某環(huán)保企業(yè)文檔管理規(guī)定

1、文檔管理理規(guī)定總則1.1為為建立科科學(xué)、合合理、規(guī)規(guī)范的文文檔管理程程序，使使公文處處理準(zhǔn)確確、及時(shí)時(shí)，提高工作效效率和公公文質(zhì)量量，結(jié)合合公司實(shí)實(shí)際，制制定本制制度。1.2本本制度適適用于公公司內(nèi)部部發(fā)文、外來(lái)收收文、檔檔案和證證照的管理理。發(fā)文管理理2.1公公司內(nèi)部部發(fā)文包包括日常常公文和和程序文文件。2.1.1日常常公文，指公司司經(jīng)營(yíng)活活動(dòng)中經(jīng)經(jīng)常性、重復(fù)性性使用的的文種，包括：1）命令令：用于于變更體體制、編編制，增增減機(jī)構(gòu)構(gòu)，任命命和聘用用干部；2）規(guī)定定：用于于發(fā)布重重要的行行政規(guī)章章制度，采取重重大的強(qiáng)強(qiáng)制性行行政措施施；3）決定定、決議議：對(duì)重重要事項(xiàng)項(xiàng)或重大大行動(dòng)做做出安排排

2、，用“決定”；經(jīng)會(huì)議議討論通過(guò)、要求各各單位貫貫徹執(zhí)行行的事項(xiàng)項(xiàng)，用“決議”；4）通知知：用于于告知某某一事項(xiàng)項(xiàng)，如任任免通知知、會(huì)議議通知、指示性性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性性通知、一般性性通知等等。5）通報(bào)報(bào)：用于于向各單單位傳達(dá)達(dá)上級(jí)重重要精神神、通報(bào)報(bào)工作情情況、典典型事例例、經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)教訓(xùn)、表?yè)P(yáng)先先進(jìn)、批批評(píng)后進(jìn)進(jìn)等；6）請(qǐng)示示、報(bào)告告：向上上級(jí)請(qǐng)求求批示與與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)請(qǐng)示”；向上級(jí)級(jí)匯報(bào)工工作、反反映情況況、提出出建議，用“報(bào)報(bào)告”。7）函：用于與與公司互互不隸屬屬單位（機(jī)關(guān)、公司）之間，相互商商洽、聯(lián)聯(lián)系工作作、詢問(wèn)問(wèn)和答復(fù)復(fù)問(wèn)題等等；8）會(huì)議議紀(jì)要：用于記記載或傳傳達(dá)會(huì)議議精神和和議定事事項(xiàng)。

3、2.1.2程序序文件，指確立立公司辦辦事程序序、規(guī)范范的文種種，包括括規(guī)章制制度、管管理細(xì)則（辦辦法）、崗位操操作方法法和計(jì)劃劃等。2.2發(fā)發(fā)文依照照擬稿、報(bào)批、登記編編號(hào)、付付印、分分送和歸歸檔的程程序行文文。各環(huán)環(huán)節(jié)責(zé)任人人審核并并確認(rèn)所所負(fù)責(zé)部部分,并在發(fā)發(fā)文處理理單上上簽字。2.2.1 擬擬稿公司發(fā)文文由指定定人員擬擬稿，要要求格式式規(guī)范、條理清清晰、語(yǔ)語(yǔ)句通順順、用詞詞準(zhǔn)確、字跡清清楚。有有抄報(bào)或或抄送單單位的，擬稿人人須注明明。擬稿稿人將文文稿交部部門負(fù)責(zé)責(zé)人初審審，以確確定發(fā)文文的必要要性，并并完備公公文格式式、規(guī)范范用語(yǔ)等等。2.2.2 核核稿部門負(fù)責(zé)責(zé)人初審審合格的的文件，交

4、行政政管理部部門審核核公文格格式和規(guī)規(guī)范用語(yǔ)語(yǔ)。2.2.3 報(bào)報(bào)批由擬稿人人呈報(bào)簽簽發(fā)手續(xù)續(xù)。各類類文件簽簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)如下：1）董事事會(huì)、監(jiān)監(jiān)事會(huì)文文件，由由董事長(zhǎng)長(zhǎng)簽發(fā)；2）公司司文件，由總經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)發(fā)；3）部門門文件，由公司司分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)，重要要內(nèi)容由由總經(jīng)理理簽發(fā)。簽發(fā)后的的公文不不得再做做任何修修改。若若確需修修改，必必須重新新送簽。2.2.4登記記編號(hào)文件簽署署后，交交董事會(huì)會(huì)或行政政管理部門登記、并統(tǒng)一一編號(hào)。1）日常常公文編編號(hào)、董事事會(huì)文件件編號(hào)為為：“深深東環(huán)董董年份號(hào)號(hào)”；、監(jiān)事事會(huì)文件件編號(hào)為為：“深深東環(huán)監(jiān)監(jiān)年份號(hào)號(hào)”；、公司司文件（含公司司對(duì)外文文件），編號(hào)為為：“

5、深深東環(huán)年份號(hào)號(hào)”；、部門門文件（含財(cái)務(wù)務(wù)、行政政、人事事、技術(shù)術(shù)、生產(chǎn)產(chǎn)、營(yíng)銷銷等類別別），由由行政部部統(tǒng)一編編號(hào)并分分別冠以以“財(cái)、行、人人、技、生、銷銷”等標(biāo)標(biāo)注，編編號(hào)為：“深東東環(huán)X 年份份號(hào)號(hào)”。、公司司對(duì)外業(yè)業(yè)務(wù)聯(lián)系系函件，一般只只登記不不編號(hào)，重要函函件有必必要時(shí)，編號(hào)為：“深東環(huán)環(huán)函年份號(hào)號(hào)”。2）程序序文件編編號(hào)DJHBB / XX .XXX 2000X年代號(hào)順序號(hào)文件種類類公司代號(hào)號(hào)DJHHB：“*”的的拼音縮縮寫XX：文件種種類的拼拼音縮寫寫，分為為：財(cái)務(wù)務(wù)類-CCW、行行政類XZ、人人事RRS、技技術(shù)類-JS、生產(chǎn)類類-SCC、營(yíng)銷銷類YYX、等等等。XX：文件順順序

6、號(hào)，從011起按頒頒發(fā)順序序統(tǒng)一編編號(hào)。2.2.5 付付印經(jīng)登記編編號(hào)的文文件，統(tǒng)統(tǒng)一由行行政管理理部門按公文文格式打打印裝訂訂。1）紙張張規(guī)格：A4；左左邊距33.0ccm，右右邊距22.5ccm，上上、下邊邊距均為為2.554cmm；無(wú)頁(yè)眉，有頁(yè)腳腳“第頁(yè)共頁(yè)”并并居中。凡有統(tǒng)統(tǒng)一編號(hào)號(hào)的文件件首頁(yè)需需印制在在公司紅紅頭文件件紙上；其它發(fā)發(fā)文和對(duì)對(duì)外函件件的首頁(yè)頁(yè)可印制制在公司司信箋紙紙上。2）文件件紙幅面面格式：抬頭紅紅色（或或黑色）一號(hào)宋宋體字“深圳市市*股份有限限公司”；換行行后居中中用黑色色四號(hào)黑黑體字“深東環(huán)環(huán)年份號(hào)號(hào)”、居居右用黑黑色四號(hào)號(hào)楷體“XXXX簽發(fā)”或“XXXX簽簽發(fā)

7、 XXXX已閱”，下方方有紅色色1.55磅橫劃劃線。文文件最后后應(yīng)有黑黑體四號(hào)號(hào)字標(biāo)示示以下要要素：主主題詞、抄送或或抄報(bào)單單位（部部門、個(gè)個(gè)人）、承辦部部門與承承辦人、聯(lián)系電電話、打打印份數(shù)數(shù)。3）文件件內(nèi)容字字體與字字號(hào)：“文件標(biāo)標(biāo)題”使使用二號(hào)號(hào)宋體或或黑體、不加粗粗；“正正文”使用用四號(hào)或或小三號(hào)號(hào)，其中中“一級(jí)級(jí)標(biāo)題”使用黑黑體、“二級(jí)標(biāo)標(biāo)題”使使用宋體體、正文文使用仿仿宋。2.2.6分送送和歸檔檔文件付印印、裝訂訂后，由由行政管管理部門門交印章章保管人人加蓋公公司印章章，統(tǒng)一一分發(fā)并并由受文文部門簽簽收。行行政管理理部門須將領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽批批的發(fā)發(fā)文處理理單和和報(bào)批文文件稿統(tǒng)統(tǒng)一存檔檔。

8、收文管理理3.1收收文處理理一般包包括登記記、分辦辦、擬辦辦、批辦辦、催辦辦等程序序。3.2凡凡中央、省市、區(qū)以及及有關(guān)部部門的來(lái)來(lái)文一律律由行政政管理部門統(tǒng)一一簽收、拆封、登記、呈閱、分發(fā)，并按不不同類別別進(jìn)行分分類處理理，填寫寫收文文處理單單，并統(tǒng)一一編號(hào)“深東環(huán)環(huán)收文2000XXXX號(hào)”后，送公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)閱批或或相關(guān)部門門辦理，辦理完完后文件件須退回回行政管管理部門門歸檔保保存。3.3行行政管理理部門按按公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批辦意意見送有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)或部門門傳閱，跟蹤辦辦理結(jié)果果，填寫寫收文文處理單單中“處理結(jié)結(jié)果”一一欄，并并負(fù)責(zé)文文件最終終歸檔。3.4 需要交交業(yè)務(wù)部部門留存存的文件件，行政政管理

9、部門應(yīng)復(fù)印印一份存存檔。3.5行行政管理理部門對(duì)對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示的的公文及及本公司司發(fā)出的的文件，要認(rèn)真真督促、催辦，以防積積壓或漏漏辦。各各分公司司、各部部門對(duì)上上級(jí)發(fā)出出的文件件，需要要匯報(bào)貫貫徹執(zhí)行行情況的的，要及及時(shí)檢查查反饋。3.6 公文辦辦理完畢畢后要及及時(shí)送交交行政管管理部門門整理立立卷。任任何人不不得私自自保存應(yīng)應(yīng)存檔文文件。3.7領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加加重要會(huì)會(huì)議帶回回的文件件，在匯匯報(bào)和傳傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)會(huì)議文件件交行政政管理部部門立卷卷歸檔。檔案管理理4. 11 歸檔檔范圍4.1.1重要要的會(huì)議議材料，包括會(huì)會(huì)議的通通知、報(bào)報(bào)告、決決議、總總結(jié)、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)人講講話、典典型發(fā)言言、會(huì)議議簡(jiǎn)報(bào)、

10、會(huì)議記記錄等。4.1.2上級(jí)級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)發(fā)來(lái)的與與本公司司有關(guān)的的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等等文件材材料。4.1.3本公公司對(duì)外外的正式式發(fā)文與與有關(guān)單單位來(lái)往往的文書書。4.1.4本公公司的請(qǐng)請(qǐng)示與上上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)的批復(fù)復(fù)。4.1.5本公公司反映映主要職職能活動(dòng)動(dòng)的報(bào)告告、總結(jié)結(jié)。4.1.6本公公司的各各種工作作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記記錄、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表表及簡(jiǎn)報(bào)報(bào)。4.1.7本公公司與有有關(guān)單位位簽訂的的合同、協(xié)議書書等文件件材料。4.1.8本公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)任免的的文件材材料以及及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)、處分分的文件件材料。4.1.9本公公司職工工勞動(dòng)、工資、福利方方面的文文件材料料

11、。4.1.10各各部門、各分公公司的發(fā)發(fā)文。4.1.11本本公司的的歷史沿沿革、大大事記及及反映本本公司重重要活動(dòng)動(dòng)的剪報(bào)報(bào)、照片片、錄音、錄像像等。4.2立立卷歸檔檔4.2.1 行行政管理理部門是是公司檔檔案歸口口管理部部門。4.2.2 各各部門、分公司司均應(yīng)指指定專（兼）職職文書人人員負(fù)責(zé)責(zé)本單位位的文件件材料及及時(shí)收集集立卷歸歸檔。4.2.3 凡凡本公司司繕印發(fā)發(fā)出的公公文一律律由行政政管理部部門統(tǒng)一一收集管管理。4.2.4公司司與其他他單位簽簽訂的合合同書、協(xié)議書書，以及及各部門門、分公公司代表表公司所所簽定的的合同書書、協(xié)議議書正本本交行政政管理部門保存，以便歸檔及及查閱。4.2.5

12、 公公文承辦辦人員應(yīng)應(yīng)及時(shí)將將辦理完完畢或經(jīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批批存的文文件材料料，收集集齊全，加以整整理，送送本部門門、分公公司專（兼）職職文書歸歸卷。工工作變動(dòng)動(dòng)或因故故離職時(shí)時(shí)應(yīng)將經(jīng)經(jīng)辦的文文件材料料向接辦辦人員交交接清楚楚，不得得擅自帶帶走或銷銷毀。4.2.6每年年3月份，各部門門、分公公司應(yīng)將歸檔文件材材料歸檔完畢，并向行政政管理部門辦好交接接、簽收手續(xù)。4.2.7沒有歸檔和存查查價(jià)值的的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后后，可以以定期銷銷毀。銷毀秘密文文件，應(yīng)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行注銷登記，由二二人監(jiān)銷，保證不丟失、不不漏銷。4.3檔檔案借閱閱4.3.1借閱閱檔案要要履行借借閱手續(xù)續(xù)。調(diào)閱閱檔案只只限在公公司內(nèi)

13、查查閱，不不能帶出出。必須須帶出公公司查閱閱的，要要經(jīng)公司司分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)；屬公公司機(jī)密密級(jí)以上上的文件件借閱，按保保密制度度規(guī)定定辦理。4.3.2借檔檔人不得得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所所借的檔檔案，不不得在文文件上圈圈點(diǎn)、劃劃線和涂涂改，未未經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)不得復(fù)復(fù)印檔案案。4.3.3借檔檔人確因因工作原原因需要要復(fù)印文文件或摘摘抄文件件，須經(jīng)經(jīng)公司分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印機(jī)機(jī)要檔案案須經(jīng)公公司分管管領(lǐng)導(dǎo)審審核，報(bào)報(bào)總經(jīng)理理批準(zhǔn)。證照管理理5.1 因公司司生產(chǎn)經(jīng)經(jīng)營(yíng)需要要所取得得的各類類證照，由行政政管理部部門保存存證照原件件和正本，相關(guān)部門門指定人人員保管證照照的副本本和復(fù)印件件。5.2 行政管管理部門門應(yīng)建立登記記表，用以登記記和記錄錄所有已已取得的的證照信信息。5.3 對(duì)于過(guò)期期或廢止止的證照，相應(yīng)應(yīng)材料作作為資料料存檔，但不能能出現(xiàn)在在生產(chǎn)和和管理的的場(chǎng)所，不能與與有效的的證照混放。5.4 因?qū)ν馔饨?jīng)營(yíng)和和開展業(yè)業(yè)務(wù)的需需要借用用證照時(shí)，需要填寫