辦公自動化信息系統(tǒng)分析2

1、5.2 功能建模和數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)流程圖(DFD)用于功能建模 最初，結(jié)構(gòu)化分析方法僅討論數(shù)據(jù)流建模。目標系統(tǒng)被表示成如圖5-6所示的數(shù)據(jù)變換流程圖。系統(tǒng)的功能體現(xiàn)在核心的數(shù)據(jù)變換中。2022/9/21圖5-6 數(shù)據(jù)變換流程圖外部實體外部實體外部實體外部實體目標系統(tǒng) 2022/9/22 功能建模：就是用抽象模型的概念，按照系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞、變換的關(guān)系，自頂向下逐層分解，直到找到滿足功能要求的所有可實現(xiàn)的系統(tǒng)為止。 1）功能模型使用了數(shù)據(jù)流圖來表達系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的運動情況， 2）數(shù)據(jù)流的變換則用如下方式來描述： 結(jié)構(gòu)化語言 判定表 判定樹2022/9/23系統(tǒng)分析的根本目的： 是分析出合理的信息流動

2、、處理、存儲的過程。數(shù)據(jù)流程分析方法： 如HIPO(hierarchial input-process-output)法和結(jié)構(gòu)化方法等。 他們基本思想都是一樣的，即：把一個系統(tǒng)看成一個整體功能，明確信息的輸入與輸出，系統(tǒng)為了實現(xiàn)這個功能，內(nèi)部必然有信息的處理、傳遞、存儲過程。這些處理又可以分別看作整體功能，其內(nèi)部又有信息的處理、傳遞、存儲過程。如此一級一級地剖析，直到所有處理步驟都很具體為止。2022/9/24圖5-7 數(shù)據(jù)流程分析方法2022/9/255.3.3 數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)流程圖(DFD)用于功能建模 通過本節(jié)學(xué)習(xí)要求大家掌握： 數(shù)據(jù)流程圖的基本成分 數(shù)據(jù)流程圖的畫法 畫數(shù)據(jù)流程圖的注

3、意事項2022/9/26 數(shù)據(jù)流程圖描述數(shù)據(jù)流動、存儲、處理的邏輯關(guān)系，也稱為邏輯數(shù)據(jù)流程圖，一般用DFD(logical data flow diagram)表示。 DFD具有抽象性，僅對數(shù)據(jù)流進行描述，總結(jié)出數(shù)據(jù)的（信息的）流向、傳遞、處理、存儲等特性的內(nèi)部規(guī)律。2022/9/271數(shù)據(jù)流程圖的基本成分 數(shù)據(jù)流程圖用到四個基本符號，即： 外部實體 數(shù)據(jù)處理 數(shù)據(jù)存儲 數(shù)據(jù)流2022/9/28圖5-8 數(shù)據(jù)流程圖的基本符號2022/9/291）外部實體： 外部實體是指系統(tǒng)以外又與系統(tǒng)有聯(lián)系的人或組織。它表達該系統(tǒng)數(shù)據(jù)的外部來源和去處，外部實體也可以是另外一個信息系統(tǒng)。 在數(shù)據(jù)流程圖中，為了減

4、少線條的交叉，同一個外部實體可在一張數(shù)據(jù)流程圖中出現(xiàn)多次，這時在該外部實體符號的右下角畫小斜線，表示重復(fù)。如重復(fù)的外部實體有多個，則相同的外部實體畫數(shù)目相同的小斜線。 外部實體的表示如圖5-9所示。2022/9/210圖5-9 外部實體的表示2022/9/2112)數(shù)據(jù)處理： 處理指對數(shù)據(jù)的邏輯處理，也就是數(shù)據(jù)的變換，它表示對數(shù)據(jù)流的操作。 在數(shù)據(jù)流程圖中，用帶圓角的長方形表示處理，其分為三個部分：標識部分、功能描述部分和功能執(zhí)行部分。如圖4-10所示。圖5-10 數(shù)據(jù)處理的表示2022/9/212標識部分：用于標注加工編號，加工編號應(yīng)具有唯一性，以標識加工，一般用字符串表示，以“P”開頭，如

5、P1、P1.1等等。功能執(zhí)行部分：表示這個功能由誰來完成，可以是一個人，也可以是一個部門，也可以是某個計算機程序。功能描述部分：用來寫加工名。它直接表達這個處理的邏輯功能，用動詞+名詞對功能進行描述，功能描述部分其詳細描述在數(shù)據(jù)詞典中定義。 2022/9/213 加工要逐層分解，以求得分解后的加工功能簡單、易于理解。什么是基本加工？ 對數(shù)據(jù)的處理功能十分簡單、加工邏輯清楚的加工稱基本加工。例如：成績統(tǒng)計、學(xué)籍審查、學(xué)籍變動通知等。為了區(qū)別基本加工，在基本加工的加工編號前打一“*”作標志。當(dāng)分解得到的所有加工均已變成基本加工時，分解即行停止。對加工符號說明如下： 頂層加工名可以是系統(tǒng)的名字。如：

6、學(xué)籍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)等。 加工名要簡捷易懂，最好由動詞或動賓詞詞組組成。例如：登錄成績、編排課表、輸入會計憑證等。由于未分解的加工本身具有抽象性，所以加工名必然具有抽象性。如：考試考務(wù)、財務(wù)管理等。但不可用空洞的動詞命名，如：處理、轉(zhuǎn)換、計算等。2022/9/2143) 數(shù)據(jù)流 數(shù)據(jù)流是指處理功能的輸入或輸出，用一個水平箭頭或垂直箭頭表示。箭頭指出數(shù)據(jù)的流動方向。數(shù)據(jù)流由一個或一組確定的數(shù)據(jù)組成，可以是信件、票據(jù)、文件等信息。一般說來，對每個數(shù)據(jù)流要加以簡單的描述，使用戶和系統(tǒng)設(shè)計員能夠理解一個數(shù)據(jù)流的含義。對數(shù)據(jù)流的描述寫在箭頭的上方，一些含義十分明確的數(shù)據(jù)

7、流，也可以不加以說明，如圖5-11所示。2022/9/215圖5-11 數(shù)據(jù)流的表示2022/9/216數(shù)據(jù)流的簡化：有時很難用簡單而適當(dāng)?shù)恼Z句來描述一個數(shù)據(jù)流。例: 圖（a）表示儲戶到儲蓄所去存取款時，要將填好的存（?。﹩闻c存折交給營業(yè)員。營業(yè)員處理完這筆業(yè)務(wù)后，把存折交給儲戶若把“存取單”與“存折”這兩個平行且方向相同的數(shù)據(jù)流合并為“存取要求”，則可以減少一個數(shù)據(jù)流，數(shù)據(jù)流程圖就更簡單好讀一些，如圖（b）所示。至于“存取要求”的具體內(nèi)容，會隨著數(shù)據(jù)流程圖的展開，變得更具體化。2022/9/217數(shù)據(jù)流的流向，有以下五種情況： 從加工到加工(PP)、從源點到加工(SP)、從加工到終點(PS)

8、、從加工到數(shù)據(jù)存儲(PD)、從數(shù)據(jù)存儲到加工(FP)。其中，前三種情況應(yīng)注明數(shù)據(jù)流名。后兩種情況，可以不注數(shù)據(jù)流名。 數(shù)據(jù)流名應(yīng)能直觀地反映數(shù)據(jù)流的含義： 如日常業(yè)務(wù)中的產(chǎn)量日報表、匯款單、錄取通知書、課程表等均可直接用做數(shù)據(jù)流名。也可以用一組數(shù)據(jù)中的主要數(shù)據(jù)為數(shù)據(jù)流命名： 例如：“學(xué)生成績單”由學(xué)生姓名、成績、通訊地址等數(shù)據(jù)組成，但成績是主要的，可以用“學(xué)生成績”為這一數(shù)據(jù)流的名字。 2022/9/218 數(shù)據(jù)流可以同名，也可以有相同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，但必須有不同的數(shù)據(jù)或具有不同的含義。 例如：數(shù)據(jù)流“付款單”可以有合格付款單、不合格付款單，這兩個數(shù)據(jù)流的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以是相同的但所含數(shù)據(jù)不同，或者意

9、義有區(qū)別。2022/9/219數(shù)據(jù)流統(tǒng)一編號： 為了區(qū)別同名數(shù)據(jù)流，DFD中所有與基本加工(基本加工定義見后)相連的數(shù)據(jù)流要統(tǒng)一編號，但與數(shù)據(jù)存儲相連的數(shù)據(jù)流除外，編號寫在數(shù)據(jù)流名之前，以“F”開頭。兩個符號(加工、外部實體、數(shù)據(jù)存儲)之間可以有多個數(shù)據(jù)流存在，DFD并不表明它們之間的任何關(guān)系，諸如次序、主次等。避免錯誤的數(shù)據(jù)流命名方法： 不能用動作名作為數(shù)據(jù)流名。如“取下一個考生成績”是一個動作，不能用作數(shù)據(jù)流名。數(shù)據(jù)流中只能含有數(shù)據(jù)(信息)，而不能含有動作，換言之，數(shù)據(jù)流名只能是名詞而不能是動詞或動賓詞組； 不能用實物名作為數(shù)據(jù)流名。如“現(xiàn)金”是實物，不能作為數(shù)據(jù)流名。信息系統(tǒng)只能處理信息

10、，不能處理實物。2022/9/2204）數(shù)據(jù)存儲 數(shù)據(jù)存儲是用來存貯數(shù)據(jù)的，表示數(shù)據(jù)保存的地方。這里“地方”并不是指保存數(shù)據(jù)的物理地點或物理介質(zhì)，而是指數(shù)據(jù)存儲的邏輯描述。 現(xiàn)對數(shù)據(jù)存儲符號說明如下： 數(shù)據(jù)存儲名寫在開口的長方框內(nèi)，應(yīng)概要地說明文件中的主要數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)存儲上一定要有數(shù)據(jù)流。如果數(shù)據(jù)流指向數(shù)據(jù)存儲是寫操作，離開數(shù)據(jù)存儲則是讀操作。有的加工要修改數(shù)據(jù)存儲，則要讀、寫操作，因此，在加工和數(shù)據(jù)存儲之間的數(shù)據(jù)流是雙向的，用兩個數(shù)據(jù)流表示。如圖5-12所示，“商品編號#_”表示按這個數(shù)據(jù)項檢索，即“商品編號”是關(guān)鍵字。2022/9/221圖5-12 加工和數(shù)據(jù)存儲之間的數(shù)據(jù)流2022/9/

11、222 為便于說明和管理，數(shù)據(jù)存儲亦應(yīng)編號。編號寫在文件符號左端小方格中，以“D”開頭，用字母D和數(shù)字組成。為清楚起見，用豎線表示同一數(shù)據(jù)存儲在圖上不同的地方出現(xiàn)，如圖4-13所示： 圖5-13 數(shù)據(jù)存儲圖形表示2022/9/2233）相關(guān)部門職責(zé) 管理中心負責(zé)組織確定記錄格式、編號、貯存、檢索、保存期限和處置相關(guān)的管理規(guī)定。對記錄的各歸口部門進行監(jiān)督、管理，對記錄的發(fā)放進行審核。 各部門負責(zé)本部門記錄格式的提出，本部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對記錄格式的審核；負責(zé)管理體系中本部門記錄的使用、貯存、檢索和保護。 管理者代表負責(zé)對記錄格式的批準。 公司辦公室負責(zé)記錄的印刷。2022/9/2242繪制數(shù)據(jù)流程圖的

12、主要原則和步驟： 系統(tǒng)分析的根本目的是分析出合理的信息流動、處理、存儲的過程。 數(shù)據(jù)流程分析有許多方法，如HIPO(hierarchial input-process-output)法和我們介紹的結(jié)構(gòu)化方法等。基本思想都是一樣的，即：把一個系統(tǒng)看成一個整體功能，明確信息的輸入與輸出，系統(tǒng)為了實現(xiàn)這個功能，內(nèi)部必然有信息的處理、傳遞、存儲過程。 這些處理又可以分別看做整體功能，其內(nèi)部又有信息的處理、傳遞、存儲過程。 如此一級一級的剖析，直到所有處理步驟都很具體為止。2022/9/2252數(shù)據(jù)流程圖的繪制主要原則和步驟： 繪制數(shù)據(jù)流圖的主要原則: 為了表達數(shù)據(jù)處理過程的數(shù)據(jù)加工情況，需要采用層次結(jié)

13、構(gòu)的數(shù)據(jù)流圖。按照系統(tǒng)的層次結(jié)構(gòu)進行逐步分解，并以分層的數(shù)據(jù)流圖反映這種結(jié)構(gòu)關(guān)系，能清楚地表達和容易理解整個系統(tǒng)。數(shù)據(jù)流程圖的繪制步驟如下：1）確定所開發(fā)的系統(tǒng)的外部實體，即系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源和去處。2）確定整個系統(tǒng)的輸出數(shù)據(jù)流和輸入數(shù)據(jù)流，把系統(tǒng)作為一個加工環(huán)節(jié)，畫出關(guān)聯(lián)圖。一般應(yīng)把數(shù)據(jù)來源置于圖的左側(cè)，數(shù)據(jù)去處置于圖的右側(cè)。2022/9/2263）確定系統(tǒng)的主要信息處理功能，按系統(tǒng)的主要信息處理功能將整個系統(tǒng)分解成幾個加工環(huán)節(jié)（子系統(tǒng)）。確定每個加工的輸出與輸入數(shù)據(jù)流以及與這些加工有關(guān)的數(shù)據(jù)存儲。4）根據(jù)自頂向下，逐層分解的原則，對上層圖中全部或部分加工環(huán)節(jié)進行分解。5）重復(fù)步驟4），直到逐層

14、分解結(jié)束。6）對圖進行檢查和合理布局，主要檢查分解是否恰當(dāng)、徹底；DFD中各層是否有遺漏、重復(fù)、沖突之處；各層DFD及同層DFD之間關(guān)系是否正確；命名、編號是否確切、合理等，對錯誤與不當(dāng)之處進行修改。7）和用戶進行交流，在用戶完全理解數(shù)據(jù)圖的內(nèi)容的基礎(chǔ)上征求用戶的意見。2022/9/2273繪制數(shù)據(jù)流程圖注意事項1) 數(shù)據(jù)流程圖上所有圖形符號只限于前述四種基本圖形元素。2) 數(shù)據(jù)流程圖的主圖必須包括前述四種基本元素，缺一不可。3) 數(shù)據(jù)流程圖的主圖上的數(shù)據(jù)流必須封閉在外部實體之間。4) 每個加工至少有一個輸入數(shù)據(jù)流和一個輸出數(shù)據(jù)流。5) 在數(shù)據(jù)流程圖中，需按層給加工框編號，編號表明該加工所處層

15、次及上下層的親子關(guān)系。6) 規(guī)定任何一個數(shù)據(jù)流子圖必須與它上一層的一個加工對應(yīng)，兩者的輸入數(shù)據(jù)流和輸出數(shù)據(jù)流必須一致，即父圖與子圖的平衡。7) 可以在數(shù)據(jù)流圖中加入物質(zhì)流，幫助用戶理解。數(shù)據(jù)流圖上每個元素都必須有名字。8) 數(shù)據(jù)流圖中不可夾帶控制流9) 初畫時可以忽略瑣碎的細節(jié)，以集中精力于主要數(shù)據(jù)流。2022/9/2284企業(yè)記錄控制數(shù)據(jù)流程圖的設(shè)計實例1）企業(yè)記錄控制的任務(wù) 企業(yè)記錄控制目的: 對管理體系運行所使用的記錄標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置進行控制。2）企業(yè)記錄控制適用范圍 適用于管理體系運行的所有記錄的管理，包括來自相關(guān)方的記錄的管理。2022/9/2294）企業(yè)記錄控制工作程序 管理中心對記錄統(tǒng)一編號標識，并建立記錄清單。 記錄的使用部門可根據(jù)工作需要提出記錄表格設(shè)計更改，執(zhí)行文件控制程序有關(guān)文件更改的規(guī)定。 當(dāng)庫存記錄需補充時，管理中心填寫“記錄印刷通知單”傳遞給公司辦公室。 公司辦公室按現(xiàn)行的格式對記錄進行印刷、入庫。 使用部門填寫“記錄領(lǐng)用單”，經(jīng)管理中心審核后領(lǐng)取記錄。 各部門管理員必需對當(dāng)年使用的各種記錄進行分類整理。整理后的記錄經(jīng)部門負責(zé)人審核符合記錄管理要求后，方可歸檔。2022/9/230 對需要傳遞的記錄，