檔案館數(shù)字化建設(shè)的定位和選題原則

1、檔案館數(shù)字化資源建立的定位和選題原那么【原文出處】山西檔案【原刊地名】太原【原刊期號】202204【原刊頁號】2324【分類號】g7【分類名】檔案學(xué)【復(fù)印期號】202201【標(biāo)題】檔案館數(shù)字化資源建立的定位和選題原那么【作者】宋淑芳【作者簡介】宋淑芳太原市檔案局，山西太原030002【摘要題】數(shù)字信息化【英文摘要】thepsitinandpriniplefseletingsutbjetinresurenstrutinfarhivesdigitizatininuruntry(sngshu-fang)【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化/定位/選題arhivesdigitizatin/psitin/seletin

2、gsubjet【正文】文章編號：1005-9652(2022)04-0023-02中圖分類號：g271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a數(shù)字檔案館的建立要做好前期調(diào)研工作，包括對數(shù)字檔案館的硬件、軟件、存儲(chǔ)格式與檢索標(biāo)準(zhǔn)、工作途徑的選擇，還包括對數(shù)字化及數(shù)字化對象系統(tǒng)數(shù)字化加工與商品化的數(shù)字化產(chǎn)品的系統(tǒng)建立問題。后者就是一種數(shù)字檔案館的本身定位與數(shù)字化資源選題確定問題。這是本文所討論的重點(diǎn)所在。一、定位明確檔案館作為我國科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分，是廣闊檔案用戶開發(fā)利用檔案信息資源的基地。檔案用戶廣泛分布在社會(huì)的方方面面，形成一個(gè)主體部分各自獨(dú)立、邊緣部分互相穿插的特定用戶群。這些不同的用戶群，構(gòu)成需求多元化、多

3、層次、多變量的用戶市常面對這樣的市場，檔案館應(yīng)該明確自己的定位。定位是一種限制，是一種特色的表達(dá)。特色來于限制，表達(dá)有所為有所不為的本質(zhì)。為此，檔案館數(shù)字化資源建立定位的思路應(yīng)包括：第一，個(gè)性多元、交流便捷、平易包容、豐富而不同于別家的內(nèi)容。獨(dú)特性與交互性是互聯(lián)網(wǎng)的最大特色之所在。我們提倡柔性溝通，講究品位與風(fēng)格，形成獨(dú)立的風(fēng)格。第二，不張揚(yáng)，不顯赫。因?yàn)樗慕⒊晒饕窃谟谒恼鎸?shí)性，而不是藝術(shù)性與技巧性。第三，受眾面廣還是受眾準(zhǔn)確分眾化，成為新世紀(jì)最值得注意的傳媒開展趨勢，我認(rèn)為受眾面準(zhǔn)確更易討好用戶。第四，注重休閑文化，淡化學(xué)術(shù)性，注重地方檔案特色。二、選題原那么以檔案用戶需求為原那么

4、，為檔案用戶效勞，是檔案館工作的根本宗旨。為此，檔案館數(shù)字化資源建立應(yīng)做到：一以滿足用戶需求為原那么要認(rèn)真理解、研究檔案用戶的需要、興趣和承受才能，以便有針對性、有目的地考慮選題和進(jìn)展選題籌劃，滿足用戶在學(xué)習(xí)、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。檔案用戶是復(fù)雜的社會(huì)群體，有年齡、職業(yè)和地域等方面的區(qū)別。年齡、職業(yè)、地域一樣的用戶，因思想文化素質(zhì)不同，又分為不同的層次。這些檔案用戶的工作需要、學(xué)術(shù)興趣是各不一樣的，設(shè)計(jì)選題、進(jìn)展選題籌劃時(shí)，要根據(jù)詳細(xì)的檔案用戶的實(shí)際情況，研究、決定所選檔案的內(nèi)容、層次級別、載體形態(tài)、文獻(xiàn)類型、數(shù)字化成品的類型等?，F(xiàn)代檔案館館藏建立與傳統(tǒng)檔案館館藏建立的最大區(qū)別

5、在于：傳統(tǒng)是“從頭做起，是從浩瀚的檔案中擷取符合本館需要的檔案，經(jīng)加工編寫給予檔案用戶參考利用；現(xiàn)代是“從尾做起，掉過來操作，“整合是其要義。換一種說法：前者是以方案為特征；后者那么是以市場需求和吸引利用者為特征，靠注意力經(jīng)濟(jì)吸引檔案用戶。二注重發(fā)揮檔案的特殊功能與其他網(wǎng)站不同，檔案網(wǎng)站不僅要傳播檔案信息，還要積累檔案信息。各個(gè)民族、各個(gè)時(shí)代的檔案信息載入網(wǎng)絡(luò)后，便能成為人類共同的精神財(cái)富，可以超越時(shí)代、民族、地域的界限，長期流傳，造福后代，這是檔案的特殊功能。檔案數(shù)字化的選題，要注意發(fā)揮檔案的這種特殊功能，多安排一些具有重大文化、學(xué)術(shù)價(jià)值和長遠(yuǎn)生命力的選題，即使這類檔案在經(jīng)濟(jì)建立上暫時(shí)績效不

6、明顯，也要從社會(huì)文化建立的長遠(yuǎn)需要出發(fā)，在財(cái)力允許的條件下盡量保證。數(shù)字檔案館能及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)提供科技知識(shí)，它比一般數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供的檢索效勞方式更方便自然，也就更貼近用戶。例如，數(shù)字檔案館的網(wǎng)上專題展覽可以使檔案館這類“愛國主義教育基地在網(wǎng)上活潑起來。三品牌原那么檔案館的品牌原那么更多地表達(dá)在重要檔案主題的專藏上。重要特色檔案代表檔案館的館藏質(zhì)量和工作成就，反映檔案館的館藏宗旨和風(fēng)格特色，對于進(jìn)步檔案館的聲譽(yù)和地位具有重要意義。因此，設(shè)計(jì)重點(diǎn)檔案的數(shù)字化選題是選題籌劃工作的首要任務(wù)。對于小館而言，應(yīng)把力量集中在強(qiáng)勢工程上，施行優(yōu)勢定位，根據(jù)檔案館優(yōu)勢資源，全力形成自身的優(yōu)勢形象。一個(gè)好的品牌

7、，除了固定用戶承受、認(rèn)可外，經(jīng)過長時(shí)間的推廣和延續(xù)，更易在市場上形成好的口碑，更能吸引廣闊用戶，進(jìn)步點(diǎn)擊率，到達(dá)事半功倍的效果。四個(gè)性化、系列化原那么個(gè)性化就是選題的獨(dú)創(chuàng)性和開拓性。獨(dú)創(chuàng)性是指在數(shù)字化檔案的內(nèi)容、形式、編撰體例等方面的創(chuàng)新。開拓性指開發(fā)新的選題領(lǐng)域或者在原有的選題領(lǐng)域中拾遺補(bǔ)闕。每一個(gè)選題都應(yīng)該有新的構(gòu)思，形成鮮明的個(gè)性特色，防止和已經(jīng)成型的網(wǎng)站重復(fù)雷同。一個(gè)檔案館的數(shù)字化選題籌劃也應(yīng)該有自己的個(gè)性，有自己的編輯思路、數(shù)字化文獻(xiàn)的風(fēng)格，不能一味模擬別人。系列化也是選題工作的重要要求。由許多單個(gè)選題構(gòu)成的選題方案應(yīng)該向系列化的方向開展，使原來零散的選題逐步配套，構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一的整體

8、。五市場原那么在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場的競爭機(jī)制、供求規(guī)律、價(jià)值規(guī)律不以人們意志為轉(zhuǎn)移地起作用，檔案文獻(xiàn)數(shù)字化工作與網(wǎng)站建立必然受到市場的制約。因此，選題要充分重視市場作用。設(shè)計(jì)選題要考慮市場需要和檔案信息的供需情況，沒有市場需要，一般不宜采用，假設(shè)采用，就要使選題有比同類信息更高的質(zhì)量和鮮明的特色，并要預(yù)先籌劃推銷的策略和手段。所謂市場原那么，就是讓網(wǎng)站建立駛?cè)雮€(gè)性化效勞的軌道。對于網(wǎng)絡(luò)，不僅要把它當(dāng)作一種新媒體來看，要時(shí)刻周密考慮市場的需求，在每一個(gè)環(huán)節(jié)上謹(jǐn)小慎微，從小處著眼，從質(zhì)量著眼。市場是復(fù)雜的，利用需求也是千差萬別的，不考慮數(shù)字化產(chǎn)品的利用定位，不對市場信息做詳細(xì)的分析，盲目

9、的追求市場潮流進(jìn)展數(shù)字化，就可能被市場所“誤導(dǎo)，導(dǎo)致產(chǎn)品背離利用者的需求。我們在認(rèn)識(shí)與理論中不能陷入一個(gè)誤區(qū)：把市場潮流等同于利用者需求，因此盲目隨大流，無視了利用者的真正需求。六穩(wěn)定、可行性原那么選題籌劃要有相對的穩(wěn)定性和可行性。列人數(shù)字化方案的選題要力爭可以成功并上網(wǎng)發(fā)布，否那么就會(huì)造成工作的被動(dòng)場面和人力、物力的浪費(fèi)。為了到達(dá)上述目的，需要注意兩個(gè)方面的問題：一是研究分析完成數(shù)字化工作應(yīng)該具備的主觀條件，如網(wǎng)站編輯力量、數(shù)字化與元數(shù)據(jù)力量、數(shù)字化工作及上傳的設(shè)備條件和啟動(dòng)及后續(xù)資金等，都是完成籌劃方案應(yīng)該具備的條件；二是充分估計(jì)客觀情況可能發(fā)生的變化，如利用者興趣轉(zhuǎn)移、市場供求關(guān)系發(fā)生變

10、化，都會(huì)影響方案的穩(wěn)定性和可行性，在籌劃時(shí)應(yīng)該對將來情況的變化有充分的思想準(zhǔn)備，在籌劃指標(biāo)、完成時(shí)間等方面注意留有余地，同時(shí)保存一部分機(jī)動(dòng)力量，以便根據(jù)新的情況提出新的選題，完成新的任務(wù)。任何戰(zhàn)略目的的制定，都要考慮它的可行性。就是必須維持最低生存線。如經(jīng)濟(jì)學(xué)上所說的“短邊效應(yīng)所言。應(yīng)以我們最薄弱的環(huán)節(jié)來制定我們的方案，這就是為什么必須強(qiáng)調(diào)對大多數(shù)檔案館來說，講特色比講規(guī)模更重要。成功的數(shù)字檔案館與網(wǎng)站建立需要有四個(gè)要素：(1)深沉的行業(yè)背景?；跈n案館有文化行政系列的有力支持與對各門類檔案、多信息與形式有序的行業(yè)技能為根底，它一直都有對利用需求研究滿足的傳統(tǒng)，且已初步裝備現(xiàn)代化、自動(dòng)化的裝備

11、。(2)充分的檔案背景。它不僅對檔案信息資源的系統(tǒng)性、現(xiàn)實(shí)性、獨(dú)特性提出了要求，而且還對進(jìn)展數(shù)字化的人才才能提出了更高的要求，即對文獻(xiàn)信息的整序才能、數(shù)據(jù)庫尤其是全文數(shù)據(jù)庫的認(rèn)知才能、計(jì)算機(jī)應(yīng)用與外語才能以及對新的知識(shí)的學(xué)習(xí)與轉(zhuǎn)化才能等等。檔案館要想在將來有所作為，如今就必須在較少的館藏中“活化出一些具有特色的東西，在原有的館藏上調(diào)整與充實(shí)出一些較為強(qiáng)勁的特色館藏，引進(jìn)與留住對檔案與計(jì)算機(jī)都很在行的人才。(3)資金支持。能否保證檔案經(jīng)費(fèi)中有固定的比例來購置現(xiàn)成的數(shù)字化產(chǎn)品和將要被數(shù)字化的檔案信息；能否從ip的角度從電信部門那里得到設(shè)備與技術(shù)方面的支持；能否通過承擔(dān)地方政府網(wǎng)站建立中獲得工程與資金支持，都是必須解決的問題。(4)協(xié)作與協(xié)調(diào)。is公司總裁說過：你將會(huì)看到那些高科技公司，誰懂得如何協(xié)作，誰就會(huì)成為將來十年的領(lǐng)袖，因?yàn)榻窈鬀]有人能單獨(dú)獲得成功。數(shù)字檔案館的建立假設(shè)沒有協(xié)作的精神，沒有標(biāo)準(zhǔn)化與標(biāo)準(zhǔn)化的多方合作的話，那么這種數(shù)字檔案館具有的分布式的跨庫檢索方式就難以表達(dá)?？傊?，檔案信息數(shù)字化是信息化時(shí)代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會(huì)帶來宏大的機(jī)遇，檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式