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文檔簡(jiǎn)介

1、前言導(dǎo)語(yǔ)一、課程內(nèi)容跟網(wǎng)校學(xué)會(huì)計(jì)電算化共四章:第一章,主要介紹會(huì)計(jì)電算化的基本知識(shí),了解我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的由來(lái),以及現(xiàn)在會(huì)計(jì)核算軟件的功能模塊,通過(guò)與手工會(huì)計(jì)核算的比較,更加清楚地知道會(huì)計(jì)電算化核算的優(yōu)點(diǎn)。第二章,介紹了會(huì)計(jì)電算化核算的基本流程,常用模塊基本操作的介紹和注意事項(xiàng),與實(shí)務(wù)操作有著直接的聯(lián)系,這一章的介紹為后面章節(jié)的學(xué)習(xí)打下基礎(chǔ)。第三章和第四章主要是以用友暢捷通T3和金蝶KIS專業(yè)版兩個(gè)軟件為例,演示了從建立賬套到結(jié)賬、編制報(bào)表的基本流程,以及其他常用模塊的演示操作,讓大家能夠掌握軟件的基本操作。二、講課思路本書(shū)特點(diǎn):即學(xué)即用講課思路:即講即練三、聽(tīng)課要求先看后練第一章會(huì)計(jì)電算化概述

2、會(huì)計(jì)電算化的含義會(huì)計(jì)電算化的作用會(huì)計(jì)核算軟件及各功能模塊簡(jiǎn)介會(huì)計(jì)核算軟件與手工會(huì)計(jì)核算的異同利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一里程碑,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展,計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)大。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)要了解會(huì)計(jì)電算化的基本知識(shí),為后面操作部分的學(xué)習(xí)做一個(gè)理論基礎(chǔ)。第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化簡(jiǎn)介一、會(huì)計(jì)電算化的含義1981年8月,中國(guó)人民大學(xué)和第一汽車制造廠聯(lián)合召開(kāi)了“財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、成本應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)專題討論會(huì)”,正式指出了會(huì)計(jì)電算化的概念。這次會(huì)議也是我國(guó)會(huì)計(jì)電算化理論研究的一個(gè)里程碑。會(huì)計(jì)電算化有廣義和狹義之分。狹義的會(huì)計(jì)電算化,是指以電子計(jì)算機(jī)(以下簡(jiǎn)稱

3、計(jì)算機(jī))為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用;廣義的會(huì)計(jì)電算化,是指與實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化工作有關(guān)的所有工作,包括會(huì)計(jì)電算化軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用及市場(chǎng)的培育與發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃,會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng),會(huì)計(jì)電算化的制度建設(shè)等。二、會(huì)計(jì)電算化的作用具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(一)提高會(huì)計(jì)核算的水平和質(zhì)量減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作效率縮短了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的周期,提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的正確性和規(guī)范性。(二)提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)管理水平為從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件。為從事后管理向事中控制、事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件。為企業(yè)全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。(三)推動(dòng)會(huì)計(jì)技術(shù)、

4、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新電算化會(huì)計(jì)不僅使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)使用的介質(zhì)、工具、簿籍格式等形式發(fā)生了變化,而且對(duì)會(huì)計(jì)核算的方式、程序、內(nèi)容和方法,以及控制甚至管理制度都提出了相應(yīng)的變化要求,并進(jìn)一步涉及到會(huì)計(jì)學(xué)的理論問(wèn)題。因此,會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展,不是一次微小的變動(dòng),而是一場(chǎng)深刻的變革,是會(huì)計(jì)學(xué)發(fā)展史上的一次改革。會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展,必將對(duì)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)實(shí)踐提出許多新的問(wèn)題和新的要求,從而促進(jìn)會(huì)計(jì)理論與實(shí)踐的進(jìn)一步發(fā)展和提高。第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件一、會(huì)計(jì)核算軟件會(huì)計(jì)工作范圍較廣,一般可分為會(huì)計(jì)核算軟件、會(huì)計(jì)管理軟件和會(huì)計(jì)決策軟件。會(huì)計(jì)核算軟件是指專門(mén)用于會(huì)計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件,包括采用各種計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編制的用

5、于會(huì)計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)程序。凡是具備相對(duì)獨(dú)立完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的軟件,如賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、工資核算軟件等,均可視為會(huì)計(jì)核算軟件。會(huì)計(jì)核算軟件按照硬件結(jié)構(gòu)劃分,按照適用范圍分為專用會(huì)計(jì)核算軟件和通用會(huì)計(jì)核算軟件兩類。(一)專用會(huì)計(jì)核算軟件專用會(huì)計(jì)核算軟件又稱定點(diǎn)開(kāi)發(fā)核算軟件,專供本單位使用的會(huì)計(jì)核算軟件。專用會(huì)計(jì)核算軟件的優(yōu)點(diǎn)是把使用單位的會(huì)計(jì)核算規(guī)則(如會(huì)計(jì)科目、報(bào)表格式、工資項(xiàng)目、固定資產(chǎn)項(xiàng)目等)編入會(huì)計(jì)軟件,非常適合本單位的會(huì)計(jì)核算,使用起來(lái)簡(jiǎn)便易行。其缺點(diǎn)是,由于會(huì)計(jì)核算規(guī)則固化,軟件受使用范圍和時(shí)間限制,系統(tǒng)只適用個(gè)別單位、在特定時(shí)間的應(yīng)用,一旦更換單位或者因?yàn)?/p>

6、政策等原因造成會(huì)計(jì)核算環(huán)境發(fā)生變化,軟件將無(wú)法繼續(xù)使用。(二)通用會(huì)計(jì)核算軟件在我國(guó),通用會(huì)計(jì)核算軟件的發(fā)展歷史并不長(zhǎng),只有20多年的時(shí)間,但發(fā)展十分迅速。我國(guó)會(huì)計(jì)核算軟件的發(fā)展歷史上有兩次飛躍。第一次飛躍是財(cái)政部在20世紀(jì)80年代末,確定大力推廣通用會(huì)計(jì)核算軟件;第二次飛躍就是財(cái)政部在1994年,為了大力推廣會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展,推出了一系列指導(dǎo)文件。通用會(huì)計(jì)核算軟件一般是指由專業(yè)軟件公司研制,公開(kāi)在市場(chǎng)上銷售,能適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位會(huì)計(jì)核算與管理基本需要的會(huì)計(jì)核算軟件。其特點(diǎn)是軟件可以在多個(gè)單位使用,一次開(kāi)發(fā),多次使用,研制效益比較高。目前我國(guó)通用會(huì)計(jì)核算軟件以商品化軟件為主,例如用友U

7、8系列、金蝶K/3系列通用企業(yè)會(huì)計(jì)軟件。由于商品化會(huì)計(jì)軟件比較多,分別適用于不同的行業(yè)和運(yùn)行環(huán)境,功能和性能也各具特色,在選擇商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí)應(yīng)進(jìn)行全面的考察,主要包括以下幾個(gè)方面:滿足會(huì)計(jì)制度的要求。會(huì)計(jì)軟件一般按行業(yè)分為不同的版本,如工業(yè)版、商品流通版、行政事業(yè)版等,應(yīng)選擇適合本行業(yè)特點(diǎn)的會(huì)計(jì)軟件。同時(shí),應(yīng)充分考慮軟件是否滿足會(huì)計(jì)制度的要求。滿足會(huì)計(jì)核算與會(huì)計(jì)管理的需要。企事業(yè)單位的規(guī)模、管理模式和業(yè)務(wù)處理的程序不同,對(duì)會(huì)計(jì)軟件的要求也不相同。會(huì)計(jì)軟件所提供的功能必須滿足本單位具體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和管理的需要,特別是一些特殊的業(yè)務(wù)要求,例如,外幣核算、自動(dòng)匯兌損益、部門(mén)管理、項(xiàng)目管理、預(yù)算管理等。

8、滿足會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)變化和發(fā)展的需要。單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展可能引起會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的變化,例如,業(yè)務(wù)量的增加、業(yè)務(wù)處理流程的調(diào)整等。會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)能夠根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化進(jìn)行靈活的設(shè)置和擴(kuò)充,適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。會(huì)計(jì)軟件的易用性、穩(wěn)定性和安全性。會(huì)計(jì)軟件的易用性是指軟件是否操作方便,界面是否友好,是否符合會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣等,直接影響會(huì)計(jì)軟件的使用。會(huì)計(jì)軟件的穩(wěn)定性是指軟件運(yùn)行過(guò)程中是否意外中斷等,也是評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)軟件的一項(xiàng)重要指標(biāo)。會(huì)計(jì)軟件的安全性是指會(huì)計(jì)軟件防止會(huì)計(jì)信息被泄漏和破壞的能力,以及會(huì)計(jì)軟件防錯(cuò)、查錯(cuò)和糾錯(cuò)的能力。會(huì)計(jì)軟件需要的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境。選擇商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí),必須明確該軟件的運(yùn)行環(huán)境,主要包括計(jì)算

9、機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)以及操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)等。不同的軟件有不同的要求,應(yīng)在保證軟件要求的基礎(chǔ)上充分利用現(xiàn)有的條件,減少投資。會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)。會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)對(duì)用戶來(lái)說(shuō)至關(guān)重要,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)連續(xù)運(yùn)行的系統(tǒng),不能間斷,一旦系統(tǒng)中斷正常運(yùn)行,會(huì)給用戶帶來(lái)重大的損失。因此,應(yīng)認(rèn)真考察會(huì)計(jì)軟件售后服務(wù)情況,包括技術(shù)力量、反應(yīng)時(shí)間等。二、會(huì)計(jì)核算軟件的功能模塊會(huì)計(jì)核算軟件的功能模塊是指會(huì)計(jì)核算軟件中能夠相對(duì)獨(dú)立完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能的各個(gè)部分。(一)會(huì)計(jì)核算軟件的基本構(gòu)成會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)財(cái)工固存應(yīng)銷會(huì)財(cái)務(wù)定貨收售本計(jì)務(wù)處核核應(yīng)核核報(bào)分理算產(chǎn)算算算表析子子核子款子子成子系系算系核系系本系統(tǒng)統(tǒng)

10、子系統(tǒng)統(tǒng)算子系統(tǒng)統(tǒng)統(tǒng)與匯總子系統(tǒng)統(tǒng)從圖中可見(jiàn),其中賬務(wù)處理模塊是會(huì)計(jì)核算軟件的核心模塊,該模塊以記賬憑證為接口與其他功能模塊有機(jī)連接在一起,構(gòu)成完整的會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)。下面,我們簡(jiǎn)要介紹會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中幾個(gè)模塊的主要功能。賬務(wù)處理模塊有的軟件稱為總賬系統(tǒng),賬務(wù)處理模塊是會(huì)計(jì)核算軟件中的核心,它是以會(huì)計(jì)憑證為原始數(shù)據(jù),通過(guò)憑證錄入、憑證審核,完成記賬和結(jié)賬、銀行對(duì)賬、賬簿查詢及打印輸出等基本功能,以及個(gè)人往來(lái)與管理、部門(mén)核算和管理、項(xiàng)目核算管理等輔助核算功能。工資核算模塊工資核算模塊是以職工個(gè)人工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),完成職工工資計(jì)算。主要包括:工資費(fèi)用匯總和分配;計(jì)算個(gè)人所得稅;查詢、統(tǒng)計(jì)和打印各種

11、工資表;自動(dòng)進(jìn)行工資費(fèi)用的分配并生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理模塊。固定資產(chǎn)核算模塊固定資產(chǎn)核算模塊主要完成兩個(gè)功能:是固定資產(chǎn)增減變動(dòng)情況的登記;二是根據(jù)各種折舊計(jì)算方法計(jì)算固定資產(chǎn)折舊。固定資產(chǎn)模塊還包括固定資產(chǎn)卡片的定義和計(jì)提折舊方法的定義功能;折舊計(jì)算和折舊入賬功能完成固定資產(chǎn)的折舊計(jì)算和折舊入賬。存貨核算模塊存貨核算模塊根據(jù)有關(guān)憑證進(jìn)行存貨采購(gòu)核算;按計(jì)劃計(jì)價(jià)或?qū)嶋H計(jì)價(jià)的方式,完成存貨收發(fā)結(jié)存的核算;查詢和打印各種賬表;自動(dòng)編制材料費(fèi)用分配轉(zhuǎn)賬憑證、自動(dòng)計(jì)算、編制成本差異轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理模塊。通常工業(yè)企業(yè)才需要使用該模塊。應(yīng)收應(yīng)付款核算模塊應(yīng)收應(yīng)付款核算模塊是根據(jù)往來(lái)業(yè)務(wù)(應(yīng)收應(yīng)付

12、業(yè)務(wù))的有關(guān)憑證,完成應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等往來(lái)業(yè)務(wù)的登記、核銷等工作;動(dòng)態(tài)反映各往來(lái)單位信息;進(jìn)行賬齡分析和壞賬估計(jì);生成應(yīng)收、應(yīng)付賬款明細(xì)表、賬款分析表等;自動(dòng)編制有關(guān)憑證并傳遞到賬務(wù)處理模塊。有的會(huì)計(jì)軟件將應(yīng)收/應(yīng)付核算功能模塊單獨(dú)分離出來(lái),分別建立應(yīng)收賬款核算功能模塊和應(yīng)付賬款核算功能模塊。銷售核算模塊銷售核算模塊是根據(jù)有關(guān)銷售憑證及銷售費(fèi)用等數(shù)據(jù)完成產(chǎn)品銷售收入、銷售費(fèi)用、銷售稅金、銷售利潤(rùn)的核算;生成產(chǎn)品銷售明細(xì)賬簿;查詢和打印各種賬表等。成本核算模塊成本管理模塊是根據(jù)成本核算的要求,通過(guò)用戶對(duì)成本核算對(duì)象的定義,對(duì)成本核算方法的選擇,以及對(duì)各種費(fèi)用分配方法的選擇,自動(dòng)對(duì)從工資模塊、

13、存貨核算模塊、固定資產(chǎn)模塊、賬務(wù)處理模塊傳遞的數(shù)據(jù)或者用戶手工輸入的數(shù)據(jù),匯總計(jì)算,輸出用戶需要的成本計(jì)算底稿,自動(dòng)編制有關(guān)轉(zhuǎn)賬憑證并傳遞給賬務(wù)處理系統(tǒng)。報(bào)表處理模塊報(bào)表處理生成、匯總分析模塊主要是根據(jù)事先定義好的格式和數(shù)據(jù)生成公式,由計(jì)算機(jī)自動(dòng)從賬務(wù)處理系統(tǒng)的賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取核算數(shù)據(jù),完成各種報(bào)表的編制與匯總工作,生成各種內(nèi)部報(bào)表、外部報(bào)表及匯總報(bào)表,并根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)生成各種分析圖等。企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表發(fā)生變動(dòng)時(shí),只需修改或者重新定義報(bào)表格式和取數(shù)公式即可。(二)會(huì)計(jì)核算軟件各模塊之間的數(shù)據(jù)關(guān)系會(huì)計(jì)核算軟件整體功能的實(shí)現(xiàn)是通過(guò)各模塊局部功能實(shí)現(xiàn)的。各模塊輸入或接受其他模塊傳遞的數(shù)據(jù),經(jīng)過(guò)加工處理,輸

14、出相關(guān)信息或傳遞數(shù)據(jù)到其他模塊,各模塊之間的數(shù)據(jù)傳遞和數(shù)據(jù)共享,以及各模塊之間的相互聯(lián)系和相互控制,構(gòu)成了一個(gè)完整的會(huì)計(jì)核算軟件。r附毎處產(chǎn)強(qiáng)卅I-I會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是以總賬系統(tǒng)為核心的,其他各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理都是圍繞總賬系統(tǒng)展開(kāi)旳阿tfff1JI的。他們之間的數(shù)據(jù)關(guān)系表現(xiàn)如下:總賬系統(tǒng)與工資管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)的初始化設(shè)置數(shù)據(jù),如會(huì)計(jì)科目檔案、部門(mén)檔案、職員檔案等,與工資管理系統(tǒng)可以共享。會(huì)計(jì)科目檔案在總賬系統(tǒng)中設(shè)置后,在工資管理中就不必重復(fù)設(shè)置;部門(mén)檔案、職員檔案在工資管理中設(shè)置后,在總賬系統(tǒng)中就不必重復(fù)設(shè)置。在工資管理中進(jìn)行工資業(yè)務(wù)處理完畢后,各項(xiàng)工資費(fèi)用的分配及其相關(guān)費(fèi)用的代扣、

15、提列,可以通過(guò)相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中,不必手工填制與工資相關(guān)業(yè)務(wù)的記賬憑證??傎~系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以共享會(huì)計(jì)科目、部門(mén)檔案、固定資產(chǎn)期初余額等初始設(shè)置數(shù)據(jù)。固定資產(chǎn)管理的日常業(yè)務(wù)處理中所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),如固定資產(chǎn)增加、固定資產(chǎn)減少或固定資產(chǎn)變動(dòng)數(shù)據(jù),可以生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中;月末固定資產(chǎn)折舊費(fèi)用的計(jì)提與分配數(shù)據(jù),也可以生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證直接傳遞到總賬系統(tǒng)中??傎~系統(tǒng)與采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、存貨核算和應(yīng)付款管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、存貨核算和應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以共享會(huì)計(jì)科目、部門(mén)檔案、供應(yīng)商檔案、存貨檔案等

16、初始設(shè)置數(shù)據(jù)。采購(gòu)管理中輸入采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票,采購(gòu)入庫(kù)單經(jīng)過(guò)庫(kù)存管理的審核,傳遞到存貨核算中匯總記賬,存貨核算將入庫(kù)材料或商品的匯總數(shù)據(jù)生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。采購(gòu)發(fā)票經(jīng)過(guò)應(yīng)付款管理審核,進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算,生成付款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)??傎~系統(tǒng)與銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算和應(yīng)收款管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與銷售管理、庫(kù)存管理、存貨核算和應(yīng)收款管理系統(tǒng)可以共享會(huì)計(jì)科目、部門(mén)檔案、客戶檔案、存貨檔案等初始設(shè)置數(shù)據(jù)。銷售管理中輸入銷售出庫(kù)單和銷售發(fā)票,銷售出庫(kù)單經(jīng)過(guò)庫(kù)存管理的審核,傳遞到存貨核算中匯總記賬,存貨核算將出庫(kù)匯總數(shù)據(jù)生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。銷售發(fā)票經(jīng)過(guò)應(yīng)收款管理審核

17、,進(jìn)行銷售結(jié)算,生成收款憑證或轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)??傎~系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)可以共享會(huì)計(jì)科目、部門(mén)檔案、項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案等初始設(shè)置數(shù)據(jù),各產(chǎn)品的主要成本管理數(shù)據(jù)均來(lái)自于相關(guān)系統(tǒng),如直接人工費(fèi)來(lái)自于工資管理;直接材料費(fèi)來(lái)自于存貨核算;制造費(fèi)用來(lái)自于固定資產(chǎn)管理、總賬系統(tǒng)、存貨核算等。成本管理的處理結(jié)果以轉(zhuǎn)賬憑證的方式傳遞到總賬系統(tǒng)。報(bào)表管理與各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系報(bào)表管理的功能是將會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中各相關(guān)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理,并以報(bào)表文件的形式反映會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。為實(shí)現(xiàn)報(bào)表編制功能,系統(tǒng)要求操作人事先定義報(bào)表的取數(shù)函數(shù)與取數(shù)公式,通過(guò)取數(shù)函

18、數(shù)、取數(shù)公式可以從各系統(tǒng)中讀取數(shù)據(jù)并生成會(huì)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、會(huì)計(jì)核算軟件與手工會(huì)計(jì)核算的異同會(huì)計(jì)核算軟件主要替代了手工會(huì)計(jì)的記賬、算賬、報(bào)表生成等工作,其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理主要由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成。會(huì)計(jì)核算軟件的核算方法與手工會(huì)計(jì)在原理上一致,但由于會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工具和方式與手工核算存在一定的區(qū)別,從而造成會(huì)計(jì)核算軟件與手工會(huì)計(jì)核算在處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)具體方法等方面,既有相同也有不同。(一)會(huì)計(jì)核算軟件與手工會(huì)計(jì)核算的相同點(diǎn)(4+)目標(biāo)一致遵守共同的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度遵守共同的基本會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)方法會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理流程大體一致(1)都必須嚴(yán)格審核原始單據(jù)的客觀、真實(shí)以及合法性。(2)都需要依據(jù)正

19、確、合法的原始單據(jù),按照借貸記賬法的規(guī)則和國(guó)家會(huì)計(jì)制度的要求編制記賬憑證并進(jìn)行審核。(3)都需要根據(jù)審核合法后的記賬憑證登記相關(guān)會(huì)計(jì)賬簿并定期結(jié)賬。(4)均需要根據(jù)國(guó)家會(huì)計(jì)制度的統(tǒng)一規(guī)定編制相關(guān)的報(bào)表。(二)會(huì)計(jì)核算軟件與手工會(huì)計(jì)核算的區(qū)別(5)會(huì)計(jì)核算工具不同會(huì)計(jì)信息載體不同記賬規(guī)則不完全相同手工會(huì)計(jì)核算規(guī)定日記賬、總賬要用訂本式賬冊(cè),明細(xì)賬可用訂本式或活頁(yè)式賬冊(cè);賬簿記錄的錯(cuò)誤要用劃線更正法、紅字沖銷法或補(bǔ)充登記法更正;賬頁(yè)中的空行、空頁(yè)用紅線劃銷等。會(huì)計(jì)核算軟件打印輸出的賬頁(yè)是折疊或卷帶狀的,與手工賬簿明顯不同;會(huì)計(jì)核算軟件不可能完全采用手工系統(tǒng)改錯(cuò)的方法,比如電算化環(huán)境下不存在劃線更正

20、法,為了保證審計(jì)的追蹤線索不致中斷,會(huì)計(jì)核算軟件中凡是已經(jīng)記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改,只能采用紅字沖銷法和補(bǔ)充登記法更正,以便留下改動(dòng)痕跡;另外手工會(huì)計(jì)登賬可能出錯(cuò),如數(shù)字算錯(cuò),也可能漏登,而計(jì)算機(jī)登賬只要手工憑證和錄入的憑證是正確的,則登記的賬簿肯定是正確無(wú)誤的。賬務(wù)處理流程類型存在差別手工會(huì)計(jì)核算賬務(wù)處理程序有:記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總核算形式、日記賬核算形式、日記總賬核算形式,各單位要根據(jù)本單位的規(guī)模、數(shù)量、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理要求及核算的繁簡(jiǎn)程度等因素,選擇一種較好的實(shí)用的核算形式。這幾種核算形式是為了簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)核算手續(xù)而產(chǎn)生的,但無(wú)論采取何種方式,都避免不了重復(fù)轉(zhuǎn)抄的根本弱點(diǎn),

21、而且財(cái)會(huì)人員和處理環(huán)節(jié)增多,若不加強(qiáng)內(nèi)部牽制和核對(duì),難免發(fā)生差錯(cuò)和舞弊。而會(huì)計(jì)核算軟件由于處理速度快,總賬和明細(xì)賬的登賬都是一次性的,有利于會(huì)計(jì)工作的標(biāo)準(zhǔn)化,而且全部處理過(guò)程都在計(jì)算機(jī)內(nèi)迅速完成,沒(méi)有必要區(qū)分多種核算形式進(jìn)行處理,經(jīng)常采用的會(huì)計(jì)核算形式是記賬憑證核算形式或科目匯總表核算形式。內(nèi)部控制方式不同第二章會(huì)計(jì)軟件的操作要求電算化會(huì)計(jì)核算基本流程通用賬務(wù)處理模塊基本操作通用會(huì)計(jì)報(bào)表模塊的基本操作工資、固定資產(chǎn)核算模塊的基本操作應(yīng)收、應(yīng)付模塊基本操作-FH電算化會(huì)計(jì)核算基本流程、手工會(huì)計(jì)核算流程缺點(diǎn):數(shù)據(jù)大量重復(fù)信息提供不及時(shí)準(zhǔn)確性差工作強(qiáng)度大、電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程*L1Js于(一)系統(tǒng)

22、初始化襯Iif.系統(tǒng)初始化主要包括建立賬套、設(shè)置操作員及權(quán)限、設(shè)置會(huì)計(jì)科目等內(nèi)容。(二)日常賬務(wù)處理流程日常賬務(wù)處理主要是根據(jù)提供的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)資料,利用會(huì)計(jì)核算軟件完成憑證錄入、審核、修改、查詢、記賬和結(jié)賬工作。編制記賬憑證編制記賬憑證可以采用以下幾種方式。(1)手工編制完成記賬憑證后錄入計(jì)算機(jī)。(2)根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會(huì)計(jì)憑證并由經(jīng)辦人簽章。(3)由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)。例如,由固定資產(chǎn)核算模塊根據(jù)預(yù)定的折舊資料自動(dòng)生成的計(jì)提折舊憑證。采用這種方式應(yīng)當(dāng)在記賬前打印出會(huì)計(jì)憑證并由經(jīng)辦人簽章。憑證審核在電算化環(huán)境下,憑

23、證審核是由負(fù)責(zé)審核的會(huì)計(jì)人員審核已輸入計(jì)算機(jī)的記賬憑證。會(huì)計(jì)核算軟件可根據(jù)審核情況進(jìn)行自動(dòng)控制,已通過(guò)審核的憑證,不能由憑證錄入人員直接進(jìn)行修改。未通過(guò)審核的憑證,不能進(jìn)行記賬。記賬在電算化環(huán)境下,記賬是由有記賬權(quán)限的人員,通過(guò)記賬功能發(fā)出指令,有計(jì)算機(jī)按照記賬程序自動(dòng)進(jìn)行的。電算化會(huì)計(jì)核算流程中的記賬有以下特點(diǎn):(1)記賬是一個(gè)功能按鍵,由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成相關(guān)賬簿登記;(2)同時(shí)登記總賬、明細(xì)賬和日記賬;(3)各種會(huì)計(jì)賬簿的數(shù)據(jù)都來(lái)源于記賬憑證數(shù)據(jù),記賬只是“數(shù)據(jù)搬家”,不產(chǎn)生新的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。結(jié)賬手工會(huì)計(jì)核算流程中,結(jié)賬工作環(huán)節(jié),工作量大且復(fù)雜。電算化會(huì)計(jì)核算中,由于可以一次性預(yù)先定義賬戶結(jié)

24、轉(zhuǎn)關(guān)系,因此結(jié)賬工作可以作為一個(gè)步驟由計(jì)算機(jī)在較短時(shí)間內(nèi)同時(shí)自動(dòng)完成。在會(huì)計(jì)期末,對(duì)指定月份進(jìn)行結(jié)賬。如果該月有尚未記賬的憑證,則不允許結(jié)賬。上一個(gè)月未結(jié)賬,下一個(gè)月不能記賬。結(jié)賬后,不能再輸入當(dāng)月的記賬憑證。三、電算化會(huì)計(jì)報(bào)表處理流程會(huì)計(jì)報(bào)表第一次使用時(shí),也存在報(bào)表初始化的問(wèn)題。所謂報(bào)表初始化,就是新建報(bào)表、定義報(bào)表格式、設(shè)置報(bào)表參數(shù)、定義報(bào)表取數(shù)公式和定義表內(nèi)及表間的勾稽關(guān)系。完成報(bào)表初始化后,報(bào)表的日常使用主要有報(bào)表編制、報(bào)表匯總、報(bào)表查詢和報(bào)表打印等。電算化會(huì)計(jì)報(bào)表處理流程的內(nèi)容包括:(1)報(bào)表格式定義;報(bào)表格式定義主要包括涉及報(bào)表表格、定義單元屬性等,通過(guò)設(shè)置報(bào)表的表樣可以確定整張報(bào)

25、表的大小和外觀。其設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括:設(shè)置報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、定義組合單元、定義單元屬性等。(2)報(bào)表公式定義;由于各種報(bào)表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系,所以報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算的勾稽關(guān)系的檢測(cè)就用到了不同的公式。主要有取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。(3)報(bào)表數(shù)據(jù)生成。四、電算化會(huì)計(jì)核算流程與手工會(huì)計(jì)核算流程的區(qū)別一句話:只要憑證正確,在軟件的幫助下,會(huì)計(jì)人員輕松的就可以完成記賬等一系列工作。第二節(jié)通用賬務(wù)處理程序模塊基本操作賬務(wù)處理模塊是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)(大腦)。、系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化是會(huì)計(jì)電算化非常重要的一項(xiàng)工作,它是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)。系統(tǒng)初始

26、化主要包括以下內(nèi)容:(一)建立賬套新建賬套是在建賬向?qū)У闹敢逻M(jìn)行的,通常確定賬套號(hào)、賬套名稱、賬套路徑、記賬本位幣、科目級(jí)次與編碼長(zhǎng)度、會(huì)計(jì)期間以及賬套啟用日期等。會(huì)計(jì)軟件具有多賬套管理功能,但是賬套號(hào)必須唯一;賬套名稱是用于識(shí)別賬套所屬的會(huì)計(jì)主體,在輸出憑證、賬簿和報(bào)表等會(huì)計(jì)資料時(shí)可直接調(diào)用,所以一般使用單位名稱;賬套路徑是指賬套文件在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中的存儲(chǔ)位置;科目級(jí)次和編碼按照“遵循統(tǒng)一規(guī)定,考慮實(shí)際情況,同時(shí)留有余地”的原則進(jìn)行設(shè)置,一般應(yīng)按行業(yè)預(yù)置會(huì)計(jì)科目;會(huì)計(jì)軟件一般提供多種會(huì)計(jì)期間界定方式,我國(guó)規(guī)定會(huì)計(jì)年度實(shí)行公歷年度,會(huì)計(jì)期間一般采用自然月份,賬套啟用會(huì)計(jì)期間即指開(kāi)始電算化工作

27、的期間,由單位根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置。建賬過(guò)程中設(shè)置的基礎(chǔ)參數(shù)對(duì)整個(gè)賬套至關(guān)重要,某些參數(shù)一旦沒(méi)置,在完成新建賬套后將無(wú)法修改。因此必須結(jié)合實(shí)際情況,認(rèn)真仔細(xì)做好新建賬套工作,保證建賬過(guò)程正確無(wú)誤。(二)設(shè)置操作員及其權(quán)限崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時(shí)進(jìn)行,平時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)可以進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。操作員的設(shè)置及其權(quán)限管理,應(yīng)按照內(nèi)部控制制度對(duì)崗位分工的要求,嚴(yán)格貫徹不相容職務(wù)分離的原則,授予不同用戶相應(yīng)的操作權(quán)限。操作員設(shè)置是為了解決“誰(shuí)”可以合法的進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。會(huì)計(jì)軟件一般都有一個(gè)默認(rèn)操作用戶,如“Admin(用友)、“Manager(金蝶)”等,首次進(jìn)入通常只能以默認(rèn)操作用戶登錄,然后可根據(jù)

28、需要進(jìn)行增加、修改或刪除用戶組及其用戶等操作。為了防止非法登錄,保障系統(tǒng)安全,在實(shí)際工作中,每一個(gè)操作員都應(yīng)該設(shè)置登錄密碼并定期或不定期更換。權(quán)限設(shè)置是為了解決操作員可以“干什么”的問(wèn)題。所有操作員都只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作,絕不允許越權(quán)操作。一般賬套主管(電算主管或會(huì)計(jì)主管)擁有賬套的最高操作權(quán)限。(三)設(shè)置輔助核算項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算軟件在一般會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上,還提供輔助核算功能。對(duì)于需要進(jìn)行輔助核算的各類項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)事先進(jìn)行設(shè)置,將各個(gè)項(xiàng)目類別和具體項(xiàng)目的信息錄入計(jì)算機(jī),才能在其他設(shè)置和日常核算中使用項(xiàng)目信息。輔助核算項(xiàng)目一般包括部門(mén)設(shè)置、項(xiàng)目檔案設(shè)置、往來(lái)單位設(shè)置等。(四)設(shè)置外幣及其匯率對(duì)于有外幣

29、收支的單位,應(yīng)按照實(shí)際外幣收支增設(shè)相關(guān)外幣幣種及其匯率,以便于進(jìn)行外幣原幣核算和期末的調(diào)匯工作,全面反映會(huì)計(jì)主體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。(五)設(shè)置會(huì)計(jì)科目主要有如下內(nèi)容:會(huì)計(jì)科目設(shè)置原則目前通用會(huì)計(jì)核算軟件一般都提供了符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目,而明細(xì)科目則由用戶根據(jù)各企業(yè)情況自行確定,確定原則如下:(1)一級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱必須要符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),明細(xì)科目名稱要通俗易懂、易記、好用、易推廣;(2)設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮到與會(huì)計(jì)核算軟件其他功能模塊之間的銜接,在賬務(wù)處理模塊中,只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額,才能接收其他模塊轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù);(3)設(shè)置會(huì)計(jì)科目必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的編制要求,凡是報(bào)表中所用

30、數(shù)據(jù),需要從賬務(wù)處理模塊中取數(shù)的,必須設(shè)定相應(yīng)的科目;(4)設(shè)置會(huì)計(jì)科目要注意保持科目間的協(xié)調(diào)和完整,不能只有下級(jí)科目,沒(méi)有上級(jí)科目,既要設(shè)置一級(jí)科目,又要考慮明細(xì)科目,以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料;(5)設(shè)置會(huì)計(jì)科目要注意保持相對(duì)的穩(wěn)定。會(huì)計(jì)科目設(shè)置內(nèi)容(1)會(huì)計(jì)科目編碼。手工方式下,會(huì)計(jì)科目通常采用文字的形式來(lái)表示,這種用文字表示的形式對(duì)計(jì)算機(jī)處理來(lái)說(shuō)存在著諸多不便,用科目編碼的形式便于反映會(huì)計(jì)科目的性質(zhì),也便于電算化的賬務(wù)處理。如表所示。電算化表示手工賬表示科目編碼科目名稱名稱注釋2221應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交稅費(fèi)一級(jí)賬戶(總賬賬戶)222101應(yīng)交增值稅應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅二級(jí)賬戶(明細(xì)賬戶)

31、22210101進(jìn)項(xiàng)稅額應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)三級(jí)賬戶(明細(xì)賬戶)22210105銷項(xiàng)稅額應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅(銷項(xiàng)稅額)三級(jí)賬戶(明細(xì)賬戶)22210106已交稅金應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅(已交稅金)三級(jí)賬戶(明細(xì)賬戶)設(shè)置會(huì)計(jì)科目編碼的時(shí)候要注意以下問(wèn)題:必須按照科目級(jí)次的先后次序建立。首先應(yīng)該從一級(jí)科目開(kāi)始,逐級(jí)向下設(shè)置明細(xì)科目;科目編碼必須唯一,不能重復(fù),也不能為空,其結(jié)構(gòu)必須與賬套參數(shù)中會(huì)計(jì)科目編碼方案一致;科目編碼通常用數(shù)字(或英文字母)等來(lái)表示,不得使用一些無(wú)意義、無(wú)秩序性的字符,如&空格等,以利于科目按科目編碼進(jìn)行排序檢索;科目編碼必須與科目名稱一一對(duì)應(yīng)。(2)會(huì)計(jì)科目名

32、稱。會(huì)計(jì)科目名稱是指會(huì)計(jì)科目的漢字名稱??颇棵Q用漢字、英文字母、數(shù)字等符號(hào)表示。科目名稱與科目編碼不同,科目編碼是供計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用的,而科目名稱則是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志,是在證、賬、表上打印的標(biāo)識(shí)。在設(shè)置科目名稱時(shí)應(yīng)注意:科目名稱不能為空;科目應(yīng)避免重名,以免影響科目運(yùn)用的準(zhǔn)確性;科目名稱的設(shè)置必須嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)制度(會(huì)計(jì)準(zhǔn)則)的規(guī)定,做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。(3)科目類型??颇款愋褪侵冈摽颇繉儆谫Y產(chǎn)、負(fù)債、共同、所有者權(quán)益、成本和損益類中的哪一類??颇款愋褪怯?jì)算機(jī)自動(dòng)識(shí)別科目進(jìn)行匯總管理的依據(jù)。在財(cái)政部頒發(fā)的會(huì)計(jì)制度(會(huì)計(jì)準(zhǔn)則)中,會(huì)計(jì)科目編碼的第一位就標(biāo)識(shí)了科目類型,其中科目編碼首位

33、為1、2、3、4、5、6,分別代表資產(chǎn)類、負(fù)債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類科目。(4)科目屬性??颇繉傩砸簿褪怯脩舾鶕?jù)本單位的核算和管理的需要來(lái)設(shè)置科目的相關(guān)性質(zhì)。包括設(shè)置會(huì)計(jì)科目的余額方向,設(shè)置外幣核算科目,設(shè)置數(shù)量核算科目,以及對(duì)需要進(jìn)行部門(mén)核算、項(xiàng)目核算等專項(xiàng)核算的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行輔助核算設(shè)置。會(huì)計(jì)科目設(shè)置注意事項(xiàng)增加科目時(shí)的注意事項(xiàng)新增科目為明細(xì)科目時(shí),其上級(jí)科目必須存在,否則會(huì)導(dǎo)致明細(xì)科目沒(méi)有上級(jí)科目;如果一個(gè)科目是明細(xì)科目,且已經(jīng)有發(fā)生額或余額產(chǎn)生時(shí),則不能再為該科目增加下級(jí)科目,只能在年初時(shí)進(jìn)行調(diào)整,否則會(huì)導(dǎo)致上下級(jí)科目金額不符。修改科目時(shí)的注意事項(xiàng)科目一旦使用,科目代碼

34、不能修改??颇咳绻呀?jīng)有余額、發(fā)生額,表明已有業(yè)務(wù)發(fā)生,即使涉及該科目的記賬憑證還沒(méi)有記賬,也表示該科目已使用;如果一個(gè)科目有下級(jí)科目,科目代碼不能修改,否則會(huì)造成其下級(jí)科目沒(méi)有對(duì)應(yīng)上級(jí)科目的錯(cuò)誤;若科目設(shè)有輔助賬,輔助賬使用后科目代碼也不能修改。如果修改,將造成其輔助賬信息不完整的錯(cuò)誤。刪除科目時(shí)的注意事項(xiàng)科目已經(jīng)使用,就不能被刪除;科目有下級(jí)科目時(shí),也不能被刪除。如果刪除,會(huì)造成其下級(jí)科目沒(méi)有對(duì)應(yīng)的上級(jí)科目的錯(cuò)誤;若科目設(shè)有輔助賬,當(dāng)輔助賬啟用后科目不能刪除。(六)錄入科目期初余額。為了保證會(huì)計(jì)電算化中的數(shù)據(jù)能與手工方式下的數(shù)據(jù)銜接,保持賬簿數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性,在應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)之前,

35、需要將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中。在錄入科目期初余額時(shí)要注意如下問(wèn)題:若企業(yè)是年初建賬,則期初余額等于年初數(shù);若企業(yè)是年中建賬,則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方發(fā)生額與累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚,也就是說(shuō),此時(shí)錄入科目期初余額時(shí),需錄入年初余額或建賬月份的月初余額,以及年初到該月的各月借貸方發(fā)生額或累計(jì)發(fā)生額;若科目有輔助核算,應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額,以便在期初余額中錄入;開(kāi)展了輔助核算的會(huì)計(jì)科目的期初余額不能直接錄入,應(yīng)該錄入輔助項(xiàng)目的期初金額,然后由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算生成該會(huì)計(jì)科目的期初余額;錄入科目期初余額時(shí),應(yīng)注意調(diào)整有關(guān)科目的余額方向,如果借貸方向不能改變,

36、可在數(shù)據(jù)前加“-表示與默認(rèn)的方向相反。錄入科目期初余額時(shí)一般只針對(duì)最末級(jí)科目,上級(jí)科目的期初余額通常由系統(tǒng)匯總所屬下級(jí)科目的數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算出來(lái);科目期初余額錄入完畢后,必須使用軟件提供的功能,進(jìn)行試算平衡,以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。(七)其他初始設(shè)置賬務(wù)處理模塊需要設(shè)置的基礎(chǔ)信息內(nèi)容很多,除上述設(shè)置以外,還包括憑證類別、結(jié)算方式、常用憑證、常用摘要等內(nèi)容。二、日常業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)初始化完成以后,即可以進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。也就是根據(jù)相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)資料,利用會(huì)計(jì)軟件完成憑證的編制、審核、修改、查詢、記賬和相關(guān)證賬的查詢打印輸出工作。(一)填制憑證記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分:一是憑證頭部分;二是憑證正文即憑

37、證體部分。憑證頭部分(1)憑證類別與憑證編號(hào)。錄入憑證時(shí),首先應(yīng)按在初始化時(shí)設(shè)置好的憑證類別代碼或名稱進(jìn)行選擇。在確定憑證類別后,一般賬務(wù)處理模塊會(huì)按憑證類別的不同按月對(duì)憑證進(jìn)行自動(dòng)連續(xù)編號(hào)。錄入憑證類別及編號(hào)時(shí)要注意:0002憑證編號(hào)由憑證類別編號(hào)(或憑證類別名)和憑證順序號(hào)共同組成,例如轉(zhuǎn)字不同類別的憑證每個(gè)月分別從1號(hào)開(kāi)始連續(xù)編號(hào);憑證號(hào)作為記賬憑證的標(biāo)識(shí),按會(huì)計(jì)制度要求,同一類別的憑證既不能重號(hào)也不允許漏號(hào)斷號(hào)。(2)憑證日期。也就是錄入記賬憑證的日期,包括年月日。輸入記賬憑證時(shí),必須輸入憑證日期。由于日期的正確性將影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序,所以輸入憑證日期時(shí)要憑證日期應(yīng)隨

38、著憑證號(hào)的遞增而遞增,不能小于前張憑證的日期;憑證日期不能超過(guò)(晚于)系統(tǒng)日期。(3)附單據(jù)張數(shù)。指所編制記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)。附單據(jù)張數(shù)應(yīng)根據(jù)錄入記賬憑證所依據(jù)的原始憑證實(shí)際張數(shù)輸入。但并不是所有的記賬憑證都有附件,如更正錯(cuò)賬的憑證、期末結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證就沒(méi)有附件。憑證體部分(1)摘要指對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡(jiǎn)述。憑證的每行必須有摘要內(nèi)容,不同行的摘要內(nèi)容可以不同,每行的摘要將隨該行會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。摘要的輸入可以在錄入憑證時(shí)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容用鍵盤(pán)輸入,也可以在系統(tǒng)初始化時(shí)對(duì)常用的摘要內(nèi)容定義好,當(dāng)輸入憑證摘要時(shí),根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)選擇相應(yīng)的摘要。(2)科目輸入會(huì)計(jì)科目時(shí),該會(huì)計(jì)

39、科目必須在系統(tǒng)初始化會(huì)計(jì)科目設(shè)置中已經(jīng)設(shè)置,且必須是最末級(jí)明細(xì)科目,不能有非法對(duì)應(yīng)科目。如果所輸入的會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求,則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容;如果一個(gè)科目同時(shí)兼有多種輔助核算,則要求同時(shí)輸入各種輔助核算的各項(xiàng)內(nèi)容。(3)輔助信息對(duì)于要進(jìn)行輔助核算的科目,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出輔助信息資料輸入界面提示操作用戶輸入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目核算、數(shù)量單價(jià)以及銀行結(jié)算信息等。(4)金額即該筆分錄的借方或貸方發(fā)生額。任何一張憑證都必須滿足“有借必有貸,借貸必相等”的基本原則。因此,保存每張憑證之前,系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡檢查,以保證數(shù)據(jù)的正確。如果不

40、平衡,將給予提示并要求修改,直到平衡為止。錄入憑證的金額要注意,由于金額分為借方金額和貸方金額兩欄,所以每條分錄的金額要么在借方,要么在貸方,不能在借貸雙方同時(shí)存在。另外,每條分錄的金額均不能為零。會(huì)計(jì)軟件通常都提供了自動(dòng)完成最后一條分錄金額的功能?!?”(二)憑證審核為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)、正確和可靠,記賬憑證必須要經(jīng)過(guò)審核。無(wú)論是直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證,還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng),都經(jīng)過(guò)了人工的操作處理,都需要經(jīng)過(guò)審核后,才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。憑證審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定,對(duì)憑證錄入員填制的記賬憑證進(jìn)行合法性

41、和正確性檢查,主要包括審核記賬憑證是否與原始憑證相符、會(huì)計(jì)分錄是否正確、內(nèi)容是否完整等,其目的是為了防止舞弊的產(chǎn)生。在賬務(wù)處理模塊中,所有錄入的憑證都必須經(jīng)過(guò)審核簽章后才能記賬。在這個(gè)過(guò)程中要注意如下問(wèn)題:審核憑證與填制憑證不允許是同一個(gè)人,只有具有審核權(quán)限的人員才允許進(jìn)行憑證審核工作;審核人員發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或有異議的憑證,不得直接進(jìn)行修改,必須由憑證錄入人員本人修改后再交由審核人員重新審核;憑證審核簽章后,不能直接對(duì)其進(jìn)行修改和刪除,必須取消審核后才能修改和刪除;要取消原審核簽章,即將該憑證變?yōu)槲唇?jīng)審核的狀態(tài),則必須由審核人員自己進(jìn)行。記賬憑證的審核可根據(jù)情形選擇單張審核或是成批審核。單張審核是由

42、審核人員逐張檢查記賬憑證并逐張簽審核章;而成批審核是由審核人員執(zhí)行成批審核功能,由會(huì)計(jì)軟件在后臺(tái)自動(dòng)審核所選全部未審核記賬憑證,并成批簽審核章。(三)憑證的修改如記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤,應(yīng)根據(jù)憑證的不同狀態(tài)運(yùn)用不同的更正方法予以修改。在進(jìn)行修改時(shí),一般應(yīng)在記賬憑證的來(lái)源處由制單人員本人進(jìn)行更正,即手工鍵盤(pán)錄入的憑證應(yīng)由制單人員本人在憑證模塊進(jìn)行修改,采用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能機(jī)制生成的憑證應(yīng)由執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的操作員重新生成正確憑證,由其他子模塊編制傳來(lái)的憑證應(yīng)返回由該模塊的憑證生成編制人員重新修改編制。憑證填制保存后未經(jīng)審核等任何簽章在此種狀態(tài)下,憑證上只有制單人員一人的簽章,可由制單本人找到需要修改的憑

43、證,將光標(biāo)移到需要修改處進(jìn)行修改并重新保存。憑證保存后已有審核等簽章但未記賬憑證保存后經(jīng)過(guò)審核等操作員處理簽章,此時(shí)憑證上有除制單人員外多個(gè)簽章責(zé)任人,不能對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行直接修改,應(yīng)利用取消功能消除審核等操作員的簽章后方可進(jìn)行更正并重新保存。憑證已記賬記賬后發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤,不能修改憑證。雖然會(huì)計(jì)軟件一般都提供了取消審核記賬等逆向操作功能,但對(duì)于此類差錯(cuò)不推薦采用這種方法進(jìn)行更正。為了給審計(jì)留下線索,提供審計(jì)軌跡,應(yīng)采用沖銷憑證或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行。(四)查詢憑證在編制記賬憑證過(guò)程中,可以通過(guò)查詢功能,對(duì)憑證進(jìn)行查看,以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況,保證憑證的正確性。所有的記賬憑證都將集中到憑證處

44、理模塊,所以在憑證模塊不僅可以查詢到憑證模塊填制的憑證,也可以查詢到模塊生成的憑證。(五)記賬記賬是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù),將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。在手工方式下,記賬是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附的原始憑證逐筆匯總登記有關(guān)的總賬和明細(xì)賬。在電算化方式下,記賬憑證經(jīng)審核簽字后,由有記賬權(quán)限的操作人員發(fā)出記賬指令,由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬、明細(xì)賬、日記賬、部門(mén)賬、往來(lái)賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?,使記賬過(guò)程更加明確,記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理,不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。為

45、了保障記賬順利,減少差錯(cuò),在記賬過(guò)程中需要注意以下的問(wèn)題:(1)在記賬過(guò)程中,不得中斷退出;(2)上月未結(jié)賬,本月不能記賬;(3)證記賬后,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,只能用沖銷憑證法或補(bǔ)充憑證的方法進(jìn)行修改。記賬后,如果確有特殊需要,可以利用系統(tǒng)提供的反記賬功能恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。這一功能只有賬套主管(電算主管)才有權(quán)執(zhí)行。(六)賬簿查詢?cè)跁?huì)計(jì)核算軟件中,會(huì)計(jì)賬簿可隨時(shí)根據(jù)需要生成以提供查詢或者輸出。查詢賬簿,需要設(shè)定查詢條件,查詢的結(jié)果可以屏幕顯示,也可以打印輸出。賬簿查詢主要包括基本會(huì)計(jì)核算賬簿的查詢輸出,以及各種輔助核算賬簿的查詢輸出。其中,總賬的查詢可以由科目余額表代替。需要注意的是,在電算化環(huán)境下,部

46、分會(huì)計(jì)賬簿的查詢可以選擇是否將未記賬憑證數(shù)據(jù)計(jì)算在內(nèi)。利用此功能,會(huì)計(jì)人員可以在記賬前得到會(huì)計(jì)賬簿的預(yù)期數(shù)。但是,現(xiàn)金、銀行存款日記賬等需要逐日結(jié)算的賬簿只能依據(jù)已記賬憑證生成。三、結(jié)賬每月月底都要進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬操作實(shí)際上就是指計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額,并終止本期的賬務(wù)處理工作。在電算化方式下,結(jié)賬操作與手工方式相比簡(jiǎn)單地多,結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理,每月只結(jié)賬一次,主要是對(duì)當(dāng)月日常處理限制和對(duì)下月賬簿的初始化,均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。在結(jié)賬前要進(jìn)行下列檢查:(1)檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬,有未記賬憑證不能結(jié)賬。(2)月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并以記賬,否則本月不能結(jié)賬。(3)檢查上月是

47、否結(jié)賬,如果上月未結(jié)賬,則本月不能結(jié)賬。(4)核對(duì)總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致,如果不一致,則不能結(jié)賬。(5)如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用,則檢查其他子系統(tǒng)是否已經(jīng)結(jié)賬,如果沒(méi)有,則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,結(jié)賬后不得再錄入本月憑證,并終止各賬戶的記賬工作;計(jì)算本月各賬戶發(fā)生額合計(jì)和本月賬戶期末余額,并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。結(jié)賬的時(shí)候要注意:各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)轉(zhuǎn)前完成。結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。結(jié)賬必須按月連續(xù)進(jìn)行,如果上月未結(jié)賬,則本月不能結(jié)賬。第三節(jié)通用會(huì)計(jì)報(bào)表模塊的基本操作一、會(huì)計(jì)報(bào)表模塊概述(一)會(huì)計(jì)報(bào)表的結(jié)構(gòu)不同會(huì)計(jì)報(bào)表

48、的格式和內(nèi)容不相同,不同會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表模板也各有特點(diǎn),但是就會(huì)計(jì)報(bào)表的框架結(jié)構(gòu)來(lái)講,一般由表頭、表體和表尾幾個(gè)部分組成。表頭表頭通常描述報(bào)表的名稱、報(bào)表編號(hào)、編制單位、編制日期、貨幣計(jì)量單位等內(nèi)容。表體表體是報(bào)表的主要部分,是由表樣單元(項(xiàng)目及項(xiàng)目名稱)和數(shù)據(jù)單元(報(bào)表數(shù)據(jù))組成。在報(bào)表編制過(guò)程中,表樣單元輸入的內(nèi)容一般為文字,數(shù)據(jù)單元輸入的內(nèi)容為數(shù)字(數(shù)值),而且數(shù)字是通過(guò)預(yù)先定義好的取數(shù)公式自動(dòng)計(jì)算生成。表尾表尾主要是指報(bào)表格式下方的說(shuō)明及附注等,既包括文字說(shuō)明,也包括部分?jǐn)?shù)據(jù)。如報(bào)表附注等補(bǔ)充資料及制表人、會(huì)計(jì)主管、單位負(fù)責(zé)人的簽章等。(二)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源一般來(lái)說(shuō),報(bào)表各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)主要

49、來(lái)源于總分類賬和明細(xì)賬,有的也來(lái)源于其他已經(jīng)編制甚至有的來(lái)源于諸如工資、固定生成的報(bào)表,還有的是根據(jù)本表表內(nèi)項(xiàng)目匯總計(jì)算得來(lái)的,資產(chǎn)等其他會(huì)計(jì)核算子模塊。因此會(huì)計(jì)報(bào)表模塊能與賬務(wù)處理(總賬)、工資、固定資產(chǎn)等子模塊聯(lián)用,通過(guò)報(bào)表取數(shù)公式從相應(yīng)模塊中提取所需數(shù)據(jù)并計(jì)算生成各種報(bào)表。(三)報(bào)表模塊的基本操作流程不同的會(huì)計(jì)軟件的報(bào)表處理模塊的具體操作會(huì)有所不同,但是通常的報(bào)表處理流程包括啟動(dòng)并登陸報(bào)表模塊、建立(或打開(kāi))報(bào)表、格式設(shè)計(jì)、處理數(shù)據(jù)、輸出報(bào)表、保存報(bào)表并退出報(bào)表模塊等基本過(guò)程。硏丸已“槪崔文掙J宅虐能決JL刪雌J則出胞我二、報(bào)表的編制操作(一)調(diào)用報(bào)表模板生成報(bào)表調(diào)用模板編制并生成會(huì)計(jì)報(bào)

50、表主要有以下幾個(gè)操作步驟:(1)啟動(dòng)并登錄報(bào)表模塊;(2)新建空白報(bào)表進(jìn)行報(bào)表;(3)從菜單命令中調(diào)出報(bào)表模板操作界面;(4)選擇本單位所屬行業(yè)、會(huì)計(jì)制度;(5)選擇將要編制生成的會(huì)計(jì)報(bào)表名稱;(6)所有選擇設(shè)置完成后單擊“確認(rèn)”按鈕;(7)在彈出的提示對(duì)話框中回答“是”或“確定”,則當(dāng)前空白表的格式就被模板自動(dòng)覆蓋。如有需要,可做適當(dāng)修改;(8)計(jì)算生成所需會(huì)計(jì)報(bào)表;(9)保存報(bào)表。(二)自定義報(bào)表的編制自定義報(bào)表編制的步驟是:建立新的空白報(bào)表新表格式化格式化設(shè)置主要包括表頭、表體、單元屬性設(shè)置。報(bào)表公式設(shè)置報(bào)表公式的定義,主要包括取數(shù)公式、審核公式和舍位平衡公式定義。(1)取數(shù)公式定義報(bào)表

51、取數(shù)公式定義是根據(jù)報(bào)表與賬簿、報(bào)表內(nèi)各項(xiàng)目、報(bào)表與報(bào)表、報(bào)表與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系,將報(bào)表編制方法通過(guò)取數(shù)公式加以描述,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化自動(dòng)處理報(bào)表數(shù)據(jù)的關(guān)鍵步驟。取數(shù)公式主要解決會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源,自動(dòng)計(jì)算生成會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。即從什么地方取數(shù)、取哪些數(shù)、數(shù)據(jù)要經(jīng)過(guò)哪些處理等等,經(jīng)過(guò)運(yùn)算這些公式就可以完成報(bào)表的編制工作。盡管不同的報(bào)表軟件在公式的具體形式有所不同,但其基本思想是一致的。公式都是由操作符和操作數(shù)組成的表達(dá)式,操作符可以是+(加號(hào))、-(減號(hào))、*(乘號(hào))、/(除號(hào))、A(乘方)、()(括號(hào))等,操作數(shù)可以是常數(shù)、報(bào)表單元和系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。表2-5常見(jiàn)的公式定義方式利用賬務(wù)

52、函數(shù)從賬上取數(shù)一般有期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、期末余額等取金額數(shù)據(jù)的函數(shù),也有相應(yīng)取數(shù)量數(shù)據(jù)的賬務(wù)函數(shù)。定義這些函數(shù)時(shí)通常需要指明相應(yīng)的科目編碼、會(huì)計(jì)期間、金額方向、賬套等參數(shù)等。利用統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)函數(shù)取數(shù)如計(jì)數(shù)函數(shù)、求和函數(shù)、求平均值函數(shù)、求最大值函數(shù)、求最小值函數(shù)等。直接列式計(jì)算取數(shù)這類主要是針對(duì)一些小計(jì)、合計(jì)等一般加減項(xiàng)目的數(shù)據(jù)計(jì)算,直接使用單元和運(yùn)算符號(hào)相結(jié)合的運(yùn)算式子,如利潤(rùn)表中本期金額欄內(nèi)的“利潤(rùn)總額=營(yíng)業(yè)利潤(rùn)+營(yíng)業(yè)外收入-營(yíng)業(yè)外支出”,其取數(shù)公式就可定義為“B19=B15+B16-B17。為了方便用戶進(jìn)行報(bào)表取數(shù)公式定義,報(bào)表模塊提供了公式向?qū)Чδ?。進(jìn)入公式向?qū)Ы缑?,依?jù)各項(xiàng)

53、目單元數(shù)據(jù)填列要求和數(shù)據(jù)源,按照系統(tǒng)提示,逐項(xiàng)回答從何處取數(shù)、哪一個(gè)會(huì)計(jì)期間、哪一個(gè)會(huì)計(jì)科目、哪一類型數(shù)據(jù)等取數(shù)條件,系統(tǒng)即可自動(dòng)生成所需要的取數(shù)公式。利用公式向?qū)Фx取數(shù)公式的操作步驟一般為:首先選中要定義取數(shù)公式的單元;執(zhí)行公式向?qū)Чδ?,進(jìn)入公式向?qū)Ы缑?;按照公式向?qū)У闹敢?,逐?xiàng)設(shè)置該項(xiàng)目的數(shù)據(jù)源及取數(shù)條件;按向?qū)е敢O(shè)置完畢,單擊確定按鈕,返回報(bào)表操作界面;自動(dòng)按所設(shè)條件生成取數(shù)公式并列示在公式編輯欄內(nèi);單擊確認(rèn)按鈕,公式編輯欄內(nèi)的公式即可被定義到所選單元中,取數(shù)公式定義成功。(2)審核公式定義報(bào)表審核公式定義也稱為報(bào)表勾稽關(guān)系定義”。審核公式是根據(jù)表內(nèi)及表間數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系定義的,用

54、來(lái)檢查驗(yàn)證所編報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。在審核公式定義中,一個(gè)完整的審核公式由兩部分構(gòu)成,即公式表達(dá)式和條件不滿足時(shí)的提示信息。公式表達(dá)式除了使用定義取數(shù)公式時(shí)允許使用的運(yùn)算符號(hào)外,通常還會(huì)使用到=(等于)、(大于)、=(大于等于)、(小于)、=(小于等于)、(不等于)等邏輯運(yùn)算符號(hào)。條件不滿足時(shí)的提示信息是指使用審核公式對(duì)報(bào)表進(jìn)行檢查驗(yàn)證時(shí),檢查驗(yàn)證結(jié)果不滿足審核公式邏輯表達(dá)式的要求而自動(dòng)彈出的錯(cuò)誤提示信息,它可以幫助用戶查找并修改報(bào)表差錯(cuò)。如表2-4所示的利潤(rùn)表編制時(shí),為了檢查審核其本期金額欄內(nèi)凈利潤(rùn)計(jì)算是否正確無(wú)誤,可以這樣定義其審核公式:執(zhí)行審核公式定義功能,進(jìn)入審核公式定義界面;輸入審核公式

55、表達(dá)式“B19-B20=B21”;輸入錯(cuò)誤提示信息“凈利潤(rùn)計(jì)算有誤!”;單擊確定按鈕返回報(bào)表界面,審核公式定義完畢。(3)舍位平衡公式定義。當(dāng)所編報(bào)表從低倍計(jì)量單位轉(zhuǎn)變?yōu)楦弑队?jì)量單位時(shí)(如報(bào)表計(jì)量單位由元轉(zhuǎn)變?yōu)槿f(wàn)元),即報(bào)表數(shù)據(jù)的進(jìn)位,原來(lái)滿足的數(shù)據(jù)勾稽、平衡關(guān)系就完全可能被破壞。因此,為了保證報(bào)表計(jì)量單位進(jìn)位轉(zhuǎn)變后不影響報(bào)表的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系和平衡關(guān)系,就需要對(duì)之進(jìn)行調(diào)整。報(bào)表經(jīng)舍位操作以后,重新調(diào)整勾稽與平衡關(guān)系的公式稱之為舍位平衡公式。其中,進(jìn)行進(jìn)位操作叫做舍位,舍位后調(diào)整勾稽平衡關(guān)系的操作叫做舍位平衡公式。報(bào)表數(shù)據(jù)生成第四節(jié)工資核算模塊的基本操作企業(yè)工資核算模塊是以職工個(gè)人的各項(xiàng)工資數(shù)據(jù)為

56、基礎(chǔ),完成單位的工資計(jì)算、工資分配、工資發(fā)放等基本會(huì)計(jì)工作。一、操作流程工資核算模塊操作主要包括初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理,其操作流程如圖所示。通用工資核算模塊操作流程圖工資初始設(shè)置操作流程工資日常業(yè)務(wù)處理操作流程二、基本操作部門(mén)設(shè)置定義職工名冊(cè)定義工資計(jì)算項(xiàng)目定義職工工資計(jì)算項(xiàng)目就是定義工資模塊核算項(xiàng)目的名稱、類型及數(shù)據(jù)長(zhǎng)度等。一般企業(yè)職工工資構(gòu)成的基礎(chǔ)項(xiàng)目包括基本工資、崗位津貼、補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金、應(yīng)發(fā)工資、代扣款項(xiàng)和實(shí)發(fā)工資等。除了定義工資表和工資條上的工資項(xiàng)目外,還可以定義一些輔助項(xiàng)目,如請(qǐng)假天數(shù)等。這些項(xiàng)目是為工資計(jì)算和工資分配服務(wù)的,一般不在工資條上打印。定義工資計(jì)算公式用于定義工資

57、項(xiàng)目的計(jì)算公式和工資項(xiàng)目之間的運(yùn)算。要定義計(jì)算公式,先調(diào)出需要定義公式的工資項(xiàng)目,然后在屏幕提供的公式定義處輸入計(jì)算公式。工資原始數(shù)據(jù)錄入第一次使用工資核算模塊前必須將所有職工的基本工資數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī),作為工資計(jì)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。一般工資計(jì)算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以分成三種情況:一是固定數(shù)據(jù),如基本工資、崗位津貼等;第二種是變動(dòng)數(shù)字,如請(qǐng)假天數(shù)、考勤記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等;第三種是計(jì)算數(shù)字,如病事假工資、應(yīng)發(fā)工資、實(shí)發(fā)工資等,這部分?jǐn)?shù)據(jù)可以由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算產(chǎn)生。工資固定數(shù)據(jù)又可以分為兩種情況,一是對(duì)所有職工都一樣的固定數(shù)據(jù),一種是每名職工各自的固定數(shù)據(jù)。前者如計(jì)件工資中的單位工資、日工資等,后者如職工的基本工資等。

58、工資變動(dòng)數(shù)據(jù)輸入工資變動(dòng)數(shù)據(jù)是指每個(gè)月份都要更新的數(shù)據(jù),這些變動(dòng)數(shù)據(jù)在每次進(jìn)行工資計(jì)算之前都要輸入計(jì)算機(jī),用來(lái)執(zhí)行工資計(jì)算。由于職工工資與考勤、水電費(fèi)等因素有關(guān),因此,每個(gè)月都需要進(jìn)行職工工資數(shù)據(jù)的調(diào)整。工資計(jì)算、工資匯總(1)工資計(jì)算工資計(jì)算工作是計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,核算軟件根據(jù)初始設(shè)置工作中定義的計(jì)算公式、輸入的工資原始數(shù)據(jù)和工資變動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算,計(jì)算出各個(gè)派生工資項(xiàng)目的數(shù)值。(2)工資匯總工資匯總是按部門(mén)自動(dòng)進(jìn)行的,每一級(jí)核算部門(mén)都可以產(chǎn)生各個(gè)工資項(xiàng)目的合計(jì)值,軟件從最低級(jí)部門(mén)向上級(jí)部門(mén)逐級(jí)進(jìn)行匯總,直至產(chǎn)生該單位總的匯總表。工資分?jǐn)偣べY費(fèi)用分?jǐn)偟哪康氖菍⒐べY費(fèi)用記入有關(guān)部門(mén)的成本項(xiàng)目,對(duì)于

59、企業(yè),每月編制的工資分配憑證基本上是一致的,不同的只是分配入賬的數(shù)據(jù)項(xiàng)。所以可以一次性定義工資分配憑證,每月由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成匯總憑證。工資計(jì)算、匯總完畢后,就可以進(jìn)行工資的分配和各種經(jīng)費(fèi)的計(jì)提,編制記賬憑證,傳遞到總賬模塊。工資報(bào)表輸出工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終是要通過(guò)工資報(bào)表的形式反映。工資報(bào)表一般有工資發(fā)放表、工資匯總表、工資統(tǒng)計(jì)表、工資費(fèi)用分配表、工資分析表等。在實(shí)務(wù)中,一般按習(xí)慣打印出工資發(fā)放表,以便領(lǐng)款人簽字之用;打印出工資匯總表和工資分配表,以便工資發(fā)放之用;打印出工資條或工資卡,以便領(lǐng)款人存檔之用。月末結(jié)轉(zhuǎn)工資核算是按照月進(jìn)行的,當(dāng)月工資計(jì)算、匯總、入賬完畢后,要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,將備份數(shù)

60、據(jù)妥善保存。同時(shí)將當(dāng)月數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)處理后結(jié)轉(zhuǎn)至下月。實(shí)務(wù)工作中,目前普遍采用由銀行代發(fā)工資的形式,所以企業(yè)還需要將工資核算結(jié)果提供給銀行有關(guān)部門(mén)。一般銀行都會(huì)提出數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)格式,因此,月末企業(yè)要根據(jù)需要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成銀行要求的標(biāo)準(zhǔn)格式并傳送至銀行。第五節(jié)固定資產(chǎn)模塊的基本操作生成固定資產(chǎn)卡片,按月固定資產(chǎn)模塊主要完成單位固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)的核算和管理,反應(yīng)固定資產(chǎn)的增加、減少、原值變化及其他變動(dòng),并輸出相應(yīng)的增減變動(dòng)明細(xì)賬,按月自動(dòng)計(jì)提折舊,生成折舊分配憑證,同時(shí)輸出一些同設(shè)備管理相關(guān)的報(bào)表和賬簿。一、操作流程固定資產(chǎn)核算模塊操作主要包括初始設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理和期末處理,其操作流程如圖所示。通用固定資

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