大學(xué)公文處理實(shí)施細(xì)則（征求意見稿）

1、大學(xué)公文處理實(shí)施細(xì)則（征求意見稿）第一章 總則第一條為了使我校行政公文處理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條公文是管理過程中所形成的具有規(guī)范體式的文書，是規(guī)范公務(wù)活動(dòng)及管理工作的重要工具。第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等相互關(guān)聯(lián)和銜接的一系列工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密及涉密公文的安全。第六條各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文的處理工作，加強(qiáng)對本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、辦理、審批、報(bào)送。第七條各單位的辦公室是公文處理的主要管理機(jī)

2、構(gòu)，主管本單位的公文處理工作并指導(dǎo)下級單位的公文處理工作。第八條各單位應(yīng)當(dāng)配備專職或特定的人員負(fù)責(zé)公文處理工作，適時(shí)對專職或特定的公文處理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。第二章 公文種類第九條公文種類主要有：(一)命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。（二）決定適用于對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）公告適用于對內(nèi)或?qū)ν庑贾匾马?xiàng)或者特定事項(xiàng)。（四）通告適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級單位辦理和

3、需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（六）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（七）報(bào)告適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（八）請示適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。（九）批復(fù)適用于答復(fù)下級單位請示事項(xiàng)。（十）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十一）函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十二）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第三章 公文格式第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)

4、、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”（三）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。（七）主送單位指公文的主

5、要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（九）公文除會(huì)議紀(jì)要形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)由單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋印章；聯(lián)合上報(bào)的公文，由各聯(lián)合單位負(fù)責(zé)人簽字并分別加蓋印章。凡是上報(bào)公文時(shí)，必須附報(bào)公文正文的電子文檔，校長辦公室據(jù)實(shí)建立電子檔案。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）文字

6、從左至右橫寫、橫排。第十一條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm 297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十二條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，對可行可不行的公文，注重效用，堅(jiān)決不行。第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。各科級單位原則上不直接向?qū)W校請示和報(bào)告工作。各科級單位在工作中有需要向?qū)W校請示或報(bào)告的事項(xiàng)，應(yīng)由其上屬主管處級單位向?qū)W校報(bào)文；遇有緊急情況，各科級單位需直接向?qū)W校請示或報(bào)告工作時(shí)，應(yīng)同時(shí)報(bào)送其上屬主管處級單位。第十四條各單位不得對外正式行文；對應(yīng)的業(yè)務(wù)處室需要通過學(xué)校向上級業(yè)務(wù)主管單位對外正式行文時(shí)，業(yè)務(wù)處室需要

7、向校長辦公室提出對外行文申請，同時(shí)向校長辦公室提供相關(guān)數(shù)據(jù)、資料、基礎(chǔ)文稿等（附電子文檔），申請單位負(fù)責(zé)人需對所報(bào)材料簽字確認(rèn)并蓋章，業(yè)務(wù)處室需對所提供的材料真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第十五條屬于部門職限范圍內(nèi)的事務(wù)性工作安排，部門自主行文，部門之間需要聯(lián)合行文的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)學(xué)校審批的事項(xiàng)，經(jīng)學(xué)校同意或者授權(quán)也可以由部門在職權(quán)范圍內(nèi)安排常規(guī)性工作或指導(dǎo)性工作的行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)學(xué)校同意。第十六條各單位屬于業(yè)務(wù)職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送業(yè)務(wù)職能部門處理，業(yè)務(wù)主管部門不能處理或者需要請示學(xué)校的，由業(yè)務(wù)職能部門向?qū)W校行文請示。第十七條各單位報(bào)送學(xué)校的任何公文，必須由主要負(fù)責(zé)人或

8、主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)或?qū)徍?。?bào)送重要事項(xiàng)的公文，必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)用印，主要負(fù)責(zé)人外出期間由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；一般事項(xiàng)的公文，可由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)，但必須經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審核，并在公文簽發(fā)人處注明“ 同志已閱”。第十八條有關(guān)單位報(bào)請學(xué)校審批的事項(xiàng)，凡涉及其他部門職權(quán)的，必須主動(dòng)與相關(guān)部門充分協(xié)商，由主辦部門主要負(fù)責(zé)人與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽或聯(lián)合報(bào)學(xué)校審批。部門之間有分歧的，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要親自協(xié)商，協(xié)商后仍不能取得一致意見的，主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)，提出辦理建議，與相關(guān)部門有關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后報(bào)學(xué)校決定。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，學(xué)校將責(zé)令糾正或撤銷，并追究相

9、關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任。第十九條各單位報(bào)請學(xué)校審批公文時(shí)，校長辦公室認(rèn)為有需要其他單位會(huì)簽意見的，報(bào)送單位需在公文中補(bǔ)列相關(guān)單位會(huì)簽意見后報(bào)送，校長辦公室登記后根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)的分工分別呈報(bào)，并根據(jù)需要由校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)請其他校領(lǐng)導(dǎo)核批，重大事項(xiàng)報(bào)校長辦公會(huì)議討論或者黨委會(huì)審定。各單位一般不得將應(yīng)報(bào)送校長辦公室的公文直接報(bào)送校領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，校領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的個(gè)別事項(xiàng)和確需直接報(bào)送審批的特殊事項(xiàng)、重大突發(fā)事件等除外；確需向校領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文時(shí)，一般不得多頭分送，避免造成校領(lǐng)導(dǎo)交叉批示；確需分送的，應(yīng)在首頁注明分送情況。第二十條校領(lǐng)導(dǎo)明確要求單位或者部門負(fù)責(zé)人辦理并報(bào)告辦理結(jié)果的批示件，單位或部門負(fù)責(zé)人應(yīng)抓緊辦理，及時(shí)報(bào)告情況

10、，反饋報(bào)告時(shí)附校領(lǐng)導(dǎo)批示原件或復(fù)印件。校領(lǐng)導(dǎo)批示多個(gè)部門的，主辦和牽頭部門要主動(dòng)與其他部門溝通、協(xié)商，并匯總辦理情況，相關(guān)部門要積極配合。確因特殊原因需要較長時(shí)間反饋辦理情況的，要及時(shí)以書面形式向校長辦公室說明，定期報(bào)告辦理進(jìn)展。對校領(lǐng)導(dǎo)批請部門或部門負(fù)責(zé)人“閱”、“參閱”、“參考”等參閱性文件，可以不單獨(dú)行文回復(fù)，重要事項(xiàng)除外。第二十一條向業(yè)務(wù)主管單位或者直屬單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級單位。第二十二條“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)，對各單位的報(bào)告學(xué)校一般不予回復(fù)?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。第二十三條 除上級單位

11、負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。第二十四條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級單位行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明主送和抄送。上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級單位。第二十五條各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公文報(bào)送有關(guān)規(guī)定。對不符合規(guī)定的公文，校長辦公室不予受理或清退，由其報(bào)送單位按規(guī)范程序重新報(bào)送。校長辦公室將定期對各單位報(bào)送學(xué)校的公文情況進(jìn)行綜合分析，并視情予以通報(bào)。第五章 發(fā)文辦理 第二十六條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、編排、審核、復(fù)核、印制、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十七條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及學(xué)校的有關(guān)規(guī)

12、定。如提出的工作計(jì)劃、安排、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位和規(guī)范的標(biāo)識。（八）文內(nèi)使用簡稱時(shí)，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注

13、明規(guī)范化簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（九） 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。第二十八條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)審核其是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否標(biāo)準(zhǔn)等。第二十九條公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第六章 收文辦理第三十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、

14、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三十一條收到下級單位上報(bào)需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商和會(huì)簽意見；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第三十二條經(jīng)審核，對符合本實(shí)施細(xì)則的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對不符合本實(shí)施細(xì)則規(guī)定的公文，經(jīng)校長辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以清退報(bào)送單位并說明理由。第三十三條相關(guān)單位收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說

15、明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門并說明理由。第三十四條 公文辦理過程中遇有涉及其他單位職權(quán)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商；如有分歧，主辦單位主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請上級單位或者校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第三十五條審批公文時(shí)，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。第三十六條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)單位辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。第七章 公文歸檔第三十七條公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案有關(guān)管理規(guī)

16、定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十八條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映學(xué)校的主要工作情況，便于保管和利用。第三十九條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第四十條本單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。第四十一條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向?qū)W校檔案部門移交。第八章 公文管理第四十二條公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十三條 文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理和管理有關(guān)制度。第四十四條 上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級單位經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十五條 經(jīng)批準(zhǔn)公開在校園網(wǎng)辦公系統(tǒng)發(fā)布的電子文檔公文，同發(fā)文單位正式印發(fā)的紙質(zhì)公文具有同等指導(dǎo)效力。第四十六條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位的證明章。第四十七條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十