huì)公眾等。( 3) 市場(chǎng)環(huán)境評(píng)價(jià): SWOT分析法, 即內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、 內(nèi)部劣勢(shì)、 外部機(jī)會(huì)、 外部威脅分析。2、 展會(huì)項(xiàng)目生命力分析( 1) 項(xiàng)目發(fā)展空間: 即分析舉辦該展會(huì)所依托的產(chǎn)業(yè)空間、 市場(chǎng)空間、 地域空間、 政策空間等是否具備。( 2) 項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力:

16、 包括展會(huì)定位的號(hào)召力、 辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力、 參展商和觀眾的構(gòu)成、 展會(huì)價(jià)格、 展會(huì)服務(wù)等。( 3) 辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢(shì)分析3、 展會(huì)執(zhí)行方案分析1) 對(duì)計(jì)劃舉辦的展會(huì)的基本框架進(jìn)行評(píng)估, 具體包括: (1)展會(huì)名稱和展會(huì)的展品范圍、 展會(huì)定位之間是否有沖突。(2)辦展時(shí)間、 辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。(3)展會(huì)的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會(huì)。(4)在展會(huì)展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。(5)展會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會(huì)。(6)辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。(7)展會(huì)定位與展會(huì)規(guī)模之間是否有沖突。2) 招

17、展招商和宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估( 1) 招展計(jì)劃評(píng)估( 2) 招商計(jì)劃評(píng)估( 3) 宣傳推廣計(jì)劃評(píng)估3、 展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析( 1) 價(jià)格定位( 2) 成本預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的成本費(fèi)用一般包括: 1)展覽場(chǎng)地費(fèi)用。即租用展覽場(chǎng)館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用。這些費(fèi)用包括: 展覽場(chǎng)地租金、 展館空調(diào)費(fèi)、 層位特裝費(fèi)、 標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi)、 展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、 展位搭裝加班費(fèi)等。2)展會(huì)宣傳推廣費(fèi)。包括廣告宣傳費(fèi)、 展會(huì)資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)、 資料郵寄費(fèi)、 新聞發(fā)布會(huì)的費(fèi)用等。3)招展和招商的費(fèi)用。4)相關(guān)括動(dòng)的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會(huì)、 研討會(huì)展會(huì)開幕式、 嘉賓接待、 酒會(huì)、 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置、 禮品、 請(qǐng)展會(huì)臨時(shí)工

18、作人員的費(fèi)用等。5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。6) 稅收7) 其它不可預(yù)測(cè)的費(fèi)用( 3) 收入預(yù)測(cè)舉辦一個(gè)展會(huì)的收入一般包括: 1) 展位費(fèi)收入2) 門票收入3) 廣告和企業(yè)贊助收入4) 其它相關(guān)收入( 4) 盈虧平衡分析( 5) 現(xiàn)金流量分析1) 凈現(xiàn)值分析2) 凈現(xiàn)值率分析3) 獲利指數(shù)4) 內(nèi)部收益率5、 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)( 1) 市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)( 2) 經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)( 3) 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)( 4) 合作風(fēng)險(xiǎn)6、 存在的問題包括經(jīng)過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、 研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其它問題等。7、 改進(jìn)建議針對(duì)上述問題, 提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議, 指出要成功

19、舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等。8、 努力的方向根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo), 在上述分析的基礎(chǔ)上, 針對(duì)存在的問題, 提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其它條件和需要努力的方向。( 三) 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫作要求展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策是否要舉辦該展會(huì)的重要依據(jù), 因此, 展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告的寫作必須做到材料真實(shí)充分, 分析客觀科學(xué), 判斷準(zhǔn)確有理。1、 市場(chǎng)環(huán)境分析市場(chǎng)環(huán)境分析是展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的第一步, 它是根據(jù)展會(huì)立項(xiàng)策劃提出的展會(huì)舉辦方案, 在已經(jīng)掌握的各種信息的基礎(chǔ)上, 進(jìn)一步分析和論證舉辦展會(huì)的各種市場(chǎng)條件是否具備, 是否有舉辦該展會(huì)所需要的各種政

20、策基礎(chǔ)和社會(huì)基礎(chǔ)。市場(chǎng)環(huán)境分析不但要研究各種現(xiàn)有的市場(chǎng)條件, 還要對(duì)其未來的變化和發(fā)展趨勢(shì)作出預(yù)測(cè)使立項(xiàng)可行性分析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理。市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會(huì)的條件是否具備; 展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā), 分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途。分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力, 不是只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆的生命力, 而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)期生命力, 即要分析如果本展會(huì)舉辦超過五屆以上, 本展會(huì)是否還有發(fā)展前途的問題。2、 展會(huì)項(xiàng)目生命力分析市場(chǎng)環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會(huì)的條件是否具備; 展會(huì)項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃

21、舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā), 分析該展會(huì)是否有發(fā)展前途。分析展會(huì)項(xiàng)目的生命力, 不是只分析展會(huì)舉辦一屆或兩屆的生命力, 而是要分析該展會(huì)的長(zhǎng)期生命力, 即要分析如果本展會(huì)舉辦超過五屆以上, 本展會(huì)是否還有發(fā)展前途的問題。3、 展會(huì)執(zhí)行方案分析展會(huì)執(zhí)行方案分析是從計(jì)劃舉辦的展會(huì)項(xiàng)目的本身出發(fā), 分析該展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃準(zhǔn)備實(shí)施的各種執(zhí)行方案是否完備, 是否能保證該展會(huì)計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。展會(huì)執(zhí)行方案分析的對(duì)象是該展會(huì)的各種執(zhí)行方案, 分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合理、 是否完備和是否可行。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是, 對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估, 重點(diǎn)不是分析構(gòu)成展會(huì)基本框架的某一個(gè)因素的策劃安排是否合理和可行, 而

22、是從總體上分析展會(huì)基本框架是否合理和可行。因?yàn)? 盡管對(duì)構(gòu)成展會(huì)基本框架的每一個(gè)因素的策劃安排可能是合理和可行的, 但由這些因素所構(gòu)成的展會(huì)基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。因此, 要避免這種”個(gè)體合理, 群體沖突”現(xiàn)象的出現(xiàn), 對(duì)展會(huì)基本框架進(jìn)行評(píng)估就十分重要。4、 展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā), 分析測(cè)算舉辦該展會(huì)的費(fèi)用支出和收益。展會(huì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析的主要目的是分析計(jì)劃舉辦的展會(huì)是否經(jīng)濟(jì)可行, 并為即將舉辦的展會(huì)指定資金使用規(guī)劃。5、 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)從展會(huì)立項(xiàng)可行性分析的角度看, 風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會(huì)的過程中, 由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用,

23、 使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃和舉辦展會(huì)的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離, 從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會(huì)的計(jì)劃落空; 或者是即使展會(huì)如期舉辦, 但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。6、 存在的問題包括經(jīng)過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、 研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對(duì)展會(huì)產(chǎn)生影響的其它問題等。7、 改進(jìn)建議針對(duì)上述問題, 提出對(duì)展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議, 指出要成功舉辦該展會(huì)應(yīng)該努力的方向等。8、 努力的方向根據(jù)展會(huì)的辦展宗旨和辦展目標(biāo), 在上述分析的基礎(chǔ)上, 針對(duì)存在的問題, 提出要辦好該展會(huì)所需要具備的其它條件和需要努力的方向。三、 參展說明書的寫作( 一) 參展說明書的概念辦展

24、機(jī)構(gòu)在確定了展會(huì)的有關(guān)日期安排, 指定了展會(huì)承建商、 展會(huì)運(yùn)輸代理和展會(huì)旅游代理以后, 就能夠著手編制展會(huì)的參展說明書了。參展說明書是辦展機(jī)構(gòu)將展會(huì)籌備、 開幕以及參展商參加展會(huì)時(shí)應(yīng)注竟的其它問題匯編成冊(cè), 以方便參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備的一種小冊(cè)子。編制參展商手冊(cè)是展會(huì)籌備過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。( 二) 參展說明書包含的主要內(nèi)容及寫作要求從某種意義上講, 參展說明書是幫助參展商進(jìn)行參展籌備的綱領(lǐng)性文件, 也是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)布展、 展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理的指導(dǎo)性文件, 參展商手冊(cè)所包含的內(nèi)容涉及到舉辦展會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)。一般來說, 參展說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容: (1)前言。主要是對(duì)參

25、展商參加本展會(huì)表示歡迎, 說明本手冊(cè)編制的原則和目的, 提醒參展商在籌展、 布展、 展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊(cè)的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡(jiǎn)短, 言簡(jiǎn)意賅。(2)展覽場(chǎng)地基本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、 至展館的交通圖、 展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí), 要注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、 展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、 展館內(nèi)部通道和出人口等; 在繪制至展館的交通圖時(shí), 要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、 到展館能夠利用的各種主要交通工具和交通路線、 各指定接待酒店在該城市的具體位置等; 對(duì)于該展覽場(chǎng)地的基本技術(shù)數(shù)據(jù), 要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、 館內(nèi)通風(fēng)條件、 貨運(yùn)電

26、梯容積容量、 展館室內(nèi)空間高度、 展館入口高度和寬度、 展館的水電供應(yīng)狀況等。對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的介紹對(duì)于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位, 進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。( 3)展會(huì)基本信息。包括展會(huì)的名稱、 舉辦地點(diǎn)、 展覽時(shí)間、 辦展機(jī)構(gòu)、 展會(huì)指定承建商、 指定運(yùn)輸代理、 指定旅游代理、 指定接待酒店等。對(duì)于辦展時(shí)間, 要具體列明展會(huì)的布展時(shí)間、 開幕時(shí)間、 對(duì)專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時(shí)間、 撤展時(shí)間、 布展撤展加班時(shí)間等, 對(duì)以上時(shí)間盡量精確到小時(shí); 對(duì)于辦展機(jī)構(gòu), 要具體列明展會(huì)的主辦單位、 承辦單位、 支持單位和協(xié)辦單位等; 另外, 還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、 展會(huì)

27、指定承建商、 指定運(yùn)輸代理、 指定旅游代理、 指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、 聯(lián)系電話、 傳真和聯(lián)系人, 如果有網(wǎng)址和EMAlL也最好能公布, 以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。(4)展會(huì)規(guī)則。就是展會(huì)要求參展商和觀眾等參加展會(huì)時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度, 包括: 展會(huì)有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、 層位清潔的規(guī)定、 物品儲(chǔ)藏的規(guī)定、 現(xiàn)場(chǎng)使用水電的注意事項(xiàng)、 現(xiàn)場(chǎng)展品銷售的規(guī)定、 消防規(guī)定、 知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、 現(xiàn)場(chǎng)展品演示的注意事項(xiàng)等。展會(huì)規(guī)則是所有與會(huì)人員必須遵守的一些制度, 對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理和維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序十分重要。( 5) 展位搭裝指南。是對(duì)展會(huì)展位搭裝的

28、一些基本要求和說明, 主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的, 因此”標(biāo)準(zhǔn)展位說明”主要是對(duì)展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明, 列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項(xiàng), 提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其它配置的處理辦法等?！笨盏卣刮淮钛b說明”主要是對(duì)參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求, 如使用材料的要求、 動(dòng)火作業(yè)的規(guī)定、 消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對(duì)指導(dǎo)參展商順利、 安全地搭裝展位和布展有較大幫助。(6)展品運(yùn)輸指南。是對(duì)參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場(chǎng)所作的一些指引和說明, 主要包括海外運(yùn)輸指南和國(guó)內(nèi)運(yùn)輸指南等。不論是海外還是國(guó)

29、內(nèi)運(yùn)輸指南, 都要對(duì)展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、 各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、 貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、 包裝、 海關(guān)報(bào)關(guān)、 回程運(yùn)輸、 可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對(duì)幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。(7)會(huì)展旅游信息。是對(duì)解決參展商及觀眾等參加展會(huì)期間的交通、 吃、 住、 行等需要和展會(huì)前后的旅游需要等作出的一些說明。會(huì)展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、 協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、 地址、 聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、 與展館的距離等, 要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、 會(huì)展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會(huì)展旅游信

30、息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務(wù)的。(8)相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格, 主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、 聘請(qǐng)臨時(shí)服務(wù)人員申請(qǐng)表、 額外工作證和邀請(qǐng)卡申請(qǐng)表、 研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)申請(qǐng)表、 刊登會(huì)刊廣告申請(qǐng)表等。參展說明書編制成功以后, 能夠印刷成冊(cè), 在展會(huì)開幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商, 也能夠?qū)⑵鋬?nèi)容發(fā)布在展會(huì)的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載, 如果展會(huì)有海外參展商, 還要將參展商手冊(cè)翻譯成外語文本。( 三) 參展說明書的作用參展說明書主要是為方便和指引叁展商順利進(jìn)行籌展、 布展、 展覽和撤展等服務(wù)的, 它不但對(duì)參展商進(jìn)

31、行參展籌備有著十分重要的指引作用, 也對(duì)辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)的布展、 展覽和撤展等各壞節(jié)進(jìn)行有效的現(xiàn)場(chǎng)管理有很大的幫助和影響: 1、 參展說明書對(duì)參展商的指引作用。參展商手冊(cè)分別對(duì)展覽場(chǎng)地、 展會(huì)基本情況、 展會(huì)規(guī)則、 層位搭裝、 展品運(yùn)輸和會(huì)展旅游等作出詳細(xì)的說明, 參展商在得到參展說明書以后, 就能夠按照該說明書的指引對(duì)叁展的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行籌備, 如安排展品的運(yùn)輸、 準(zhǔn)備展位的搭裝材料和設(shè)計(jì)等; 在展會(huì)布展現(xiàn)場(chǎng), 參展商將按該說明書的有關(guān)要求進(jìn)行展位搭裝和布展, 避免布展期間的盲目和違規(guī); 在展覽期間, 參展商能夠按該說明書的要求布置展品演示; 在撤展期間, 參展商能夠按照該說明書的指引有條不

32、紊地撤展; 展會(huì)結(jié)束后, 參展商還能夠按照該說明書的指引選擇適合自己需要的會(huì)展旅游。在參展說明書的指引下, 參展商能夠更有效地準(zhǔn)備和完成參加展會(huì)各工作環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事務(wù)。2、 參展說明書對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的作用。參展說明書對(duì)展會(huì)在籌展、 布展、 展覽和撤展期間的各項(xiàng)規(guī)定, 不但有利于指導(dǎo)各參展商按規(guī)定辦事, 也有利于辦展機(jī)構(gòu)按該手冊(cè)的規(guī)定監(jiān)督展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的各種事宜, 并按手冊(cè)的規(guī)定為參展商提供各種服務(wù)。參展商手冊(cè)是辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)籌展、 布展、 展覽和撤展等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理的重要依據(jù)之一, 它為展會(huì)各階段制定了大家必須遵守的行為規(guī)范, 有利于辦展機(jī)構(gòu)按此規(guī)范對(duì)展會(huì)各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理。3、 參展說明書對(duì)觀眾的作用。除了對(duì)參展商的指引和對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理的作用外, 參展說明書對(duì)展會(huì)觀眾也能起一定的作用。比如, 手冊(cè)對(duì)展館平面圖、 館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖、 交通路線、 指定接待酒店和展會(huì)開放時(shí)間的說明, 就對(duì)觀眾參觀展會(huì)有較大的幫助。觀眾在展館交通路線圖的指引下能夠更方便地達(dá)到展館, 在館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖的指引下能夠找到自己需要的服務(wù)提供點(diǎn), 能夠享受展會(huì)指定接待酒店的優(yōu)惠價(jià)格待遇在展會(huì)開放時(shí)間說明的指引下能夠合理地安排自己的參觀時(shí)間等等。一般來說,