電氣總公司檔案管理制度模版

1、電氣總公司檔案管理制度 第一章 總 則第一條 為了做好電氣總公司（以下簡稱總公司）的檔案管理工作，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源優(yōu)勢，更好地為企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理和可持續(xù)發(fā)展服務，根據(jù)陜西省企業(yè)檔案工作規(guī)范實施指南以及有關法律法規(guī)，結合總公司實際情況，特制定本制度。第二條 總公司檔案管理實行兩級分類管理制度，總公司檔案館設在總公司科技軍工部，對總公司在各項生產(chǎn)經(jīng)營與管理活動中形成的有保存價值的文件材料實行集中統(tǒng)一管理；總公司所屬各公司可根據(jù)需要設立相應的檔案管理機構，負責本單位的檔案管理工作。總公司按專業(yè)類別將檔案分五大類：文書檔案、科技檔案、基建檔案、財務檔案、

2、人事檔案。第三條 總公司檔案管理工作遵循檔案管理與業(yè)務工作相結合的原則，實行由總公司總工程師統(tǒng)一領導、科技軍工部管理、各有關單位各負其責的管理體制。第四條 本制度對總公司檔案管理的領導職責、部門職責、專兼職檔案管理人員職責、文件歸檔、文件交接、庫房管理、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、檔案利用等方面作了規(guī)定。 第五條 本制度適用于總公司所屬各單位。第二章 職 責第六條 總工程師職責（一）貫徹國家有關檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度、將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。（二）將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，對分管

3、領導、部門和項目負責人職責履行情況進行考核。（三）維護和確保檔案的完整系統(tǒng)與安全。（四）在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動時做好檔案的處置工作。（五）對檔案工作做出貢獻的集體和個人給予表彰和獎勵；對違反有關規(guī)定造成損失的相關人員給予處分。第七條 科技軍工部職責（一）統(tǒng)籌規(guī)劃總公司檔案工作，制定總公司文件歸檔、交接、檔案保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等有關規(guī)章制度。（二）負責對總公司所屬各單位檔案工作的監(jiān)督、指導與檢查。（三）負責參與上報、實施上級主管部門安排的有關工作。（四）負責對總公司科技檔案工作的管理。 第八條 各單位職責（一）單位領導或承辦部門領導及項目負責人對本單位或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負全部責任。（二）單

4、位領導或承辦部門領導及項目文件形成者負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。（三）單位領導負責本單位的檔案工作計劃與要求的實施，完成科技軍工部安排的有關檔案管理工作。第九條 專兼職檔案管理人員職責（一）認真學習貫徹落實上級有關檔案工作的方針、政策及總公司的有關規(guī)章制度，積極宣傳檔案工作的重要性。（二）熟悉所管檔案與資料的種類來源用途，負責檔案與資料的接收、整理、登記、排架、保管與利用。（三）對所管檔案與資料要定期檢查、摸清家底、帳物卡相符，增減有記載，借閱有登記，對已過保管期限的檔案提出鑒定并負責銷毀處理。（四）做好檔案與資料的統(tǒng)計工作。（五）做好檔案的日常管理工作。建立、健全檔

5、案檢索工具，為檔案利用創(chuàng)造條件。（六）負責檔案庫房的安全與保密工作，要有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防鼠、防蛀等安全措施，同時要做好檔案庫房溫濕度的控制與調節(jié)，及時補救破損檔案，最大限度的延長檔案的壽命。（七）履行崗位職責，熱愛本職工作。第三章 文件歸檔第十條 歸檔范圍凡總公司在籌備、成立、經(jīng)營管理與產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列為歸檔范圍。歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁盤、照片及底片、膠卷、實物等各種載體。第十一條 歸檔時間（一）文書檔案一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。（二）產(chǎn)品、科研、基建項目文件材料在項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的項目可分階

6、段或單項歸檔。（三）設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后及時登記，安裝調試后歸檔。（四）財務會計文件材料在會計年度結束后，由財務會計部門整理，保管一年后向財務檔案室移交。（五）變更、修改、補充的文件材料與內部機構變動和員工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料應隨時歸檔。第十二條 歸檔要求（一）遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，符合有關標準、規(guī)范要求。（二）歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，歸檔后的文件材料不得更改。（三）非紙質文件材料應與文字說明一并歸檔。（四）具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。（五）歸檔文件材料的載體和字

7、跡應符合耐久性要求。（六）歸檔文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的可適當增加份數(shù)。第四章 文件交接第十三條 文件形成部門就歸檔文件填寫檔案交接登記表（見附件1），重要的應由項目部門編寫歸檔說明，項目負責人審核簽字，并應按期將此表隨同整理好的文件向檔案管理人員移交。 第十四條 檔案管理人員接收時應認真核對，并檢查檔案質量，雙方在檔案交接登記表簽字后各保留一份。第五章 檔案保管第十五條 存放檔案應依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，底圖不宜折疊、磁性載體應有防磁設施。 第十六條 受損檔案應及時修復或補救，對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。 第六章 檔案庫房管理第十七條 檔案庫房應保持干凈

8、、整潔、并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等保護設施。第十八條 檔案庫房溫度應控制在14-24，相對濕度應控制在45%-60%，保存母片的膠片溫度應控制在13-15，相對濕度應控制在35%-45%。第十九條 庫房設施應定期檢查，消防器材應按期更換。檔案管理人員應安全使用電器設備、檢查電路線路，及時排除隱患。第二十條 庫藏檔案應定期清理核對，做到帳物相符。第七章 檔案鑒定銷毀第二十一條 總公司可根據(jù)檔案類別成立相應的檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組由主責單位負責人（注：文書檔案主責單位為辦公室、科技檔案主責單位為科技軍工部、基建檔案主責單位為園區(qū)管理部、財務檔案主責單位為財務會計

9、部、人事檔案主責單位為人力資源部）、業(yè)務人員與檔案管理人員組成。第二十二條 檔案鑒定工作小組定期對已到或超過保管期限的檔案進行鑒定，編制無保存價值檔案目錄，填寫檔案價值鑒定表（見附件2），報總公司科技軍工部審核，并經(jīng)檔案主責單位分管領導審查、總工程師批準后實施。第二十三條 檔案銷毀應有專人負責，二人以上監(jiān)銷，實施銷毀。第二十四條 檔案管理人員在對應的帳頁上注明已銷毀及銷毀單號與銷毀日期。 第二十五條 銷毀報告與銷毀清冊在檔案室永久保存。 第八章 檔案統(tǒng)計制度第二十六條 總公司科技軍工部應按上級要求，將本企業(yè)檔案工作年表與統(tǒng)計報表及時下發(fā)給各職能部室，各職能部室應準確按要求填報。第二十七條 各檔

10、案管理部門應建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，主要包括：檔案室藏情況；年度出入庫、檔案利用情況；檔案專兼職管理人員情況；檔案設施、設備情況；檔案銷毀情況。第二十八條 檔案統(tǒng)計工作應保持連續(xù)性。第九章 檔案利用第二十九條 凡查閱、復制國家秘密檔案，應填寫查閱與復制國家秘密載體審批表，經(jīng)有關部門批準后，檔案室方可提供。第三十條 凡本公司員工查閱職能范圍內的檔案時，應在查閱室或指定地點進行，嚴禁吸煙，未經(jīng)允許不得隨意翻閱檔案資料；借閱檔案要嚴格履行清查、登記、注銷手續(xù)。第三十一條 外單位人員查閱、借閱、復制檔案時須持本單位介紹信，辦理相應地審批手續(xù)，經(jīng)檔案管理主責部門批準后方可辦理。第三十二條 凡利用者必須愛護

11、檔案材料，遵守保密規(guī)定，不準涂改、勾畫、圈畫、拆散、折疊污損，未經(jīng)允許不得摘抄、復制、拍照、撤換檔案內容。第三十三條 借閱檔案不得超過兩周，超期仍須利用者，可辦續(xù)借手續(xù)。借閱者應在放長假（國慶、春節(jié)）前一律歸還所借檔案。第十章 電子檔案管理第三十四條 定義（一）電子文件：能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。（二）電子檔案：具有保存價值的、已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。第三十五條 電子文件歸檔原則（一）電子文件歸檔時應制作相應的紙質拷貝件，同時歸檔；（二）同時做好網(wǎng)絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔。第三十六條 電子

12、文件歸檔范圍（一）凡總公司各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件。歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。（二）音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍，應根據(jù)相關規(guī)定和需要確定。第三十七條 電子文件歸檔時間 電子文件邏輯歸檔定時進行，物理歸檔按各檔案管理部門歸檔時間要求執(zhí)行。 第三十八條 電子文件歸檔要求（一）總公司各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的源數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。（二）歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應易于識讀、遷移。（三）電子文件應經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。（四）加密的電子文件歸檔時一般應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密

13、軟件和說明文字一并歸檔。（五）文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。第三十九條 電子文件的鑒定：包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件進行檢驗、項目負責人簽署審核意見后，將結果填入歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表（附件3）連同其技術方法和相關軟件移交給接收單位檔案管理人員。第四十條 電子檔案的保管（一）總公司檔案管理部門應執(zhí)行電子檔案歸口管理的職責，對電子檔案定期檢查，按電子檔案保管環(huán)境的要求，嚴格執(zhí)行管理制度。（二）檔案管理人員應及時對電子檔案進行登記、建賬、賬目中要注明相應紙質檔

14、案的檔號，同時建立機讀目錄。（三）由電子檔案轉換成的紙質檔案，應按照紙質檔案分類方案與要求進行整理與管理。（四）存儲到脫機載體上的電子檔案的保管要求：1歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2單片載體應裝盒，豎立存放，避免擠壓。3存放時遠離強磁場、強熱源，與有害氣體隔離。（五）脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。（六）存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。（七）超過保管期限的電子檔案的鑒定與銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合相關規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案銷毀文件目錄應存檔。 第四十一條 電子檔案的利用（一）電子檔案的封存載體不得外借；（二）利用時應使用拷貝件；（三）利用時應遵守保密規(guī)定；（四）對各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應根據(jù)設定的權限提供及時有效的內部網(wǎng)絡服務。 第十一章 附 則第四十二條 本制度解釋權屬總公司科技軍工部。第四十三條 本制度修改權屬總公司總經(jīng)理。第四十四條 本制度自頒布之日起實施。附表1：檔案交接登記表 序號題 名年度文號或 圖號頁數(shù)保管 期限備注移交時間： 移交部門：移交人簽名： 接收人簽名：附表2檔 案 價 值 鑒