辦公室事務(wù)管理

1、 辦公室事務(wù)處理吳士健 督查工作 BG 本文討論線索會(huì)議組織與管理文書工作辦公室工作概述 第一節(jié) 辦公室工作概述 辦公室工作特點(diǎn)本節(jié)內(nèi)容基本框架辦公室的構(gòu)成要素辦公室的基本任務(wù)一、辦公室工作的特點(diǎn) 一、辦公室工作的特點(diǎn)（一）近身。即辦公室及其成員位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，在中樞機(jī)構(gòu)中工作，在 最近距離為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。（二）直接。領(lǐng)導(dǎo)可以向秘書面授機(jī)宜，直接聆聽旨意，這是其他崗位 所不能比擬的（三）綜合。即指辦公室工作的多重性和全方位性，這是由領(lǐng)導(dǎo)工作的 全面性決定的。（四）輔助。這是辦公室工作固有的，本質(zhì)的屬性，辦公室及其人員與 領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系就工作而言，就是一種主輔關(guān)系。（五）服務(wù)。秘書工作的基本內(nèi)容就是搞好“

2、三服務(wù)”，其中直接、大 量的，重點(diǎn)的是為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。 口 辦公室日程事務(wù)管理特點(diǎn)二、辦公室工作構(gòu)成要素 二、辦公室的構(gòu)成要素（一）精干的秘書人員。這是辦公室工作業(yè)務(wù)活動(dòng)的主體。 （二）靈敏的信息機(jī)制。即建立健全辦公室信息工作保障體制和方法。 （三）健全的工作規(guī)范。即有健全的管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)和行為準(zhǔn)則。（四）科學(xué)的工作流程。即辦公室各項(xiàng)工作多個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)而形成的完 整的、科學(xué)的工作順序鏈。 （五）和諧的人際關(guān)系。即辦公室與各部門之間、秘書與負(fù)責(zé)人之間、 秘書與秘書之間，相互支持、團(tuán)結(jié)協(xié)作，做到目標(biāo)一致、思想 一致、行動(dòng)一致。（六）牢固的團(tuán)隊(duì)精神。辦公室所有成員都應(yīng)具有大局意識(shí)、協(xié)作精神 和服務(wù)

3、精神，保證組織日常工作的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。（七）較好的物質(zhì)環(huán)境。即具備一定的辦公設(shè)備和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 口 辦公室日程事務(wù)管理構(gòu)成要素三、辦公室工作的基本內(nèi)容 四、辦公室工作的基本任務(wù) 辦公室工作紛繁復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，大到輔助決策，小到日常事務(wù)處 理，幾乎無(wú)所不包；領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，幾乎無(wú)時(shí)不有；突發(fā)事件，緊 急事務(wù)處理，時(shí)有發(fā)生，甚至難以預(yù)料。就程序化的工作而言，就 程序化工作而言， 有人給它歸納為“三辦”：“辦文”、“辦會(huì)”、“辦 事”。把“三辦”再具體一些，那么，辦公室的職責(zé)或任務(wù)，主要表現(xiàn) 在如下12個(gè)方面： BG .sw 口 辦公室日程事務(wù)管理構(gòu)成要素 1、輔助決策。包括前期鋪墊、擬訂方案，方案

4、選擇、拓展申 延等。 2、信息調(diào)研。包括信息收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞、利用、反 饋等。 3、承辦文書。包括公文擬制、公文辦理、公文管理、整理歸 檔等。 4、督促檢查。包括決策督查、專項(xiàng)督查，做到排除梗阻、令 行禁止、政令暢通等。 5、溝通協(xié)調(diào)。包括上行溝通、下行溝通、內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)矛 盾、解決問題等。 6、安排會(huì)議。包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)議精神的貫徹落 實(shí)等。 四、辦公室的基本任務(wù) 7、接待賓客。包括團(tuán)體接待、個(gè)人接待、有約接待、無(wú)約接 待和會(huì)見會(huì)談的安排等。 8、受理信訪。包括信訪受理、來訪接待、立案調(diào)查、回訪處 理等。 9、掌管機(jī)要。包括各類機(jī)要文件的登記、發(fā)放、借閱、保管 及保密等。

5、10、保守秘密。包括國(guó)家秘密、 科技秘密、工作秘密、商業(yè) 秘密。保密是辦公室工作原則、內(nèi)容和紀(jì)律。 11、管理檔案。包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提 供利用等。 12、事務(wù)管理。包括除以上內(nèi)容外，還有印信管理；值班管理； 電話接聽、打出與辦理；領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)等。四、辦公室的基本任務(wù) 文書處理 會(huì)議管理 督查工作 BG 本文重點(diǎn)討論 第二節(jié) 文書處理 討論本節(jié)文書處理的指導(dǎo)依據(jù)是： 中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2012年4月16日發(fā)布，同年7月 1日起施行的黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例。 本節(jié)擬重點(diǎn)討論下述四個(gè)方面的問題： 口 辦公室日程事務(wù)管理文書處理 BG .sw 公文處理的含義和特

6、點(diǎn) GW 本文討論的重點(diǎn) 收文辦理 公文管理 公文擬制和發(fā)文辦理 一、公文處理的含義和特點(diǎn) 一、公文處理的含義和特點(diǎn) （一）公文處理工作的含義 條例指出，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系 列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作?！?這個(gè)定義表述了兩層意思： 第一，公文處理包括公文擬制、公文辦理、公文管理三個(gè)方面的 內(nèi)容。 第二，公文處理的各項(xiàng)內(nèi)容、各個(gè)環(huán)節(jié)，是一系 列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 其主要程序如下：口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 含義 特點(diǎn) BG .sw 公文擬制 發(fā)文辦理的程序 起草審核簽發(fā)復(fù)核登記印制核發(fā) 收文辦理程序 簽收登記初審承辦傳閱催辦答復(fù) 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 含義

7、 特點(diǎn) BG .sw 平時(shí)歸整 整理歸檔 二、公文處理的含義和特點(diǎn) （二）公文處理工作的特點(diǎn) 1、確定性。公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)不可或缺，且相對(duì)獨(dú)立，每個(gè)環(huán)節(jié)都有 特定的功能和內(nèi)容，有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)。 2、連續(xù)性。公文處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛 倒或任意刪減。它由前后連貫、緊密銜接的各個(gè)程序順序排列并形成 統(tǒng)一的整體。 3、規(guī)范性。規(guī)范是對(duì)公文處理的質(zhì)量要求。主要體現(xiàn)在：工作內(nèi)容規(guī) 范；工作方向規(guī)范；工作方式規(guī)范。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 含義 特點(diǎn)二、公文擬制和發(fā)文辦理 二、公文擬制和發(fā)文辦理 公文擬制和發(fā)文辦理是兩個(gè)互相聯(lián)系、相互銜接，使公文形成的重 要階段。 是

8、指黨政機(jī)關(guān)和其他社會(huì)組織為制發(fā)公文所進(jìn)行的公文創(chuàng)制、處理 與管理的行為過程。 具體包括如下環(huán)節(jié)： 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 擬制 . 發(fā)文 BG .sw 公文擬制 起草 審核 簽發(fā) 發(fā)文辦理 復(fù)核 登記 印制 核發(fā) 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 擬制 . 發(fā)文 整理歸檔 公文起草 口公文擬制 口 本題要點(diǎn)公文審核公文簽發(fā) （一）公文起草 1、公文起草的含義 公文起草，即撰寫文稿。它是公文擬制的第一個(gè)環(huán)節(jié)，公文起 草的質(zhì)量和時(shí)效，是發(fā)文辦理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。 因此，條例對(duì)公文起草提出了明確的要求. 2、公文起草應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)（見下頁(yè)）： 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 公文擬制 BG .sw

9、1、符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文 機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。 2、一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法 切實(shí)可行。 3、內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文 字精煉。 4、文種正確，格式規(guī)范。 5、深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。 6、公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須 征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。 7、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作?？诠钠鸩輵?yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)： （二）文稿審核 1、文稿審核的含義。審核又稱核稿，是指文稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 之前，對(duì)文稿內(nèi)容、體式等進(jìn)行全面檢查審定

10、。 條例規(guī)定：“公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室） 進(jìn)行審核”。 2、文稿審核的內(nèi)容。文稿審核一般由辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。審核內(nèi)容 主要是把好“三 關(guān)”即行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。 3、文稿審核的重點(diǎn)（見下頁(yè)）： 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 公文擬制 BG .sw 第一，行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。 第二，內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完 整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接； 所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。 第三，涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié) 商并達(dá)成一致意見。 第四，文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、 段落順

11、序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo) 點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。 第五，其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。 口 文稿審核的重點(diǎn)： （二）文稿審核 4、審稿標(biāo)記與要求 審稿完畢，應(yīng)在審稿部門意見欄內(nèi)填寫審核意見，并簽注姓名 及日期。 經(jīng)審核，修改較多的文稿應(yīng)交擬稿人謄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 公文擬制 BG .sw （二）文稿審核 5、文稿審核及相關(guān)文稿的處理 需要發(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公室進(jìn) 行初審。 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由； 符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改 后重新報(bào)送。 口 辦公室事務(wù)/

12、 公文處理 公文擬制 BG .sw （三）公文簽發(fā) 1、簽發(fā)的含義 簽發(fā)是機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)審核的文稿進(jìn)行最后的審 定，在發(fā)文稿紙上簽署批準(zhǔn)發(fā)文意見，并簽注自己的姓名和日期 的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。簽發(fā)是公文擬制的最重要的一個(gè)程序。 條例規(guī)定：”公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)“。 文稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿，辦理人員無(wú)權(quán)改動(dòng)。 在整個(gè)發(fā)文處理程序中，簽發(fā)是最嚴(yán)肅的一項(xiàng)工作，任何人都不 能越權(quán)簽發(fā)更不能隨意讓人代簽?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理公文擬制 （三）公文簽發(fā) 2、公文簽發(fā)人 重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán) 機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽

13、發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。 2、簽發(fā)要求 簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期； 圈閱或者簽名的，視為同意。 3、聯(lián)合發(fā)文的簽發(fā) 聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 公文擬制 BG .sw 公文登記 口 發(fā)文辦理 口 本題要點(diǎn)公文復(fù)核公文印制公文核發(fā) （一）復(fù)核：表達(dá)了兩層意思： 1、復(fù)核的含義 復(fù)核是指公文在正式印制前，辦公室對(duì)其進(jìn)行復(fù)查審核。 2、審核的內(nèi)容 條例規(guī)定 已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì) 公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、 文種、格式等進(jìn)行復(fù)核； 需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 發(fā)文辦理復(fù)核 BG .sw

14、（二）登記 條例規(guī)定：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍 和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。 登記方式。一般使用簿冊(cè)式。一個(gè)單位常常有三種發(fā)文登記簿： 內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿 內(nèi)收發(fā)的送文登記簿 外收發(fā)的發(fā)文登記簿 發(fā)文登記以年度為單位，每年使用一冊(cè)。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 發(fā)文辦理登記 BG .sw 順 序 號(hào) 發(fā) 文 號(hào) 標(biāo) 題 發(fā)文日期發(fā)往單位 份 數(shù)份號(hào)文別封號(hào)簽收備注 01辦發(fā)205號(hào)月日公司 101機(jī)密 公司發(fā)文登記簿頁(yè)面（樣式） 20年口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 發(fā)文辦理登記 （六）印制 公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。 涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。 （七）核發(fā) 1、核發(fā)的內(nèi)

15、容 公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查 后分發(fā)。 2、分發(fā)的注意事項(xiàng)口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 發(fā)文辦理印制 . 核發(fā) BG .sw 口分發(fā)的任務(wù)和注意事項(xiàng) 第一，工作內(nèi)容有書寫封面、裝入文件、封口和發(fā)送。 第二，分發(fā)前要認(rèn)真檢查：清點(diǎn)待發(fā)文的份數(shù)，用印 有無(wú)遺漏，文件有無(wú)缺頁(yè)、倒頁(yè)等。 第三，書寫封面字跡要工整，收文機(jī)關(guān)的地址必須寫 得詳細(xì)清楚，要寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 第四，對(duì)于經(jīng)常發(fā)送文件的機(jī)關(guān)、單位，可以印制單 位收文標(biāo)簽。這既可以提高工作效率，又可以 防止出現(xiàn)差錯(cuò)。 第五，待發(fā)文封裝后，應(yīng)將發(fā)文的底稿和正本及時(shí)歸 整，以為公文的整理歸檔做好鋪墊。 口 辦公室事務(wù)/

16、公文處理 發(fā)文辦理印制 . 核發(fā) 三、收文辦理 收文辦理 簽收 登記 初審 承辦 傳閱 催辦 答復(fù) 注辦 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 擬制 . 收文 整理歸檔 （一）簽收 1、簽收的含義 簽收是收文辦理的第一道程序，指收到文件后收件人在對(duì)方的文 件投遞單或送文簿上簽字表示收到的環(huán)節(jié)。 2、簽收的內(nèi)容 條例規(guī)定：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者 蓋章，并注明簽收時(shí)間。 3、簽收的作用 一是為明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證； 二是為了保證文件運(yùn)行安全?？谵k公室事務(wù)文書處理/ 收文辦理 簽收 BG .sw （二）登記 1、登記的含義、內(nèi)容和作用 登記是指辦公室收到文件后，按照一定形式“對(duì)

17、公文的主要信息和 辦理情況詳細(xì)記載”的環(huán)節(jié)（條例）。 這種文件信息和辦理情況包括： 收文時(shí)間、來文機(jī)關(guān)或單位、發(fā)文 字號(hào)、文件標(biāo)題或摘要、密級(jí)、急緩時(shí)限、 份數(shù)、承辦單位、辦理 結(jié)果、復(fù)文號(hào)、案盒號(hào)、備注等。 對(duì)這些信息必須逐項(xiàng)登記清楚，以方便辦理或查詢。 收文登記是收文辦理工作的基礎(chǔ)和重要程序。口辦公室事務(wù)文書處理/ 收文辦理 登記 BG .sw 順序號(hào) 收文日期 收文號(hào) 來文機(jī)關(guān)標(biāo) 題 發(fā)文號(hào)密級(jí)份 數(shù)承辦者辦理結(jié)果備注 公司收文登記簿頁(yè)面（樣式） 20年口辦公室事務(wù)文書處理/ 收文辦理 登記 （三）初審 1、初審的含義 初審是對(duì)收文來源、內(nèi)容、與本單位關(guān)系進(jìn)行核查與確認(rèn)的工作環(huán)節(jié)。 口辦

18、公室事務(wù)文書處理/ 收文辦理 初審 BG .sw （三）初審。 2、初審的重點(diǎn) 條例規(guī)定：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是： 是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理， 是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求， 涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽， 是否符合公文起草的其他要求。 經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位 并說明理由?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理初審 BG .sw （四）承辦，涉及三個(gè)方面問題 一是承辦要求 1、閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后 分送。 2、批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有 關(guān)部門辦理； 3、需要兩個(gè)以上

19、部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。 4、緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。 5、承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求 的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 （四）承辦 二是承辦方法：就總體而言有兩大方面 口 屬于辦文的 （1）認(rèn)真研究文件內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時(shí)辦理，不屬于自己辦 理的要及時(shí)退回，并說明原因。 （2）聯(lián)合辦理的文件，由牽頭單位擬文后與有關(guān)部門會(huì)商，并分別在 擬稿上簽字，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。 （3）內(nèi)容涉及以前的收文或其他材料時(shí)， 應(yīng)查找有關(guān)文件作為復(fù)文的參考?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 BG .sw （四）承辦 二是承辦方法：就總體而

20、言有兩大方面： 口辦文要嚴(yán)格按照發(fā)文程序辦理 辦文是承辦工作的重點(diǎn)， 主要是針對(duì)收文內(nèi)容擬稿或回復(fù)，或執(zhí)行。 從一定意義上說，承辦工作既是收文辦理的一個(gè)環(huán)節(jié)， 又是發(fā)文辦理程序的起始階段。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 BG .sw （四）承辦， 二是承辦方法：主要有兩個(gè)方面的情況： 2、屬于辦事的： （1）明確承辦人，由專人負(fù)責(zé)。承辦部門要擬定計(jì)劃，按計(jì)劃辦文。 （2）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批示精神，如實(shí)按領(lǐng)導(dǎo)意圖落實(shí)文件 （3）如涉及若干部門，主辦部門與協(xié)辦部門要協(xié)調(diào)一致?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 BG .sw （四）承辦 三是公文擬辦 在原辦法中，公文“擬辦”是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立

21、的程序，條例將 其包含在“承辦”程序內(nèi)：“批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù) 責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理”，其擬辦內(nèi)容和要求與原辦法基 本相同。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 BG .sw （三）擬辦的方法 1、上級(jí)發(fā)來的公文，擬辦意見的寫法有三： 一是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的分工，提出送哪位領(lǐng)導(dǎo)或部門辦理。例如： “請(qǐng)局（副）長(zhǎng)閱示?！?；“請(qǐng)同志閱知”。 二是根據(jù)部門的分工情況提出擬辦意見，聯(lián)合辦理的要明確主辦 單位。例如： 此系急件 請(qǐng)（部門）提出辦理方案，并會(huì)商（部門） 后，送莫總閱示。 三是根據(jù)公文要求和涉密情況，提出擬辦意見。例如： 此件涉及內(nèi)部情況，建議在經(jīng)理辦公會(huì)研究，請(qǐng)莫總閱示

22、。 四是根據(jù)公文急緩情況，提出擬辦意見。例如： 此系急件，請(qǐng)莫總經(jīng)理閱示口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 （四）承辦 2、擬辦方法 第二，下級(jí)單位報(bào)送的請(qǐng)示，擬辦意見寫法有四： （1）如果本機(jī)關(guān)不能直接答復(fù)，須轉(zhuǎn)有關(guān)部門的，可根據(jù)情況寫明： “擬轉(zhuǎn)請(qǐng)?zhí)幯芯刻岢鲆庖姟薄?（2）應(yīng)由主管業(yè)務(wù)部門處理的，可寫明： “轉(zhuǎn)請(qǐng)?zhí)庨喬帯薄?（3）可以直接批復(fù)的，可寫明： “擬批復(fù)同意，請(qǐng)局長(zhǎng)閱示?！钡?。 （4）對(duì)請(qǐng)求批轉(zhuǎn)文件的，可寫明： “擬同意批轉(zhuǎn)，待領(lǐng)導(dǎo)原則同意后，再進(jìn)行文字審修”等。口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 （四）承辦 2、擬辦方法 第三，平行機(jī)關(guān)的來文。 此類文件一般為知照性

23、。對(duì)于業(yè)務(wù)往來的文件，可轉(zhuǎn)相關(guān)部門 辦理；重要的業(yè)務(wù)往來，應(yīng)轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)閱批。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 BG .sw （四）承辦 2、擬辦方法 第四，越級(jí)請(qǐng)示的文件，擬辦意見的寫法有三： （1）屬于特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示的，可寫明： “擬轉(zhuǎn)請(qǐng)?zhí)庨喬帯被颉罢?qǐng)總經(jīng)理閱示”。 （2）屬于可直接辦理的，可寫明： “擬調(diào)查核實(shí)后酌情辦理”。 （3）對(duì)于沒有必要越級(jí)的請(qǐng)示，可不予處理，據(jù)情寫明： “擬存查?！?； “不擬答復(fù)”； “現(xiàn)將來文退回，請(qǐng)向直接上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示”?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理承辦 BG .sw （五）傳閱。 1、傳閱的含義和要求 公文傳閱是指，根據(jù)文件精神和工作需要，

24、在發(fā)文機(jī)關(guān)允許的閱 文范圍內(nèi)傳遞閱讀文件的行為過程。 條例規(guī)定：“根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象 閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、 誤傳、延誤。” BG .sw 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理傳閱 （五）傳閱。 2、公文的傳閱方式 封閉式。即開辟閱覽室，對(duì)重要文件和涉密文件，使傳閱對(duì)象在相 對(duì)固定的時(shí)空內(nèi)閱文。 輪輻式。即以文書部門或文書為中心：送閱返回再送閱再返 回，如此往復(fù)，直至傳閱對(duì)象都能閱知或批示。 機(jī)會(huì)式。即一般性文件，可利用各種會(huì)議集中傳達(dá)公文精神或閱文。 復(fù)制式。即對(duì)公開性文件，可復(fù)印文件副本，增加文件數(shù)量，加快 文件閱讀的速度。 網(wǎng)絡(luò)

25、式。即利用現(xiàn)代通訊手段，如計(jì)算機(jī)等，在加密條件下閱文。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理傳閱 （五）傳閱 3、傳閱的注意事項(xiàng) （1）公文傳閱應(yīng)當(dāng)區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工； （2）公文傳閱應(yīng)貫徹“三主一急優(yōu)先”原則，即主要負(fù)責(zé)人優(yōu)先； 主管負(fù)責(zé)人優(yōu)先；主管部門優(yōu)先；急件優(yōu)先傳閱。傳閱的順 序應(yīng)由管理層到一般人員。 （3）嚴(yán)格控制傳閱范圍，掌控文件去向，不漏傳、誤傳、延誤。 （4）嚴(yán)禁橫傳。不允許應(yīng)閱文人之間相互傳遞文件，確保文件 安全，包括文件物質(zhì)和文件內(nèi)容的安全。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理傳閱 （六）催辦 1、催辦的含義 催辦是按照文件辦理的時(shí)限，由秘書部門對(duì)承辦工作進(jìn)行檢

26、查與 催促，防止文件的漏辦或延誤的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。 條例規(guī)定：“及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦 部門按期辦結(jié)。緊急公文或者 重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦”?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理催辦 BG .sw （六）催辦 2、催辦的方法 （1）收文處理的催辦環(huán)節(jié)必須按文件的緊急程度和重要程度來確定工 作重點(diǎn)。 （2）做到緊急公文跟蹤催辦；重要公文重點(diǎn)催辦。 （3）必須建立切實(shí)有效的催辦制度，以保證催辦工作的質(zhì)量和效果。 （4）要制作催辦登記簿或催辦卡，把文件的緊急程度和催辦 情況隨時(shí)記錄于上?？?辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理催辦 BG .sw 天地股份收文催辦記錄單（樣式） 年 月

27、 日 收文號(hào)_密級(jí)_ 來文單位 日期字號(hào) 內(nèi)容摘要 附 件 承辦單位（人）：催 辦記 錄 歸卷日期歸卷人口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理催辦 （七）答復(fù) 公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。 1、下行文，批復(fù)，對(duì)請(qǐng)示的答復(fù)。 2、上行文，答詢報(bào)告，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問有關(guān)問題的答復(fù)。 3、平行文，答復(fù)函，對(duì)商榷函、求準(zhǔn)函的答復(fù)等。 答復(fù)要及時(shí)、準(zhǔn)確、 根據(jù)不同對(duì)象，不同內(nèi)容，應(yīng)注意文種的選擇和語(yǔ)言的運(yùn)用。 口 辦公室事務(wù)/ 公文處理 收文辦理傳閱 BG .sw 四、公文管理 1、應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā) 揮公文效用。 2、公文由文秘部門或者

28、專人統(tǒng)一管理?？h級(jí)以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要 保密室和機(jī)要閱文室。 3、公文確定密級(jí)前，應(yīng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密 級(jí)后，應(yīng)按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。 4、公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。 5、復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān) 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的， 應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原 件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的 機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。 口 辦公室事務(wù)公文處理公文管理 6、

29、公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職 權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無(wú)效；公 文被廢止的，視為自廢止之日起失效。 7、涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。 8、不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。 9、機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w 檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。10、新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立 戶申請(qǐng)。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)關(guān)合并或者撤銷 時(shí)，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整?？?辦公室事務(wù)公文處理公文管理 第三節(jié) 辦公室督查工作 督查工作的含義、內(nèi)容辦公室督

30、查工作范圍督查工作的基本原則督查工作的基本方法督查工作的注意事項(xiàng) 本節(jié)內(nèi)容基本框架一、督查工作的含義、內(nèi)容和作用督查工作的任務(wù) 口督查工作的含義、內(nèi)容和作用 口 本題要點(diǎn)督查工作的作用督查工作的含義 一、督查工作的含義、任務(wù)和作用 （一）督查的涵義 督查，是督促檢查的簡(jiǎn)稱。 領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)過程中，一方面要作出決策，一方面也要抓決 策的落實(shí)，而推動(dòng)決策落實(shí)的主要途徑，就是督促檢查。 督促檢查既是領(lǐng)導(dǎo)工作的一項(xiàng)重要職能，又是科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的重要手 段和方法，是領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施有效管理的直接產(chǎn)物， 也是辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的一項(xiàng)重要工作?？?辦公室日常事務(wù)督查涵義 一、督查工作的含義、任務(wù)和作用 （二）辦公室督

31、查工作的基本任務(wù) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，秘書督查工作的基本內(nèi)容主要表現(xiàn)在： 1、本企業(yè)全局性工作部署、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重要指示和上級(jí)機(jī)關(guān)決策與指 示的執(zhí)行情況； 2、本企業(yè)工作目標(biāo)、會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)決定的貫徹落實(shí)情況； 3、本企業(yè)各部門、各單位工作計(jì)劃中納入督查范圍的重要事項(xiàng)； 4、本企業(yè)合同書、協(xié)議書中需要督查、督辦的事項(xiàng)； 5、本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交辦、批辦、查辦的事項(xiàng)； 6、本企業(yè)同級(jí)部門或單位委托本企業(yè)的督辦事項(xiàng)； 7、本企業(yè)其它確需督查、督辦事項(xiàng)及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。 口 辦公室日常事務(wù)督查內(nèi)容 一、督查工作的含義、內(nèi)容和作用 （三）督查工作的作用 1、確保政令暢通無(wú)阻，提升領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行力。 2、檢驗(yàn)決策正確

32、與否，強(qiáng)化民主決策的可行性。 3、調(diào)整完善企業(yè)決策，增強(qiáng)企業(yè)決策的科學(xué)性。 4、端正工作作風(fēng)導(dǎo)向，密切領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系。 5、吸納經(jīng)驗(yàn)?zāi)酃沧R(shí)，為再?zèng)Q策提供可靠依據(jù)?？?辦公室日常事務(wù)督查作用 BG .sw 二、督查工作的范圍和程序 二、辦公室督查的范圍和程序 （一）督查工作的范圍 督查工作的就內(nèi)容而言，有兩個(gè)重要類型： 決策督查 專項(xiàng)督查口 辦公室日常事務(wù)決策督查范圍 BG .sw 專項(xiàng)督查的范圍和程序 口督查工作的范圍和程序 口 本題要點(diǎn)決策督查的范圍和程序 二、辦公室督查的范圍和程序 （一）決策督查 1、決策督查的范圍 （1）以文件形式作出的重大決策。 （2）以會(huì)議形式作出的重要決定。

33、（3）以其他形式作出的重大決策。 2.決策督查的目的 （1）推動(dòng)決策事項(xiàng)和領(lǐng)導(dǎo)指示的貫徹落實(shí)。 （2）了解決策落實(shí)進(jìn)程和落實(shí)過程中存在的問題，為再?zèng)Q策提供依據(jù)。 （3）總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),補(bǔ)充和完善決策。口 辦公室日常事務(wù)決策督查范圍 . 目的 立項(xiàng)審批 通知交辦 跟蹤催辦 隨辦隨報(bào) 審核驗(yàn)收 制定方案 辦結(jié)反饋 整理歸檔 協(xié)調(diào)關(guān)系 決策督查程序口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序（一）決策督查3、決策督查的程序 二、秘書督查的范圍和程序 （一）決策督查 3、決策督查的程序 （1）立項(xiàng)審批 對(duì)列入督查范圍的決策事項(xiàng)進(jìn)行登記、分解、量化，明確承辦部 門、單位、責(zé)任人和落實(shí)時(shí)限，按照一事一項(xiàng)的原則立項(xiàng)。 督查

34、立項(xiàng)登記單的結(jié)構(gòu)，約有11項(xiàng)內(nèi)容： 表頭： 標(biāo)題、編號(hào)、日期； 交辦：交辦單位、交辦時(shí)間、交辦內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示； 承辦：承辦單位、承辦時(shí)限； 辦結(jié)：辦理結(jié)果、備注。 （見例文立項(xiàng)登記單） BG .sw 口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序本頁(yè).1 二、辦公室督查的范圍和程序 （一）決策督查 3、決策督查的程序 （2）制定方案 對(duì)已立項(xiàng)的決策事項(xiàng)，擬定督查方案。督查方案內(nèi)容主要有： 交辦方式； 督查方法； 協(xié)調(diào)方法； 報(bào)告時(shí)限。 （見例文） BG .sw 口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序本頁(yè).1督查立項(xiàng)登記單參考樣式 編號(hào)： 年 月 日 交辦單位 交辦日期 交辦內(nèi)容 領(lǐng)導(dǎo)批示 承辦單位 承辦日期 辦理結(jié)果

35、 備 注口 辦公室日常事務(wù)決策督查立項(xiàng)需頁(yè).2 質(zhì)控中心質(zhì)控工作督查方案（參考格式） 一、督查時(shí)間：2012年10月 二、督查的單位： 三、督查項(xiàng)目： 四、專業(yè)督查內(nèi)容與評(píng)分表，項(xiàng)目包括： 科室設(shè)置 人員配備 科室管理和制度 技術(shù)技能等內(nèi)容 督查評(píng)分表格式 口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序續(xù)頁(yè).3 二、秘書督查的范圍和程序 （一）決策督查 3、決策督查的程序 （3）通知交辦。交辦方式主要有 書面交辦 會(huì)議交辦。 口 辦公室日常事務(wù)督查含義 BG .sw 集團(tuán)總公司督查通知 （單位）： 根據(jù)總經(jīng)理 批示，現(xiàn)將關(guān)于 事項(xiàng)一并轉(zhuǎn)去，請(qǐng)抓緊辦理查處，并將結(jié)果于2012年11月日前報(bào)集團(tuán)公司辦公室（或 督

36、查室）。 XX集團(tuán)總公司 2012年10月26日 聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：8758 傳真：8757口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序 二、秘書督查的范圍和程序 （一）決策督查 3、決策督查的程序 （4）跟蹤催辦。 主要方式有： 到落實(shí)單位現(xiàn)場(chǎng)了解情況； 督查部門印發(fā)通知，請(qǐng)承辦單位定期書面報(bào)告進(jìn)展情況； 召開調(diào)研會(huì)，座談、了解進(jìn)展情況等。 （見催辦單樣式） BG .sw 口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序本頁(yè).1 集團(tuán)公司督查事項(xiàng)催辦單 ： 關(guān)于問題的辦理查處情況和結(jié)果，請(qǐng)務(wù)必于月日前報(bào)集 團(tuán)公司辦公室。 集團(tuán)公司辦公室 2012年10月日 聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：8758 傳真：8758 辦理結(jié)果： 主辦單

37、位負(fù)責(zé)人 2012年11月日 口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序.例文需頁(yè).2 二、辦公室督查的范圍和程序 （一）決策督查 3.決策督查的程序 （5）協(xié)調(diào)關(guān)系 即對(duì)兩個(gè)以上部門共同落實(shí)的決策事項(xiàng)，意見不一致的請(qǐng)牽頭部門 協(xié)調(diào)。 （6）隨時(shí)報(bào)告 對(duì)落實(shí)時(shí)限較長(zhǎng)的決策事項(xiàng)，應(yīng)要求其定期以文字形式， 向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告決策的進(jìn)展情況， 對(duì)存在的困難和問題，提出解決意見和建議。 口 辦公室日常事務(wù)督查程序 BG .sw 二、秘書督查的范圍和程序 （一）決策督查 3.決策督查的程序 （7）審核驗(yàn)收。 對(duì)承辦部門或單位的報(bào)告進(jìn)行審核。 （8）辦結(jié)反饋。 決策事項(xiàng)落實(shí)后，要及時(shí)寫出督查報(bào)告，如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

38、或領(lǐng)導(dǎo) 報(bào)告落實(shí)情況。 （辦結(jié)報(bào)告的寫法見下頁(yè)督查報(bào)告結(jié)構(gòu)圖）口 辦公室日常事務(wù)督查程序 BG .sw 本頁(yè).1 督查報(bào)告結(jié)構(gòu)圖 集團(tuán)公司關(guān)于的督查報(bào)告 ： 前言：督查依據(jù)和內(nèi)容 一、督查工作情況 （一）。 二、決策執(zhí)行情況 （一）。 三、尚需解決的問題 （一）。 四、對(duì)策或建議 （一）。 集團(tuán)公司 2012年10月日 口督查報(bào)告結(jié)構(gòu)圖續(xù)頁(yè).2 二、秘書督查的范圍和程序 （二）專項(xiàng)督查 1、專項(xiàng)督查的范圍 （1）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的批示件和交辦事項(xiàng)； （2）上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng)； （3）本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的批示件和交辦事項(xiàng)。 2、專項(xiàng)督查的特點(diǎn) （1）內(nèi)容比較具體。 （2）事項(xiàng)比較單一。 （3）時(shí)限

39、相對(duì)較短。 （4）辦理要求明確。 （5）辦結(jié)一事一報(bào)。 口 辦公室日常事務(wù)專項(xiàng)督查范圍 . 特點(diǎn) BG .sw 二、秘書督查的范圍和程序 （二）專項(xiàng)督查 3、督查程序， 由于督查事項(xiàng)有時(shí)有上級(jí)機(jī)關(guān)交代的任務(wù)，因此督查程序也有所不同。 督查工作為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，專項(xiàng)督查的程序是： （1）立項(xiàng)登記 專項(xiàng)督查的立項(xiàng)，必須是一事一項(xiàng)， 接到批示件或交辦事項(xiàng)后，無(wú)論采用手工方式還是計(jì)算機(jī)方式，都 要進(jìn)行登記， 登記的目的主要是備查，避免遺漏，登記后根據(jù)批示內(nèi)容和要求， 再確定是否立項(xiàng)督查； 一般說來，凡需要向批示領(lǐng)導(dǎo)或交辦領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理結(jié)果的，均應(yīng)立 項(xiàng)進(jìn)行督查。 口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序 二、秘書

40、督查的范圍和程序 （二）專項(xiàng)督查 3、督查程序 督查工作為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，專項(xiàng)督查的程序是： （2）下達(dá)交辦 即確定承辦單位，規(guī)定辦理時(shí)限，發(fā)督查通知單，交辦督查事項(xiàng)， 提出辦理要求。 如果督查件涉及多個(gè)單位，則應(yīng)確定主辦單位和協(xié)辦單位。 確定辦理時(shí)限，制發(fā)督查通知單，以書面形式通知承辦單位，交 代督查事項(xiàng)，提出辦理要求。 口 辦公室日常事務(wù)專項(xiàng)督查程序 二、秘書督查的范圍和程序 （二）專項(xiàng)督查 3、督查程序 督查工作為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，專項(xiàng)督查的程序是： （3）認(rèn)真督查 督查通知單發(fā)出后，應(yīng)當(dāng)適時(shí)詢問承辦單位是否收到； 確認(rèn)收到后，至辦理完畢期間，要通過適當(dāng)方式，如打電話、發(fā) 傳真、登門了解情

41、況、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查研究等方式進(jìn)行督查； 辦理時(shí)限到達(dá)之前，對(duì)承辦單位進(jìn)行必要的提示。 督查過程要作記錄。 口 辦公室日常事務(wù)決策督查程序 BG .sw 二、秘書督查的范圍和程序 （二）專項(xiàng)督查 3、督查程序 督查工作為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，專項(xiàng)督查的程序是： （4）審核報(bào)告 主要審核 是否符合辦理要求，是否符合政策， 行文是否規(guī)范，文字是否準(zhǔn)確。 對(duì)辦理結(jié)果，能到現(xiàn)場(chǎng)檢查的，盡量到現(xiàn)場(chǎng)檢查。 不符合辦理要求的，退回重辦。 口 辦公室日常事務(wù)專項(xiàng)督查程序 BG .sw 二、秘書督查的范圍和程序 （二）專項(xiàng)督查 3、督查程序 督查工作為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，專項(xiàng)督查的程序是： （5）及時(shí)反饋 要以文字的形式，如實(shí)向

42、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告辦理結(jié)果。要實(shí)事求是，敢于講 實(shí)話、講真話，客觀地反映事實(shí)。 （6）再督查 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在督查反饋報(bào)告上的再批示，進(jìn)行再督查，直至辦結(jié)為止。 （7）立卷歸檔 督查件辦結(jié)后，按歸檔程序立卷歸檔。 口 辦公室日常事務(wù)專項(xiàng)督查程序 督查工作為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，其督查程序與為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的 程序基本相同,其主要之點(diǎn)是： （1）送批的要求 對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示件或交辦事項(xiàng)，也應(yīng)立項(xiàng)登記，并呈送本單位領(lǐng) 導(dǎo)批示。 送批時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)是： 一要及時(shí)，力爭(zhēng)在最短時(shí)間內(nèi)，請(qǐng)本單位領(lǐng)導(dǎo)做出批示； 二要注意文件不可橫傳，避免文件失控。 領(lǐng)導(dǎo)批示后將督查件退辦公室， 由督查人員登記、分發(fā)，并跟 蹤督查。 口 辦公室日常事務(wù)

43、專項(xiàng)督查程序 BG .sw 督查工作為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)， （2）反饋步驟的要求 為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，反饋包括兩個(gè)步驟： 一是向本單位領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理結(jié)果，由本單位領(lǐng)導(dǎo)審核； 二是經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再向上級(jí)機(jī)關(guān)或上級(jí)督查部門寫出辦 理報(bào)告?？?辦公室日常事務(wù)專項(xiàng)督查程序 BG .sw 三、督查工作的原則三、督查工作原則領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)原則注重實(shí)效原則分級(jí)負(fù)責(zé)歸口辦理一事一辦原則圍繞中心原則實(shí)事求是原則 三、督查工作的原則 （一）圍繞中心原則 中心工作在整體工作中舉足輕重、事關(guān)大局，因此，督查工作必須 把重心放在此類事項(xiàng)上，緊密圍繞企業(yè)中心作，突出重點(diǎn)，完善機(jī) 制，確保政令暢通。 （二）領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)原則 督查工作以

44、調(diào)查了解和反饋情況為主。辦公室的督查工作要嚴(yán)格按 照領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)執(zhí)行。不包辦、不越權(quán)，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，不直接處理職 責(zé)范圍外的具體問題，不代替職能部門行使職權(quán)。 口 辦公室日常事務(wù)督查原則 三、督查工作的原則 （三）實(shí)事求是原則 要全面、準(zhǔn)確地了解情況，講真話，報(bào)實(shí)情。善于發(fā)現(xiàn)和勇于反映 工作落實(shí)中需要解決的帶有全局性、傾向性的問題。 （四）注重實(shí)效原則 把抓落實(shí)、重實(shí)效作為督查工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，貫穿于督查工 作的全過程。要講效率，求質(zhì)量，重效果，防止和克服形式主義。 口 辦公室日常事務(wù)督查原則 BG .sw 三、督查工作的原則 （五）分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理原則 有關(guān)方針、政策和重大決策、部署的貫徹

45、實(shí)施， 屬于哪一級(jí)的，就由哪一級(jí)負(fù)責(zé)承辦或進(jìn)行督促檢查； 屬于哪一個(gè)部門的，就由哪一個(gè)職能部門負(fù)責(zé)承辦或進(jìn)行督促檢查。 秘書部門督查的主要職責(zé)是了解情況，如實(shí)反映情況，推動(dòng)落實(shí)。 （六）一事一辦原則 凡上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)批辦的事項(xiàng)， 要批一項(xiàng)，查一項(xiàng)，辦一項(xiàng)。 做到一事一查，一事一辦，一事一報(bào)。 口 辦公室日常事務(wù)督查原則 BG .sw 四、督查工作的基本方法 四、督查工作的的主要方法 （一）現(xiàn)場(chǎng)督查。即深入實(shí)際，到承辦部門、單位、實(shí)地了解決策 事項(xiàng)的落實(shí)情況，掌握第一手材料，促進(jìn)決策的落實(shí)。 （二）書面督查。通過書面通知，請(qǐng)有關(guān)部門、單位報(bào)告決策事項(xiàng) 的進(jìn)展情況，對(duì)承辦單位進(jìn)行督促。 （三）會(huì)議督查

46、。召集有關(guān)人員，聽取決策事項(xiàng)落實(shí)情況的匯報(bào)， 督促承辦單位抓緊落實(shí)決策事項(xiàng)。 （四）電話督查。通過電話向承辦部門、單位了解決策事項(xiàng)落實(shí)的 進(jìn)展情況，督促承辦單位抓緊落實(shí)。 口辦公室事務(wù) / 督查 基本方法 四、督查工作的的主要方法 （五）跟蹤督查。對(duì)公司的具體決策或工作，從開始就要進(jìn)行連續(xù)不 斷地督促、檢查、控制、反饋，隨時(shí)為公司領(lǐng)導(dǎo)提供動(dòng)態(tài)的督 查信息，直至全過程辦結(jié)。 （六）聯(lián)合督查。對(duì)涉及面廣、涉及部門多、情況復(fù)雜的事項(xiàng)，督查 督辦部門應(yīng)發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，組織相關(guān)部門共同督促檢查。 （七）督查調(diào)研。組織有關(guān)職能部門抽人組成調(diào)查組，深入基層了解 決策與領(lǐng)導(dǎo)指示精神的實(shí)施進(jìn)展情況、經(jīng)驗(yàn)、效果

47、、存在問題 及原因，提出建議和對(duì)策，綜合向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)寫出專題報(bào)告。 口辦公室事務(wù) / 督查 基本方法五、督查工作的基本要求 五、督查督辦的工作要求（一）切實(shí)遵守職權(quán)界限，在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)開展督查，嚴(yán)格按照企 業(yè)決定和領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行工作。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，不直接處理問題。（二）強(qiáng)化職業(yè)意識(shí)，扮演好“雙重角色”。（三）嚴(yán)禁督查人員推諉搪塞、拖壓不辦、互相扯皮。 凡是應(yīng)辦的事項(xiàng)，要及時(shí)辦理； 應(yīng)辦但短期內(nèi)難以辦理的，要列入計(jì)劃逐步辦理； 由于政策或其他條件所限，確實(shí)不能辦理的，要說明原因，做 好解釋工作； 做到事事有著落，件件有回音。口辦公室事務(wù) / 督查 基本要求 BG .sw 五、督查督辦的工作要求 （

48、四）把握關(guān)鍵，突出重點(diǎn)。所謂把握關(guān)鍵，突出重點(diǎn)是 一要突出重點(diǎn)對(duì)象； 二要突出重點(diǎn)內(nèi)容； 三要把握重點(diǎn)環(huán)節(jié)； 重實(shí)情，重效率，重效果； 反對(duì)和拒絕任何形式的官僚主義和形式主義?？谵k公室事務(wù) / 督查 基本要求 BG .sw 第四節(jié) 會(huì)議組織與管理口本節(jié)內(nèi)容基本框架會(huì)務(wù)工作的含義和內(nèi)容會(huì)議概述會(huì)場(chǎng)選址與布置下大力轉(zhuǎn)變會(huì)風(fēng)常規(guī)性會(huì)議的組織與服務(wù) 一 會(huì)議概述HY （一）會(huì)議的含義 （一）會(huì)議的含義 會(huì)議是一種目的性很強(qiáng)、組織有序、以口頭交流為主要方式的群 體性、多向性的溝通活動(dòng)。 這個(gè)含義包含了四層意思： 1、會(huì)議是群體性的活動(dòng)； 2、會(huì)議是目的性很強(qiáng)的活動(dòng)； 3、會(huì)議是組織有序的活動(dòng)； 4、會(huì)議

49、是口頭交流為主的多向溝通活動(dòng) 口辦公室事務(wù)會(huì)議 含義HYG LHY （二）會(huì)議的基本要素序號(hào) 要素名稱 主 要 內(nèi) 容 1會(huì)議議題 會(huì)議研究的對(duì)象，是會(huì)議最基本的要素，會(huì)議的所有 工作，都是圍繞議題展開的。 2會(huì)議名稱 會(huì)議主辦單位或會(huì)議范圍；會(huì)議時(shí)間、屆別；會(huì)議 的主題以及會(huì)議的類型 3會(huì)議時(shí)間 會(huì)議時(shí)間指會(huì)議的起止時(shí)間和會(huì)議時(shí)間跨度，包括會(huì) 議起止時(shí)間、 會(huì)期、會(huì)議周期。 4會(huì)議地點(diǎn) 舉行會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所：有些會(huì)議還分設(shè)主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng) 5 主辦者（主持人） 舉辦或會(huì)議組織者的通稱，包括領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主辦、發(fā)起 者主辦、成員輪流主辦、經(jīng)申請(qǐng)主辦。 口 會(huì)議的基本要素表 序 號(hào) 要素名稱 主 要 內(nèi) 容

50、 6 與會(huì)者 參加會(huì)議的對(duì)象，通常也稱會(huì)議成員，包括：正 式成員、列人員、工作人員、嘉賓等四類。 7 會(huì)議文件 開幕詞、閉幕詞、報(bào)告、提案、紀(jì)要、決議、決 定、大會(huì)發(fā)言、通知等 8 會(huì)議形式 會(huì)議的具體方式，如討論、座談還是協(xié)商；電視、 電話會(huì)議等。 9 會(huì)議成果 會(huì)議形成的決議、決定、選舉結(jié)果、議定事項(xiàng)以 及其他結(jié)論 10 會(huì)議保障 會(huì)議規(guī)則、會(huì)議經(jīng)費(fèi)、與會(huì)者素質(zhì) 口 會(huì)議的基本要素表 續(xù)表 HY （三）會(huì)議召開的原則（四）會(huì)議召開的原則 唯一原則。即嚴(yán)格控制會(huì)議。因此，會(huì)前必須充分考量，只有通過會(huì) 議才能解決的問題，才可以考慮召開會(huì)議。 計(jì)劃原則。即較大型會(huì)議或較重要的會(huì)議，必須在會(huì)前制定

51、一個(gè)切實(shí) 可行的方案，盡量開短會(huì)，開真正解決問題的會(huì)。 直述原則。發(fā)言不客套、不虛飾，說真話、講實(shí)話、不講套話、空 話，開門見山，明明白白說明自己的觀點(diǎn)、意見和方法。 節(jié)儉原則。投入盡量少的時(shí)間、人力、物力、財(cái)力；不講排場(chǎng)、不攀 高；會(huì)場(chǎng)布置要簡(jiǎn)樸，不架彩虹門，不鋪紅地毯；堅(jiān)決不 發(fā)禮品，不借機(jī)旅游，不搞宴請(qǐng)。 效率原則。合并同類項(xiàng)，不重復(fù)開會(huì)；不能所有會(huì)議都搞開幕式、閉 幕式，掐頭去尾、落筆入題，意盡會(huì)止，切實(shí)改變會(huì)風(fēng)。 口辦公室事務(wù)會(huì)議 原則二、會(huì)務(wù)工作的含義和內(nèi)容 HY 所謂會(huì)務(wù)工作是指按照會(huì)議的既定意圖，為使會(huì)議取得最佳效果而 所作的事務(wù)性工作。 任何會(huì)議，要達(dá)到預(yù)期，取得最佳成果，都

52、需要秘書部門和秘書人 員精心細(xì)密地做好好會(huì)務(wù)工作。 一般說來，任何會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，特別是重要的、較大型的會(huì)議， 都離不開下述三個(gè)階段所包含的具體內(nèi)容： 會(huì)前籌備 會(huì)中組織與服務(wù) 會(huì)議善后處理。 在會(huì)議秘書工作中，會(huì)務(wù)工作始終居重要地位。 HYG l 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 含義 1、會(huì)前準(zhǔn)備工作 確定會(huì)議議題； 擬制會(huì)議籌備方案； 辦理會(huì)議審批手續(xù)； 確定會(huì)議主持人、與會(huì)者； 確定會(huì)議工作機(jī)構(gòu)和人員編組與分工； 確定會(huì)議的時(shí)間、選擇會(huì)議地點(diǎn)； 準(zhǔn)備會(huì)議文件，印制有關(guān)文件資料； 印發(fā)會(huì)議通知； 布置會(huì)場(chǎng)、安排座次； 安排后勤服務(wù)事項(xiàng)； 組織接站與報(bào)到； 會(huì)議籌備工作的全面檢查與糾正。 HYG l

53、 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 基本內(nèi)容 2、會(huì)議召開階段 組織簽到：簿冊(cè)式、聯(lián)單式、卡片式、單子式； 導(dǎo)入會(huì)場(chǎng)：引導(dǎo)參會(huì)人員入會(huì)； 安排發(fā)言； 做好會(huì)議記錄和會(huì)議錄音、錄像工作； 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握、控制會(huì)議進(jìn)程； 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)； 做好信息收集、傳遞與處理； 做好選舉的具體事務(wù)工作。 做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作； 做好安全保衛(wèi)工作。 HYG l 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 基本內(nèi)容 3、會(huì)議的善后工作 做好與會(huì)人員的離會(huì)工作； 會(huì)議文件的收回、匯編、整理、歸檔工作； 整理、編寫、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要； 會(huì)議文件分發(fā)工作； 召開新聞發(fā)布會(huì)； 會(huì)議組織工作的總結(jié)； 會(huì)議精神的傳達(dá)、貫徹、催辦 與反饋。 HYG l 口辦公室事務(wù)會(huì)

54、議 會(huì)務(wù) 基本內(nèi)容三、會(huì)場(chǎng)選址與布置 HY （一）會(huì)場(chǎng)選址應(yīng)考慮基本因素HY （三）會(huì)場(chǎng)選擇與布置 口 會(huì)址選擇應(yīng)考慮的主要因素 1、會(huì)場(chǎng)選址必須遵從厲行節(jié)約的原則，做到：凡可在本單位召開的會(huì) 議，決不另租禮堂；凡本地與會(huì)的人員，一般不應(yīng)駐會(huì)； 2、跨地區(qū)、跨單位召開的會(huì)議，確需駐會(huì)時(shí)，也應(yīng)遵從節(jié)儉原則，嚴(yán) 格審視備選會(huì)場(chǎng)條件，其應(yīng)考慮的主要因素是： 大小適中 交通便利 設(shè)施齊全 環(huán)境雅靜 食宿方便 價(jià)格合理 有存車場(chǎng)和足量的車位。 HYG l 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 會(huì)址 （二）會(huì)場(chǎng)布置與座位安排HY1、主席臺(tái)布置主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)布 置的重點(diǎn)，它一 般由： 會(huì)標(biāo) （橫幅） 國(guó)徽（會(huì)徽） 背景 座

55、位 臺(tái)簽 講臺(tái) 等構(gòu)成。 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 會(huì)場(chǎng)布置 2、會(huì)場(chǎng)氣氛 （1）根據(jù)會(huì)議主題決定全場(chǎng)的布置風(fēng)格 要突出主持人和突出發(fā)言人，精心營(yíng)造一種莊重、和諧的氣氛。 裝飾品要以會(huì)議主題相符合，使之莊嚴(yán)、醒目、節(jié)儉。 HYG l 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 會(huì)場(chǎng)布置 3、主席臺(tái)座次安排 主席臺(tái)就座者都是主辦方負(fù)責(zé)人、主席團(tuán)成員或貴賓，其就座慣例是： （1）依職務(wù)高低和選舉結(jié)果安排座次，職務(wù)最高者居中，然后按先左后 右，由前至后依次排列，正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。 （2）為便利工作，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就坐，有時(shí)可按職務(wù) 順序就坐。 （3）主席臺(tái)座次的安排應(yīng)編制成表，報(bào)經(jīng)主管上司

56、審核后，可貼于貴賓 室和主席臺(tái)入口處，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。 （4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置就坐者的姓名臺(tái)簽。 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 座次安排6421375主 席 臺(tái) 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 座次安排會(huì)議主席臺(tái)座次，依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排，職務(wù)最高者居中，然后按職務(wù)高低先左后右，由前至后的順序依次排列， 4、場(chǎng)內(nèi)人員座次的安排 （1）中大型會(huì)議會(huì)場(chǎng)內(nèi)的座位安排： 橫排法。即按照與會(huì)人員的名單及姓氏筆畫或單位名稱為序，從左 至右橫向依次排列座次的方法，即先排出正式代表或員，后排除列 席代表或成員。 豎排法。即按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前 至后縱

57、向依次排列座次的方法， 即正式代表或成員在前、職務(wù)高者 在前；列席成員，職務(wù)低者在后。 左后排列法。即按照與會(huì)人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以主 席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 座次安排 5、會(huì)場(chǎng)的整體布局類型 （1）較大型會(huì)場(chǎng)類型 會(huì)場(chǎng)座位布局?jǐn)[放可以有多種形式或形狀，較大型的會(huì)議，一般在禮 堂、會(huì)堂、體育場(chǎng)館舉行，其形式或形狀基本固定。 （2）中小型會(huì)議的座次安排 中小型的辦公會(huì)、專題會(huì)、研討會(huì)一般在會(huì)議室、會(huì)議廳或臨時(shí)設(shè)置 的會(huì)客室進(jìn)行，其座位可擺放成方拱形。半圓形、橢圓形，圓形、長(zhǎng) 方形、T字形等。這些形式可使人員 坐得比較緊湊，便于討論和

58、發(fā)言。 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 座次安排HYG lHY （三）會(huì)場(chǎng)設(shè)施準(zhǔn)備通風(fēng)設(shè)備空調(diào)設(shè)備消防設(shè)備擴(kuò)音設(shè)備 主席臺(tái)、講臺(tái)燈光設(shè)備飲用水等幻燈設(shè)備投影設(shè)備電源電線 黑板白板掛圖書寫筆等 閉路電源系統(tǒng)姓名牌等 記錄紙、鉛筆大衣架等其他設(shè)備 錄音錄像設(shè)備 （五）會(huì)場(chǎng)設(shè)施 口辦公室事務(wù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 會(huì)場(chǎng)設(shè)施四、常規(guī)性會(huì)議的組織與服務(wù) HY （一）常規(guī)性會(huì)議的含義和類型 四、常規(guī)性會(huì)議 （一）常規(guī)性會(huì)議的含義的類型 所謂常規(guī)性會(huì)議，也稱例行性會(huì)議，簡(jiǎn)稱例會(huì)。 它是指依據(jù)約定和慣例每隔一定時(shí)限必須舉行的例行性會(huì)議。 常規(guī)性會(huì)議的類型： HYG l 口辦公室事務(wù)會(huì)議 常規(guī)性會(huì)議 含義 口常規(guī)性會(huì)議的類型 就一

59、個(gè)規(guī)模較大的公司而言，例行會(huì)議一般有四種情況： 一是每周一必開的行政周會(huì) 與會(huì)者一般有公司主管負(fù)責(zé)人和職能部門負(fù)責(zé)人。其主要任務(wù)是: 通報(bào)上周情況，布置本周工作，周會(huì)一般由辦公室主任牽頭主持。 二是每年一次的職工代表大會(huì) 其主要任務(wù)是聽取公司負(fù)責(zé)人的工作報(bào)告，審議年度預(yù)決算，討論 職工代表提案，體現(xiàn)企業(yè)的民主決策與民主管理。 三是每年一次的年度總結(jié)表彰大會(huì) 即企業(yè)年會(huì)，其主要任務(wù)是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，表彰先進(jìn)，鼓舞士氣； 四是領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)：如董事長(zhǎng)辦公會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)等。 口辦公室事務(wù)會(huì)議 常規(guī)性會(huì)議 類型 （二）領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì) 1、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)的含義 領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)是一種統(tǒng)稱，是指組織內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)對(duì)本單位工作中 的重

60、要事項(xiàng)進(jìn)行議事決策和處理的例行性會(huì)議。 總經(jīng)理辦公會(huì)是指公司領(lǐng)導(dǎo)集體，為研究或處理公司內(nèi)部重要 事項(xiàng)或工作的會(huì)議。 它是公司領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施管理的重要形式。 HYG l 口辦公室事務(wù)會(huì)議 領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì) 含義 （二）領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì) 2、經(jīng)理辦公會(huì)的任務(wù) （1）傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)重要會(huì)議和文件精神，研究提出貫徹落實(shí)意見。 （2） 貫徹股東大會(huì)和董事會(huì)的決議、決定以及相關(guān)精神。 （3）研究提出公司中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，年度財(cái)務(wù)預(yù) 紅利分配和彌補(bǔ)虧損方案。 （4）研究決定公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重大問題。 （5）研究提出公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、 制度建設(shè)等重要事項(xiàng)。 （6）研究公司領(lǐng)導(dǎo)班子自身建設(shè)的重