公司采購(gòu)管理制度

1、深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務(wù)有限公司 財(cái)務(wù)管理制度 SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSI CAIWUGUANLI第 PAGE 8 頁 共 NUMPAGES 8 頁 采購(gòu)管理制度1.總則則1.1為為規(guī)范公公司商務(wù)務(wù)采購(gòu)工工作，特特制定本本制度。1.2本本制度適適用于公公司的商務(wù)采購(gòu)購(gòu)/招標(biāo)標(biāo)活動(dòng)（含含辦公用用品、工工程、設(shè)設(shè)備設(shè)施施維修/維護(hù)等等項(xiàng)目）。2. 采采購(gòu)/招招標(biāo)原則則2.1嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行詢議價(jià)價(jià)程序2.1.1 采采購(gòu)/招招標(biāo)活動(dòng)動(dòng)，必須須由項(xiàng)目目需求部部門擬定定工程、辦公用用品、項(xiàng)項(xiàng)目的招招標(biāo)書（含項(xiàng)目目完成時(shí)時(shí)間、質(zhì)質(zhì)量要求求及驗(yàn)收收標(biāo)準(zhǔn)等等）；2.1.2

2、采購(gòu)購(gòu)/招標(biāo)標(biāo)活動(dòng)，必必須有三三家以上上具備合合法資質(zhì)質(zhì)的供應(yīng)應(yīng)商提供供報(bào)價(jià)，同時(shí)應(yīng)應(yīng)圍繞供供應(yīng)商資資信情況況進(jìn)行背背景調(diào)查查，并如如實(shí)記錄錄；2.1.3在權(quán)權(quán)衡質(zhì)量量、價(jià)格格、交貨貨時(shí)間、售后服服務(wù)、資資信、客客戶群等等因素的的基礎(chǔ)上上，由管管理部聯(lián)聯(lián)合采購(gòu)購(gòu)項(xiàng)目需需求部門門、財(cái)務(wù)務(wù)部進(jìn)行行綜合評(píng)評(píng)估，并并與供應(yīng)應(yīng)商進(jìn)一一步議定定最終價(jià)價(jià)格及采采購(gòu)/招招標(biāo)要求求；2.1.4臨時(shí)性性應(yīng)急采采購(gòu)/招招標(biāo)的項(xiàng)目，須向公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)電話匯匯報(bào)，經(jīng)經(jīng)授權(quán)確確認(rèn)后，可以先先予實(shí)施施，但應(yīng)應(yīng)于項(xiàng)目目實(shí)施之之日起五五個(gè)工作作日內(nèi)，補(bǔ)充完完善相關(guān)關(guān)審批程程序。2.2采采購(gòu)會(huì)審、合合同會(huì)簽簽制度2.2.1采購(gòu)購(gòu)/

3、招標(biāo)標(biāo)活動(dòng)，必必須各相相關(guān)部門門共同參與與，調(diào)研研匯總各各方意見見，形成成書面的的評(píng)估報(bào)告告，經(jīng)公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核核，并確確認(rèn)最終終中標(biāo)單單位；2.2.2采購(gòu)購(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)負(fù)責(zé)人根根據(jù)采購(gòu)購(gòu)項(xiàng)目招招標(biāo)書相相關(guān)要求求，擬定定合作作協(xié)議，報(bào)公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核；2.2.3 采采購(gòu)業(yè)務(wù)務(wù)負(fù)責(zé)人人與中標(biāo)標(biāo)單位溝溝通并確確認(rèn)合合作協(xié)議議，報(bào)公司司領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)后，予以執(zhí)執(zhí)行。2.3 職責(zé)分分離2.3.1采購(gòu)購(gòu)人員不不得單獨(dú)獨(dú)實(shí)施貨貨物、工工程項(xiàng)目目和服務(wù)務(wù)的驗(yàn)收收；2.3.2采購(gòu)購(gòu)/招標(biāo)標(biāo)過程中中，貨物物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等等問題的的解決，應(yīng)由管管理部、項(xiàng)目需需求部門門根據(jù)合合同要求求及有關(guān)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng)應(yīng)商協(xié)商商完成；2

4、.3.3 財(cái)財(cái)務(wù)部負(fù)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)項(xiàng)目采購(gòu)購(gòu)/招標(biāo)標(biāo)過程中中，相關(guān)關(guān)費(fèi)用的審審核及評(píng)評(píng)估程序序合法性性的監(jiān)控控。2.4 一致性性原則2.4.1采購(gòu)購(gòu)人員采采購(gòu)的物物品或服務(wù)務(wù)必須與與采購(gòu)單所所列要求求規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相相一致；2.4.2在市市場(chǎng)條件件不能滿滿足采購(gòu)部門門要求或或成本過過高的情情況下，采購(gòu)人人員應(yīng)及及時(shí)反饋饋信息，由項(xiàng)目目需求部部門綜合合評(píng)估，變更采采購(gòu)單，經(jīng)經(jīng)公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)認(rèn)后，再次向向供應(yīng)商商發(fā)出采采購(gòu)要約約。2.5廉廉潔制度度所有采購(gòu)購(gòu)人員必必須做到到：2.5.1自覺覺維護(hù)公公司利益益，努力力提高采采購(gòu)質(zhì)量量，降低低采購(gòu)成成本，提提高采購(gòu)購(gòu)效率；2.5.2加強(qiáng)學(xué)學(xué)習(xí)，提提高認(rèn)識(shí)識(shí)

5、，增強(qiáng)強(qiáng)法治觀觀念；2.5.3廉潔自自律，不不能向供供應(yīng)商索索取或收收受回扣扣；2.5.4嚴(yán)格按按采購(gòu)制制度和程程序辦事事，自覺覺接受監(jiān)監(jiān)督；2.5.5工作認(rèn)認(rèn)真仔細(xì)細(xì)，不出出差錯(cuò)，不因自自身工作作失誤給給公司造造成損失失；2.5.6努力學(xué)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)務(wù)，廣泛泛掌握與與采購(gòu)業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)關(guān)的新設(shè)設(shè)備及市市場(chǎng)信息息。3. 采采購(gòu)程序序3.1供供應(yīng)商的的選擇3.1.1供應(yīng)應(yīng)商必須須具有合合法資質(zhì)質(zhì)（供應(yīng)應(yīng)商評(píng)估估過程中中，參與與投標(biāo)單單位應(yīng)提提交營(yíng)業(yè)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登登記證明明、組織織機(jī)構(gòu)代代碼證及及其他專專業(yè)資質(zhì)質(zhì)證明）；3.1.2對(duì)于經(jīng)經(jīng)常使用用的商品品或服務(wù)務(wù)，管理理部應(yīng)較較全面地地了解掌掌握供應(yīng)應(yīng)商的

6、管管理狀況況、質(zhì)量量控制、運(yùn)輸、售后服服務(wù)等方方面的情情況，建建立供應(yīng)應(yīng)商檔案案，做好好記錄，會(huì)同相相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)應(yīng)商定期期進(jìn)行評(píng)評(píng)估和審審計(jì)；3.1.3在選擇擇供應(yīng)商商時(shí)，必必須進(jìn)行行詢議價(jià)價(jià)程序和和綜合評(píng)評(píng)估；供應(yīng)商商為中間間商時(shí)，應(yīng)調(diào)查查其信譽(yù)譽(yù)、技術(shù)術(shù)服務(wù)能能力、資資質(zhì)、以往往的服務(wù)務(wù)對(duì)象及及客戶評(píng)評(píng)價(jià)情況況，供應(yīng)應(yīng)商的報(bào)報(bào)價(jià)不能能作為唯唯一決定定的因素素；3.1.4為確確保供應(yīng)應(yīng)渠道的的暢通，防止意意外情況況的發(fā)生生，應(yīng)有有兩家或或兩家以以上供應(yīng)應(yīng)商作為為后備供供應(yīng)商或或在其間間進(jìn)行交交互采購(gòu)購(gòu)。3.2采采購(gòu)程序序3.2.1固定定資產(chǎn)及及其他零零星物品品的申請(qǐng)請(qǐng)，由各各使用部部門報(bào)管

7、理部統(tǒng)統(tǒng)一申請(qǐng)請(qǐng)。根據(jù)據(jù)采購(gòu)申申請(qǐng)流程程，由各各相關(guān)部部門審核核，并經(jīng)公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后，方可交管理部部采購(gòu)人人員實(shí)施施采購(gòu)。3.2.2采購(gòu)購(gòu)/招標(biāo)標(biāo)活動(dòng)，應(yīng)嚴(yán)格格遵循采采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)流程及及標(biāo)準(zhǔn)要要求，由由各相關(guān)關(guān)部門審審批。項(xiàng)目采采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)中如果果要素不不明確者者，應(yīng)予退回。3.2.3采購(gòu)詢?cè)儍r(jià)、綜綜合評(píng)估估、會(huì)簽簽合同，由管理理部協(xié)調(diào)調(diào)財(cái)務(wù)及采購(gòu)/招標(biāo)項(xiàng)項(xiàng)目需求求部門共共同完成成，報(bào)公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)。項(xiàng)目需需求部門門負(fù)責(zé)采采購(gòu)物品品的功能及及適用性性（必要要時(shí)可商商請(qǐng)外部部相關(guān)專專業(yè)人士士予以協(xié)協(xié)助）檢檢查；3.2.4財(cái)務(wù)務(wù)部門負(fù)負(fù)責(zé)預(yù)算算控制、價(jià)格調(diào)調(diào)查、合合同付款款條款的的審核，管理部

8、部負(fù)責(zé)合合同風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)條款的的審查、合同條條款的談?wù)勁?，付付款申?qǐng)請(qǐng)、索賠賠、采購(gòu)購(gòu)檔案的的建立，市場(chǎng)信信息的收收集。同同時(shí)，與與供方和和生產(chǎn)廠廠聯(lián)系貨貨物接送送的時(shí)間間、方式式、到貨貨情況、質(zhì)量反反饋及確確認(rèn)售后后服務(wù)事事宜。3.2.5采購(gòu)過過程中發(fā)發(fā)生變化化時(shí)，項(xiàng)項(xiàng)目需求求部門出出具采購(gòu)購(gòu)變更申申請(qǐng)，由由公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽字確確認(rèn)后，交管理部采購(gòu)人人員執(zhí)行行。3.2.6采購(gòu)/招標(biāo)項(xiàng)項(xiàng)目需求求部門、管理部負(fù)責(zé)出具具接收?qǐng)?bào)報(bào)告。3.2.7 相相關(guān)表格格后附。3.3付付款程序序3.3.1管理理部根據(jù)據(jù)付款計(jì)計(jì)劃提出出申請(qǐng)，根據(jù)財(cái)財(cái)務(wù)付款款申請(qǐng)流流程，由由部門負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字，后后附付款款明細(xì)單單據(jù)、合作協(xié)協(xié)

9、議，交給財(cái)財(cái)務(wù)部審審核，并并經(jīng)公司司領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)務(wù)部辦理理付款手手續(xù)；3.3.2 大大宗采購(gòu)購(gòu)行為（采購(gòu)/招標(biāo)單單價(jià)在5500元元以上），應(yīng)要要求供應(yīng)應(yīng)商提供供開戶行行及銀行行賬號(hào)信信息，優(yōu)優(yōu)先考慮慮銀行轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬支付付，原則則上不予予現(xiàn)金結(jié)結(jié)算；3.3.3付款款前，必須須向供應(yīng)應(yīng)商索要要發(fā)票，核對(duì)發(fā)發(fā)票內(nèi)容容是否和和合同一一致，并并填寫發(fā)發(fā)票明細(xì)細(xì)單，部部門負(fù)責(zé)責(zé)人簽字字，財(cái)務(wù)部部審核，公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)后，由由財(cái)務(wù)部部核銷。4. 違違約處理理4.1 采購(gòu)人人員應(yīng)積積極跟進(jìn)進(jìn)項(xiàng)目采采購(gòu)/招招標(biāo)項(xiàng)目目，確認(rèn)認(rèn)項(xiàng)目交交付期，如可能能出現(xiàn)延延期，管管理部應(yīng)及時(shí)通通知相關(guān)關(guān)部門；4.2貨貨物出現(xiàn)現(xiàn)

10、質(zhì)量問問題后，由使用用者提出書面面意見，報(bào)部門門負(fù)責(zé)人人審核，交管理理部處理理。管理理部接到到意見后后，將情情況上報(bào)報(bào)公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)，并并按投訴訴做緊急急處理，及時(shí)以以書面形式式報(bào)給供供應(yīng)商，并電話話通知，要求供供應(yīng)商換換貨、退貨或變變更服務(wù)務(wù)；4.3 合作作協(xié)議中，應(yīng)應(yīng)明確合合作雙方方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)責(zé)任，及及仲裁和和解約條條款；4.4 管理部部與供應(yīng)應(yīng)商協(xié)商商不成的的，或造造成損失失的，由由財(cái)務(wù)部部核算損損失，管管理部負(fù)負(fù)責(zé)追索索；追索索不成，由法院院裁決。5. 審審計(jì)監(jiān)督督5.1 財(cái)務(wù)部部負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)采購(gòu)全全過程進(jìn)進(jìn)行財(cái)務(wù)務(wù)監(jiān)督、核查和和審計(jì)；5.2在在采購(gòu)詢?cè)儍r(jià)、議價(jià)價(jià)、合同同簽訂、合同執(zhí)執(zhí)

11、行和采采購(gòu)結(jié)算算過程中中，除有有管理部部、采購(gòu)項(xiàng)項(xiàng)目需求求部門及及相關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)參與與外，財(cái)財(cái)務(wù)部門門要全程程參與；5.3 采購(gòu)人人員要自自覺接受受審計(jì)及及針對(duì)采采購(gòu)活動(dòng)動(dòng)的監(jiān)督督和質(zhì)詢?cè)儯粚?duì)采購(gòu)購(gòu)人員在在采購(gòu)過過程發(fā)生生的違犯犯廉潔制制度的行行為，將將按公司司有關(guān)制制度予以以制裁；情節(jié)嚴(yán)嚴(yán)重，觸觸犯法律律者，移移送公安安機(jī)關(guān)處處理。 管 理 部部20100-7-20附表一、合同同報(bào)批表表：合同報(bào)批批表（付付款類）合同類別別：付款款類 申申報(bào)類別別：申報(bào)報(bào)時(shí)間： 合同同編號(hào)：以下由申申報(bào)部門門填寫合同名稱稱內(nèi)容提要要合同標(biāo)的的規(guī)格與數(shù)數(shù)量?jī)r(jià)格比較較參考報(bào)價(jià)價(jià)一付款方式式報(bào)價(jià)單位位參考報(bào)價(jià)價(jià)二付款方

12、式式報(bào)價(jià)單位位參考報(bào)價(jià)價(jià)三付款方式式報(bào)價(jià)單位位簽約對(duì)方方合同簽訂訂價(jià)付款方式式單位名稱稱法人代表表洽談人姓姓名職 務(wù)務(wù)電 話話業(yè)務(wù)狀況況資信情況況合同責(zé)任任人 簽簽 名： 年年 月 日以下由各各部門責(zé)責(zé)任人和和公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽署署意見使用部門門意見 簽簽 名： 年年 月 日管理部意意見 簽簽 名： 年年 月 日總經(jīng)理意意見 簽簽 名： 年年 月 日注：本表表須附以以下材料料一并報(bào)報(bào)送有關(guān)關(guān)部門：1、簽約約對(duì)方單單位營(yíng)業(yè)業(yè)執(zhí)照復(fù)復(fù)印件、相關(guān)資資質(zhì)證明明、許可可證復(fù)印印件等：2、合同同對(duì)方洽洽談人法法人授權(quán)權(quán)委托書書。附件二、項(xiàng)目目/工程程采購(gòu)申申請(qǐng)單：深圳市湘湘勞人力力資源開開發(fā)服務(wù)務(wù)有限公公司 財(cái)務(wù)務(wù)管理制制度SHENNZHEENXIIANGGLAOORENNLIZZIYUUANGGONGGSI CAIIWUGGUANNLI項(xiàng)目/工工程采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單申請(qǐng)部門門申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)間間申