淺析企業(yè)職能部門管理的有效性審計(jì)

1、淺析企業(yè)職能部門管理的有效性審計(jì)淺析企業(yè)職能部門管理的有效性審計(jì)一、企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)的涵義無論哪一級(jí)企業(yè)組織，其管理職能根本都可以分為四項(xiàng)，即方案、組織、指導(dǎo)和控制。這已經(jīng)成為了目前業(yè)界的普遍共識(shí)。方案職能是指為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目的，制定和執(zhí)行決策，對(duì)組織內(nèi)的各種資源施行配置的行動(dòng)方案和規(guī)劃。方案一直都被認(rèn)為是管理的重要職能，它是對(duì)組織行為的謀劃和估計(jì)，既是行動(dòng)的指導(dǎo)，又是控制的標(biāo)準(zhǔn)。指導(dǎo)職能是指對(duì)組織成員施加影響，使他們對(duì)組織的目的做出奉獻(xiàn)。指導(dǎo)的本質(zhì)是通過人與人之間的互相作用，使被指導(dǎo)者義無反顧地追隨他前進(jìn)，服從他的指揮。組織目的是通過組織成員的集體活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的，而人的積極性的發(fā)揮需要指

2、導(dǎo)者借助鼓勵(lì)來完成。所以，指導(dǎo)在組織中處于主導(dǎo)地位，起著關(guān)鍵性的作用。指導(dǎo)可以更有效、更協(xié)調(diào)地實(shí)現(xiàn)組織目的；指導(dǎo)是調(diào)動(dòng)組織成員積極性的催化劑；指導(dǎo)是其他管理職能的根底；指導(dǎo)是組織創(chuàng)新活動(dòng)的推動(dòng)者?？刂坡毮苤笧楸ＷC組織目的得以實(shí)現(xiàn)、決策得以執(zhí)行，對(duì)組織行為過程包括下級(jí)的工作進(jìn)展監(jiān)視、檢查、調(diào)整的管理活動(dòng)。控制一直是管理的重要職能，因?yàn)樵谥朴喎桨笗r(shí)無論考慮得多么周密，無論投入多少人力和物力，都難以保證方案絕對(duì)準(zhǔn)確、決策萬無一失。況且，許多外部因素的變化是組織的管理者根本無法控制的。在方案的執(zhí)行過程中，外部環(huán)境變化、執(zhí)行人員的忽略等，都會(huì)使方案執(zhí)行偏離料想軌道。管理者行使控制職能，就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些

3、偏向并采取措施予以糾正。在企業(yè)消費(fèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，控制職能主要表達(dá)在優(yōu)化工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，強(qiáng)化業(yè)務(wù)控制，進(jìn)步資源利用效率，提升執(zhí)行力、工作效率及基層效勞意識(shí)等方面。企業(yè)管理工作上述四項(xiàng)職能是一個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)整體，在整個(gè)企業(yè)管理活動(dòng)中，只有通過方案、組織、指導(dǎo)和控制等職能的有效發(fā)揮，才能確保企業(yè)整體目的的順利實(shí)現(xiàn)。而企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)是通過對(duì)企業(yè)方案、組織、指導(dǎo)和控制等職能是否有效發(fā)揮進(jìn)展審查，評(píng)價(jià)企業(yè)職能部門職責(zé)履行情況及管理行為的有效性，提醒其業(yè)務(wù)管理活動(dòng)存在的問題，尋求對(duì)策，以促進(jìn)企業(yè)改善組織運(yùn)營(yíng)、增加價(jià)值的一項(xiàng)審計(jì)活動(dòng)。二、企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)的特點(diǎn)作為一項(xiàng)特殊的審計(jì)工程，與傳統(tǒng)審

4、計(jì)工程相比，企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)有其自身的特點(diǎn)。第一，企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)是一種系統(tǒng)的審查。所謂系統(tǒng)的審查就意味著要對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)進(jìn)展有規(guī)律、有方案的觀察并予以分析，且要客觀地搜集評(píng)價(jià)證據(jù)。從性質(zhì)上講，該審計(jì)工程屬于一種調(diào)查研究也許更加準(zhǔn)確一些，因?yàn)樗幌褙?cái)務(wù)審計(jì)那樣按照一定的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展審查并搜集可靠、充分的證據(jù)。第二，企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)的范圍比財(cái)務(wù)審計(jì)的范圍更廣。它可以是對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)的方案、執(zhí)行、指導(dǎo)和控制所進(jìn)展的審查活動(dòng)，也可以是對(duì)企業(yè)職能部門有關(guān)負(fù)責(zé)人管理決策和某些事件的認(rèn)定的審查。審計(jì)對(duì)象可以是整個(gè)被審計(jì)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)，也可以是一個(gè)單位內(nèi)部的部分業(yè)務(wù)活動(dòng)；可以是

5、一個(gè)科室或部門，也可以是企業(yè)整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的某一個(gè)功能，如合同管理、方案規(guī)劃、消費(fèi)管理、物資采購(gòu)、信息管理、平安保障等。第三，企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)也要根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)展審計(jì)，以確定實(shí)際與標(biāo)準(zhǔn)的符合程度，這一點(diǎn)與財(cái)務(wù)審計(jì)一樣。但管理有效性審計(jì)所使用的標(biāo)準(zhǔn)不像財(cái)務(wù)審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)那樣完備和具有權(quán)威性。審計(jì)人員需將企業(yè)各職能部門的管理目的仔細(xì)進(jìn)展界定分析，確定最正確的理論，即如何能更好、更有效率、更有效果地到達(dá)管理目的所應(yīng)采取的管理步驟和工作程序，以便作為評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)。三、企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)的實(shí)務(wù)架構(gòu)根據(jù)上述對(duì)企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)外延及內(nèi)涵的分析研究，結(jié)合詳細(xì)的審計(jì)理論，筆者構(gòu)建了企業(yè)職

6、能部門管理有效性審計(jì)的實(shí)務(wù)框架。一審計(jì)的目的企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)的目的是通過對(duì)企業(yè)相關(guān)職能部門各項(xiàng)管理職能有效性的評(píng)估，考察管理程度的上下，管理素質(zhì)的優(yōu)劣及管理活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性，提醒企業(yè)在管理工作中存在的問題和紕漏，尋求對(duì)策，促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)管理，改善組織運(yùn)營(yíng)，增加價(jià)值。二審計(jì)的根據(jù)審計(jì)根據(jù)是國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、政策；企業(yè)有關(guān)規(guī)定；企業(yè)內(nèi)部控制及消費(fèi)經(jīng)營(yíng)管理方面的文件規(guī)定；各部門組織構(gòu)造圖、部門工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程、部門職責(zé)、工作績(jī)效考核資料、管理職能文件等相關(guān)資料。三審計(jì)的方法由于企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)涉及范圍廣、審計(jì)內(nèi)容廣泛、部門專業(yè)跨度大，部分審計(jì)內(nèi)容不屬于審計(jì)人員業(yè)務(wù)專長(zhǎng)，需借

7、助外部專家的力量予以施行。因此，審計(jì)組應(yīng)由審計(jì)專家、人力資源專家、企業(yè)管理專家、信息管理專家及相關(guān)專業(yè)技術(shù)專家等組成結(jié)合審計(jì)組，開展詳細(xì)的審計(jì)查證工作。審計(jì)方法可采用訪談、觀察、檢查、再執(zhí)行等方法，審計(jì)方式可采用座談會(huì)、調(diào)查走訪、查閱相關(guān)資料、調(diào)查問卷等方式。四審計(jì)的程序在詳細(xì)施行企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)時(shí)，可遵循以下程序。1.小組分工。審計(jì)過程中可根據(jù)被審計(jì)部門性質(zhì)及業(yè)務(wù)特點(diǎn)的類型分為假設(shè)干審計(jì)小組，如消費(fèi)部門分為一組，銷售部門分為一組，保障及效勞部門分為一組等。2.搜集資料，進(jìn)展初步調(diào)查分析。各小組進(jìn)點(diǎn)后首先搜集部門組織機(jī)構(gòu)圖、部門工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程，部門、科室工作職責(zé)，崗位描繪，工作績(jī)

8、效考評(píng)資料等，對(duì)搜集資料進(jìn)展審計(jì)分析并同相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人進(jìn)展訪談，理解實(shí)際工作中詳細(xì)管理步驟及工作程序等。3.圍繞審計(jì)重點(diǎn)內(nèi)容，按照相應(yīng)的審計(jì)程序開展詳細(xì)審計(jì)查證工作。4.評(píng)估業(yè)績(jī)。企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)應(yīng)對(duì)部門工作績(jī)效進(jìn)展評(píng)估，即將被審計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況與管理層規(guī)定的目的或其他適當(dāng)?shù)挠?jì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展比較和評(píng)價(jià)。5.挖掘改善的潛力。所謂改善即進(jìn)步經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性。審計(jì)人員應(yīng)通過與各職能部門有關(guān)人員的溝通，觀察管理業(yè)務(wù)活動(dòng)過程及控制程序，審核以往和當(dāng)期的文件、報(bào)告等資料，在定性分析的根底之上，與評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展比較，根據(jù)自己的經(jīng)歷施行專業(yè)判斷，來尋找改進(jìn)的途徑。6.通過上述審計(jì)步驟，為如何進(jìn)一

9、步進(jìn)步企業(yè)管理工作有效性提出意見及建議。7.匯總審計(jì)發(fā)現(xiàn)，在綜合分析的根底上撰寫審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告應(yīng)說明審計(jì)的目的、范圍、方式、審計(jì)發(fā)現(xiàn)和意見建議。五審計(jì)的內(nèi)容企業(yè)各職能部門管理的有效發(fā)揮是實(shí)現(xiàn)企業(yè)消費(fèi)經(jīng)營(yíng)目的的重要保障，通過有效提升和深化相關(guān)部門的管理職能，加強(qiáng)其管理的有效性，是進(jìn)步企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、提升企業(yè)價(jià)值、實(shí)現(xiàn)企業(yè)目的的有效途徑。在職能部門管理有效性審計(jì)中，審查內(nèi)容主要為方案的制訂是否科學(xué)合理，組織是否得力，是否制定了科學(xué)的決策程序，是否遵守合理的決策原那么，決策的方法是否科學(xué)、恰當(dāng)，決策的結(jié)果是否正確，是否建立健全了科學(xué)的內(nèi)控制度，各項(xiàng)控制措施是否得力，程序是否嚴(yán)格執(zhí)行，控制是否有效等

10、。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾方面。1.核實(shí)企業(yè)職能部門相關(guān)業(yè)績(jī)指標(biāo)的完成情況。2.審查業(yè)績(jī)指標(biāo)制定的科學(xué)性、完好性、合理性、恰當(dāng)性及可評(píng)價(jià)性。審查業(yè)績(jī)指標(biāo)考核方法，比照業(yè)績(jī)指標(biāo)考核結(jié)果，審核業(yè)績(jī)指標(biāo)是否可以衡量本職工作，業(yè)績(jī)考核是否可以到達(dá)應(yīng)有目的。3.審核相關(guān)崗位職責(zé)描繪是否涵蓋其主管業(yè)務(wù)，包括詳細(xì)崗位職責(zé)及業(yè)務(wù)流程，實(shí)際工作中是否按其崗位職責(zé)施行管理活動(dòng)。4.審核相關(guān)崗位職責(zé)履行是否與組織目的、公司目的相一致。5.審查管理層是否建立了評(píng)判工作完成與否、工作效率上下的標(biāo)準(zhǔn)。6.審核決策的根據(jù)及科學(xué)性，審核決策過程是否科學(xué)，決策根據(jù)是否充分，對(duì)決策執(zhí)行效果進(jìn)展評(píng)價(jià)。7.是否存在因沒有明確的工作標(biāo)準(zhǔn)或書面

11、操作指令而引起誤解、操作不一致和偏離規(guī)定的情況。8.審核相關(guān)崗位管理活動(dòng)與其他部門及業(yè)務(wù)的關(guān)系，審核業(yè)務(wù)流程及控制的關(guān)聯(lián)性，審核管理控制活動(dòng)之間是否存在穿插，是否存在都想管都不管的問題，審核穿插管理時(shí)交流溝通是否順暢。審查相關(guān)部門管控程序設(shè)置，審查是否存在針對(duì)同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，部分機(jī)關(guān)職能部門管理重疊、職責(zé)重復(fù)的現(xiàn)象。9.審查相關(guān)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)是否存在控制缺乏、控制冗余或控制重復(fù)問題。10.審查是否在職責(zé)履行過程中出現(xiàn)越權(quán)現(xiàn)象，對(duì)基層正常消費(fèi)經(jīng)營(yíng)秩序造成干擾。11.基層向機(jī)關(guān)職能部門反映問題是否得到及時(shí)落實(shí)和解決，有無不聞不問、不予回復(fù)或搪塞現(xiàn)象。四、結(jié)論與傳統(tǒng)審計(jì)工程不同，企業(yè)職能部門管理有效性審計(jì)作為一項(xiàng)特殊的審計(jì)工程，目前尚無成熟理論可以參考，也無成熟經(jīng)歷可借鑒，加之企業(yè)的許多管理行為結(jié)果難以量化、對(duì)其分析的手段不多、評(píng)價(jià)的科學(xué)性及準(zhǔn)確性難以把握，因