中外理總公司OA系統(tǒng)用戶需求說(shuō)明書V12(部分)

1、中國(guó)外輪理貨總公司OA系統(tǒng) 用戶需求說(shuō)明書中遠(yuǎn)信息科技有限公司2007年3月 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc210132223 1項(xiàng)目概述 PAGEREF _Toc210132223 h 5 HYPERLINK l _Toc210132224 1.1項(xiàng)目概述 PAGEREF _Toc210132224 h 5 HYPERLINK l _Toc210132225 1.2參考資料 PAGEREF _Toc210132225 h 6 HYPERLINK l _Toc210132226 1.3術(shù)語(yǔ) PAGEREF _Toc210132226 h 6 HYPERLINK

2、 l _Toc210132227 2項(xiàng)目背景 PAGEREF _Toc210132227 h 6 HYPERLINK l _Toc210132228 3現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程分析 PAGEREF _Toc210132228 h 6 HYPERLINK l _Toc210132229 4系統(tǒng)詳細(xì)需求 PAGEREF _Toc210132229 h 7 HYPERLINK l _Toc210132230 4.1系統(tǒng)功能組成 PAGEREF _Toc210132230 h 7 HYPERLINK l _Toc210132231 4.2文書崗位說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132231 h 7 HYPER

3、LINK l _Toc210132232 4.3發(fā)文管理需求說(shuō)明（黨辦需求黨委發(fā)文） PAGEREF _Toc210132232 h 7 HYPERLINK l _Toc210132233 4.3.1功能說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132233 h 7 HYPERLINK l _Toc210132234 4.3.2輸入數(shù)據(jù)及處理要求 PAGEREF _Toc210132234 h 8 HYPERLINK l _Toc210132235 4.3.3輸出數(shù)據(jù)及要求 PAGEREF _Toc210132235 h 8 HYPERLINK l _Toc210132236 4.3.4流程圖 PA

4、GEREF _Toc210132236 h 8 HYPERLINK l _Toc210132237 4.3.5流程描述 PAGEREF _Toc210132237 h 10 HYPERLINK l _Toc210132238 4.3.6數(shù)據(jù)項(xiàng)描述 PAGEREF _Toc210132238 h 12 HYPERLINK l _Toc210132239 4.3.7發(fā)文稿紙界面 PAGEREF _Toc210132239 h 13 HYPERLINK l _Toc210132240 4.4收文管理需求說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132240 h 16 HYPERLINK l _Toc210

5、132241 4.4.1功能說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132241 h 16 HYPERLINK l _Toc210132242 4.4.2輸入數(shù)據(jù)及處理要求 PAGEREF _Toc210132242 h 17 HYPERLINK l _Toc210132243 4.4.3輸出數(shù)據(jù)及要求 PAGEREF _Toc210132243 h 17 HYPERLINK l _Toc210132244 4.4.4流程圖 PAGEREF _Toc210132244 h 17 HYPERLINK l _Toc210132245 4.4.5流程描述 PAGEREF _Toc210132245 h

6、19 HYPERLINK l _Toc210132246 4.4.6數(shù)據(jù)項(xiàng)描述 PAGEREF _Toc210132246 h 21 HYPERLINK l _Toc210132247 4.4.7表單界面 PAGEREF _Toc210132247 h 22 HYPERLINK l _Toc210132248 4.5簽報(bào)管理需求說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132248 h 23 HYPERLINK l _Toc210132249 4.5.1功能說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132249 h 23 HYPERLINK l _Toc210132250 4.5.2輸入數(shù)據(jù)及處理要求 P

7、AGEREF _Toc210132250 h 23 HYPERLINK l _Toc210132251 4.5.3輸出數(shù)據(jù)及要求 PAGEREF _Toc210132251 h 23 HYPERLINK l _Toc210132252 4.5.4流程圖 PAGEREF _Toc210132252 h 23 HYPERLINK l _Toc210132253 4.5.5流程描述 PAGEREF _Toc210132253 h 25 HYPERLINK l _Toc210132254 4.5.6數(shù)據(jù)項(xiàng)描述 PAGEREF _Toc210132254 h 26 HYPERLINK l _Toc210

8、132255 4.5.7稿紙界面 PAGEREF _Toc210132255 h 27 HYPERLINK l _Toc210132256 4.6會(huì)議紀(jì)要需求說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132256 h 28 HYPERLINK l _Toc210132257 4.6.1功能說(shuō)明 PAGEREF _Toc210132257 h 28 HYPERLINK l _Toc210132258 4.6.2輸入數(shù)據(jù)及處理要求 PAGEREF _Toc210132258 h 28 HYPERLINK l _Toc210132259 4.6.3輸出數(shù)據(jù)及要求 PAGEREF _Toc210132259

9、 h 28 HYPERLINK l _Toc210132260 4.6.4流程圖 PAGEREF _Toc210132260 h 28 HYPERLINK l _Toc210132261 4.6.5流程描述 PAGEREF _Toc210132261 h 29 HYPERLINK l _Toc210132262 4.6.6數(shù)據(jù)項(xiàng)描述 PAGEREF _Toc210132262 h 29 HYPERLINK l _Toc210132263 4.6.7表單界面 PAGEREF _Toc210132263 h 29 HYPERLINK l _Toc210132264 5環(huán)境需求 PAGEREF _T

10、oc210132264 h 30 HYPERLINK l _Toc210132265 5.1硬件需求 PAGEREF _Toc210132265 h 30 HYPERLINK l _Toc210132266 5.1.1應(yīng)用服務(wù)器 PAGEREF _Toc210132266 h 30 HYPERLINK l _Toc210132267 5.1.2客戶機(jī) PAGEREF _Toc210132267 h 31 HYPERLINK l _Toc210132268 5.1.3備份服務(wù)器 PAGEREF _Toc210132268 h 31 HYPERLINK l _Toc210132269 5.2軟件需

11、求 PAGEREF _Toc210132269 h 31 HYPERLINK l _Toc210132270 5.2.1應(yīng)用服務(wù)器 PAGEREF _Toc210132270 h 31 HYPERLINK l _Toc210132271 5.2.2客戶機(jī) PAGEREF _Toc210132271 h 31 HYPERLINK l _Toc210132272 5.2.3備份服務(wù)器 PAGEREF _Toc210132272 h 32 HYPERLINK l _Toc210132273 6安全保密性需求 PAGEREF _Toc210132273 h 32 HYPERLINK l _Toc210

12、132274 7易使用性需求 PAGEREF _Toc210132274 h 33 HYPERLINK l _Toc210132275 8可維護(hù)性需求 PAGEREF _Toc210132275 h 33文檔名稱中國(guó)外輪理貨總公司OA系統(tǒng)用戶需求說(shuō)明書文檔編號(hào)OAD-001-2007編 制 人景照艷、田松濤、徐永利完成日期2007-03-09審 核 人審核意見(jiàn)審核日期批 準(zhǔn) 人批準(zhǔn)意見(jiàn)批準(zhǔn)日期備 注版本修訂記錄修 改 人修改內(nèi)容概要（或原因）修改日期版 本 號(hào)審 核 人項(xiàng)目概述項(xiàng)目概述系統(tǒng)名稱：中國(guó)外輪理貨總公司OA系統(tǒng)任務(wù)提出：中國(guó)外輪理貨總公司需求綜述：通過(guò)實(shí)施本系統(tǒng)幫助中國(guó)外輪理貨總公司

13、實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的電子文件審批流程. 中國(guó)外輪理貨總公司的OA系統(tǒng)主體部分由多個(gè)子系統(tǒng)組成，包括公文管理、日常辦公、信息廣場(chǎng)、財(cái)務(wù)管理、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)等。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間緊密集成，形成一個(gè)有機(jī)的整體，不會(huì)出現(xiàn)任何一個(gè)信息孤島，可以滿足企業(yè)未來(lái)發(fā)展的要求。項(xiàng)目目標(biāo)：目前現(xiàn)有的傳統(tǒng)手段的管理已經(jīng)不能滿足中國(guó)外輪理貨總公司日益發(fā)展的辦公需要，而采用新的BS版OA系統(tǒng)的目標(biāo)就是建設(shè)一個(gè)功能完善、設(shè)置靈活、安全方便、管理簡(jiǎn)單、高質(zhì)高效的協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)。通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)的建立，在集團(tuán)范圍內(nèi)提高信息共享程度，實(shí)現(xiàn)文件、信息、會(huì)議及各種審批業(yè)務(wù)流的協(xié)同管理。并通過(guò)引入新的技術(shù)和手段，提高系統(tǒng)的安全性、信息的及時(shí)性

14、，便于員工之間的溝通協(xié)作、文檔及知識(shí)的共享、辦公業(yè)務(wù)處理以及企業(yè)文化的營(yíng)造。軟件開發(fā)方及相關(guān)人員：中遠(yuǎn)信息科技有限公司參考資料參考資料: 中遠(yuǎn)信息科技有限公司編制規(guī)范術(shù)語(yǔ)OAOffice Automation,辦公自動(dòng)化IT-Information Technology,信息技術(shù)CDMS-COSCO Digital Management System,中遠(yuǎn)數(shù)字化管理平臺(tái) 項(xiàng)目背景中國(guó)外輪理貨總公司是專門從事船舶理貨業(yè)務(wù)的國(guó)有重要骨干企業(yè)，下轄84家口岸公司，日常管理工作非常繁重，需要大量的協(xié)同工作解決日常工作中的問(wèn)題，通過(guò)現(xiàn)有的傳統(tǒng)手段的管理已經(jīng)不能滿足中外理總公司業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模

15、式逐漸成為了阻礙企業(yè)發(fā)展的瓶頸。中國(guó)外輪理貨總公司作為中遠(yuǎn)集團(tuán)的二級(jí)公司，需要一流的信息支撐平臺(tái)，利用成熟的IT技術(shù)，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，理順企業(yè)信息流，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高信息利用效率，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，打造一流企業(yè)的信息平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)更高的戰(zhàn)略目標(biāo)提供強(qiáng)有力的支持工具。 中遠(yuǎn)信息科技有限公司的辦公自動(dòng)化軟件產(chǎn)品易智辦公系統(tǒng)（CoShare）采用先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想，不僅能夠?qū)鹘y(tǒng)文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，而且能夠?qū)D形、圖象、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。同時(shí)，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)思想上采用WWW的技術(shù)，使得提供給用戶的不僅是辦公自動(dòng)化產(chǎn)品，更為用戶構(gòu)筑了信息網(wǎng)絡(luò)/Intranet框架。通

16、過(guò)本系統(tǒng)，用戶在實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的同時(shí)，既可以通過(guò)瀏覽器鏈接以前的已有應(yīng)用，充分利用已有的投資，也可以按照分步實(shí)施、建用結(jié)合的模式，鏈接未來(lái)的應(yīng)用，以達(dá)到系統(tǒng)擴(kuò)展的目的。中國(guó)遠(yuǎn)洋運(yùn)輸（集團(tuán)）總公司的數(shù)字化管理平臺(tái)（簡(jiǎn)稱CDMS）系統(tǒng)是基于易智辦公系統(tǒng)實(shí)施的最經(jīng)典范例?，F(xiàn)行業(yè)務(wù)流程分析目前現(xiàn)有的傳統(tǒng)手段的管理已經(jīng)不能滿足中國(guó)外輪理貨總公司日益發(fā)展的辦公需要，逐漸成為了阻礙企業(yè)發(fā)展的瓶頸。系統(tǒng)詳細(xì)需求系統(tǒng)功能組成文書崗位說(shuō)明為方便文件中轉(zhuǎn)，以及滿足因公司文書人員變化但不能影響公司文件正常運(yùn)轉(zhuǎn)和查閱的需求，在中國(guó)外輪理貨總公司協(xié)同辦公平臺(tái)中，建議設(shè)立一個(gè)專門的文書帳號(hào)：公司文書，用來(lái)實(shí)現(xiàn)公司級(jí)文件的中轉(zhuǎn)

17、。即擔(dān)當(dāng)文書崗位的員工有兩個(gè)帳號(hào)，一個(gè)是本人的真實(shí)身份注冊(cè)的帳號(hào)，一個(gè)是使用專門文書帳號(hào)，用于處理公司文件的流轉(zhuǎn)等日常文書工作。那么，即使文書崗位的人員有變化，但文書帳號(hào)不變，僅改變文書登錄密碼即可正常使用，不影響文件的運(yùn)轉(zhuǎn)與處理等。發(fā)文管理需求說(shuō)明（黨辦需求黨委發(fā)文）功能說(shuō)明主要完成發(fā)文所涉及的一系列操作：部門擬稿、部門審簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書印發(fā)、歸檔等。系統(tǒng)對(duì)發(fā)文的整個(gè)流程進(jìn)行跟蹤，詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài)、發(fā)文審核的過(guò)程和領(lǐng)導(dǎo)審簽，系統(tǒng)還提供強(qiáng)大的痕跡保留功能。在保證安全權(quán)限的前提下，允許對(duì)公文進(jìn)行各種形式的查詢(如：按日期、按類型、按擬稿單位)，根據(jù)實(shí)際情況，管理員可以對(duì)公文進(jìn)行手工干預(yù)，

18、跳轉(zhuǎn)、調(diào)整流程流向和處理人，以便公文得到及時(shí)、正確的處理。文件簽發(fā)后，再逐級(jí)返回至公文存檔人員進(jìn)行歸檔操作，可根據(jù)流程定制，自動(dòng)或手動(dòng)轉(zhuǎn)到檔案庫(kù)中，以便進(jìn)行檔案管理。所包含的發(fā)文文種有：公司發(fā)文（行政發(fā)文）、黨委發(fā)文。包含的發(fā)函類型有：函。其中公司發(fā)文和函共用一個(gè)表單和流程。黨委發(fā)文表單同公司發(fā)文，由于黨委發(fā)文是黨辦核稿、套紅歸檔，黨委發(fā)文流程獨(dú)立創(chuàng)建。發(fā)文的領(lǐng)導(dǎo)核批意見(jiàn)按照時(shí)間倒序排列。發(fā)文類的公文可以按照主辦部門、文號(hào)、時(shí)間范圍等字段進(jìn)行查詢。辦公室李主任提供了貴司電子檔發(fā)文稿紙，詳見(jiàn)4.37發(fā)文稿紙界面，經(jīng)過(guò)和貴司溝通，同意OA系統(tǒng)中發(fā)文、發(fā)函表單設(shè)計(jì)界面根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行格式調(diào)整，在文件

19、簽發(fā)后打印時(shí)的格式要按照4.37發(fā)文稿紙界面格式進(jìn)行輸出。輸入數(shù)據(jù)及處理要求見(jiàn)本節(jié)流程描述。輸出數(shù)據(jù)及要求發(fā)文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后有3種可能輸出結(jié)果:文件流轉(zhuǎn)結(jié)束1年后歸入文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并從應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)刪除，同時(shí)刪除相關(guān)的待閱和待辦文件。如果發(fā)文最后需要發(fā)送到內(nèi)部單位,則可通過(guò)OA系統(tǒng)中發(fā)送待閱（發(fā)送文件鏈接形式）通知收件人。如果發(fā)文最后需要發(fā)送到外部單位,則可通過(guò)直接打印出套好紅的發(fā)文文件,而后以紙質(zhì)方式送交有關(guān)單位。流程圖公司發(fā)文流程圖：函流程圖：詳見(jiàn)公司發(fā)文流程圖。黨委發(fā)文流程流程描述公司發(fā)文、函流程權(quán)限和操作擬稿起草發(fā)文；填寫相關(guān)文件要素；可以將發(fā)文傳遞給部門領(lǐng)導(dǎo)審核，若是由部門領(lǐng)導(dǎo)起草文件，

20、直接送分管公司審批或送會(huì)簽部門。需要輸入的內(nèi)容：標(biāo)題、緩急程度、密級(jí)、正文、附件、主送對(duì)象、抄送對(duì)象、內(nèi)部送達(dá)人員、印數(shù)、備注等信息。在登記內(nèi)容中標(biāo)題為必填項(xiàng)目。選擇會(huì)簽部門和分管領(lǐng)導(dǎo)，確定會(huì)簽部門、主管領(lǐng)導(dǎo)審批人員。部門領(lǐng)導(dǎo)審核分兩種情況：（1）審核發(fā)文，選擇主管公司領(lǐng)導(dǎo)、選擇會(huì)簽部門，然后將發(fā)文送交給辦公室核稿；也可以將文件打回給擬稿人。（2）審核發(fā)文，選擇主管公司領(lǐng)導(dǎo)、選擇會(huì)簽部門，如需會(huì)簽，然后將發(fā)文送交給會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)審批，會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)審批順序?qū)凑者x擇順序進(jìn)行流轉(zhuǎn)；也可以將文件打回給擬稿人。會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)辦理完畢后返回給會(huì)簽發(fā)起人；或者直接送交給下一個(gè)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)，由最后一

21、個(gè)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)返回給會(huì)簽發(fā)起人。辦公室核稿核稿后提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（核稿人員需要確定）主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批審批后送總經(jīng)理簽發(fā)；或者直接簽發(fā)文件，然后送擬稿人，由擬稿人送交給檔案管理員編號(hào)。公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)簽發(fā)文件，然后交給檔案管理員編號(hào)。然后送擬稿人，由擬稿人送交給檔案管理員編號(hào)。編號(hào)檔案管理員填寫文號(hào)，并提交給擬稿人套紅分發(fā)。編號(hào)環(huán)節(jié)辦理人員只需點(diǎn)擊“編號(hào)”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)，對(duì)于特殊情況下對(duì)編號(hào)手動(dòng)干預(yù)的調(diào)整權(quán)，將分配給辦公室李東主任。擬稿人套紅分發(fā)歸檔校對(duì)、整理版式，生成紅頭文件（CS客戶端生成）、分發(fā)文件，然后預(yù)歸檔，流程結(jié)束。 分發(fā)時(shí)可以按部門/人員/群組選擇分發(fā)范圍。注：除公司發(fā)

22、文外函的流程節(jié)點(diǎn)說(shuō)明同公司發(fā)文的流程描述。黨委發(fā)文流程描述：流程權(quán)限和操作黨辦擬稿起草發(fā)文；填寫相關(guān)文件要素；可以將發(fā)文傳遞給部門領(lǐng)導(dǎo)審核，若是由部門領(lǐng)導(dǎo)起草文件，直接送分管公司審批或送會(huì)簽部門。需要輸入的內(nèi)容：標(biāo)題、緩急程度、密級(jí)、正文、附件、主送對(duì)象、抄送對(duì)象、內(nèi)部送達(dá)人員、印數(shù)、備注等信息。在登記內(nèi)容中標(biāo)題為必填項(xiàng)目。僅限于黨辦起草。選擇會(huì)簽部門、主管公司領(lǐng)導(dǎo)。部門領(lǐng)導(dǎo)審核分兩種情況：（1）審核發(fā)文，選擇主管公司領(lǐng)導(dǎo)、選擇會(huì)簽部門，然后將發(fā)文送交給辦公室核稿；也可以將文件打回給擬稿人。（2）審核發(fā)文，選擇主管公司領(lǐng)導(dǎo)、選擇會(huì)簽部門，如需會(huì)簽，然后將發(fā)文送交給會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)審批，會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)

23、審批順序?qū)凑者x擇順序進(jìn)行流轉(zhuǎn)；也可以將文件打回給擬稿人。會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)辦理完畢后返回給會(huì)簽發(fā)起人；或者直接送交給下一個(gè)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)，由最后一個(gè)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)返回給會(huì)簽發(fā)起人。黨辦核稿黨辦核稿后提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（核稿人員需要確定）主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批張書記審批后送總經(jīng)理簽發(fā)；或者直接簽發(fā)文件，然后交給檔案管理員編號(hào)。公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)盧總簽發(fā)文件，然后交給檔案管理員編號(hào)。也可以退回?cái)M稿部門領(lǐng)導(dǎo)，由部門領(lǐng)導(dǎo)返回?cái)M稿人。編號(hào)檔案管理員填寫文號(hào)，并提交給擬稿人套紅分發(fā)。編號(hào)環(huán)節(jié)辦理人員只需點(diǎn)擊“編號(hào)”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)，對(duì)于特殊情況下對(duì)編號(hào)手動(dòng)干預(yù)的調(diào)整權(quán)，將分配給辦公室李東主任。黨辦套紅

24、分發(fā)歸檔黨辦校對(duì)、整理版式，生成紅頭文件（CS客戶端生成）、分發(fā)文件，然后預(yù)歸檔，流程結(jié)束。 分發(fā)時(shí)可以按部門/人員/群組選擇分發(fā)范圍。數(shù)據(jù)項(xiàng)描述表單由如下基本數(shù)據(jù)項(xiàng)構(gòu)成：數(shù)據(jù)項(xiàng)功 能 和 概 述抬頭起草時(shí)默認(rèn)為“中國(guó)外輪理貨總公司發(fā)文稿紙”。當(dāng)前狀態(tài)記錄文件當(dāng)前的處理人和狀態(tài)。文件編號(hào)用戶通過(guò)操作按鈕編輯輸入，編號(hào)采用同一文種內(nèi)所有部門共同使用的大流水方式 。公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)總經(jīng)理簽發(fā)意見(jiàn)。主管公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)。文件標(biāo)題發(fā)文的標(biāo)題。密級(jí)用戶可選擇，起草時(shí)默認(rèn)為空，列表為秘密、機(jī)密。急緩用戶可選擇，起草時(shí)默認(rèn)為空，列表為急和特急。電話擬稿人電話。主辦部門擬稿單位名稱。擬稿人擬稿

25、人姓名。部門經(jīng)理會(huì)簽會(huì)簽部門的部門經(jīng)理意見(jiàn)。主辦部門經(jīng)理審核主辦部門經(jīng)理審核意見(jiàn)。核稿辦公室核稿意見(jiàn)。主送主送單位抄送抄送單位內(nèi)部送達(dá)內(nèi)部送達(dá)人員，通過(guò)分發(fā)的方式發(fā)送電子文件鏈接，擬稿人填寫，辦公室核稿人（公司文書角色）可以調(diào)整。附件隨文發(fā)附件名稱。印數(shù)文件打印份數(shù)。主題詞發(fā)文文件的主題詞打印印制人簽名校對(duì)校對(duì)人簽名備注主管公司領(lǐng)導(dǎo)擬稿人選擇，部門經(jīng)理可以修改會(huì)簽部門擬稿人選擇，部門經(jīng)理可以修改注：因貴司未提供發(fā)函稿紙界面，除公司發(fā)文外的函，數(shù)據(jù)項(xiàng)以公司發(fā)文為基準(zhǔn)，根據(jù)具體需要作適當(dāng)調(diào)整。發(fā)文稿紙界面公司發(fā)文稿紙：中國(guó)外輪理貨總公司發(fā)文稿紙中理 字 號(hào)(封發(fā)日期 年 月 日)緩急 密級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)

26、簽發(fā)： 分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：部門經(jīng)理會(huì)簽：主辦部門：擬稿人：電 話：主辦部門經(jīng)理審核：核 稿：印 數(shù)：打 印： 校 對(duì)：主送：抄送：附件：主題詞：標(biāo) 題：內(nèi)文（仿宋3號(hào)）正文： HYPERLINK 6/BSOA/FILESEND.NSF/0/C6F0D323CE9D8C4D48257050000A7A50/$File/1122861346734.doc t _blank 附件：上傳刪除流程設(shè)置主管公司領(lǐng)導(dǎo)：會(huì)簽部門：注：函稿紙同公司發(fā)文稿紙。公司發(fā)文稿紙：中國(guó)外輪理貨總公司黨委發(fā)文稿紙中理 字 號(hào)(封發(fā)日期 年 月 日)緩急 密級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)： 分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽：主辦部門：擬稿人：電 話：

27、主辦部門領(lǐng)導(dǎo)審核：核 稿：印 數(shù)：打 ?。?校 對(duì)：主送：抄送：附件：主題詞：標(biāo) 題：內(nèi)文（仿宋3號(hào)）正文： HYPERLINK 6/BSOA/FILESEND.NSF/0/C6F0D323CE9D8C4D48257050000A7A50/$File/1122861346734.doc t _blank 附件：上傳刪除流程設(shè)置主管公司領(lǐng)導(dǎo)：會(huì)簽部門：收文管理需求說(shuō)明目前辦公室收到的來(lái)文分三種類型：（1）、通過(guò)311網(wǎng)收到的上級(jí)來(lái)文，包括涉密文、非涉密公文，其中大部分是非涉密公文。（2）通過(guò)vpn訪問(wèn)中國(guó)遠(yuǎn)洋運(yùn)輸集團(tuán)總公司OA系統(tǒng)，在集團(tuán)總公司OA系統(tǒng)中注冊(cè)的中外理文書帳號(hào)，用此用戶身份接收集團(tuán)

28、總公司來(lái)文，打印出紙質(zhì)文件進(jìn)行閱、示、辦。（3）、接收來(lái)自中辦、國(guó)辦下發(fā)的公文。對(duì)于收到的涉密公文，根據(jù)貴司意見(jiàn)，不在OA系統(tǒng)中進(jìn)行閱、示、辦，仍按原處理方式進(jìn)行處理。功能說(shuō)明可以實(shí)現(xiàn)收文的流轉(zhuǎn)全過(guò)程，流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)和權(quán)限控制可以在定義流程時(shí)靈活設(shè)定；其他功能和發(fā)文管理類似。所包含的收文文種有：公司收文、黨委收文。黨委收文表單和公司收文共用一個(gè)表單。通過(guò)公文接口接收中遠(yuǎn)集團(tuán)來(lái)文。公司文書進(jìn)行來(lái)文起草，將中遠(yuǎn)集團(tuán)來(lái)文、311網(wǎng)收到的上級(jí)來(lái)文、來(lái)自中辦、國(guó)辦下發(fā)的公文進(jìn)行登記，收文起草權(quán)限僅限于公司文書。公司文書根據(jù)辦公室主任的擬辦意見(jiàn)，確定選擇來(lái)文處理：閱知、閱辦、領(lǐng)導(dǎo)批示。閱知：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司

29、文書選擇閱知人員，送交閱知人員辦理。閱辦：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇閱辦部門，送交閱辦部門人員辦理。領(lǐng)導(dǎo)批示：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇批示領(lǐng)導(dǎo)，送交公司領(lǐng)導(dǎo)批示。對(duì)于需要閱辦的文件，主辦部門只有一個(gè)，可能有多個(gè)協(xié)辦部門，每個(gè)承辦部門辦完后交給公司文書，再選擇下一個(gè)部門辦理，串行處理。收文分為限辦、急辦（立即就辦理），期限分限期、不限期。系統(tǒng)提供催辦功能，收文處理單提供催辦時(shí)間字段，公司文書根據(jù)擬辦意見(jiàn)設(shè)定催辦時(shí)間，到期前三天，自動(dòng)提示。根據(jù)重要等級(jí)，待辦有顏色提示。如果是急辦事宜，待辦中顯示紅色。收文類的公文可以按照部門、時(shí)間范圍進(jìn)行查詢。輸入數(shù)據(jù)及處理要求見(jiàn)本節(jié)流程描述和數(shù)據(jù)項(xiàng)描述。輸出數(shù)

30、據(jù)及要求收文在流轉(zhuǎn)結(jié)束后同樣在收文數(shù)據(jù)庫(kù)中保留為期一年的備份，同時(shí)發(fā)送一份拷貝到文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)。流程圖公司收文流程：黨委收文流程：流程描述公司收文流程：流程權(quán)限和操作登記文件公司文書根據(jù)接收的收文內(nèi)容，起草收文辦理單；填寫相關(guān)文件要素；然后將文件送辦公室主任擬辦。辦公室擬辦辦公室主任填寫擬辦意見(jiàn)后，將文件返回給公司文書處理?？梢赃x擇辦理部門、批示領(lǐng)導(dǎo)。公司文書根據(jù)擬辦意見(jiàn)，確定來(lái)文處理：閱知、閱辦、領(lǐng)導(dǎo)批示。閱知：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇閱知人員，送交閱知人員辦理。閱辦：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇閱辦部門，送交閱辦部門人員辦理。領(lǐng)導(dǎo)批示：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇批示領(lǐng)導(dǎo)，送交公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

31、根據(jù)擬辦意見(jiàn)可以選擇辦理部門、批示領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于需要閱辦的文件，主辦部門只有一個(gè)，可能有多個(gè)協(xié)辦部門，每個(gè)承辦部門辦完后交給公司文書，再選擇下一個(gè)部門辦理，串行處理；也可以按照選擇順序進(jìn)行辦理。 根據(jù)情況，每個(gè)批示領(lǐng)導(dǎo)審批完后通過(guò)公司文書送交下一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示，也可以按照選擇順序進(jìn)行流轉(zhuǎn)批示。領(lǐng)導(dǎo)批示批示領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)。辦理部門辦理部門意見(jiàn)。公司文書根據(jù)文件流轉(zhuǎn)情況，將文件送交辦理部門領(lǐng)導(dǎo)或送公司領(lǐng)導(dǎo)批示。承辦結(jié)果、分發(fā)公司文書根據(jù)承辦情況填寫辦理結(jié)果；選擇分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。預(yù)歸檔承辦部門歸檔，結(jié)束流程。黨委收文流程：流程權(quán)限和操作登記文件公司文書根據(jù)接收的收文內(nèi)容，起草收文辦理單；填寫相關(guān)文件要素；然后將

32、文件送辦公室主任擬辦。黨辦擬辦黨辦主任填寫擬辦意見(jiàn)后，將文件返回給公司文書處理?？梢赃x擇辦理部門、批示領(lǐng)導(dǎo)。公司文書根據(jù)擬辦意見(jiàn)，確定來(lái)文處理：閱知、閱辦、領(lǐng)導(dǎo)批示。閱知：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇閱知人員，送交閱知人員辦理。閱辦：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇閱辦部門，送交閱辦部門人員辦理。領(lǐng)導(dǎo)批示：根據(jù)擬辦意見(jiàn)，公司文書選擇批示領(lǐng)導(dǎo)，送交公司領(lǐng)導(dǎo)批示。根據(jù)擬辦意見(jiàn)可以選擇辦理部門、批示領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于需要閱辦的文件，主辦部門只有一個(gè)，可能有多個(gè)協(xié)辦部門，每個(gè)承辦部門辦完后交給公司文書，再選擇下一個(gè)部門辦理，串行處理；也可以按照選擇順序進(jìn)行辦理。 根據(jù)情況，每個(gè)批示領(lǐng)導(dǎo)審批完后通過(guò)公司文書送交下一個(gè)領(lǐng)

33、導(dǎo)批示，也可以按照選擇順序進(jìn)行流轉(zhuǎn)批示。領(lǐng)導(dǎo)批示批示領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)。辦理部門辦理部門意見(jiàn)。公司文書根據(jù)文件流轉(zhuǎn)情況，將文件送交辦理部門領(lǐng)導(dǎo)或送公司領(lǐng)導(dǎo)批示。承辦結(jié)果、分發(fā)公司文書根據(jù)承辦情況填寫辦理結(jié)果；選擇分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。預(yù)歸檔承辦部門歸檔，結(jié)束流程。數(shù)據(jù)項(xiàng)描述表單由如下基本數(shù)據(jù)項(xiàng)構(gòu)成：數(shù)據(jù)項(xiàng)功 能 和 概 述抬頭默認(rèn)“收文處理單”來(lái)文單位來(lái)文單位文件發(fā)號(hào)來(lái)文編號(hào)來(lái)文時(shí)間來(lái)文時(shí)間文件標(biāo)題收文標(biāo)題收文日期文件的登記日期文件收號(hào)文件的收文編號(hào)密級(jí)用戶可選擇，起草時(shí)默認(rèn)為空，列表為秘密、機(jī)密急緩用戶可選擇，起草時(shí)默認(rèn)為空，列表為急和特急擬辦要求辦公室主任擬辦意見(jiàn)。各部門處理意見(jiàn)和結(jié)果辦理部門意見(jiàn)和辦理

34、結(jié)果。領(lǐng)導(dǎo)批示公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)。備注備注文件類型閱辦、閱知、批示。批示領(lǐng)導(dǎo)選擇需批示的公司領(lǐng)導(dǎo)。辦理部門選擇辦理部門。表單界面文 件 傳 閱 處 理 單文件發(fā)號(hào)： 號(hào) 文件收號(hào)：文件標(biāo)題擬辦要求領(lǐng)導(dǎo)、部門簽字：閱辦人/日期領(lǐng)導(dǎo)批示總經(jīng)理黨委書記副總經(jīng)理副書記總會(huì)計(jì)師辦公室經(jīng)營(yíng)發(fā)展部業(yè)務(wù)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部人力資源部黨辦 審計(jì)部督辦期號(hào) 呈送時(shí)間辦理結(jié)果要求 督辦文件須按限期完成；閱辦文件閱后，請(qǐng)及時(shí)退回。附件：上傳刪除流程設(shè)置批示領(lǐng)導(dǎo)：辦理部門：注：黨委收文表單和公司收文共用一個(gè)表單。簽報(bào)管理需求說(shuō)明功能說(shuō)明完成簽報(bào)的擬稿、審核、批示和歸檔等一系列符合公文處理流程的操作，可實(shí)現(xiàn)簽報(bào)流轉(zhuǎn)過(guò)程的跟蹤，具有

35、嚴(yán)格的權(quán)限管理。簽報(bào)運(yùn)轉(zhuǎn)完成后，以部門為單位進(jìn)行歸檔，以便進(jìn)行管理。系統(tǒng)在顯示意見(jiàn)時(shí)只顯示意見(jiàn)不為空的意見(jiàn)條目。稿紙中的編號(hào)指檔案管理員編號(hào)，各部門不再單獨(dú)編號(hào)。簽報(bào)的文件可以按照部門、時(shí)間范圍等字段進(jìn)行查詢。輸入數(shù)據(jù)及處理要求見(jiàn)本節(jié)流程描述。輸出數(shù)據(jù)及要求簽報(bào)在流轉(zhuǎn)結(jié)束后到承辦人歸檔。流程圖簽報(bào)流程圖：流程描述簽報(bào)審批流程描述：流程權(quán)限和操作擬稿起草文件；填寫相關(guān)文件要素；可以將文件傳遞給部門經(jīng)理審核，若是由部門經(jīng)理起草文件，直接送分主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批或送會(huì)簽部門。選擇會(huì)簽部門和分管領(lǐng)導(dǎo)。部門領(lǐng)導(dǎo)審核分兩種情況：（1）審核發(fā)文，選擇主管公司領(lǐng)導(dǎo)、選擇會(huì)簽部門，然后將發(fā)文送交給主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

36、也可以將文件打回給擬稿人。（2）審核發(fā)文，選擇主管公司領(lǐng)導(dǎo)、選擇會(huì)簽部門，如需會(huì)簽，然后將發(fā)文送交給會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)審批，會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)審批順序?qū)凑者x擇順序進(jìn)行流轉(zhuǎn)；也可以將文件打回給擬稿人。會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)辦理完畢后返回給會(huì)簽發(fā)起人；或者直接送交給下一個(gè)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)，由最后一個(gè)會(huì)簽部門領(lǐng)導(dǎo)返回給會(huì)簽發(fā)起人。分管公司領(lǐng)導(dǎo)審批審批后送總經(jīng)理簽發(fā)；或者直接簽發(fā)文件，然后交給檔案管理員編號(hào)?？偨?jīng)理簽發(fā)簽發(fā)文件，然后交給檔案管理員編號(hào)。編號(hào)檔案管理員填寫文號(hào)，并提交給承辦人分發(fā)歸檔。編號(hào)環(huán)節(jié)辦理人員只需點(diǎn)擊“編號(hào)”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)，對(duì)于特殊情況下對(duì)編號(hào)手動(dòng)干預(yù)的調(diào)整權(quán)，將分配給辦公室李東主任

37、。擬稿人套紅分發(fā)歸檔校對(duì)、整理版式、分發(fā)文件，然后預(yù)歸檔，流程結(jié)束。 分發(fā)時(shí)可以按部門/人員/群組選擇分發(fā)范圍。數(shù)據(jù)項(xiàng)描述簽報(bào)數(shù)據(jù)項(xiàng)：表單由如下基本數(shù)據(jù)項(xiàng)構(gòu)成：數(shù)據(jù)項(xiàng)功 能 和 概 述抬頭起草時(shí)默認(rèn)為“中國(guó)外輪理貨總公司簽報(bào)用紙”。當(dāng)前狀態(tài)記錄文件當(dāng)前的處理人和狀態(tài)。文件編號(hào)用戶通過(guò)操作按鈕編輯輸入，編號(hào)采用同一文種內(nèi)所有部門共同使用的大流水方式 。總經(jīng)理批示總經(jīng)理批示意見(jiàn)。主管公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)。文件標(biāo)題發(fā)文的標(biāo)題。主辦部門擬稿單位名稱。承辦人擬稿人姓名。部門經(jīng)理承辦部門經(jīng)理審批意見(jiàn)。部門會(huì)簽會(huì)簽部門的部門經(jīng)理意見(jiàn)。主送主送單位抄送抄送單位內(nèi)部送達(dá)內(nèi)部送達(dá)人員，通過(guò)分發(fā)的方式發(fā)

38、送電子文件鏈接，擬稿人擬稿時(shí)可以選擇分發(fā)范圍，部門經(jīng)理、檔案管理員可以調(diào)整。附件隨文發(fā)附件名稱。備注主管公司領(lǐng)導(dǎo)擬稿人選擇，部門經(jīng)理可以修改會(huì)簽部門擬稿人選擇，部門經(jīng)理可以修改稿紙界面中國(guó)外輪理貨總公司簽報(bào)用紙中理 字2007 號(hào)總經(jīng)理批示：主管公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：部門會(huì)簽：主辦部門：部門經(jīng)理：承辦人：標(biāo)題： 關(guān)于 的請(qǐng)示總經(jīng)理：正文： HYPERLINK 6/BSOA/FILESEND.NSF/0/C6F0D323CE9D8C4D48257050000A7A50/$File/1122861346734.doc t _blank 附件：上傳刪除流程設(shè)置主管公司領(lǐng)導(dǎo)：會(huì)簽部門：會(huì)議紀(jì)要需求說(shuō)明功能說(shuō)明

39、在總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)擴(kuò)大會(huì)會(huì)議結(jié)束后，記錄人起草的會(huì)議紀(jì)要通過(guò)審批，以公文流轉(zhuǎn)的形式發(fā)放到各相關(guān)部門以及與會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要在公司文秘處進(jìn)行管理。辦公室主任有權(quán)更改編號(hào)，有權(quán)更改編號(hào)基數(shù)。會(huì)議紀(jì)要類的文件可以按照部門、時(shí)間范圍進(jìn)行查詢。輸入數(shù)據(jù)及處理要求見(jiàn)本節(jié)流程描述和數(shù)據(jù)項(xiàng)描述。輸出數(shù)據(jù)及要求會(huì)議紀(jì)要在流轉(zhuǎn)結(jié)束后在會(huì)議紀(jì)要數(shù)據(jù)庫(kù)中保留為期一年的備份，同時(shí)發(fā)送一份拷貝到文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)。流程圖流程描述總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)擴(kuò)大會(huì)會(huì)議紀(jì)要流程：流程權(quán)限和操作擬稿起草會(huì)議紀(jì)要單，填寫相關(guān)文件要素，送交給總經(jīng)理簽字?？偨?jīng)理簽字對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審批，然后返回?cái)M

40、稿人。擬稿人發(fā)布套紅、打印、分發(fā)、歸檔。流程結(jié)束數(shù)據(jù)項(xiàng)描述表單由如下基本數(shù)據(jù)項(xiàng)構(gòu)成：抬頭用戶填寫會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題。總經(jīng)理簽字時(shí)間地點(diǎn)經(jīng)辦部門經(jīng)辦人會(huì)議議題：文件編號(hào)與會(huì)人員主持人記錄人主送抄送發(fā)布范圍可以按接收人員/部門/群組進(jìn)行選擇。備注附件附件名稱。表單界面 會(huì)議紀(jì)要 總經(jīng)理簽字：時(shí)間：地點(diǎn)：經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：會(huì)議議題：文件編號(hào)：與會(huì)人員：主持人：記錄人：主送：抄送：發(fā)布范圍：(請(qǐng)選擇內(nèi)部接收人員或部門)備注：附件：附件：上傳刪除環(huán)境需求硬件需求應(yīng)用服務(wù)器CPU：雙Xeon 3.0G以上內(nèi)存： 2GB以上（建議4GB）硬盤： 73G硬盤4 /RAID卡網(wǎng)絡(luò)協(xié)議：可支持TCP/IP、IPX/SP

41、X等多種通信協(xié)議網(wǎng)卡：1000M網(wǎng)卡2電源：雙電源服務(wù)器需要提供UPS電源，能夠提供至少一小時(shí)的不間斷供電?？蛻魴C(jī)CPU：Intel PentiumIII 600MHz以上內(nèi)存： 256MB以上硬盤： 20G以上空閑硬盤空間網(wǎng)絡(luò)協(xié)議：可支持TCP/IP、IPX/SPX等多種通信協(xié)議網(wǎng)卡：100M網(wǎng)卡備份服務(wù)器CPU：Xeon 2.0G以上內(nèi)存：1G以上硬盤：73G硬盤4 / RAID卡網(wǎng)卡：1000M網(wǎng)卡2 電源：?jiǎn)坞娫捶?wù)器需要提供UPS電源，能夠提供至少一小時(shí)的不間斷供電。軟件需求應(yīng)用服務(wù)器操作系統(tǒng)：Windows2003 Server中文版瀏覽器：IE6以后版本應(yīng)用軟件： Lotus D

42、omino R6.5.5客戶機(jī)操作系統(tǒng)：Windows98/NT/2000瀏覽器：IE6以后版本應(yīng)用軟件：Microsoft Word 2000或以后版本備份服務(wù)器操作系統(tǒng)：Windows2003 Server中文版Domino服務(wù)器： Lotus Domino 6.5.5安全保密性需求任何軟件系統(tǒng)都必須考慮安全性要求，信息安全是應(yīng)用系統(tǒng)成功的必要條件。盡管每一個(gè)信息系統(tǒng)對(duì)安全性的需求不盡相同，但是根據(jù)ISO 7498安全性標(biāo)準(zhǔn)，它們都可以歸類到以下的幾個(gè)方面：權(quán)限控制、身份識(shí)別與驗(yàn)證、保密性、數(shù)據(jù)完整性與不可篡改性。一個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng)只有完整地滿足上述安全性要求，才可以被認(rèn)為是安全的（從技術(shù)上

43、），換句話說(shuō)，安全性信息系統(tǒng)必須提供上述幾種安全性控制服務(wù)。即：權(quán)限控制（Access Control）：即只允許經(jīng)過(guò)授權(quán)（Authorized）和經(jīng)過(guò)驗(yàn)證（Authenticated）的用戶存取某一信息資源，不管信息資源是在服務(wù)器上，還是在個(gè)人工作站里。對(duì)資源存取控制可以由資源擁有者賦予，或者是由信息系統(tǒng)根據(jù)某種規(guī)則賦予。權(quán)限控制的內(nèi)容包括：誰(shuí)可以存取、存取方式、何時(shí)存取、存取條件等。身份識(shí)別與驗(yàn)證（Identification and Authentication）： 目的是確認(rèn)訪問(wèn)者的身份。訪問(wèn)者可能是人或者程序，識(shí)別與驗(yàn)證就是驗(yàn)證它們提交的身份識(shí)別標(biāo)志。驗(yàn)證的過(guò)程最簡(jiǎn)單的是單向的，即系

44、統(tǒng)驗(yàn)證訪問(wèn)者的身份；也可以是雙向或三方的，用于分布式環(huán)境下對(duì)于客戶機(jī)與服務(wù)器的身份驗(yàn)證。身份驗(yàn)證是權(quán)限控制的基礎(chǔ)和必要條件。保密性（Confidentiality）：目的是保護(hù)敏感信息。當(dāng)敏感信息被保存在本地時(shí)，必須使用權(quán)限控制或加密技術(shù)，使之得以保護(hù)；當(dāng)敏感信息在網(wǎng)絡(luò)上傳輸時(shí)，應(yīng)該被加密。數(shù)據(jù)完整性（Data Integrity）：目的是保證信息未經(jīng)非授權(quán)的修改。用戶或程序在使用數(shù)據(jù)時(shí)，或者數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸時(shí)，必須有手段保證和檢測(cè)信息未被非法修改過(guò)。不可篡改性（Non-repudiation）：可以看成是身份識(shí)別與驗(yàn)證的延伸。一般情況下用于電子傳輸，目的是確認(rèn)信息傳送雙方，即保護(hù)信息的接收方

45、防止發(fā)送人否認(rèn)已發(fā)出信息，保護(hù)信息的發(fā)送方防止接收方否認(rèn)已收到信息。易使用性需求為了確保企業(yè)中具有不同計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的人員均能夠?qū)Ρ鞠到y(tǒng)快速地掌握并進(jìn)行方便地使用，要重視用戶界面的友好性和方便性。重點(diǎn)考慮用戶使用上的接受程度、企業(yè)上網(wǎng)辦事的效率及上網(wǎng)成本等各種因素，要求開發(fā)出的應(yīng)用軟件系統(tǒng)具有友好的用戶界面，易于上手，便于使用?？删S護(hù)性需求系統(tǒng)在技術(shù)層和應(yīng)用層都應(yīng)提供設(shè)計(jì)良好的管理工具，通過(guò)多層次的、方便而有效的管理手段，為系統(tǒng)正常運(yùn)行提供技術(shù)管理保障。從技術(shù)角度考慮，系統(tǒng)的技術(shù)層面能夠提供人機(jī)界面友好的可視化管理工具，確保從服務(wù)器硬件到專業(yè)系統(tǒng)軟件的各個(gè)系統(tǒng)技術(shù)層面，系統(tǒng)管理員都能夠方便的管

46、理、配置和監(jiān)控。從應(yīng)用角度考慮，為方便用戶的使用，系統(tǒng)還應(yīng)具有靈活、方便的工作流定義工具，系統(tǒng)管理員可在系統(tǒng)管理環(huán)境下任意調(diào)整或定義工作流程。用戶代表： 日 期： 附錄資料：不需要的可以自行刪除OA是什么說(shuō)起OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化），幾乎是人們都熟識(shí)和耳聞的一個(gè)IT名詞。然而什么是OA？卻是眾說(shuō)紛紜、莫衷一是。這主要是因?yàn)殡S著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA的描述也在不斷充實(shí)，但至今還沒(méi)有人對(duì)OA下過(guò)最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。其實(shí)OA的概念是動(dòng)態(tài)的，進(jìn)化論不管是其外延還是內(nèi)涵，已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化?？傮w上講，它是指一切可

47、滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整合。一個(gè)獨(dú)立存在的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念。辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段：從PC機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個(gè)階段，這個(gè)階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化；第二個(gè)階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個(gè)

48、應(yīng)該在90年代的初期；第三個(gè)階段，這個(gè)階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。第四個(gè)階段，即協(xié)同辦公門戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）。與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。OA軟件的效用從OA軟件近些年的發(fā)展來(lái)看，特別是進(jìn)入OA第四個(gè)階段協(xié)同辦公門戶。具備以下七個(gè)方面的功效。(一)內(nèi)部通訊平臺(tái)建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(二)信息發(fā)布平臺(tái)在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的

49、規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。(三)工作流程自動(dòng)化這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。（四）文檔管理的自動(dòng)化使各類的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。（五）輔助辦公它牽

50、涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。（六）信息集成我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來(lái)講，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)的規(guī)模越來(lái)越大，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA系統(tǒng)的

51、兩個(gè)必備條件如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問(wèn)題：（一）了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。（二）組織保障 OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過(guò)。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)

52、、試用在整個(gè)過(guò)程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績(jī)效考核是較為可行的辦法。如何規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)如何“規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)”？許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問(wèn)題則比較模糊。 系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問(wèn)題的考慮： 實(shí)施目標(biāo)及明確需求？ 是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？ 系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？ 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？ 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問(wèn)題后，便可以進(jìn)行市場(chǎng)咨詢、招標(biāo)等過(guò)程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需

53、求提出良好的建設(shè)和方案。許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營(yíng)思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 某些管理問(wèn)題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？ 在過(guò)程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？如何定義自己的OA需求（一）需求陷阱貪大求全內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門，一段時(shí)間后收集上來(lái)匯總；然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需

54、求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說(shuō)呢？我們來(lái)看看，首先你搜集上來(lái)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來(lái)應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒(méi)有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語(yǔ)和深?yuàn)W晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。其次，你的需求要集各個(gè)OA軟件廠商之所長(zhǎng)，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長(zhǎng)的產(chǎn)品幾無(wú)可能。如果一定要有的話，代價(jià)是實(shí)施周期無(wú)限期的延長(zhǎng)，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟

55、件廠商之所長(zhǎng)的產(chǎn)品來(lái)。實(shí)施周期無(wú)限期的延長(zhǎng)與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒(méi)有止境，最后項(xiàng)目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？（二）需求建議所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來(lái)，本位主義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢(shì)部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無(wú)把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。選

56、型八大誤區(qū)應(yīng)用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了八大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。誤區(qū)一：自己開發(fā) 自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來(lái)越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好。其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無(wú)法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)

57、和自己?jiǎn)挝坏霓k公流程進(jìn)行簡(jiǎn)單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長(zhǎng)融合期；最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬(wàn)元，很多都要數(shù)十萬(wàn)元，顯然得不償失。因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。誤區(qū)二：功能越全越好 只要你肯付錢，軟件的功能是可以無(wú)限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使

58、應(yīng)用半途而廢。選購(gòu)OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。其實(shí)，就OA的功能來(lái)說(shuō)，在通用的核心功能之外，每增加10%，價(jià)格至少會(huì)增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒(méi)有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作誤區(qū)三：價(jià)格越低越好 價(jià)格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？首先，質(zhì)量

59、問(wèn)題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來(lái)的企業(yè)里帶出來(lái)的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒(méi)有保障；其次，服務(wù)問(wèn)題。這種軟件一般無(wú)法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無(wú)底洞。記住，過(guò)低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任。還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷售，比如惡性競(jìng)爭(zhēng)、搶占市場(chǎng)、爭(zhēng)奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場(chǎng)等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。誤區(qū)四：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式 如果有

60、人說(shuō)他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我們要問(wèn)：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)； 其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；再次，OA的公開、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。誤區(qū)五：大企業(yè)開發(fā)的一定好 大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍钇浯?，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍； 功能呢是大同小異。再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念