集團(tuán)公司公文管理規(guī)定辦法

1、集團(tuán)公司公文處理辦法第一章總則第一條 為使 集團(tuán)公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際， 制定本辦法。第二條集團(tuán)公文是集團(tuán)公司及各下屬子公司在企業(yè)管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)， 是依法行政、依法管理和進(jìn)行公 務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列 相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、 準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和其他有 關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，確保國(guó)家及企業(yè)秘密的安全。第六條 各單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視公文處理工作，遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本單位公文處

2、理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 每一個(gè)企業(yè)的管理人員都應(yīng)當(dāng) 認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，對(duì)公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會(huì)。第七條集團(tuán)公司行政人事部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管總部并負(fù) 責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)各子公司的公文處理工作。各子公司行政人事部應(yīng)有專(zhuān)人 負(fù)責(zé)公文處理工作。第二章公文種類(lèi)第八條 集團(tuán)公司的公文種類(lèi)主要有:（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位（部門(mén)）及人員，變更或者撤銷(xiāo)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通告適用于公布集團(tuán)各單位各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（三）通知適用于批轉(zhuǎn)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和與企業(yè)工作相關(guān)的公文， 發(fā)布內(nèi)部規(guī)章，傳達(dá)要求辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（四）通報(bào)適用

3、于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（五）報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢(xún)問(wèn)。（六）請(qǐng)小適用于向上級(jí)單位或部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)適用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)。（八）意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬單位或部門(mén)之間商洽工作， 詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)（十一） 其他適用于企業(yè)的公文種類(lèi)。第三章公文格式第九條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、 緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等

4、部分 組成。（一）涉及單位秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密）和保密期限。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)； 聯(lián)合行 文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明 主辦單位發(fā)文字號(hào)。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名，還應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián) 系人的姓名和電話(huà)。聯(lián)系人應(yīng)為對(duì)該公文的咨詢(xún)能作出答復(fù)的人。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱(chēng)加書(shū) 名號(hào)外

5、，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn) 稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱(chēng)。（九）公文除“會(huì)議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文， 可以只由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋 印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位 負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。（十四）印發(fā)單位應(yīng)為發(fā)文單位的行政人事部， 印發(fā)日期以公文付印 的日

6、期為準(zhǔn)。（十五）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)在標(biāo)題之下注明通過(guò)日期， 通過(guò)日期以會(huì)議結(jié) 束的日期為準(zhǔn)。（十六）文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。第十條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mr 297mm，左側(cè)裝 訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章行文規(guī)則第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般應(yīng)逐級(jí)行文，不得越級(jí)行文；上行文如確需越級(jí)，應(yīng)抄送越過(guò)的上級(jí)單位。第十二條 集團(tuán)公司總部各部門(mén)除行政人事部外，不得對(duì)外正式行文。 其他部門(mén)需向所屬企業(yè)行文時(shí)，用XX函格式?！皩?duì)外正式行文”是指向本企業(yè)以外的其他企業(yè)和單位制發(fā)政策性和 規(guī)范性文件?！币院男问健毙形氖侵敢孕藕?/p>

7、式公文的格式行文。信 函式公文除使用“函”的文種外，還可以選擇與行文方向一致、與公 文內(nèi)容相符的其他文種。第十四條 同級(jí)單位可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。第十五條 聯(lián)合行文或會(huì)簽公文，主辦單位應(yīng)先簽署意見(jiàn)，然后協(xié)辦 部門(mén)依次簽署意見(jiàn)。凡涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦單位必須與之協(xié)商、會(huì)簽， 取得一致意見(jiàn)后方可行文。征求意見(jiàn)或會(huì)簽公文，主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出要求，協(xié)辦部門(mén)一般應(yīng)在 三日內(nèi)回復(fù)。第十六條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需要同 時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時(shí)抄送所屬企業(yè)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！耙庖?jiàn)”用于上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理；用于

8、下行 文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，所屬企業(yè)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要 求的，所屬企業(yè)可參照?qǐng)?zhí)行；用于平行文，所提意見(jiàn)供對(duì)方參考。 第十七條收到所屬企業(yè)的“請(qǐng)示”，上級(jí)單位必須答復(fù)，所屬企業(yè)亦可以詢(xún)問(wèn)。收到所屬企業(yè)的“意見(jiàn)”，上級(jí)單位應(yīng)作出處理或答復(fù)。第五章發(fā)文辦理第十九條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十條 以集團(tuán)公司名義行文的形式及其適用內(nèi)容劃分如下：（一）河南森茂集團(tuán)公司文件1、向國(guó)資委和其他上級(jí)單位行文。2、轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院、國(guó)資委文件。3、印發(fā)集團(tuán)公司內(nèi)部管理規(guī)章、部署集團(tuán)重大工作，采取重要行政 措施。4、下達(dá)和調(diào)整長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

9、、中長(zhǎng)期計(jì)劃、重要年度計(jì)劃。5、重要的機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)整、獎(jiǎng)懲事項(xiàng)。6、與集團(tuán)公司黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委聯(lián)合行文。7、其他需發(fā)中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司文件的事項(xiàng)。（二）集團(tuán)公司信函式發(fā)文（中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司）1、與國(guó)務(wù)院各部門(mén)和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府聯(lián)系工作、商洽問(wèn)題、答復(fù)審批事項(xiàng)。2、向集團(tuán)公司所屬企業(yè)布置具體工作，下達(dá)、調(diào)整單項(xiàng)任務(wù)計(jì)劃。3、答復(fù)所屬企業(yè)的請(qǐng)示事項(xiàng)。4、向所屬企業(yè)通報(bào)情況，批評(píng)錯(cuò)誤，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)。5、其他需以集團(tuán)公司名義行文的事項(xiàng)。（三）中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司任免通知集團(tuán)公司管理的干部任免、聘用、調(diào)動(dòng)。（四）中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司出國(guó)（赴港澳）任務(wù)批件（五）

10、中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司出國(guó)（赴港澳）任務(wù)確認(rèn)件（六）中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司出國(guó)（赴港澳）任務(wù)通知書(shū)審批集團(tuán)公司系統(tǒng)人員因公出國(guó)（赴港澳）任務(wù)。（七）中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要討論重大問(wèn)題，決定重要事項(xiàng)，部署重要工作。（八）中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司集團(tuán)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要研究擬定專(zhuān)項(xiàng)工作、部署重點(diǎn)工作。第二十一條 以集團(tuán)公司部門(mén)名義行文的有：（一）中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司辦公室文件1、轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院各部門(mén)有關(guān)文件。2、向所屬企業(yè)傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)。3、其他需發(fā)中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司辦公室文件的事項(xiàng)。（二）集團(tuán)公司部門(mén)信函式公文（中國(guó)鐵路通信信號(hào)集團(tuán)公司XX X）。1、在職權(quán)范圍內(nèi)與所屬企

11、業(yè)及其部門(mén)聯(lián)系工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題； 布置、指導(dǎo)本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作；通報(bào)情況。2、其他需以部門(mén)名義行文的事項(xiàng)。第二十二條 集團(tuán)公司電報(bào)是公文的一種形式，在處理緊急公務(wù)時(shí)使用，其辦理方法和格式要求按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十三條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、 發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位 的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)

12、確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引 發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、 日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、工第二層為“（一）”，第三層 為“1.，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際 組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯 名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字 外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。第二十四條 公文送企業(yè)負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室進(jìn)行審核。審核 的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是

13、否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和 擬制公文的要求，公文格式是否規(guī)范等。第二十五條以本企業(yè)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以本企業(yè)名義制發(fā)的下行文或平行文， 可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)簽發(fā) 第二十六條 公文正式印制前，擬稿部門(mén)對(duì)清樣應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行校對(duì)， 然后送交辦公室進(jìn)行復(fù)核。校對(duì)人員應(yīng)對(duì)清樣與文稿的一致性負(fù)責(zé)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式 是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第六章收文辦理第二十七條 收文辦理指對(duì)收到的公文的辦理過(guò)程， 包括簽收、登記、 審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十八條 收到所屬企業(yè)上報(bào)的需要辦理的公文

14、，文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn) 行審核。審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、 法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽； 文種使用、公文格式是否規(guī)范。第二十九條 經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門(mén)送交辦公 室負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)， 送企業(yè)負(fù)責(zé)人批示 或者交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公 室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。第三十條 承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理， 不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理；一般公文應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。凡 超過(guò)辦理時(shí)

15、限，主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍 或不宜由本部門(mén)主辦的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門(mén)。第三十一條 收到上級(jí)單位下發(fā)或交辦的公文，由辦公室負(fù)責(zé)人提出 擬辦意見(jiàn)，均應(yīng)送企業(yè)負(fù)責(zé)人或分管負(fù)責(zé)人批示后辦理。第三十二條 公文在辦理過(guò)程中傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)文秘人員登記，不要在閱辦者之間直接傳遞即橫傳， 以保證公文 來(lái)龍去脈清楚，辦理或查詢(xún)及時(shí)方便。第三十三條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng) 的，圈閱表示已閱知。第三十四條 送負(fù)責(zé)人或交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，文秘部門(mén)要負(fù)責(zé)催 辦。催辦應(yīng)建立制度，指定

16、人員負(fù)責(zé)，做到緊急公文跟蹤催辦，重要 公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第七章公文歸檔第三十五條 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十六條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存 價(jià)值等整理（立卷）。要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本 企業(yè)的主要工作情況，便于保管和利用。第三十七條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門(mén)整理（立卷）、歸檔, 其他部門(mén)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第三十八條本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任其他企業(yè)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé) 過(guò)程中形成的公文，由其兼職企業(yè)整理（立卷）、歸檔。第三十九條 歸檔范圍

17、內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定 期向檔案部門(mén)移交。第四十條 擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須 符合存檔要求。第八章公文管理第四十一條 公文由文秘部門(mén)或?qū)＃妫┞毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、分辦、審 核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀。第四十二條 文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全本企業(yè)公文處理的有關(guān)制度。第四十三條 密級(jí)文件，原則上不準(zhǔn)翻印。確因工作需要翻印的，必 須經(jīng)本企業(yè)保密委主任批準(zhǔn)。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的企業(yè)、日期、 份數(shù)和印發(fā)范圍。絕密級(jí)文件不準(zhǔn)翻印。第四十四條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印企業(yè)證 明章。第四十五條 公文被撤銷(xiāo)，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作 自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十六條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公室負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo), 保證不丟失、不漏銷(xiāo)。其中，銷(xiāo)毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行 登記。第四十七條 企業(yè)重組、合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。企業(yè) 撤銷(xiāo)時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）