技術(shù)文件管理規(guī)定文獻(xiàn)

1、目的為使公司的技術(shù)文件得到有效控制, 確保生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)所用的技術(shù)文件為最新有效版本。范圍本制度適用于公司所有技術(shù)文件的管理。技術(shù)文件內(nèi)容及編碼原則技術(shù)文件是指用于產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的相應(yīng)技術(shù)文件；文件類別及編碼原則詳見(jiàn)技術(shù)文件類別清單。職責(zé)技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸口管理。負(fù)責(zé)內(nèi)部技術(shù)文件的編制、審批、發(fā)放、歸檔和借閱的管理；負(fù)責(zé)外來(lái)技術(shù)文件的識(shí)別、轉(zhuǎn)換、發(fā)放和歸檔。各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件的接收、使用、保管。操作人員應(yīng)掌握工藝文件及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)格按工藝文件進(jìn)行操作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向班組長(zhǎng)匯報(bào)，有責(zé)任保管好自己所用的技術(shù)文件。車間班組長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管本班組所用的技術(shù)文件，生產(chǎn)作業(yè)時(shí)將技術(shù)文件放置在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)指定位置。

2、保證技術(shù)件不丟失、不損壞、干凈整潔。技術(shù)文件管理內(nèi)容編制技術(shù)文件的基本要求凡用于指導(dǎo)生產(chǎn)作業(yè)的技術(shù)文件均應(yīng)履行審批、簽署手續(xù)，外來(lái)文件的審批不是對(duì)文件內(nèi)容的審批，而是對(duì)文件的適用性的確認(rèn)。責(zé)任簽署手續(xù)完備的正式技術(shù)文件是指導(dǎo)生產(chǎn)及其管理活動(dòng)的有效文件。收到顧客提供的產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品規(guī)范/標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議、變更文件等與質(zhì)量有關(guān)的技術(shù)文件后，技術(shù)部要在兩周內(nèi)或按照顧客要求的進(jìn)度進(jìn)行組織評(píng)審，確定以上文件的詳細(xì)的實(shí)施方法、實(shí)施日期及實(shí)施要求，由技術(shù)部長(zhǎng)批準(zhǔn)，及時(shí)將顧客的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部要求并保存相應(yīng)記錄。顧客提供的質(zhì)量協(xié)議由質(zhì)量部按上述要求評(píng)審，由質(zhì)量部長(zhǎng)批準(zhǔn)，并保存記錄。FMEA 的編制應(yīng)參考F

3、MEA 庫(kù)進(jìn)行編制，每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)對(duì)其涉及到的所有工序的 FMEA 組織評(píng)審后定版；CP的編制應(yīng)將定版后的FMEA 中的要求有效的傳遞至CP中且前后保持一致； CP 的編制應(yīng)參考CP 的編制模板。WI 的編制應(yīng)將CP中的要求關(guān)聯(lián)到WI 中 （excel 公式）， 防止產(chǎn)生前后不一致的情況發(fā)生。技術(shù)文件編制質(zhì)量問(wèn)題納入技術(shù)部人員的績(jī)效考核，具體按技術(shù)部人員績(jī)效考核表進(jìn)行考核。技術(shù)文件的簽署人及其職責(zé)設(shè)計(jì)/編制由授權(quán)職能部門(mén)的設(shè)計(jì)人或編制人簽署，并對(duì)技術(shù)文件的完整性、正確性、統(tǒng)一性、先進(jìn)性、良好的工藝性和經(jīng)濟(jì)性負(fù)責(zé)。審核由設(shè)計(jì)/編制單位負(fù)責(zé)人或分管負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)文件是否符合國(guó)家法律、法規(guī)、顧客要求、相關(guān)

4、標(biāo)準(zhǔn)和使用要求進(jìn)行綜合審查后簽署，對(duì)其完整性、正確性、統(tǒng)一性負(fù)責(zé)。會(huì)簽由相關(guān)部門(mén)委托有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員對(duì)技術(shù)文件是否滿足相應(yīng)專業(yè)要求的可行性予以審查并簽署。批準(zhǔn)直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的技術(shù)文件以及廠內(nèi)有關(guān)部門(mén)需共同遵照?qǐng)?zhí)行的技術(shù)文件由技術(shù)部長(zhǎng)（或被授權(quán)人）簽署，并對(duì)技術(shù)文件負(fù)總的責(zé)任。文件發(fā)布后，使用部門(mén)在執(zhí)行中或相關(guān)人員在檢查，發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題需更改時(shí)應(yīng)及時(shí)反饋，技術(shù)部接到反饋后應(yīng)及時(shí)更改相應(yīng)技術(shù)文件并再次批準(zhǔn)。受控標(biāo)識(shí)技術(shù)文件的受控標(biāo)識(shí)分為“受控”、 “臨時(shí)” 、 “試制” 、 “作廢”和“作廢保留”五種：a.“受控”印章，用于正常批量生產(chǎn)的技術(shù)文件須蓋“受控”印章，受控技術(shù)文件只允許一種有效版本在

5、生產(chǎn)中使用。b.“臨時(shí)”印章，用于應(yīng)急指導(dǎo)生產(chǎn)的技術(shù)文件（如生產(chǎn)參數(shù)臨時(shí)調(diào)整、設(shè)備更換、工藝優(yōu)化等），臨時(shí)技術(shù)文件發(fā)放前應(yīng)核對(duì)其有效期，到期后資料管理員必須立即回收。c.“試制”章為試制新產(chǎn)品的圖紙及工藝文件和試制新工裝未經(jīng)工藝驗(yàn)證的技術(shù)文件的受控標(biāo)識(shí)，試制的新產(chǎn)品經(jīng)顧客認(rèn)可后，技術(shù)部重新下發(fā)正式“受控”技術(shù)文件。d.“作廢”章，是失效了的技術(shù)文件在回收后必須加蓋的受控標(biāo)識(shí)。蓋“作廢”標(biāo)識(shí)的技術(shù)文件封存于技術(shù)部，需銷毀的每年按銷毀制度集中銷毀一次。e.“作廢保留”章是已歸檔保存的受控技術(shù)文件在其失效作廢后仍需繼續(xù)保存時(shí)，僅在案卷封面及帳頁(yè)上加蓋的受控標(biāo)識(shí)，蓋“作廢保留”標(biāo)識(shí)，應(yīng)及時(shí)注明作廢保留

6、日期。技術(shù)文件的管理與發(fā)放所有技術(shù)文件均由技術(shù)部存檔。技術(shù)部對(duì)國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)及顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)文件均應(yīng)編制現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)有效版本目錄，并根據(jù)具體情況每年進(jìn)行修訂。各生產(chǎn)區(qū)域和技術(shù)文件使用部門(mén)應(yīng)指派一名技術(shù)文件管理員，負(fù)責(zé)本單位受控技術(shù)文件的領(lǐng)取、發(fā)放、撤換、保管以及應(yīng)歸檔文件的收集、積累和歸檔工作。 負(fù)責(zé)建立本單位文件和資料清單和技術(shù)文件和資料發(fā)放記錄并保存。（注：文件發(fā)放后使用部門(mén)應(yīng)在1 個(gè)工作日內(nèi)傳遞至生產(chǎn)車間/工位）各保密文件持有人應(yīng)嚴(yán)格控制保密技術(shù)文件的非預(yù)期傳發(fā)。技術(shù)文件的印發(fā)、補(bǔ)發(fā)與管理新編制的技術(shù)文件由相關(guān)責(zé)任人簽署完備后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)復(fù)制。技術(shù)部依照技術(shù)文件發(fā)放目錄規(guī)定的份數(shù)復(fù)制，并

7、發(fā)放到各部門(mén)。同時(shí)將原技術(shù)文件歸檔。技術(shù)文件發(fā)放時(shí)，讓接收人在技術(shù)文件和資料發(fā)放記錄上簽字。發(fā)放技術(shù)文件時(shí)，資料管理員應(yīng)在技術(shù)文件和資料發(fā)放記錄上逐個(gè)文件填寫(xiě)發(fā)放日期，文件名稱、編號(hào)、數(shù)量，不得簡(jiǎn)化和省略填寫(xiě)。技術(shù)文件發(fā)放人員在發(fā)放的受控技術(shù)文件上加蓋 “受控” 標(biāo)識(shí)后才能發(fā)放?！笆芸亍?標(biāo)識(shí)要清晰醒目，不得漏蓋，如發(fā)現(xiàn)漏蓋的應(yīng)立即補(bǔ)蓋，嚴(yán)防文件失控。凡文件上沒(méi)有“受控”紅印的技術(shù)文件均為非生產(chǎn)性技術(shù)文件，不得用于生產(chǎn)、檢驗(yàn)過(guò)程。各部門(mén)資料管理員應(yīng)保證本部門(mén)工作人員對(duì)受控技術(shù)文件的使用，并嚴(yán)格辦理發(fā)放、回收和借閱登記手續(xù)。受控技術(shù)文件使用人員對(duì)文件應(yīng)妥善保管，不得遺失、污損或擅自復(fù)印、對(duì)外擴(kuò)散

8、、修改。技術(shù)文件如有損壞或丟失，應(yīng)追究相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任，按公司管理制度匯編相關(guān)條款進(jìn)行考核；受控技術(shù)文件在使用過(guò)程中因損壞、弄臟而殘缺不全、字跡不清無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，由相應(yīng)部門(mén)資料管理人員填寫(xiě)?文件補(bǔ)發(fā)/換發(fā)申請(qǐng)單?，文件使用部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，技術(shù)部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由技術(shù)部補(bǔ)發(fā)/ 換發(fā)文件；文件補(bǔ)發(fā)須在文件遺失記錄上登記，發(fā)放日期為實(shí)際發(fā)放日期。 文件補(bǔ) / 換發(fā)申請(qǐng)單以及文件遺失記錄由技術(shù)部資料管理員統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)臺(tái)賬，申請(qǐng)單保存期限為一年，一年后銷毀。各相關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格執(zhí)行新舊版技術(shù)文件回收、發(fā)放和及時(shí)回收暫不使用的文件的要求。對(duì)未執(zhí)行以上規(guī)定者，由技術(shù)部報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理，同時(shí)技術(shù)部應(yīng)拒不發(fā)

9、放新文件，由此造成的一切后果與損失由不執(zhí)行上述規(guī)定者承擔(dān)全部責(zé)任。各種技術(shù)文件未經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)，一律不得外借，如有丟失必須追究相關(guān)人員責(zé)任。外協(xié)單位用技術(shù)文件由委托外協(xié)的部門(mén)負(fù)責(zé)管理。技術(shù)文件的更改管理技術(shù)文件的更改由其編制部門(mén)負(fù)責(zé)按程序?qū)嵤?。技術(shù)文件需要更改時(shí)，更改人應(yīng)填寫(xiě)技術(shù)文件更改單，提出更改原因及更改后的執(zhí)行時(shí)間，由部門(mén)分管負(fù)責(zé)人審查同意后，履行審批手續(xù)。技術(shù)文件更改批準(zhǔn)后，由文件編制人員按技術(shù)文件發(fā)放目錄發(fā)放更改通知單實(shí)施更改，更改人應(yīng)做好標(biāo)記，并簽字。各部門(mén)資料管理員應(yīng)核對(duì)更改內(nèi)容并在技術(shù)文件更改通知單上會(huì)簽。當(dāng)顧客提供的產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、技術(shù)質(zhì)量協(xié)議和計(jì)劃等發(fā)生變更時(shí)，技

10、術(shù)部在接到信息之日起在兩周有效工作日內(nèi)完成對(duì)更改內(nèi)容的評(píng)審，同時(shí)對(duì)有關(guān)文件進(jìn)行更改或更新，報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理（或授權(quán)人）批準(zhǔn)，同時(shí)在更改通知單上注明實(shí)施日期并及時(shí)歸檔。更改原則技術(shù)文件的更改，不得降低產(chǎn)品質(zhì)量；技術(shù)文件更改必須保證其正確、完整、統(tǒng)一、清晰；更改必須履行簽字手續(xù)，并保證更改前的原文件有據(jù)可查；技術(shù)文件按審批后的“更改通知單”進(jìn)行原件的更改，同時(shí)，對(duì)已發(fā)放的文件進(jìn)行更換或更改。技術(shù)文件更改方法更改技術(shù)文件不得涂改，一般采用“劃改”和“重新打印”的方法。所有更改必須使用碳素墨水，書(shū)寫(xiě)符合制圖標(biāo)準(zhǔn)?！皠澑摹笔菍⑿枰牡膬?nèi)容用細(xì)實(shí)線劃去，被劃掉的內(nèi)容應(yīng)能清楚地看出更改前的狀態(tài)，然后在其最近

11、旁標(biāo)注新的尺寸、文字、圖形等。劃改時(shí)，在靠近更改后的圖形、文字的（右側(cè)）位置，加注更改標(biāo)記用漢語(yǔ)拼音小寫(xiě)字母外加圓圈表示，如：a 、 b 、 c 、 d 。例如：26 a25更改標(biāo)記一般以每張圖樣或每個(gè)文件編排，每次更改應(yīng)使用不同的標(biāo)記加以區(qū)別。在更改欄中應(yīng)填寫(xiě)：“標(biāo)記”填本次更改使用的標(biāo)記；“處數(shù)”填同一標(biāo)記下的更改處數(shù)；“更改文件號(hào)”填本次 技術(shù)文件更改通知單的編號(hào)；“簽字”由執(zhí)行更改的人簽名； “日期”填寫(xiě)更改日期。技術(shù)文件經(jīng)多次更改(五處以上)或需大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版重新打印復(fù)制，原版文件作廢，換發(fā)新版文件。技術(shù)文件更改須建立電子版更改記錄。技術(shù)文件的換版與作廢技術(shù)文件的發(fā)放，應(yīng)在文

12、件編制部門(mén)規(guī)定的執(zhí)行時(shí)間之前發(fā)到文件使用的現(xiàn)場(chǎng)，同時(shí)撤出所有被替換的失效文件。重新打印復(fù)發(fā)技術(shù)文件時(shí)，更改前所發(fā)放的原文件作廢，換發(fā)新版技術(shù)文件。受控技術(shù)文件換版發(fā)放時(shí)，文件編制單位應(yīng)填寫(xiě)技術(shù)文件回收通知單注明失效文件的名稱、編號(hào)、版本/狀態(tài)等，發(fā)至文件的使用部門(mén)。文件發(fā)放人員按照 技術(shù)文件回收通知單的要求及 技術(shù)文件發(fā)放目錄收回舊文件并記錄，交回人在回收欄中簽字。失效技術(shù)文件應(yīng)加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)，隔離存放，填寫(xiě)文件資料銷毀登記表 ，履行銷毀批準(zhǔn)手續(xù)后執(zhí)行銷毀。需用作資料保留的作廢文件，應(yīng)加蓋“作廢保留”印章后單獨(dú)存放，妥善保管。因不交作廢文件而被誤用或延誤新版文件執(zhí)行所造成的后果由相應(yīng)當(dāng)事人承

13、擔(dān)。技術(shù)文件的執(zhí)行情況監(jiān)督檢查及問(wèn)題反饋技術(shù)/質(zhì)量工程師在工藝紀(jì)律檢查時(shí)對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)文件執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)其文件質(zhì)量進(jìn)行檢查。生產(chǎn)班組長(zhǎng)/操作者發(fā)現(xiàn)在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)文件其內(nèi)容有異議或不能滿足生產(chǎn)要求時(shí)，應(yīng)及時(shí)將信息反饋至技術(shù)部。在發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)技術(shù)文件問(wèn)題反饋單反饋至技術(shù)部，技術(shù)部根據(jù)實(shí)際情況給予反饋人適當(dāng)激勵(lì)。技術(shù)部資料管理員須每年對(duì)外部收集的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件進(jìn)行檢查，保證其是最新有效版本。技術(shù)文件的檔案管理技術(shù)部資料管理員負(fù)責(zé)全廠技術(shù)文件的檔案管理。各部門(mén)資料管理員或內(nèi)勤負(fù)責(zé)本部門(mén)所使用受控技術(shù)文件的管理。資料管理員是技術(shù)文件安全保管的直接責(zé)任人，應(yīng)對(duì)技術(shù)文件

14、資料的安全受控、合理使用和保密負(fù)責(zé)，不得擅自處置、銷毀，任何人不得據(jù)為己有。項(xiàng)目資料由技術(shù)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整理，技術(shù)部資料管理員協(xié)助。技術(shù)文件在分類整理的基礎(chǔ)上，排列卷內(nèi)文件次序，編頁(yè)碼對(duì)卷內(nèi)文件順序加以固定，編寫(xiě)文件目錄，這種整理應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行。文件材料的歸檔公司所有技術(shù)文件由技術(shù)部統(tǒng)一歸檔、集中管理。歸檔的技術(shù)文件資料由技術(shù)部資料管理員進(jìn)行收集、分類、整理、做好建檔工作，并編寫(xiě)文件目錄，定置存放。歸檔時(shí)間項(xiàng)目資料、顧客提供的產(chǎn)品規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、結(jié)論性質(zhì)量簽署報(bào)告等檔案于批量生產(chǎn)后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔。歸檔要求凡歸檔的文件資料，必須是準(zhǔn)確地反映一項(xiàng)工作或活動(dòng)全過(guò)程的成套資料，且組卷

15、符合完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求。歸檔資料應(yīng)經(jīng)過(guò)部門(mén)（或項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人審核后在檔案目錄上簽字。歸檔資料必須簽署手續(xù)完備（是原件），紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡工整清晰，使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁止使用鉛筆、圓珠筆、 復(fù)寫(xiě)紙、 紅墨水和純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)，電子文件應(yīng)附紙質(zhì)文件一份。技術(shù)檔案管理檔案應(yīng)用專門(mén)的房間和文件柜保存，且使用符合標(biāo)準(zhǔn)要求的裝具，保持房間內(nèi)良好的衛(wèi)生環(huán)境，保管檔案要遵循檔案保護(hù)技術(shù)要求，保持檔案排架整齊、有序、不散、不亂，完整，房間采取防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防塵、防潮濕、防有害氣體等安全措施且保持有效。對(duì)所保管的檔案每年清點(diǎn)一次，做到帳物相符，對(duì)己破損和模糊不清的檔案文件要做到及時(shí)修復(fù)或復(fù)制，對(duì)

16、磁性和感光材料制成的檔案要專柜保存，定期檢查，復(fù)制、嚴(yán)防信息丟失。對(duì)于檢查中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)請(qǐng)示處理。技術(shù)資料需要更改時(shí)，技術(shù)部資料管理員應(yīng)以簽署手續(xù)完備的技術(shù)文件更改通知單為憑據(jù)，方可準(zhǔn)予并協(xié)助更改人更改技術(shù)檔案；更改后，資料管理員在技術(shù)文件更改通知單上簽字并保存更改憑據(jù)。文件和資料的保存確定保存期限a.對(duì)已回收的經(jīng)批準(zhǔn)作廢保留的過(guò)程流程圖、控制計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)保存一個(gè)日歷年。b.機(jī)加圖紙保存一個(gè)日歷年。c.零件修正指示書(shū)保存一個(gè)日歷年。d.操作規(guī)程新版下發(fā)，原舊版本即作廢銷毀。e.產(chǎn)品圖紙、工裝圖紙、顧客提供的產(chǎn)品規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、結(jié)論性質(zhì)量簽定報(bào)告等，保存期限為項(xiàng)目生命周期加一個(gè)日歷年。技術(shù)文件的銷毀技術(shù)文件銷毀的范圍a.圖紙或文件被臟污、損壞不完整、看不清圖形或尺寸的。b.圖紙已經(jīng)過(guò)多次修改已換新版的