工程項目文控、信息管理措施

1、工程項目文控、信息管理1信息管理1.1信息的傳遞1.1.1信息按來源可分為外部信息和內部信息。1.1.2外部信息是來自業(yè)主、監(jiān)理、第三方質檢、地方政府等部門的信息。主要是指令 性、指導性信息。1.1.3內部信息是項目經理部內部為施工生產及管理而傳遞的指令信息和反饋信息。1.1.4各職能部門是信息收集傳遞的主體，各部門以接受和傳遞本專業(yè)的信息為主，同 時也收集相關職能的信息。1.1.5信息傳遞流程項目的信息傳遞流程如下圖：注：信息交流、溝通J信息反饋中石 化中 原建 設工 程有 限公 司項目經理部1.2信息的處理1.1對外部的指令性信息要加以分析研究，制定相應措施。并及時將實施過程和結果的 反饋

2、信息傳遞給有關部門。1.2內部各職能部門向下傳遞的指令性信息要有跟蹤，及時收集反饋信息，各基層單位 要積極配合，對反饋信息進行分析研究，得出結論，以便能夠更好地指導施工。1.3信息管理措施1.3.1安裝傳真電話，實現(xiàn)通話、數(shù)據(jù)、圖文傳真。1.3.2利用公用電話網與微機連網，能夠發(fā)送電子郵件。1.3.3做好工程各種報表、統(tǒng)計、施工進展情況等技術資料的收集整理工作。1.3.4做好竣工資料的收集和整理工作。1.3.5實現(xiàn)辦公自動化、微機化。1.3.6建立項目計算機局域網，實現(xiàn)資源共享。2文控管理1文件的分類1.1技術文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關工程技術的信函、報告；業(yè)主的技術要求及 技術文件；施工

3、圖紙及設計文件；業(yè)主指定的施工驗收規(guī)范、標準； 其它相關的規(guī)范、標準；施工記錄及各種檢查驗收報告等。1.2質量文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關質量的信函、報告；業(yè)主的質量要求及規(guī)定； 業(yè)主指定的質量評定標準和檢驗程序；承包商的質量手冊、質量控制程序及質量管理文 件；質量檢驗記錄及質量評定資料等。1.3 HSE文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關健康、安全、環(huán)保的信函、報告；業(yè)主關于 健康、安全、環(huán)保的規(guī)定和文件；承包商的HSE管理手冊、HSE程序文件及HSE管理文 件；HSE報告、記錄文件等。1.4合同管理文件：包括合同文件；合同管理記錄及評價報告；合同變更文件；與業(yè)主、 監(jiān)理之間關于合同管理的信函、

4、報告等。1.5控制管理文件：包括施工計劃；施工統(tǒng)計記錄；進度控制報告；成本控制報告；工 程預決算資料。1.6采辦文件：包括甲供材料、設備需求計劃及調配臺帳；自購材料采購計劃；供貨 廠商資質資料；材料、設備交接記錄；材料、設備的質量證明書、合格證。1.7財務文件：包含財務報表、財務報告、成本分析報告等財務管理文件等。1.8行政文件：包含各種內部、外部行政文件。1.9建設用地文件：包括永久征地主要手續(xù)和資料、建設用地申請表及報告、臨時用地 主要手續(xù)和資料、管道工程臨時用地申請及報告等。3文件的接收和處理 3.1由辦公室文控員接收并負責登記，記錄應注明文件的來源、主題、編號、版本號、 接收日期等信息

5、。3.2呈送項目經理或其指派人批示，批示處理意見和文件的分發(fā)意見。3.3根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應分給的部門（單位）及其份數(shù)。3.4按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人的簽字。4文件的發(fā)送4.1項目經理部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。4.2文控員將文件呈送項目經理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作 部門，修改再送或作廢處理。4.3對簽發(fā)的文件，及時發(fā)送到有關單位，并做好發(fā)送記錄。4.4項目內部文件的發(fā)送可以不通過文控員，直接由各職能部門制發(fā)，基層的報告，資 料也可以直接呈送各職能部門。5文件的存檔5.1文件存檔以書面文字形式為主，輔以電子媒體或其

6、它形式。5.2各部門的文件自行建立存檔。5.3經過文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。6作廢文件的處理。6.1各類文件和資料的發(fā)放部門，對已作廢文件，應及時從發(fā)放單位收回，并填寫作廢 文件回收記錄。6.2對于為積累知識或法律目的而保留的作廢文件，文件發(fā)放部門要在該文件上加蓋作 廢章，并做好記錄。7文件的更改7.1內部文件的更改由原文件的審批人更改。7.2對于外部文件，無權進行任何更改。任何更改都需要外來文件的發(fā)文單位進行。8文控管理措施8.1專門為文控員配備一臺微機，采用現(xiàn)代化的文控管理模式，建立電子化的文控管理 系統(tǒng)。8.2由文控員統(tǒng)一管理收發(fā)各種文檔并分類歸檔，建立收發(fā)制度。8.3定期向業(yè)主報送各種報表，并接收業(yè)主下達的各種計