電算化下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題、成因及對(duì)策研究

1、電算化下企業(yè)管帳檔案管理題目、成因及對(duì)策研究摘要：隨著管帳電算化的實(shí)驗(yàn)，由此產(chǎn)生的很多機(jī)讀數(shù)據(jù)與文件給予了企業(yè)管帳檔案管理很多新的特點(diǎn)，同時(shí)也產(chǎn)生了新的題目。筆者顛末幾年的管帳電算化理論與理論研究，詳細(xì)總結(jié)了電算化管帳下企業(yè)檔案管理的新特點(diǎn)，分析了如今管帳電算化實(shí)際事情中管帳檔案管理存在的題目，顛末成因闡發(fā)，提出一系列基于電算化的企業(yè)檔案管理題目辦理方案。關(guān)鍵詞：管帳電算化；管帳檔案管理一、配景簡(jiǎn)述盤(pán)算機(jī)在管帳范疇的普及和應(yīng)用，使得企奇跡單元的管帳核算體系越來(lái)越多地被盤(pán)算機(jī)所代替，管帳電算化成為管帳事情的生長(zhǎng)標(biāo)的目的，成為促進(jìn)管帳底子事情范例化和當(dāng)代化的一種緊張本領(lǐng)。為順應(yīng)管帳事情范例化、當(dāng)代

2、化的客不雅要求，陪同著電算化管帳產(chǎn)生的與傳統(tǒng)情勢(shì)的管帳檔案既彼此共同，又嚴(yán)密接洽的全新的電算化管帳檔案管理成為管帳事情生長(zhǎng)的一個(gè)新的研究課題。二、管帳電算化下管帳檔案管理新特點(diǎn)要相識(shí)電算化下管帳檔案管理的新特點(diǎn)，起首要明白管帳電算化是什么。國(guó)表里對(duì)管帳電算化界說(shuō)可一樣平常表述為：以電子盤(pán)算機(jī)為主的今世電子技能和信息技能應(yīng)用到管帳實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子盤(pán)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分交換人腦完成對(duì)管帳信息的闡發(fā)、猜測(cè)、決議的歷程。通過(guò)對(duì)電算化管帳的明白界說(shuō)，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件底子以及電算化范例，總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化管帳檔案管理的新特點(diǎn)：1管帳檔案的載體自己產(chǎn)生了變革。根據(jù)1999年

3、1月1日起施行的?管帳檔案管理措施?劃定，接納電子盤(pán)算機(jī)舉行管帳核算的單元，不但要電子管帳數(shù)據(jù)，并且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)管帳檔案，這就使得電算化管帳檔案擁有了雙重的管帳檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的管帳檔案與包羅存儲(chǔ)在盤(pán)算機(jī)硬盤(pán)中的管帳數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的管帳數(shù)據(jù)等情勢(shì)在內(nèi)的電子管帳檔案。2載體自己性子帶來(lái)的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)管帳檔案的直不雅可視性，電算化下的電子管帳檔案必需在特定的盤(pán)算機(jī)硬件與軟件體系環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體自己的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有用期等因素的影響。3電算化操縱流程及電算化信息體系維護(hù)要求帶來(lái)的管帳檔案涉及范疇的新特點(diǎn)。在傳

4、統(tǒng)的手工操縱條件下，從原始憑據(jù)的制作到管帳報(bào)表的體例，都是靠人工完成的，因此具有保存代價(jià)的檔案資料僅指那些反響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的管帳憑據(jù)、管帳賬簿、管帳報(bào)表及有關(guān)的隸屬資料。實(shí)驗(yàn)管帳電算化以后，全部的管帳核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)盤(pán)算機(jī)來(lái)完成的。由于盤(pán)算機(jī)是一種特別的操縱東西，財(cái)政職員起首必要方案能被盤(pán)算機(jī)識(shí)讀的步伐文件、數(shù)據(jù)布局文件以及種種代碼，然后才氣借助盤(pán)算機(jī)舉行管帳核算。處置懲罰。由于這些步伐文件、數(shù)據(jù)布局文件以及種種代碼既是使電算化管帳信息體系可以或許運(yùn)行的條件條件，又是包管電算化管帳信息體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)的阻礙維護(hù)查詢(xún)資料，因此這些資料固然不是管帳核算運(yùn)動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有詳細(xì)的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒(méi)有它們的支

5、持，整個(gè)管帳核算歷程就無(wú)法舉行，以是必需作為電算化管帳檔案的特別部分予以保存。4電算化管帳體系對(duì)職員的本質(zhì)與體系寧?kù)o操縱提出了新必要。電算化管帳檔案管理要求所從事職員不但要認(rèn)識(shí)管帳核算事情的各項(xiàng)專(zhuān)門(mén)要領(lǐng)，還必需同時(shí)把握需要的盤(pán)算機(jī)操縱和維護(hù)知識(shí)；而對(duì)體系寧?kù)o性，那么更由于網(wǎng)絡(luò)與盤(pán)算機(jī)自己的緣故原由而進(jìn)步，同時(shí)也對(duì)小我私家寧?kù)o操縱利用提出了新的必要。三、管帳電算化下檔案管理存在的題目及成因闡發(fā)結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，作者歸納實(shí)際電算化管帳檔案管理存在的一些題目：1管帳檔案載體：電算化管帳雖已實(shí)驗(yàn)，但由于實(shí)驗(yàn)時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)職員和單元向?qū)?duì)管帳電算檔案的構(gòu)成內(nèi)容不甚相識(shí)，缺乏管理管帳檔案的履歷

6、，很多單元只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在盤(pán)算機(jī)中的管帳信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響管帳檔案的完備性。2管帳載體自己性子帶來(lái)的題目：電算化管帳檔案需在必然的體系內(nèi)才可視，因此如今很多企業(yè)由于沒(méi)有將管帳軟件的版式及軟件體系很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件晉級(jí)后，差異版本下的管帳數(shù)據(jù)不克不及被調(diào)用；?管帳檔案管理措施?第十二條劃定：接納盤(pán)算機(jī)舉行管帳核算的單元應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)管帳檔案，并對(duì)保存限期作了劃定，但如今由于一些單元受條件限定，沒(méi)有裝備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在利用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)管帳檔案達(dá)不到劃定的保存限期；沒(méi)有根據(jù)國(guó)度檔案局劃定的庫(kù)房管理制度尺度

7、，創(chuàng)立專(zhuān)門(mén)的電算化管帳檔案庇護(hù)制度；未選擇質(zhì)量精良的磁盤(pán)介質(zhì)舉行管帳檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)驗(yàn)備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分散存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此破壞或喪失。3管帳檔案管理制度不美滿(mǎn)：由于電算化管帳檔案更易在不知覺(jué)的環(huán)境下被修改，因此在沒(méi)有實(shí)時(shí)修訂單元的管帳檔案管理制度，沒(méi)有訂定相應(yīng)的管帳電算檔案保管職員職責(zé)環(huán)境下，管帳檔案的報(bào)酬粉碎和天然破壞征象在所不免。4缺乏需要的盤(pán)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)寧?kù)o人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、體系寧?kù)o、維護(hù)等一系列專(zhuān)業(yè)的題目，但如今一樣平常單元都僅僅對(duì)從前的管帳職員舉行必然的培訓(xùn)，然后就去操縱體系，在必然層面上而言，管帳職員僅學(xué)會(huì)了操縱，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常生疏

8、，由此導(dǎo)致的效果與喪失也非同小可。有果必有因，筆者根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際電算化管帳操縱與范例要求，對(duì)以上題目產(chǎn)生的緣故原由作出以下大概的斷定；1對(duì)管帳電算化自己明白的缺點(diǎn)：很多企業(yè)的管帳職員，僅僅將電算化當(dāng)作主動(dòng)運(yùn)算做帳的東西，而忘記了它自己所應(yīng)包羅的管理管帳闡發(fā)、猜測(cè)、決議等成效，從而生理上缺乏對(duì)管帳電算化檔案管理的器重。2尚未引起有關(guān)部分的器重：豈論是檔案管理部分照舊檔案形成部分，對(duì)歸檔事情器重不敷，檔案部分缺乏需要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)引導(dǎo)，造成檔案形成部分交什么、交幾多都任其天然的狀態(tài)，嚴(yán)峻阻礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。3缺乏明白的規(guī)章制度：由于沒(méi)有美滿(mǎn)的、針對(duì)電子文件的制度范例，電算化管帳檔案

9、的歸檔事情處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍然相沿手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，并且是將本來(lái)用手工記載的賬簿、報(bào)表，改成了用盤(pán)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。四、怎樣改進(jìn)電算化下的管帳檔案管理1美滿(mǎn)硬件方法建立提供環(huán)境干凈與溫濕度不變相宜的專(zhuān)用管帳檔案存放堆棧；裝備具有高清楚度打印本領(lǐng)的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)管帳檔案的東西：選勤奮效切合本單元實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化管帳軟件，最好是具有檔案管理幫助成效的電算化軟件；強(qiáng)化體系的寧?kù)o防護(hù)成效，如有聯(lián)網(wǎng)，留意舉行按期的補(bǔ)丁維護(hù)，制止因電腦寧?kù)o或網(wǎng)絡(luò)寧?kù)o，導(dǎo)致管帳檔案泄密或被報(bào)酬惡意修改。2美滿(mǎn)電算化下管帳檔案管理各項(xiàng)制度a、創(chuàng)立電算化管帳檔案的歸檔制度：管

10、帳電算化體系開(kāi)拓和利用的全套文檔資料及軟件步伐，都應(yīng)視同管帳檔案保管；管帳數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面情勢(shì)輸出之前，應(yīng)妥善保管并保存副本，記賬憑據(jù)、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日志賬和銀行存款日志賬應(yīng)打印輸出，并根據(jù)有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部分的要求，實(shí)時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。b、創(chuàng)立電算化管帳檔案的保管束度：根據(jù)國(guó)度檔案局的尺度，創(chuàng)立電算化管帳檔案保管束度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)舉行管帳檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分散存放；做好防壓、防塵、防光、防腐化事情；按分類(lèi)和必然挨次對(duì)數(shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子管帳檔案舉行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。、創(chuàng)立嚴(yán)酷的借用手續(xù)制度：查閱管帳檔案，需經(jīng)財(cái)政部分賣(mài)力人容許

11、，根據(jù)檔案管理的有關(guān)劃定，管理借閱手續(xù)；外單元查閱本部分管帳檔案，要有單元先容信，并經(jīng)主管向?qū)А⒇?cái)政部分賣(mài)力人容許。d、創(chuàng)立電算化檔案按期備份制度：電算管帳檔案應(yīng)按期將管帳數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)目、保管方法等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特別性，管理職員必需對(duì)這些管帳電算檔案舉行按期查抄、復(fù)制，以防范管帳信息破壞。e、創(chuàng)立電算化軟件內(nèi)的管帳檔案管理多用戶(hù)、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化管帳檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要?jiǎng)澏ú町惖睦脵?quán)限。平凡數(shù)據(jù)，可較大范疇共享；涉及單元機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供必然必要的職員利用；而方案原步伐文件、數(shù)據(jù)布局文件等，那么只有主管職員或步伐開(kāi)拓職員才氣利用。

12、通過(guò)如許設(shè)置，包管電子檔案的寧?kù)o性，淘汰報(bào)酬修改的大概。3進(jìn)步管帳部分職員本質(zhì)，美滿(mǎn)職員設(shè)置布局由于電算化管帳，不但僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管帳的成效，更有其他利用盤(pán)算機(jī)高速率盤(pán)算、闡發(fā)本領(lǐng)的成效，以是必需相應(yīng)增長(zhǎng)專(zhuān)業(yè)人才，增強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有用的管帳信息打好底子；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及體系寧?kù)o的要求較高，這也必要管帳部分相應(yīng)增長(zhǎng)必然數(shù)目的電腦高級(jí)人才，維護(hù)一樣平常運(yùn)作，開(kāi)拓更公正、高效的軟件。4進(jìn)步頭腦器重程度。實(shí)現(xiàn)管帳電算化的企業(yè)單元，有關(guān)向?qū)?yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化管帳檔案資料舉行科學(xué)化管理的緊張性，并催促有關(guān)制度的創(chuàng)立。現(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)管帳電算化的企業(yè)單元，對(duì)管帳檔案資料的管理仍范圍于手工管理

13、階段的履歷，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)步電算化管帳檔案管理者的本質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。五、電算化下管帳檔案管理預(yù)測(cè)電算化管帳檔案作為管帳檔案的一部分，它與傳統(tǒng)情勢(shì)的管帳檔案彼此共同、嚴(yán)密接洽。假設(shè)說(shuō)傳統(tǒng)情勢(shì)的管帳檔案是電算化管帳檔案的底子，那么電算化管帳檔案就是電算化奇特的本性，它代表著將來(lái)管帳范例化、當(dāng)代化的生長(zhǎng)標(biāo)的目的，因此要充實(shí)發(fā)揮電算化管帳的強(qiáng)盛成效，必需做好電算化管帳檔案管理這一底子管帳事情。參考文獻(xiàn)：1.張前，?電算化環(huán)境對(duì)管帳檔案的影響及管理要求?，?交通財(cái)會(huì)?，2001年第10期2.李新惠，?電算化管帳檔案應(yīng)留意的題目?，?檔案管理?，2002年5月3.郭利萍，?電算化管帳檔案制度的創(chuàng)立?，?檔案