行政事務管理教材

1、第一節(jié) 日常工作 第一頁，共三十七頁。一、值班工作1、值班的類型：（1）按職責范圍：綜合值班、專項值班（2）人員分工：固定值班、輪流值班（3）按時間特征分：永久性、臨時性2.值班工作作用：聯(lián)絡作用、過濾作用、應急作用、窗口作用。3.值班工作任務：承接上級指示、負責電話應對、接待來訪人員、掌握領導的行蹤、承辦臨時事項、確保機關安全、編寫值班材料。4.值班工作制度：崗位責任制度、請示報告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度。5、值班人員的要求：認真負責、待人熱情、高度警惕第二頁，共三十七頁。二、印章管理1.印章的作用：權威作用、代表作用、憑信作用2.印章刻制：法定組織的成立，由批準該組織的上級

2、領導機關刻制并頒發(fā)公章，本組織無權刻制公章。印章的規(guī)格，一般由現(xiàn)狀、尺寸、字形、圖形、排列等項目組成?？讨朴≌拢仨毶髦剡x擇合適的承制單位，履行正式審批手續(xù)，實行嚴格的監(jiān)督。3.印章的頒發(fā)：由上級領導機關向其所屬下級領導機構頒發(fā)。4.印章的使用：一般應經本機關領導批準，辦理簽批手續(xù)，文秘人員不要擅自作主。建立用印登記簿。5.印章的保管：專人保管、在辦公室內使用、文秘人員親自蓋章、保持印章清潔、防丟失防盜。第三頁，共三十七頁。案例：1998年2月27日下午1時許，上海市某區(qū)某養(yǎng)雞場會計于某拿著一份該場拖欠某糧油公司52萬余元債款的“還款計劃”急匆匆走進鎮(zhèn)政府辦公室，找鎮(zhèn)政府秘書姚某，于會計是受單

3、位負責人丁某之托來蓋擔保章的。姚某稍稍瞄了一下就毫不猶豫地打開抽屜蓋了章。第二年6月，養(yǎng)雞場由于經營不善，未能履行還款義務，法院判決鎮(zhèn)政府承擔賠償責任。第四頁，共三十七頁。三、領導日程安排1.領導日?；顒拥姆秶航哟?、走訪慰問、慶典儀式、會議、考察、商務旅行、會見會談、其他日?；顒?、日程安排的原則：統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；圍繞中心，突出重點；力戒排場，求真務實 ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務； 再做重要而不緊急的任務，即 B類事務；后做緊急而不重要的工作，即 C類事務； 再處理就是 D類，可做可不做的事務，這樣安排，只有這樣，才能提高效率，充分利用時間，合理分配精力，完成工作任務。

4、第五頁，共三十七頁。練習：某單位領導班子構成情況如下：李某，總經理，主管全面工作；張某，副總經理，主管財務；孫某，副總經理，主管辦公室行政；王某，副總經理，主管業(yè)務。根據一周工作安排和臨時活動，周二的工作有：1、與某鄉(xiāng)政府洽談征地建廠事宜，總公司準備投資2000萬元；2、一家外資企業(yè)洽談產品代理事宜；3、總公司年度審計工作總結表彰會；4、新擴建的食堂竣工第六頁，共三十七頁。2.領導日程表的種類和編制：年度計劃表、月計劃表、周計劃表、日志；日程表應簡單明了，由領導意向決定，留有余地，備忘錄，等等3、約定及其注意事項4.日程表的落實、變更和調整：提前、銜接5.OA管理：日程管理自動化 練習：一位沒

5、有事先約定訪談時間的客人要求將自己的到訪由李秘書通知單位的王局長，而王局長全天活動已有安排。王局長指示李秘書想辦法解決這-問題。你能否提供三個方案使李秘書順利解決此問題?第七頁，共三十七頁。參考：A委婉答復客人：局長今天沒時間，可否記下來訪的內容及要求日后答復。 B請示局長能否請別人代為接待，并讓詢客人意見。 C熱情但堅定地回復客人：對不起，今日不能約見，請另約時間再來。第八頁，共三十七頁。四、領導交辦事項1.特點、范圍：廣泛性、臨時性、具體性、緊迫性；文書工作、會務工作、信訪工作、信息工作、調研工作、督查工作、聯(lián)絡工作、協(xié)調工作、接待工作和其他交辦事項10項2.原則：積極主動，千方百計；既要

6、符合政策，又要靈活變通；件件有著落，事事有回音。3.注意的問題：態(tài)度和藹，協(xié)商解決；堅持原則，按章辦事；一視同仁，不分親疏。第九頁，共三十七頁。五、機要工作1.機要工作及其特點：處理涉及黨、國家和軍隊等“機密的事”，稱為機要工作。具有保密性、內部性、實務性、時間不確定性的特點。2.機要文件打印要求：打字，對機要文件進行登記，專人打字校對，防止泄密；付印，登記付印時間和份數(shù)，專人承印，防止泄密。3.機要秘書的工作事項：分類登記傳閱反饋收文、查辦領導的電話事務、替領導查閱資料、收存資料、了解領導去向、印章管理和內收發(fā)等。第十頁，共三十七頁。六、安全保衛(wèi)工作1.安全保衛(wèi)工作的任務：宣傳教育、內部治安

7、管理、要害部門安全、保密、領導本單位安全工作、監(jiān)督本單位刑釋人員。2.機關保衛(wèi)工作的范圍、重點：文件資料和機要室、檔案室、章印保管室、會計室、計算機室等12個部位。重點范圍是省以上機關的高級領導。第十一頁，共三十七頁。七、宴請活動1、工作程序（1）準備階段：確定對象規(guī)格范圍；確定時間地點；通知；現(xiàn)場布置（2）進行階段：迎賓、等候休息、入席、宣布宴會開始、介紹主要來賓、致辭、祝酒、就餐交流（3）結束階段：送客、結賬2、注意事項：八、危機事件處理1.特點：突發(fā)性、偶然性、意外性、危害性2意義：保護安全；減少損害；維護形象2.處理程序和方法：現(xiàn)場保護和報告、調查和判斷、預測與監(jiān)控、處理和重建練習：X

8、企業(yè)突然發(fā)生了重大的火災事故，假如你是該企業(yè)當時的值班秘書，應做哪些工作? 并請說出處理事故的基本方法。第十二頁，共三十七頁。參考： 接到事故報告后要問清地點，火情和撲救情況，并及時報告領導。 通知消防部門立即求援，并保證消防力量夠用。 通知公關部門派人到現(xiàn)場維護秩序，調查起火原因。 通知電信部門保障通訊暢通。 (2)處理事故的基本方法： 趕赴現(xiàn)場協(xié)調處理 妥善處理善后工作 做好赴現(xiàn)場所需物品的保管和維護工作第十三頁，共三十七頁。九、祝賀頒獎事務1、內容：2、程序：進場、就座；主持人宣布開始、介紹來賓；宣讀決定、宣讀賀詞；領獎；代表致辭；授勛練習：某市政建設公司提前完成了某項高速公路建設任務，

9、定于10月20日舉行慶功祝捷活動，設想公司秘書部門將為此安排哪些內容?并應注意哪些問題?第十四頁，共三十七頁。參考：1.(1)內容大體有開幕詞代表講話、頒獎儀式、獻花和領導講話； (2)會場要隆重，人員要坐滿，秩序要井然 (3)主席臺上人要坐滿，盡量邀請各方領導出席，要與受獎人相間排列座次 (4)發(fā)獎時要配合音樂，氣氛要熱烈(5)要邀請新聞單位參加并配合宣傳十、大事記1、特點：擇要性、連續(xù)性2、作用：提供歷史概況，便于回顧總結第十五頁，共三十七頁。第二節(jié) 信息工作第十六頁，共三十七頁。一、信息的概念特征：廣義的信息是對各種事物運動特征的客觀描述。狹義的信息是指通過一定的物質載體反映出來的新的有

10、用知識。特點：客觀性、無限性、時效性、共享性、可傳輸性、可加工性、可擴散性二、信息工作的概念、作用、特點信息工作特指文秘人員獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。作用：輔助領導正確決策、協(xié)助領導科學管理、開墾林地和文秘人員的思路、提高文秘人員工作效率特點：服務性、綜合性、針對性、適時性第十七頁，共三十七頁。三、信息工作的要求、主要制度要求：敏銳、準確、及時、全面、適用、經濟主要制度：信息專報制度、信息報送數(shù)量定額制度、緊急信息報送制度、信息稿件送審制度、信息采用通報制度、信息專題分析制度、信息業(yè)務培訓制度、信息工作獎懲制度四、信息獲取的范圍：上級信息、內部信息、社會信息、同業(yè)信息、歷史

11、信息、國際信息信息獲取的渠道：信息網絡渠道、文書渠道、書刊渠道、調查渠道、會議渠道、信訪渠道、科研渠道、檔案渠道信息獲取的方法：網絡查詢法、文字閱讀法、收看收聽法、會議記錄法、相互交流法、專題調查法、隨時觀察法、索取求購法五、信息加工的方法歸納法、濃縮法、縱深法、擴充法、對比法、轉換法、圖表法、剪接法第十八頁，共三十七頁。六、信息簡報的編寫標題醒目、主題集中、內容鮮明、結構簡單、篇幅簡短、語言簡潔七、信息提供的對象、要求、方式對象：本級領導機關、上級領導機關、下級機關和基層單位要求：針對性、多樣性、適時性、保密性方式：簡報遞送、電報遞送、傳真遞送、網絡傳送、電話報送、音像制品遞送八、信息存儲的

12、要求、方式要求：認真篩選、科學分類、系統(tǒng)完整、堅持不懈、便于檢索方式：計算機存儲、信息簡報存儲、多媒體存儲、信息資料存儲第十九頁，共三十七頁。第三節(jié) 調研工作第二十頁，共三十七頁。一、調研工作的概念：它是調查研究在文秘活動中的具體體現(xiàn)，專指文秘人員為有效輔助領導工作而展開的調查研究業(yè)務。(P73) 調研的概念：對其考查、了解、分析研究，以認識其本質、發(fā)展規(guī)律。（P72）二、調研意義：工作基礎、發(fā)揮參謀作用的途徑、鍛煉能力的方法（P73-74）三、調研的特點：（P74-75）1、奉命性：主動；被動2、非常規(guī)性3、補缺性第二十一頁，共三十七頁。四、調研的原則（P76-77）1、點面結合：典型與全面

13、結合2、性量結合：性質、數(shù)量3、直接與間接結合：直接調研指深入親自調研，以掌握真實全面的情況。間接調研指采用間接方式獲得資料。4、信息與調研結合五、選擇調研題目的原則（P79-80）1、針對性：普遍性、傾向性；急需解決2、創(chuàng)新性：新出現(xiàn)的；新的理解3、可行性：大與小、難與易、需要與興趣第二十二頁，共三十七頁。六、如何做好調研的準備工作1、選題2、占有資料3、制定調研計劃4、選擇調研方法5、組織分工七、調研計劃的內容1、目的、要求：是出發(fā)點和歸宿點，也是指導思想和主要依據2、范圍和對象3、時間、步驟第二十三頁，共三十七頁。八、調查的方式（p84-86）:全面、重點、典型、抽樣、九、調查的方法（p

14、86-90）：個別交談、開調查會、現(xiàn)場觀察、問卷調查、文獻調查、統(tǒng)計調查、專家調查十、研究的方法（p92-94）：比較（縱向、橫向、相同點、相異點、同異綜合）、類比、分析（定性、定量、因果、典型、矛盾、系統(tǒng)）、綜合十一、調研成果的轉化：以文、會、信息、宣傳的形式轉化 練習：某總公司接到揭發(fā)下屬某公司違反財務政策行為的群眾舉報后，總公司領導班子幾次研究和批示，要求嚴肅查處，但落實難度較大。如果你受命對此問題進行調研，你將怎么做？第二十四頁，共三十七頁。參考：1、充分領會領導的批示精神 2、事先占有材料1）熟悉相關的財務政策或法規(guī) 2）了解查處過程中有哪些困難 3）了解群眾舉報的具體內容 4）了解

15、該公司近幾年的財務運行情況 5）了解相關人員的工作背景或經歷 3、制定調研計劃 1）明確調查的目的 2）確定調查的時間 3）確定調查對象：該公司領導及分管領導、財務部門負責人、經辦人、普通員工 4）選擇合適的調查方式：可采用現(xiàn)場個別訪談、問卷調查、專家調查相結合的 4、組成調查小組，做好人員分工，必要時可以請審計或財務專家加入調查 5、調查過程中注意收集詳實可信的證據，不能偏聽偏信，并做好保密第二十五頁，共三十七頁。第七節(jié) 通訊工作第二十六頁，共三十七頁。一、廣義的通訊工作：語音通訊、數(shù)據通訊 二、通訊工作的作用。1、提高管理水平2、增強辦事效率3、樹立良好形象 三、通訊工作的原則1、及時 2

16、、安全 3、經濟 4、準確第二十七頁，共三十七頁。四、通話的程序和要求一）撥打電話1、準備：查號、內容2、通話：自報家門、確認對方身份、表達簡練、復述要點3、結束：道別、掛機二）接收電話 1、接聽準備：鈴聲2-3聲、左手接右手記2、接聽中：復述要點、做好記錄、認真傾聽 3、結束：禮貌、轉告 第二十八頁，共三十七頁。五、各種意外電話的處理1、災害電話：如實記錄、即刻報告、傳達指示2、糾纏電話：禮貌謝絕、轉達留言、擋駕3、匿名電話：以禮相待、記錄內容及時轉達、了解對方4、推銷電話：問清來由，請示領導；根據規(guī)定婉拒5、恐嚇電話：保持警惕周旋拖延；錄音留證；及時報告或報警6、性騷擾電話：掛機、斥責警告

17、；錄音留證7、錯打電話 ：以禮相待六、傳真的優(yōu)點1、逼真 2、迅速第二十九頁，共三十七頁。七、文秘人員寄發(fā)郵件的程序和要求。 1、查對：地址姓名；郵編；標記；簽署；附件2、登記：日期、發(fā)件單位、編號、性質、件數(shù)、份數(shù)、簽收人3、封裝：筒、捆、套、袋4、交寄：核對、簽字5、結算： 八、文秘人員接收郵件的程序和要求。1、點收：清點（件數(shù)、地址、包裝完整）、簽字2、分揀：3、拆封：領導親啟、涉密4、登記：5、分發(fā) ：分類第三十頁，共三十七頁。九、文秘人員應熟悉和掌握的郵政業(yè)務。1、國內函件2、包裹3、特快專遞4、國際郵件5、電子信函第三十一頁，共三十七頁。第八節(jié) 保密工作 第三十二頁，共三十七頁。一

18、、保密工作的意義。 1、國家安全與利益2、社會穩(wěn)定 3、經濟與科技發(fā)展4、領導工作成敗第三十三頁，共三十七頁。二、如何做好文書保密工作？ 1、涉密文件撰制：起草時提出意見、領導簽發(fā)、草稿管理、印制在指定場所、控制份數(shù)、校樣廢頁銷毀2、涉密文件傳遞：專人負責、蓋密封章、包裝牢固、傳遞渠道3、涉密文件承辦：逐份登記、及時收回、注意辦理范圍、定期核查、審批后再借閱4、涉密文件移交：清點核對、簽字蓋章、監(jiān)督、專人保管、專冊登記、專柜存放5、檔案資料管理：簽字審批6、廢舊資料銷毀：編造銷毀目錄、核對審批、指定場所、監(jiān)銷人員7、復印機管理：審批登記、指定復印第三十四頁，共三十七頁。三、如何做好會議保密工作？ （一）會前1、評估秘密程度2、制