會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的分析與研究

1、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的分析與研究摘要:隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷開展,會計電算化的施行越來越廣泛,傳統(tǒng)的會計控制方式已不能適應時代的要求,對會計電算化施行后的內(nèi)控問題也越來越引起人們的關(guān)注。文章以適應社會主義市場經(jīng)濟改革與開展的思路及目的為根據(jù),順應當今網(wǎng)絡(luò)時代的開展潮流,針對企業(yè)內(nèi)控的有關(guān)問題進展討論。關(guān)鍵詞:會計電算化網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部控制筆者所在公司是廣東省第一批的中級會計電算化培訓機構(gòu)以及省鄉(xiāng)財信息化軟件的效勞商和新中大財務軟件的代理商,對湛江市會計人員以及企業(yè)和行政事業(yè)單位的會計電算化工作進展了全面的接觸。筆者作為一名會計電算化培訓老師以及一名審計工作者,深感電子信息化對企業(yè)和行政事業(yè)單位的沖

2、擊,使得財務會計系統(tǒng)的環(huán)境和內(nèi)容都發(fā)生了深入的變革,使人們不得不關(guān)注會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的變化。一、會計電算化下原手工會計控制方法的失效手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。手工會計主要采用構(gòu)造控制方法,包括設(shè)置互相牽制和制約的會計崗位,通過對會計業(yè)務的多重反映或者互相稽核關(guān)系進展控制。比方,總賬、明細賬、日記賬分別記錄,結(jié)果互相驗證;通過對賬和內(nèi)部審計進展賬證核對。賬賬核對,保證記賬的明確;為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發(fā)生,采用多聯(lián)套寫憑證或預先編碼方式等。而在電算化環(huán)境中賬賬核對已失去意義,對輸入憑證的審核成為控制的重點,人員分工要通過系統(tǒng)的受權(quán)管理才能實現(xiàn),

3、數(shù)據(jù)處理流程要由計算機系統(tǒng)來控制等等,計算時機計系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容更為廣泛,技術(shù)要求也更高。二、企業(yè)信息化的開展對會計電算化工作的新要求在企業(yè)的消費經(jīng)營活動中,各項高新技術(shù)的應用,諸如電子簽約、電子交割、電子結(jié)算、電子報關(guān)、網(wǎng)上采購等現(xiàn)代電子商務技術(shù)的應用,都必需要求有一個可以與之相匹配的電算化會計信息系統(tǒng)作為根底,在組織施行電算化會計信息系統(tǒng)過程中,必須對傳統(tǒng)的會計業(yè)務流程及其相關(guān)功能進展必要的調(diào)整。1.會計業(yè)務流程的調(diào)整。就目前的技術(shù)程度來看,會計業(yè)務流程的調(diào)整主要表如今會計數(shù)據(jù)的采集上。在會計信息系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)源形式會變得復雜一些,其實時性也會要求得更高一些。例如,在一筆電子結(jié)算業(yè)務過程中

4、,電算化會計信息系統(tǒng)既可以承受電子數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源,也可以承受業(yè)務發(fā)生以后的相關(guān)紙介質(zhì)傳票作為數(shù)據(jù)源。無疑,前者的實時性明顯優(yōu)于后者,但其平安性尚有待于電子商務技術(shù)應用的開展與普及。筆者認為,可以以承受電子數(shù)據(jù)作為即時數(shù)據(jù)源,同時輔以承受紙介質(zhì)傳票作為驗證數(shù)據(jù)源的方式,重組會計業(yè)務流程。這樣,才可以滿足現(xiàn)代財務管理對電算化會計信息系統(tǒng)的要求。2.會計業(yè)務的功能調(diào)整。在一般情況下,作為電算化會計信息系統(tǒng)根底的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時,在會計軟件的數(shù)據(jù)庫中又確實存儲著足以產(chǎn)生相關(guān)會計報告所需的數(shù)據(jù),這顯然是一種功能上的缺陷,對此有兩種方案可供選擇:第一種方案,要求會計軟件提供上述

5、功能;第二種方案,根據(jù)工作需要即時進展數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的人工折取操作。假設(shè)采用第一種方案,系統(tǒng)本錢會增大,且很難保證可以滿足所有的即時需求;假設(shè)采用第二種方案,那么對相關(guān)會計人員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求,并要求他們必須具備很強的計算機相關(guān)軟件的使用技能。筆者認為,應該將二者結(jié)合起來,從而制定電算化會計信息系統(tǒng)的施行方案,即既要求會計軟件提供可以預見的各項公用功能,又同時設(shè)立會計數(shù)據(jù)分析員崗位,進展必要的會計數(shù)據(jù)人工折取處理工作。三、電算化下內(nèi)控的現(xiàn)狀分析1.操作員權(quán)限設(shè)置不當造成內(nèi)控失控隱患。實現(xiàn)會計電算化后會計部門的工作崗位分為根本會計崗位和電算化會計崗位,其中后者一般分為電算主管、軟件操作、審核記

6、賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會計檔案資料保管員和軟件開發(fā)(自行開發(fā)軟件)各崗。由于企業(yè)規(guī)模和業(yè)務量不同,根本會計崗位和電算化會計崗位可在保證會計數(shù)據(jù)平安的前提下穿插設(shè)置,許多電算化崗位可以由一人擔任。在系統(tǒng)中還有一個不參與詳細的會計電算化工作,但非常重要的角色負責系統(tǒng)維護的系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負責整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行,如系統(tǒng)軟件、硬件的維護,系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存,網(wǎng)絡(luò)效勞器、數(shù)據(jù)庫的口令等等。從一定程度上說,基層單位會計電算化施行的效果好壞,決定于系統(tǒng)管理員的工作程度上下。會計電算化工作中,系統(tǒng)管理員一般由具備條件的部門負責人或會計

7、主管擔任,也可指定專人擔任。但人們往往將系統(tǒng)管理員與數(shù)據(jù)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員混為一談,造成工作中職責不明、權(quán)限不清。表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權(quán)利過大,相當多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時,都可以調(diào)用系統(tǒng)的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的權(quán)限。究其原因,主要有以下兩方面的原因:一是一些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權(quán)限,支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級用戶權(quán)利。二是一些單位對系統(tǒng)管理員的崗位職責認識不清,混淆了會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。2.憑證的無痕修改對內(nèi)控的沖擊。在實際工作中,對于已錄入并保存的憑證進展修改方式,目前有不少會計核算軟件提供了“取消審

8、核、“反記賬、“反結(jié)賬的功能。這些設(shè)置給會計人員的會計處理帶來許多方便。所謂電算化會計中“反記賬,事實上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各賬簿再予以扣減,使各賬簿復至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑,沒有人會贊同手工會計下采用“反記賬。對手工的賬簿記錄,為了保證其有案不可稽,當其發(fā)生錯誤時,不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新抄寫。同時,對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理:一是登記賬簿時所發(fā)生的錯誤,“應當將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可識別;二是由于記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發(fā)生錯誤的,那么“應當按更正的記賬憑證登記賬簿。在實際

9、工作中,由于記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發(fā)生過失時而發(fā)生。一般采用兩種方式進展相應的修改:一是紅字沖銷法,二是補充更正法?！胺唇Y(jié)賬是當期末已經(jīng)結(jié)賬并編制企業(yè)會計報表之后,將其“反結(jié)賬,那么意味可以對該結(jié)賬月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù),根據(jù)其登賬后的賬簿重新編制報表。也就是說,將“取消審核、“反記賬與“反結(jié)賬同時使用,結(jié)賬后可以再增減當月經(jīng)濟業(yè)務,賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改,而業(yè)已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審核后又可對該記賬憑證的電子數(shù)據(jù)不留痕跡地修改。由上可見,以上功能對會計內(nèi)控是一個嚴重的挑戰(zhàn)。3.對審計工作環(huán)境的影響。正確處理好會計電算化與審計的關(guān)系,會計電算化是對傳統(tǒng)手工會計進展了

10、改造和革新后產(chǎn)生的,它將在企業(yè)現(xiàn)代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統(tǒng)的誕生,不僅給傳統(tǒng)會計帶來革新而且也給傳統(tǒng)審計帶來宏大沖擊。4.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)控的新問題。傳統(tǒng)財務會計理論建立在一系列假設(shè)的根底上,即會計主體假設(shè)、持續(xù)經(jīng)營假設(shè)、會計分期假設(shè)和貨幣計量假設(shè)。傳統(tǒng)財務會計的四個假設(shè)適應傳統(tǒng)社會經(jīng)濟環(huán)境,并為會計理論檢驗,證明了其合理性。但是,在互聯(lián)網(wǎng)走進現(xiàn)代人們的日常生活,并充滿于社會經(jīng)濟活動的各個方面時,以前會計假設(shè)所根據(jù)的社會經(jīng)濟環(huán)境發(fā)生了宏大的變革。在新的社會經(jīng)濟環(huán)境下,四個會計假設(shè)都面臨挑戰(zhàn)。同時網(wǎng)絡(luò)會計對傳統(tǒng)財務會計實務的影響非常廣泛,例如權(quán)責發(fā)生制、歷史本錢、財務報告、

11、會計職能、會計形式、會計核算手段等方面都會受到一定的影響。四、應對方法1.人員素質(zhì)的培養(yǎng)是根本。會計信息系統(tǒng)是一個較為復雜的人機系統(tǒng),會計信息系統(tǒng)的應用與維護需要運用較為復雜的信息技術(shù)、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術(shù),又精通會計業(yè)務的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運行、解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的系統(tǒng)維護與管理人員,即系統(tǒng)管理員。其次,由于信息技術(shù)開展異常迅速,會計工作標準性進程的不斷開展與完善,無論計算機方面的新技術(shù),還是會計業(yè)務的新要求,都對會計電算化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求,及時調(diào)整、更新系統(tǒng),從

12、而更好地效勞于會計電算化工作。2.嚴格按照?會計電算化工作標準?操作。選擇符合?會計電算化工作標準?要求的軟件開發(fā)商開發(fā)的商業(yè)軟件,摒棄只圖用戶使用“方便,而不顧會計制度要求的不嚴肅商業(yè)行為。3.分清崗位職責。要求會計人員進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工,明確職責。加強對操作員崗位尤其是系統(tǒng)管理員及電算主管的權(quán)限的約束。在一般情況下,電算主管和系統(tǒng)管理員應由兩人分別擔當,尤其是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)條件的會計軟件,從軟件的規(guī)模、電算化工作的強度與會計業(yè)務的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負責。當然,在單位會計人員不多、會計業(yè)務量不大、會計軟件為單機運行時,電算主管與系統(tǒng)管理員是一個人的情況也是允許

13、的。無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負責任等方面來講,電算主管都是本單位的業(yè)務總負責人,系統(tǒng)管理員應服從電算主管的工作安排,系統(tǒng)管理員的權(quán)限并不是“無限大的,其所做各項工作都應對電算主管負責。會計信息處理和輸出的控制根本上是通過計算機程序自動進展的,主要取決于應用程序的正確性和環(huán)境控制才能,系統(tǒng)設(shè)計應具有識別信息失誤的才能。同時,要防止無關(guān)人員進入計算機程序操作。每一位參與電算化會計的人員都應施行合理受權(quán)控制,通過設(shè)置操作員口令和上機日志等控制手段,防止過失和舞弊行為;還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,應無法進入下一步會計處理。4.做好電算化會計信息系統(tǒng)的檔案管理控制。為了系統(tǒng)可以

14、平安、安康地運行,檔案管理就成為一項重要的根底性工作。在制定電算化會計信息系統(tǒng)的施行方案時,檔案管理制度必須是嚴格且具有實際操作性的。5.網(wǎng)絡(luò)電子信息控制方法。一是網(wǎng)上公證形成三方牽制。利用網(wǎng)絡(luò)所持有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯(lián)網(wǎng)效勞工程,我們可以實現(xiàn)原始交易憑證的第三方監(jiān)控,即網(wǎng)上公證。二是監(jiān)控與操作的別離實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。三是在線測試的實現(xiàn)使軟件內(nèi)部可能存在的破綻可以得到及時解決。如我公司對湛江市100多個鄉(xiāng)鎮(zhèn)使用的鄉(xiāng)財軟件的維護工作主要是對通過網(wǎng)絡(luò)的遠程控制方式實現(xiàn)的。6.現(xiàn)代審計活動的控制方式?，F(xiàn)代審計活動一般分為查詢審核、證實存在和系統(tǒng)分析三個階段。在查詢審核階段,電算化會

15、計應能為審計提供新的查詢線索。因此,電算化會計軟件應提供關(guān)于“憑證總賬報表三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段,電算化會計系統(tǒng)應提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇,并編寫一套審計測試預留通道。系統(tǒng)分析階段是現(xiàn)代審計重要的過程。系統(tǒng)分析過程的重點是加強電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制。美國注冊會計師協(xié)會在第3號?審計準那么公告?中將電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制分為一般控制和應用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統(tǒng)的研制開發(fā)及應用環(huán)境等方面進展的控制。而應用控制是為適應各種會計處理的特殊要求而建立的能預防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此,應用控制與會計軟件開發(fā)親密相關(guān),應特別引起重視。綜上所述,電算化會計控制的關(guān)鍵,一是研究會計控制的要求,即確定會計信息系統(tǒng)的控制點;二是確定計算機硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應用程序是否能到達會計控制的要求。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越開展,會計控制自動化的程度就會越高?？梢韵胂?當全社會都用計算機網(wǎng)絡(luò)連接起來以后,就可將標準、標準的原始憑證掃描進入計算機進展自動識別,甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸,以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強。但由于企業(yè)消費經(jīng)營過程復雜,管理層次多樣,會計控制也無法絕對保證企業(yè)業(yè)務運行、管理及會計信息處理不出一點過失。會計控制系統(tǒng)存在著人為的、非價值因素的影響,無法實現(xiàn)全過程的“絕對自動