公司采購制度

1、公司采購制度企業(yè)采購管理制度（一）一、實行統(tǒng)一采購物資的范圍本公司所有的外購商品實行統(tǒng)一采購管理，具體范圍包括：1、日常銷售商品及客戶訂購商品。2、機器、設備、工具（含零配件、量具、檢驗儀器、模具等）。3、辦公事務用品及文具用品、表單印制。二、采購部門職責1、向供貨廠商詢價，篩選供貨單位，報經總經理審批確認。2、對經總經理審批確認的供貨廠商，供應部門應與其協(xié)商，草擬采購合同，其中涉稅事務處理，須先經財務部門審核確認，然后報經總理審批后確認。3、根據(jù)倉庫和柜組報送的商品庫存表，核實倉庫存量，結合商品庫存安全定額，編制商品請購單，報經總經理批準后組織采購。4、采購物資運抵公司后，根據(jù)公司內部控制的

2、流程規(guī)定，簽發(fā)驗收單，并核銷采購計劃。5、對現(xiàn)款采購的材料物資，付款時審核供貨廠商的結算憑證、本廠的入庫憑證，經審核無誤后，簽字確認，報送有關部門及總經理審批付款。6、對賒購物資在本廠規(guī)定的掛帳結算日，審核供貨廠商提交的入庫單、退貨憑證，根據(jù)采購合同規(guī)定條款，編制掛帳結算單，報送財務部門審核。三、相關部門的工作職責（一）銷售部門的工作職責1、根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。2、根據(jù)產品銷售趨勢，擬訂商品采購價格要求。（二）財務部門的工作職責1、設置供應商資料檔案，做好采購合同備案管理工作。2、認真審核物資采購及銷售的貨款結算、物資出入庫手續(xù)制度的執(zhí)行結果，發(fā)現(xiàn)問題及時向有關領導報告。3

3、、對貨款結算憑證進行合理性、合法性審核，發(fā)現(xiàn)問題督促有關部門糾正，避免給本廠造成經濟損失。4、設置有關明細賬簿，及時辦理記賬手續(xù)，做到賬目清楚。5、做好與倉庫、采購、銷售部門的賬賬、賬實的核對工作。（三）倉儲部門的工作職責1、凡購進的各種商品，必須及時按入庫單驗收點數(shù)，并填寫實收數(shù)，及時登記保管賬。2、對賒購采購的物資，在掛帳結算簽證時，認真審核退貨資料，避免給本廠造成經濟損失。（四）其他部門的工作職責其他部門因生產、經營、管理需要，需采購相關物資時，必須編制請購單，報經有關部門審核，并經總經理，必要時董事會審批后，交供應部門辦理采購事務。四、采購作業(yè)操作規(guī)程（一）基本規(guī)定1、本公司的采購業(yè)務

4、統(tǒng)一由采購部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。2、采購部門應根據(jù)倉庫存貨情況和銷售部門下達的銷售訂單計劃，結合庫存物資的數(shù)量，報總經理（或其授權人員）批準后執(zhí)行。3、采購部門根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有效期內，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經過總經理批準可以與供貨商簽訂調價協(xié)議，并報請財務部門備案。4、采購物資運到本公司時，先由采購部門對照核對采購計劃，經確認無誤后交有倉庫或柜組開具驗收單。5、除現(xiàn)款購入的物資外，所有以賒銷方式購入的

5、物資均必須由送貨廠商代表簽字確認，以明確雙方的經濟責任。6、賒銷方式購入物資的合同約定付款日，供應部門根據(jù)財務部門規(guī)定的結算要求，通知供貨方及時開具專用發(fā)票。7、無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開“采購付款申請單”，連同有關憑證報經財務部門審核，并經總經理批準后，出納人員方可付款。8、財務部門在對采購物品結算付款時，應當認真審核采購合同、采購付款申請單、驗收單、發(fā)票或收款收據(jù)等有關單證，賬目結算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結算憑證財務部門不得辦理審核手續(xù)。9、出納員須在接到經總經理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，

6、對簽章不起的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。若因付款時間較急，出納員可以先以電話請示的方式報經總經理同意后辦理付款手續(xù)，但必須在總經理回到公司后補辦審批手續(xù)。10、采購物資除經總經理批準直接交付使用部門使用及管理外，其他物料、工具等必須先經過倉庫驗收后由領用部門辦理領用手續(xù)。五、經濟責任處罰1、倉庫和柜組必須按時將存貨變動情況上報采購部，對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。2、采購部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造

7、成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。3、財務部門必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相，并造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。4、倉庫部門外購物品辦理驗數(shù)入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負責。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺的應負經濟賠償責任。企業(yè)采購管理制度（二）一、總則（一）、為規(guī)范本集團及下屬生產企業(yè)的采購工作，特制定本制度。（二）、本制度適用于

8、集團公司及集團下屬各生產企業(yè)的采購活動。二、采購原則（一）、嚴格執(zhí)行詢議價程序凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購，每次采購金額在2000元以上，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。（二）、合同會簽制度固定資產的采購合同，必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業(yè)總經辦、設備維修部共同參與，調研匯總各方意見，經公司分管領導審核，總經理批準簽約。屬集團采購的項目，應報總裁批準。（三）、職責分離采購人員不得參與物資和服務的驗收，采購物資質量、數(shù)量、交

9、貨等問題的解決，應由采購部根據(jù)合同要求及有關標準與供應商協(xié)商完成。（四）、一致性原則采購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經審核后，差值不得超過請購量的5%-10%。（五）、最低價搜尋原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。（六）、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、熱愛企業(yè)，自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購材料質量，降低采購成本。2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。3、廉

10、潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。4、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。6、努力學習業(yè)務，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。（七）、招標采購凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式，由生產、質量、財務、審計、采購、總經辦等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年或一季度）的供應商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨著掌握市場行情，調整采購價格。

11、三、采購程序（一）、供應商的選擇和審計1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，征得生產、質量部門同意。必要時，報有關管理部門批準備案。2、對于大宗和經常使用的商品或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業(yè)務記錄，會同企業(yè)生產、質量、采購部門對供應商定期進行評估和審計。3、固定資產及零星物資采購在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的因

12、素。4、為保證原、輔、包材質量的穩(wěn)定，供應商也應相對穩(wěn)定。5、為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資，每年度根據(jù)部門預算計劃統(tǒng)計造表交采購部門，向三家以上供應商詢價，經有關部門及采購部門綜合評估后，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結算。（二）、采購程序1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預算銷售計劃生產計劃資金預算2、固定資產及其他零星物品的申請，由各使用部門填寫請購單，寫清采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量標準

13、、技術指標、制作工藝、材質、要求到貨日期等，由部門經理簽字上報分管領導批準，交集團采購部門。3、采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協(xié)調生產、財務、審計、質量、工程、維修總經辦及使用部門共同完成，報主管領導審批。生產、質量、工廠維修、使用部門負責采購材料的適用性，財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查、合同付款條款的審核，法律部門負責合同條款的審查，審計部門負責合同的事前審計和事后財務審計。采購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯(lián)系售后服務事宜。凡由集團采供部代各生產企業(yè)采購的物資，采

14、購合同簽訂后，由集團采供部采購人員將合同傳真至生產企業(yè)采購部。4、計劃、倉儲主管負責計劃匯總、接貨、記錄，接收報告的出具。倉儲、質量部門負責原輔包材的驗收，并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數(shù)傳真至集團采供部。設備由申請部門、工程技術部門驗收，并出具驗收報告。（三）、中藥材采購：1、中藥材一般應實行招標采購，由于其價格隨市場行情波動較大，一般3月需重新組織招標一次。2、在招標確定了供應商以后，應通過市場調研，上網公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息，與供應商協(xié)商，不斷調整價格。四、審計監(jiān)督采購全過程進行財務監(jiān)督和審計。在采購招標、采購詢議價、合

15、同簽訂和采購結算過程中，除有生產、質量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外，財務、審計部門要全程參與。財務部門主要負責材料價格的核查，審計部門主要負責合同條款的審核和財務支付的事前事后審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質詢。對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。企業(yè)采購管理制度（三）為了嚴格管理和控制公司采購物資的質量和價格，規(guī)范公司的采購管理行為，堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞，有效降低企業(yè)的經營成本，特制定本制度。一、比價采購管理的實施原則：公司的比價采購管理要嚴格遵循以下原則：（1）決策民主化

16、；（2）操作透明化；（3）權力分散化；（4）采購規(guī)范化；（5）效益最大化。在此基礎上構筑全公司的比價采購管理體制。2、公司實行集團公司和各分公司、子公司三級管理的比價采購管理模式。具體分工辦法如下：集團公司成立采購管理辦公室，由公司總工程師分管領導，與各分公司的采購管理部門按采購效益最大化的原則進行分工管理。集團采購辦公室具體負責經辦由集團集中統(tǒng)一采購的材料物資如：各分公司、子公司共用的白糖、香精等大宗常用原輔材料。（3）提出制定和調整采購物資控制價格的建議；（4）對供貨單位和價格有否決權；（5）檢查處理違反公司比價采購管理制度和損害公司利益的行為。3、集團公司采購管理辦公室的主要職責是：（1

17、）根據(jù)市場信息及時提供價格建議；（2）嚴格控制和執(zhí)行比價采購小組確定的采購價格；（3）自覺接受比價采購管理小組的監(jiān)督，按程序開展工作；（4）建立價格信息網絡及臺賬；（5）采購人員隨時注意市場價格的變化，并及時將信息反饋給比價采購管理小組。4、特殊情況的處理辦法：當比價采購管理在實施過程中，出現(xiàn)特殊情況時，比價采購管理小組無法裁定的，上報公司總裁，由總裁依據(jù)公司比價采購管理的實施原則進行裁定。四、比價采購管理程序1、由各物資使用部門在保障生產經營和管理需要的前提條件下做好采購計劃，并建立健全計劃管理工作，將物資采購計劃與財務預算管理統(tǒng)一起來，以公司預算為前提和依據(jù)，按月制定采購明細計劃，按比價采

18、購的分工上報各級比價采購管理辦公室，經比價采購管理小組批準后方可進行比價采購。2、采購部門在采購前，必須先進行廣泛的市場調查，然后由比價管理小組召集有關成員，集體研究，對所采購的物資貨比三家，進行綜合評價，統(tǒng)一意見。堅決杜絕采購中的權力行為和個人行為。采購部門根據(jù)研究的結果，在比價采購辦公室審核備案，辦理后具體執(zhí)行。3、各類物資采購不論簽訂合同與否，都按此程序辦理。4、對于價格低、采購量不大且不經常使用的物資，暫不按比價采購程序管理。但必須事先經過比價采購辦公室確認。5、在比價采購工作中，要逐步實行公開招標采購，以降低采購成本。為此，公司要求，只要具備條件，各分、子公司對大宗物資的購置及其它經營活動所需物資都要進行公開招標，公司總部比價管理小組將指導和配合企業(yè)的招標活動。6、對由集團公司進行統(tǒng)一采購的材料物資，分別付款的管理辦法。由公司采購部門統(tǒng)一進行采購統(tǒng)籌管理，各分公司和子公司分別進行付款。對各分公司和子公司的物資采購