研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定

1、資料管理流程資料保密文件收發(fā)資料借閱資料歸檔文圖照電光工圖工變備技會(huì)歸件片片子盤(pán)程書(shū)程更忘術(shù)審檔材文圖資圖單錄核紀(jì)資料檔紙料紙定要料資單料研發(fā)部技術(shù)資料管理規(guī)定管理規(guī)定目的：規(guī)范管理辦法，方便查找、借閱、使用規(guī)定制定依據(jù)：公司現(xiàn)有管理工作流程、企業(yè)文化內(nèi)涵、相關(guān)單位及部門(mén)相關(guān)規(guī)定1、檔案資料管理人員工作標(biāo)準(zhǔn)檔案人員上崗前按下列要求對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)必須按目錄逐件逐張清點(diǎn)，保證文件材料的完整性、系統(tǒng)性和 準(zhǔn)確性。文件材料歸檔必須按規(guī)定逐級(jí)簽字，字跡必須工整。檔案管理人員工作責(zé)任與權(quán)限對(duì)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和滿足工程需要，負(fù)有管理責(zé)任檔案人員負(fù)責(zé)檔案文件的接收、保管、管理

2、和發(fā)放 檢查與考核由本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)配合行政人事部負(fù)責(zé)檢查與考核； 依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查與考核。2、借閱資料規(guī)定： 資料管理的職責(zé)：資料的安全管理，提供方便快捷科學(xué)的資料查閱服 務(wù)，建立公司技術(shù)信息資源庫(kù)。資料管理的內(nèi)容：建筑設(shè)計(jì)方案圖、施工圖、廠區(qū)工程圖、景觀圖等由設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)技術(shù)資料、設(shè)計(jì)變更單、各種備忘錄、預(yù)算答疑、招標(biāo)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告、地基檢測(cè)報(bào)告、合同文本、各種電子 文件，圖書(shū)資料、監(jiān)察通報(bào)、以及公司和研發(fā)部其他文件、資料。 辦理借閱時(shí)間：原則上每天上午 9：0011：00 間，下午 2：304： 30 間，特殊情況另行安排。圖書(shū)類資料借閱時(shí)間為三個(gè)月，超過(guò)三個(gè)月應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借

3、時(shí) 間為兩個(gè)月，丟失資料應(yīng)在 10日內(nèi)賠償，不能購(gòu)買(mǎi)者處 2 倍賠償， 破損資料照價(jià)賠償，對(duì)違反規(guī)定者資料管理人員有權(quán)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并 提出處理要求或建議。以下資料不得擅自帶出本公司對(duì)外使用，特殊情況經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 方可帶出使用，C1、設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)的各種圖紙、變更；O 2、研發(fā)部?jī)?nèi)部研發(fā)的技術(shù)資料；03、本公司制定研發(fā)的各種規(guī)章制度類資料;0、公司其他部門(mén)承文的技術(shù)類、信息類資料；O 5、其他有保密要求 的資料。26 借閱辦法：借閱資料應(yīng)先書(shū)面或口頭通知資料管理員，經(jīng)資料管 理員同意辦理登記借用手續(xù)，登記書(shū)寫(xiě)應(yīng)便于辨認(rèn) , 對(duì)于字跡極其潦 草難以辨認(rèn)者資料管理人員有權(quán)拒絕借閱；任何人不得未經(jīng)允

4、許擅自 進(jìn)入資料室先拿資料后辦理借用手續(xù)。3、傳真收發(fā)規(guī)定：收傳真應(yīng)先登記并復(fù)印存檔后，將傳真件資料交相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)審核 處理。發(fā)傳真時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查傳真內(nèi)容是否符合要求，并督促相關(guān)人員或管理 員自己落實(shí)傳真接收情況；凡以本部門(mén)組織行為所發(fā)傳真必須存檔。4、備忘錄收發(fā)規(guī)定：所有備忘錄應(yīng)按照收、發(fā)單位不同及內(nèi)容不同進(jìn)行分類，以便查詢。 收發(fā)備忘錄應(yīng)以文件編號(hào) +關(guān)鍵內(nèi)容來(lái)登記。資料編號(hào)由資料管理員編定。5、設(shè)計(jì)院施工圖、變更單收發(fā)規(guī)定：變更單的下發(fā)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)定，由專業(yè)工程師審查并經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后下發(fā)施工資料的下發(fā)應(yīng)及時(shí)、不積壓，須下發(fā)的資料在經(jīng)相關(guān)人員認(rèn)可及時(shí)發(fā)放到有關(guān)部門(mén)。6、印簽管理辦法

5、 :印章要妥善保管，不準(zhǔn)濫用，由資料管理員負(fù)責(zé)保管和正確使用，不 得委托他人代管代用，特殊情況時(shí)應(yīng)經(jīng)研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可委托他人 代管代用，若因印章被盜用或未經(jīng)批準(zhǔn)而私用，所產(chǎn)生的后果由管印 人員負(fù)全部責(zé)任。使用印章要十分審慎，使用前要履行用印審批登記手續(xù)，要確切了解 用印內(nèi)容是否在規(guī)定范圍內(nèi)，不允許不看內(nèi)容盲目蓋印，要審核是否 符合用印手續(xù)。不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白紙張，使用印章應(yīng)在辦公室內(nèi)，不準(zhǔn)將印 章攜出辦公室使用。7、底圖管理辦法 :資料管理員對(duì)底圖實(shí)行集中統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)底圖的完整與安全，延長(zhǎng)其壽命，并及時(shí)準(zhǔn)確提供利用服務(wù)。8、電子文檔管理辦法本部門(mén)各類電子文檔由資料管理員負(fù)責(zé)歸檔管理。

6、 各類電子文檔的歸檔及借用：凡電子文件資料都應(yīng)及時(shí)存檔外來(lái)電子文檔時(shí)應(yīng)先交給工程師審核 , 再由資料員及時(shí)存檔研發(fā)部各專業(yè)工程師要在每半月將自己的電子文檔整理好，然后交由資料員歸檔到研發(fā)部電子文檔內(nèi)；注：自己的電子文檔包括備忘 錄、變更單、審查意見(jiàn)、貼圖等業(yè)務(wù)相關(guān)的資料；備忘錄、變更單 電子文件起名應(yīng)以文件編號(hào) +關(guān)鍵內(nèi)容。本部門(mén)人員查閱電子文檔時(shí)，可根據(jù)鑫苑研發(fā)部電子文檔樹(shù)型目錄來(lái) 查尋。外來(lái)人員借用電子文檔時(shí)，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 專業(yè)工程師在電子文件使用過(guò)程中，應(yīng)做好保管工作，不泄密、不丟 失，以免給公司帶來(lái)?yè)p失。9、打印、復(fù)印、翻曬圖紙管理辦法： 打印文本或圖形資料應(yīng)填寫(xiě)登記表。 外來(lái)人

7、員未經(jīng)允許不得私自打印。打印文件或技術(shù)資料字跡應(yīng)清晰，對(duì)打印作廢的資料應(yīng)立即銷(xiāo)毀或注 上作廢字樣，打印相同內(nèi)容的資料原則上只準(zhǔn)打一遍，需增加份數(shù)時(shí) 應(yīng)復(fù)印。打印大量文本文件，在時(shí)間允許的情況下應(yīng)使用非噴墨打印機(jī)打印。 翻曬底圖資料：資料管理員根據(jù)圖紙資料所需情況確定圖紙翻曬份 數(shù)，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后翻曬圖紙。翻曬圖紙應(yīng)有準(zhǔn)確記錄，嚴(yán)格審核圖紙翻曬質(zhì)量、數(shù)量。凡 A3 幅面大小以下的藍(lán)圖資料應(yīng)在本公司復(fù)印，以減少?gòu)?fù)印費(fèi)用。10、資料分類標(biāo)準(zhǔn)及辦法：資料按市場(chǎng)技術(shù)資料和設(shè)計(jì)施工技術(shù)檔案 資料、圖書(shū)資料、公司工作運(yùn)作聯(lián)系資料四部分進(jìn)行分類。市場(chǎng)技術(shù) 資料是指由廠家或?qū)I(yè)公司提供的供施工設(shè)計(jì)使用的技術(shù)參考

8、資料。 設(shè)計(jì)施工技術(shù)檔案類資料指必須經(jīng)登記注冊(cè)并存檔以備查找的技術(shù)類 檔案，包括：方案圖、初設(shè)圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更單、與工程建設(shè)有 關(guān)的傳真、備忘錄等。圖書(shū)資料類是指技術(shù)類書(shū)集。11、資料存檔標(biāo)準(zhǔn)：符合以下要求的資料應(yīng)存檔： 各種由設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)的施工圖、方案圖、設(shè)計(jì)變更單，設(shè)計(jì)單位發(fā)來(lái) 的傳真、便函等資料。公司各部門(mén)發(fā)來(lái)的備忘錄及其他需要存檔的資料。研發(fā)部所下發(fā)的各類文件。公司下發(fā)的各種文件資料。研發(fā)部在對(duì)外合作中的合同、協(xié)議及往來(lái)傳真等。12、資料存檔及檢索辦法： 資料存檔前先進(jìn)行詳細(xì)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后進(jìn)行登記，根據(jù)資料類別進(jìn) 行歸檔，并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)決定處理意見(jiàn)。查找資料時(shí)先弄清楚資料所屬類別，根據(jù)類別查找準(zhǔn)確位置，辦理相關(guān)手續(xù)。13、領(lǐng)