項(xiàng)目五歸檔文件的整理

1、2021/8/30 星期一1紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會(huì)商審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對(duì)用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對(duì)內(nèi)催辦查辦、對(duì)外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀2021/8/30 星期一2收文處理程序示意圖2021/8/30 星期一3網(wǎng)上收文處理簽2021/8/30 星期一4辦件閱件擬辦批辦承辦擬辦批辦組織傳閱 收文常規(guī)文件或一般資料文件人員按慣例和有關(guān)規(guī)定直接組織傳閱2021/8/30 星期一5發(fā)文處理程序示意圖2021/8/30 星期一6網(wǎng)上簽發(fā)文件2021/8/30 星期一7陳兆梧教授1986年提出文件的運(yùn)動(dòng)周期“四分法”觀

2、點(diǎn) 把文件從產(chǎn)生到消亡的整個(gè)過(guò)程稱為 文件的運(yùn)動(dòng)周期第一階段文件制作和產(chǎn)生階段第二階段文件現(xiàn)實(shí)使用階段第三階段文件暫時(shí)保存階段第四階段文件永久保存階段 機(jī)關(guān)檔案室 機(jī)關(guān)或部門(mén)檔案館2021/8/30 星期一8 第一階段文件制作產(chǎn)生階段：加工處理信息材料，創(chuàng)造并記錄信息，制成文件正本，使之具有法定效用的過(guò)程。 第二階段文件現(xiàn)實(shí)使用階段：文件處于傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理過(guò)程中，為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)在現(xiàn)實(shí)工作中發(fā)揮實(shí)際效力的階段。2021/8/30 星期一9 第三階段文件暫存階段：辦畢文件除其中失去保存價(jià)值者予以銷毀外，其余文件（國(guó)外又稱休眠文件）暫時(shí)保存在機(jī)關(guān)檔案室（或檔案部門(mén)），過(guò)一段時(shí)間視實(shí)際需要決定最終歸

3、屬的階段。 第四階段文件永久保存階段：文件存入檔案館階段。經(jīng)過(guò)鑒定、篩選后，其中具有永久查考價(jià)值者轉(zhuǎn)化為檔案，進(jìn)入檔案館保存的階段。2021/8/30 星期一10項(xiàng)目五1 歸檔文件的整理 學(xué)習(xí)目的與要求了解歸檔文件整理（立卷）的組織方式理解歸檔文件整理（立卷）的基本原則掌握其歸檔范圍和分類方法掌握常用的文件歸檔的方法和步驟2021/8/30 星期一11 一、歸檔文件整理的涵義 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢，應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程 現(xiàn)階段應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件整理的方法主要是兩種：傳統(tǒng)的案卷級(jí)整理（立卷）

4、； 改革后的文件級(jí)整理 辦畢公文指完成了公文處理程序的公文。 包括兩層含義（1）發(fā)文部門(mén)制作文件過(guò)程的結(jié)束； （2）收文機(jī)關(guān)對(duì)文件信息所傳遞的指令、任務(wù)已經(jīng)處理完畢或者處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)完畢，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。 2021/8/30 星期一12二、 歸檔文件整理的原則（教材57頁(yè)）遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。2021/8/30 星期一13立卷時(shí)要遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，維護(hù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。主要內(nèi)容 （一）文件之間存在固有聯(lián)系 文件的形成和運(yùn)動(dòng)不是任意的，而是伴隨著各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生的，有其規(guī)

5、律和特點(diǎn)。 一份份文件結(jié)合起來(lái)考察可以清楚顯示出某一項(xiàng)管理活動(dòng)開(kāi)始、繼續(xù)、結(jié)束的全部面貌。2021/8/30 星期一14 針對(duì)同一項(xiàng)工作、同一問(wèn)題的一組文件總是具有共同特征： 主題相同引進(jìn)設(shè)備；員工招聘 作者或級(jí)別相同市屬各中學(xué)、某總公司 文種相同訂貨合同、會(huì)議紀(jì)要、通知 制作時(shí)間相同2004年上半年、2003年第一季度 文件形式、物質(zhì)載體相同報(bào)表、照片 保存價(jià)值相同永久、長(zhǎng)期、短期 2021/8/30 星期一15形成規(guī)律和特征是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)，既反映出機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此文件之間固有的聯(lián)系和規(guī)律及其自身特點(diǎn)是文件歸檔

6、的重要依據(jù)；按此歸檔，才能維護(hù)機(jī)關(guān)活動(dòng)真實(shí)的歷史面貌；才能為機(jī)關(guān)工作提供依據(jù)和憑證。2021/8/30 星期一16（二）維護(hù)文件之間的固有聯(lián)系按機(jī)關(guān)工作的管理周期一個(gè)問(wèn)題一項(xiàng)工程或工作一個(gè)人物、案件一次會(huì)議由始至終，完整而系統(tǒng)組合成一卷或數(shù)卷；2021/8/30 星期一17按機(jī)關(guān)工作的規(guī)律和聯(lián)系具有密切聯(lián)系的多種文件系統(tǒng)組合在一起請(qǐng)示與批復(fù)問(wèn)文與復(fù)文發(fā)文存本定稿批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)件的正件與附件、2021/8/30 星期一18內(nèi)容相同載體不同的文件統(tǒng)一整理、編目，分別存放，在各種目錄中相互參照,。錄象其他照片錄音2021/8/30 星期一19立卷時(shí)保持一個(gè)機(jī)關(guān)、單位文件之間的聯(lián)系就保證了一個(gè)機(jī)關(guān)、單位乃至

7、一個(gè)國(guó)家歷史的真實(shí)性2021/8/30 星期一20保管與利用原則涵義：指文件立卷的結(jié)果組成的文件系統(tǒng)必須要便于文件的安全保管，便于為現(xiàn)行機(jī)關(guān)以及今后的科學(xué)研究提供經(jīng)濟(jì)高效的利用服務(wù)。便于保管與利用是文件立卷的最終目的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。具體內(nèi)容如下：2021/8/30 星期一21（一）區(qū)分文件的保存價(jià)值不是所有辦理完畢的文件材料都需要立卷歸檔。依照機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍、文書(shū)檔案保管期限表的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃分不同保管期限。對(duì)于 保存價(jià)值大、保管期限長(zhǎng)的文件，重點(diǎn)整理和保管 保存價(jià)值小、保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對(duì)待 無(wú)保存價(jià)值、不需歸檔的文件

8、，予以銷毀。2021/8/30 星期一22 通過(guò)區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)整理后相對(duì)集中，為日后檔案室進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館提供了方便。具體操作：， 規(guī)則從分類開(kāi)始，即將不同保管期限的文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)來(lái)，各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)不同保管期限的文件提出不同的整理要求。 【案例】 短期卷文件可以簡(jiǎn)化整理要求（裝訂、排列允許直接按形成時(shí)間或文號(hào)排列）2021/8/30 星期一23聯(lián)系原則和保管與利用原則的關(guān)系前者是手段，后者是目的。二者相互影響、相互制約，片面強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無(wú)視另一方面的做法不可取。有的單位取消分類以及排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由的做法，完全按文

9、件形成時(shí)間或文號(hào)進(jìn)行歸檔文件排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法目前能夠滿足利用需求，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由的檔案被分散多個(gè)盒中，從長(zhǎng)遠(yuǎn)著眼，特別是對(duì)檔案移交進(jìn)館后，將會(huì)給系統(tǒng)利用帶來(lái)很大困難。在處理類似矛盾時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，以實(shí)現(xiàn)歸檔的最終目的。2021/8/30 星期一24(1) 集中立卷形式 即將歸檔整理工作集中在綜合部門(mén)或檔案部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行的形式。適用于小型機(jī)關(guān)單位及其理由 辦公室XX科XX科XX科XX科XX科檔案機(jī)構(gòu)三、歸檔文件工作的組織工作2021/8/30 星期一251. 集中式綜合職能部門(mén)（中心機(jī)構(gòu)）職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)

10、職能部門(mén)職能部門(mén) 外機(jī)關(guān)來(lái)文方向注：圖中的雙向箭頭表示文件分發(fā)集中的過(guò)程2021/8/30 星期一26（1）涵義：一個(gè)社會(huì)組織的全部文件工作，除部分撰擬與承辦由有關(guān)職能部門(mén)承擔(dān)外，其他都集中于中心機(jī)構(gòu)辦公廳（室）進(jìn)行。（2）特點(diǎn)：有利于系統(tǒng)、全面地安排、規(guī)劃和控制整個(gè)機(jī)關(guān)的文件工作，但缺乏靈活性。（3）適用范圍： 小機(jī)關(guān)、基層單位 職能單一、機(jī)構(gòu)層次少且不穩(wěn)定，職能分工不明確，文件數(shù)量少的中型機(jī)關(guān)。2021/8/30 星期一272.分散式綜合職能部門(mén)（中心機(jī)構(gòu)）職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)外機(jī)關(guān)來(lái)文方向注:圖中單向箭頭表示文件分發(fā)后不再集中,而由各部門(mén)分別管理.2021/8

11、/30 星期一28（1）涵義：將一個(gè)組織或單位的文件工作，分別由其辦公部門(mén)（文件工作中心機(jī)構(gòu)）與各職能部門(mén)（文件工作分支機(jī)構(gòu)）及其專兼職文件人員承擔(dān)。（2）分工形式：按照文件內(nèi)容和涉及范圍劃分按照不同的處理程序劃分2021/8/30 星期一29（3）特點(diǎn)：具有較強(qiáng)的靈活性和適應(yīng)性；整體控制能力和各部門(mén)相互協(xié)調(diào)能力相對(duì)減弱。應(yīng)采取一定措施加強(qiáng)辦公部門(mén)的信息指導(dǎo)、監(jiān)督以及控制力度，以保證整個(gè)組織文件管理效率的最大化。（4）適用范圍：規(guī)模較大且部門(mén)分工高度明確，職能單一的機(jī)關(guān)；辦公駐地分散的一般大中機(jī)關(guān)。2021/8/30 星期一303. 復(fù)合（混合）式外機(jī)關(guān)來(lái)文方向職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職能部

12、門(mén)職能部 門(mén) 綜合職能部門(mén)（中心機(jī)構(gòu)）職能部門(mén)圖中單向箭頭表示文件分發(fā)后由職能部門(mén)自行管理;雙向箭頭表示文件分發(fā)處理完畢后要由綜合文件部門(mén)收回集中管理。2021/8/30 星期一31（1）涵義：即在一個(gè)社會(huì)組織內(nèi)同時(shí)采用集中和分散兩種形式組織文件工作。一部分職能部門(mén)成為獨(dú)立的文件管理工作實(shí)體；另一部分職能部門(mén)除承辦外，文件工作統(tǒng)一由辦公部門(mén)的文件機(jī)構(gòu)完成。2021/8/30 星期一32（2）特點(diǎn)：兼有集中和分散兩種方式的特點(diǎn)。組織形式在不同機(jī)關(guān)有所不同。（3）適用范圍： 辦公地點(diǎn)不集中的機(jī)關(guān)；有規(guī)模較大的若干業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)（如外事、信訪、大中型集團(tuán)性企業(yè)等）的機(jī)關(guān)；文件數(shù)量在各部門(mén)嚴(yán)重不均衡的機(jī)關(guān)等

13、。2021/8/30 星期一334. 分層式(分級(jí)式)能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職能部門(mén)職職能部門(mén)外機(jī)關(guān)來(lái)文方向綜合文件管理部門(mén)綜合職能部門(mén)（中心機(jī)構(gòu)）職能部門(mén)2021/8/30 星期一34 (1) 涵義:按照機(jī)關(guān)各職能部門(mén)的權(quán)限范圍, 采用分級(jí)負(fù)責(zé)的組織形式。（2）特點(diǎn)：將整個(gè)機(jī)關(guān)文件工作分為若干層次，分別具有相對(duì)獨(dú)立的文件信息的控制能力和條件，通過(guò)簡(jiǎn)政放權(quán)，給予各職能部門(mén)權(quán)限之內(nèi)的文件組織工作權(quán)限，使文件管理工作具有一定的靈活性；上一層次的綜合文件管理機(jī)構(gòu)對(duì)下一層次各部門(mén)分支機(jī)構(gòu)的管理工作采取指導(dǎo)性、導(dǎo)向性的間接控制，機(jī)關(guān)既能對(duì)涉及全局和比較重要的文件保持很強(qiáng)的控制能力，又能從更高的層次上把握

14、文件管理的制度與規(guī)范，實(shí)現(xiàn)整體性與靈活性的統(tǒng)一，有利于提高效率。（3）適用范圍：大型機(jī)關(guān)，內(nèi)部機(jī)構(gòu)較多，工作業(yè)務(wù)量大的組織。2021/8/30 星期一35 除文件處理與承辦部門(mén)外, 不排除在特定情況下采用其他部門(mén)或人員立卷的形式。（1）機(jī)關(guān)檔案室立卷形式。（2）紀(jì)檢、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、人事、信訪、基建、保衛(wèi)等特殊業(yè)務(wù)部門(mén)的專門(mén)文件可采用其自行整理，向檔案室歸檔形式。（3）當(dāng)前一些單位采用的“外包”立卷形式。（中介服務(wù)部門(mén)立卷形式）2021/8/30 星期一36 7. 確定立卷組織形式應(yīng)注意的問(wèn)題(1) 不應(yīng)片面強(qiáng)調(diào)集中或分散立卷(2) 正確選擇立卷人專兼職文件人員(3) 承辦人立卷應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

15、主要針對(duì)專門(mén)文件的立卷【練習(xí)】 舉出若干例由承辦人負(fù)責(zé)立卷的專門(mén)文件。2021/8/30 星期一37四、 文件歸檔（立卷）的范圍 （重點(diǎn)） 一、規(guī)定文件歸檔(立卷)范圍的意義 為了有重點(diǎn)地保存機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件信息，以備日后查考，必須規(guī)定文件的歸檔(立卷)范圍。 社會(huì)組織應(yīng)依照國(guó)家檔案局規(guī)定的范圍，結(jié)合自身職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，制定一份更加明確、詳細(xì)的本組織的“文件歸檔范圍” ，作為操作指南。2021/8/30 星期一38 （一）需歸檔（立卷）文件的范圍 指應(yīng)予歸檔（立卷）的文件材料。凡是反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、對(duì)本機(jī)關(guān)或社會(huì)具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的辦畢文件均屬于歸檔范圍。 不

16、需歸檔的反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)具有查考利用價(jià)值（眼前/長(zhǎng)遠(yuǎn)；本機(jī)關(guān)/社會(huì)）不具查考利用價(jià)值重份文件需歸檔的辦理完畢未辦理完畢文件2021/8/30 星期一39根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，一般機(jī)關(guān)的文件歸檔范圍包括以下4個(gè)具體內(nèi)容：上級(jí)來(lái)文針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件，需要本機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性文件，如上級(jí)命令、決定、批復(fù)、規(guī)定、辦法等。本級(jí)機(jī)關(guān)文件主要職能活動(dòng)中形成的文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、人事管理決定、通知、財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表、分析報(bào)告及各類帳簿、憑證等。2021/8/30 星期一40下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文 呈送的報(bào)請(qǐng)類文件，如請(qǐng)示、重要工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的來(lái)文

17、 重要的商洽性或?qū)徟詥?wèn)，或者本機(jī)關(guān)組要參照辦理的各種文件，如問(wèn)函復(fù)函、重要規(guī)定、辦法、通知等。2021/8/30 星期一41（二）不需要?dú)w檔（立卷）文件的范圍根據(jù)國(guó)家檔案局的規(guī)定，不予歸檔的文件材料：重份文件無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件 上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦理的文件，上級(jí)征求意見(jiàn)的未定稿和供工作參考的抄件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的多次修改稿（重要文件除外）與本機(jī)關(guān)工作無(wú)關(guān)的參考性文件 為起草文件而收集的素材文件；抄送件、下級(jí)送來(lái)的參閱簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄送或不必備案的文件材料，下級(jí)一般抄送件（閱件），無(wú)價(jià)值的會(huì)議文件其他 一般人民來(lái)

18、信及無(wú)特殊保存價(jià)值的信封（李昌平提出的，他當(dāng)時(shí)給總理寫(xiě)了封信，就是關(guān)于農(nóng)村問(wèn)題的，總理很重視 ）2021/8/30 星期一42【案例】XX大學(xué)的涉外檔案管理辦法中規(guī)定了該校外事檔案的歸檔范圍： 1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，出國(guó)(境)、來(lái)校任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問(wèn)、考察、參加國(guó)際會(huì)議、國(guó)際合作、留學(xué)生工作等方面。 2歸檔的重點(diǎn)是重大涉外和國(guó)際合作項(xiàng)目、留學(xué)生工作活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料。 3. 外國(guó)贈(zèng)送學(xué)校的紀(jì)念品、禮品，有保存意義的，應(yīng)歸檔，不宜長(zhǎng)期保存的可存影印件和清單。 4. 不歸檔的材料 4.1 上級(jí)關(guān)于外事工作普發(fā)(不專指本校)、不辦的文件。 4.2 未定稿的各種文件。 4.3未生效的合同、協(xié)議書(shū)。 4.4 無(wú)查考利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性函件。 4.5 重份文件，校內(nèi)各單位發(fā)來(lái)的文件。 4.6 與校外單位交換來(lái)的材料。2021/8/30 星期一43【案例】XX核電合營(yíng)有限公司檔案資料管理?xiàng)l例規(guī)定的歸檔范圍上級(jí)機(jī)關(guān)、董事會(huì)、總經(jīng)理部文件；合營(yíng)公司的申請(qǐng)立項(xiàng)意向書(shū)、可行性研究報(bào)告、合營(yíng)合同、章程及批準(zhǔn)文件；經(jīng)濟(jì)合同；工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)檢修、安全管理、設(shè)備儀表、物質(zhì)供應(yīng)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)；財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)憑證、帳簿和報(bào)表；人事管理、勞動(dòng)工資、教育培訓(xùn)、公共關(guān)系；科技研究、考察和會(huì)議材料、質(zhì)保檢查、技術(shù)管理；黨團(tuán)工會(huì)文件2021/8/30 星期一4