高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化初探

1、 高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化初探摘要:隨著高校企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng),最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。例如:黑龍江大學(xué)8萬多名畢業(yè)生將檔案信息由各種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息,全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中,使各種介質(zhì)承載的重要文獻(xiàn)資料被大量數(shù)字化;讓任何人都可以通過信息高速公路中任何一點、任一終端即可查閱到自己所需要的檔案信息,做到“鍵盤輕敲,鼠標(biāo)一點,信息即出”,從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制。 然而,一直以來,諸多原因使得計算機技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價值,檔案的保密性和檔案的利用二者之間的矛盾,使檔案在信息化方面的發(fā)展遠(yuǎn)

2、遠(yuǎn)落后于社會的信息化發(fā)展。 2 高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的必要性及其發(fā)展 數(shù)字化學(xué)生檔案存在的必要性 數(shù)字化學(xué)生檔案是由于招生情況的變化而出現(xiàn)的新情況,原來的招生模式是新生只有紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案由于體積大、紙張容易發(fā)黃及被蟲注等原因,保持時間受限。相比電子檔案體積小、容量大、易長時間保存的來說,它是今后保存檔案材料的重要手段。 高考錄取新生電子檔案的產(chǎn)生及發(fā)展的要求 從2001年開始,我國高校新生錄取工作實行網(wǎng)上錄取,參加高考的學(xué)生基本信息要整理成數(shù)據(jù)輸入電腦,在這種形勢下,電子檔案就產(chǎn)生了。隨著網(wǎng)上錄取技術(shù)越來越成熟,越來越多的信息通過數(shù)據(jù)傳輸來完成,如何將這些信息以有效的載體保存下來,這給學(xué)

3、生檔案管理工作提出了新的要求。locaLhOst 紙質(zhì)檔案存在的不足 紙質(zhì)載體是學(xué)生檔案的根本依據(jù),但是檔案管理工作避免不了其局限性,存在著數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重,不易攜帶,不便查找,信息傳遞慢,無法檢索等方面的不足。 數(shù)字化檔案的優(yōu)點 數(shù)字化學(xué)生檔案主要是以現(xiàn)代通信、計算機網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)為基礎(chǔ),建立計算機網(wǎng)絡(luò)平臺,以建立好的各種檔案信息庫為資源,利用智能信息處理技術(shù),將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)橹R庫,以供需要者查詢、搜索,并且為信息資源的使用提供良好的維護(hù)和安全保密的措施。數(shù)字化學(xué)生檔案的優(yōu)點主要有:資源信息的數(shù)字化、資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化、用戶使用方便化。 在我校的具體運用和發(fā)展 數(shù)字化檔案的出

4、現(xiàn)使得檔案的存在有了兩種載體,在當(dāng)今檔案載體多元化的時代,同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同,已不屬于重復(fù)保存,在這樣的背景下,數(shù)字化學(xué)生檔案走進(jìn)了我校,為我校提供服務(wù)。 解決存在的問題 為了使數(shù)字化學(xué)生檔案運用在我校,我們經(jīng)過長時間的調(diào)研,總結(jié)數(shù)字化學(xué)生檔案在我校的問題主要表現(xiàn)在: (1)從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案變化。 數(shù)字化學(xué)生檔案是紙質(zhì)檔案存在的另一種方式,它們之間有聯(lián)系也有區(qū)別,紙質(zhì)檔案是最原始的依據(jù),在查證時它是最有力的證明,而數(shù)字化檔案為檔案的利用提供了最有效的途徑,它們之間又是相輔相存的,二者同時存在就要考慮到它們之間的關(guān)聯(lián)性和一致性,因為同一物質(zhì)的新載體的誕生如

5、果不能使這種物質(zhì)發(fā)揮它特有的功能和屬性,那這種載體就沒有出現(xiàn)必要性。而數(shù)字化學(xué)生檔案的出現(xiàn),不論是從功能上考慮,還是從其存在和利用上考慮都在它誕生的必要性。 (2)在利用方面的安全性? 數(shù)字化學(xué)生檔案把紙質(zhì)檔案邏輯化了,它的物理內(nèi)容還是紙質(zhì)檔案,所以我們在運用時就必須做到依法管理、有法可依、有據(jù)可查! 1)兩種檔案的信息是否完全相同,還是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ),數(shù)字化檔案只包括其中一部分必要的信息。 2)還必須從人、財、物的投入方面考慮數(shù)字化檔案在我校存在的必要性。 具體運用及發(fā)展 由于電子文件的大量產(chǎn)生以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快,導(dǎo)致了檔案實體與所包含的信息內(nèi)容高速度的加快,檔案工作本身也隨之

6、發(fā)生變化,這就要求檔案工作者必須用自己所學(xué)的知識結(jié)合信息化技術(shù),提出可行、可靠的方法建立數(shù)字化檔案,以提高檔案管理的效率和利用率。 結(jié)合我校實際情況,數(shù)字化學(xué)生檔案管理主要從以下幾個方面著手: (1)實現(xiàn)資源信息的數(shù)字化。 在我校,檔案是分層次管理的,學(xué)生剛?cè)胄r把檔案交到自己所在院(部系),在學(xué)生處檔案室的統(tǒng)一組織管理下,由各院(部系)的老師負(fù)責(zé)本系學(xué)生在校期間的所有文字記錄的收集、整理歸檔,同時將這些信息錄入微機。在學(xué)生即將畢業(yè)時,由各院(部系)學(xué)生材料匯總交到學(xué)生處檔案室,由學(xué)校檔案管理者根據(jù)學(xué)生的就業(yè)去向傳送學(xué)生的檔案信息。 (2)實現(xiàn)資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化。利用網(wǎng)絡(luò)的實時性,方便學(xué)生

7、、企事業(yè)單位和查詢者查詢、檢索學(xué)生檔案。我校數(shù)字化學(xué)生檔案解決了智能化檢索問題,使得檢索速度快,效率高,范圍廣。 (3)實現(xiàn)使用用戶查詢簡捷化,提高工作效率。學(xué)生檔案可以在任何時間、地點通過計算機方便地使用檔案信息,獲取及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息,從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。 (4)實現(xiàn)管理權(quán)限分級化。權(quán)限是做好數(shù)字化學(xué)生檔案保密工作的關(guān)鍵,采用加密技術(shù)對重要信息進(jìn)行加密處理,管理員、學(xué)生、一般用戶三級權(quán)限為數(shù)字化檔案的安全性提供了基本的保證。 我校數(shù)字化學(xué)生檔案管理通過三年的使用,用人單位及學(xué)生反映良好。 3 數(shù)字化學(xué)生檔案的未來 通過學(xué)生檔案的數(shù)字化探討和初試,我們認(rèn)識到數(shù)字化學(xué)生檔案無論對學(xué)生,還是對學(xué)校都是有利的,并且對社會認(rèn)識新一代青年也發(fā)揮了巨大的作用。隨著社會的進(jìn)步,信息技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)字化學(xué)生檔案在以后的發(fā)展和運用中一定會取得更好的成功,加快我校邁向更高水平的步伐。 參考文獻(xiàn) 1 彭堅.關(guān)于檔案“雙套制”管理問題的探討j.檔案學(xué)研究.2002(1). 2 吳化.當(dāng)前我國檔案信息網(wǎng)站建設(shè)狀況分析與思考.檔案學(xué)研究.2001(6). 3 傅榮校.關(guān)于數(shù)字檔案館的思考