崗位說明書編寫培訓(xùn)

1、崗位說明書編寫培訓(xùn)2008年3月29日內(nèi)容提要一、崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 2崗位說明書的含義崗位分析：崗位信息的收集、分析及綜合，以便確認(rèn)崗位整體概況，對(duì)其作出正確、詳盡的描述。崗位說明書：整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等）3什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/服務(wù)的選擇、目標(biāo)消費(fèi)者、市場(chǎng)定位等)引導(dǎo)我們走向愿景？VISION愿景STRATEGY戰(zhàn)略我們公司存在的目的和長(zhǎng)期目標(biāo)是什么？怎樣的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)?怎樣的業(yè)務(wù)流程及管理流程能使我們實(shí)施戰(zhàn)略

2、？CRITICALSUCCESS FACTORS 關(guān)鍵成功要素順利地實(shí)施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系？崗位分析及崗位說明書能夠把組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責(zé)落實(shí)到具體組織成員，確保組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。崗位說明書的意義：落實(shí)組織職責(zé)，支持實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)4崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評(píng)估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺(tái)。只有把這項(xiàng)工作做扎實(shí)，其他各項(xiàng)工作才有依據(jù)。崗位分析與崗位說明書員工招聘員工培訓(xùn)薪酬福利績(jī)效管理職業(yè)生涯規(guī)劃長(zhǎng)期激勵(lì)能力模型崗位繼任計(jì)劃崗位評(píng)估人員規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略5崗位說明書 分析職位的現(xiàn)狀 分析

3、新增的職位 即將發(fā)生重大調(diào)整的組織建議暫不書寫崗位說明書 職位說明書需要定期審核和修改：一般至少一年一次6內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 7誰負(fù)責(zé)制定崗位說明書？ 上一級(jí)主管負(fù)責(zé)制定其下屬的崗位說明書 通過討論的形式，使主管和下屬對(duì)崗位說明書的內(nèi)容達(dá)成一致 經(jīng)人事行政部審閱和修訂，由員工和主管都在崗位說明書上簽字 8崗位崗位分析三條基本原則針對(duì)“崗位”，而非針對(duì)“人”一職可多人，寫主要共同的職責(zé) 一人可兼多職，多份“崗位說明書”集一身著重那些應(yīng)該做的工作,而非目前正在做的分析崗位的職責(zé)，而非崗位的明細(xì)9項(xiàng)目工作步驟制定崗位說明

4、書的格式調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單崗位信息收集各部門修改、確認(rèn)崗位說明書修改崗位說明書，并最終定稿選取基準(zhǔn)崗位撰寫崗位說明書初稿10準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析 - 準(zhǔn)備工作1、了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程 崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、管理流程及組織設(shè)計(jì)，最終把實(shí)施戰(zhàn)略的責(zé)任分解落實(shí)到員工個(gè)人。因此，參與崗位分析的人員需要對(duì)它們有很好的理解。2、選取基準(zhǔn)崗位: 為了保證分析結(jié)果，應(yīng)選擇有代表性、典型性的部門及崗位。在進(jìn)行收集之前，應(yīng)與有關(guān)這一工作的員工介紹崗位分析意義、目的及過程，希望他們提供怎樣的配合。11基準(zhǔn)崗位分布監(jiān)事會(huì)總裁（兼多媒體事業(yè)部總經(jīng)理）秘書處經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略委員會(huì)財(cái)

5、務(wù)審計(jì)委員會(huì)董事局股東大會(huì) 香港康佳有限公司深圳康佳精密模具有限公司深圳康佳能源科技有限公司博羅康佳印制板有限公司常熟康佳電子有限公司采購(gòu)中心東莞康佳電子有限公司用戶服務(wù)中心計(jì)劃財(cái)務(wù)部銷售公司銷售副總經(jīng)理品質(zhì)副總經(jīng)理制造部制造副總經(jīng)理開發(fā)中心技術(shù)質(zhì)量管理部多媒體事業(yè)部總經(jīng)理品質(zhì)部市場(chǎng)部牡丹江康佳電子有限公司陜西康佳電子有限公司重慶康佳電子有限公司安徽康佳電子有限公司副總裁（通信科技股份有限公司總經(jīng)理）副總裁重慶慶佳電子有限公司深圳康佳塑膠制品有限公司研究院多媒體事業(yè)部信息網(wǎng)絡(luò)公司通信科技公司財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)總監(jiān)信息部企業(yè)管理部副書記集團(tuán)辦公室總裁辦公室品牌中心總裁助理戰(zhàn)略發(fā)展部審計(jì)部總裁助理人力資源

6、部總裁助理副總經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理產(chǎn)品開發(fā)部PHS產(chǎn)品部品質(zhì)部制造部綜合管理部計(jì)劃財(cái)務(wù)部銷售管理部視訊公司銷售管理部物流部銷售分公司開發(fā)副總經(jīng)理開發(fā)中心品質(zhì)部總經(jīng)辦產(chǎn)品發(fā)展部采購(gòu)部制造工藝部移動(dòng)電話廠手機(jī)二廠用戶服務(wù)中心終端管理部業(yè)務(wù)運(yùn)作部銷售管理部市場(chǎng)部大客戶部財(cái)務(wù)部銷售財(cái)務(wù)部常務(wù) 副總 副總 副總財(cái)務(wù)副總監(jiān)助理總經(jīng)理助理總經(jīng)理銷售公司總經(jīng)理助理總經(jīng)理助理總經(jīng)理副總經(jīng)理副總經(jīng)理產(chǎn)品線管理辦產(chǎn)品經(jīng)理技術(shù)管理部產(chǎn)品決策委員會(huì)指導(dǎo)/匯報(bào)1234567891011所長(zhǎng)12131415161718192021222324252627外協(xié)資源28293012準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析 - 收集資料崗位

7、基本信息：如崗位名稱、職位等是什么？上下級(jí)匯報(bào)情況？崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？） 什么是該崗位獨(dú)有的職責(zé)？（這個(gè)問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位）什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個(gè)問題能幫分析者搞清楚公司對(duì)該崗位的核心定位是什么）該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時(shí)）怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？有怎樣的決策權(quán)？該崗位工作的其它特點(diǎn)：如出差，非社交時(shí)間，靈活性要求，特

8、殊的工作環(huán)境？ 要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)？（這個(gè)問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個(gè)人素質(zhì)）收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責(zé)、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠回答下列問題： 13問卷調(diào)查表法和核對(duì)法的樣本某公司參考樣板14準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析 - 分析資料分析資料: 對(duì)獲得的資料進(jìn)行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進(jìn)行必要的判斷，從而得出對(duì)崗位的全面、準(zhǔn)確和有條理性的認(rèn)識(shí)。分析資料崗位名稱分析工作職責(zé)分析工作環(huán)境分析任職資格分析崗位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容工作內(nèi)

9、容、工作職責(zé)、工作關(guān)系物理環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會(huì)環(huán)境知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、體能15內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 16調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單目的明晰現(xiàn)有崗位設(shè)置步驟明確部門職責(zé)將部門職責(zé)按照業(yè)務(wù)類型分類并層層分解，細(xì)劃到崗單獨(dú)設(shè)崗的前提是工作量飽和注意問題崗位設(shè)置越細(xì)越好為解決一項(xiàng)新的任務(wù)就設(shè)立新崗位認(rèn)為崗位數(shù)和人員數(shù)有對(duì)等關(guān)系17崗位描述 - 崗位說明書的格式確定崗位說明書的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)例： 根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競(jìng)爭(zhēng)力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織實(shí)

10、施人力資源管理的日常工作，為公司各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同，可繁可簡(jiǎn)用于記錄對(duì)該崗位主要崗位職責(zé)的逐項(xiàng)描述用于記錄該崗位對(duì)內(nèi)和對(duì)外聯(lián)系的主要機(jī)構(gòu)和部門，以及該崗位的直接上下級(jí)18崗位描述 - 崗位說明書的格式（續(xù)）確定崗位說明書的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應(yīng)該著重考慮以下因素： 從事該工作所必備的最低要求 勝任該工作的新員工的資歷 從事該崗位所有員工的通用標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)：任職要求：本崗位履行職責(zé)所依據(jù)的主要流程文件、操作規(guī)范、規(guī)章制度或指令等：起

11、草以及每次修訂都需要簽署責(zé)任人姓名和時(shí)間，最終需要由人力資源部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)19崗位描述 崗位設(shè)置目的確定崗位說明書的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)崗位設(shè)置目的：用簡(jiǎn)練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用 該崗位實(shí)現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？ 如果該崗位不存在，則對(duì)公司或部門造成哪些影響？ 格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果 工作依據(jù)：根據(jù) 工作內(nèi)容：動(dòng)詞+工作對(duì)象 工作成果：描述崗位工作達(dá)到的目的注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程20崗位描述 職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說明書的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求

12、的最終結(jié)果崗位長(zhǎng)期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時(shí)性工作職責(zé)排序：按崗位重要程度,重要的職責(zé)填寫在前面職責(zé)數(shù)量：列出的崗位職責(zé)最好不超過8項(xiàng)職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過50字各項(xiàng)特點(diǎn)：各項(xiàng)職責(zé)邏輯關(guān)系清晰，相互獨(dú)立21崗位描述 - 職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說明書的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)職責(zé)描述句式規(guī)范 一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動(dòng)詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動(dòng)詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草報(bào)告向 傾聽客戶的買賣指令 比較部門實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的差別 用動(dòng)詞描述崗位的具體職責(zé)時(shí)，對(duì)每一

13、項(xiàng)職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項(xiàng)。22職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容1）動(dòng)詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示： 崗位描述 職責(zé)描述的注意事項(xiàng)確定崗位說明書的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)23崗位描述：編寫崗位說明書 經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級(jí)，征求反饋意見并進(jìn)行必要的修改。 崗位說明書最終由人力資源部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行編號(hào)，成為正式的崗位說明書檔案。確定崗位說明書的格式逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)24職責(zé)說明動(dòng)詞舉例 決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn)指導(dǎo)授權(quán)建立制訂規(guī)劃決定準(zhǔn)備預(yù)備發(fā)展 執(zhí)行管理達(dá)成增進(jìn)評(píng)估建立贏得評(píng)定吸引限制確保維護(hù)評(píng)估衡量監(jiān)控取得認(rèn)同審核找出設(shè)定執(zhí)行指明改善標(biāo)準(zhǔn)化 專業(yè)與支援分析辨明界定建議提議促使建議預(yù)測(cè)協(xié)調(diào)解釋支援 特定性或基層工作檢查檢驗(yàn)執(zhí)行履行對(duì)照提出分配處理收集匯集生產(chǎn)制造分發(fā)進(jìn)行提供獲得提交操作執(zhí)行供應(yīng) 一般性管理聯(lián)系協(xié)助