電子文件管理第十章

1、第十章 電子文件管理元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)是電子文件管理的重要工具之一；由于電子文件的容易被修改、刪除、破壞而不留痕跡，為了保證電子文件信息的原始真實，需要借助元數(shù)據(jù)；元數(shù)據(jù)可以記錄電子文件形成、傳遞、維護、利用等運轉(zhuǎn)流程中的全部情況。第一節(jié) 電子文件管理元數(shù)據(jù)理論一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念元數(shù)據(jù)一詞源于英文metadata譯（解釋）為“關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”；元數(shù)據(jù)最早出現(xiàn)在計算機領(lǐng)域，其后在地理學、圖書館學、情報學、檔案學等學科得到廣泛應(yīng)用；在“圖情檔”行業(yè)，元數(shù)據(jù)主要用于描述與標識數(shù)字資源，主要目標是用于資源組織和資源發(fā)現(xiàn)；在檔案領(lǐng)域（始于20世紀80年代末，90年代初），元數(shù)據(jù)的作用得到進一步拓展；

2、一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念電子文件元數(shù)據(jù)概念的形成第一階段文件元數(shù)據(jù)1990年，聯(lián)合國信息系統(tǒng)協(xié)調(diào)委員會，管理電子文件：問題與指南，將元數(shù)據(jù)定義為：描述數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)系統(tǒng)，即數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、特征、位置等一類的數(shù)據(jù)；1997年，國際檔案理事會電子文件委員會，電子文件管理指南，仍然將元數(shù)據(jù)定義為：關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)；第二階段文件管理元數(shù)據(jù)2001年10月，ISO/TC46/SC11，信息與文獻文件管理 第1部分：通則）（ISO 15489.12001），將元數(shù)據(jù)定義為：自始至終描述文件背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)及其管理的數(shù)據(jù)；一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念電子文件元數(shù)據(jù)概念的形成第三階段電子文件管理元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)引入檔

3、案界，最初用意是為了解決數(shù)字環(huán)境中的電子文件管理問題；ISO 23081.22009，對元數(shù)據(jù)定義為：能自始至終地，并能在領(lǐng)域內(nèi)與領(lǐng)域間支持文件創(chuàng)建、文件管理與文件使用的結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化信息（1）強調(diào)元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化特征，在概念上更多地反映出適合于數(shù)字環(huán)境的特性；（2）強調(diào)了元數(shù)據(jù)在文件生命周期各個階段即創(chuàng)建、管理、使用中領(lǐng)域內(nèi)與領(lǐng)域間的互操作性；一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念元數(shù)據(jù)是名詞，指的是描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的數(shù)據(jù)；著錄可以是動詞，指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的過程；著錄也可以是名詞，指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的結(jié)果；在電子文件管理中，

4、可以將元數(shù)據(jù)理解成著錄信息元數(shù)據(jù)元素（metadata element）理解為著錄項目元數(shù)據(jù)元素值（value）理解為著錄項目的值元數(shù)據(jù)格式（format）理解為著錄條目的格式元數(shù)據(jù)的生成、捕獲理解為著錄信息的編制元數(shù)據(jù)的管理理解為著錄信息的管理元數(shù)據(jù)的應(yīng)用理解為著錄信息的應(yīng)用 元數(shù)據(jù)的保存、維護、移交理解為著錄信息的保存、維護和移交一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念電子文件管理元數(shù)據(jù)的內(nèi)涵電子文件元數(shù)據(jù)的定義突出了對文件生命周期的控制（管理）功能；國際檔案理事會，電子文件：檔案工作者實用手冊，從利用角度將元數(shù)據(jù)劃分為：技術(shù)元數(shù)據(jù)、文件元數(shù)據(jù)和檔案元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)；在實踐中，“電子文件管元數(shù)據(jù)”即是指“電

5、子文件管理元數(shù)據(jù)”，沒有嚴格進行概念區(qū)分；二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的類型基于實體劃分的電子文件管理元數(shù)據(jù)電子文件自身實體元數(shù)據(jù)指對電子文件（或文件集合）內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等進行描述的元數(shù)據(jù)層級結(jié)構(gòu)可分為 ：件、組合、案卷、類別、全宗、全宗群等如：文件內(nèi)容元數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、技術(shù)元數(shù)據(jù)責任者實體元數(shù)據(jù)指與電子文件創(chuàng)建及其管理、利用相關(guān)的責任者元數(shù)據(jù)層級結(jié)構(gòu)可分為：個人、隊組、部門、機構(gòu)如：文件起草、審核、簽發(fā)等責任人員、機構(gòu)的相關(guān)信息二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的類型基于實體劃分的電子文件管理元數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)指電子文件所記錄的組織機構(gòu)業(yè)務(wù)職能活動數(shù)據(jù)層級結(jié)構(gòu)可分為：事務(wù)、活動和職能，可根據(jù)需要拓展法規(guī)標準實

6、體元數(shù)據(jù)用于記錄和反映電子文件所需遵循的業(yè)務(wù)規(guī)則、政策和法規(guī)層級結(jié)構(gòu)可分為業(yè)務(wù)規(guī)則、政策和法律法規(guī)如：電子文件及其元數(shù)據(jù)創(chuàng)建、管理和利用的法規(guī)、制度、應(yīng)用系統(tǒng)控制策略關(guān)系實體元數(shù)據(jù)用于描述文件、責任者、業(yè)務(wù)、法規(guī)標準四類實體內(nèi)部以及各類實體間的關(guān)系如：文件之間的關(guān)系、集合之間關(guān)系、文件與集合之間關(guān)系以及文件與背景之間關(guān)系的元數(shù)據(jù)二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的類型基于屬性劃分的電子文件管理元數(shù)據(jù)標識類元數(shù)據(jù)描述類元數(shù)據(jù)使用類元數(shù)據(jù)事件計劃類元數(shù)據(jù)事件歷史類元數(shù)據(jù)關(guān)系類元數(shù)據(jù)三、電子文件管理元數(shù)據(jù)的特性還原性還原性是指一旦從電子文件中獲取了元數(shù)據(jù)，那該元數(shù)據(jù)就具有了反映該文件原始記錄性的性質(zhì)；當利用電子

7、文件時，元數(shù)據(jù)也同時反映了該電子文件的原始狀態(tài)；三、電子文件管理元數(shù)據(jù)的特性結(jié)構(gòu)性結(jié)構(gòu)性是指元數(shù)據(jù)是高度結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)；三、電子文件管理元數(shù)據(jù)的特性跟蹤性跟蹤性是指電子文件管理元數(shù)據(jù)能在電子文件的整個生命周期中，即時地、動態(tài)地獲取登錄電子文件的有關(guān)信息，即能在動態(tài)中保證電子文件的真實性。一個文件產(chǎn)生、使用、載體、設(shè)備更替乃至銷毀的歷史全部，都可以通過元數(shù)據(jù)反映出來，從而反映電子文件在整個生命周期的歷史變更性。三、電子文件管理元數(shù)據(jù)的特性系統(tǒng)性系統(tǒng)性是指電子文件管理元數(shù)據(jù)不僅能還原電子文件，而且能夠系統(tǒng)地反映電子文件生成時所處的環(huán)境。四、電子文件管理元數(shù)據(jù)的作用提供對電子文件的全面描述元數(shù)據(jù)最基本

8、的作用，是其他作用得以發(fā)揮的基礎(chǔ)保障電子文件的真實性記錄形成過程、技術(shù)措施、管理過程保證電子文件的可讀性元數(shù)據(jù)記錄了電子文件形成、遷移后的技術(shù)環(huán)境，為保證其長期可讀提供必要的信息四、電子文件管理元數(shù)據(jù)的作用保護電子文件的完整性元數(shù)據(jù)能在兩個層面上保護文件的完整性；單份文件層面，某些結(jié)構(gòu)、背景方面的元數(shù)據(jù)與電子文件內(nèi)容相對分散，保存這些元數(shù)據(jù)，并在元數(shù)據(jù)與文件之間建立聯(lián)系，是維護電子文件完整性的必備手段；文件集合層面，元數(shù)據(jù)記錄了文件之間的有機聯(lián)系，從而保證了政府活動記錄的完整。四、電子文件管理元數(shù)據(jù)的作用支持電子文件信息的組織和查詢數(shù)字信息具有“一次輸入，多次輸出”的特點；對元數(shù)據(jù)加以有效組織

9、，可以為利用提供更好的檢索體驗；如果各政府機構(gòu)在記錄元數(shù)據(jù)的時候采用通用的元素集，遵循標準格式和統(tǒng)一的編碼體系，那么就可以實現(xiàn)跨機構(gòu)的文件檢索支持電子文件的全程控制通過文件登記時捕獲的元數(shù)據(jù)來控制電子文件的歸檔通過訪問元數(shù)據(jù)來控制電子文件的存取通過追蹤電子文件形成、管理和利用過程中形成的元數(shù)據(jù)進行安全審計四、電子文件管理元數(shù)據(jù)的作用支持電子文件管理流程的集成與優(yōu)化紙質(zhì)環(huán)境中，文件流轉(zhuǎn)過程中形成的元數(shù)據(jù)難以直接為文件管理所用，各項文件管理活動所產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)一般也是單向順序傳遞，有時還需重復(fù)記錄。在電子環(huán)境中，利用信息共享的特性，在一次性捕獲元數(shù)據(jù)后，便可以在多項文件處理、管理活動之間共享，無需逐

10、個傳遞，為電子環(huán)境下文件管理流程的集成和優(yōu)化提供基礎(chǔ)保障如：文件流轉(zhuǎn)過程中捕獲的文件名、創(chuàng)建時間、操作人員等，可以為電子文件的長期管理所用；鑒定時需根據(jù)權(quán)限控制方面的元數(shù)據(jù)判斷鑒定工作的承擔者，同時系統(tǒng)將鑒定結(jié)果作為元數(shù)據(jù)保存起來第二節(jié) 電子文件管理元數(shù)據(jù)標準和項目簡介電子文件管理元數(shù)據(jù)標準分為兩類直接針對文件的，比如澳大利亞國家檔案館1999年5月制定的聯(lián)邦機關(guān)文件保管元數(shù)據(jù)標準，英國公共文件局2002年頒布的電子文件管理系統(tǒng)要求元數(shù)據(jù)標準，聯(lián)合國檔案與文件管理部2003年6月發(fā)布的聯(lián)合國與文件管理部文件保管元數(shù)據(jù)標準（草案）等；面向包括電子文件在內(nèi)的所有政府信息資源，如：美國聯(lián)邦政府沒有為

11、電子文件管理制定專門的元數(shù)據(jù)標準，電子文件和其他政府信息資源一樣，需要遵循GILS（ GILS 的主要目的在于實現(xiàn)政府信息資源的網(wǎng)絡(luò)檢索，對于信息的全程管理關(guān)注不足）。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)研究項目美國匹茲堡大學項目1993-1996年，戴維比爾曼，主持美國國家歷史出版物和文件管理委員會在匹茲堡大學設(shè)立的科研基金項目“電子文件檔案管理需求實現(xiàn)過程中的變量”，提出“可為業(yè)務(wù)活動接受的通信的元數(shù)據(jù)參考模式”，將電子文件管理元數(shù)據(jù)劃分為六個層次，分別是：登記層、期限和條件層、結(jié)構(gòu)層、背景層、內(nèi)容層、利用史層。登記層：確認文件； 期限和條件層：支持文件和安全控制；結(jié)構(gòu)層：記錄文件的軟硬件依賴性； 背景

12、層：說明文件來源，維護文件數(shù)據(jù)性；內(nèi)容層：描述文件的內(nèi)容信息； 利用史層：記錄文件產(chǎn)生后重要的利用情況。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)研究項目美國匹茲堡大學項目該研究成果被廣泛參考；澳大利亞聯(lián)邦政府機關(guān)文件保管元數(shù)據(jù)標準就沿用了這個劃分方法。澳大利亞聯(lián)邦政府機關(guān)文件保管元數(shù)據(jù)類型元數(shù)據(jù)元素執(zhí)行強度登記文件標識（records identifier）必要日期（date）必要位置（location）必要期限和條件權(quán)限管理（right management）必要處置（disposal）可選結(jié)構(gòu)類型（type）可選集合層次（aggregation level）必要格式（format）可選保存史（preserv

13、ation history）可選背景機關(guān)（agency）必要關(guān)聯(lián)（relation）可選職能（function）可選法律依據(jù)（mandate）可選內(nèi)容題名（title）必要主題（subject）可選說明（description）可選語種（language）可選覆蓋范圍（coverage）可選利用史管理史（management history）必要利用史（use history）可選一、電子文件管理元數(shù)據(jù)研究項目SPIRT項目1998-1999年由澳大利亞工業(yè)、研究與培訓戰(zhàn)略合作組織（SPIRT）資助，莫那西大學的蘇麥克米什主持了“網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中為長期管理和存取信息資源，發(fā)揮其行政、經(jīng)濟、社會和文

14、化作用而建立的文件保管元數(shù)據(jù)標準”的項目，制定了一個全面的、結(jié)構(gòu)化的、可擴展的標準元數(shù)據(jù)集，適用于政府部門、商業(yè)部門、社會和文化機構(gòu)。該項目將元數(shù)據(jù)分為四類，每類由10個共同的元素和自身特有的元數(shù)據(jù)構(gòu)成，共51個元素；類型元數(shù)據(jù)元素業(yè)務(wù)活動類別、標識符、名稱、日期、法律依據(jù)、地點、職能分類、關(guān)聯(lián)、摘要、語種、業(yè)務(wù)規(guī)則文件保管活動類別、標識符、名稱、日期、法律依據(jù)、地點、職能分類、關(guān)聯(lián)、摘要、語種、業(yè)務(wù)規(guī)則機構(gòu)/人員類別、標識符、名稱、日期、法律依據(jù)、地點、職能分類、關(guān)聯(lián)、摘要、語種文件類別、標識符、名稱、日期、法律依據(jù)、地點、職能分類、關(guān)聯(lián)、摘要、語種、主題、文件形式、鑒定、控制、保存、檢索、

15、存取、利用、事件史SPIRT元數(shù)據(jù)元素集二、國外電子文件管理元數(shù)據(jù)標準美國國防部電子文件管理軟件應(yīng)用設(shè)計評價標準1997年11月24日，美國國防部發(fā)布了電子文件軟件應(yīng)用設(shè)計評價標準（DoD 5015.2），2002年6月重新修訂發(fā)布，2007年4月再次發(fā)布新版本DoD 5015.2STD元數(shù)據(jù)系統(tǒng)模型主要由七個層次構(gòu)成，分別是實體層、案卷層、案卷計劃層、文件類型層、處置說明層、案卷類別層以及終止說明層。二、國外電子文件管理元數(shù)據(jù)標準英國電子文件管理需求標準電子文件管理系統(tǒng)需求2002年9月，英國公共文件局頒布了英國電子文件管理元數(shù)據(jù)標準，其中電子文件管理需求 第二部分：元數(shù)據(jù)標準規(guī)定了元數(shù)據(jù)1

16、7個元素及其子元素。英國公共文件局規(guī)定的元數(shù)據(jù)集元數(shù)據(jù)元素執(zhí)行強度標識（records identifier）必要日期（date）必要位置（location）可選權(quán)限（right）必要處置（disposal）必要文件類型（record type）必要集合（aggregationl）必要保存（preservation）可選形成者（creator）必要關(guān)聯(lián)（relation）必要法律依據(jù)（mandate）可選 題名（title）必要主題（subject）可選說明（description）可選語種（language）可選 收件人（addressee）只對郵件舊必要的，對其他文件皆為可選數(shù)字簽名（di

17、gital signature）該元素正在制定中二、國外電子文件管理元數(shù)據(jù)標準國際標準信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)ISO制定了文件管理元數(shù)據(jù)系列標準ISO 23081的1-3部分，涵蓋了文件管理元數(shù)據(jù)的原則、元數(shù)據(jù)元素定義框架和文件管理元數(shù)據(jù)評估規(guī)則第1部分：原則主要對電子文件管理元數(shù)據(jù)建立的原則進行了標準化，對元數(shù)據(jù)進行了兩層分類，分別是：空間上的分類以及時間上的分類。第2分部分：概念與實施問題將電子文件管理元數(shù)據(jù)建立的原則化為可實際操作的體系框架；按實體分為：文件實體、業(yè)務(wù)實體、責任者實體及法規(guī)實體；按屬性分類為：標識元數(shù)據(jù)、描述元數(shù)據(jù)、利用類元數(shù)據(jù)、事件計劃類元數(shù)據(jù)、事件歷史元數(shù)據(jù)以

18、及關(guān)系元數(shù)據(jù)；二、國外電子文件管理元數(shù)據(jù)標準澳大利亞國家標準澳大利亞政府電子文件管理元數(shù)據(jù)標準標準于2008年發(fā)布，是1999年澳大利亞國家文件檔案館發(fā)布的聯(lián)邦機構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)標準的更新版本；新版本是建立在國際標準信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)的多實體元數(shù)據(jù)模型之上，允許對五個單獨實體的描述；五個實體分別是：文件、責任者、業(yè)務(wù)、法規(guī)及關(guān)系實體；新標準定義了構(gòu)成元數(shù)據(jù)最基本的26個元素的屬性以及44個可能用于描述實體的子元素的屬性。三、我國電子文件管理元數(shù)據(jù)標準2006年，安徽省檔案局申請國家檔案行業(yè)標準電子文件管理細則項目，經(jīng)過研制，形成文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-200

19、9）、版式電子文件長期保存格式需求（DA/T 47-2009）和基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DA/T 48-2009）三個標準；文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案規(guī)定了電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程中元數(shù)據(jù)設(shè)計、捕獲、著錄的一般要求；版式電子文件長期保存格式需求規(guī)定了電子文件長期保存格式需求，明確了電子文件長期保存格式應(yīng)具有的特征及其選擇原則，列出了一些電子文件格式特征；三、我國電子文件管理元數(shù)據(jù)標準基于XML 的電子文件封裝規(guī)范運用文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案中規(guī)定的元數(shù)據(jù)及其本身規(guī)定的封裝元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了對電子文件的封裝，規(guī)定了電子文件封裝的結(jié)構(gòu)模型，給出了封裝元數(shù)據(jù)元素、結(jié)構(gòu)及其描

20、述方法，對具體的封裝元數(shù)據(jù)元素進行了詳細描述，確立了XML的技術(shù)要求、加密技術(shù)要求以及電子簽名技術(shù)要求，附錄了電子文件封裝包的Schema定義和元數(shù)據(jù)索引。第三節(jié) 電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計與實施一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計元數(shù)據(jù)設(shè)計工作主要內(nèi)容包括：確定元數(shù)據(jù)元素明確元數(shù)據(jù)與文件之間的關(guān)系明確相關(guān)元數(shù)據(jù)間的聯(lián)系方式選擇元數(shù)據(jù)的格式一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計確定元數(shù)據(jù)元素元數(shù)據(jù)元素也稱元數(shù)據(jù)單元，是指元數(shù)據(jù)所描述文件某一方面的特征。在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段，需要明確各個元數(shù)據(jù)元素的名稱、標識、定義、類型、編碼體系、捕獲時間、捕獲方式以及與其他元素之間的關(guān)系等。名稱和標識每個元素都應(yīng)有惟一的名

21、稱和標識。名稱是管理人員和用戶識別元數(shù)據(jù)元素的依據(jù)，標識是機器識別元素的符號。名稱和標識可能相同，也可能不同。定義對元素外延和內(nèi)涵的提示和說明類型元素值所表現(xiàn)的數(shù)據(jù)類型，包括字符型、數(shù)值型等一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計確定元數(shù)據(jù)元素編碼體系“元數(shù)據(jù)元素-元數(shù)據(jù)值”是元數(shù)據(jù)描述電子文件的基本方式。編碼體系規(guī)定了元數(shù)據(jù)元素取值的標準、規(guī)則。編碼體系可以是國際標準、國家標準、行業(yè)標準，也可以是機構(gòu)自行編制的詞表、代碼表。著錄時間生成、捕獲元數(shù)據(jù)值的時間著錄方式系統(tǒng)自動生成、人工編制、人工選擇。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計明確元數(shù)據(jù)與文件間的關(guān)系元數(shù)據(jù)可以作為其描述的文件一個組成部分，如：網(wǎng)頁文件的部

22、分元數(shù)據(jù)用標簽表示并嵌入文件中；也可以獨立于文件存在，如數(shù)據(jù)庫文件許多元數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)字典中；目前，大多數(shù)電子文件結(jié)構(gòu)化程度不高，難以將結(jié)構(gòu)化的元數(shù)據(jù)嵌入其中；部分結(jié)構(gòu)化程度高的電子文件（如：數(shù)據(jù)庫），鑒于集中管理元數(shù)據(jù)的要求，也難以將元數(shù)據(jù)包含在文件中。因此，大多數(shù)政府電子文件元數(shù)據(jù)是獨立于文件而保存、維護的；對于包含在文件中的部分元數(shù)據(jù)，也是通過一定的手段以顯性化的方式重新生成，另外保存。元數(shù)據(jù)與文件分離，需要通過鏈接等方式在兩者之間建立聯(lián)系。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計明確相關(guān)元數(shù)據(jù)間的聯(lián)系方式如果描述同一對象的元數(shù)據(jù)分散保存于不同地點，應(yīng)該在這些元數(shù)據(jù)之間建立聯(lián)系；這樣，才能完整說明文

23、件或文件集合的來龍去脈。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計選擇元數(shù)據(jù)的格式元數(shù)據(jù)格式：描述同一對象的所有元數(shù)據(jù)元素之間的邏輯關(guān)系及其數(shù)字化表示形式。國內(nèi)外常見的元數(shù)據(jù)格式有五種：MARC格式、關(guān)系型數(shù)據(jù)格式、XML格式、HTML格式、文本格式。MARC格式（1）美國國會圖書館在1964-1968年開發(fā)研制并投入使用了書目機讀目錄交換格式MARC（Machine Readable Catalogue）,后來國際標準化組織將其確立為國際標準，并根據(jù)技術(shù)的發(fā)展加以修訂。（2） MARC非常復(fù)雜，管理人員經(jīng)過專業(yè)培訓后才能掌握其編制方法，冗余度高，國內(nèi)使用這種格式的政府機構(gòu)極少。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計

24、選擇元數(shù)據(jù)的格式 一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計選擇元數(shù)據(jù)的格式關(guān)系型數(shù)據(jù)庫格式（1）目前國內(nèi)應(yīng)用較為普遍的一種元數(shù)據(jù)格式，容易掌握，結(jié)構(gòu)化程度高；（2） 采用此格式，就可以通過在技術(shù)上較為成熟的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫方式對元數(shù)據(jù)進行存儲、查詢、維護；（3）關(guān)系型數(shù)據(jù)庫格式由于每個字段（元素）、記錄的長度固定，不同系統(tǒng)的定義如果不同，在交換時就會遇到很大障礙。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計選擇元數(shù)據(jù)的格式XML格式優(yōu)點非常明顯，使用很廣泛，是未來元數(shù)據(jù)格式的發(fā)展趨勢；（1）不限定元數(shù)據(jù)元素和元數(shù)據(jù)記錄的長度；（2） 可擴展；（3）XML文檔具有樹型結(jié)構(gòu)，有利于表現(xiàn)文件集合和文件之間的層次關(guān)系；（4）與其他基

25、于XML的信息資源元數(shù)據(jù)格式具有良好的互操作性；（5）為元數(shù)據(jù)和電子文件緊密結(jié)合提供了可能，利用XML可以將元數(shù)據(jù)嵌入電子文件，實現(xiàn)電子文件的結(jié)構(gòu)化。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計選擇元數(shù)據(jù)的格式一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計選擇元數(shù)據(jù)的格式HTML格式HTML是網(wǎng)頁編寫語言；（1） HTML 格式的元數(shù)據(jù)非常適合在萬維網(wǎng)上發(fā)布、傳播，用戶使用起來也很方便 ；（2） HTML 只能描述簡單結(jié)構(gòu)的之間的復(fù)雜聯(lián)系，對于元數(shù)據(jù)的文檔，不能反映文件之間的復(fù)雜關(guān)系，對于元素語義的揭示能力差。一、電子文件管理元數(shù)據(jù)的設(shè)計選擇元數(shù)據(jù)的格式文本格式文本格式的元數(shù)據(jù)直接由元素及其值依次組成，從形式上看，像是一段文字

26、。文本格式傳輸方便，容量小，容易識讀。但計算系統(tǒng)對于文本格式的處理能力差。二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的實施在設(shè)計電子文件管理系統(tǒng)時，一般來說，元數(shù)據(jù)是自動捕獲并記錄在系統(tǒng)中的；作為一個動態(tài)持續(xù)的過程，元數(shù)據(jù)對電子文件進行記錄和管理，并關(guān)聯(lián)在一起，從而保證電子文件具有憑證性；元數(shù)據(jù)與電子文件之間的關(guān)聯(lián)，一般稱為“封裝”；經(jīng)過元數(shù)據(jù)封裝的電子文件就具有自我證明的能力了；元數(shù)據(jù)封裝電子文件一般有三種方式：一體式、分體式、混合式；二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的實施一體式一體式是指元數(shù)據(jù)與電子文件構(gòu)成一體，兩者在物理上也不分離，一起存儲、一起流轉(zhuǎn)、一起傳遞；采用一體式，對系統(tǒng)設(shè)計來說相對簡便。但倘若一份文件在每個

27、處理階段、每個步驟都要把獲取登錄的元數(shù)據(jù)與文件一起封裝起來，那么到最后，與文件一起封裝的元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量就會很大。二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的實施一體式VEO（Victorian Encapsulated Objects) 是一體式封裝方法的常用方式之一，是由1999年澳大利亞電子文件戰(zhàn)略項目VERS（Victorian Electronic Records Strategy) 提出的，其封裝特點是層層包裹。最外層是檔案元數(shù)據(jù)，中層是文件元數(shù)據(jù)，最里層是編碼元數(shù)據(jù)及編碼的二進制內(nèi)容。因為此結(jié)構(gòu)類似于洋蔥， 俗稱“洋蔥式”封裝。我國行業(yè)標準基于XML 的電子文件封裝規(guī)范就是基于VEO封裝方法制定的。二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的實施分體式分體式是指元數(shù)據(jù)與電子文件是分離的，元數(shù)據(jù)一般存儲在檔案服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，而電子文件在電子文件管理系統(tǒng)中存儲、流轉(zhuǎn)、傳遞。但是，在元數(shù)據(jù)與電子文件之間采用指針， 將電子文件與元數(shù)據(jù)不可分割地聯(lián)系在一起。采用分體式，雖然克服了一體封裝式的不足，但也帶來了元數(shù)據(jù)與電子文件之間連接的復(fù)雜性與管理的困難性，一旦指針出了問題，就會破壞元數(shù)據(jù)與電子文件之間的聯(lián)系。二、電子文件管理元數(shù)據(jù)的實施混合式綜合一體式和分體式的優(yōu)點，出現(xiàn)了混合式封裝方式。