ECM高效溝通管理大型會(huì)議應(yīng)用解決策劃方案

1、ECM高效溝通治理大型會(huì)議應(yīng)用解決方案 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司目 錄 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc33871084 1炎黃新星簡(jiǎn)介 PAGEREF _Toc33871084 h 1 HYPERLINK l _Toc33871085 2高效溝通治理系統(tǒng)簡(jiǎn)介 PAGEREF _Toc33871085 h 1 HYPERLINK l _Toc33871086 2.1ECM為客戶帶來(lái)的利益 PAGEREF _Toc33871086 h 1 HYPERLINK l _Toc33871087 2.1.1高效溝通節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本 PAGEREF _Toc33871087 h

2、 1 HYPERLINK l _Toc33871088 2.1.2加強(qiáng)內(nèi)部上傳下達(dá)、提高治理政策執(zhí)行力度 PAGEREF _Toc33871088 h 2 HYPERLINK l _Toc33871089 2.1.3加強(qiáng)平級(jí)溝通、提升部門(mén)協(xié)作效率 PAGEREF _Toc33871089 h 2 HYPERLINK l _Toc33871090 2.1.4提供企業(yè)治理的有效依據(jù) PAGEREF _Toc33871090 h 2 HYPERLINK l _Toc33871091 2.2ECM要緊功能 PAGEREF _Toc33871091 h 2 HYPERLINK l _Toc3387109

3、2 2.3要緊應(yīng)用領(lǐng)域 PAGEREF _Toc33871092 h 3 HYPERLINK l _Toc33871093 2.4要緊客戶及應(yīng)用簡(jiǎn)介 PAGEREF _Toc33871093 h 4 HYPERLINK l _Toc33871094 2.5ECM要緊特點(diǎn) PAGEREF _Toc33871094 h 5 HYPERLINK l _Toc33871095 2.5.1高效的多渠道群發(fā)通訊工具 PAGEREF _Toc33871095 h 5 HYPERLINK l _Toc33871096 2.5.2確保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的治理工具 PAGEREF _Toc33871096 h 5 HYPE

4、RLINK l _Toc33871097 2.5.3軟硬件一體化，安裝使用簡(jiǎn)單方便 PAGEREF _Toc33871097 h 5 HYPERLINK l _Toc33871098 2.5.4領(lǐng)先的融合通訊技術(shù)、語(yǔ)音合成技術(shù) PAGEREF _Toc33871098 h 6 HYPERLINK l _Toc33871099 2.5.5ECM與CRM、ERP、OA的關(guān)系 PAGEREF _Toc33871099 h 6 HYPERLINK l _Toc33871100 3大型會(huì)議應(yīng)用 PAGEREF _Toc33871100 h 6 HYPERLINK l _Toc33871101 3.1會(huì)前

5、打算 PAGEREF _Toc33871101 h 7 HYPERLINK l _Toc33871102 3.1.1會(huì)議聯(lián)系人導(dǎo)入 PAGEREF _Toc33871102 h 7 HYPERLINK l _Toc33871103 3.1.2會(huì)議打算批量發(fā)放 PAGEREF _Toc33871103 h 7 HYPERLINK l _Toc33871104 3.2會(huì)議召集 PAGEREF _Toc33871104 h 8 HYPERLINK l _Toc33871105 3.2.1會(huì)議報(bào)名通知 PAGEREF _Toc33871105 h 8 HYPERLINK l _Toc33871106

6、3.2.2會(huì)議報(bào)名 PAGEREF _Toc33871106 h 8 HYPERLINK l _Toc33871107 3.2.3會(huì)議報(bào)名情況收集 PAGEREF _Toc33871107 h 8 HYPERLINK l _Toc33871108 3.2.4會(huì)議報(bào)名催辦 PAGEREF _Toc33871108 h 8 HYPERLINK l _Toc33871109 3.3會(huì)前提醒 PAGEREF _Toc33871109 h 9 HYPERLINK l _Toc33871110 3.4會(huì)議資料發(fā)放 PAGEREF _Toc33871110 h 9 HYPERLINK l _Toc33871

7、111 3.5會(huì)議服務(wù)安排 PAGEREF _Toc33871111 h 9 HYPERLINK l _Toc33871112 3.5.1登記合作服務(wù)單位 PAGEREF _Toc33871112 h 9 HYPERLINK l _Toc33871113 3.5.2合作服務(wù)單位通知 PAGEREF _Toc33871113 h 10 HYPERLINK l _Toc33871114 3.5.3登記會(huì)議參與人房間分機(jī)號(hào) PAGEREF _Toc33871114 h 10 HYPERLINK l _Toc33871115 3.5.4會(huì)議參與人服務(wù)（如訂票服務(wù)等） PAGEREF _Toc33871

8、115 h 10 HYPERLINK l _Toc33871116 3.6會(huì)議組織 PAGEREF _Toc33871116 h 10 HYPERLINK l _Toc33871117 3.6.1會(huì)議關(guān)心 PAGEREF _Toc33871117 h 10 HYPERLINK l _Toc33871118 3.6.2緊急聯(lián)絡(luò) PAGEREF _Toc33871118 h 11 HYPERLINK l _Toc33871119 3.6.3會(huì)議通知 PAGEREF _Toc33871119 h 11 HYPERLINK l _Toc33871120 3.6.4會(huì)議變更 PAGEREF _Toc33

9、871120 h 11 HYPERLINK l _Toc33871121 3.7會(huì)議互動(dòng)活動(dòng) PAGEREF _Toc33871121 h 11 HYPERLINK l _Toc33871122 3.7.1會(huì)議投票 PAGEREF _Toc33871122 h 11 HYPERLINK l _Toc33871123 3.7.2會(huì)議竟猜小游戲 PAGEREF _Toc33871123 h 11 HYPERLINK l _Toc33871124 3.7.3抽獎(jiǎng)活動(dòng) PAGEREF _Toc33871124 h 11 HYPERLINK l _Toc33871125 3.7.4人文關(guān)懷 PAGERE

10、F _Toc33871125 h 12 HYPERLINK l _Toc33871126 4成功案例 PAGEREF _Toc33871126 h 12 HYPERLINK l _Toc33871127 4.1國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行應(yīng)用案例 PAGEREF _Toc33871127 h 12 HYPERLINK l _Toc33871128 4.2中國(guó)旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì) 會(huì)議應(yīng)用案例 PAGEREF _Toc33871128 h 15炎黃新星簡(jiǎn)介北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司是一家面向智能化通信業(yè)務(wù)的綜合技術(shù)服務(wù)提供商及相關(guān)軟件產(chǎn)品的領(lǐng)先供應(yīng)商。作為智能通信綜合業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)師和建筑師，我們一直致力于以智能化通信

11、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、通信業(yè)務(wù)綜合服務(wù)為核心的新技術(shù)、新產(chǎn)品的研發(fā)，投入了巨大的人力和資金，迄今為止擁有：炎黃新星獨(dú)家最新提出的高效溝通治理（ECM）、第三代統(tǒng)一消息、電信運(yùn)營(yíng)商級(jí)的電子郵件系統(tǒng)，以及國(guó)際領(lǐng)先的、擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的語(yǔ)音技術(shù)等一系列有核心競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品。炎黃新星一直致力于在信息通信技術(shù)領(lǐng)域提供創(chuàng)新產(chǎn)品和解決方案，促進(jìn)智能化通信業(yè)務(wù)進(jìn)展。短短的三年時(shí)刻我們擁有了眾多精誠(chéng)合作的合作伙伴：中國(guó)電信、中國(guó)移動(dòng)通信、中國(guó)聯(lián)通等國(guó)家級(jí)電信企業(yè)和國(guó)內(nèi)外聞名的IT企業(yè)，如：IBM、HP、清華同方、方正科技、清華紫光等。作為新一代高新技術(shù)企業(yè)，炎黃新星情愿運(yùn)用公司豐富的技術(shù)資源，強(qiáng)大的研發(fā)實(shí)力，將技術(shù)成果帶入您

12、的企業(yè)，以最先進(jìn)的技術(shù)、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為大中型企業(yè)的信息化建設(shè)及電子政務(wù)做出自己的貢獻(xiàn)。高效溝通治理系統(tǒng)簡(jiǎn)介高效溝通治理（Effective Communication Management，縮寫(xiě)ECM）是基于治理學(xué)的理論，為企業(yè)提供強(qiáng)有力的通訊工具和治理工具。它強(qiáng)調(diào)以現(xiàn)有的一切通訊手段作為基礎(chǔ)，包括WEB、電話、電子郵件、短信、傳真、即時(shí)通信等，結(jié)合多種治理手段，包括事務(wù)提醒、自動(dòng)催辦、確認(rèn)回復(fù)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、監(jiān)督和報(bào)警等，實(shí)現(xiàn)溝通的高效和治理。ECM為客戶帶來(lái)的利益高效溝通節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本在企業(yè)里，職員和中級(jí)主管花在溝通上的時(shí)刻大約占其工作時(shí)刻的40%-50%，而關(guān)于高層主管，那個(gè)比率會(huì)更高。在使

13、用ECM之后，職員用于溝通的時(shí)刻將會(huì)大大減少，人職員作效率得到了提高，人力資源成本因此而節(jié)約。以每人每天節(jié)約半個(gè)小時(shí)計(jì)算，一個(gè)公司每年節(jié)約的時(shí)刻也是特不可觀的。ECM整合了多種通訊手段，職員能夠用最合理的方式進(jìn)行溝通，從而節(jié)約內(nèi)部的通訊成本，關(guān)于跨地域的集團(tuán)公司來(lái)講，更能節(jié)約大量的長(zhǎng)途電話費(fèi)用。例如：國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行總行及28個(gè)分行在使用ECM后，長(zhǎng)途費(fèi)用降低了50%，具體分析請(qǐng)查看 附件：成功案例。加強(qiáng)內(nèi)部上傳下達(dá)、提高治理政策執(zhí)行力度ECM是一個(gè)可靠的多渠道通訊工具，它能夠利用各種通訊手段快速的傳遞信息，并運(yùn)用事務(wù)提醒、自動(dòng)催辦、確認(rèn)回復(fù)、事務(wù)監(jiān)督報(bào)警等治理手段，不但保證信息的準(zhǔn)確到達(dá)，而且使

14、企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)具備可治理、可監(jiān)督性。ECM還有一個(gè)重要作用，立即平常的“非正式溝通”行為轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部的“正式溝通”、“團(tuán)隊(duì)溝通”行為，使團(tuán)隊(duì)溝通信息在企業(yè)內(nèi)部快速、高效、有序的流轉(zhuǎn)。加強(qiáng)平級(jí)溝通、提升部門(mén)協(xié)作效率ECM可靈活定義部門(mén)之間的協(xié)作過(guò)程。將各部門(mén)之間的溝通過(guò)程和事務(wù)辦理情況進(jìn)行明確記錄和跟蹤，消除灰色地帶，并能夠跨部門(mén)監(jiān)督和報(bào)警，保證部門(mén)協(xié)作時(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的緊密有序，責(zé)任明確。提供企業(yè)治理的有效依據(jù)ECM將企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)，并采納自動(dòng)事務(wù)記錄機(jī)制，記錄所有團(tuán)隊(duì)溝通信息，這將成為企業(yè)進(jìn)行治理過(guò)程改進(jìn)、組織結(jié)構(gòu)安排、人員責(zé)任分明的重要依據(jù)，為企業(yè)治理者提供關(guān)心。ECM要緊功能多

15、渠道消息群發(fā)ECM具備以下通訊方式：WEB 電子郵件固定/移動(dòng)電話語(yǔ)音 手機(jī)短信 傳真 即時(shí)通信ECM能夠同時(shí)向多人發(fā)送消息，不但可用于企業(yè)內(nèi)部，也可用于企業(yè)和投資人、合作伙伴、客戶之間。多種方式回復(fù)確認(rèn)ECM為每一次溝通都加上回復(fù)確認(rèn)機(jī)制，變單向溝通為雙向溝通，一項(xiàng)事務(wù)只有在得到對(duì)方的回復(fù)后才確認(rèn)結(jié)束，如“會(huì)議通知是否收到？”“情況是否完成？”，回復(fù)的方式也能夠多種多樣，如短信回復(fù)、IVR語(yǔ)音電話回復(fù)等。事務(wù)溝通治理用戶可靈活使用ECM中的多種治理手段，包括：事務(wù)提醒 事務(wù)通知 自動(dòng)催辦 領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督 系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警等應(yīng)用自動(dòng)催辦功能，ECM系統(tǒng)可代替負(fù)責(zé)人督促執(zhí)行者盡快完成工作，領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時(shí)監(jiān)督

16、事務(wù)處理狀態(tài)，獨(dú)特的報(bào)警機(jī)制幸免情況延誤。這些治理手段和多樣化的通訊方式相結(jié)合，確保每件事務(wù)的溝通目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作關(guān)于需要多人參與的事務(wù)，用戶能夠靈活定義溝通過(guò)程，ECM系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)溝通過(guò)程進(jìn)行記錄和跟蹤，對(duì)每個(gè)執(zhí)行者的工作內(nèi)容和進(jìn)度進(jìn)行治理，保證各個(gè)協(xié)作環(huán)節(jié)緊密有序，責(zé)任明確。溝通靈活轉(zhuǎn)移ECM可完全配合用戶的使用適應(yīng)，或者特不情況下的需要（如出差，調(diào)動(dòng)等），將溝通信息轉(zhuǎn)移到指定的通訊方式上。用戶可依照具體需要，將某些事務(wù)轉(zhuǎn)移給其他責(zé)任人進(jìn)行處理。查詢統(tǒng)計(jì)ECM能清晰記錄系統(tǒng)中的各種信息，提供給用戶和治理員進(jìn)行事務(wù)、信息發(fā)送的統(tǒng)計(jì)和查詢，方便治理者了解企業(yè)的工作效率。要緊應(yīng)用領(lǐng)域ECM能

17、夠滿足企事業(yè)單位的各種通訊及治理需要，具有眾多的應(yīng)用領(lǐng)域。政府辦公：可用于政府機(jī)關(guān)內(nèi)部、政府與政府之間、政府與管轄企業(yè)之間的溝通，要緊用于提高政府機(jī)關(guān)辦事效率，對(duì)緊急事務(wù)的反應(yīng)速度，解決大批量政務(wù)溝通的問(wèn)題。企業(yè)日常治理：要緊用于企業(yè)內(nèi)部溝通治理，包括日常事務(wù)提醒、通知發(fā)放、事務(wù)督辦等。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)：要緊用于企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)，包括信息公布、開(kāi)展促銷(xiāo)活動(dòng)、客戶關(guān)懷、客戶調(diào)查分析等。銷(xiāo)售治理：流淌銷(xiāo)售治理、分區(qū)域渠道治理?？蛻舴?wù)：要緊用于企業(yè)售后服務(wù)，包括售后快速響應(yīng)、服務(wù)狀態(tài)反饋、服務(wù)統(tǒng)計(jì)、收繳欠款等。物流治理：銷(xiāo)售訂單、庫(kù)存操縱報(bào)警、采購(gòu)治理要緊客戶及應(yīng)用簡(jiǎn)介客戶名稱差不多應(yīng)用國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行總行及全國(guó)28

18、家分行1、總行與分行之間日常治理，包括日程通知、會(huì)議治理、工作通知反饋；2、重要客戶帳戶情況、貸款情況、交易情況的語(yǔ)音通知、語(yǔ)音電話查詢中國(guó)電信數(shù)據(jù)通信局內(nèi)部治理；與下級(jí)電信部門(mén)協(xié)作辦公長(zhǎng)春市政府長(zhǎng)春市政府內(nèi)部治理；應(yīng)急指揮系統(tǒng)國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督治理局1、內(nèi)部治理；2、應(yīng)急指揮系統(tǒng)中國(guó)旅游飯店行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)議報(bào)名治理；會(huì)議組織：包括通知、提醒、反饋；會(huì)議互動(dòng)活動(dòng)組織同方計(jì)算機(jī)本部1、企業(yè)內(nèi)部治理；2、會(huì)議治理；3、計(jì)算機(jī)渠道治理ECM要緊特點(diǎn)高效的多渠道群發(fā)通訊工具ECM能夠獨(dú)立作為一個(gè)傳遞信息的手段，實(shí)現(xiàn)多渠道立體化傳遞信息，保證用戶在開(kāi)會(huì)、出差、專門(mén)辦公環(huán)境等情況下，仍然能夠有效的接收信息。同時(shí)

19、，它所特有的大批量群發(fā)功能，為企業(yè)大批量發(fā)送短信、電子郵件、傳真提供了便利。確保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的治理工具ECM是一個(gè)治理工具，它能夠記錄下來(lái)溝通的全過(guò)程，以便于進(jìn)行查詢和審核。同時(shí)，用戶能夠預(yù)先設(shè)定大量的策略，包括溝通對(duì)象、通訊方式、事務(wù)內(nèi)容、處理要求、催辦條件、監(jiān)控方式等，各種策略會(huì)在條件滿足的情況下自動(dòng)執(zhí)行，確保溝通目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。軟硬件一體化，安裝使用簡(jiǎn)單方便ECM是一個(gè)軟硬件一體化的設(shè)備，真正實(shí)現(xiàn)了即插即用，安裝時(shí)僅需分不同電源、電話線及公司網(wǎng)絡(luò)連接，并進(jìn)行差不多配置后即可投入使用。ECM的使用用戶，能夠依照自己的使用適應(yīng)設(shè)定喜愛(ài)的通訊方式，無(wú)須增加額外設(shè)備，不給使用者添加負(fù)擔(dān)。以下是ECM產(chǎn)品

20、系列：ECM1000系列經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，以最小的投資全面提升小型企業(yè)內(nèi)部溝通效率ECM2000系列并發(fā)量高、擴(kuò)展性好，適合中型企業(yè)使用ECM3000系列高穩(wěn)定性、高可靠性、高并發(fā)量，適合于大型企業(yè)或電信運(yùn)營(yíng)商使用，可對(duì)外提供ASP服務(wù)領(lǐng)先的融合通訊技術(shù)、語(yǔ)音合成技術(shù)ECM采納先進(jìn)的融合通訊技術(shù)，將多種通訊手段進(jìn)行集成，滿足用戶進(jìn)行多渠道溝通的需要。同時(shí)采納炎黃新星自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的語(yǔ)音合成技術(shù)，能夠自如的將文字信息轉(zhuǎn)換為語(yǔ)音信息，使用戶通過(guò)電話就能收聽(tīng)到各種溝通信息。ECM與CRM、ERP、OA的關(guān)系ECM除獨(dú)立使用外，還能夠與ERP、CRM、OA等信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，起到兼容、強(qiáng)化執(zhí)行和補(bǔ)充的作用

21、。例如，企業(yè)原來(lái)差不多有CRM系統(tǒng)，但在售后服務(wù)的過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)找不到責(zé)任人、故障排除不及時(shí)或相互之間推委責(zé)任的現(xiàn)象，與ECM對(duì)接之后，能夠關(guān)心CRM解決通知、催辦、監(jiān)控、報(bào)警等溝通問(wèn)題，加強(qiáng)系統(tǒng)的執(zhí)行力度，使系統(tǒng)運(yùn)行更順暢。又如，企業(yè)已有ERP系統(tǒng)，在缺貨時(shí)能夠用ECM及時(shí)通知提醒倉(cāng)庫(kù)人員及供貨商補(bǔ)貨，而應(yīng)收款到期仍未收到款時(shí)，能夠用ECM督促應(yīng)付款的公司付款。ECM對(duì)OA的補(bǔ)充更為明顯，例如內(nèi)部周報(bào)、月報(bào)、各種工作的提醒、催辦、通知、都能大大加強(qiáng)公司內(nèi)部治理的執(zhí)行力度。大型會(huì)議應(yīng)用由于ECM系統(tǒng)具備多渠道（Email、短信、語(yǔ)音呼出、傳真）、雙向的通訊方式，能夠?qū)崿F(xiàn)快速、準(zhǔn)確、有效的溝通

22、，因此在大型會(huì)議的召集、安排、組織上，有著廣泛的應(yīng)用。它的要緊應(yīng)用目的是實(shí)現(xiàn)分處在不同地域的群體間的會(huì)議召集，以及會(huì)議期間的信息交流、信息共享，提供一種高效協(xié)同工作的手段。 ECM大型會(huì)議解決方案充分運(yùn)用Intranet/Internet網(wǎng)絡(luò)資源、電信語(yǔ)音及傳真網(wǎng)絡(luò)資源、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)資源等先進(jìn)的信息交流技術(shù)，在大型會(huì)議的召開(kāi)中完全實(shí)現(xiàn)電子化的會(huì)議召集、會(huì)議召開(kāi)、會(huì)中治理、會(huì)議互動(dòng)以及會(huì)議語(yǔ)音、傳真文件、電子文件的發(fā)放等功能。ECM大型會(huì)議解決方案，解決了大型會(huì)議中，因?yàn)槿藬?shù)眾多，通知不便，反饋延誤、互動(dòng)性差而造成的會(huì)議組織困難、拖延時(shí)刻長(zhǎng)、服務(wù)不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，同時(shí)為會(huì)議舉辦方節(jié)約了大量的人力、物力，是

23、組織大型會(huì)議的理想幫手！以下依照大型會(huì)議的舉辦要求，從會(huì)議組織過(guò)程的各個(gè)方面論述ECM的應(yīng)用。會(huì)前打算在舉辦大型會(huì)議之前，要事先進(jìn)行擬訂會(huì)議打算，整理會(huì)議聯(lián)系人（與會(huì)議參與人不一定相同），發(fā)送會(huì)議打算等工作。會(huì)議聯(lián)系人導(dǎo)入大型會(huì)議中，先進(jìn)行會(huì)議聯(lián)系人的整理，差不多整理完成的會(huì)議聯(lián)系人，能夠?qū)氲紼CM系統(tǒng)中，無(wú)須手工進(jìn)行輸入。會(huì)議聯(lián)系人信息一般包括:聯(lián)系人姓名、單位、mail地址、手機(jī)號(hào)、傳真號(hào)等信息。會(huì)議聯(lián)系人導(dǎo)入到系統(tǒng)后，能夠依照聯(lián)系人類(lèi)不或所在公司類(lèi)不進(jìn)行分類(lèi)治理。會(huì)議打算批量發(fā)放公司會(huì)議打算是以Word 文檔、Excel文檔進(jìn)行存放的，因此一般通用的會(huì)議打算發(fā)放方法，是以傳確實(shí)方式，假

24、如會(huì)議達(dá)到200人以上時(shí)，工作量特不大。ECM系統(tǒng)具備將Word、Excel文檔轉(zhuǎn)換成傳真格式進(jìn)行發(fā)送的功能，而且具備群發(fā)功能，能夠同時(shí)發(fā)送幾百份傳真（具體發(fā)送數(shù)量與產(chǎn)品線有關(guān)），因此極大的解決了人工批量傳確實(shí)困難，提高了工作效率。會(huì)議召集會(huì)議報(bào)名通知在會(huì)議召集過(guò)程中，先要進(jìn)行會(huì)議報(bào)名通知，為了節(jié)約成本，能夠采納Email+短信的報(bào)名通知方法。也確實(shí)是講，在發(fā)給會(huì)議聯(lián)系人報(bào)名通知郵件的同時(shí)，發(fā)送一條短信，提醒他去查看郵件，并登陸INTERNET的某個(gè)網(wǎng)址進(jìn)行報(bào)名。會(huì)議報(bào)名會(huì)議聯(lián)系人在收到報(bào)名通知郵件后，能夠直接從郵件中的超級(jí)鏈接地址，鏈接到相關(guān)的報(bào)名頁(yè)面，并填寫(xiě)報(bào)名信息。報(bào)名信息是指會(huì)議參加人

25、的信息，包括：姓名、性不、年齡、單位名稱、職務(wù)通信地址、郵政編碼、生日、辦公電話、手機(jī)、傳真、電子郵件、到達(dá)時(shí)刻、到達(dá)交通方式。會(huì)議報(bào)名情況收集系統(tǒng)自動(dòng)將報(bào)名情況進(jìn)行收集，并產(chǎn)生詳細(xì)的會(huì)議名單，會(huì)議名單能夠轉(zhuǎn)換為Excel表格進(jìn)行下載。同時(shí)，會(huì)議組織人員能夠?qū)?huì)議名單進(jìn)行分類(lèi)整理，分成不同的通訊組，便于會(huì)議期間聯(lián)系使用。下載的Excel表格有著更廣泛的應(yīng)用，比如講，對(duì)報(bào)名表進(jìn)行分類(lèi)，提供給服務(wù)機(jī)構(gòu)（如酒店）進(jìn)行分房等。會(huì)議報(bào)名催辦在進(jìn)行會(huì)議報(bào)名通知時(shí)，可定制一些催辦功能，假如沒(méi)有及時(shí)回復(fù)，則開(kāi)始進(jìn)行催辦。催辦可分等級(jí)，開(kāi)始時(shí)，能夠僅用辦公電話進(jìn)行催辦，催辦間隔時(shí)刻可長(zhǎng)一些。假如過(guò)了某個(gè)時(shí)刻限度

26、，仍然沒(méi)有回復(fù)，則開(kāi)始使用移動(dòng)電話、傳真等形式來(lái)催辦，催辦間隔時(shí)刻也能夠短一些。假如仍然沒(méi)有回復(fù)，還能夠催辦會(huì)議聯(lián)系人的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，所有這些，都保證會(huì)議報(bào)名能夠得到及時(shí)回復(fù)。會(huì)前提醒依照預(yù)定的會(huì)議打算，在會(huì)議召開(kāi)前一到兩天，能夠進(jìn)行會(huì)前提醒，提示會(huì)議召開(kāi)時(shí)刻，以便于會(huì)議參加人能夠早做預(yù)備。會(huì)前提醒的名單以報(bào)名期間收集的“會(huì)議名單”為準(zhǔn)。會(huì)議資料發(fā)放假如一些會(huì)議資料，需要大伙兒在會(huì)議前提早查看，能夠提早進(jìn)行資料發(fā)放，資料發(fā)放方式能夠采納錄音文件、電子文件、傳真等方式。錄音文件能夠直接收聽(tīng)，也能夠放在Email系統(tǒng)中，通過(guò)附件下載下來(lái)長(zhǎng)期保存；電子文件，能夠在Email系統(tǒng)中，直接下載打印；傳真文件

27、，能夠直接發(fā)送到與會(huì)人員的傳真機(jī)上。會(huì)議資料發(fā)放后，能夠要求各接收人確認(rèn)收到，以便于會(huì)議資料能夠順利的交給各個(gè)會(huì)議參與人員。會(huì)議服務(wù)安排每一個(gè)大型會(huì)議的召集，都需要酒店、餐廳、車(chē)隊(duì)、票務(wù)部門(mén)等多個(gè)行業(yè)服務(wù)部門(mén)的積極關(guān)心。在傳統(tǒng)情況下，一般均需要用傳真方式來(lái)解決，傳真方式有一些弱點(diǎn)，比如講反饋速度慢、成本高等，使用ECM之后，能夠解決會(huì)議服務(wù)方面的難題。登記合作服務(wù)單位在找到相關(guān)服務(wù)的合作單位后，先期在ECM系統(tǒng)中建立相應(yīng)的合作服務(wù)組，將合作服務(wù)單位的聯(lián)系信息進(jìn)行登記。登記內(nèi)容有：聯(lián)系人姓名、性不、年齡、單位名稱、職務(wù)通信地址、郵政編碼、辦公電話、手機(jī)、傳真、電子郵件方式。合作服務(wù)單位通知在會(huì)議

28、組織過(guò)程中，有專門(mén)多服務(wù)需要合作服務(wù)單位的配合，這時(shí)可運(yùn)用ECM系統(tǒng)進(jìn)行通知。一般來(lái)講，許多服務(wù)單位并沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而只有電話、傳真等傳統(tǒng)通訊方式，而ECM具有的多種通訊方式，剛好在合作服務(wù)單位的通知上有專門(mén)好的應(yīng)用。即使會(huì)議組織人員周?chē)鷽](méi)有傳真機(jī)等工具，也照樣能完成傳真機(jī)、短信、語(yǔ)音電話等通知方式。對(duì)合作服務(wù)單位的通知，能夠通過(guò)回復(fù)確認(rèn)，來(lái)保證通知質(zhì)量。登記會(huì)議參與人房間分機(jī)號(hào)為了有效節(jié)約成本，還能夠在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，依照會(huì)議參與人房間號(hào)，登記其分機(jī)號(hào)，部分通知事宜能夠采納分機(jī)進(jìn)行通知。會(huì)議參與人服務(wù)（如訂票服務(wù)等）在會(huì)議過(guò)程中，能夠通過(guò)短信等方式，了解會(huì)議參與人需要的服務(wù)。例如訂票服務(wù)，能夠批

29、量向會(huì)議參與人發(fā)出訂票邀請(qǐng)，請(qǐng)會(huì)議參與人及時(shí)回復(fù)訂票信息，以便于更好的為會(huì)議參與人服務(wù)。會(huì)議組織會(huì)議關(guān)心當(dāng)會(huì)議參與人到來(lái)后，系統(tǒng)會(huì)定時(shí)發(fā)送關(guān)心短信，告知ECM系統(tǒng)使用方法、會(huì)議的差不多安排、重點(diǎn)會(huì)議場(chǎng)所的地點(diǎn)、吃飯時(shí)刻等。與會(huì)人員查詢一些專門(mén)信息時(shí)，能夠發(fā)送關(guān)心業(yè)務(wù)號(hào)碼到短信中心，短信中心能夠及時(shí)回復(fù)相關(guān)的關(guān)心信息。例如：查詢會(huì)議安排等。緊急聯(lián)絡(luò)會(huì)議開(kāi)通緊急聯(lián)絡(luò)短信，發(fā)送給所有會(huì)議參與人，假如會(huì)議參與人有任何緊急事務(wù)，能夠立即回復(fù)該短信，該短信會(huì)在第一時(shí)刻轉(zhuǎn)發(fā)給會(huì)議組織者及其領(lǐng)導(dǎo)手中，便于在緊急事務(wù)發(fā)生時(shí)，會(huì)議組織者有著良好的反應(yīng)速度。會(huì)議通知在每次會(huì)議召開(kāi)時(shí)，能夠采納提早20分鐘、提早5分鐘

30、（時(shí)刻能夠靈活變化）兩次提醒及自動(dòng)催辦手段，保證每次會(huì)議的正常、及時(shí)的進(jìn)行。會(huì)議變更假如會(huì)議期間，有些安排出現(xiàn)了變更，則能夠用ECM系統(tǒng)及時(shí)的將會(huì)議安排變更信息通知給每一個(gè)會(huì)議參與人，同時(shí)可通過(guò)確認(rèn)來(lái)幸免出現(xiàn)遺漏。會(huì)議互動(dòng)活動(dòng)會(huì)議投票會(huì)議投票能夠采納ECM系統(tǒng)來(lái)完成，能夠在投票前先公布投票規(guī)則，然后通過(guò)短信發(fā)出“開(kāi)始投票”的通知；會(huì)議參與人用短信回復(fù)的方式，輸入自己的投票選項(xiàng)，比如講當(dāng)投票選項(xiàng)為1，表示同意，投票選項(xiàng)為2，表示不同意，投票選項(xiàng)為3，表示棄權(quán)。會(huì)議組織者通過(guò)收集投票反饋結(jié)果，來(lái)公布投票結(jié)果。會(huì)議竟猜小游戲會(huì)議過(guò)程中，能夠用短信出一些小型智力題目（如謎語(yǔ)等），讓大伙兒參與作答，首先

31、給出答案者獲勝，能夠獲得一些會(huì)議組織者給出的禮物等。抽獎(jiǎng)活動(dòng)會(huì)議過(guò)程中，能夠安排一些抽獎(jiǎng)活動(dòng)，在ECM系統(tǒng)中建立單獨(dú)的抽獎(jiǎng)模塊，循環(huán)顯示所有會(huì)議參與人的手機(jī)號(hào)碼，在點(diǎn)擊回車(chē)鍵后即停止，停止時(shí)顯示中獎(jiǎng)號(hào)碼，并給中獎(jiǎng)人發(fā)一個(gè)祝賀短信及點(diǎn)播一首歌曲。人文關(guān)懷在會(huì)議期間，假如有會(huì)議參與人員過(guò)生日，系統(tǒng)還能自動(dòng)給他點(diǎn)播一首生日歌，同時(shí)能夠通知會(huì)議組織者，以便于會(huì)議組織人員能及時(shí)為他預(yù)備一份特不的禮物。成功案例國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行應(yīng)用案例項(xiàng)目背景國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行原有OA系統(tǒng)是建立在Window NT操作系統(tǒng)之上；使用服務(wù)器、磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等物理介質(zhì)；采納Lotus Domino/Notes平臺(tái)并依照開(kāi)發(fā)銀行實(shí)際情況開(kāi)

32、發(fā)出的大型應(yīng)用系統(tǒng)。該OA系統(tǒng)已在總行及全國(guó)范圍內(nèi)28家省級(jí)分行全面使用。國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行“柜臺(tái)前移”系統(tǒng)是基于Lotus Domino平臺(tái)，專門(mén)針對(duì)國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行各分行與行外客戶單位之間的信息傳遞而開(kāi)發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)。要緊功能為：流程報(bào)表在分行與行外客戶之間的信息傳遞、分行與行外客戶部對(duì)完成文檔的查詢等。OA和柜臺(tái)前移是開(kāi)行要緊的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的大量消息需要通過(guò)電話、短信等多種方式通知用戶，同時(shí)需要接收人進(jìn)行“消息確認(rèn)”，同時(shí)內(nèi)外部系統(tǒng)用戶需要進(jìn)行實(shí)時(shí)短信查詢、語(yǔ)音查詢。為了完善OA系統(tǒng)和柜臺(tái)前移系統(tǒng)，提高內(nèi)部工作效率和客戶服務(wù)質(zhì)量，國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行決定將ECM開(kāi)發(fā)平臺(tái)與原OA系統(tǒng)、柜臺(tái)

33、前移系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。建設(shè)內(nèi)容該項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容包括如下部分：通過(guò)POP3、SMTP等協(xié)議和XML技術(shù)，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有OA系統(tǒng)的互聯(lián)、互通，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中各種信息的多種方式到達(dá)通知功能, 包括傳真、短信、電話等，接收人能夠使用多種通訊方式發(fā)送“確認(rèn)回執(zhí)”。同時(shí)用戶能夠主動(dòng)通過(guò)語(yǔ)音電話、短信實(shí)時(shí)獵取郵件等各種信息。為外部系統(tǒng)用戶提供通知和語(yǔ)音查詢功能，如：以柜臺(tái)前移系統(tǒng)為例，查詢帳戶余額（其中包括存款帳戶余額和貸款帳戶余額）、交易流水等。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能實(shí)現(xiàn) ECM平臺(tái)提供了OA系統(tǒng)、柜臺(tái)前移系統(tǒng)與用戶之間通過(guò)語(yǔ)音、手機(jī)短信等進(jìn)行信息交換的途徑，建立了通暢的信息傳輸渠道，實(shí)現(xiàn)了信息的異步傳遞和實(shí)時(shí)查詢。信息

34、交換采納統(tǒng)一接口方式，屏蔽了應(yīng)用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及具體功能操作，ECM平臺(tái)可只在總行設(shè)立服務(wù)器，應(yīng)用接口也只設(shè)立在總行，總分行所有的通知信息均先路由到總行的應(yīng)用接口系統(tǒng)中，由應(yīng)用接口傳輸?shù)紼CM平臺(tái)中。接口業(yè)務(wù)要緊包括：通知公布及反饋、信息實(shí)時(shí)查詢、柜臺(tái)前移系統(tǒng)帳務(wù)實(shí)時(shí)查詢。以通知公布及確認(rèn)反饋為例，講述接口業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)過(guò)程：系統(tǒng)名稱業(yè)務(wù)名編號(hào)交易名報(bào)文種類(lèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)柜臺(tái)前移系統(tǒng)發(fā)送1通知CMT001接收2確認(rèn)回執(zhí)CMT002ECM平臺(tái)發(fā)送3確認(rèn)回執(zhí)CMT002接收4通知CMT001“通知公布及確認(rèn)反饋”采納郵件作為數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐ǖ?，以SMTP/POP3作為接口用的通訊協(xié)議。首先設(shè)立一個(gè)應(yīng)用接口

35、郵箱，該郵箱建立在總行現(xiàn)有的郵件服務(wù)器上，采納Lotus Domino的郵件數(shù)據(jù)庫(kù)作為模板。由于OA系統(tǒng)本身也建立在Lotus Domino平臺(tái)上，因此OA的通知信息將通過(guò)Domino的路由服務(wù)發(fā)到應(yīng)用接口郵箱中，其他系統(tǒng)也能夠?qū)⑼ㄖ畔⑼ㄟ^(guò)SMTP/POP3協(xié)議發(fā)送到接口郵箱中；ECM平臺(tái)通過(guò)SMTP/POP3從應(yīng)用接口郵箱中獵取消息，并進(jìn)行通知發(fā)送，同時(shí)將接收回來(lái)的“確認(rèn)回執(zhí)”發(fā)回到接口郵箱中。開(kāi)發(fā)進(jìn)程該項(xiàng)目一個(gè)月內(nèi)便完成安裝、系統(tǒng)對(duì)接、調(diào)試、測(cè)試的整個(gè)過(guò)程，現(xiàn)已穩(wěn)定運(yùn)行半年多，國(guó)開(kāi)行總行和23個(gè)分行均使用此系統(tǒng)，客戶對(duì)ECM平臺(tái)與原系統(tǒng)的快速對(duì)接和穩(wěn)定運(yùn)行表示特不中意。案例分析國(guó)家開(kāi)發(fā)銀

36、行成立于1994年3月，注冊(cè)資本500億元人民幣。100%政府擁有，直屬國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)，是中國(guó)三家政策性銀行中最大的一家，是除中國(guó)人民銀行外唯一正部級(jí)金融機(jī)構(gòu)。國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行在全國(guó)范圍內(nèi)共有包括總行以及28家省級(jí)分行多家分支機(jī)構(gòu)，原有內(nèi)部OA系統(tǒng)以及柜臺(tái)前移系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，在各分支機(jī)構(gòu)之間以及分行與客戶存在大量信息交換，在那個(gè)過(guò)程中需要通過(guò)電話、傳真等方式實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部的溝通。由于異地通信頻繁，人工處理事務(wù)的效率限制，因而產(chǎn)生了龐大的通訊費(fèi)用和人工成本。為了提高內(nèi)部人員辦公效率和客戶服務(wù)質(zhì)量，節(jié)約通訊費(fèi)用的開(kāi)支，國(guó)開(kāi)行決定采納北京炎黃新星的ECM開(kāi)發(fā)平臺(tái)與原有OA和柜臺(tái)前移系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。對(duì)接之后，實(shí)現(xiàn)

37、原有OA系統(tǒng)的功能全面擴(kuò)展，諸如郵件的多通訊方式發(fā)送及多方式回復(fù)、工作流、日程多方式通知及回復(fù)、工作內(nèi)容自動(dòng)催辦和提醒。在實(shí)現(xiàn)ECM系統(tǒng)與原有系統(tǒng)對(duì)接后，人員的辦事效率大大提高，原來(lái)“找人難、總分行交流速度慢、反饋時(shí)刻延遲”的現(xiàn)象得到了改善，特不是緊急事務(wù)的處理效果特不行。同時(shí)，通過(guò)對(duì)各種通訊方式的靈活調(diào)用及有效操縱，大大減少了內(nèi)部通訊費(fèi)用。在系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行一年的時(shí)刻里，國(guó)開(kāi)行內(nèi)部通訊費(fèi)用下降了50%以上，日常業(yè)務(wù)處理時(shí)刻也大大縮短。通訊費(fèi)用節(jié)約的緣故在于：各種通訊方式靈活調(diào)用，選用其中最節(jié)約成本的聯(lián)絡(luò)方式。例如：往常總分行之間的通知事宜，差不多采納長(zhǎng)途電話，目前差不多改為Email+短信通知，

38、僅此一項(xiàng)，即節(jié)約了總行30%的長(zhǎng)途通訊費(fèi)用；通訊的有效性使得原來(lái)需要2-3次溝通才能完成的事宜變?yōu)?-2次完成。例如：原來(lái)總分行之間催繳報(bào)表等事務(wù)，一般均需要2-3輪的溝通才能收齊28家分行的報(bào)表，目前加上“確認(rèn)回復(fù)”機(jī)制后，所有信息均有效記錄，回復(fù)速度也大大加快，一般通過(guò)1-2輪溝通，即可完成所有報(bào)表催繳。通過(guò)通訊有效性操縱，節(jié)約了總行20%的長(zhǎng)途通訊費(fèi)用，以及40%的市話通訊費(fèi)用。國(guó)開(kāi)行長(zhǎng)途費(fèi)用統(tǒng)計(jì)圖（上ECM系統(tǒng)前）國(guó)開(kāi)行長(zhǎng)途費(fèi)用統(tǒng)計(jì)圖（上ECM系統(tǒng)前后）同時(shí)，由于ECM使通訊有效性大大加強(qiáng)，而且支持群發(fā)，國(guó)開(kāi)行的人工成本也節(jié)約了許多。ECM系統(tǒng)在國(guó)開(kāi)行的與原有系統(tǒng)對(duì)接之后，能夠?yàn)橥獠肯?/p>

39、統(tǒng)用戶提供通知和語(yǔ)音查詢功能，如：以柜臺(tái)前移系統(tǒng)為例，客戶能夠通過(guò)電話和短信進(jìn)行自主查詢帳戶余額（其中包括存款帳戶余額和貸款帳戶余額）、交易流水等。大大提高用戶關(guān)于國(guó)開(kāi)行工作的中意度，也節(jié)約了工作人員為處理客戶查詢的時(shí)刻。ECM系統(tǒng)在國(guó)開(kāi)行原有OA和柜臺(tái)前移系統(tǒng)中的成功應(yīng)用，充分體現(xiàn)了ECM在提高辦公效率、節(jié)約企業(yè)通訊成本、提高客戶服務(wù)中意度方面的優(yōu)勢(shì)。中國(guó)旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì) 會(huì)議應(yīng)用案例項(xiàng)目背景中國(guó)旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì)經(jīng)常召開(kāi)大型的行業(yè)會(huì)議，涉及到多達(dá)700多家行業(yè)企業(yè)的會(huì)議組織工作。在沒(méi)有ECM系統(tǒng)之前，全靠人工來(lái)進(jìn)行會(huì)議通知、參與人員確認(rèn)等召集工作。原有的操作模式存在以下幾個(gè)問(wèn)題：人職員作量太大，發(fā)傳真需要發(fā)700余份；工作效率低下，通知和確認(rèn)工作前后需要半個(gè)月時(shí)刻才能完成；通訊信息可能丟失，對(duì)方有沒(méi)有收到無(wú)法確認(rèn)，經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象；通訊費(fèi)用高