工程項(xiàng)目文控、信息管理措施

1、工程項(xiàng)目文控、信息管理1信息管理1.1信息的傳遞1.1.1信息按來(lái)源可分為外部信息和內(nèi)部信息。1.1.2外部信息是來(lái)自業(yè)主、監(jiān)理、第三方質(zhì)檢、地方政府等部門(mén)的信息。主要是指令 性、指導(dǎo)性信息。1.1.3內(nèi)部信息是項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部為施工生產(chǎn)及管理而傳遞的指令信息和反饋信息。1.1.4各職能部門(mén)是信息收集傳遞的主體，各部門(mén)以接受和傳遞本專(zhuān)業(yè)的信息為主，同 時(shí)也收集相關(guān)職能的信息。1.1.5信息傳遞流程項(xiàng)目的信息傳遞流程如下圖：注：信息交流、溝通J信息反饋中石 化中 原建 設(shè)工 程有 限公 司項(xiàng)目經(jīng)理部1.2信息的處理1.1對(duì)外部的指令性信息要加以分析研究，制定相應(yīng)措施。并及時(shí)將實(shí)施過(guò)程和結(jié)果的 反饋

2、信息傳遞給有關(guān)部門(mén)。1.2內(nèi)部各職能部門(mén)向下傳遞的指令性信息要有跟蹤，及時(shí)收集反饋信息，各基層單位 要積極配合，對(duì)反饋信息進(jìn)行分析研究，得出結(jié)論，以便能夠更好地指導(dǎo)施工。1.3信息管理措施1.3.1安裝傳真電話(huà)，實(shí)現(xiàn)通話(huà)、數(shù)據(jù)、圖文傳真。1.3.2利用公用電話(huà)網(wǎng)與微機(jī)連網(wǎng)，能夠發(fā)送電子郵件。1.3.3做好工程各種報(bào)表、統(tǒng)計(jì)、施工進(jìn)展情況等技術(shù)資料的收集整理工作。1.3.4做好竣工資料的收集和整理工作。1.3.5實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、微機(jī)化。1.3.6建立項(xiàng)目計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。2文控管理1文件的分類(lèi)1.1技術(shù)文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)工程技術(shù)的信函、報(bào)告；業(yè)主的技術(shù)要求及 技術(shù)文件；施工

3、圖紙及設(shè)計(jì)文件；業(yè)主指定的施工驗(yàn)收規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)； 其它相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；施工記錄及各種檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。1.2質(zhì)量文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)質(zhì)量的信函、報(bào)告；業(yè)主的質(zhì)量要求及規(guī)定； 業(yè)主指定的質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)程序；承包商的質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量控制程序及質(zhì)量管理文 件；質(zhì)量檢驗(yàn)記錄及質(zhì)量評(píng)定資料等。1.3 HSE文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關(guān)健康、安全、環(huán)保的信函、報(bào)告；業(yè)主關(guān)于 健康、安全、環(huán)保的規(guī)定和文件；承包商的HSE管理手冊(cè)、HSE程序文件及HSE管理文 件；HSE報(bào)告、記錄文件等。1.4合同管理文件：包括合同文件；合同管理記錄及評(píng)價(jià)報(bào)告；合同變更文件；與業(yè)主、 監(jiān)理之間關(guān)于合同管理的信函、

4、報(bào)告等。1.5控制管理文件：包括施工計(jì)劃；施工統(tǒng)計(jì)記錄；進(jìn)度控制報(bào)告；成本控制報(bào)告；工 程預(yù)決算資料。1.6采辦文件：包括甲供材料、設(shè)備需求計(jì)劃及調(diào)配臺(tái)帳；自購(gòu)材料采購(gòu)計(jì)劃；供貨 廠(chǎng)商資質(zhì)資料；材料、設(shè)備交接記錄；材料、設(shè)備的質(zhì)量證明書(shū)、合格證。1.7財(cái)務(wù)文件：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告、成本分析報(bào)告等財(cái)務(wù)管理文件等。1.8行政文件：包含各種內(nèi)部、外部行政文件。1.9建設(shè)用地文件：包括永久征地主要手續(xù)和資料、建設(shè)用地申請(qǐng)表及報(bào)告、臨時(shí)用地 主要手續(xù)和資料、管道工程臨時(shí)用地申請(qǐng)及報(bào)告等。3文件的接收和處理 3.1由辦公室文控員接收并負(fù)責(zé)登記，記錄應(yīng)注明文件的來(lái)源、主題、編號(hào)、版本號(hào)、 接收日期等信息

5、。3.2呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見(jiàn)和文件的分發(fā)意見(jiàn)。3.3根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應(yīng)分給的部門(mén)（單位）及其份數(shù)。3.4按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人的簽字。4文件的發(fā)送4.1項(xiàng)目經(jīng)理部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。4.2文控員將文件呈送項(xiàng)目經(jīng)理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作 部門(mén)，修改再送或作廢處理。4.3對(duì)簽發(fā)的文件，及時(shí)發(fā)送到有關(guān)單位，并做好發(fā)送記錄。4.4項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件的發(fā)送可以不通過(guò)文控員，直接由各職能部門(mén)制發(fā)，基層的報(bào)告，資 料也可以直接呈送各職能部門(mén)。5文件的存檔5.1文件存檔以書(shū)面文字形式為主，輔以電子媒體或其

6、它形式。5.2各部門(mén)的文件自行建立存檔。5.3經(jīng)過(guò)文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。6作廢文件的處理。6.1各類(lèi)文件和資料的發(fā)放部門(mén)，對(duì)已作廢文件，應(yīng)及時(shí)從發(fā)放單位收回，并填寫(xiě)作廢 文件回收記錄。6.2對(duì)于為積累知識(shí)或法律目的而保留的作廢文件，文件發(fā)放部門(mén)要在該文件上加蓋作 廢章，并做好記錄。7文件的更改7.1內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。7.2對(duì)于外部文件，無(wú)權(quán)進(jìn)行任何更改。任何更改都需要外來(lái)文件的發(fā)文單位進(jìn)行。8文控管理措施8.1專(zhuān)門(mén)為文控員配備一臺(tái)微機(jī)，采用現(xiàn)代化的文控管理模式，建立電子化的文控管理 系統(tǒng)。8.2由文控員統(tǒng)一管理收發(fā)各種文檔并分類(lèi)歸檔，建立收發(fā)制度。8.3定期向業(yè)主報(bào)送各種報(bào)表，并接收業(yè)主下達(dá)的各種計(jì)