工程建設公司行政管理制度

1、行政管理制度一、辦公用品及財產管理制度1、辦公用品的采購、領用及管理（1）辦公用品管理辦法：集團公司各部門所需的辦公用品及辦公設備，由 集團公司辦公室統(tǒng)一購置；各子公司需要的辦公用品及辦公設備，由子公司辦公 室統(tǒng)一購置，其他部門無權單獨購置。（2）各公司、各部門領用物品需到辦公室填寫“辦公用品申請單”詳細注 明申請人及申請內容，經部門負責人簽字后到辦公室領取。（3）辦公室必須嚴格遵守公司財務制度，合理開支，及時購置并責成專人 負責辦公用品的入庫、記帳、保管、領用及登記（只計數量）工作，財務部門定 期核對。（4）對于公司新聘工作人員的辦公用品，由部門出具辦公用品領用單，詳 細標明物品的名稱和所需

2、數量，并由部門經理簽字、辦公室審批后方可為其配備。（5）員工應節(jié)約使用，杜絕浪費。（6）各種報刊、雜志由集團辦公室統(tǒng)一征訂。2、低值易耗品、固定資產管理制度（1）公司低值易耗品、固定資產統(tǒng)一由各公司辦公室管理，對各公司、部 門使用的財產進行造冊登記，做到責任到人，專人負責，辦公室備案。（2）辦公設施如辦公桌、椅、文件柜等因責任人沒有做到愛護，在使用過 程中因管理失職造成損壞或丟失的，或沒有及時維修造成無法使用的，則按其原 價負責賠償，所賠資金上交各公司財務部。（3）公司人員如因離職、調動等而引起的財產變動，統(tǒng)一由辦公室進行調 整，并重新辦理登記手續(xù)。（4）各公司辦公室會同財務部每年組織一次低值

3、易耗品和固定資產盤點工 作，對于短缺、丟失、損壞的資產要查出原因，由責任人賠償；落實不到責任人 的，由辦公室承擔賠償責任。凡屬賠償的物品一律以人民幣計價，辦公室向財務 部核實所購價格后填寫“資產丟失、損壞賠償單”，由資產盤點人員、辦公室主 任、賠償人主管領導、賠償人簽字后，將賠償款項交到本公司財務部。二、印章管理制度1、公司公章及合同用章，由辦公室責成專人保管；財務專用章、名章由各 公司會計、出納分別保管。2、管理人員應嚴格控制公司印章的使用范圍，并應按照簽發(fā)規(guī)定用印。3、各部門因業(yè)務聯系，出公函和介紹信等，須經辦公室主任簽字后方可蓋 印；公司內部往來文件經辦公室主任審核后加蓋公章；對外往來函

4、件經分管副總審核 后加蓋公章；集團及各子公司對外簽訂各種合同、協議，必須先由各級領導逐級 審核后加蓋公章。合同、協議簽訂后送交公司辦公室存檔一份。4、蓋章完畢后，需由承辦人、負責人在登記簿上簽字。5、空白、空頭介紹信、空白表格一律不得用印，特殊情況須總經理批準方 可蓋印。6、用印要求與方法：（1）公司印章蓋在文件正面；（2）蓋印文件應蓋騎縫?。唬?）蓋公司名章除特殊規(guī)定外，如另行規(guī)定或無固定要求，一般遵循以下 要求蓋印要求：A、公司名稱章一般蓋于公司名稱、部門名稱等右側。B、要求位置恰當，騎年蓋月，印跡清晰，端端正正。7、印章管理人員應對印章嚴密保存，無論何人用印，都應由管理人員親手 蓋印。8

5、、管印人員若有事外出，由分管領導指定專人代管。必須攜帶印章外出時， 要由總經理批準，帶印章者要嚴格管理，防止丟失。三、檔案管理制度（一）、檔案管理的原則：1、檔案資料應合理分類，科學管理，妥善保存。2、檔案指定專人負責管理，注意防水、防蟲、防潮、防盜，保證原始資料 的完整性。3、文書類檔案交由辦公室指定專人保管；員工人事檔案由人事專管員保管； 財務檔案由財務部專人保管。（二）、檔案管理的要求：1、建立檔案登記簿，收文后，由檔案員根據日期對文件進行統(tǒng)一編號、分 類整理，同時編制檔案分類表，存入檔案，借閱檔案時，需相關領導批準，并進 行登記。檔案文件資料排列要遵循以下原則：（1）根據文件的形成時間

6、、內容、形式、重要程度、簽發(fā)部門等進行分類 存放、保管；（2）批復、批示在前，請示、報告在后；（3）正件在前，附件在后；（4）正本在前，定稿在后；（5）轉發(fā)文件在前，被轉發(fā)件在后。2、各公司、各部門移交的檔案資料，必須完整準確、字跡清晰。3、合同存檔應具備營業(yè)執(zhí)照，法人身份證及其它有效證件的復印件。4、任何人未經集團董事長批準不得隨意銷毀公司檔案。5、批準銷毀的檔案資料，管理人員要認真編制清單，逐級報批。6、檔案管理員應對公司一切檔案保密。（三）、歸檔范圍：1、本公司的歷史、大事及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像 等載體記載的各種有價值的記錄資料。2、與公司生產經營、業(yè)務拓展活動相關

7、的、具有參考、利用價值的文件資 料。3、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。4、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。5、上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、指示、條例、計劃等文件資料。6、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、決議、決定、委任書、協議、合同、 項目方案等具有參考價值的文件材料。7、本公司員工履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、考核記載、人事任 免等人事檔案資料。8、本公司財務總賬、明細帳、報表及原始憑證等檔案資料。9、本公司設備臺帳、設備技術與使用說明書、圖紙等設備技術檔案資料。10、本公司各類證書、榮譽、資質等其他資料。（四）、檔案的借閱：1、檔案借閱應辦理登記手續(xù)，

8、借閱原件需總經理簽字。2、集團董事長、總經理、副總、辦公室主任可通過檔案人員直接借閱非保 密級檔案。3、公司其他人員需借閱檔案時，須嚴格履行審批手續(xù)，經主管副總（子公 司經總經理）批準，辦理提檔手續(xù)，并按期歸還。4、借閱檔案人員必須注意愛護、保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。 嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借。如確需摘錄和復印的，凡屬保密檔案，必須經公司 總經理簽批后可摘錄和復印。四、辦公設備及打印、復印管理制度（一）、辦公設備1、辦公設備實行專管專用，操作者必須熟悉設備性能和規(guī)程，嚴格按正確 的程序進行操作。2、未經專用人員允許，他人不得隨意使用，嚴禁使用設備進行與工作無關 的操作。3、定期對電腦

9、進行磁盤掃描、碎片整理、殺毒等日常維護工作。4、保持辦公設備清潔，做好日常清理工作。5、使用中出現故障，要請專業(yè)維修人員進行檢修，他人不得隨意操作。6、嚴禁隨意安裝與工作無關的其它軟件（如游戲、光碟等）。7、操作者應對打印、復印的文件、資料內容保密。（二）、文件打印1、公司打印文件，到辦公室進行打印。所有擬定的文件，要觀點明確、文 理通順、語言簡煉、字跡清晰、標點符號正確、篇幅力求簡短。2、打印出的文件應保證準確、整齊、清晰、美觀，打完后由擬稿人校對， 校對必須認真負責。3、打印文件一次成稿，做到節(jié)約用紙。4、報表、合同、對外報送的資料使用A4紙，內部文件可使用B5紙。5、打印需辦理登記手續(xù)。

10、（三）、資料復印1、復印資料只限本公司工作業(yè)務需要。2、使用中注意對設備進行維護，并力求節(jié)約用紙，杜絕浪費。3、復印內容必須字跡清楚，干凈整齊。4、不得擅自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經公司領導批準。5、復印需辦理登記手續(xù)。五、電話管理制度公司電話包括內線電話、外線電話。內線電話用于公司各部門之間內部聯系; 外線電話用于日常對外業(yè)務的聯系。（一）、電話的使用1、電話實行卡式管理，根據具體業(yè)務情況，實行一人一或多人一制， 如因個人原因話卡發(fā)生損壞丟失，要負責賠償。2、員工使用本部門專用電話，通話要求簡捷明了。3、接聽電話使用公司統(tǒng)一用語：“您好，德奧公司”，在鈴響三聲之內接聽， 并做好

11、來電登記。（二）、話費管理1、內線電話各部門內線電話只用于公司內部之間聯系。2、外線電話（1）每月1日一5日由辦公室輸入話費，各部門責成專人攜帶本部門全部 話卡集中輸費，并由承辦人簽字。（2）因業(yè)務量增加超支話費，需責任人提出申請，經公司總經理或分管副 總簽字批準，辦公室審核后方可補輸。（3）各部門話費控制由本部門負責人進行監(jiān)督管理，如月話費超出定額， 超出部分從本部門負責人當月工資中扣除（特殊情況除外）；如發(fā)現撥打聲訊業(yè) 務的，按產生費用的雙倍處罰。（4）電話通話時間：與業(yè)務單位通話要求講究技巧、節(jié)省時間，提高工作 效率。本公司內部樓層最好用內線電話傳話，盡量減少外部話費支出。（5）工作時間

12、嚴禁長時間接打私人電話。（6）因工作需要，確需開通國內長途電話業(yè)務的部門，由責任人提出書面 申請，經分管領導、辦公室審核后方可開通。六、車輛管理制度（一）、車輛安排1、各部室申請用車由公司辦公室或分管責任領導調派車輛；辦公室遇大型 接待活動或工作需要時有權直接調用車輛。2、車輛應按核準的時間、地點、用途行駛，不得隨意更改地點與派車事由 而跑私車，遇特殊情況，司機應及時與辦公室聯系，以免影響其它工作。3、2公里以內辦事不派車，特殊情況除外。4、工作時間內車輛每完成一次任務后，司機將車開到公司指定停車地點， 本人應回該公司辦公室報到，等待新任務。（二）、車輛使用1、公司新購買的車輛，未辦理完保險手

13、續(xù)嚴禁出車，如手續(xù)未辦理完而私 自出車造成車輛損壞或其他事故的，駕駛人員承擔由此帶來的一切損失及責任。2、各公司、各部室用車需到所屬辦公室填寫派車單，詳細填寫用車事由、 出車路線等內容、經相關領導批準后方可用車。3、行車前進行安全檢查，發(fā)現故障及時維修保養(yǎng)，確保行車安全，行駛中 注意文明行車，市內駕駛速度不得超過60公里/時，長途高速路駕駛速度：白天 不超過120公里/時，晚上不超過100公里/時。4、下班后將車輛停到指定地點，未經批準不準開車在外過夜，如經發(fā)現， 罰款100元/次。（三）、車輛保養(yǎng)與維護1、司機按規(guī)程對車輛進行定期保養(yǎng)、維修，由辦公室統(tǒng)一管理，并對車輛 的車況及衛(wèi)生進行不定期

14、檢查，如發(fā)現不合格者罰款20元/次。2、車輛發(fā)生損壞或故障，應立即向辦公室匯報，由辦公室根據具體情況責 承有關人員進行維修處理。3、辦公室應于每月月底核算出每輛車月行駛路程，根據月出車累計公里數， 看實際加油量與該車當月耗油量（一般耗油量）是否接近，百公里耗油不準超過 規(guī)定指標的20%。4、司機應做到禮貌行車，愛護車輛，每天擦洗一次。長途出行前后及途中 要進行擦洗，保持車輛清潔。（四）、違反交通規(guī)則、發(fā)生交通事故或意外事故的處理1、司機應遵守交通規(guī)則，違反交通規(guī)則被處罰的，由駕駛人承擔全部責任。2、車輛及其配件被竊或意外丟失，應按具體情況處理，如認定司機負全部責任，則由司機賠償。3、發(fā)生交通事

15、故，根據交通部門的責任認定，如駕駛人負全部責任、主要 責任、同等責任或次要責任的：（1）停止工作，停發(fā)工資，做出深刻檢查，負責事故的處理。（2）如因交通事故司機被吊銷駕駛執(zhí)照的，待事故處理完畢后，公司再予決 定是否繼續(xù)聘用。4、發(fā)生交通事故，根據交通部門的責任認定，如駕駛人不負事故責任的， 駕駛人正常工作。5、由于司機過失發(fā)生輕微事故，造成車輛損壞或人員輕微傷害，給予司機 降級處罰。6、未經批準司機私自出車或違反交通法規(guī)造成交通事故，由此發(fā)生的一切 事故及人員傷亡、經濟損失等所有法律責任，全部由司機本人承擔，公司保留向 公安機關報案和訴訟的權力。（五）、其它1、公司車輛由專職司機駕駛，要求司機

16、具備高素質、高技能，具有三年以 上駕齡，熟悉交通法規(guī)，嚴禁酒后駕車。2、注意維護公司形象，不得隨意泄露公司機密。3、司機陪領導或公司人員請客吃飯，司機單獨就餐，領導批準者除外。七、衛(wèi)生管理制度為樹立企業(yè)形象，給大家營造一個文明、衛(wèi)生、舒適的工作環(huán)境，特制定本 制度：（一）、各部室辦公室內衛(wèi)生由本部室或部門工作人員負責清掃；辦公樓內的 公共區(qū)域衛(wèi)生（包括會議室、走廊、陽臺、扶手、衛(wèi)生間等）由保潔員負責清掃。（二）、每天早晨上班后（15分鐘內）將辦公室內衛(wèi)生打掃干凈，下班時將桌面 整理完畢，檢查電腦、照明等其它用電設備是否關閉，一切正常后方可離開辦公 室。（三）、每月15日（特殊情況另行通知）進行衛(wèi)生大掃除，下午4： 00由辦公 室委派1名代表進行衛(wèi)生檢查。（四）、各部門室內衛(wèi)生應隨時保持清潔，全體員工都要養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣， 不亂扔雜物、不隨地吐痰、不胡亂涂抹。（五）、衛(wèi)生標準：1、桌面干凈整潔，無私人物品；2、地面干凈整潔、無紙屑雜物，窗明幾凈、無印痕；3、辦公用品擺放井然有序，墻壁禁止張貼紙畫、釘物等；4、細微處干凈整潔不留死角；5、辦公設備（桌椅）等按公司規(guī)定位置整齊擺放；6、暖瓶、垃圾筐等物品要擺放至隱蔽處；7、樓道間的樓梯、扶手、垃圾桶要保持干凈、整潔；衛(wèi)生間做到干凈、無 異味；八、安全管