項(xiàng)目部檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則

1、歡迎下載內(nèi)容僅供參考編制依據(jù)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則依據(jù)公司關(guān)于向公司移交竣工檔案的規(guī)定（中交一航辦字2012163 號(hào)）及工程竣工資料整理管理規(guī)定（QG/YH2.11-2012）規(guī)定，為規(guī)范項(xiàng)目部檔案管理工作，加 強(qiáng)過(guò)程控制，確保檔案形成格式規(guī)范、質(zhì)量齊全、完整、準(zhǔn) 確，特組織編制、實(shí)施。適用范圍本規(guī)定適用于四川合江工程項(xiàng)目經(jīng)理部所有在建工程。管理職責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行檔案國(guó)家法律、法規(guī)和規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行公司及項(xiàng)目部的檔案管理制度，并監(jiān)督、 檢查貫徹執(zhí)行情況，了解檔案工作情況，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，促進(jìn)檔案工作與各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展和動(dòng)態(tài)管理，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)審核、簽字工作。工程

2、質(zhì)量部為檔案管理資料室歸口部門，負(fù)責(zé)做好工程竣工資料收集及組卷、施工過(guò)程驗(yàn)收、圖紙、技術(shù)管理、質(zhì) 量管理、聲像資料的收集、管理、傳遞工作；對(duì)項(xiàng)目上形成 的資料統(tǒng)籌管理；建立工程資料管理的各種收發(fā)文及借閱記 錄；對(duì)接收的文件進(jìn)行處理，包括：簽收、編號(hào)、登記、傳 閱、催辦、存檔、保管；按照預(yù)備立卷原則和方法，對(duì)項(xiàng)目 文件進(jìn)行分類管理，整理成卷；按規(guī)定進(jìn)行項(xiàng)目文件借閱管 理；做好項(xiàng)目檔案保密工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。綜合辦公室、計(jì)合部、財(cái)務(wù)部、安監(jiān)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)檔案資料整理，并依據(jù)公司要求單獨(dú)歸檔。檔案收集管理項(xiàng)目文件應(yīng)伴隨施工過(guò)程和管理環(huán)節(jié)隨時(shí)產(chǎn)生并及時(shí)收 集整理；工程施工前，工程質(zhì)

3、量部應(yīng)會(huì)同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人按業(yè)主單位及項(xiàng)目所在地檔案部門的要求，制定竣工資料整理計(jì)劃，明確資料內(nèi)容及份數(shù)（詳見(jiàn)附件 1 竣工檔案歸檔要求），工程質(zhì)量部負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料收集、整理及歸檔管理（含協(xié)作單位檔案資料）；協(xié)作單位檔案資料由工程質(zhì)量部依據(jù)單位分部分項(xiàng)工程劃分及工程進(jìn)度定期收集歸檔，協(xié)作單位指定專人負(fù)責(zé)資料編寫(xiě)、收集及報(bào)驗(yàn)工作，并將負(fù)責(zé)人納入工程質(zhì)量部統(tǒng)一管理。施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等工程技術(shù)綜合資料應(yīng)在監(jiān)理和建設(shè)單位審批復(fù)核確認(rèn)后三天內(nèi)，由工程質(zhì)量 部登記存放資料室；設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更以及涉及變更的會(huì)議紀(jì) 要，應(yīng)在完成審批后三天內(nèi)由工程質(zhì)量部登記存放資料室

4、； 同時(shí)將副本或復(fù)印件于計(jì)合部留存；各種原材料、半成品、成品、混凝土預(yù)制件等質(zhì)量保證 資料應(yīng)在監(jiān)理審批后三天內(nèi)交由試驗(yàn)員登記存放資料室，其 出廠合格證和進(jìn)廠檢測(cè)報(bào)告應(yīng)一一對(duì)應(yīng)保管；隱蔽驗(yàn)收資料應(yīng)按規(guī)范規(guī)定進(jìn)行隱檢項(xiàng)目檢查，應(yīng)填寫(xiě) 隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄，要有針對(duì)性、內(nèi)容簡(jiǎn)練，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確 可靠，圖示清晰，簽字手續(xù)齊備，結(jié)論性意見(jiàn)明確，經(jīng)審批后三日內(nèi)由工程質(zhì)量部登記存放資料室；工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收材料中，檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄要有技術(shù)主辦、班組長(zhǎng)簽字，質(zhì)檢員應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)劃分檢驗(yàn)批并做檢查評(píng)定，專業(yè)監(jiān)理工程師填寫(xiě)驗(yàn)收結(jié)論；分部分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，由質(zhì)量員填寫(xiě)檢查結(jié)論，監(jiān)理工程師填寫(xiě)驗(yàn)收結(jié)論； 工程質(zhì)量部一周內(nèi)完成

5、單位、分部分項(xiàng)工程評(píng)定并登記存放資料室；施工照片、音像資料由綜合辦公室、工程部質(zhì)量部按階段或當(dāng)日移交資料室保管，同時(shí)按要求標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)、部 位等事項(xiàng)；會(huì)議紀(jì)要由綜合辦公室及時(shí)整理交工程質(zhì)量部登記保管；設(shè)備類文件由設(shè)備部按照要求單獨(dú)保管；計(jì)劃合同文件，由計(jì)合部單獨(dú)保管，按月或項(xiàng)目完工后統(tǒng)一移交資料室；財(cái)務(wù)類文件由財(cái)務(wù)部門做日常收集和整理，按照要求單 獨(dú)保管。物資類文件由物資部做日常收集和整理，按照要求單獨(dú) 保管。檔案資料檢查工程質(zhì)量部應(yīng)每月組織一次資料檢查（含協(xié)作單位）， 包括不限于開(kāi)工報(bào)審、施工組織設(shè)計(jì)和施工方案、分項(xiàng)和檢 驗(yàn)批資料、材料報(bào)驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)驗(yàn)、測(cè)量報(bào)驗(yàn)、設(shè)備報(bào)驗(yàn)以及 開(kāi)工報(bào)審等；單

6、位工程開(kāi)工前或每道工序完成后，相關(guān)報(bào)驗(yàn)資料技術(shù)主辦應(yīng)于 3 天內(nèi)必須報(bào)至工程質(zhì)量部，檔案管理員負(fù)責(zé)追蹤資料返回情況，請(qǐng)監(jiān)理或業(yè)主單位在 7 天之內(nèi)將上報(bào)資料簽字蓋章并返回項(xiàng)目部歸檔。協(xié)作單位相關(guān)報(bào)驗(yàn)資料 簽認(rèn)完成后臨時(shí)存放于工區(qū)資料室，待單位工程評(píng)定完成后 集中移交項(xiàng)目部工程質(zhì)量部歸檔。資料檢查獎(jiǎng)罰：各職能人員分管的項(xiàng)目，資料報(bào)驗(yàn)必須及時(shí)、準(zhǔn)確。技術(shù)主辦負(fù)責(zé)開(kāi)工報(bào)審、施組和施工方案、分項(xiàng)及檢驗(yàn)批、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告報(bào)驗(yàn)，單位工程開(kāi)工前，相應(yīng)的開(kāi)工報(bào)審、施組和施工方案應(yīng)報(bào)驗(yàn)完畢，每個(gè)分項(xiàng)或檢驗(yàn)批完成后，相關(guān)的報(bào)驗(yàn)資料 3 天內(nèi)上報(bào)至工程質(zhì)量部登記歸檔， 技術(shù)交底應(yīng)簽字齊全后，3 天內(nèi)送至工程質(zhì)量部登記

7、歸檔， 不按時(shí)報(bào)驗(yàn)和歸檔的，采取一定金額進(jìn)行處罰；其它部室人員報(bào)驗(yàn)資料處罰參照技術(shù)員進(jìn)行。項(xiàng)目部工程質(zhì)量部每月統(tǒng)計(jì)一次檢查情況，對(duì)未按要求完成資料報(bào)驗(yàn)的人員按規(guī)定進(jìn)行處罰，相應(yīng)的，對(duì)于資料上報(bào)及時(shí)、準(zhǔn)確的人員，給予一定獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)。表單填寫(xiě)內(nèi)容規(guī)范，圖樣及使用部位標(biāo)注清楚，相關(guān)簽署手續(xù)完備，且為相關(guān)責(zé)任人親筆簽名，禁止代簽；項(xiàng)目文 件材料書(shū)寫(xiě)工作，字跡、線條清晰，修改規(guī)范；文字內(nèi)容的 文字和圖表說(shuō)明，一律使用國(guó)家法定單位和符號(hào)，不準(zhǔn)隨意 涂改，禁止應(yīng)用涂改、刮擦改字等；書(shū)寫(xiě)紙張質(zhì)地優(yōu)良，規(guī)格基本統(tǒng)一，出廠合格證、發(fā)票、圖紙等小于 A4 紙材料的應(yīng)粘貼在 A4 復(fù)印后留存，大于 A4 紙張的文字材料

8、應(yīng)折疊成 A4 大小。完整性與保密性控制工程質(zhì)量部應(yīng)備有有資料電子版目錄，文件入檔目錄， 文件借閱目錄，收發(fā)文件表和文件處理會(huì)簽表等。文件入檔或借閱時(shí)，必須填寫(xiě)相關(guān)的目錄，文件借閱后， 不得損壞或丟失文件，否則將由借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。文件管理人員不在時(shí)，必須委托其他人進(jìn)行文件管理。建設(shè)單位或監(jiān)理單位提出的設(shè)計(jì)變更，項(xiàng)目部將根據(jù)變 更程度、范圍及時(shí)調(diào)整或重新策劃施工方案和計(jì)劃。在接到 變更通知后，工程質(zhì)量部應(yīng)在原設(shè)計(jì)文件上作修改或標(biāo)明作 廢，并通知技術(shù)主辦，以防誤用。各類資料填寫(xiě)及時(shí)、準(zhǔn)確，簽字齊全。質(zhì)量保證資料如報(bào)驗(yàn)單、隱蔽驗(yàn)收記錄等入竣工資料的文件格式必須按照規(guī) 范要求格式填寫(xiě)。報(bào)驗(yàn)單應(yīng)根

9、據(jù)測(cè)量實(shí)測(cè)資料進(jìn)行整理，嚴(yán) 禁為保證合格率而編寫(xiě)假數(shù)據(jù)，原件必須留存于項(xiàng)目部，以 備整理竣工資料。（報(bào)驗(yàn)單電子版報(bào)工程質(zhì)量部留存）。質(zhì)量員為專職的圖像、影音資料管理員，各主辦技術(shù)員應(yīng)及時(shí)按工序收集施工照片和錄像，每周并定期報(bào)質(zhì)量員進(jìn) 行整理。做好施工資料保密工作，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不 得隨意查看資料。收到任何外來(lái)文件時(shí)，及時(shí)交工程質(zhì)量部做登記，并給 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，以免漏項(xiàng)。未經(jīng)總工或其他領(lǐng)導(dǎo)同意，外來(lái)人員不得隨便進(jìn)入資料 室借閱或領(lǐng)取任何技術(shù)性資料及相關(guān)文件。在文件借閱、領(lǐng)用過(guò)程中，辦理相關(guān)手續(xù)（必須把姓名、借閱日期注明）， 文件在歸還過(guò)程中，同樣辦理以上手續(xù)。報(bào)送技術(shù)性資料時(shí)，交工程質(zhì)

10、量部統(tǒng)一登記。以免造成 編號(hào)重復(fù)，導(dǎo)致資料混亂。報(bào)送工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單、紅頭文件，視情況進(jìn)行掃描，未 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，不得借閱。任何人借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，凡借閱涉及保 密內(nèi)容的文件資料，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。資料室管理資料室?guī)旆繎?yīng)達(dá)到溫度適宜，清潔衛(wèi)生，無(wú)蟲(chóng)霉滋生。 每月大掃除一次。每年春季在全部檔案柜中放置樟腦，以防 蟲(chóng)害。堵塞鼠洞，防止鼠害。資料室旁必須配備消防器材，并定期檢查、更換，資料 室管理員應(yīng)學(xué)會(huì)消防器材的使用。資料室的門窗必須堅(jiān)固。每天下班時(shí)，應(yīng)對(duì)資料室的電 燈是否關(guān)閉、門窗是否關(guān)牢要進(jìn)行檢查。次日上班時(shí)，檢查 庫(kù)房門窗有無(wú)可疑情況。附件 1：竣工檔案歸檔要求附件 1：竣工檔案歸

11、檔要求竣工檔案資料份數(shù)本項(xiàng)目為局中標(biāo)項(xiàng)目，檔案整理 4 份原件（局、公司各1 套，檔案管 1 套，備份 1 套）?？⒐べY料歸檔要求交工驗(yàn)收綜合卷必須為原件，上報(bào)內(nèi)容包括：工程簡(jiǎn)介（需編寫(xiě)人簽名并加蓋項(xiàng)目公章）、開(kāi)工報(bào)告、竣工報(bào)告、交工驗(yàn)收證書(shū)、工程質(zhì)量鑒定書(shū)（單位工程）、工程質(zhì)量鑒定意見(jiàn)、單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表、竣工整體尺度測(cè)定表、單位工程安全及主要功能檢測(cè)表、施工許可證、工程大事記、 工程質(zhì)量保修單、科學(xué)技術(shù)檔案歸檔簽證單、歸檔目錄。刻錄光盤內(nèi)容。綜合卷 PDF 掃描件、工程簡(jiǎn)介、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)總結(jié)、施工方案、電子版竣工圖（具備條 件時(shí)）、照片及簡(jiǎn)介和說(shuō)明、歸檔簽證單、歸檔目錄、卷內(nèi)

12、目錄、建設(shè)單位要求的掃描件電子版等統(tǒng)一刻錄光盤兩套歸 檔。表格統(tǒng)一為 EXCEL 格式，歸檔目錄，卷內(nèi)目錄均應(yīng)使用excel 格式，“卷內(nèi)目錄”每?jī)?cè)均應(yīng)重新命名冊(cè)號(hào)，并與歸檔目錄的編號(hào)相對(duì)應(yīng)。表格樣式使用建設(shè)單位及監(jiān)理單位下發(fā)施表（設(shè)計(jì)變更情況一覽表、科技檔案卷內(nèi)目錄、竣工圖及竣工資料封皮除外）。上報(bào)時(shí)間及手續(xù)。竣工檔案應(yīng)在工程交工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)報(bào)公司，移交時(shí)必須辦理移交手續(xù)一式三份，包括科學(xué)技 術(shù)檔案移交簽證單、科技技術(shù)檔案歸檔目錄，簽字蓋章后進(jìn)行交接。因業(yè)主原因未能及時(shí)辦理交工驗(yàn)收時(shí)綜合卷可以緩 交，其它資料及竣工圖應(yīng)按時(shí)上報(bào)。具體移交整理內(nèi)容：工程竣工綜合資料工程竣工說(shuō)明（包含工程簡(jiǎn)介、施工概況、工程質(zhì)量情況、對(duì)工程使用和維護(hù)建議、遺留問(wèn)題及處理意見(jiàn)等）；開(kāi)工報(bào)告；竣工報(bào)告；停工報(bào)告；復(fù)工報(bào)告；工程交工驗(yàn)收證書(shū)；工程質(zhì)量鑒定書(shū)；單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表；單位工程觀感質(zhì)量評(píng)價(jià)表；單位工程質(zhì)量控制核查記錄；單位工程安全和工程檢驗(yàn)資料核查及主要抽查記 錄；工程竣工數(shù)量清單；工程結(jié)算清單或文件。工程技術(shù)綜合資料施工組織設(shè)計(jì)及施工方案。圖紙會(huì)審記錄；設(shè)計(jì)變更通知單；工程業(yè)務(wù)聯(lián)系單；工程變更費(fèi)用報(bào)審表；監(jiān)理業(yè)務(wù)聯(lián)系單?？⒐D施工技術(shù)管理綜合資料