大學(xué)檔案管理辦法

1、XXXX大學(xué)檔案管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及其實(shí)施辦法和高等學(xué)校檔案管理辦法（教育部令第27號(hào)），結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定本辦法。第二條 學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、管理和其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條 學(xué)校檔案是反映和衡量學(xué)校各項(xiàng)工作的重要標(biāo)志，是學(xué)校工作的歷史見(jiàn)證，是全校師生員工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理和集中保管的原則。第四條 學(xué)校檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的組成部分，是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將檔案工作納入學(xué)校整體

2、發(fā)展規(guī)劃。第五條 學(xué)校檔案工作在校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由分管校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，其主要職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；（四）研究決定學(xué)校檔案工作的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置第六條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案工作委員會(huì)，校長(zhǎng)任委員會(huì)主任，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)任委員會(huì)副主任，檔案館及各部門(mén)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人任委員。委員會(huì)下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在檔案館。第七條 檔案館是學(xué)校檔案管

3、理職能部門(mén)，是永久保存和提供利用檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。其管理職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定檔案工作規(guī)劃和檔案工作年度計(jì)劃；（二）制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；（三）負(fù)責(zé)征集、接收、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校各類(lèi)檔案及有關(guān)資料；（四）編制檔案檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源；（五）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；（六）開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作；（七）對(duì)學(xué)校各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；（八）利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；（九）開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。第八條

4、 學(xué)校各部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和工作人員。各部門(mén)檔案工作人員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔和移交工作，并接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。負(fù)責(zé)檔案工作的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)必須辦理檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)工作崗位。第九條 涉及機(jī)構(gòu)變動(dòng)、職能調(diào)整的單位要做好檔案的收集、整理、鑒定和移交工作。新組建、設(shè)置的單位要按照檔案法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)開(kāi)展檔案工作。第十條 為便于檔案的保管和利用，可在各部門(mén)、院、所實(shí)行二級(jí)檔案管理，將應(yīng)當(dāng)歸檔但達(dá)不到學(xué)校檔案館館藏檔案標(biāo)準(zhǔn)的各類(lèi)文件材料，由本部門(mén)分類(lèi)進(jìn)行保管。第十一條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案館配備專(zhuān)職檔案工作人員，其編制人數(shù)由學(xué)校

5、根據(jù)檔案館的檔案規(guī)模和工作任務(wù)確定。第十二條 檔案館專(zhuān)職工作人員，實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。第十三條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。第三章 檔案管理第十四條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理水平，做到“三納入”、“四同步”管理。（一）“三納入”即納入學(xué)校工作計(jì)劃；納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入檔案工作人員崗位職責(zé)；（二）“四同步”即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同步布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。第十五條 學(xué)校檔案材料的

6、歸檔范圍包括：（一）黨群類(lèi)：主要包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各類(lèi)黨群部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。（二）行政類(lèi)：主要包括學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。（三）教學(xué)類(lèi)：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍（(87)教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）科研類(lèi)：按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行辦法（國(guó)檔發(fā)(1987)6號(hào)）執(zhí)行。（五）基本建設(shè)類(lèi)：按國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委

7、發(fā)布的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定（國(guó)檔發(fā)(1988)4號(hào)）執(zhí)行。（六）儀器設(shè)備類(lèi)：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。（七）產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)：主要包括學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。（八）出版物類(lèi)：主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行紀(jì)錄等。（九）外事類(lèi)：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專(zhuān)家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開(kāi)展校際交流、

8、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專(zhuān)家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱(chēng)號(hào)等的材料。（十）財(cái)會(huì)類(lèi)：按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字(1998)32號(hào)）執(zhí)行。（十一）聲像類(lèi)：主要包括學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種聲像載體（包括照片、膠片、錄像帶、錄音帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等）。（十二）實(shí)物類(lèi)：主要包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、對(duì)外服務(wù)及社會(huì)交往等活動(dòng)中收集的有珍藏價(jià)值的實(shí)體物品（包括證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗、題詞、字畫(huà)、禮品和有收藏價(jià)值的教學(xué)科研物品）。第十六條 學(xué)校檔案材料的歸檔時(shí)間是：（一）各部門(mén)檔案應(yīng)在次學(xué)年6月底前歸

9、檔；（二）各院系、教學(xué)部門(mén)的檔案應(yīng)在次學(xué)年9月底前歸檔；（三）科研、基建和專(zhuān)題類(lèi)檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔；（四）財(cái)會(huì)類(lèi)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)處保管2年，期滿后的次學(xué)年6月底前歸檔；（五）儀器設(shè)備類(lèi)檔案當(dāng)年的暫由國(guó)資處保管2年，期滿后的次學(xué)年6月底前歸檔；（六）重大活動(dòng)和重要會(huì)議產(chǎn)生的檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔。第十七條 學(xué)校檔案實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷歸檔制度。各部門(mén)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，對(duì)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、編制件號(hào)、制作卷內(nèi)目錄，經(jīng)檔案館工作人員檢查合格后移交。第十八條 學(xué)校檔案實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔的管理制度。歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)

10、地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法以及電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。第十九條 學(xué)校各獨(dú)立建制單位均系歸檔單位，檔案館按歸檔單位接收文件材料并填寫(xiě)移交目錄（清單），雙方在移交目錄（清單）簽字后，各執(zhí)一份存檔，以備查驗(yàn)證。第二十條 檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定、編號(hào)和上架。第二十一條 檔案館按照國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，確定檔案材料的保管期限。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)學(xué)校檔案工作委員會(huì)鑒定并登記造冊(cè)報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)

11、毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任何檔案。第二十二條 檔案館應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。第二十三條 檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理，涉及密級(jí)檔案的變更和解密，須嚴(yán)格按照中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法及其實(shí)施辦法的相關(guān)規(guī)定辦理。第二十四條 學(xué)校各部門(mén)在教學(xué)、科研和管理等活動(dòng)或個(gè)人職務(wù)活動(dòng)中形成的材料，由各部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定整理和移交，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。 對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，檔案館可以通過(guò)征集或代管等形式進(jìn)行管理。

12、檔案館對(duì)于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當(dāng)制定專(zhuān)門(mén)的制度和辦法；學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案征集提供必要的經(jīng)費(fèi)。第二十五條 檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)館藏檔案的保管情況定期檢查，做好檔案的防火、防盜、防鼠、防高溫、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強(qiáng)光、防污染等工作，消除安全隱患。應(yīng)當(dāng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。第二十六條 檔案館應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定報(bào)送學(xué)校檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第四章 檔案的公布與利用第二十七條 檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案，未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，其他任何部門(mén)和個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案。屬下列情況之一者，不對(duì)外公布：（一）涉及國(guó)家機(jī)密的；（二）涉及專(zhuān)利或者技術(shù)秘密

13、的；（三）涉及個(gè)人隱私的；（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十八條 凡持有合法證明的單位或合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。第二十九條 查閱、摘錄和復(fù)制未開(kāi)放檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)利用部門(mén)、檔案形成部門(mén)和檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開(kāi)技術(shù)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)由檔案形成部門(mén)或個(gè)人同意并經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后利用，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國(guó)家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)和保密工作委員會(huì)批準(zhǔn)。第三十條 對(duì)于重要珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人和分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。加蓋檔案館公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。第三

14、十一條 檔案館應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的閱覽室，并編制必要的檢索工具，提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)和各類(lèi)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案的利用創(chuàng)造條件。第三十二條 檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。檔案館應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。第三十三條 檔案館應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案的編研工作，出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成部門(mén)同意，并報(bào)請(qǐng)分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案館應(yīng)當(dāng)采取多種形式，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。學(xué)校在條件允許的情況下，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)檔案管理的選修課。第五章條件保障第三十四條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案工作所需

15、經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，并設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案館配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與智慧校園建設(shè)同步進(jìn)行。第三十五條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案館提供專(zhuān)用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫(kù)，按照檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（建標(biāo)103-2008）的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建。存放涉密檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房。存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。第六章 獎(jiǎng)勵(lì)和處罰第三十六條 對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)。（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績(jī)的；（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績(jī)的；（三）在檔案學(xué)研究和檔案史料研究工作中做出顯著成績(jī)的；（四）將重要的檔案或珍貴的檔案捐獻(xiàn)給檔案館的；（五）檢舉、舉報(bào)違反檔案法