OA自動(dòng)化模塊操作的使用說(shuō)明

1、OA 使用說(shuō)明書(shū)什么是OAOA系統(tǒng)是指辦公自動(dòng)動(dòng)化（OfficeAutomation）系統(tǒng)，用于企業(yè)網(wǎng)上辦公。g。它是指基于公司現(xiàn)實(shí)，通通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，用用以提高單位內(nèi)部部信息交流、共享享、流轉(zhuǎn)處理的和和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化化和提高工作效率率的信息化設(shè)備和和應(yīng)用軟件；它不不是孤立存在的，而而是與其它各類(lèi)管管理系統(tǒng)（如人事事管理系統(tǒng)，公司司資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等等）緊緊密聯(lián)系，有機(jī)整整合而形成的。W。在OA系統(tǒng)中，我們可可以通過(guò)收發(fā)郵件件來(lái)傳遞信息，通通過(guò)信息中心查收收公司的各種信息息、制度，通過(guò)流流程管理明確規(guī)范范公司各種事務(wù)，通過(guò)內(nèi)部辦辦公系統(tǒng)管理公司司諸如會(huì)議、人事事、資產(chǎn)等方面?？偪傊?，熟練的

2、操作作OA系統(tǒng)可以讓讓我們的工作變得得快捷規(guī)范。k。如何使用OA系統(tǒng)使用前的準(zhǔn)備我公司的系統(tǒng)通過(guò)過(guò)瀏覽器直接接登陸，不用安裝裝其他的軟件。啟啟動(dòng)公司OA系統(tǒng)的方方法為：在計(jì)算機(jī)機(jī)桌面上打開(kāi)IE瀏瀏覽器，在地址欄欄輸入： HYPERLINK http:/ http:/服務(wù)器IP地址，然后敲回車(chē)車(chē)鍵，如果正常的的話，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)動(dòng)顯示以下畫(huà)面：如圖-13。圖2-1 登陸界面圖2-2 登陸前設(shè)置置人員登陸輸入“用戶名”（系統(tǒng)統(tǒng)管理員為每個(gè)人人員分配了一個(gè)賬賬號(hào)即用戶名，為為了方便起見(jiàn)，一一般情況下為姓名名的漢語(yǔ)拼音）和和“密碼”（即：初始密碼碼為“1”，該密碼用戶可以修改改），點(diǎn)擊“登錄”（或敲“回車(chē)

3、”），如果用戶名名和口令正確，則則系統(tǒng)進(jìn)入以下主主界面：如圖2-3 。（注：為為了方便用戶的使使用，此時(shí)，用戶戶可以選擇“記住名字”，這樣以后只要要輸入“密碼”就可以進(jìn)入系統(tǒng)統(tǒng)）F。圖2-3 登錄后界面面辦公主界面介紹進(jìn)入系統(tǒng)后，當(dāng)前的辦辦公主界面（個(gè)人人平臺(tái)界面）有三三個(gè)部分組成，左左側(cè)為子模塊功能能區(qū)；中間為信息息提示區(qū)，右側(cè)為為導(dǎo)航欄。右上方方（圖中紫色區(qū)域域）為功能界面選選擇區(qū)，由于切換換各種辦公主界面面。g。點(diǎn)擊功能界面選擇區(qū)的的“工作流程”，進(jìn)入到工作流流程辦公界面（辦辦公流程的定義及及使用方法，請(qǐng)見(jiàn)見(jiàn) 4.工作流程程 ），如圖2-4。K。圖2-4 工作流程界界面相應(yīng)的，點(diǎn)擊功能界

4、面面選擇區(qū)的“信息中心”，進(jìn)入到公司信信息中心界面；點(diǎn)點(diǎn)擊“內(nèi)部辦公”則進(jìn)入內(nèi)部辦公公界面。i。系統(tǒng)功能詳解 1. 進(jìn)入入個(gè)人平臺(tái)辦公界界面，此界面的主主要功能是個(gè)人日日常辦公信息處理理和各種功能導(dǎo)航航。其中左側(cè)子模模塊功能區(qū)包括郵郵件系統(tǒng)、日程安安排、通訊錄、萬(wàn)萬(wàn)年歷、個(gè)性管理理等模塊，以下做做詳細(xì)說(shuō)明。Q。電子郵件系統(tǒng)：通過(guò)電電子郵件系統(tǒng)可以以向公司人員發(fā)送送相關(guān)文件及附件件。e。發(fā)郵件：當(dāng)您需要給別別人發(fā)送郵件時(shí)，您您可以單擊左導(dǎo)航航中的“郵件系統(tǒng)-寫(xiě)郵件（左邊粉粉紅色區(qū)域）”，如圖2-5所示，0。圖2-5 寫(xiě)信息界面面如普通的電子郵箱一樣樣，此郵箱可以上上傳附件（圖2-5中下部黑色區(qū)區(qū)

5、域），一次最多多可以上傳10M左左右的附件。此外外，本郵箱還可以以直接通過(guò)各種OFFICE文文檔的形式進(jìn)行編編輯，如需使用EXCEL文文檔時(shí)，點(diǎn)擊“EXCEL文檔檔” （圖2-5上部部綠色區(qū)域），如如圖2-6k。圖2-6 郵件的文件件類(lèi)型如要發(fā)送郵件，點(diǎn)擊右右下角的“立即發(fā)送”，即可彈出目標(biāo)標(biāo)人員選擇框，如如圖2-7j。圖2-7 郵件發(fā)送選擇人員時(shí)，可選中某某一人員，雙擊，此此時(shí)人名從“未選擇用戶”移到“已選擇用戶”，表示選中；如如果選擇人員較多多時(shí)，可按住CTRL鍵鍵，選擇相關(guān)人員員，再按“”鍵，則所有選中中的人員均被選中中。此時(shí)，點(diǎn)擊“立即發(fā)送”即可發(fā)送成功。k。查看郵件，未查看過(guò)的的郵件

6、可以從郵件件系統(tǒng)的“新郵件”中查閱，查閱過(guò)的的郵件可在“收件箱”中找到，這很類(lèi)類(lèi)似普通的電子郵郵箱，這里不做復(fù)復(fù)述。6。在發(fā)件箱中，有一個(gè)選選項(xiàng)“查看”，點(diǎn)擊查看可以以看到自己發(fā)送的的郵件的閱讀情況況，如圖2-8v。圖2-8 郵件發(fā)送情情況日程安排有沒(méi)有這樣的時(shí)候，早早早安排好的事情情，到了眼前卻忘忘了做，或者做著著做著卻走了樣；有時(shí)，突然的一一陣靈感駕臨眼前前，卻隨著時(shí)間流流逝而消逝了。這這樣的時(shí)候，你需需要一個(gè)定時(shí)提醒醒的日程表來(lái)提醒醒、規(guī)范自己的工工作?！叭粘贪才拧边@個(gè)模塊，就給給大家提供了這樣樣的功能。它的使使用十分簡(jiǎn)單，如如圖2-9，點(diǎn)擊擊“日程安排”按鈕，進(jìn)入日程安安排定制界面H。

7、圖2-9 日程安排點(diǎn)擊日歷的“+”進(jìn)入入編輯界面，在此此界面中設(shè)定提醒醒事項(xiàng)及提醒時(shí)間間，點(diǎn)擊確定保存存。M。當(dāng)日期為設(shè)定日期后，該該系統(tǒng)將會(huì)提醒，如如圖2-10。點(diǎn)點(diǎn)擊后，將彈出本本日具體的提醒事事項(xiàng)。b。圖2-10 日程安排排定時(shí)提醒通訊錄 在系統(tǒng)中，有有兩處地方可以查查到公司員工的通通訊錄：第一處，在在個(gè)人平臺(tái)通通訊錄目錄下，在在公共通訊錄中，可以按照部部門(mén)查閱員工聯(lián)系系方式，在個(gè)人人通訊錄中，員員工可以把自己所所需的一些聯(lián)系電電話，保存在這個(gè)個(gè)欄目中。8。第二處，在信息中心心知識(shí)管理公公司通知中最最新公司通訊錄將隨時(shí)更新，員員工可以到此處下下載通訊錄的電子子版，如圖2-11。t。如圖2

8、-11 公司通通訊錄個(gè)性管理個(gè)人平臺(tái)中的 個(gè)性管管理 欄目主要用用于OA個(gè)人設(shè)置置，包括OA帳戶戶密碼設(shè)置（修改改密碼），個(gè)人檔檔案設(shè)置（用于設(shè)設(shè)置個(gè)人基本信息息等）。使用起來(lái)來(lái)比較簡(jiǎn)單，這里里就不多做介紹了了。B。由于OA中可能包含許許多公司和個(gè)人信信息，公司要求，員員工本人的密碼要要超過(guò)6位，請(qǐng)新新員工盡快修改密密碼。M。（5） 導(dǎo)航欄導(dǎo)航欄在個(gè)人平臺(tái)界面面的右上方，包括括公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議議通知、今日日程程、任務(wù)管理有郵郵件系統(tǒng)五個(gè)欄目目，如果該欄目后后綴為紅色數(shù)字如如： 郵件系統(tǒng)（5），意為有5封新郵件還沒(méi)有閱讀，當(dāng)點(diǎn)擊此數(shù)字時(shí)，將進(jìn)入 新郵件 欄目。以此類(lèi)推，諸如新的流程，新的日程等等。

9、（看參加圖2-10）C。2. 信息中心，在頁(yè)頁(yè)面右上角點(diǎn)擊“信息中心”進(jìn)入信息中心，信信息中心主要用于于發(fā)布公司通知、公司制度以及部部門(mén)信息等，此外外，公司還會(huì)根據(jù)據(jù)實(shí)際需要，在此此界面上，設(shè)置新新的欄目，如：薪薪酬體系實(shí)施 等等等。y。員工可以通過(guò)在 個(gè)人人平臺(tái) 的 訂閱閱欄目（個(gè)性管理理-信息訂閱）來(lái)及時(shí)閱讀最新新的通知、制度等等（參加圖2-3）。一一般可設(shè)定為公司司通知，公司制度度以及本部門(mén)的發(fā)發(fā)布信息，如圖2-12。p。圖2-12 信息欄目目訂閱在 部門(mén)發(fā)布 這個(gè)欄欄目里，各部門(mén)包包括兩個(gè)部分 內(nèi)內(nèi)部 外部，“內(nèi)部”是指僅本部門(mén)員員工可以查看的信信息組，“外部”是所有部門(mén)人員員均可以查

10、閱的信信息組。如圖2-13d。圖2-13 部門(mén)發(fā)布布在信息中心欄目中，還還有內(nèi)部論壇、內(nèi)內(nèi)部下載等分欄目目。3. 內(nèi)部辦公點(diǎn)擊右上角的“內(nèi)部辦辦公”，進(jìn)入內(nèi)部辦公公界面。內(nèi)部辦公公界面現(xiàn)在尚處于于開(kāi)發(fā)階段，在這這個(gè)界面里，根據(jù)據(jù)各部門(mén)員工可工工作的性質(zhì)、要求求，會(huì)提供相應(yīng)的的辦公模塊，比如如現(xiàn)在已經(jīng)初步開(kāi)開(kāi)發(fā)的“資產(chǎn)管理模塊”，主要針對(duì)行政政部辦公資產(chǎn)的整整理；“人事模塊”用于人事部管理理員工檔案、獎(jiǎng)懲懲、調(diào)動(dòng)等等。簡(jiǎn)簡(jiǎn)單點(diǎn)說(shuō)，內(nèi)部辦辦公這個(gè)平臺(tái)可以以較好的把OA辦辦公系統(tǒng)與企業(yè)資資源管理（ERP）結(jié)結(jié)合在一起。j。4. 工作流程工作流程這個(gè)模塊，是是由大舜自己通過(guò)過(guò)定制工具開(kāi)發(fā)出出的，是公司

11、辦公公的一大特色。k。什么是流程。在一些例行工作中，員員工的操作都是有有制度、程序可循循的。比如說(shuō)請(qǐng)假假，公司有考勤勤休假制度，上上面明確規(guī)定了請(qǐng)請(qǐng)假的程序和審批批的權(quán)限：請(qǐng)假有有請(qǐng)假人申請(qǐng)，經(jīng)經(jīng)審批同意后，方方可實(shí)施請(qǐng)假，請(qǐng)請(qǐng)假后銷(xiāo)假，人事事備案；審批的權(quán)權(quán)限為，請(qǐng)假1天天以?xún)?nèi)由部門(mén)經(jīng)理理批準(zhǔn)；1-3天（含）由部部門(mén)經(jīng)理審核，人人力資源部經(jīng)理審審批；3天以上由由部門(mén)經(jīng)理、人力力資源部經(jīng)理審核核，報(bào)總經(jīng)理審批批。G。如果按照過(guò)去使用請(qǐng)假假單的舊模式，一一個(gè)人請(qǐng)假審批要要經(jīng)過(guò)兩三個(gè)部門(mén)門(mén)經(jīng)理的簽批，回回來(lái)后要銷(xiāo)假，請(qǐng)請(qǐng)假單備案，但有有事因?yàn)槭虑榧被蚧蛘邔?duì)程序不了解解，造成這樣或那那樣的疏漏，為企

12、企業(yè)正常的個(gè)幫幫工帶來(lái)了一定的的影響。n?，F(xiàn)在如果使用流程，流流程會(huì)自動(dòng)指定辦理的環(huán)節(jié)，明明確所需的要素，設(shè)定好辦理時(shí)間，即使剛來(lái)公司不久的新人也能按部就班的掌握和執(zhí)行公司的各項(xiàng)制度和程序。4。所以我們可以把流流程這樣定義：通通過(guò)OA系統(tǒng)，用用以規(guī)范員工工作作、辦公程序、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)作、審批批系統(tǒng)。6。流程使用介紹流程界面介紹。點(diǎn)擊右上角的“工作流流程”，進(jìn)入工作流程程辦公界面，見(jiàn)圖圖2-14圖2-14 工作流程程界面在圖2-14中，頁(yè)面面左側(cè)為功能欄目目區(qū)，上部幾個(gè)下下拉框?yàn)楣芾韺?dǎo)航航區(qū)，下部為具體體流程處理區(qū)域。m。功能欄目區(qū)中，有幾個(gè)個(gè)概念需要解釋清清楚，分別是“待辦工作、已辦辦工作、完成

13、工作作”，G。待辦工作：在某一流程程中，當(dāng)前的環(huán)節(jié)節(jié)需要本人處理，則則此時(shí)該流程對(duì)于于自己來(lái)說(shuō)就是待待辦工作。q。已辦工作：當(dāng)你將這個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)處理完畢，把把流程發(fā)送到下一一個(gè)處理人后，那那么這個(gè)流程對(duì)于于你來(lái)說(shuō)已經(jīng)處理理完畢了，這就是是已辦工作。d。完成工作：當(dāng)一個(gè)流程程發(fā)到最后一個(gè)處處理人處，這個(gè)流流程就結(jié)束了，這這個(gè)流程不會(huì)再是是任何一個(gè)人的待待辦工作或已辦工工作。過(guò)去所有處處理的流程均會(huì)在在完成工作中結(jié)束束。l。工作中，我們要經(jīng)常注注意有無(wú) 待辦工工作 ，如果有應(yīng)應(yīng)盡快處理完畢。M。通過(guò) 管理導(dǎo)航 可以以根據(jù)流程種類(lèi)、辦理日期以及發(fā)發(fā)起部門(mén)較快速的的查詢(xún)具體流程，這這在有大量流程的的情況下

14、，比較有有用。N。新建流程要使用一個(gè)流程，首先先就要新建流程，新新建流程需按一下下步驟創(chuàng)立：工作作流程-流程程管理-（流流程類(lèi)別）-具體流程，3。以建立“一天內(nèi)的請(qǐng)假假、換休流程” 為例，其創(chuàng)建步驟為：工作流程-流程管理-申請(qǐng)流程-人事-一天天內(nèi)的請(qǐng)假、換休休流程，如圖2-15，S。圖2-15 新建流程程 一點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)圖標(biāo)，進(jìn)入流流程新建界面。如如圖2-16，圖2-16 新建流程程二在圖2-16中，所見(jiàn)見(jiàn)到的幾個(gè)流程，是是指該類(lèi)型流程中中，尚在流轉(zhuǎn)中的的流程，可點(diǎn)擊查查閱，但不能做任任何操作（流程的的發(fā)送框呈灰色，無(wú)無(wú)法操作）。A。點(diǎn)擊“新建”則會(huì)新建建流程，開(kāi)始某一一個(gè)流程的使用。當(dāng)你發(fā)送了一

15、個(gè)流程，但但發(fā)現(xiàn)流程發(fā)錯(cuò)了了，這個(gè)時(shí)候你可可以使用“回收”功能，對(duì)原流程程實(shí)施回收，取消消上一次流程發(fā)送送。I。操作的辦法是，選中某某一流程最左邊的的小框，點(diǎn)擊“回收”即可。但“回收”功能有一定的限限制，當(dāng)下一個(gè)處處理人員處理了流流程之后，回收功功能將失去作用。J。流程處理 處理單新建流程后，進(jìn)入流程程，以“工作聯(lián)系”這個(gè)流程為例，如如圖2-175。圖2-17 流程進(jìn)入入界面（處理單）進(jìn)入界面后，看到是“處理單”界面，黑色橫線線以上是表頭，標(biāo)標(biāo)明流程的基本信信息，有流程發(fā)起起者填寫(xiě)。其中標(biāo)標(biāo)題一欄尤為重要要，一般需包括工工作內(nèi)容、時(shí)間、主要人員等內(nèi)容容，每一個(gè)流程的的標(biāo)題，都有一個(gè)個(gè)范例，可以

16、根據(jù)據(jù)范例填寫(xiě)。z。如果操作框上有一個(gè)這這樣的標(biāo)記 ，代代表此環(huán)節(jié)（操作作框）需要你進(jìn)行行處理。點(diǎn)擊“批示”，彈出批示框，進(jìn)進(jìn)行審批，審批完完成后，點(diǎn)擊批示示框的“”，即可保存存，并自動(dòng)關(guān)閉。D。 正文 點(diǎn)擊“正文”欄，進(jìn)入入正文界面，如圖圖2-18圖2-19 流程正文文界面這是一個(gè)純正的WORD界界面，可以使用所所有的功功能，在一些流程程中（如：工作日日志、績(jī)效考核流流程），正文包含含一些表格，流程程處理人員能在正正文中處理各種公公文，并且此頁(yè)面面有筆記留痕的功功能，可以通過(guò)字字體顏色，區(qū)分是是由誰(shuí)操作的。m。在正文頁(yè)頁(yè)面中，也可以通通過(guò)導(dǎo)入其他WORD文文檔，來(lái)覆蓋當(dāng)前前頁(yè)面，操作方法法是

17、：點(diǎn)擊左上角角的“導(dǎo)入文檔”，瀏覽選擇目標(biāo)標(biāo)文檔，點(diǎn)擊“打開(kāi)”，即可覆蓋。p。 附件在流程中經(jīng)常要有一些些諸如EXCEL表表、圖片的資料，作作為審批的參考依依據(jù)，可通過(guò)“附件”，上傳資料。點(diǎn)點(diǎn)擊流程頁(yè)面左上上方的“附件”按鈕，進(jìn)入附件件頁(yè)面。其上傳方法與傳統(tǒng)統(tǒng)的Email郵郵箱類(lèi)似，這你就就不再?gòu)?fù)述了，如如圖2-20F。圖2-20 上傳附件件 流程描述 點(diǎn)擊“流程描述”進(jìn)入相應(yīng)界面，如如果想了解流程的的步驟環(huán)節(jié)設(shè)置，請(qǐng)請(qǐng)點(diǎn)擊“流程描述”，將會(huì)有流程圖描述整個(gè)個(gè)流程的流轉(zhuǎn)步驟驟，如圖2-21.J。圖2-21 流程描述述 流流轉(zhuǎn)查閱 在流轉(zhuǎn)查閱頁(yè)面面，處理過(guò)這個(gè)流流程的人員均可以以查閱流程的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)

18、情況（見(jiàn)圖2-22），藍(lán)色為為發(fā)起人，白色為為正常處理環(huán)節(jié)，綠綠色為退件（意為為此環(huán)節(jié)退回至上上環(huán)節(jié)），紅色為為現(xiàn)需要處理公文文人員。Q。圖2-22 流轉(zhuǎn)查閱閱 流程程屬性設(shè)置想發(fā)送流程還差一個(gè)設(shè)設(shè)置才能發(fā)送，時(shí)時(shí)間設(shè)置。點(diǎn)擊“流程屬性設(shè)置”，進(jìn)入相應(yīng)界面面。在這個(gè)界面中中選擇這個(gè)流程的的開(kāi)始時(shí)間和預(yù)計(jì)計(jì)結(jié)束時(shí)間，而這這個(gè)時(shí)間也將會(huì)被被系統(tǒng)認(rèn)為相應(yīng)的的處理時(shí)間，在設(shè)設(shè)定時(shí)間內(nèi)，系統(tǒng)統(tǒng)視為“正?！保坏┏鲞@個(gè)個(gè)時(shí)間，則被視為為逾期。請(qǐng)見(jiàn) 圖圖2-23，E。 關(guān)聯(lián)流程 各流程之間間也可以通過(guò)關(guān)聯(lián)聯(lián)流程的方式互相相聯(lián)系。比如說(shuō)，策劃部經(jīng)理處理了一個(gè)流程，認(rèn)為該流程應(yīng)向上級(jí)反應(yīng)，但該流程上級(jí)無(wú)法處理，策劃部經(jīng)理可以通過(guò)新建相關(guān)流程“工作聯(lián)系”，發(fā)送給相應(yīng)的上級(jí)審批。方法為：點(diǎn)擊流程界面中上部的“新建相關(guān)流程”，打開(kāi)新建界面，選擇相應(yīng)的相關(guān)流程，點(diǎn)擊確定，即可進(jìn)入新建流程了，如圖2-23，A。圖2-23 建立相關(guān)關(guān)流程 新建的相關(guān)流流程使用方法與一一般流程使用方法一致。通過(guò)這種方式可以在新新建的相關(guān)流程中中查閱連接的流程程，查閱的方法為為，點(diǎn)擊新建流程程的“關(guān)聯(lián)流程”按鈕，進(jìn)入關(guān)聯(lián)聯(lián)流程界面，選擇擇原流程標(biāo)題名稱(chēng)稱(chēng)，雙擊，即可進(jìn)進(jìn)入原流程，如圖圖2-24N。圖2-24 查閱關(guān)聯(lián)聯(lián)流程3. 部分流程介紹 現(xiàn)在公司已已經(jīng)編制了各種流流程50多個(gè)，如如員工